Objektspecialist för samordnad vård och omsorgsplanering via distans 2016-02-01-2016-12-31 Handläggare: Verksamhet: Datum: 2017-03-28 Diarienummer: www.regionostergotland.se
Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare www.regionostergotland.se 2 (7)
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 4 2 Objektspecialist för samordnad vård och omsorgsplanering via distans 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 3 Utvärdering av objektspecialist rollen... 4 3.1 Vara ett stöd till nya enheter som ska införa användande av videokonferens vid samordnad vårdplanering... 4 3.2 Vara bollplank vid frågor som rör mötesstruktur och genomförande av videokonferens vid samordnad vårdplanering... 5 3.3 Informatör vid nyheter som påverkar genomförande av videokonferens vid samordnad 6 3.4 Följer upp användandet av videokonferens vid samordnad vårdplanering... 6 3.5 Svara på frågor från respektive förvaltningsgrupp... 6 3.6 Upprätthålla rutiner och kompetens kring videokonferens... 6 www.regionostergotland.se 3 (7)
1 Sammanfattning Inom ramen för Nätverket för ehälsa och i ett nära sammarbete med Centrum för medicinsk teknik och IT (CMIT) har ett projekt med fokus på samordnad vård och omsorgsplanering via distans genomförts mellan under 2014-03-01-2016-01-31. Syftet var att utifrån ett redan framtaget koncept göra tekniken tillgänglig för länets 13 kommuner och aktuella enheter i Region Östergötland. Det framtagana konceptets verksamhetsnära fokus som var att skapa rätt förutsättningar för att kunna genomföra samordnad vård- och omsorgsplanering via distans utifrån gällande styrdokument överläts till verksamheterna att införa och kvalitetsäkra. Efter avslutat projekt beslutades att Anette Grahn skulle agera som objektspecialist 5-10 timmar per vecka för samordnad vård och omsorgsplanering via distans under en övergångsperiod till och med 2016-12-31. 2 Objektspecialist för samordnad vård och omsorgsplanering via distans 2.1 Uppdragsbeskrivning Vara bollplank vid frågor som rör mötesstruktur och genomförande av videokonferens vid samordnad vårdplanering Vara ett stöd till nya enheter som ska införa användande av videokonferens vid samordnad vårdplanering Informatör vid nyheter som påverkar genomförande av videokonferens vid samordnad vårdplanering Följer upp användandet av videokonferens vid samordnad vårdplanering Svara på frågor från respektive förvaltningsgrupp Upprätthålla rutiner och kompetens kring videokonferens 3 Utvärdering av objektspecialist rollen 3.1 Vara ett stöd till nya enheter som ska införa användande av videokonferens vid samordnad vårdplanering Undertecknad har varit tillgänglig för medarbetare via telefon, direkta möten eller via mail. Många frågor och mailkonversationer har berört om införande av distansmöte är ett krav. Flera ITR personer vittnar om att de förväntas hålla nere IT kostnader och ifrågasätter därav införandet på enheten. En erfarenhet som undertecknad erfarit är att många medarbetare och chefer har en avvisande inställning till att införa konceptet. Undertecknad menar att det finns en okunskap hos många medarbetare och chefer kring att använda teknik i vården. Den okunskapen hindrar införande och utveckling. www.regionostergotland.se 4 (7)
Genom att träffa medarbetare och chefer och samtala om teknik i våden har flertalet ändrat sin attityd och många enheter har efterfrågat ytterligare hjälp med till exempel praktisk utbildning för sociala samordnare. Enligt konceptet har mötesrummet en stor betydelse för bemötande och genomförande. Flera enheter har därav även efterfrågat stöd i att inreda rummet rätt. Sammanställning över efterfrågan Presenterat konceptet till HMC Rehab enheten 14/4 Presenterat konceptet för chefer och ITR Ortopeden US 15/4 Presenterat konceptet för Habiliteringen US 19/4 Presenterat konceptet för Finspångs kommun och hemsjukvård 21/4 Föreläsare på ITR-dagen 26/4 Presenterat information till ledningsgrupp inom Psykiatriska kliniken ViN 27/4-2016 Presenterat konceptet vid avdelningsmöte Norrköpings kommun 27/4 Praktisk utbildning i distansmöte via skype/lync för medarbetare på avdelning 4 och Norrköpings kommun 4/5 Praktisk utbildning i distansmöte via skype/lync för medarbetare avdelning 3 4/5 Praktisk utbildning i distansmöte via skype/lync för medarbetare HMC Rehab enheten 9/5 Presenterat konceptet och tekniken för Ortopeden US 16/5 Förebereda inför E-hälsodagen 27/5 Föreläsare på utbildning för sociala samordnare 1/6 Presentera konceptet för medarbetare och ledning vid Finspångs lasarett 2/6 Föreläsa och presentera resultat för Strategisk ledningsgrupp 9/6 Samverkat för att möjliggöra samordnad vård och omsorgsplanering via distans under sommaren 10/6 Mobilvagn för distansmöte skapades till centrala 22/6 Presenterat konceptet för avd 75 28/6 LGVO-beslut om förvaltningsuppdrag för samordnad vård- och omsorgsplanering 7/4 - samverkan med Camilla Salomonsson startar upp - vilket resulterat i flertalet möten med fokus på utskrivningsprocessen. Praktisk utbildning i distansmöte via skype/lync för medarbetare 30/8 Presentera resultat för förvaltningsgrupp 28/9 Presentera konceptet för Åtvidabergskommun 11/10 Presenterat konceptet för Kirurgiska kliniken avd 11 och 12 ViN 25/10 Praktisk utbildning i distansmöte via skype/lync för medarbetare MAVA avd 17 3/11 E-hälsodagen den 11/11 Workshop gällande samordnad vård och omsorgsplanering 24/11 Föreläsare på utbildning för sociala samordnare 1/6 Presentera konceptet för LAH på ViN 5/12 Informationsmöte för centrala länsdelen med fokus på samordnad vård och omsorgsplanering via distans 9/12 Möte med fokus på fortsatt förvaltning genomförs 16/12 3.2 Vara bollplank vid frågor som rör mötesstruktur och genomförande av videokonferens vid samordnad vårdplanering Flera medarbetare har efterfrågat extra stöd även efter utbildning. I något fall har undertecknad besökt en enhet vid flera tillfällen och genomfört praktisk utbildning flera gånger för att medarbetare ska känna trygghet med att kalla till ett distansmöte. Detta har haft god effekt. Flera samtal har berört samverkan mellan kommun och region. Visa enheter har valt att inte erbjuda samordnad vård och omsorgsplanering via distans. Detta har skapat frustration och synergier har skrivits. Flera medarbetare efterfrågar ett forum där medarbetare från både kommun och region tillsammans kan diskutera specifika fall där medarbetare känt sig osäkra på om distansmöte kan föreslås. www.regionostergotland.se 5 (7)
3.3 Informatör vid nyheter som påverkar genomförande av videokonferens vid samordnad Undertecknad har arbetat i ett nära samarbete med sakkunniga personer på CMIT. 3.4 Följer upp användandet av videokonferens vid samordnad vårdplanering I västra länsdelen genomförs distansmöte standardiserat och ca 30-40 % av vårdplaneringarna genomförs nu via distans varje månad. I västra länsdelen har undertecknad fått statistik som skickats månadsvis över antal vårdplaneringar specificerat utifrån mötesform (fysiskt möte, telefon och distans). I Östra länsdelen har fler och fler avdelningar och kommuner startat upp att använda sig av distansmöte vid samordnad vård och omsorgsplanering. Tyvärr finns ingen tillförlitlig statistik över antalet distansvårdplaneringar i östra länsdelen. Undertecknad har dock fått positiv återkoppling från både biståndshandläggare och sociala samordnare. Flera beskriver att mötet blir effektivare och att mötestiden kortats betydligt. Kvaliten har varit god och patienterna nöjda. Biståndshandläggare från Norrköpings kommun återberättar att de i snitt genomför 4 vårdplaneringar via distans i veckan. Genom att fler och fler möten genomförs via distans har även kommunen fått möjlighet att utveckla och effektivisera sin process kring ärendehanteringen. I centrala länsdelen har det varit svårt att få möjlighet att implementera konceptet både inom regionen och till de angränsande kommunerna. Flera chefer och medarbetare har ifrågasatt behovet och därav inte valt att prioritera detta. Kanske beror det på att angränsande kommuners biståndshandläggare inte har efterfrågat distansmöte i samma utsträckning som biståndshandläggare i västra och östra länsdelen. Flera avdelningar kan genomföra vårdplanering via distans, men det sker inte standardiserat. För att nå ut med kunskap och information om samordnad vård och omsorgsplanering via distans genomfördes ett informationsmöte för medarbetare och chefer i centrala länsdelen den 9/12-2016. Flera avdelningar på US har nu köpt in utrustning eller väntar på utrustning. Biståndshandläggare från Åtvidabergs kommun har fått utbildning och är på gång. I centrala behöver dock det verksamhetsnära perspektivet tydliggöras och implementeras tillsammans med tekniken. 3.5 Svara på frågor från respektive förvaltningsgrupp Genom deltagande i processledningsgruppen för samordnad vård och omsorgsplanering har undertecknad förmedlat kunskap och svarat på frågor. 3.6 Upprätthålla rutiner och kompetens kring videokonferens Medarbetare behöver få möjlighet att träna på att använda teknik regelbundet för att kunna känna sig trygga med distansmöte. Det är av stor vikt att medarbetare oavsett kommun väljer mötesform enligt differentieringsanvisningar för samordnad vård och omsorgsplanering (fysisk träff, videokonferens, telefonkontakt). När Norrköpings kommuns biståndshandläggare flyttade ut från sjukhuset ökade antalet www.regionostergotland.se 6 (7)
patienter som kunde genomföra vårdplanering via distans. Genom detta har fler sociala samordnare fått möjlighet att regelbundet genomföra distansvårdplanering. Flera sociala samordnare efterfrågar mer kunskap för att ge patienten rätt förutsättningar och för att kunna följa gällande styrdokument. De belyser att de vill stärka patientens förmåga att lyfta fram sina egna mål, resurser och behov till biståndsbedömare eller annan relevant aktör. Sammanställt av Anette Grahn 2017-03-27 www.regionostergotland.se 7 (7)