Mångkulturell Hemtjänst, Kvalitetsberättelse 2017 Solna stad Bakgrund: Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Verksamhetsbeskrivning: Mångkulturell Hemtjänst grundades år 2006, med målgrupp äldre och funktionshindrade. Verksamhetens inriktning är kontinuitet samt språkanpassad hemtjänst (om annat än Svenska). Mångkulturell Hemtjänst filosofi är att varje individ är unik och varje individ har samma värde och rätt till stöd och service. Verksamhetens mål är att varje individ/kund ska få möjligheten att bo kvar i sitt hem så länge som möjligt, genom en anpassad vård, omsorg och service av god kvalité med en inriktning på ett värdigt liv och välbefinnande. Verksamheten arbetar utefter fokus ur ett salutogent och värdegrundat förhållningssätt, där ledning tillsammans med vårdpersonal strävar och har som ett av verksamhetens mål att skapa en tillvaro för kunden genom en meningsfull, hanterbar och begriplig tillvaro, som skapar en upplevelse av sammanhang för kund. Vi står för gott bemötande, respekt och kontinuitet. Vi värnar om individens integritet och trygghet. Våra kunder har inflytande och självbestämmande kring sina beviljade insatser. Verksamhetens ledning består av verksamhets chef, enhets chef, löner/fakturerings ansvarig. Verksamheten har under 2017 haft ca 30 medarbetare, undersköterskor/ vårdbiträden med stor erfarenhet inom vård och omsorg. Under år 2017 har verksamheten haft 2 kunder i Solna Mångkulturell Hemtjänst har avtal med Solna stad, Stockholm stad, Sollentuna kommun, Sundbyberg stad och Danderyd kommun, Järfälla kommun boendestöd Antal utförda hemtjänst timmar under 2017: Järfälla kommun 264,9 timmar Sollentuna kommun 1462 timmar Danderyd kommun 1398 timmar Sundbyberg stad 1046,5 timmar Solna stad 1081,5 timmar Stockholm stad 9341 timmar
Riskanalys SOSFS:2011:9 5 kap.1 Verksamheten arbetar systematiskt med riskanalys, riskanalys tas fram genom samverkan mellan ledningen, medarbetare men även funderingar från kunder och anhöriga kan leda till en ny riskanalys. Riskanalys som verksamheten har arbetat kring handlar bland annat om sjukdom, personalbrist, snöoväder, elavbrott, natur katastrofer, finansiella risker och IT baserade risker, detta medför två olika riskanalyser både interna och externa riskanalyser. Verksamheten har skriftliga riskanalyser kring olika situationer som kan komma att uppstå där en bedömning av sannolikhet och väsentlighet utförs utifrån en skala. Skalan består av följande: Sannolikhet Väsentlighet 1. Osannolik 1. Försumbar 2. Mindre sannolik 2. Lindrig 3. Möjlig 3. Kännbar 4. Sannolik 4. Allvarlig 5. Mycket sannolik 5. Mycket allvarligt Ex. på ett fall av en riskanalys Vid personalbrist har verksamheten en vikariepool där medarbetare kan snabbt och inom kort varsel arbeta vid behov, här har verksamheten även förberett med belastningsregister, tystnadsplikt och genomgång av personalpärm. Även viss riskanalys arbetar verksamheten i förebyggande syfte där arbetet består av åtgärd för en risk som tagits och följts upp, vid dessa fall ligger sannolikheten på en skala av mycket sannolik. Vid dessa typer av riskanalys, utförs en åtgärdsplan omgående. Verksamheten har APT möten 1 till 2 gånger/månad där eventuella riskanalyser även tas upp och funderingar samt förslag kan tas upp. Vid ny kund och vid ny medarbetare har verksamheten arbetat upp en portfolio kundpärm och personalpärm, dessa består av klagomål hantering, Hot och våld, Kontaktinformation till verksamheten samt ansvarige, arbetsmiljö, Lex Sarah, sekretess, nyckelhantering, basala hygien rutiner. Pärmarna delas ut efter genomgång av innehållet tillsammans med kund och/eller medarbetare. Verksamheten har rutiner som följs vid ny kund/nytt beslut, ett hembesök bokas in tillsammans med kund eller anhörig och i samband med hem besöket sker en genomgång av olika risker i hemmet, bland annat brand risk, olycksfall. Vid fall där risker upptäcks utförs en åtgärds plan där verksamheten genom kommunikation mellan berörda person som kund, anhöriga, medarbetare där vi tillsammans utför eventuella åtgärder så som ex rengöring av fläkt i köket, flyttar på ljus, kollar så att brandlarm fungerar med flera. Vid behov av hjälp medel kontaktas arbetsterapeut. Verksamheten arbetar kontinuerligt med sociala anteckningar/dokumentation dagligen/ vid förändringar, genom att enhets chef eller arbets ledare följer upp den sociala dokumentationen kan brister och avvikelser kring kunden som kan komma att påverka berörd kund åtgärdas i god tid.
Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9 5 kap. 2, 7 kap. 1 Egenkontroll skall utföras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt SoL ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontroll sker genom analys av avvikelse, klagomål/synpunkter, granskning av journaler, granskning av rutiner och riktlinjer. Verksamheten utför ett uppföljningssamtal 1-2 gånger/år, detta genom ett hembesök eller per telefon på avtalad tid. Verksamheten har här utarbetat en mall med frågor för att säkerställa kvaliteten av utfört arbete, genom uppföljningssamtal kan verksamheten utvärdera kundens nöjdhet som resulteras till ett mål där målet är att sträva efter god kund nöjdhet. Phoniro Care Verksamheten kan genom systemet säkerställa samt följa upp kundens beviljade insatser och avtalad tid och personal, men även genom jämförelse av system och kund schema. Systemet används även för att upptäcka mönster på förändrat behov av hjälp och stöd. Varje kund har en kund akt i verksamheten, med kundens samlade dokument. Vid ny kund erhålls en kundpärm med verksamhetens rutiner, kontakt info inom verksamheten med nummer, öppettider, blankett med klagomål/synpunkter, blankett med redovisning av egen medel. Genom systematisk genomgång av den sociala dokumentationen kan verksamheten säkerställa kundens behov och eventuella förändring. Vid klagomål/synpunkter, avvikelser, rapporter om missförhållande samt inhämtade synpunkter från revisorer och intressenter sker en analysering som åtgärdas av respektive ansvarig (verksamhets chef) som följer upp ärendet och utvärderar, detta för att säkerställa verksamhetens kvalitet. Genomförandeplan upprätthålls vid nytt beslut inom 14 arbetsdagar, tillsammans med kund och respektive ansvarig i verksamheten. Vid ny anställning har verksamheten en personal pärm som delas ut till den anställde efter att en genomgång tillsammans med den anställde utförts (se även riskanalys), en introduktion ges vid varje ny anställning för att säkerställa processen. Verksamheten har förtydligande arbetsuppgifter inom verksamheten, beroende på område har verksamheten en ansvarig inom respektive området, detta för att säkerställa samarbetet och kommunikationen med kund, anhörig, medarbetare och myndighet. Verksamheten begär belastningsregister på alla anställda inom verksamheten. Utredning avvikelser SOSFS 2011:5, SOSFS 2011:9 5 kap. 4, 5 och 6 Vid introduktions tillfälle av nyanställda förankras rapporterings skyldighet enligt Lex Sarah, vid arbetsplats träffar samt vid utvecklingssamtal tillsammans med personal. Varje personal inom verksamheten erhåller en var sin personal pärm med bland annat rutiner kring Lex Sarah. Inga inrapporterade missförhållande eller risk om missförhållande under 2017.
Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9 5 kap.3 och 6, 7 kap 2 P6 Vid klagomål eller synpunkter görs en åtgärdsplan, uppföljning och en utvärdering av resultatet genom respektive ansvarig på verksamheten här framstår även när åtgärdsplanen skall vara klar samt vilka berörda personer som har informerats. Verksamheten har inga inkomna klagomål, varken från kund, anhöriga eller från omvårdnadsförvaltningen. Verksamheten har kontinuerlig kontakt med personal, kund och anhöriga vid förändrat behov eller önskemål kring kunden. Kund och anhörig har kontakt uppgifter samt en kontaktperson som dem kan vända sig till vid behov, på så sätt arbetar vi kontinuerligt med att motverka/förhindra att klagomål uppstår. Vid fall av synpunkter och klagomål, identifieras och åtgärdas detta omgående. Samverkan SOSFS: 2011:9 4 kap. 5 Verksamheten samverkar med förvaltningen genom att medverka på samverkansmöten, genom kontakt och samarbete med beställningsenheten (biståndshandläggarna). Verksamheten samverkar vid behov med andra hemtjänst utförare, vid exempel byte av utförare. Verksamheten samverkar med olika typer av boende, korttidsboende, äldreboenden. Verksamheten samverkar med larmjouren, genom omgående kontakt vid förändringar som berör kund. Verksamheten samverkar med andra myndigheter som berör kund, detta kan handla om hälso och sjukvården så som sjukhus, primärvården, vårdcentralen. Samverkan sker genom sociala anteckningar, telefonkontakt, hembesök, uppföljningssamtal, enkäter till kunder och vårdpersonal, samverkan sker genom återkoppling till och från olika myndigheter, vid verksamhets uppföljning, journalgenomgångar. Samverkan sker vid behov, vid förändringar och vid önskemål. Uppföljningssamtal sker 2 gånger/år, hembesök sker vid ny kund samt vid förändrat behov av hjälp och stöd och även vid önskemål av kund. Verksamhetens kunder i Solna har fast personal med fast schema detta underlättar samverkan mellan vårdpersonal och även samverkan mellan kund och vårdpersonal. Samverkan mellan medarbetare inom verksamheten sker kontinuerligt genom anteckningar, annan kontakt så som telefonkontakt, vid förändringar/vid behov och vid arbetsplats träffar. För att verksamheten skall säkerställa samverkan finns det inom verksamheten rutiner och riktlinjer som följs och även genomgång sker tillsammans med medarbetare, enhets chef, arbetsledare och även tillsammans med verksamhets chef under arbetsplatsträffar som sker 1g/månaden eller vid ökat behov.
Personalens medverkan i kvalitetsarbetet SOSFS 2011:9 6 kap. 3 Medarbetare inom verksamheten har en stor betydelse för organisationen, detta görs tydligt för varje medarbetare redan vid nyanställning. Verksamheten går igenom personal pärm tillsammans med personal, där personal även informeras om vem dem skall vända sig till inom verksamheten vid synpunkter, medarbetaren erhåller sedan pärmen som innehåller bland annat verksamhetens policy, rutiner och riktlinjer. Mångkulturell Hemtjänst har en tät kontakt med personal, kund och anhöriga, på så vis framkommer synpunkter/klagomål eller annan information snabbt fram till respektive ansvarig/enhets chef inom verksamheten, detta sker genom telefon kontakt eller besök. Verksamheten följer upp avvikelser, klagomål/synpunkter och missförhållande i samverkan med personal genom möten, APT-möten samt vid den dagliga kontakten genom telefonkontakt. Varje medarbetare kallas in till ett utvecklingssamtal 1 gång/år, där verksamhets chef eller enhetschef tillsammans med personal följer upp och uppdaterar kompetensutvecklingen, här ges möjlighet/utrymme för medarbetaren att ta upp eventuella synpunkter. Personal informeras och uppdateras kring verksamhetens utveckling, rutiner och riktlinjer vid APT tillfället som sker 1g/månaden eller vid behov. Verksamheten anmäler medarbetare inom verksamheten till aktuella kurser som verksamheten blir erbjuden inom kommunen som är aktuella för respektive personal. Sammanställning, analys och resultat SOSFS 2011:9 5 kap. 6 Verksamheten arbetar dagligen med det systematiska förbättringsarbetet, återkoppling, reflektioner och samverkan av medarbetar, kund, anhöriga och olika myndigheter och system som används inom respektive kommun ligger till grund av förbättringsarbetet inom verksamheten. Dokumentationer följs upp dagligen, vid APT-möte görs en sammanställd analys av verksamhetens avvikelser, synpunkter/klagomål, aktuella beslut, genomförandeplan, uppföljningssamtal och även kompetensen bland medarbetarna. Mångkulturell Hemtjänst har under 2017 fokuserat mycket på att samarbetet mellan medarbetare, kund och anhöriga skall ske kontinuerligt, genom att i god tid meddela om förändrade tider eller personal för respektive kund, men även att hålla god kontakt med anhöriga och att bibehålla kontakten, som har skett i form av anteckningar, telefon kontakt samt möte. Varje kund har en kontaktperson som arbetar i verksamhetens kontor, på så vis finner kund och anhöriga en trygghet genom att ha fortsatt samarbete med samma person, vid sjukdom finns anteckningar kring kunden, i både system samt i vissa fall i kundens akt. Anhöriga hålls informerade om aktuellt tillstånd och behov av hjälp och stöd och även förbättringar kring kundens situation. Mångkulturell arbetar mycket kring kontinuitet av personal, detta har resulterats i att verksamheten har god kund nöjdhet och även en positiv inställning från anhöriga har upplevts.
Varje kund inom verksamheten erhåller en kundpärm med presentation av verksamheten, policy, synpunkter/klagomål, redovisning av medel, kontakt information. Kundpärmen har varit uppskattat av kund och anhöriga. Händelser av betydelse under året Skriv nya avtal i Solna stad 1 november 2017. Information om digitala låsvred i Solna Stockholms stad sa upp alla avtal med samtliga hemtjänstutförarna och man fick ansöka på nytt, vilket vi gjorde och vi vart godkänd. Verksamheten har fokuserat på den sociala dokumentationen och genomförandeplanen, genom handledning under våra planeringsdagar. Den sammanlagda sjukfrånvaron under 2017, 1,57 % Delaktighet för kund och anhöriga i kvalitets och utvecklingsarbetet inom verksamheten Kunden har varit närvarande/delaktig i upprättelse av genomförandeplanen, anhöriga har givits möjlighet att närvara. Kund och anhöriga har blivit informerade om kundens kontaktperson inom verksamheten. Presentation av synpunkter/klagomål har givits till kund och anhöriga och även information om vikten att framföra detta till respektive ansvarig. Dialog tillsammans med kund och anhöriga har skett kontinuerligt, där möjlighet till synpunkter har erbjudits. Utbildningssatsningar som verksamheten har genomfört under 2017 4 medarbetare har utbildat sig inom vård och omsorg med 800 poäng, 4 medarbetare har avklarat sin undersköterska utbildning med inriktning äldrevård och erhållit ett kompetens bevis Arbetsledare inom verksamheten Värdegrundsledare i äldreomsorgen (uppdragsutbildning 7.5 Hp) 2 medarbetare har gått på hygienutbildning i Solna stad Implementering av stadens kvalitetsdeklaration samt hur de används i det dagliga arbetet Implementeringen av stadens kvalitetsdeklarationer sker i det dagliga arbetet inom verksamheten på olika nivå och i olika fokus områden, på APT-möten, under samtal, vid ny anställning, genom att tilldela kund pärmen och personal pärm. Tavlor finns upphängda i verksamhetens lokal med aktuell information, avvikelser följs upp i det dagliga arbetet.
Avtal mellan verksamheten och kommun följs upp och uppdateras. Eventuella polisanmälningar som skett under året Inga polisanmälningar har skett under 2017, Vid brott eller misstanke om brott uppmanas berörd person att göra en polisanmälan Det systematiska brandskyddsarbetet Verksamheten har som rutin att personal tillsammans med kund och eventuella anhöriga går igenom checklista kring brandsäkerhet, frågorna innehåller både brister som kan upptäckas, förebyggande samt åtgärd. Vid behov av hjälpmedel som kan vara aktuellt kontaktas arbetsterapeut, vid andra åtgärder informeras kund och anhöriga där det kan vara aktuellt att inskaffa andra typer av medel så som brandvarnare. Verksamhetens lokal är brandutrustad, med bland annat brandsläckare, brandfilt, markerade nödutgångar, brandlarm, genomgång av utrustningen sker var 3 e månad, fastighetsvärden ansvarar för ett fungerande brandlarm och nödutgång.