Ärendebeskrivning: Behov av ny funktion eller tjänst Denna mall ska primärt användas av Ineras kunder för att lyfta behov av nya eller förändrade funktioner eller tjänster baserat på verksamhetsbehov. Namn på ärendet Automatiserad gymnasieantagning Sammanfattning Ca 120 tusen elever söker till gymnasiet varje år. En elev gör i snitt fyra val. I Sverige finns det antagningskanslier som behandlar elevernas ansökningar. Det fria gymnasievalet innebär att elever kan söka sig till vilken utbildning som helst och bli mottagna om de är behöriga i mån av plats. I första hand är det hemkommunen som ansvarar för gymnasieutbildningar för hemkommunens elever. I många län finns dock gymnasiesamverkan som innebär att en elev kan bli förstahandsmottagen i flera kommuner. Valen rangordnas och bedöms var för sig. Om eleven blir första- eller andrahandsmottagen beror på om hemkommunen erbjuder valt program och inriktning eller ej. Valet är mycket viktigt för våra ungdomar. De gör en ansökan i mitten av februari och får besked om de är preliminärt antagna i mitten av april. I april till maj kan eleverna göra eventuella ändringsval. Projektet bör ha till uppgift att ta fram förslag till en nationell automatiserad process för yttrande och beslut av antagning till gymnasiets nationella program, introduktionsprogram och gymnasiesärskolan. Idag är processen tidskrävande, kostsam, inte rättssäker, nationell samordning saknas och betydligt bättre servicenivå förväntas av våra ungdomar som i realiteten borde kunna identifiera sig digitalt, göra ansökan digitalt och få besked i realtid gällande hur de ligger till i ansökningsprocessen. Kontaktperson Kontaktperson för ärendet hos idégivaren: Namn: Marie Ehlin Organisation: Mora kommun Telefonnummer: 0250-264 12 E-post: marie.ehlin@mora.se 1
Orsak Behovet har uppkommit till följd av: lagkrav politiskt beslut verksamhetens mål och strategier Manuell process som bör digitaliseras och samordnas Aktuellt verksamhetsområde Behovet finns inom följande verksamhetsområde(n): Allmän offentlig förvaltning Försvar Samhällsskydd och rättsskipning Näringslivsfrågor Miljöskydd Bostadsförsörjning och samhällsutveckling Hälso- och sjukvård Fritidsverksamhet, kultur och religion Utbildning Socialt skydd Behovsbeskrivning Antagningskanslierna arbetar på olika sätt och använder olika system. Det leder till svårigheter för elever som söker utbildning via olika kanslier, en elev kan då bli antagen på flera platser samtidigt vilket påverkar kön till respektive skola. Dagens arbetssätt är rättsosäkert, resurskrävande och har låg servicenivå. Dalarna: Eleven söker digitalt i systemet Dexter men måste sedan skriva ut ansökan, skriva under den och via studie- och yrkesvägledare posta den till elevantagningen. För varje val som en elev gör utanför samverkansområdet fylls det i en blankett om yttrande och beslut. En elev gör i snitt fyra val. För Dalarnas del innebär det en administration på 5 000-6 000 val som genererar ca 15 000 blanketter, som ska skickad med posten 2 ggr. Cirka 25 % av eleverna gör ett även ett omval. Ansökningar till andra län sorteras i kuvert och skickas en gång per vecka till berörda antagningsenheter ute i landet. 2
1. Eleven söker digitalt i Dexter, skriver ut ansökan, skriver under, lämnar till Studie- och yrkesvägledare som postar alla blanketter till elevantagningen. 2. Elevantagningen fyller i kryssrutor manuellt på en blankett för varje enskilt val som en elev har gjort utanför hemkommun eller avtalsområde där det framgår om hemkommunen erbjuder vald inriktning eller inte. 3. Blanketten skickas sedan till hemkommunen där tjänsteman med delegation (oftast gymnasiechef el. dyl.) signerar varje blankett. 4. Hemkommunen skickar tillbaka blanketterna till elevantagningen som sänder dem vidare till mottagande kommun. (Gäller två kommuner i Dalarna, för övriga kommuner har elevantagningen tagit över.) 5. Elevantagningen skickar blanketten till mottagande kommun som fyller i kryssrutor där man anger om eleven blir första- eller andrahandsmottagen (varje år blir här misstag p.g.a. den mänskliga faktorn, kryssas fel ruta i blir eleven förstahandsmottagen och ett positivt beslut går inte att ändra. Det innebär ekonomiska konsekvenser i form av hur den interkommunala ersättningen beräknas samt att eleven får rätt till inackorderingsbidrag från hemkommunen.) Tjänsteman med delegation signerar även här varje blankett. 6. Beslut om mottagande kopieras och skickas till hemkommunen, elevantagningen och till eleven. Elevantagningen ansvarar för arkivering och för manuellt in resultatet om första- eller andrahandsmottagning från blanketterna till Dexter. 7. Eleverna meddelas beslutet i Dexter där de också ska tacka ja till platsen. Hemkommunen får dock ingen information om huruvida eleven tackar ja till platsen och påbörjar studier, det visar sig när fakturan kommer. Stockholm: Eleverna fyller i ansökan digitalt som sedan ska skrivas ut och skickas in. Lösenord kommer med papperspost. Oklart hur pass digital administreringen är. https://www.gyantagningen.se/ansokan-antagning/sa-gor-du-din-ansokan.html Logga in med hjälp av ditt lösenord på www.gyantagningen.se Gör dina val. Bekräfta och skriv ut ansökan. Skriv under ansökan. Lämna in din ansökan på din skola eller skicka den till Gymnasieantagningen. Göteborg: Eleverna fyller i ansökan digitalt som sedan ska skrivas ut och skickas in. Lösenord kommer med papperspost. Oklart hur pass digital administreringen är. 3
https://goteborgsregionen.se/download/18.5bd4192e168471305e7aa879/1547546728721/s%c3 %A5%20h%C3%A4r%20g%C3%B6r%20du%20ditt%20gymnasieval.pdf Skåne: Skåne har sex antagningskanslier och ansökan sker via Dexter. Oklart hur pass digital administreringen är. Talerätt och identifiering: Eleverna som söker till gymnasiet har talerätt enligt 29 kap 12 Skollagen. I 16 kap 35,36 och 43 regleras elevernas ansökan som ska inlämnas till hemkommun samt behörighet och mottagande av mottagande kommun. Antagningsorganisationen får vara gemensam med andra kommuner och i Dalarnas fall är det Region Dalarna. Enligt Skollagen 16 kap 48 behöver dock inte yttrande från hemkommunen inhämtas om det är onödigt. Mer utförlig information finns i Handbok för gymnasieantagning. I de system som finns identifierar eleven sig med en kod som skickas hem med papperspost. Bank-ID förekommer inte i dagsläget. System: Många antagningskanslier har löpande avtal med IST, det finns också andra system som t.ex. Procapita och Schoolsoft. För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi Regeringens digitaliseringsstrategi framhåller som övergripande mål att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Strategin uttrycker att digital identitet är ett viktigt område för att fortsatt utveckling av digital service till privatpersoner och är avgörande för individers möjligheter att kunna ta del av digitala tjänster inom såväl den offentliga sektorn genom att kunna styrka sin digitala identitet på ett enkelt och säkert sätt. Projektet överensstämmer väl med digitaliseringsstratgein. Paradigmskiftet i att gå från analog ärendehantering till digital ärendehantering. Ändra arbetssätt dvs gå från fysiska pappersakter till virtuella mappar och digital information i form av metadata, e-tjänster och scannat analogt material fast i digital form Införa nya rutiner för kommunikation med medborgare, Införa nya rutiner fördigitala underskrifter, digital justering av protokoll och digitala stämplar på handlingar. 4
Målbild Projektet bör ha till uppgift att ta fram förslag till en nationell automatiserad process för yttrande och beslut av antagning till gymnasiets nationella program, introduktionsprogram och gymnasiesärskolan. Sveriges 120 000 ungdomar som årligen söker till gymnasiet: Identifierar sig digitalt Gör en digital ansökan En automatiserad process avgör om eleven är första- eller andrahandsmottagen Ansökan är automatiserad och eleven ser hur den ligger till i realtid Nationell samverkan innebär att det inte spelar någon roll var i Sverige du bor och var du sker gymnasieplats. Sparar resurser i form att pappershantering försvinner motsvarande flera hundra tusen blanketter då koder inte längre behöver skickas med post, alla ansökningar (en för varje val som eleven gör och yttrande och beslut om mottagande försvinner. Nytta Elever som söker till gymnasiet har behov av en rättssäker process med god service. Önskvärt att eleverna kan få omedelbart besked om huruvida de är första- eller andrahandsmottagna. Önskvärt är ett mål där eleverna i realtid kan följa antagningsprocessen och hur de ligger till i antagningen i fråga om plats och meritvärden. Antagningskanslierna lägger stor administration på att handlägga enkla ärenden, de bör få möjligheter att frigöra tid till svårare ärenden, kontakt med medborgare och stöd till skolor. Kommunerna lägger mycket administration på yttrande och beslut, besluten bör bli mer rättssäkra och tiden kan omprioriteras till svårare ärenden med en automatiserad antagning. Tidsåtgång för personal på antagningskanslier, studie- och yrkesvägledare på skolor, handläggare samt skolchefer. Effektmål: Bättre service till medborgarna. Snabbare besked om mottagande och antagning. Effektivare administrativa processer i dalakommunerna och inom elevantagningen. Ekonomisk effektivitet, hundra tusentals blanketter som skickas med posten ett antal gånger. Miljöperspektiv, hundra tusentals papper som hanteras manuellt i en digital värld Rättssäker hantering 5
Målgrupper Ca 120 000 ungdomar årligen Kommuner Intressenter Utreds för närvarande inom region Dalarna. Nationell samverkan saknas dock. Finansiering Kommuner Referenser Om rapporter eller dokument bifogas för kompletterande information, ange dem här och beskriv vad de har för koppling till ärendet. Kontakter Antagningskanslier Den ifyllda mallen skickar du till programkontor@inera.se där den kommer att hanteras i Ineras beredning av nya behov. 6