2014-11-10 1(21) Plats och tid Kommunkontoret, Vindeln, Stora sammanträdesrummet, den 10 november år 2014. kl. 8.00-12.00 Beslutande Ewa-May Karlsson, (C), ordförande Tomas Nilsson, (M) 215-217, 219-232 Mathias Haglund, (S) Övriga deltagande Frida Hallgren, kommunsekreterare Mats Karlsson, kommunchef Eric Thorstensson, förvaltningschef Mats Morin, socialchef 216, 229, 231 Christer Lundgren, ordf. socialnämnden, 216, 229, 231 Dan Oskarsson, ledamot socialnämnden 216, 229, 231 Utses att justera Mathias Haglund Plats och tid Forum, den 17 november kl. 12.00 Sekreterare Frida Hallgren Paragrafer 215-232 Ordförande Ewa-May Karlsson Mathias Haglund Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetutskott Sammanträdesdatum 2014-11-10 Anslaget sätts upp 2014-11-18 Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner 2014-12-09 Underskrift... Frida Hallgren
2014-11-10 2(21) Innehållsförteckning Förändring av arbetsutskottets dagordning, extraärenden... 3 Arbetsmiljö socialförvaltningen... 4 Nedmontering av fast telefoni i Vindelånäset... 5 Företagshälsovård... 6 Tobaksfri arbetsplats för kommunen... 8 Revidering av Kommunstyrelsens budget 2015... 9 Omfördelning av medel i investeringsbudget 2014... 10 Servicedeklaration... 11 Personalfrågor i kommunstyrelsens organisation... 12 Förfrågan från Sametinget... 13 Motion angående kolonilotter... 14 Förändring av firmateckning på grund anställning av ny kommunchef... 15 Extra sammanträden i början av januari... 16 IT-organisationen... 17 Information om socialförvaltningens ledningsorganisation... 18 Samverkansavtal för Umeåregionens flyktingmottagande... 19 Nya fördelningstal för mottagande av ensamkommnade barn... 20 Utredning av behovet av ett bidrag till förbättringar av uppvärming av byaföreningars samlingslokaler... 21
2014-11-10 3(21) 215 Dnr 14.K116 002 Förändring av arbetsutskottets dagordning, extraärenden Ordförande Ewa-May Karlsson frågar arbetsutskottet om följande tre extraärenden får tas upp på vid dagens sammanträde; Samverkansavtal för Umeåregionens flyktingmottagande Nya fördelningstal för mottagande av ensamkommande barn Utredning av behovet av ett reglemente för bidrag till förbättringar av uppvärmning av byaföreningarnas samlingslokaler s beslut Ärendena Samverkansavtal för Umeåregionens flyktingmottagande, Nya fördelningstal för mottagande av ensamkommande barn och Utredning av behovet av ett reglemente för bidrag till förbättringar av uppvärmning av byaföreningarnas samlingslokaler får behandlas vid arbetsutskottets sammanträde den 10 november 2014.
2014-11-10 4(21) 216 Dnr 14.K365 026 Arbetsmiljö socialförvaltningen På socialnämndens sammanträde den 22 oktober 2014 gav Socialchef Mats Morin en lägesrapport gällande de skyddsronder som gjorts på socialkontoret och Solhaga fastigheten. Då vissa brister ej går att åtgärda inom socialförvaltningens budget och befogenheter så återlämnade socialchef Mats Morin arbetsmiljöansvaret för dessa frågor till ordförande och socialnämnden i enlighet med delegeringsordningen. Socialnämnden konstaterade den 22 oktober 2014 att nämnden inte har möjlighet att lösa problemet. Frågan lyfts därför i kommunstyrelsens arbetsoch personalutskott. På arbetsutskottets sammanträde den 10 november deltar socialnämndens ordförande Christer Lundgren, Dan Oskarsson ledamot i socialnämnden och socialchef Mats Morin. På arbetsutskottets sammanträde diskuteras arbetsmiljön på socialförvaltningens organisation. Kommunchef Mats Karlsson, socialchef Mats Morin och socialnämndens ordförande Christer Lundgren menar att en lösning på problemet måste redovisas så fort som möjligt. Representanterna från socialnämnden och Kommunstyrelsens arbetsutskott är överens om att arbetsmiljösituationen för samtliga medarbetare i kommunhuset måste förbättras. - Socialnämndens beslut den 22 oktober 2014, 114. - Protokoll skyddsrond socialkontoret den 7 oktober 2014. - Protokoll skyddsrond Solhaga E-huset den 7 oktober 2014. s beslut Kommunchef Mats Karlsson uppdras att ta fram en konsekvensbeskrivning och förslag på åtgärder för kommunhuset i syfte att förbättra personalens arbetsmiljösituation. Socialnämnden uppdras att åtgärda arbetsmiljöproblemet i deras del av kommunhuset. Finansiering på 50 000 kr tas från kommunstyrelsens oförutsedda medel. 2014.
2014-11-10 5(21) 217 Dnr 14.K0264 106 Nedmontering av fast telefoni i Vindelånäset Sammanfattning Vindelns kommunledning har fått en skrivelse från Telia, i vilket företaget informerar om kommande förändringar för vissa abonnenter med fast telefoni i kommunen. Förändringen berör ca 50 000 hushåll och företag runtom i hela Sverige och beräknas pågå fram till 2015. I Vindelns kommun berörs just nu abonnenter i Vindelånäset där den fasta telefonin beräknas upphöra den 2 april 2015. För berörda kommuninnevånare innebär teknikskiftet att nuvarande fasta abonnemang upphör. Kunderna erbjuds en ny telefonilösning med mobiltelefoni som bland annat medför att kunden kan behålla sitt gamla telefonnummer. För kunder med trygghetslarm fodras ny teknik. Enligt Telia ska trygghetslarmen fungera lika bra i det mobila nätet som i det fasta. gav i uppdrag den 18 augusti till T.f. kommunchef Mats Karlsson att kontakta Telia för att erhålla uppgifter om Telias planer för nedmontering av den fasta telefonin ser ut i Vindelns kommun. - Arbets- och personalutskottets beslut den 18 augusti 2014, 162. - Brev från Telia, daterad den 4 juli 2014. - Bilaga kommunmaster. s beslut Ärendet lyfts ut från dagordningen. IT-chef Lars Andersson uppdras informera arbetsutskottet om det kommer till kännedom att fler nedmonteringar av den fasta telefonin i Vindelns kommun skall genomföras.
2014-11-10 6(21) 218 Dnr 14.K0209 026 Företagshälsovård Aktiviteter kring projektet Hälsa inleddes under våren 2014. Syftet är att minska sjukfrånvaron bland de anställda i Vindelns kommun. Personalstrateg, Göran Dahle uppdrogs av kommunstyrelsens arbetsutskott den 1 oktober 2014, 182 att i detalj redovisa orsakerna till företagshälsovårdens ökade kostnader samt beskriva hur satsningen på 1,5 mkr över tre år påverkar kostnader och åtgärder. Utskottet vill också veta hur kostnaderna fördelas på förvaltningarna och om förvaltningarna vidtagit några åtgärder för att minimera överskridandet. På arbetsutskottets sammanträde den 10 november redovisar personalstrateg Göran Dahle för uppdraget. Göran Dahle redovisar att två tredjedelar av de insatser som genomförts inom företagshälsovården är förebyggande insatser. Under året 2014 har förebyggande insatser genomförts på individ, grupp och organisationsnivå. Personalstrateg Göran Dahle redovisar hur kostnaderna fördelas mellan förvaltningarna. Kommunstyrelsen bekostar de förebyggande insatserna samt inköp av bland annat skosulor till de anställda. Personalstrateg Göran Dahle informerar att ledningsgruppen i kommunen just nu diskuterar hur kostnaderna för företagshälsovården skall fördelas mellan förvaltningarna. I dagsläget finns cirka 700 tkr kvar i projektet Hälsa för de kvarvarande två åren. Personalstrateg Göran Dahle, redovisar att sjukfrånvaron per anställd har minskat med 2,5 arbetsdagar om man jämför sjukfrånvaron första till tredje kvartalet 2013 med första till tredje kvartalet 2014. På kommunstyrelsens arbetsutskott diskuteras hur arbetet med projektet skall kunna förbättras så att personalens hälsa blir bättre och sjukfrånvaron minskar. - Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 9 juni 2014, 134. - Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 18 augusti 2014, 159. - Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 1 oktober 2014, 198. - Redovisning av företagshälsovården, den - Statistik företagshälsovården, den
2014-11-10 7(21) s beslut Personalstrateg Göran Dahle uppdras ta fram en budget för det fortsatta arbetet med projektet Hälsa. Förslaget till budget skall redovisas på arbetsutskottets sammanträde den 8 december 2014.
2014-11-10 8(21) 219 Dnr 11.K0380 026 Tobaksfri arbetsplats för kommunen Sammanfattning Den 22 november 2011 påbörjades ett arbete med att Vindelns kommun skulle införa rök- eller tobakfri arbetstid. Arbetet har avstannat och behöver därför tas upp igen. På kommunfullmäktiges sammanträde den 22 september informerade Yvonne Viklund från Landstinget i Västerbotten samt Karin Öberg från Umeå kommun om rök- samt tobaksfriarbetstid. På kommunstyrelsens arbetsutskott den 10 november 2014 diskuteras hur Vindelns kommun skall gå till väga för att införa rök- och tobaksfri arbetstid. - Kommunfullmäktiges beslut den 22 september 2014, 52. - Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut den 29 oktober 201, 205 - Kommunstyrelsens beslut den 22 november 2011, 212 s beslut Kommunchef Mats Karlsson uppdras ta fram ett förslag till beslut för att införa tobakfri arbetstid inom kommunens verksamheter som har nära kontakt med barn och äldre samt införande av rökfri arbetstid inom övriga verksamheter i Vindelns kommun. Målsättningen är att beslut om införandet av tobakfri och rökfri arbetstid skall fattas i fullmäktige i februari 2015.
2014-11-10 9(21) 220 Dnr 14.K358 040 Revidering av Kommunstyrelsens budget 2015 Sammanfattning Sedan budgeten beslutades om i kommunfullmäktige i juni har framförallt fastighetskostnaderna förändrats som föranleder behov av att revidera kommunstyrelsens budget för 2015. - Tjänsteskrivelse Eric Thorstensson den 30 oktober 2014. - Kommunstyrelsens beslut den 21 oktober 2014, 137. s förslag till kommunstyrelsen Ungdomsverksamheten tillförs 165 tkr. Föreningsstödet tillförs 30 tkr för att täcka fortsatt medlemskap i SISU. Skillnaden mellan de sänkta fastighetskostnaderna och de utökade anslaget tillförs kommunstyrelsen oförutsedda.
2014-11-10 10(21) 221 Dnr 14.K0273 040 Omfördelning av medel i investeringsbudget 2014 Tekniska förvaltningen har framfört önskemål om att inför vintersäsongen 2014-2015 få investera i en begagnad multiskopa lämpad för kommunens L50. Multiskopan som är begagnad är i gott skick samt ett bra utbudspris. Att göra denna investering innebär att snöröjningen blir mycket mer effektiv, inte minst tidsbesparande. - Tjänsteskrivelse Mats Karlsson daterad den 30 oktober 2014. beslut Från investeringsbudget 2014 tas 70 000 kronor av ännu ej förbrukade medel, till inköp av multiskopa lämpad för kommunens L50 och framtida snöröjning.
2014-11-10 11(21) 222 Dnr14.K334 003 Servicedeklaration Sammanfattning Servicedeklarationen redogör för kommunens verksamheter och vilken service dessa tillhandahåller. Servicedeklarationen behöver revideras med anledning av bland annat nyanställd personal. - Servicedeklaration fastställd i Kommunstyrelsen den 22 april 2014. s beslut Kommunchef, Mats Karlsson uppdras att kontinuerligt revidera Servicedeklarationen vid förändringar av personalen inom områdena som redogörs för i Servicedeklarationen.
2014-11-10 12(21) 223 Dnr 13.K0229 021 Personalfrågor i kommunstyrelsens organisation Sammanfattning På arbetsutskottets sammanträde den 10 november redogör Kommunchef Mats Karlsson för hans fortsatta utredning av personalfrågor inom kommunstyrelsens organisation. Kommunchef Mats Karlsson redogör på sammanträdet för angränsade kommuners organisering av liknande tjänster. På kommunstyrelsens sammanträde den 21 oktober 2014 redogjorde kommunchef Mats Karlsson för potentiella förändringar av personalorganisationen i kommunstyrelsens organisation. Mats Karlsson föreslog att tjänsterna inom kommunstyrelsens organisation görs om enligt följande förslag: - Tjänsten som föreningsutvecklare 1,0 tjänst förändras till Turism- och föreningsutvecklare. I den ingår 0,5 turism och 0,5 föreningsutvecklare. - Uppdra till kommunchefen att inom ramen för budgeterade medel hitta en lämplig organisation på vilket sätt kommunen åtar sig näringslivsfrågorna. Eventuellt kan det ske i ett gemensamt EUprojekt inom Umeåregionen för planperioden 2015-20. Tills vidare får ansvaret ligga på kommunchef. Kommunstyrelsens beslutade den 21 oktober 2014, att ärendet återremitteras. Kommunchef Mats Karlsson uppdrogs att fortsätta utreda hur kommunstyrelsens organisation skall utformas. - Kommunstyrelsens beslut den 21 oktober 2014, 133. s förslag till kommunstyrelsens Ärendet bordläggs till februari 2015.
2014-11-10 13(21) 224 Dnr 14.K0343 106 Förfrågan från Sametinget Den 2 april 2014 inkom en skrivelse till Vindelns kommun från Sametinget. I skrivelse ber Sametinget kommunen att överväga att ansöka om att bli förvaltningskommun för det samiska språket. - Skrivelse från Sametinget, daterad den 2 april 2014. s beslut Kommunchefen uppdras att undersöka vilka krav och resurser som krävs för att vara förvaltningskommun för det samiska språket. Uppdraget skall redovisas i kommunstyrelsen i februari.
2014-11-10 14(21) 225 Dnr 14.K0114 260 Motion angående kolonilotter Sammanfattning Kommunfullmäktige besvarade i februari 2014 en motion från Kent Ärletun om anläggande av kolonilotter, att det skulle ingå i en fördjupning av översiktsplanen över Vindeln tätort. Kent Ärletun har i en ny motion 2014-03-29 yrkat att kommunen fattar ett nytt beslut och snabbar upp handläggningen av anläggande av kolonilotter. - Tjänsteskrivelse Eric Thorstensson, den 7 oktober 2014. - Motion inkommen den 1 april 2014. - Motion anmält i Kommunfullmäktige den 28 april 2014. s förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Kommunfullmäktige bifaller motionen. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunchefen att bjuda in privata ägare av jordbruksmark i Vindelns tätort, trädgårdssällskapet och Miljö o Byggnadskontoret till ett möte. Syftet är att undersöka om det finns privata ägare av jordbruksmark som är intresserad av att själva anlägga och hyra ut kolonilotter eller upplåta sin mark till någon annan som gör det.
2014-11-10 15(21) 226 Dnr 14.K355 002 Förändring av firmateckning på grund anställning av ny kommunchef Vindelns kommun har anställd en ny kommunchef i Per-Eric Magnusson. På grund av tillträdet av den nya kommunchefen behöver Vindelns kommuns firmateckning uppdateras. - Tjänsteskrivelse, Frida Hallgren den 30 oktober 2014. s förslag till kommustyrelsen Vindelns kommun tecknas från och med 2014-11-17 och tillsvidare av; Ordförande Ewa-May Karlsson, oppositionsråd Mathias Haglund, kommunchef Per-Eric Magnusson, administrativchef Eric Thorstensson och ekonomichef Håkan Ahlman. Att två i förening på kommunens vägas undertecknar alla förekommande handlingar inom kommunstyrelsens ansvarsområde, innefattande bland annat köp och försäljning av fast egendom, borgensförbindelser, lånehandlingar och framställningar av olika slag.
2014-11-10 16(21) 227 Dnr 14.K321 006 Extra sammanträden i början av januari Vid mandatperiodens första Kommunstyrelsesammanträde ska Kommunstyrelsen fatta beslut om vilka ledamöter som ska ingå i kommunstyrelsens arbetsutskott. För att den politiska organisationen ska komma igång med sitt arbete så fort som möjligt år 2015 finns behov av att besluta om ett extra sammanträde för arbetsutskottet samt för kommunstyrelsen i början av januari år 2015. - s beslut den 1 oktober 2014, 210 - Kommunstyrelsens beslut den 21 oktober 2014, 152 - Sammanträdesplan 2015, daterad den 21 oktober 2014 s förslag till kommunstyrelsen Följande sammanträden läggs till i kommunstyrelsens sammanträdesplan 2015; Kommunstyrelse den 8 januari kl. 08.00 Kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 januari kl. 08.00
2014-11-10 17(21) 228 Dnr 14.K234 005 IT-organisationen Kommunchef Mats Karlsson redogör på arbetsutskottets sammanträde den 10 november 2014 för IT-organisationen i kommunen. Mats Karlsson informerar att det skapas fler och fler användare inom IT i kommunen, vilket medför att förvaltningarna kräver mer service från IT-kontoret. anser att IT-organisationen är mycket viktig för organisationens löpande arbete. Varje nämnd måste ta ansvar för att ITorganisationen fungerar. - Tjänsteskrivelse, kommunchef Mats Karlsson den 4 november 2014. Kommunstyrelsens beslut Kommunchefen uppdras att fortsätta utreda utformningen av ITorganisationen.
2014-11-10 18(21) 229 Dnr 14.K368 001 Information om socialförvaltningens ledningsorganisation På arbetsutskottets sammanträde den 10 november 2014 informerar socialchef Mats Morin om socialförvaltningens förändrade ledningsorganisation. Socialchef Mats Morin meddelar att det finns ett antal vakanser inom socialförvaltningens ledningsorganisation. Rekrytering av personal kommer därför att genomföras. s beslut Informationen är delgiven.
2014-11-10 19(21) 230 Dnr 14.K364 130 Samverkansavtal för Umeåregionens flyktingmottagande Kommunerna i Umeåregionen samverkar inom området för flyktingmottagande. Ett nytt samverkansavtal samt en ny samverkansplan och handbok för Umeåregionens flyktingmottagning har tagits fram. Socialchef Mats Morin och kommunchef Mats Karlsson informerar på kommunstyrelsens arbetsutskott den 10 november för innehåller i avtalet och de övriga dokumenten. Samverkansplanen reglerar förutsättningarna för samverkan mellan kommunerna i regionen. Samverkansavtalet förbinder kommunerna att följa samverkansplanen samt reglerar parternas ekonomiska förpliktelser. Handboken för Umeåregionens flyktingmottagning är ett nytt dokument som syftar till att skapa samverkansmöjligheter samt säkra kvalitén på regionens flyktingintroduktion. - Samverkansavtal 2015-2016, - Reviderad samverkansplan - Handbok för flyktingmottagande s förslag till kommunstyrelsen Samverkansavtalet för 2015-2016 godkänns. Kommunchefen uppdras att på kommunchefsgruppen ta upp frågor om hur kostnaderna fördelas mellan skolan och socialförvaltningen inom flyktingverksamheten samt om fler gemensamma rutiner kan skapas av Umeåregionens utvecklingsledare inom flyktingmottagningen.
2014-11-10 20(21) 231 Dnr 14.K326 133 Nya fördelningstal för mottagande av ensamkommnade barn Länsstyrelsen i Västerbotten har inkommit med en skrivelse som redogör för de nya fördelningstalen för mottagande av ensamkommande barn i kommunerna i Västerbotten. Vindelns kommun kommer att få utökat fördelningstal under år 2015 till 8 asylplatser. Det nya fördelningstalet innebär en ökning med 3 personer jämfört med år 2014. - Skrivelse från Länsstyrelsen i Västerbotten daterad den 7 november 2014. s beslut Informationen är delgiven. Ålderspresident Christer Lundgren uppdras att informera kommunfullmäktige om det utökade antalet HVB-platser på sammanträdet den 17 november 2014.
2014-11-10 21(21) 232 Dnr 14.K367 003 Utredning av behovet av ett bidrag till förbättringar av uppvärming av byaföreningars samlingslokaler Sammanfattning Ett antal byaföreningar i Vindelns kommun har under ett flertal år tillbaka ansökt hos kommunstyrelsen för att få bidrag till att finansiera förbättringar på värmeanläggningarna i föreningarnas samlingslokaler. I dagsläget finns inget regelverk för hur dessa ansökningar skall bedömas eller vilken information ansökningarna skall innehålla. s beslut Malin Bjurén uppdras att utreda behovet av och föreslå regler för bidrag till effektivare uppvärmning av byaföreningarnas samlingslokaler.