Krisledningsplan TEKNISK SERVICE ANTAGEN AV TEKNISK SERVICENÄMND 2016-04-14 REVIDERAD 2017-06-15
Innehåll 1 Inledning och bakgrund...1 1.1 Krisberedskap inom Lidköpings kommun...1 1.2 Syftet med krisledningsplanen...1 1.3 Definition av extraordinär händelse...1 1.4 Kommunens övergripande målsättning...2 1.4.1 Områdesansvar...2 1.4.2 Ansvarsprincipen...2 1.4.3 Likhetsprincipen...2 1.4.4 Närhetsprincipen...2 1.5 Dokumenthantering och ansvar...2 1.6 Revidering...3 2 Krisorganisation...4 2.1 Krisstab Teknisk Service...4 2.2 Organisation...4 2.3 Arbetsmetod Krisstab...4 2.4 Beslut...5 2.5 Information/samverkan...5 2.6 Delegation...5 3 Telefonlistor och samverkansaktörer...6 3.1 Telefonlista Krisstab Teknisk Service...6 3.2 Anhöriguppgifter...6 3.3 Samverkande interna och externa förvaltningar och myndigheter...6 4 Delegation...7 4.1 Krisledning inom teknisk servicenämnds verksamheter...7 4.2 Aktivering av krisledningsplan...7 5 Lokaler...8 5.1 Utrustning...8 6 Resurser...9 7 Kriskort och omedelbara åtgärder...10 7.1 Kriskort för medarbetare...10 7.2 Kriskort för chefer...10 7.3 Omedelbara åtgärder...11 8 Kriskommunikationsplan...12 9 Rutin för krisstöd på arbetsplatsen...13 9.1 Syfte...13
9.2 Omfattning...13 9.3 Ansvar...13 9.4 Vad är en kris?...13 9.5 Krisstöd och åtgärder på arbetsplatsen...13 9.6 Information vid krissituationer...14 9.7 Utbildning i krisstöd...14 9.8 Uppgiftsfördelning vid akut krissituation...14 9.9 Anpassning av arbetsförhållandena...15 9.10 Checklistor vid krissituationer...15 9.10.1 Checklista Plötsligt dödsfall eller svåra olycksfall...16 9.10.2 Checklista Brand...17 9.10.3 Checklista Bombhot...18 9.10.4 Checklista Bombhot via telefon eller brev...19 9.10.5 Checklista Hot eller våld mot personal...21 9.10.6 Checklista Stöld och skadegörelse...22 10 Befattningskort...23 10.1 Befattningskort Förvaltningschef...23 10.2 Befattningskort Krisstabschef...24 10.3 Befattningskort Kommunikatör Krisstab...25 10.4 Befattningskort Stabssamordnare...26 10.5 Befattningskort - Dokumenterare...27 10.6 Befattningskort - Krisstabsassistent...28 11 Krisstabsorientering och arbetsplan...29 11.1 Stabsorientering krisberedningsstaben...29 11.2 Stabsarbetsplan...30
1 Inledning och bakgrund I enlighet med lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap [LEH] skall kommunen analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa i kommunen i fredstid, samt hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Kommunen ska kunna förhindra och vara förutseende med avseende på händelser som orsakar störningar i samhället. Det måste finnas kännedom om vilka kritiska verksamheter som finns och som måste fungera för att samhället och dess invånare inte ska ta skada. Detta beredskapsarbete syftar till att kommunen ska kunna bibehålla samhällets funktionalitet även vid krissituationer. 1.1 Krisberedskap inom Lidköpings kommun Inom Lidköpings kommun har varje kommunalt bolag och samtliga förvaltningar i uppdrag att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser som skall ligga till grund för den egna verksamhetens krisledningsplan. Ansvaret för att analyserna genomförs åligger respektive verksamhetschef. Risk- och sårbarhetsanalyserna ligger även till grund för den övergripande ledningsplanen inom kommunen och skall delges kommunens säkerhetsamordnare senast 30 juni varje år. Aktuell krisledningsplan avser Teknisk Service samtliga verksamheter och omfattar således Lidköpings Elnät, Lidköpings Bredband, Renhållning samt Vatten-Avlopp. 1.2 Syftet med krisledningsplanen Planen är tänkt att användas som stöd vid krissituationer eller extraordinära händelser. Syftet är att snabbt komma igång med en krisorganisation där roller och ansvar fördelas samt att intern och extern kommunicering sker kontinuerligt. Målsättningen är att så långt situationen medger bedriva verksamheten i enlighet med den lagstiftning som reglerar verksamheten och det uppdrag teknisk servicenämnd beslutat gälla vid normaltillstånd. 1.3 Definition av extraordinär händelse En extraordinär händelse definieras enligt 1 kap. 4 LEH som en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. När en eller flera av nedanstående kriterier är uppfyllda, föreligger en extraordinär händelse: Ordinarie ledningsstruktur räcker inte till för att hantera situationen. Flera verksamhetsområden berörs. Samordningsbehovet är stort. Informationsbehovet är stort. Behovet av att samverka med andra aktörer är stort. Exempel på extraordinära händelser: Stor brand 1
Pandemi Bortfall av IT- och telekommunikation som påverkar vår ledningsförmåga Stort oljeutsläpp Stort utsläpp av farliga ämnen Omfattande översvämning Ras och skred Förorenat dricksvatten 1.4 Kommunens övergripande målsättning 1 I kommunens plan för extraordinära händelser framgår att den övergripande målsättningen är att kommunen skall ha en sådan planläggning och ha vidtagit sådana förberedande åtgärder att befolkningens behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola, barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse. Samtidigt skall dessa förberedelser utgöra grunden för ytterligare åtgärder i ett läge av höjd beredskap. Kommunens ansvar grundas på det geografiska områdesansvaret samt principerna om ansvar, likhet och närhet. 1.4.1 Områdesansvar Inom de geografiska gränserna ansvarar kommunen för att samordna planeringsoch förberedelsearbetet för olika aktörer i fråga om extraordinära händelser. Kommunen ansvarar även för att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas. Samordningsansvaret gäller även för information till allmänheten under sådana förhållanden. Kommunen skall uppmuntra till att nätverk skapas och underhålls där berörda aktörer samverkar. 1.4.2 Ansvarsprincipen Den som har ansvar för en viss verksamhet under normala förhållanden fortsätter att ha samma ansvar under en krissituation eller under höjd beredskap. 1.4.3 Likhetsprincipen En verksamhets organisation och lokalisering skall så långt möjligt vara densamma i fred, kris eller under höjd beredskap. 1.4.4 Närhetsprincipen En kris skall hanteras så nära de berörda som möjligt. Det vill säga, där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. 1.5 Dokumenthantering och ansvar Krisledningsplanen skall finnas på intranätet, utöver detta skall fysiska kopior av planen förvaras hos Kommunens säkerhetssamordnare Förvaltningens representant i funktionsgruppen för säkerhet Vidare skall det även finnas ett fysiskt exemplar av planen i förvaltningschefens rum. 1 Tillägg vid revidering 2017: Kommunens övergripande målsättning, Områdesansvar, Likhetsprincipen, Närhetsprincipen. 2
1.6 Revidering Denna plan skall granskas årligen och vid behov revideras. Ansvaret för detta ligger på Teknisk Service representant i den kommungemensamma funktionsgruppen för säkerhet. Samma person ansvarar för att fysiska kopior ersätts och att rätt version ligger upplagd på intranätet efter revidering. Observera att flera kommunövergripande dokument är aktuella i krisledningsplanen, vilka också skall inkluderas i den årliga granskningen. Revideringar av större betydelse (ej justeringar av enstaka ord et cetera) markeras med fotnot. 3
2 Krisorganisation 2.1 Krisstab Teknisk Service Roll/befattning Förvaltningschef Krisstabschef Kommunikatör krisstab Personal Dokumenterare Krisstabsassistent Ansvar Leda förvaltningen Beslutande i krisledningsstaben Underställd kommundirektören Leda arbetet i krisstaben Analysera material som kommer in till krisstaben Ta fram reservplan/alternativ händelseutveckling Ansvara för informationsflödet till och från krisstaben och krisinformationsverksamheten Underställd krisstabschefen Ingår i krisinformationsverksamhetens organisation Ansvara för bemanning av krisstaben Se till att behovet av mat och dryck tillgodoses samt ta fram andra resurser som behövs Underställd krisstabschef/förvaltningschef Dokumentera i krisstaben samt uppmana alla att dokumentera egna beslut/samtal/uppgifter Stötta krisstabschefen och informatör Underställd krisstabschefen/förvaltningschefen 2.2 Organisation Förvaltningschef eller dennes ersättare utser krisstabschef. Krisstabschefen kallar in personal till krisstaben enligt bemanningslista, se flik 3. Krisstabschefen delar ut befattningar till dem som ingår i krisstaben, se flik 10. Krisstabschefen upprättar omedelbar kontakt med kommunikationsstrateg/informationsenhet för bedömning av informationsbehovet. Krisstabschefen håller en krisstabsorientering enligt mall, se flik 11. Krisstaben ska inom 3 timmar efter inträffad händelse kunna ha sin första stabsorientering (kan ske exv. via telefon/skype eller fysiskt möte). Vid långvarig kris rings personal in från bemanningslistan, se flik 3. Bemanningen i krisstaben organiseras så att gruppen kan arbeta i tvåskift. Vid långvarigt arbete ska matförsörjning för krisstaben planeras. 2.3 Arbetsmetod Krisstab Befattningskorten ska användas som ett stöd i inledningsfasen av krisstabsarbetet då det är viktigt att alla snabbt vet sin roll. Befattningskorten ger en vägledning till vad som behöver göras i inledningsskedet och fungerar också som en checklista över de åtgärder som man bör fundera över, se flik 10. Krisstabschefen har en mall för krisstabsorientering, med syfte att kartlägga krisens omfattning och en mall för krisstabsarbetsplan som beskriver arbetsgången den närmsta tiden, se flik 11. 4
2.4 Beslut Vid behov begär förvaltningschefen ett inriktningsbeslut från kommundirektören eller stabsorientering på kommunledningsnivå. Krisstaben ska bestå av minst 3 personer för att vara beslutsför. Operativa beslut ska fattas i krisstaben, dock inte beslut som omfattas av det dagliga arbetet inom enheterna. Alla beslut, viktiga händelser och kontakter med personer utanför krisstaben ska dokumenteras. Se vidare befattningskort Dokumentation (flik 10). 2.5 Information/samverkan Förvaltningschefen meddelar kommundirektören att krisstaben har samlats och ger den händelseinformation som för tillfället finns. Enhetschef eller förvaltningschef upprättar initial kontakt med säkerhetssamordnare. Löpande kontakt sker därefter genom krisstabens kommunikatör. All extern information sker genom den som är kommunikationsansvarig på Teknisk Service i samråd med kommunikationsstrateg. Då kommunens centrala ledningsgrupp är samlad eller informationsinsats pågår ska all information gå genom kommunikationsstrateg, se även flik 8. Kommunens centrala krisledning och/eller kriskommunikationsverksamhet ska kontaktas om dessa är aktiverade. Alla berörda informeras om den uppkomna händelsen. Samverkanskanaler med berörda förvaltningar och myndigheter upprättas, se flik 3. Teknisk Service ska kontakta närliggande kommuner och/eller privata entreprenörer för att undersöka möjligheten att förstärka de egna resurserna om så behövs. 2.6 Delegation Krisledningsstaben har av teknisk servicenämnd delegerats beslutanderätt under den tid krisledningsstaben är aktiverad, se flik 4. 5
3 Telefonlistor och samverkansaktörer 3.1 Telefonlista Krisstab Teknisk Service Förteckning över krisstab och personalresurser hanteras i separat dokument. 3.2 Anhöriguppgifter Anhöriguppgifter registreras och underhålls av respektive medarbetare i Självservice. Enhetscheferna kontrollerar att detta sker i samband med medarbetarsamtal. 3.3 Samverkande interna och externa förvaltningar och myndigheter Samverkan kan behöva ske med olika förvaltningar och myndigheter enligt förteckning i separat dokument. I kommunens plan för extraordinära händelser finns schematisk bild över inkallningsprocessen. 6
4 Delegation 4.1 Krisledning inom teknisk servicenämnds verksamheter Vid svåra påfrestningar i samhället, vid särskilda händelser eller i annan krissituation som inte är att betrakta som extraordinära skall angivna delegater vidta de åtgärder och meddela de beslut som den akuta situationen kräver och som är så brådskande att teknisk servicenämnds avgörande inte kan avvaktas. Delegationsordning: Förvaltningschef Enhetschef (efter antal tjänstgöringsår) enligt följande ordning: Renhållningschef VA-chef Elnätschef Bredbandschef 4.2 Aktivering av krisledningsplan Delegationsordning: Förvaltningschef Enhetschef (efter antal tjänstgöringsår) enligt följande ordning: Renhållningschef VA-chef Elnätschef Bredbandschef 7
5 Lokaler Vid kris används förutbestämda lokaler enligt separat dokument. 5.1 Utrustning Följande utrustning ska finnas tillgänglig i eller i omedelbar närhet av stabsrummet: telefoner, nätanslutna och mobila datorer med batteridrift projektor för anslutning till dator och projektionsduk kopieringsapparat fax TV radioapparat (batteridriven) digitalkamera whiteboardtavla med skrivmateriel, blädderblock etc. tillgång till kartor, ritningar befattningskort och dokumentationsmallar 8
6 Resurser Inom Teknisk Service verksamheter finns resurser i form av exempelvis fordon och reservkraftverk. Förteckning över dessa resurser redovisas i separat dokument. 9
7 Kriskort och omedelbara åtgärder 7.1 Kriskort för medarbetare Vid krissituation eller olycka: 1. Kontakta din enhetschef/arbetsledare. Om enhetschefen/arbetsledare inte går att nå kontakta förvaltningschefen. 2. Tala om för chef/arbetsledare vad som har hänt: - beskriv händelsen - plats och tid för händelsen - kan läget förvärras? Telefonnummer på andra sidan. 7.2 Kriskort för chefer 1. Skaffa dig en uppfattning om krisens/olyckans omfattning: - antal påverkade/drabbade - väderlek - ska andra förvaltningar eller myndigheter kontaktas? 2. Tänk på att informera vidare till: - din chef - infoenheten/kommunikationsstrateg - säkerhetsstrateg - kontaktcenter 3. Överväg om krisstaben ska aktiveras. Telefonnummer på andra sidan 10
7.3 Omedelbara åtgärder Vilka omedelbara åtgärder som blir aktuella beror på händelsens art. Oavsett händelse bör följande frågor hanteras i ett tidigt skede, förslagsvis i samband med den inledande stabsorienteringen som genomförs, enligt mallen som finns under flik 11. - Vad har hänt? - Varför har det inträffade hänt? - Konsekvenser för den enskilde? - Hur skydda liv, hälsa och egendom? - När är faran över? - Informationsläget? - Personalläget? Enhetscheferna ansvarar för de beredskapsplaner som rör den egna verksamheten och dessa ska finnas att tillgå då situationen kräver det. Planerna ska även finnas hos förvaltningschefen samt förvaltningens representant i den kommungemensamma funktionsgruppen för säkerhet. 11
8 Kriskommunikationsplan Använd tillämpliga delar av Lidköpings kommuns kriskommunikationsplan vid extraordinära händelser, för stöd i kommunikations- och informationshantering vid krisledning (flik 12 separat dokument). Citat från kommunens övergripande krisinformationsplan: Kommunikationsansvar vid en extraordinär händelse Yttersta ansvaret har kommunstyrelsens ordförande, med rätt att delegera till kommundirektören. Kommundirektören delegerar vid behov ansvar och befogenheter till kommunens kommunikationsstrateg. Under normalförhållande äger och ansvarar varje förvaltning för sin kommunikation, både internt och externt. Vid en extraordinär händelse tar krisledningsfunktionen över kommunikationsansvaret. De kommunikationsansvariga som idag finns inom de olika förvaltningarna blir då en resurs i kommunens kriskommunikationsarbete. Vid en krishändelse som inte bedöms som extraordinär men som kräver krishantering i någon form ska förvaltningarna själva hantera krisen utifrån sina ordinarie rutiner. De ska så snart det är möjligt kontakta kommunikationsstrategen för rådgivning i hur kommunikationsarbetet ska organiseras och behov av resurser från den centrala kommunikationsenheten. Kriskommunikationsverksamheten ska också kunna nyttjas av enskilda förvaltningar och kommunens bolag även då inte staben är i funktion. 12
9 Rutin för krisstöd på arbetsplatsen Här presenteras den kommunövergripande rutinen, SAM 6.15. 9.1 Syfte Syftet är att skapa ett gott omhändertagande i den akuta situationen och att mildra stressreaktionerna och förebygga framtida sjukdomstillstånd. En god beredskap skapar också en trygghet för individerna i organisationen. 9.2 Omfattning All personal inom Lidköpings kommun omfattas av rutinen. Definition av kris Krisstöd och åtgärder på arbetsplatsen Utbildning i krisstöd Uppgiftsfördelning vid akut krissituation 9.3 Ansvar Förvaltningschef ansvarar för att chefer och arbetsledare har tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt. Enhetschef ansvarar för att samtliga medarbetare inom enheten känner till hur krisstödet är organiserat och anordnat. Övrigt ansvar framgår av uppgiftsfördelningen. 9.4 Vad är en kris? En kris definieras ofta som en händelse där ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tillräckliga för att man ska förstå och psykiskt hantera den aktuella situationen. I krisens karaktär ligger att det uppstår en situation som innebär hot om förlust av något slag, t.ex. förlust av anhörig, arbetskamrat, arbete, identitet, social position, ekonomisk trygghet, anseende, självkänsla eller självbild. Exempel på förhållanden som kan utlösa kris: Arbetsolyckor eller allvarliga tillbud Våld och hot om våld Arbetskamraters död eller svåra sjukdom Olyckor och katastrofer på eller utanför arbetsplatsen Yrkesspecifika plötsliga och/eller extrema påfrestningar Andra förhållanden i arbetet som kan innebär psykisk påfrestning 9.5 Krisstöd och åtgärder på arbetsplatsen Psykiskt och socialt omhändertagande innebär i det akuta skedet att och ges ett medmänskligt omhändertagande. När tryggheten är säkrad ges den drabbade möjlighet att tala om sina upplevelser. Det är viktigt att få dela sina upplevelser med andra personer, t.ex. arbetskamrater. 13
9.6 Information vid krissituationer Tydlig och saklig information är mycket viktig vid en allvarlig händelse. I stressituationer ökar tendensen till ryktesspridning och förvrängning av verkligheten. Ge informationen fortlöpande Ge informationen till samtlig personal Samla personalen i direkt anslutning till händelsen. Ge även information om vanliga stressreaktioner Låt medarbetarna tala om det inträffade och dela sina upplevelser 9.7 Utbildning i krisstöd Utbildning i krisstöd ges inom befintlig ledarutbildning/utveckling som ordnas inom kommunen. Stöd i denna utbildning är företagshälsovården. 9.8 Uppgiftsfördelning vid akut krissituation Detta är en generell checklista. Varje händelse är unik och kräver troligen ett visst mått av improvisationsförmåga. Åtgärd Ansvarig Skapa trygghet och ge omsorg. Chef/medarbetare Om behov finns följ med hem Chef/medarbetare Ta hand om dem som varit vittne till eller nära Chef/medarbetare händelsen Ta kontakt med anhöriga Chef Informera de närmaste arbetskamrater. Se Chef avsnittet om information Gör en bedömning av om det finns ett behov Chef av psykosocialt stöd hos personalen. Samla arbetstagarna och informera Chef Bedöm förutsättningarna för förvaltningens fortsatta verksamhet. Kommer det inträffade Chef att skapa inskränkningar eller kan verksamheten bedrivas i full omfattning. Beroende av händelsens art, lämna särskild information om det inträffade i Chef/Förvaltningschef kommunledningen. Informera de förvaltningar som kan vara direkt berörda av eventuella inskränkningar i Förvaltningschef verksamheten Eventuella kontakter med media. Beroende av Chef/Förvaltningschef/ händelsen art ska kontakt tas först med Kommunikationsstrateg kommunens kommunikationsstrateg. 14
9.9 Anpassning av arbetsförhållandena För dem som utsätts för starkt påfrestande händelser kan det behövas en tillfällig förändring av arbetsuppgifter eller arbetstider. Det kan under en övergångsperiod behövas avlastning av arbetsmängd eller arbetsuppgifter som kräver snabba eller omfattande beslut. Det är dock avgörande att sådana förändringar sker i nära samråd med den det berör och att de förändringar som görs syftar till en temporär anpassning av arbetsuppgifterna till den enskildes förmåga. Det bör betonas i detta sammanhang att det vid allvarliga händelser t ex våld och hot ofta är av terapeutiskt värde att finnas kvar i eller snabbt återgå i arbetet som bör anpassas efter förhållandena. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering finns regler om hur anpassnings- och rehabiliteringsverksamhetens ska bedrivas. Regler för vad som gäller i samband med vålds- eller hotsituationer finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om åtgärder mot våld och hot i arbetsmiljön. 9.10 Checklistor vid krissituationer Checklistorna som används av Teknisk Service är kommunövergripande dokument som skall användas då krissituationer uppstår. Det finns checklistor för följande krissituationer: Plötsligt dödsfall eller allvarlig olycka Brand Bombhot Bombhot via telefon eller brev Hot eller våld mot personal Stöld eller skadegörelse Checklistorna baseras på de kommunövergripande dokumenten, men är modifierade för att passa in givet dokument. 15
9.10.1 Checklista Plötsligt dödsfall eller svåra olycksfall Utfört Samla all personal för information. Gör en bedömning om det finns ett behov av psykosocialt stöd hos personalen. Bedöm förutsättningarna för den fortsatta verksamheten. Kommer det inträffade att skapa inskränkningar. Lämna särskild information om det inträffade till kommunledningen. Informera kontaktcenter samt övriga som kan vara direkt berörda. Sök kontakt med anhöriga vid lämpligt tillfälle. 16
9.10.2 Checklista Brand Utfört Gör en inventering av läget. Gör en bedömning av vilka åtgärder som kräver en snabb handläggning och vad som kan vänta till ett senare tillfälle. Samla all personal för information. Gör en bedömning av vilka möjligheter det finns för fortsatt arbete. Informera kommunledningen om det inträffade. Informera kontaktcenter samt övriga som kan vara direkt berörda. Undersök om någon av personalen är i behov av psykosocialt stöd. Kontakta fastighetskontoret om ev. behov av reservlokaler. Inventera förekomsten av skada och förstörd utrustning. Kontrollera vilka försäkringsmässiga förutsättningar som gäller och kontakta i förekommande fall försäkringsbolaget. Förbered anskaffning av ersättningsutrustning. Är det fråga om ett försäkringsärende skall detta ske i samråd med försäkringsbolaget Undersök vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att det inträffade inte ska upprepas. Observera att det kan finnas viss begränsning av tillträde till lokaler i ett inledningsskede på grund av polisens platsundersökning. 17
9.10.3 Checklista Bombhot Då bombhot inkommer via telefon bör checklista vid bombhot via telefon eller brev användas så långt som möjligt. Meddela omgående polisen om det inträffade. Kontakta närmaste chef. Beslut om utrymning fattas av polisen. Uppsamling vid utrymning skall ske i enlighet med gällande utrymningsplan för brand. Var noga med att kontrollera att alla verkligen har utrymt. Extern information ska samordnas med polis och kommunledningen. Samråd sker med polisen om hur länge utrymningssituationen ska kvarstå. Observera att ingående telefontrafik över kontaktcenter (kommunens växel) kommer att upphöra vid ett bombhot mot stadshuset Utfört Ta alltid ett bombhot på fullt allvar! 18
9.10.4 Checklista Bombhot via telefon eller brev 9.10.4.1 Checklista Bombhot via telefon Stöd och initiala instruktioner: Var lugn och vänlig. Avbryt inte den som framför hotet. Lyssna noggrant. Försök behålla samtalet. Försök få bombhotaren att upprepa hotet genom att säga att du inte har uppfattat samtalet. Försök få bombhotaren att fortsätta samtalet. Om hen verkar villig att fortsätta, fråga då följande: När ska bomben explodera? Vilken typ av bomb är det? Var finns bomben? Vad heter du? Meddela bombhotaren att många människor kan komma att omkomma om bomben exploderar. Försök att ta in följande uppgifter under samtalets gång: Bombhotarens identitet: Man Kvinna Pojke Flicka Bombhotarens röst: Högljudd Tystlåten Mörk Ljus Sluddrig Mjuk/Behaglig Bombhotarens tal: Snabbt Långsamt Välvårdat Distinkt Förvrängt Svordomar Stammande Läspande Fackuttryck Bombhotarens språk: Svenska Annat: Bombhotarens attityd: Lugn Upphetsad Bakgrundsljud: Maskinbuller Gatutrafik Musik Röster Övrigt: Verkar bombhotaren förtrogen med lokaler? Ja Nej 19
Efter samtalet ska du genast kontakta: 1. 2. 3. 4. För dokumentation kring mottagandet av hotet: Ditt namn: Datum: Tid: 9.10.4.2 Checklista vid bombhot via brev Om du misstänker att ett brev eller paket eller annan försändelse innehåller en bomb: Larma polismyndigheten via 112, därefter kontaktas närmaste chef. Undvik att vidare handskas med försändelsen och se till att inga människor finns i närheten. Notera hur, när och av vem försändelsen mottogs. Polisen kommer att fråga om detta. 20
9.10.5 Checklista Hot eller våld mot personal Meddela alltid polisen efter en situation där våld förekommit liksom vid tillfällen då framfört hot bedöms vara av allvarlig karaktär. Bedöm nödvändigheten av psykosocialt stöd. Om någon ur personalen utsatts för våld ska eventuella skador alltid bedömas av läkare. Samla all personal för information. Gör en bedömning av i hur hög grad det inträffade kan medför inskränkningar i verksamheten. Informera kommunledningen om det inträffade. Informera kontaktcenter om det inträffande. Om det finns anledning att lämna information till massmedia skall kontakt med kommunledningen ske först. Informera de förvaltningar eller andra som kan bli berörda av eventuella inskränkningar i verksamheten. Var uppmärksam på risken för efterföljande psykiska reaktioner både hos dem som drabbas och hos omgivningen. Kontrollera om det skall ske någon särskild rapportering till myndighet. Undersök vilka åtgärder som behöver vidtas för att det inträffade inte skall kunna upprepas. Utfört 21
9.10.6 Checklista Stöld och skadegörelse Utfört Gör omgående en anmälan till polisen om det inträffade Undvik om möjligt tillträde tilldrabbade lokaler intill dess att polisen gjort en brottsplatsundersökning. Gör en bedömning av vilka åtgärder som kräver en snabb handläggning och vad som kan vänta till ett senare tillfälle. Samla all personal för information. Gör en inventering av situationen med avseende på stulen eller förstörd utrustning. Gör en bedömning av vilka inskränkningar det inträffade leder till för den fortsatta verksamheten. Informera kommunledningen om det inträffade. Informera kontaktcenter om det inträffade. Informera de förvaltningar och andra som kan förväntas bli berörda av att verksamheten inte kan bedrivas på ett normalt sätt. Kontakta i förekommande fall fastighetskontoret för en bedömning av behov av reparation. Kontrollera vilka försäkringsmässiga förutsättningar som gäller och kontakta vid behov försäkringsbolaget. Förbered anskaffningar av ersättningsutrustning. Är det fråga om ett försäkringsärende ska det ske i samråd med försäkringsbolaget. Undersök vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att det inträffande inte ske ska upprepas. 22
10 Befattningskort 10.1 Befattningskort Förvaltningschef Roll: Din roll är att leda förvaltningen. Du är beslutande i krisledningsstaben. Du är underställd kommundirektören. Arbetsuppgifter: Meddela kommundirektören att krisstaben samlas och vilken händelseinformation som du har för tillfället. Begär ett inriktningsbeslut av kommundirektören Vid återgång till normal drift planera för eventuellt behov av debriefing av personalen. Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 23
10.2 Befattningskort Krisstabschef Roll: Din roll är att leda arbetet i krisstaben. Du ska analysera material som kommer in till krisstaben. Du ska ta fram reservplan/alternativ händelseutveckling. Du är underställd förvaltningschefen Arbetsuppgifter: Kalla in personal till krisstaben. Starta med en person som kan fortsätta inkallningen enligt plan. Dela ut befattningarna till dem som ingår i krisstaben. Begär ett inriktningsbeslut av förvaltningschefen. Gör en enkel krisstabsarbetsplan enligt mall. Lämnas till dokumentation. Håll en krisstabsorientering enligt mall. Boka tid för nästa krisstabsorientering. Analysera material som kommer in till krisstaben Arbeta i ett längre tidsperspektiv än just nu genom att ta fram reservplan/alternativ händelseutveckling Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 24
10.3 Befattningskort Kommunikatör Krisstab Roll: Din roll är att ansvara för informationsflödet till och från krisstaben och krisinfoverksamheten (är inte krisinformationsverksamheten aktiverad sker informationsflödet till och från kommunikationsstrateg/ informationsenhet). Du är underställd krisstabschefen. Du ingår i krisinformationsverksamhetens organisation. Arbetsuppgifter: Kontakta krisinfoverksamheten enligt kommunens övergripande plan för extraordinära händelser alternativt kontakta kommunikationsstrateg/informationsenhet och se kommunens övergripande kriskommunikationsplan vid extraordinära händelser. Gör en enkel arbetsplan i samråd med krisinfoverksamheten. Sammanställ lägesbild inför nästa krisstabsgenomgång. Följ information i media. Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 25
10.4 Befattningskort Stabssamordnare Roll Din roll är att ansvara för bemanningen av krisstaben, se till behovet av mat och dryck samt ta fram andra resurser som behövs. Du är underställd krisstabschefen/förvaltningschefen. Arbetsuppgifter: Planera bemanningen i krisstaben på kort och lång sikt. Ring in personal till tjänstgöring i krisstaben god tid. Se till att det alltid finns mat och dryck i staben. Inventera vilka resurser som kan komma att behövas. Stötta krisstabschefen. Planera också personal och resurser utifrån stabschefens reservplaner/alternativa händelser. Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 26
10.5 Befattningskort - Dokumenterare Roll: Din roll är att dokumentera i krisstaben samt uppmana alla att dokumentera egna beslut/samtal/uppgifter. Du är underställd krisstabschefen/förvaltningschefen Arbetsuppgifter: Dokumentera krisstabsorienteringar enligt mall. Dokumentera viktiga frågor som kommer in till krisstaben. Se till att senaste krisstabsarbetsplan (enligt mall), och annan för situationen viktig information, kommer upp på väggarna/whiteboard och hålls uppdaterad. Se till att telefonsamtal in till krisstaben antecknas hos varje stabsperson. Stötta krisstabschefen. Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 27
10.6 Befattningskort - Krisstabsassistent Roll: Din roll är att stötta krisstabschefen och kommunikatören. Du är underställd krisstabschefen/förvaltningschefen. Arbetsuppgifter: Bevaka att frågor som uppkommer får svar i staben. Bevaka att information når alla berörda. Var krisstaben behjälplig. Glöm inte att dokumentera dina beslut/samtal/uppgifter! 28
11 Krisstabsorientering och arbetsplan 11.1 Stabsorientering krisberedningsstaben Datum: Ledningsgenomgång Närvarande Kl: Föredragande Läget i stort Väder Kritiska verksamheter/funktioner Ny information Uppföljning av beslut Beslut i stort Inriktning av fortsatt arbete Sammanfattning Övriga frågor Nästa stabsorientering 29
11.2 Stabsarbetsplan Från kl. Till kl. Aktuellt inriktningsbeslut från kommundirektören Funktion Bemanning Ersättare Kommundirektör: Stabschef: Information: Dokumentation: Personal/Stabssamordnare: Stabsassistent: Prioriterade uppgifter i krisberedningsstaben Ansvarig Klart kl. Nästa stabsorientering kl. 30
Bilaga 1: Kriskort - Larmlista KRISKORT - LARMLISTA Kontaktuppgifter krisledningsnämnd: Kontaktuppgifter krisberedningsstaben: Kontaktuppgifter förvaltningschefer: i