Vi definieras av våra handlingar. Det är så här vi arbetar

Transkript

1 Vi definieras av våra handlingar Det är så här vi arbetar

2 Meddelande från koncernchefen Agera med integritet! Som ett integrerat europeiskt energiföretag är Vattenfall på flera sätt en viktig del av samhället. Till exempel innebär det att vi är en nyckelspelare när det gäller att utveckla morgondagens hållbara och energieffektiva samhälle. Vår verksamhet vilar på och ledsagas av tre gemensamma kärnvärden: Safety (Säkerhet), Performance (Resultat) och Cooperation (Samarbete) Uppförandekoden beskriver hur vi på ett praktiskt sätt i det dagliga arbetet använder oss av dessa kärnvärden. Den beskriver våra åtaganden och förväntningar gentemot våra intressenter och ger vägledning för våra anställda och alla andra som arbetar på vårt uppdrag. Det är avgörande för Vattenfall att vi följer högt ställda krav på integritet, i synnerhet genom att förebygga korruption och konkurrenshämmande beteenden. Tänk på att Vattenfall iakttar en nolltolerans mot mutor och korruption. Med integritet inom Vattenfall menas att våra medarbetare tar ett personligt ägande och ansvar för att göra det rätta genom att handla i enlighet med företagets etiska riktlinjer. Jag ber dig att läsa uppförandekoden noggrant, förstå vad den innebär och agera utifrån dess principer i ditt dagliga arbete. Om du har frågor om hur uppförandekoden ska tolkas, i synnerhet om du behöver hjälp att göra ett svårt val som kan uppstå inom ramen för ditt arbete, kan du kontakta din chef eller Vattenfalls Integrity organisation. Om du befinner dig i en situation som du tror kan vara ett allvarligt brott mot uppförandekoden, använd då företagets whistle blowing-funktion. Finns det några tvivel huruvida vi följer uppförandekoden uppmuntrar jag verkligen att man är öppen och talar om det! Magnus Hall 2 Vattenfall Uppförandekod 2014

3 Innehåll 02 Meddelande från koncernchefen 04 Inledning 05 Kärnvärden Safety Performance Cooperation 06 De åtta principerna 07 Hälsa och säkerhet Främja en säker och hälsosam arbetsmiljö 08 Människor Respektera varandra 09 Kunder och leverantörer Fokusera på våra kunder och leverantörer 10 Integritet Bedriva verksamhet på ett rättvist och ansvarstagande sätt 11 Kommunikation Bygga förtroende genom relevant kommunikation i rätt tid 12 Informationssäkerhet Ansvarsfull hantering av företagsinformation 13 Företagsresurser Ansvarsfull hantering av företagets resurser 14 Miljö Omsorg om miljön 15 Rapportering av incidenter 3 Vattenfall Uppförandekod 2014

4 Inledning Vi baserar vårt agerande på uppförandekoden Tillit är avgörande för att verksamheten ska vara framgångsrik på lång sikt. Uppförandekoden beskriver det beteende som förväntas av Vattenfalls medarbetare och vad vi kan förvänta oss av Vattenfall. Den är en vägledning som ska se till att vi alla agerar på rätt sätt. Det är vårt individuella ansvar att omsätta uppförandekoden i praktiken i vårt dagliga arbete. Genom att göra detta uppnår vi hållbara resultat och vinner våra intressenters förtroende. Som medarbetare är vi representanter för Vattenfall och vi förstår att det är upp till var och en av oss att skydda och stärka Vattenfalls anseende genom att agera i enlighet med uppförandekoden. Uppförandekoden gäller för alla Uppförandekoden gäller för alla Vattenfalls medarbetare och för alla bolag som konsolideras i Vattenfallkoncernen. När begreppen Vattenfall och företaget används i detta dokument omfattar de alla dessa enheter. Medarbetare som inte efterlever uppförandekoden Alla Vattenfalls medarbetare ska följa uppförandekoden. Handlingar som bryter mot uppförandekoden kan skada företagets anseende och leda till rättsliga åtgärder mot företaget och dess medarbetare. Att inte efterleva uppförandekoden kan även anses vara i strid med medarbetarens anställningsvillkor som är baserade på förtroende och lojalitet, vilket kan leda till disciplinära åtgärder. Be om råd En uppförandekod kan aldrig tillhandahålla ett exakt svar på hur man ska uppföra sig i alla tänkbara situationer. Om du inte är säker på hur du ska hantera en specifik situation, diskutera saken med din chef. Om du fortfarande har frågor kan du kontakta Juridik/ Integrity avdelningen eller HR-avdelningen. Uppförandekoden gäller även för tillfälligt anställda medarbetare (t ex entreprenörer, konsulter etc) som har anställts för att arbeta för Vattenfall via arbetsförmedlingar, via outsourcing av verksamhet eller på annat sätt (de benämns kollektivt som medarbetare eller vi ). De åtta principerna och våra kärnvärden Uppförandekoden anges i form av åtta principer och dessa tillsammans med våra kärnvärden är vägledande för vårt uppförande. Uppförandekoden kompletteras av policys och detaljerade instruktioner som ger ytterligare vägledning. Dessa policys och instruktioner finns i Vattenfall Management System. Längst ned på varje sida finns en länk som enkelt tar dig vidare till de policys och instruktioner som du behöver. Chefer föregår med gott exempel Det är chefernas ansvar att föregå med gott exempel och se till att medarbetarna i deras team förstår våra kärnvärden och de åtta principerna i denna uppförandekod. Chefer förväntas ta initiativ till att diskutera uppförandekoden och skapa en arbetsmiljö där medarbetarna känner sig tillräckligt trygga för att ta upp problem. Vattenfall Management System (VMS): VMS utgör ramen för policys, instruktioner och processer i syfte att säkerställa att Vattenfall arbetar i enlighet med formella krav och direktiv från styrelsen, koncernchefen, affärsenheterna och stabsfunktionerna. Se 4 Vattenfall Uppförandekod 2014

5 Kärnvärden Agera i enlighet med våra kärnvärden Safety Performance Cooperation Kärnvärdena ska visa vägen i vår dagliga affärsverksamhet och vårt agerande och de utgör ett stöd i förverkligandet av vår strategiska riktning. De ger oss också en gemensam värdegrund, baserad på det kulturella arv som finns inom Vattenfall. Vi tycker att det är lika viktigt att titta på vad vi gör, som att titta på hur vi kan göra det tillsammans. Safety (Säkerhet) Safety innebär att vi bryr oss om våra medarbetares, leverantörers, underleverantörers, kunders och även samhällets hälsa och säkerhet. Alla åtgärder måste vidtas på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Vi anstränger oss ständigt på alla sätt och vis för att förebygga skador och arbetsrelaterade sjukdomar. Vi arbetar hårt för att öka medvetenheten och kunskapen kring säkerhet och ett säkert beteende. Våra produktionsanläggningar måste uppfylla höga krav på processäkerhet, från design- till tillverkningsstadiet. Performance (Resultat) Performance innebär att vi strävar efter att uppnå våra mål samtidigt som vi agerar i enlighet med våra kärnvärden. Det är naturligt för oss att alltid göra vårt bästa och att ständigt utvärdera våra verksamheter för att på så vis förbättra oss. Samtidigt som vi gör framsteg säkerställer vi att våra arbetsuppgifter utförs på bästa sätt för att kunna göra verklighet av vår strategiska inriktning. Vi gör det vi säger att vi ska göra, och vi håller vad vi lovar. Cooperation (Samarbete) Cooperation innebär att vi litar på varandra och att vi på ett öppet sätt arbetar tillsammans för att nå våra mål och göra verklighet av vår vision. Vi vill skapa en ny era av samarbete där vi lär känna varandra bättre, tänker, agerar och delar med oss av våra kunskaper samtidigt som vi lär av varandra och utbyter erfarenheter över lands-och funktionsgränser. På samma sätt samarbetar vi även med våra externa intressenter. 5 Vattenfall Uppförandekod 2014

6 De åtta principerna Hälsa och säkerhet Vi driver våra anläggningar på ett säkert sätt för att skydda våra medarbetares, underentreprenörers och allmänhetens hälsa. Människor Vi gör det möjligt för våra medarbetare att utveckla sin fulla potential och ger alla lika möjligheter. Kunder och leverantörer Vi tar ansvar längs hela värdekedjan när det gäller att fastställa normer för leverantörer och tar hänsyn till kundernas behov och rättvis konkurrens. Integritet Vi följer alla lagar och förordningar som gäller för vår verksamhet. Vi har även en nolltoleranspolicy mot mutor och undviker intressekonflikter. Kommunikation När det gäller potentiell inverkan på koncernens anseende bör vi alltid agera för att samordna budskapen, så att informationen är konsekvent och korrekt. När vi kommunicerar i egenskap av medarbetare eller som privatperson är vi ständigt medvetna om hur våra uttalanden och vårt beteende kan påverka Vattenfalls anseende. Informationssäkerhet Vi är medvetna om att information är en viktig tillgång för Vattenfall. Vi säkrar viktig och känslig information, för att trygga dess integritet, tillgänglighet och sekretess. Företagsresurser Vi tar hänsyn till hållbarhet och kostnadseffektivitet när vi använder företagets resurser. Miljö När vi väljer mellan olika lösningar tar vi hänsyn till hur de påverkar människor, miljön och samhället. Vi använder alla resurser effektivt och minimerar miljöpåverkan i den mån det är möjligt. 6 Vattenfall Uppförandekod 2014

7 Princip 1 Hälsa och säkerhet Främja en säker och hälsosam arbetsmiljö Fokus på hälso- och säkerhetsfrågor Vattenfall anser att alla skador, yrkesrelaterade sjukdomar och säkerhetsincidenter kan undvikas. Vi strävar efter att alla våra medarbetare ska arbeta i en säker, hälsosam och motiverande miljö. Vi har alltid ett proaktivt förhållningssätt till hälsa och säkerhet och förbättrar kontinuerligt vår medvetenhet, kompetens och kunskap. Vi är uppmärksamma på säkerheten på och runt omkring arbetsplatsen. Vi är alltid uppmärksamma på möjliga hälso- och säkerhetsrelaterade faror och risker och agerar på ett lämpligt och proaktivt sätt när sådana risker dyker upp. Vi tar oss tid att lära oss om hälso- och säkerhetsaspekter och vi vidtar nödvändiga åtgärder för att undvika risker. Vi arbetar alltid på ett säkert sätt och följer alla föreskrifter. Detta innebär att vi omedelbart avbryter arbetet om en situation uppstår som inte är säker för oss själva eller andra. Vi arbetar förebyggande genom att använda personlig skyddsutrustning och skyddsverktyg. Vi hjälper våra kollegor att förhindra osäkra och/eller ohälsosamma situationer. Som ledare förstår vi att vi måste garantera våra medarbetares säkerhet och vidtar nödvändiga åtgärder för detta. Användning av läkemedel Alla medarbetare som använder läkemedel bör rådfråga den läkare som ordinerat medicinen, och/eller företagets läkare, om det föreskrivna läkemedlet kan resultera i en försämring av arbetsprestation. I sådant fall där läkemedlet kan försämra arbetsförmågan bör medarbetaren informera sin närmaste chef. Se Externa parter behandlas på samma sätt som våra egna medarbetare vad gäller hälsa och säkerhet, och vi förväntar oss att de följer Vattenfalls normer. Affärsresultaten kommer aldrig att prioriteras på bekostnad av våra medarbetares, entreprenörers och grannars hälsa och säkerhet. Förbud mot missbruk av droger och alkohol Alkohol och droger får inte missbrukas inom Vattenfall. Missbruk är varje situation där användningen av alkohol eller droger kan vara orsaken till säkerhetsincidenter eller förseelser med skadlig inverkan på Vattenfalls tillgångar eller resultat. Detta inkluderar Vattenfalls anseende i händelse av drog- och alkoholrelaterade trafikolyckor där Vattenfalls medarbetare är involverade. Missbruk tolereras aldrig och följs av disciplinära åtgärder så snart det upptäcks. 7 Vattenfall Uppförandekod 2014

8 Princip 2 Människor Respektera varandra Respektera mänskliga rättigheter Vattenfall stödjer principerna om mänskliga rättigheter som anges i FN:s Global Compact och vi garanterar att Vattenfall inte är delaktigt i brott mot de mänskliga rättigheterna. Erbjuda lika möjligheter och främja mångfald Vi ser mångfald som en resurs som kan förbättra våra resultat. Vi vill att mångfald ska utgöra en naturlig del av vår dagliga verksamhet genom att öka kunskapen, acceptansen och medarbetarnas vilja att samarbeta med varandra. Vår målsättning är att vara en förebild inom mångfald på våra olika marknader. Vi förkastar alla typer av diskriminerande handlingar som kan kopplas till situationer i arbetslivet, ända från rekryteringsstadiet. Alla medarbetare och sökande har lika möjligheter och rättigheter oavsett ålder, kön, religion, sexuell läggning, handikapp, politiska åsikter eller tillhörigheter, ursprungsland, etnisk tillhörighet, social bakgrund eller andra faktorer. Respektera varandra Vi agerar med respekt, både gentemot varandra inom företaget och gentemot externa kontakter. När vi utför våra arbetsuppgifter eller agerar på uppdrag av Vattenfall ska vi vara medvetna om att vi representerar Vattenfall på många sätt och agera därefter. Detta betyder att vi är hövliga och respektfulla i våra yttranden, vårt beteende och vårt sätt att bemöta människor. Vi utvecklar ständigt vår yrkeskunskap och vår kompetens. Med utgångspunkt i vår företagskultur och våra kärnvärden är vi fast beslutna att agera på ett säkert och ansvarsfullt sätt, och vi kan utföra våra arbetsuppgifter på bästa sätt, ta lärdom av varandra och utbyta erfarenheter mellan regioner, affärsenheter och funktionsområden. Främja tydligt, synligt och modigt ledarskap Chefer inom Vattenfall ansvarar för att leda verksamheten och medarbetarna i enlighet med visionen för att nå de strategiska verksamhetsmålen. Cheferna är förebilder och deras agerande sätter standarden för vårt arbetssätt. De översätter den strategiska inriktningen till prioriteringar och målsättningar och ser till att alla medarbetare förstår vad som förväntas av dem. De beslut våra ledare fattar påverkar befintliga och framtida resultat, medarbetarnas prestationer och utveckling samt säkerheten. Chefer fokuserar på att stödja människor för att de ska kunna prestera sitt bästa. De skapar förtroende, uppmuntrar feedback och är synliga och tillgängliga. Chefer vidtar åtgärder och tar ansvar i utmanande situationer. Vattenfalls ledare är tydliga, synliga och modiga. Vi måste avstå från alla former av oacceptabelt beteende. Oacceptabelt beteende omfattar alla handlingar där den andra personens integritet angrips verbalt, fysiskt eller icke-verbalt, t ex genom mobbing, diskriminering, sexuella trakasserier, rasism, aggression, våld och verbala angrepp. Förmå våra medarbetare att skapa en hälsosam, säker och högpresterande arbetsmiljö Vi strävar efter att skapa en företagskultur och arbetsmiljö som drar till sig, utvecklar och håller kvar medarbetare med de främsta spetskompetenserna och uppmuntrar utmärkta prestationer. Vattenfall respekterar medarbetarna och deras rättigheter och tillhandahåller en säker och sund arbetsplats. Se 8 Vattenfall Uppförandekod 2014

9 Princip 3 Kunder och leverantörer Fokus på kunder och leverantörer Fokus på våra kunder Vi strävar efter att tillhandahålla produkter, tjänster och lösningar som överträffar våra kunders förväntningar vad gäller kvalitet, säkerhet, hållbarhet och omsorg om miljön. Grunden i våra kundrelationer är sunda affärs- och marknadsföringsmetoder. Detta innebär t ex att: Vi lyssnar på våra kunder och behandlar dem, både som individer och företagen de representerar, med respekt. Vi upprätthåller en hög etik i alla affärsrelationer med våra kunder, inklusive hög integritet vid hantering av känslig kundinformation eller insyn i deras verksamhet. Vi har kundens bästa i åtanke i våra interna beslutsprocesser. Vi har tydliga och skäliga avtalsvillkor. Vår information om priser och andra villkor ger en god förståelse av våra produkter. Vi ska samarbeta med ansvarstagande leverantörer och affärspartners Vi arbetar endast med andra som har åtagit sig att göra affärer på ett lämpligt och etiskt vis, vilket ska framgå exempelvis i deras egen uppförandekod, etiska riktlinjer eller andra riktlinjer. Detta gäller för alla leverantörer och andra affärspartners som t ex mäklare, agenter, samriskföretag och andra tredje parter med vilka Vattenfall har affärsrelationer. Vattenfall stödjer FN:s Global Compact och tillämpar dess grundläggande principer inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden, miljö och korruptionsbekämpning. Vattenfall strävar efter att följa dessa principer genom hela vår verksamhets värdekedja, vilket även inbegriper våra leverantörer. Vi ber därför våra leverantörer att gå med på att följa de tio principerna i FN:s Global Compact såsom dessa beskrivs i Vattenfalls uppförandekod för leverantörer. Se De tio principerna i FN:s Global Compact: FN:s Global Compact uppmanar företagen att anamma, stödja och anta en uppsättning kärnvärden inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och korruptionsbekämpning inom sfären för företagens inflytande: Mänskliga rättigheter 1. Företagen ska stödja och respektera skyddandet av internationella mänskliga rättigheter, och 2. försäkra sig om att de inte är delaktiga i brott mot mänskliga rättigheter. Arbetsvillkor 3. Företagen ska upprätthålla föreningsfrihet och ett faktiskt erkännande av rätten till kollektiva förhandlingar, 4. avskaffande av alla former av tvångsarbete, 5. faktiskt avskaffande av barnarbete, och 6. avskaffandet av diskriminering vid anställning och i yrkesutövning. Miljö 7. Företagen ska stödja försiktighetsprincipen vad gäller miljörisker, 8. ta initiativ för att främja ett större miljömässigt ansvarstagande, och 9. uppmuntra utveckling och spridning av miljövänlig teknik. Korruptionsbekämpning 10. Företagen ska motarbeta alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning. 9 Vattenfall Uppförandekod 2014

10 Princip 4 Integritet Bedriva verksamhet på ett rättvist och ansvarstagande sätt Följ lagar och regelverk och agera med integritet Med integritet inom Vattenfall menas att alla Vattenfall-medarbetare på alla nivåer i företaget tar ett personligt ägande och ansvar för att göra det rätta genom att handla i enlighet med Vattenfalls etiska riktlinjer. Som Vattenfall-anställda följer vi gällande lagar och bestämmelser samt interna regelverk och processer. Att inte följa gällande regler är helt enkelt inte ett alternativ. Var och en, i synnerhet chefer som ska vara föredömen, har ett ansvar att se till så att vi hela tiden iakttar en hög integritet i vår verksamhet. Rättvis konkurrens Vi anser att en effektiv och rättvis konkurrens är avgörande för en väl fungerande marknad. Därför undviker vi onödiga kontakter med våra konkurrenter. När kontakter med konkurrenter ändå äger rum ska det alltid organiseras på ett sådant sätt att efterlevnad av konkurrensreglerna kan garanteras. Vi får inte genomföra aktiviteter som hindrar, begränsar eller eliminerar en rättvis konkurrenssituation. En överträdelse av konkurrenslagstiftningen kan leda till allvarliga rättsliga påföljder inte bara för företaget utan även för de inblandade individerna. Om du har några frågor rörande konkurrensreglerna eller Vattenfalls syn på dessa får du gärna kontakta Vattenfalls Jurist/Integrity avdelning. Var försiktig när det gäller gåvor och inbjudningar Vattenfall har en nolltolerans-policy rörande mutor och annan form av korruption. Därför varken ger eller mottar vi gåvor eller inbjudningar som kan anses utgöra otillbörliga förmåner. En otillbörlig förmån är något som objektivt sett kan uppfattas påverka mottagaren att utföra sina arbetsuppgifter på ett olagligt eller illojalt sätt gentemot arbetsgivaren. Sådana förbjudna förmåner kan bestå av nästan vad som helst, såsom pengar, gåvor av mer än symboliskt värde, inbjudningar, nöjesresor, eller tjänster av något slag. Vattenfall har antagit beloppsgränser och andra villkor som måste iakttas både när man ger och tar emot gåvor eller inbjudningar. Har du några frågor eller tveksamheter kring en viss förmån ska du alltid rådfråga din chef och/eller Vattenfalls Jurist/Integrity avdelning. Undvik eller hantera intressekonflikter En intressekonflikt kan uppstå om du har en privat koppling till, externt engagemang eller investering i bolag eller organisationer som har motsatta intressen än Vattenfalls. Vi måste undvika investeringar, engagemang och bisysslor i företag som är kunder, leverantörer eller andra affärspartners till Vattenfall som kan leda till en lojalitetskonflikt med Vattenfall. Om t ex du, din partner, en familjemedlem eller en vän till dig har affärsförbindelser med ett företag som Vattenfall har en affärsrelation till, se till att dina personliga relationer inte påverkar eller ser ut att påverka din förmåga att agera i företagets bästa intresse. Informera alltid din chef om personliga relationer som kan innebära en potentiell intressekonflikt. Se 10 Vattenfall Uppförandekod 2014

11 Princip 5 Kommunikation Bygg tillit genom relevant kommunikation i rätt tid Kommunikation är en naturlig del av vår affärsverksamhet. Det vi gör och säger styr hur omvärlden uppfattar oss. Följande standarder gäller både för intern och extern kommunikation: Sann: Vår information är korrekt och baseras på fakta. Begriplig: Vi kommunicerar på mottagarens villkor. Relevant: All information intresserar inte alla. Rätt information ges vid rätt tidpunkt till rätt mottagare. I tid: Så snart vi har korrekt och relevant information informerar vi både internt och externt. Vår utmaning Vattenfall verkar i en mycket politisk och mediakänslig industri (energi, kärnkraft, kol, vattenkraftsdammar, trygghet vad gäller försörjning och värme och el), finns på flera marknader och gör inköp på ännu fler marknader runtom i världen. Ansvarsfull kontakt med politiska intressenter Vårt mål är att bidra till den allmänna debatten kring frågor som berör Vattenfalls verksamhet. Därför är vi ansvarstagande, öppna och lyhörda mot våra stakeholders (både internt och externt) när det gäller att utveckla och debattera för vår syn på olika policys och regulatoriska frågor. Vid kontakt med politiska intressenter å Vattenfalls vägnar står vi upp för grundläggande värderingar om demokrati, tolerans, öppenhet och alla människors lika värde. På Vattenfall finns det personer med särskilt ansvar och befogen het att hantera företagets relationer med politiska intressenter. Frågor eller mötesförfrågningar från politiska intressenter ska därför vidareförmedlas till antingen avdelningen för European Affairs and Policy Management eller till en nationell avdelning för Public and Regulatory Affairs. Kommunikation känner inga gränser Komplexiteten i Vattenfalls kommunikativa utmaningar framhålls av utvecklingen inom media och kommunikation. Sociala medier har skapat en ständig granskningsprocess som tvingar företag inom alla sektorer att ägna större uppmärksamhet på de kommunikativa aspekterna av alla delar av sin verksamhet. Vi måste alltid noga tänka till när vi använder sociala medier (såsom Twitter, bloggar, Facebook och Linkedln etc). Vi bör aldrig sprida någon information om Vattenfall som inte är avsedd för allmänheten. Informationens rörlighet har gjort att nyheter och kampanjer är lokala, nationella och internationella på samma gång. Bedöma kommunikativa möjligheter och risker i alla verksamheter Planerade beslut och aktiviteter med en potentiell medial inverkan och konsekvenser för Vattenfalls anseende bör vara kända inom kommunikationsavdelningen i god tid så att vi kan kommunicera proaktivt och ärligt. Detta är avgörande för att samordna externa och interna budskap och skapa tillit i Vattenfalls varumärke. Frågor eller önskemål om intervjuer från journalister rörande Vattenfall ska hänvisas till Media Relations. Se 11 Vattenfall Uppförandekod 2014

12 Princip 6 Informationssäkerhet Ansvarsfull hantering av företagsinformation Skydd av information Företagsinformation är en viktig tillgång för företaget. Vi hanterar företagsinformation i fysisk och digital form på ett organiserat sätt för att undvika informationsförlust eller informationsstöld och för att säkerställa att informationen är tillgänglig för företaget. Företagsinformation omfattar: Känslig information som preliminära resultat, affärsplaner, planerade fusioner och förvärv etc Arbetsdokument, ledningssystem, databaser etc Juridiska dokument (patent, licenser, kontrakt etc) Kunduppgifter Hantera information varsamt Vi hanterar information som rör Vattenfall eller externa parter med yttersta försiktighet och vidtar alla nödvändiga åtgärder för att se till att informationen fortsätter att vara intern eller konfidentiell, efter behov. Vi behandlar bara sådana uppgifter som kommer från verifierade källor och utbyter bara information med, och via, behöriga affärspartners. Ha ett tomt skrivbord, en tom skärm och ett tomt kontor I moderna, öppna kontorsmiljöer är det inte säkert att anta att alla som passerar förbi ditt skrivbord eller kontor har rätt att få tillgång till samma information som du har. Därför följer vi regeln om tomt skrivbord, tom skärm och tomt kontor. Att ha ett tomt skrivbord innebär att ingen information går att komma åt på ett obevakat skrivbord. Tom skärm innebär att information inte är tillgänglig via en obevakad datorskärm. Ett tomt kontor innebär att man inte lämnar någon konfidentiell information på väggar, i mötesrum (blädderblock) eller i skrivare och att man inte slänger några konfidentiella dokument i obevakade papperskorgar eller på andra lättillgängliga ställen. Vi är medvetna om risken för oavsiktlig exponering av information och strävar efter att förhindra detta, t.ex. genom att undvika diskussioner om frågor som rör företaget på allmänna platser, sociala medier osv. Skydd av personuppgifter Vi inser vikten av att skydda medarbetares och kunders personuppgifter. Därför hanterar vi personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande dataskyddslagar i de olika länder där vi är verksamma. Använding av IT system på ett professionellt sätt IT-systemen finns till för att hjälpa oss att arbeta effektivt och professionellt. Vi använder alltid ITsystem och utrustning i enlighet med de instruktioner som givits av IT-funktionen och vår chef. De personliga inloggningsuppgifter vi har fått används bara till avsedda ändamål och avslöjas eller delas aldrig med någon annan. Se 12 Vattenfall Uppförandekod 2014

13 Princip 7 Företagets resurser Ansvarsfull hantering av företagets resurser Vi använder företagets resurser med omsorg. Skador, resursslöseri, förluster och stölder förhindras i möjligaste mån. Företagsresurserna omfattar: Företagsinformation och Vattenfalls varumärken och logotyper; Material, lager, inventarier; Ekonomiska resurser; IT-relaterade verktyg och utrustning; Företags-, service- och leasade fordon. Vi använder endast företagsinformation och Vattenfalls varumärken och logotyper samt material, lager och inventarier för affärsmässiga ändamål. Vi använder material, lager och inventarier liksom företags-, service- och leasade fordon på ett hållbart sätt. Vi beaktar även den miljöpåverkan som användningen av dessa resurser innebär. Vi ådrar oss kostnader endast om de är nödvändiga för affärsändamål. Vi är restriktiva med att för privata ändamål använda företagets IT-verktyg och resurser som e-post, internet, kopierings-, skannings- och utskriftsutrustning. Vi använder företags-, tjänste-, och leasade fordon samt IT-relaterade verktyg såsom (mobil)telefoner, surfplattor och bärbara datorer i enlighet med gällande avtal. Se 13 Vattenfall Uppförandekod 2014

14 Princip 8 Miljö Omsorg om miljön Resultatet av vårt miljö- och klimatrelaterade arbete är grundläggande för vår konkurrenskraft och för en långsiktigt hållbar utveckling av vår verksamhet. Vattenfalls anställda delar gemensamt på ett ansvar för hållbarhet och i synnerhet ska företagets chefer se till så att deras anställda har rätt stöd i detta avseende. I vår verksamhet arbetar vi proaktivt med att minska vår påverkan på miljö och människors hälsa. Eventuell påverkan beaktas i alla beslut i hela organisationen. Vi strävar efter att kontinuerligt få en bättre förståelse för hur vår verksamhet påverkar miljön och vi gör vårt yttersta för att förbättra företagets hållbarhetsarbete. Vi förhindrar och, om möjligt, minskar de skadliga effekterna av vår verksamhet på människor och miljö. Inför varje nytt projekt, utbyggnadsbeslut och investering iakttar vi en försiktig hållning och gör en utvärdering utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Vi bedömer vilka miljörisker som våra tillgångar ger upphov till, både när det gäller befintliga men också nya och avvecklade sådana. Vi tar ansvar för verksamheten under hela dess livscykel, inklusive en planering för avveckling av verksamheten och anläggningarna i fråga. När vi väljer leverantörer, entreprenörer och affärspartners anger och bedömer vi deras miljöprestanda. Vi utvecklar en företagskultur där man bryr sig om arbetsplatsmiljön och förespråkar en effektiv användning av energi och andra resurser i vår verksamhet. Se Vi uppmuntrar våra kunder att använda energi effektivt som ett sätt att minska miljöpåverkan. Vi erbjuder innovativa lösningar för att hjälpa våra kunder och samhället i stort att förbättra sin miljöpåverkan. Vi ser alltid till att eventuella affärsresor är nödvändiga för verksamheten. Vi prioriterar möten i virtuell form, vilket innebär att vi använder verktyg som videokonferenser, personlig videoutrustning, telefonmötessystem och andra samarbetsverktyg. Vi stödjer användande av kollektivtrafik när det är möjligt. 14 Vattenfall Uppförandekod 2014

15 Rapportering av incidenter Vi uppmuntrar alla medarbetare att rapportera lagöverträdelser och handlingar som strider mot innehållet i denna uppförandekod. Om överträdelser upptäcks i ett tidigt skede blir det lättare att begränsa skadan, vilket inte bara är till fördel för Vattenfall utan även för företagets medarbetare och intressenter. Rapportera iakttagna eller misstänkta överträdelser av lag och denna uppförandekod till: Din chef och/eller Legal/Integrity eller Internal Audit. Vattenfalls whistleblowing-funktion Vattenfall strävar efter att skydda alla som lämnar en rapport och de som deltar i en utredning i god tro. Om du vill rapportera en allvarlig överträdelse och du inte vill göra det till någon internt inom Vattenfall kan du kontakta En av de externa ombudsmännen inom Vattenfalls whistleblowing-funktion. En medarbetare som rapporterar till det externa ombudet kan välja om han eller hon vill vara anonym. Se För kontaktuppgifter till ombudsmännen se länken nedan. Att rapportera till en ombudsman gör det möjligt för medarbetare, konsulter och leverantörer att anonymt rapportera allvarliga oegentligheter inom företaget till en extern part, som ett komplement till företagets interna rapporteringsvägar. De externa ombudsmännen är externa advokater som agerar oberoende av Vattenfall. 15 Vattenfall Uppförandekod 2014

16 Vattenfall AB Stockholm Besöksadress: Evenemangsgatan 13 T F info@vattenfall.com November, 2014