INFÖR RAPPORTERINGEN AV 2015 ÅRS MILJÖLEDNINGSARBETE OCH ENERGIEFFEKTIVA INKÖP Webbinarium 9 december Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 1
1. Syftet med webbinariet Informera om den kommande rapporteringen: Rapporteringsprocessen - viktiga datum Praktisk information - Förberedelser - Informationsutskick - Kontaktpersoner Vägledning i specifika delar - Upphandling och avrop - Energieffektiva inköp (2014:480) - Tjänsteresor och transporter - Indirekt miljöpåverkan Nyheter i rapporteringssystemet 2015-12-11 2
1. Praktisk information Fyra presentatörer: - Jannica Häggbom, Naturvårdsverket (moderator) - Annika Kleen, Naturvårdsverket - Carl-Martin Johborg, Energimyndigheten och Heini-Marja Suvilehto (Hippu), Upphandlingsmyndigheten - Emma Fryksmark, Naturvårdsverket Tekniskt stöd på plats (Roger och Bengt). Frågor i ställer ni via chatten. Frågorna besvaras både direkt muntligt efter respektive presentation och läggs ut på vår hemsida. Webbinariet filmas och läggs ut på hemsidan. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 3
2. Inledning och bakgrund Myndigheter som omfattas av miljöledningsförordningen (2009:907) ska ha ett miljöledningssystem som integrerar miljöhänsyn i myndighetens verksamhet. Årligen redovisa miljöledningsarbetet till Naturvårdsverket i samband med att årsredovisningen lämnas in. Redovisningen inkluderar även uppföljning förordningen om energieffektiva inköp (2014:480). Naturvårdsverket ska senast 15 april varje år lämna till regeringen en sammanfattning av myndigheternas redovisning. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 4
2. Inledning och bakgrund Miljöledningsarbetet ska bidra till att vi når miljökvalitetsmålen och generationsmålet som är antagna av riksdagen. Miljöutredningen är grunden för miljöarbetet identifiera direkt och indirekt, positiv och negativ miljöpåverkan. Ett bra sätt att beskriva miljöpåverkan i miljöutredningen är att koppla den till ett eller flera av de 16 nationella miljökvalitetsmålen. Den fördjupade utvärderingen (FU 2015) och årliga uppföljningen av miljökvalitetsmålen kan utgöra underlag i myndigheternas analyser. Mycket kvar att göra endast ett mål bedöms nås till 2020! Riktningen i utvecklingen i miljön för miljökvalitetsmålen: 4 st. 5 st. 7 st. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 5
2. Rapporteringsprocessen 8/1 Justera 11/1 Rapporteringsperiod 22/2 Sammanställning 15/4 E-postutskick: - info om automatutskick 11/1 och hänvisning till NV:s hemsida för mer information Rapporteringssystemet öppnar Automatutskick via e-post med inloggningsuppgifter till registrerad kontaktperson för myndigheten Sista dag att rapportera Rapport till regeringen Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 6
Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 7 Frågor?
3. Miljökrav i upphandling och avrop Myndigheten ska miljöanpassa sina upphandlingar och avrop i den mån en sådan anpassning är möjlig. Myndigheterna ska enligt miljöledningsförordningens redovisa hur de har ställt miljökrav i samtliga upphandlingar och avrop under det gångna räkenskapsåret. Miljökrav kan vara krav som ställs på leverantörernas miljöledningssystem, energianvändning, farliga ämnen, materialval, återvinningskrav, livslängd med mera. Miljökrav kan ställas som obligatoriska krav, utvärderingskriterier eller kontraktsvillkor. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 8
3. Miljökrav i upphandling och avrop Omständigheter som avgör om det är möjligt att miljöanpassa sina upphandlingar kan bero på följande faktorer: Hur lätt eller svårt det är att koppla några miljöaspekter till det som upphandlas eller avropas. Om det finns utrymme att ställa miljökrav vid förnyad konkurrensutsättning i befintliga ramavtal. Hur stor kunskap som finns om hur miljökrav ställs. Om det finns tillräcklig tid avsatt för upphandlingen för att kunna sätta sig in i hur kraven kan formuleras. Om det finns resurser att följa upp det kommande avtalet. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 9
3. Miljökrav i upphandling och avrop Redovisning enligt bilagan avsnitt 3 3.1 Andel upphandlingar och avrop där miljökrav ställts av det totala antalet upphandlingar och avrop (anges i procent). Vid avrop från ramavtal ska samtliga avrop med miljökrav redovisas dvs. både avrop mot befintliga miljökrav i ramavtal och myndighetens egna ställda miljökrav i avrop. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 10
3. Miljökrav i upphandling och avrop Redovisning av statliga ramavtal De myndigheter som har i uppdrag att vara statliga inköpscentraler ska särskilt redovisa vilka ramavtal som de har upphandlat under 2015 (Kammarkollegiet, Ekonomistyrningsverket, Riksgälden, Arbetsgivarverket). Denna redovisning ska omfatta : - ramavtalsområde - ställda miljökrav - ramavtalets uppskattade värde - tidsperiod för ramavtalet. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 11
3. Miljökrav i upphandling och avrop Redovisning enligt bilagan avsnitt 3 3.2 Antal upphandlingar över tröskelvärdet där energikrav enligt förordningen (2014:480) om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader har ställts. Om krav enligt förordningen om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader inte har ställts vid upphandlingar över tröskelvärdet, ange skälen för det: Kostnadseffektivitet Ekonomisk genomförbarhet Hållbarhet i vidare bemärkelse Teknisk lämplighet Tillräcklig konkurrens Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 12
3. Redovisning av miljökrav vid tecknande av hyresavtal 3.3 Har myndigheten ställt energikrav vid nytecknande av hyresavtal eller inköp av byggnader? (2014:480) Om krav enligt förordningen om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader inte har ställts vid nytecknande av hyresavtal, ange skälen för det: Kostnadseffektivitet Ekonomisk genomförbarhet Hållbarhet i vidare bemärkelse Teknisk lämplighet Tillräcklig konkurrens Har inte tecknat nytt hyresavtal eller köpt byggnad sedan förordningen infördes. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 13
3. Miljökrav i upphandling och avrop Redovisning enligt bilagan avsnitt 3 3.4 Ekonomiskt värde av registrerade (avslutade) upphandlingar och avrop med miljökrav av det totala värdet av upphandlingar och avrop per år. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid. Även alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med som om de kommer att utnyttjas. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 14
3. Miljökrav i upphandling och avrop 3.5 a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning, t.ex. organisationsförändringar, trender, nya uppdrag. Karaktären på de upphandlingar som genomförs kan vara olika år från år. Detta innebär att det kan ha ställts mindre miljökrav enligt det senaste året på grund av att det har gjorts färre upphandlingar där det har gått att ställa sådana krav. En omorganisation där myndigheten går från en decentraliserad till en centraliserad upphandlingsenhet kan också påverka resultatet då nya rutiner, policys etc. behöver komma på plats och utbildning av ny personal ske innan ett kravställande som avser miljöaspekter kan komma igång. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 15
3. Miljökrav i upphandling och avrop 3.6 Hur har uppgifterna tagits fram? Genom ett eget uppföljningssystem? - Det kan vara ett diarieföringssystem eller annat elektroniskt system där upphandlingar och avrop registreras. Genom leverantörsuppgifter? - Det kan till exempel röra sig om regelbundna rapporter från en resebyrå med uppgifter om hur många som rest med tåg och flyg under det sista kalenderåret. Genom en uppskattning förklara på vilket sätt den har gjorts - Myndigheten får göra en egen beräkning av värdet enligt 3.4 och uppge hur den beräkningen har gjorts. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 16
3. Nytt i rapporteringssystemet Upphandlingar och avrop ska anges. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 17
3. Nytt i rapporteringssystemet Ny fråga Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 18
3. Nytt i rapporteringssystemet Ny fråga Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 19
Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 20 Frågor?
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Vad ska vi rapportera? Och hur får vi fram rätt data? Engagera Etablera Rapportera Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 21
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Engagera Engagera de roller som identifierats inom din organisation för att få fram så kompletta underlag som möjligt. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 22
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Etablera Vilka roller inom myndigheten är ansvarig för respektive område där data efterfrågas till redovisningen? Exempel på sådana roller kan vara: Fastighetsskötare, upphandlingsfunktion, IT-system, ekonomiavdelning m.fl. Rapportera Nytt för i år är att det bara är en ingång för rapporteringen alltså ingen separat Excelfil som ska in för energieffektiva inköp. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 23
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Energi Energi kan inte förstöras utan bara omvandlas Och den kan mätas, Och det ska vi göra och rapportera, Energi i lokaler rapporteras för lokaler med a-temp A temp : Är den invändiga arean för våningsplan, vindsplan och källarplan som värms till mer än 10 C i byggnaden. A temp är den area som byggnadens specifika energianvändning ska beräknas efter. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 24
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Att redovisa Energi Har myndigheten egen mätning av energianvändning? Matcha egna mätningar mot data från leverantörer Skilja verksamhetsel från övrig energi i fastigheter/ ute Men användbar golvarea menas A temp Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 25
4. Nytt i rapporteringssystemet Omformulerad och tydliggjort att verksamhetsel ska avse golvarea. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 26
4. Nytt i rapporteringssystemet Nytt svarsalternativ (delvis) i fråga 2.2 Nya frågor Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 27
4. Energieffektiva inköp i staten och energiredovisning i MLS Energitjänstedirektivet ersatt av Energieffektiviseringsdirektivet Detta innebär också att tidigare de tidigare förordning 2009:893 om energieffektiva åtgärder för myndigheter upphävts Förordningen som nu istället gäller är 2014:480 Om myndigheters inköp av energieffektiva varor och tjänster Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 28
4. Nytt i rapporteringssystemet Flera styrande dokument kan anges Nya frågor Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 29
Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 30 Frågor?
5. Tjänsteresor och transporter Samla in uppgifter om: Utsläpp av koldioxid i kilogram, totalt och per årsarbetskraft, från a) flygresor under 50 mil och över 50 mil. En mellanlandning räknas som en separat resa. b) bilresor som görs i tjänsten (inkl egen bil, tjänstebil, hyrbil, leasad bil, taxi.) INTE resor till och från arbetet såvida detta inte specifikt gäller din myndighet. Köpta och leasade bilar ska vara miljöklassade. c) tågresor d) bussresor e) maskiner och övriga fordon som används i myndighetsverksamheten. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 31
5. Tjänsteresor och transporter Begär in uppgifterna från resebyrån, ansvarige på ekonomiavdelningen, myndighetens reseansvarige i tid. Beskriv insamlat resultat i termer av vad som påverkat eventuell förändring i positiv eller negativ riktning. Använd gärna nyckeltal, t.ex.: År X ska myndighetens utsläpp av koldioxid per årsarbetskraft ha minskat med Y procent jämfört med år Z. Beskriv eventuella problem eller luckor vid insamlandet (datahaveri så att information gick förlorad, avtalet med resebyrån omfattar ännu inte dessa data mm), samt när och hur dessa luckor ska åtgärdas. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 32
5. Tjänsteresor och transporter Det finns uppdaterade schablonlistor på www.naturvardsverket.se för att omvandla resor med egen bil i tjänsten till koldioxidutsläpp och körda km. Använd loggbok för uppföljning av myndighetens egna bilar och maskiner. Ta fram uppgifter om era resfria möten. Hur har detta arbete minskat ert resande? Årsarbetskrafter Prata med er personalfunktion de borde veta. Ekonomistyrningsverket beskriver i detalj hur uträkning ska gå till. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 33
Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 34 Frågor?
6. Stärka redovisningen av indirekt miljöpåverkan Enligt nya ISO 14 001 ska verksamhetens processer kartläggas och miljöpåverkan identifieras inom 8 områden (utsläpp till luft respektive vatten etc.). Stöd för att identifiera den betydande miljöpåverkan. Analysen av verksamhetsprocesserna: - Vilken miljöpåverkan (direkt och indirekt) uppstår i arbetet med att ta fram vägledning, föreskrifter etc. - Vilka av processerna ger upphov till betydande miljöpåverkan. Utifrån aktiviteter med betydande miljöpåverkan redovisa tillhörande mål, åtgärder och måluppfyllelse (helst mätbart) - en tydlig röd tråd. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 35
6. Stärka redovisningen av indirekt miljöpåverkan Beskriva miljöpåverkan i relation till ett eller flera av de 16 nationella miljökvalitetsmålen. Välj de miljökvalitetsmål som påverkas mest. www.miljomal.se Exempel 1: Delta som expert inom EU (klimatområdet) Betydande indirekt miljöpåverkan via förhandling: Minskade utsläpp av klimatgaser. Miljökvalitetsmål: Begränsad klimatpåverkan, Frisk luft, Bara naturlig försurning och Skyddande ozonskikt. Direkta miljöpåverkan: Tjänsteresor (koldioxid). Exempel 2: Utarbeta föreskrifter (avlopp och avloppshantering) Betydande indirekt miljöpåverkan via föreskrifter: Minska utsläppen av förorenande ämnen. Miljökvalitetsmål: Kopplar till 7 st. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 36
6. Nytt i rapporteringssystemet Uppdelning i två svarsfält Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 37
6. Nytt i rapporteringssystemet Uppdelning i två svarsfält Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 38
7. Nytt i rapporteringssystemet Lathund för rapporteringen med frågor och hjälptexter! 6 frågor om energieffektiva inköp i webbformuläret (Energianvändning, Miljökrav i upphandling och Frivilliga frågor. Större utrymme för hjälptexter, 600 tecken (flera är uppdaterade!) Fler antal tecken kan skrivas in i fritextfält (4 000 tecken). Övrigt - Stop i inskrivningsmöjlighet när taket är nått. - Varningsdialog då längre text klipps in. Frågorna med nummer läggs in i rapporten som genereras. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 39
7. Nytt i rapporteringssystemet Nytt svarsalternativ Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 40
7. Nytt i rapporteringssystemet Bifoga fil. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 41
Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 43 Frågor?
9. Vem kan jag vända mig till vid frågor Underlagen läggs på Naturvårdsverkets hemsida naturvardsverket.se/mlr Mycket viktigt med rätt kontaktperson för myndigheten i systemet inför distribution av inloggningsuppgifter. Rekommenderade webbläsare: - FireFox 34.0 - Internet Explorer (11.0.96.17420) - Google Chrome (39.0.2171.71) Frågor skickas till miljoledning@naturvardsverket.se - vidarebefordras till Energimyndigheten när de gäller energieffektiva inköp. Naturvårdsverket Swedish Environmental Protection Agency 2015-12-11 44