SWECO AB (publ) Org nr 556542-9841 Gjörwellsgatan 22, Box 34044, 100 26 Stockholm Tel: 08-695 60 00 Fax: 08-695 60 10 E-post: info@sweco.se www.swecogroup.com
Code of Conduct
Code of Conduct Brev från VD och koncernchef Swecos Code of Conduct beskriver vårt ansvar gentemot kunder, konkurrenter, kollegor, aktieägare och samhället i stort. Vår Code of Conduct vägleder oss när det gäller att upprätthålla förtroendet hos och trovärdigheten gentemot våra intressenter. Swecos Code of Conduct gäller alla delar av Swecokoncernen och ska efterlevas av alla medarbetare. Vi förväntar oss också att våra affärspartners agerar på samma ansvarsfulla sätt. Efterlevnaden av Swecos CSR-policy och Code of Conduct rör såväl koncernledningen och chefer på alla nivåer som den enskilde medarbetaren. Jag ber dig läsa vår Code of Conduct noggrant. Jag utgår från att alla Swecos medarbetare alltid arbetar och agerar i enlighet med vår Code of Conduct. Stockholm april, 2015 Tomas Carlsson Verkställande direktör och koncernchef, Sweco Sweco är Nordens ledande konsultföretag inom hållbart samhällsbyggande. Tillsammans utvecklar våra 9 000 ingenjörer, arkitekter och miljöexperter hållbara och värdeskapande lösningar för kunder och samhälle. Sweco är ett av Europas tio största teknikkonsultföretag och utför årligen uppdrag i 80 länder över hela världen. Företaget omsätter cirka 9 miljarder SEK och är noterat på Nasdaq Stockholm.
Syftet med Swecos Code of Conduct Swecos ingenjörer, arkitekter och miljöexperter arbetar med projekt som påverkar såväl samhälle som människors vardag. Detta ställer höga krav när det gäller ekologiska, etiska och samhällsekonomiska överväganden. Vår ambition att bidra till en hållbar utveckling av samhället ligger till grund för det vi gör. Samtliga Swecos medarbetare representerar företagets varumärke och anseende. Inte bara genom de lösningar vi skapar utan även genom vårt uppträdande och den kompetens vi förmedlar till vår omgivning, både på jobbet och privat. Att följa gällande lagar, regler och förordningar är ett absolut krav för alla Swecos medarbetare. Vi respekterar antikorruptionslagar, konkurrensregler, arbetsmarknadslagar och andra förordningar och bestämmelser som gäller för vår verksamhet. Men hur man hanterar etiska och moraliska frågor bestäms inte alltid i lag. Våra värderingar och hänsyn till kunder, konkurrenter, kollegor, aktieägare och samhället styr vårt agerande. Därför behöver vi också ge ytterligare vägledning om affärsetik genom att klargöra vad som krävs av oss. Detta är syftet med Swecos Code of Conduct. Vår Code of Conduct tydliggör hur vi ska agera ansvarsfullt gentemot kunder, konkurrenter, kollegor, aktieägare och samhället i stort. Swecos Code of Conduct gäller alla delar av Sweco-koncernen och ska respekteras av alla Swecos medarbetare. Vi förväntar oss att våra affärspartners agerar på samma ansvarsfulla sätt. Swecos CSR-policy (Corporate Social Responsibility), som finns på www.swecogroup.com, definierar våra allmänna principer i CSR-frågor. Vår Code of Conduct bygger på dessa principer och ger ytterligare vägledning för vår inställning till samhället. Sweco har också interna riktlinjer och rutiner för affärsetik som ger våra medarbetare ytterligare vägledning. Efterlevnaden av Swecos CSR-policy och Code of Conduct rör koncernledningen, chefer på alla nivåer samt den enskilde medarbetaren. Code of conduct 1
Code of Conduct speglar våra värderingar 2 Code of conduct
Swecos vision att bli Europas mest respekterade kunskapsföretag inom teknik, miljö och arkitektur omfattar mer än att utveckla och genomföra enastående projekt. Samtidigt utvecklar och bygger vi relationer med våra kunder, affärspartners och kollegor baserat på respekt och ansvar. Att förverkliga vår vision kräver tydlighet i hur vi gör affärer. Som medarbetare på Sweco ansvarar vi för att bygga upp och förvalta denna tydlighet, vägledda av Swecos värderingar. Swecos värderingar Nyfikenhet Viljan att lära och dra nytta av ny kunskap motiverar mig att lösa kundens utmaningar i mitt arbete. Jag tar initiativ och har modet att våga pröva nya vägar för att ständigt utveckla verksamheten och mig själv så jag ligger i framkant inom mitt yrke. Engagemang Jag tycker om att arbeta med mina kollegor och våra kunder. Jag brinner för att skapa de bästa lösningarna som ger våra kunder och samhället bestående värde. Vår mångfald berikar vårt samarbete och de lösningar vi skapar. Summan av vår totala samarbetsinsats är större än varje persons individuella bidrag. Ansvar Jag tar ansvar för mina handlingar och agerar i enlighet med tillämpliga lagar, förordningar och Swecos affärsetiska riktlinjer. Jag tar också ansvar för att ett uppdrag håller samma höga kvalitet rakt igenom. Jag strävar efter lösningar som är hållbara och lönsamma både för kunden och för Sweco. Jag delar mina kunskaper och mina erfarenheter med mina kollegor och är öppen för att lära mig av andra. Jag är anpassningsbar och enkel att samarbeta med och arbetar effektivt. Code of conduct 3
Vårt sätt att göra affärer visar vilka våra värderingar är 4 Code of conduct
Swecos affärsmodell bygger på enkelhet och kundfokus med målet att det ska vara lätt att göra affärer och ha en affärsrelation med oss. Som Swecos medarbetare skapar vi gemensamt företagets varumärke och anseende genom det sätt vi beter oss på och genom vad vi förmedlar till vår omgivning. Vi verkar i en decentraliserad, kunddriven organisation som ställer höga krav på såväl företagets som på respektive medarbetares ansvar. Vi bedriver vår verksamhet inom ramen för gällande yrkesnormer, nationella lagar och förordningar samt Swecos riktlinjer och normer. Men vi inser också att etisk och moralisk praxis inte alltid kan regleras genom lagar och förordningar. Swecos Code of Conduct hjälper oss därför att definiera hur vi ska bete oss och bedriva verksamhet inom ett brett spektrum av miljöer och situationer. Var och en av oss förväntas känna till, förstå och följa Swecos Code of Conduct och de värderingar den grundas på. Vi har också skyldighet att hjälpa andra att göra detsamma. Vår Code of Conduct ger oss vägledning om krav på integritet och beteende i affärer, men ersätter trots detta inte vårt personliga ansvar och vår skyldighet att använda gott omdöme och söka vägledning om korrekt affärsbeteende. När vi är i tveksamma söker vi ytterligare vägledning och stöd från kollegor, chefer eller Sweco Group Legal, HR eller Kommunikation. Swecos förordningar, regler och Code of Conduct gäller i alla länder där vi är verksamma. Code of conduct 5
Fyra dimensioner av Swecos Code of Conduct 6 Code of conduct
Alla medarbetare är ansvariga för att se till att Swecos relationer med och förhållningssätt gentemot kunder, samhälle, konkurrenter och samarbetspartners samt kollegor, kännetecknas av integritet, professionalism, respekt och god etik. Dimension: Kunder Våra kunder står i centrum för allt vi gör. Vår existens som företag bygger på att vi skapar mervärde för våra kunders verksamhet. Eftersom kunderna söker vår kunskap och expertis ansvarar vi för att hålla oss uppdaterade med den senaste utvecklingen inom våra respektive kompetensområden. Vi bör vara tillgängliga och engagerade i relationerna med våra kunder. Vi uppfyller våra avtalsförpliktelser, rapporterar och fakturerar för våra tjänster enligt överenskommelse. Vi respekterar alltid våra kunders sekretess och integritet. Vi gör affärer på ett korrekt sätt och kunderna kan alltid lita på den information vi tillhandahåller. I ansvaret ingår även att arbeta tillsammans med ansvariga affärspartners. Det är oacceptabelt och förbjudet för oss alla att ingå konkurrensbegränsande överenskommelser, utöva bedrägeri, korruption eller tvingande bedrägliga metoder eller begära, acceptera, erbjuda, utlova eller betala mutor. Måttlighet och gott omdöme ska prägla vår syn på gåvor och representation. Vi förstår att även om det finns en branschgemensam praxis kan denna inte tas som ett tyst godkännande. Vi får inte erbjuda eller acceptera sådant som kan ifrågasätta vår uppriktighet eller vårt etiska sätt att göra affärer. Gåvor och representation ska vara lätta att koppla till vår verksamhet. Dimension: Samhälle Sweco bedriver ansvarsfullt och hållbart företagande. Det innebär att vi alltid agerar på ett socialt och miljömässigt ansvarsfullt sätt, inom ramen för lagarna i de länder där vi är verksamma och att vi stödjer och respekterar grundläggande mänskliga rättigheter (enligt definitionen i FN:s Allmän förklaring om de mänskliga rättigheterna ). Det innebär också att vi upprätthåller en dialog och samarbetar på ett ansvarsfullt sätt för att bidra till utvecklingen av samhället. Vi representerar Sweco på ett sätt som stärker vårt anseende och är i linje med vårt varumärke, oavsett om det handlar om media, evenemang eller annan extern representation. Vi åtar oss att stödja internationella och lokala insatser för att avskaffa korruption och ekonomisk brottslighet. Vi ska aldrig medverka i aktiviteter vi inte kan försvara eller stå för, och vi ska inte fatta beslut baserat på personliga intressen eller olämpliga relationer. Dimension: Konkurrenter Sweco anser att konkurrens är viktigt för affärsutveckling och innovation. Vi ska konkurrera i enlighet med lagstiftningen i respektive land, och stödja vederbörlig och fri konkurrens i våra egna offerter, andra leverantörers anbud och tillhörande upphandlingsprocesser. Swecos medarbetare får inte delta i förbjudna konkurrensbegränsande verksamheter, t.ex. olagliga prisöverenskommelser, utnyttjande eller missbruk av en dominerande ställning på marknaden. Det är strängt förbjudet att vinna fördelar genom metoder som kan tolkas som mutor eller olaglig provision oavsett om det bara gynnar företaget och inte den enskilde medarbetaren. Swecos medarbetare får inte arbeta för, eller indirekt bedriva tjänster för, en organisation som konkurrerar med eller gör affärer med Sweco. Medarbetarens närmaste chef ska kontaktas för att ge vägledning i detta avseende. Dimension: Kollegor Säkerheten för alla Swecos medarbetare har högsta prioritet. Detta är ett ansvar som delas av Sweco som arbetsgivare och Swecos medarbetare. Alla medarbetare kan få stöd från HR-avdelningen för att hitta lösningar på arbetsplatsrelaterade problem. Vi inser att som Swecos konsulter och medarbetare är vi alla spelare i samma lag. Det innebär att vi är lojala mot och står upp för våra kollegor. Vi behandlar våra kollegor med respekt, värdighet, ärlighet och artighet. Vi är professionella i vårt förhållningssätt till varandra, vi håller våra löften och levererar det vi lovat på utsatt tid och om eventuella hinder skulle uppstå informerar vi dem som berörs. Vi ska arbeta i en miljö fri från diskriminering, trakasserier och repressalier. Vi främjar öppen kommunikation där allas åsikt respekteras. När ett beslut fattats respekterar vi det och agerar tillsammans i enlighet med beslutet. Code of conduct 7
Efterlevnad och uppföljning av Swecos Code of Conduct Efterlevnad av Swecos Code of Conduct Alla på Sweco ansvarar för att följa vår Code of Conduct och för att också hjälpa andra att göra detta. Chefer på Sweco har ett särskilt ansvar att alltid föregå med gott exempel och se till att vår Code of Conduct omsätts i praktiken. Alla chefer har ansvar för att se till att medarbetare, affärspartners och andra berörda parter är informerade om vår Code of Conduct. Vad gäller medarbetare ska detta ingå i rekryteringen, introduktionen och utvecklingssamtalen. Alla medarbetare har ansvar för att främja att våra samarbetspartners agerar i enlighet med Swecos Code of Conduct. Uppföljning av Code of Conduct Uppföljning av efterlevnaden av vår Code of Conduct är en del av vår dagliga verksamhet. Swecos medarbetare måste rapportera alla överträdelser av affärsetik som uppstår i deras arbete, även om Sweco inte är direkt inblandat eller part i det aktuella avtalet. Detta kan göras genom att tala med närmaste chef, linjechefens chef, HR-avdelningen eller Group Legal Counsel. Dessutom kan medarbetare rapportera överträdelser mot affärsetiken anonymt till Sweco Ethics Line, vårt externa och säkra affärsetiksrapporteringssystem. I händelse av överträdelser av våra regler När bristande efterlevnad av Swecos Code of Conduct rapporteras eller misstänks kommer åtgärder att vidtas för att utreda och vid behov avhjälpa situationen. De som bryter mot vår Code of Conduct eller någon annan lag eller regel kommer att bli föremål för lämpliga disciplinära åtgärder som kan innebära att anställningen upphör. Om någon av Swecos affärspartners bryter mot vår Code of Conduct anser vi detta vara skäl nog att avsluta vår affärsrelation. 8 Code of conduct
Ramverk för etiskt beteende och beslutsfattande Använd dessa frågor som ett stöd när det råder osäkerhet kring den korrekta etiska åtgärden. Svaren kommer att ge vägledning. 1. Kan det vara olagligt på något sätt? 2. Strider det mot Swecos kultur och sätt att göra affärer? 3. Kan det möjligen ha en negativ effekt på Swecos eller din kunds varumärke? 4. Finns det några eventuella effekter på andra parter än Sweco och din kund att tänka på? 5. Skulle mer information hjälpa dig att fatta beslut? 6. Skulle det hjälpa att förklara dilemmat för en kollega för att få en annan infallsvinkel? 7. Vad skulle allmänheten säga om det du gjort rapporterades i media? 8. Är det rent spel mot våra konkurrenter? 9. Är det förenligt med sunt förnuft och gott omdöme? 10. Känns det rätt? Code of conduct 9
Praktiska verktyg för dagligt bruk CSR-policy CSR-policyn är Swecos grundpelare för affärsetik. Den beskriver Swecos övergripande syn på CSR-frågor, listar våra åtaganden och de internationella avtal vi har undertecknat och är skyldiga att följa. CSR-policyn finns på http://www.swecogroup.com/en/sweco-group/about- Sweco/Responsibility/CSR/ Swecos Corporate Sustainability Statement Vår hållbarhetsförklaring beskriver vårt förhållningssätt till hållbarhet; det finns på www.swecogroup.com Mer information om vår roll som företag vad gäller hållbar utveckling finns på webbplatsen World Business Council for Sustainable Development www.wbcsd.org. Sweco har varit medlem i WBCSD sedan 2013 och har som strategi att ytterligare utveckla och fördjupa företagens roll i en hållbar utveckling genom sina bidrag till denna organisation. Sweco Ethics Line Beteende som är, eller på goda grunder kan uppfattas som, brott mot lagar eller Swecos Code of Conduct ska rapporteras. Sweco har en intern process för rapportering av överträdelser av affärsetik via vårt externa och säkra affärsetiksrapporteringssystem. Alla rapporter behandlas med sekretess och anonymt om så önskas. Kontaktuppgifter för Swecos Ethics Line finns på Swecos intranät. Swecos kommunikationspolicy Swecos kommunikationspolicy innehåller allmänna principer för kommunikation och hantering av information med potentiell påverkan på kundrelationer, aktiekurs och Swecos varumärke: mediekontakter, personal- och marknadskommunikation. Alla medarbetare är skyldiga att ta del av innehållet i policyn och riktlinjerna samt att följa dem. Swecos kommunikationspolicy finns på Swecos intranät. FIDIC:s etiska kod International Federation of Consulting Engineers (FIDIC) inser att arbetet i teknikkonsultbranschen är avgörande för att uppnå en hållbar utveckling av samhället och miljön. Som medlemsföretag genom enskilda nationella medlemsföreningar delar vi uppfattningen att de principer som beskrivs i FIDIC:s etiska kod, är grundläggande för vårt uppträdande om samhället ska få nödvändigt förtroende för oss som rådgivare. Code of Ethics återfinns på http://fidic.org/node/743 10 Code of conduct
Code of conduct 11