Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Styrelsen för För kännedom: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, genomfört en övergripande granskning omfattande styrning och ledning, uppföljning samt intern kontroll. Granskningen har bl.a. skett genom en enkät ställd till styrelsens ledamöter. Revisionen önskar att styrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 8 april 014. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Viklund Anne-Marie Sohlén Postadress Kramfors kommun Revisionen 87 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan Telefon 061-800 00 Fax 061-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 1000-49
Revisionsrapport Offentlig sektor - kommuner och landsting KPMG AB 0 januari 014 Antal sidor: 8.docx
Innehåll 1. Sammanfattning. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarigt bolag 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Styrning och ledning av verksamhet och ekonomi 10. Uppföljning av verksamhet och ekonomi 11. Intern kontroll 1 3 3 4 5.docx
1. Sammanfattning Vi har av Kramfors kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att genomföra en övergripande granskning omfattande styrning och ledning, uppföljning samt intern kontroll. Lekmannarevisionens uppgift är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vår sammanfattande bedömning är att verksamhetsstyrningen behöver förstärkas genom att styrelsen fastställer mätbara mål utifrån ägardirektivets samtliga uppdrag och att målen regelbundet följs upp. Sammanfattning av våra rekommendationer: att att att för att stärka verksamhetsstyrning och möjliggöra uppföljning, att styrelsen fastställer mätbara mål utifrån ägardirektivens samtliga uppdrag och bryter ner dessa på verksamhetsnivå. Vad vi förstått ska en översyn av målen ske i samband med att ny VD tillträder, se avsnitt 9. styrelsen fastställer målen, gärna årligen, samt att det tydliggörs för vilken period målen avser, se avsnitt 9. styrelsen vidtar åtgärder för att nå målen gällande soliditet och belåningsgrad som enligt uppgift inte uppnås på grund av hög investeringstakt. Om investeringarna är beslutade av ägaren bör styrelsen ta upp en diskussion om nivån för målet och i vilken takt som ägaren förväntar sig att soliditeten ska återställas, se avsnitt 9. att se över vilka av kommunens styrdokument som gäller, avsnitt 9. att att att uppföljning av verksamhet och ekonomi vidareutvecklas så att styrelsens löpande följer upp samtliga mål. Åtgärder i syfte att förstärka måluppfyllelsen bör framgå av protokollet, se avsnitt 10. styrelsen minst en gång om året utvärderar styrelsens och VDs arbete på ett systematiskt sätt, se avsnitt 10. rutiner för att följa upp den interna kontrollen utifrån styrelsens riskbedömning vidareutvecklas, se avsnitt 11..docx 1
. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Kramfors kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att genomföra en övergripande granskning omfattande styrning och ledning, uppföljning samt intern kontroll. Lekmannarevisionens uppgift är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. 4. Avgränsning Granskningen är översiktlig. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller Aktiebolagslag, ABL, främst 8 kap Kommunallag, KL Fullmäktigebeslut Interna regelverk och policys 6. Ansvarigt bolag Denna rapport avser (fortsättningsvis Krambo). Rapporten är saklighetsgranskad av Kerstin Kristiansson, styrelsens ordförande, och Åke Sundqvist, VD. 7. Metod Granskningen har genomförts genom att en enkät med frågor har skickats till samtliga ledamöter. Samtliga fem ledamöter har besvarat enkäten, se sammanställning bilaga 1. Bolagets VD har fått i uppdrag att presentera underlag som styrker svar på enkäten. Underlagen har begärts in oavsett hur styrelseledamöterna har svarat. Vi har bedömt rutinerna utifrån de underlag som presenterats..docx
8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Styrning och ledning av verksamhet och ekonomi Ägaren styr verksamheten genom att utfärda ägardirektiv. Bolagsordningen som bl.a. innehåller ändamålet med bolagets verksamhet, ska överensstämma med vad som sägs i ägardirektivet. För att säkerställa att bolaget fullföljer uppdraget mot ägaren måste uppdraget även inarbetas i verksamhetsplaner eller liknande. Mätbara mål eller indikatorer är enligt vår uppfattning viktiga för att kunna bedöma om verksamheten bedrivs enligt ägarens direktiv och om verksamheten uppfyller målen. Kommunfullmäktige har i ägardirektiv 1 angett att Krambo ska vara kommunens bostadspolitiska verktyg för att kunna trygga bostadsförsörjningen i kommunen, påverka boendeintegrationen samt öka valfriheten och inflytandet i boendet. Bolaget ska ha ett aktivt samhällsengagemang och tillsammans med kommunen och andra intressenter medverka till en positiv utveckling och göra kommunen attraktivare som bostads- och verksamhetsort i regionen. Bolaget ska även på långsiktiga och affärsmässiga principer skapa förutsättningar för den kommunnytta som motiverar att kommunen äger bolaget. Vidare har den allmänna inriktningen preciserats. Verksamheten i bolagsordningen har uttryckts på ett likartat sätt. Uppdraget har i redovisning till kommunstyrelsen preciserats i en vision där det framgår att Krambo ska vara det naturliga valet för kund som önskar bostad och lokal inom Kramfors kommun. Ekonomiska mål i form av resultat, soliditet, belåningsgrad och lönsamhet, har preciserats. Målet vad gäller soliditet och avkastning överensstämmer med vad som framgår av ägardirektivet. Vidare har för verksamheten fastställts mål under miljö, boende, marknad och HR. Det framgår inte vilken instans som fastställt målen och när, enligt uppgift har målen fastställts för omkring fem år sedan av styrelsen. Det framgår inte heller vilken period målen gäller för. Enligt uppgift kommer målen att ses över och fastställas i samband med att ny VD tillträder. Av bolagsordningen framgår att innan beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas, ska kommun- och förbundsfullmäktige beredas tillfälle att ta ställning, d.v.s. i enlighet med vad som föreskrivs i 3 kap. 17 KL. Arbetsordning för styrelsen har fastställts av styrelsen 013-06-04. I arbetsordningen finns även en kortfattad instruktion till verkställande direktör inarbetad. Styrelsens arbetsordning innehåller vad vi kan bedöma i stort de punkter som föreskrivs i 8 kap ABL. Flertalet av styrelseledamöterna uppger att de kommunövergripande styrdokumenten endast delvis är styrande för bolaget. Enligt de underlag som vi erhållit från VD är det endast ägardirektivet som är ett sådant styrande dokument. 1 Beslut 009-06-15, 63.docx 3
Vi har tagit del av en beskrivning över Krambos kvalitetsledningssystem. Kvalitetsledningssystemet innehåller enligt förteckning strategiska processer (t.ex. avvikelsehantering, inköp), process kundstöd (inflyttning, serviceanmälan och avflyttning) och process fastighet (drift och skötsel samt köp och försäljning). Vi har närmare tagit del av beskrivning avseende utförande av serviceorder. Kommentar Vi bedömer att bolagsordningen överensstämmer med ägardirektivet. Det framgår inte av bolagsordningen när den är fastställd. Vi bedömer att det finns ett behov av att förtydliga de kommunalrättliga befogenheterna i enlighet med de förändringar i KL 3 kap 17 som trädde i kraft fr.o.m. 013-01-01. Vi ser positivt på att det finns mätbara mål. Vi skulle gärna se att kopplingen till uppdragen i ägardirektivet tydliggörs, t.ex. saknar vi mål för hur Krambo arbetar med boendeintegration samt för ökad valfrihet och inflytande i boendet. Vi anser vidare att styrelsen bör fastställa målen, och att det bör framgå av dokumentet vem och när som har fastställt målen. Vi ser gärna att målen fastställs årligen och om det är så att målsatta värden ska uppnås först på sikt att dessa bryts ner i delmål. Vi anser vidare att det är också viktigt att tydliggöra vilken period målsättningen avser. Det är även rimligt att målsatta nivåer revideras och/eller att inriktningen förändras. Målen vad gäller soliditet, och därmed även belåningsgrad, uppges i uppföljningen till kommunstyrelsen inte vara möjligt att nå på grund av mycket hög investeringstakt. Styrelsen bör där vidta åtgärder för att nå målet, alternativt om investeringarna är beslutade av ägaren, ta upp en diskussion om nivån för målet och i vilken takt ägaren förväntar sig att soliditeten ska återställas. Vi noterar att enligt ägardirektivet är Krambo skyldig att följa Finanspolicy och Ledningsplan för Kramfors kommun vid extraordinära händelser. Vi bedömer, utifrån de svar vi erhållit, att det finns ett behov av att se över vilka av kommunens styrdokument som även gäller Krambo. 10. Uppföljning av verksamhet och ekonomi Syftet med uppföljning är att ge ägare, ledning och annan personal information om verksamheten. Vi har särskilt fokuserat på uppföljning av mål för verksamhet och ekonomi. Enligt ägardirektivet ska styrelsen till kommunen lämna årsredovisning samt två delårsrapporter. Därutöver ska bolaget informera kommunfullmäktige om ekonomi och verksamhet samt väsentliga händelser en gång om året. Styrelsen erhåller tertialvis uppföljning i form av Ekonomisk rapport. Rapporten innehåller budgetutfallsprognos och redovisning av underhålls- och driftskostnader samt investeringar, räntekostnader, likviditet och vakanser. Vissa kommentarer lämnas till det redovisade siffermaterialet, men oftast inte så att det går att utläsa om målet kommer att uppnås eller inte. Även årsredovisningen innehåller en del sifferuppgifter utifrån målen men även här framgår inte om målet har klarats eller inte..docx 4
Av utvärderingen av målen som enligt erhållet underlag lämnats till kommunstyrelsen februari 013 framgår att resultatmålet är uppfyllt medan soliditetsmålet inte klaras p.g.a. hög investeringstakt. Vad gäller verksamhetsmålen i övrigt så varierar måluppfyllelsen. Vi har inte tagit del av några underlag som styrker att åtgärder i syfte att nå målen har fattats av styrelsen. Enligt VD utvärderas styrelsens arbete årligen vid styrelsekonferensen. VDs arbete ska enligt VD utvärderas kontinuerligt även om det saknas en särskild rutin. Några underlag (protokoll etc) som styrker att styrelsen har utvärderat sitt eller VDs och företagsledningens arbete finns inte. Kommentar Vår bedömning är att ekonomirapporten och årsredovisningen inte innehåller tillräckliga underlag för att styrelsen ska kunna utvärdera måluppfyllelsen av samtliga mål. Vi har inte heller tagit del av några protokoll där vi ser att styrelsen baserat på dessa rapporter har fattat några beslut för att vidta åtgärder i syfte att nå målen. Vi rekommenderar att uppföljning av verksamhet och ekonomi vidareutvecklas så att styrelsen löpande följer upp samtliga mål. Genom att regelbundet följa upp målen kan åtgärder vidtas vid negativa avvikelser för att förstärka möjligheten att nå målen. Åtgärder som beslutas om i syfte att förstärka måluppfyllelsen bör framgå av protokollet. Vi rekommenderar att styrelsen minst en gång om året utvärderar styrelsens samt VDs och företagsledningens arbete på ett systematiskt sätt. Uppföljningen bör dokumenteras för att möjliggöra uppföljning av de synpunkter som framkommit samt ev. beslut om åtgärder som fattats med anledning av utvärderingen. 11. Intern kontroll En vanlig definition av intern kontroll är: Intern kontroll är en process som påverkas av bolagets styrelse, ledning och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att bolagets mål uppnås inom följande områden: Ändamålsenlig och effektiv verksamhet, Tillförlitlig finansiell rapportering samt Efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar Styrelsen är enligt svaren på enkäten oenig om det finns någon uppföljning av intern kontroll. Definition enligt Coso.docx 5
Kommentar Underlag som styrker en systematisk riskbedömning, kontrollåtgärder och uppföljning av den interna kontrollen har inte presenterats för oss. Vi kan därför inte bedöma styrelsens arbete för att följa upp den interna kontrollen. Vi rekommenderar att rutiner för att följa upp den interna kontrollen utifrån styrelsens riskbedömning utvecklas samt att riskbedömning, plan och uppföljning dokumenteras. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor.docx 6
av Sammanställning av svar på enkät År 013 014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1 Styrning och ledning av verksamhet och ekonomi 1.1 Det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet finns angivet i bolagsordningen. 1. Ägardirektiv finns, som har fastställts av fullmäktige och årsstämma. Ja Nej Delvis Vet ej 1.3 Ägardirektivet innehåller ekonomiska mål. 4 - - 1 Kommentarer 1.4 Ägardirektivet innehåller verksamhetsmål. 4 1 - - 1.5 Av bolagsordningen framgår det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. 1.6 Av bolagsordningen framgår att bolaget skall se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas (jämför KL 3:9). 1.7 Bolaget har en modell för att styra verksamheten mot de mål som framgår av ägardirektivet. 1.8 Bolaget har en modell för att styra ekonomin mot de mål som framgår av ägardirektivet. 1.9 Styrelsen fastställer årligen en arbetsordning för sitt arbete (ABL 8:6) 1.10 Styrelsen har fastställt instruktioner om rapportering till styrelsen. (ABL 8:5) 1 1 1 4 - - 1 4-1 - 014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
1 Styrning och ledning av verksamhet och ekonomi Ja Nej Delvis 1.11 Aktuell VD-instruktion är fastställd av styrelsen (ABL 8:9) 4-1 - Vet ej Kommentarer 1.1 De kommunövergripande styrdokumenten är styrande även för bolaget. 1.13 Om ja på fråga 1.11 : De kommunövergripande styrdokumenten är kända för bolaget. 1.14 Om ja på fråga 1.11 : Bolaget styr verksamheten mot de kommunövergripande styrdokumenten. 1-3 1 4-1 - 4-1 - 1.15 Bolaget har ett system för att säkerställa kvalitet. Uppföljning av verksamhet och ekonomi Ja Nej Delvis Vet ej.1 Rapporteringen till styrelsen motsvarar de skriftliga instruktioner som styrelsen fastställt för ändamålet (ABL 8:5). Styrelsen följer upp verksamheten utifrån ägardirektiv/ mål för verksamheten. 4 - - 1- Kommentarer.3 Styrelsen följer upp ekonomin utifrån ägardirektiv/ekonomiska mål..4 Styrelsen följer upp kostnadseffektiviteten i bolaget. 3-1 1.5 Styrelsen utvärderar årligen sitt eget arbete. 4 - - 1.6 Styrelsen utvärderar årligen verkställande direktörens och företagsledningens insatser..7 Styrelsen rapporterar efterlevnaden av ägardirektiven på det sätt som angivits i direktiven. 3-1 1 4 - - 1 014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.
3 Intern kontroll Ja Nej Delvis Vet ej 3.1 Styrelsen gör årligen en riskbedömning av bolagets verksamhet och ekonomi. 4 - - 1 3. Styrelsen upprättar årligen en plan för internkontrollarbetet i bolaget. 1 1 1 3.3 Styrelsen utvärderar årligen den interna kontrollen i bolaget. 1 - Kommentarer 3.4 Styrelsens utvärdering av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. - 1 014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.