Kommunstyrelsen 2015-02-25 1 (28) Plats och tid Kommunstyrelsesalen, kl 9:30-16:45 Plats och tid Beslutande Cecilia Vilhelmsson, S ordförande, Thony Andersson, S, ( ej 46,48, 49 52-57, 59-61)Birgitta Larsson, S, ( 46,48, 49 52-57, 59-61) Mats Allard, M (ersättare för Monika Gideskog, M), Birgitta Gunnarsson, C, Eric Westerberg, MP, Tommy Engback, KD, Annette Ohlsson, M, Jan Erik Jeppson, M ( 46, 48,49, 51-57, 59-61) Curt Karlsson, (ej 46, 48,49, 51-57, 59-61) FP, Runar Öhman, SD. Ersättare Övriga deltagande Birgitta Larsson, S, Maria Gillberg, C, Jan Björfeldt, MP,-15.40, Birger Hagström, KD, Jan-Erik Jeppsson, M, Yvonne Mellberg Jakobsson, FP, Jenni Iwarsson, SD Dag Segrell, kommunchef, Chris Tevell. Maria Åhström, Thomas Gustafsson, Pirjo Ohvo, Lotta Gylling, Azadeh Pendari, Yvonne Stolt Terese Hallerfeldt, Hanna Hammarlund Jennifer Myrén (S), Yngve Welander kommunrev, Yngve Nilsson, kommunrev. Utses att justera Annette Ohlsson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Patrik Hjalmarsson Paragrafer 41-61 Ordförande Cecilia Vilhelmsson Justerande Annette Ohlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen 2015-02-25 Datum för Datum för anslags uppsättande 2015- anslags nedtagande 2015- Förvaringsplats för protokollet Underskrift... Patrik Hjalmarsson
Kommunstyrelsen 2015-02-25 2 (28) 41 Information om kommunrevisionens granskningsplan 2015 Vid dagens sammanträde informerar kommunrevisorerna Yngve Welander och Yngve Nilsson om 2015 års granskningsplan Grundläggande granskning Sammanträden med nämnder för granskning av ansvarsutövande Granskning årsredovisning 2014 Granskning delårsrapport 2015 Intern kontroll och uppföljning Uppföljning granskningar 2013-2014 Fördjupade revisionsprojekt Granskning kunskapsresultat grundskola Granskning omsorg och socialnämndens planering, demografi mm gällande äldreomsorg Granskning fastighets och VA underhåll Granskning IT säkerhet, strategi, ändamålsenlighet Granskning bisysslor Granskning lokalförsörjning - omsorg- och socialnämnd samt utbildningsnämnd Kommunstyrelsen tar del av informationen.
Kommunstyrelsen 2015-02-25 3 (28) 42 Dnr KS/2014:191, KS/2014:116 Budgetuppföljning 2014, 12 månader, inkl kort bokslutsinformation Sammanfattning Bokslutsprognoserna följs av en budgetuppföljning efter 12 månader. Nämnderna visar ett överskott jämfört med budget om 7,9 mkr och finansieringen ger ett överskott om 14,6 mkr. Nämndernas avvikelser har vid prognostillfällena under året summerat till underskott. Tidigt uppmanades till återhållsamhet. Vid årets slut uppkom en positiv avvikelse med 7,9 mkr. Omsorgs- och socialnämndens underskott låg dock relativt fast och slutade på -19,4 mkr. Utbildningsnämnden som tidigare under året prognosticerat underskott visade +13,5 mkr där både gymnasiet och grundskolan fick ett bättre avslut än väntat. Kommunstyrelsens förvaltning fick slutligen ett överskott, 6,8 mkr, som delvis härrör från Tillväxt/arbetsmarknad. Därutöver finns avvikelser på det finansiella området bland annat ofördelade kostnader som avsatts i budgeten men inte tagits i anspråk fullt ut, 7,9 mkr, samt reavinster från försäljning av tomter, 5,9 mkr. Årsredovisningen för 2014 redovisas vid senare tillfälle men redan nu står det klart att resultatet för 2014 blev 39,1 mkr. Årets resultat efter balanskravsjusteringar är 32,0 mkr. Vid sammanträdet deltar även Jennifer Myrén utbildningsnämndens ordf, Lotta Gylling utbildningschef, Pirjo Ohvo omsorgs-och socialchef samt Azadeh Pendari arbetsmarknadschef för att redovisa sina nämnders/förvaltningars budgetuppföljningar och prognoser, mer om detta under ärendet 43 analys av bokslutsprognoser 2014. att lägga informationen till handlingarna
Kommunstyrelsen 2015-02-25 4 (28) 43 Dnr KS/2014:191 Analys av bokslutsprognoser 2014 Inför 2014 implementerades ett nytt arbetssätt med ekonomiprognoserna. En modul i ekonomisystemet infördes i syfte att förtydliga rollerna för budgetansvariga, ekonomer och administratörer. Modulen förbättrar möjligheterna till uppföljning, prognos och analys både för chefer och ekonomer både centralt och på förvaltningar. En ny rutin infördes med en månatlig prognosavstämning av ekonomichef till KS. Prognosavstämningen baserades på ekonomichefens informationsinhämtning och rapporteras muntligt till KS varje månad. Utfallet i bokslutet visar preliminärt på ett resultat med +39 mkr, en avvikelse mot budgeterade resultat på 16 mkr. Prognosavvikelserna har för några nämnder varit stora, med negativa prognoser i början av året och frågor har därför ställts till nämnderna om orsakerna och vad som kan göras för att prognoserna ska bli bättre. Anledningarna är för 2014 i första hand ej budgeterade statliga bidrag och för stor försiktighet. Omsorgs- och socialchef Pirjo Ohvo redovisar i första hand fem omfattande processer som anledning till nämndens stora budgetunderskott - Upphandling av personlig assistans verkställdes 6 mån efter utsatt start - Upphandling Slomarps demensboende, start förköts en månad - Omställningen av Kungshögahemmet gått långsammare än planerat - Ökande behov inom äldreomsorgen - Övertagande av hemsjukvården med skatteväxling motsvarande 700 hembesök/mån som visade sig bli 1250 hembesök/månad Utbildningsnämndens ordförande Jennifer Myrén och utbildningschef Lotta Gylling redovisar anledning till nämndens överskott och bristande bokslutsprognoser - Fokus på omställningsarbetet inom gymnasieskola och vuxenutbildning - Fokus på att klara att nå balans mellan verksamhet och ekonomi i samtliga verksamheter - Missat intäktsuppföljningen, främst avseende statsbidrag och ökat barn/elevunderlag - Svårt förutse vissa statsbidrag som kom sent 2014 - Allmänt sett för stor försiktighet och bristande tilltro till positiva ekonomisiffror Arbetsmarknadsenhetens chef Azadeh Pendari redovisar anledning till enhetens överskott och bristande bokslutsprognoser
Kommunstyrelsen 2015-02-25 5 (28) - Statsbidrag ökat pga att fler asylsökande togs emot, från 50 st i början på 2014 till 104 i slutet av året - Avtal med af om sysselsättningsfas 3 gav större intäkter än beräknats - För stor försiktighet trots positiva ekonomisiffror Kommunstyrelsen tar del av informationen
Kommunstyrelsen 2015-02-25 6 (28) 44 Dnr KS/2014:469 Riktlinje för bokslutsprognos-uppdatering Bakgrund Förslag till uppdatering av riktlinjen, antagen av KS 17/2010, har framtagits av kommunstyrelsens förvaltning. Metoden att ta fram bokslutsprognosen har från 2014 ändrats på så sätt att den utförs direkt i ekonomiportalens modul, Budget och Prognos. Prognostillfällena är intakta och redovisat prognosmaterial till kommunstyrelsen är likartat. Vissa övriga moment har bortfallit och ett nytt har tillkommit. Sammanfattning Ekonomiavdelningens månatliga lönerapportering och kravet på vissa förvaltningars enhetsuppföljning per månad har utgått. Däremot får kommunstyrelsen en månatlig muntlig information för prognosavstämning/värderad prognos. Ekonomichefen informerar muntligen om detta de månader bokslutsprognos inte upprättas, det vill säga april, juni, september och november. I och med budget och prognosmodulens tillkomst har hanteringen förenklats och möjligheterna att få en rättvisande bild vid varje tillfälle förbättrats. Möjlighet finns också att göra månadsvisa prognoser som de större nämnderna genomfört. Ekonomisystemets ekonomiportal med modulen Budget och Prognos har gjort det möjligt att direkt på skärmen registrera varje enhets budget där uppgifter som underlättar prognosframtagandet framgår på samma bild. att fastställa uppdaterad riktlinje för bokslutsprognos,bilaga att den ska gälla från 2015 års bokslutsprognoser Beslutet skickas till: Ekonomiavdelningen Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 7 (28) 45 Dnr KS/2014:470 Riktlinje delårsbokslut Bakgrund Kommunens riktlinjer för delårsrapport upprättades för första gången 2004, KS 71 efter att resonemang förts från revisionens sida om rapportens innehåll och omfattning. En uppdatering gjordes 2011 KS 164 efter att praxis medfört att innehållet till viss del ändrats. Rådet för kommunal redovisning (RKR) gav 2013 ut en rekommendation, RKR 22, gällande delårsrapport med tillämpning år 2014. För 2014 års delårsrapport har kommunens gällande riktlinje tillämpats. Denna riktlinje upphör och istället utgår kommunen från RKR 22 med vissa tillägg/avvikelser. Sammanfattning I kommunal redovisningslag finns regler för upprättande av delårsrapport. Rådet för kommunal redovisning har också utgivit en rekommendation för att precisera innehållet i delårsrapporten, RKR 22. Kommunens riktlinje för delårsrapport följer lagen liksom RKR 22 men med vissa avvikelser. Lagens krav Delårsrapport upprättas efter åtta månader vilket följer Kommunal redovisningslags (KRL) anvisningar i kap 9, 1, som säger att delårsrapport ska upprättas minst en gång per räkenskapsår och omfatta minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Även i övrigt följs KRL:s kapitel 9 om delårsrapporter. RKR 22 RKR tar fram rekommendationer för kommunal redovisning. Under 2013 utgavs nr 22, Delårsrapport, med tillämpning från 2014. Rekommendationen förutsätter att läsaren har tillgång till den senaste årsredovisningen. Rekommendationen anger minimikrav men kommunstyrelsens förvaltning föreslår att ytterligare uppgifter ska redovisas samt någon ändring i övrigt. För upprättande och revision är det viktigt att dessa avvikelser framgår i en riktlinje. Här redovisas endast avvikelser mot RKR 22. Avvikelser mot RKR 22 2. Uppföljning av kommunmål redovisas 3. Personalredovisning i kortare form upprättas 4. Noter till resultat och balansräkningar redovisas 5. Kassaflödesanalys redovisas 6. Uppgifter om befolkning redovisas 7. Dotterbolagen MSE och Bostadsbolaget kallas årligen till kommunstyrelsen för att redogöra för sina delårsrapporter. Detta tillfälle bör vara i anslutning till att kommunens delårsrapport presenteras.
Kommunstyrelsen 2015-02-25 8 (28) RKR 22 avviker mot kommunens nu gällande riktlinje genom följande: Bolagens delårsresultat och helårsprognos ska var för sig redovisas i tabell. Hittills har endast nyckeltal redovisats. Fortsättningsvis följer kommunen RKR 22 och redovisar tabell. Sammanställd redovisning upprättas inte. Enligt RKR 22 ska sammanställd redovisning upprättas under vissa förutsättningar nämligen: Den kommunala koncernens räkenskaper ska presenteras jämte kommunens om minst ett av nedanstående villkor är uppfyllda: 1) De kommunala koncernföretagens andel av kommunkoncernens intäkter, vilket omfattar såväl verksamhetsintäkter som skatteintäkter och statsbidrag, uppgår till minst 30 procent. 2) De kommunala koncernföretagens balansomslutning uppgår till minst 30 procent av kommunkoncernens balansomslutning. I de fall en sammanställd redovisning inte upprättas, bör delårsresultat samt helårsprognos redovisas för respektive bolag. Villkoret om intäkter inte är uppfyllt men villkoret om balansomslutning är uppfyllt. Trots detta föreslås att kommunen avstår sammanställd redovisning på grund av följande: *Elimineringar av skulder/tillgångar, kostnader/intäkter som ska stämmas av mellan bolagen är en resurskrävande uppgift i sammanställd redovisning. Hittills har delårsrapporten kommit till KS i början av oktober och KF i slutet av oktober. Med hänsyn till kravet på snabb information är det av vikt att rapporten inte blir senare rapporterad än hittills. Ovanstående tillägg om kommunmål, personalredovisning, noter med mera kan tas fram snabbt och bedöms tillföra rapporten väsentligt innehåll. *Mjölby kommun driver alla verksamheter (som inte är upphandlade) i förvaltningsform och har inte bolagiserat verksamheter vilket är vanligt i större kommuner. Där får den sammanställda redovisningen en större tyngd. att kommunens nuvarande riktlinje, antagen av kommunstyrelsen 2011 164, upphör att gälla att fastställa riktlinje för delårsrapport enligt förslag, bilaga. Beslutet skickas till: Ekonomiavdelningen Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 9 (28) 46 Dnr KS/2015:16 Svar på remiss om plan för stab, samverka Östergötland Bakgrund Mjölby kommun har blivit ombedd att yttra sig över dokumentet Samverkansplan Stab för stöd till Samverkansmötet inom ramen för Samverkan Östergötland. Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor beslutade den 7 december 2013 att fastställa den framtagna strategin Samverkan Östergötland strategi för samverkan i Östergötlands län före, under och efter större händelser, stora olyckor och kriser. Strategin arbetades fram i bred förankring bland länets kommuner och regionala myndigheter. Mjölby kommun beslutade den 4 september 2013 att ställa sig bakom den remiss av strategin som tillsänts samverkansparterna. Som ett fortsatt led i arbetet enligt strategin har nu Länsstyrelsen, i samverkan med övriga aktörer inom Samverkan Östergötland, tagit fram ett förslag på en samverkansplan det vill säga hur den praktiska samverkan genom en stab till stöd för samverkansmötet ska fungera i samband med en allvarlig händelse. Sammanfattning Syftet med en stab till stöd för samverkansmötet är att när aktörerna inom Samverkan Östergötland, inom ramen för ett samverkansmöte, identifierar ett behov av en fördjupad kunskap och stöd för att kunna hantera den allvarliga händelsen ska kunna sammankalla en samverkande stab. En sådan stabs uppdrag är att kunna beskriva och hantera behov på kort och lång sikt, upprätta en samlad lägesbild, ta fram kunskapsunderlag och ge förslag på hur samverkan och prioritering av insatser ska ske för att nå ett så bra resultat som möjligt för helheten och få ett effektivare resursutnyttjande i länet. Kommunen ska kunna bidra med resurser i staben. De personer som blir aktuella för ett sådant uppdrag ska vara lämpliga för uppgiften och vara utbildade och övade. Kommunen har ett ansvar att identifiera vilka kompetenser som finns tillgängliga i den egna organisationen. Kommunen skulle önska ett förtydligande i planen gällande just de olika organisationernas bidrag och ansvar. Finns det något minimikrav på hur stora resurser en kommun förväntas ha tillgänglig? Och vem ansvarar för kartläggningen av tillgängliga resurser. Är det upp till kommunen att hålla
Kommunstyrelsen 2015-02-25 10 (28) en uppdaterad lista över tillgängliga resurser utifrån kompetens, eller ska ett sådant underlag sammanställas av Länsstyrelsens. I kapitlet om Funktioner i stab för stöd till samverkansmötet står det även att Respektive utsedd organisation svarar för att utbilda personal i den specificerade stabsfunktionen samt, efter beslut av samverkansmötet, ställa personal till förfogande för stabssamverkan. Kommunens ställer sig frågan vilka dessa utsedda organisationer är? Under rubriken utbildningsbehov förtydligas att alla som arbetar i staben, utöver stabsutbildning, även ska ha en grundutbildning i strategin Samverkan Östergötland. Är detta en utbildning som finns idag, eller är det upp till kommunen att genomföra i egen regi, och hur garanteras i så fall att alla eventuella stabsmedlemmar har samma miniminivå på kunskap om Samverkan Östergötland? att anta kommunstyrelsens förvaltnings förslag till yttrande över Länsstyrelsens Samverkansplan stab för stöd till samverkansmöte. Beslutet skickas till: Länsstyrelsen Östergötland Helena Westman Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 11 (28) 47 Dnr KS/2015:23 Arvode beredskapsersättning Bakgrund För förtroendevald i socialutskottet som fullgör beredskap för socialjour utgår ersättning enligt arvodesreglerna med 0,2% av riksdagsmannaarvodet, omräknat till kronor 122 kr/dygn. Det är ett fåtal förtroendevalda som har beredskap i socialutskottet och diskussioner har förts angående ersättningens storlek i förhållande till uppdraget art. Efter diskussioner ar förslaget att ersättningen höjs till 0,4% av riksdagsmannaarvodet, 244kr/dygn föreslå kommunfullmäktige besluta att beredskapsersättningen för social jour, för förtroendevalda, höjs till 0,4% av riksdagsmannaarvodet per dygn. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 12 (28) 48 Dnr KS/2014:166 Antagande av det Personalpolitiska programmet Det personalpolitiska programmet är grundstenen i Mjölby kommuns personalarbete. Det ger en inriktning för personalarbetet och är ett övergripande styrdokument för övriga styrdokument av personalpolitisk karaktär. Det nuvarande programmet antogs 2007-03-27. Det behöver revideras för att bli tydligare och få en överensstämmelse med den utveckling som sker i kommunen. Personalkontoret har nu reviderat programmet för att tydliggöra kommunens personalpolitik och tydliggöra kopplingen till kommunens vision, mål och värdegrund. Det är ett övergripande idé- och styrdokument för alla som arbetar i kommunen. Syftet med programmet är att ge chefer, medarbetare och blivande medarbetare en bild av vad kommunen står för och vill uppnå med personalpolitiken. Birgitta Gunnarsson (C) yrkar att begreppet fjärde storstadsregionen i programmet byts ut mot Region Östergötland. Ordföranden ställer proposition på personalutskottets förslag och Birgitta Gunnarsson (C) yrkande och finner att kommunstyrelsen bifaller Birgitta Gunnarsson (C) yrkande. föreslå kommunfullmäktige besluta att anta det personalpolitiska programmet med Birgitta Gunnarssons (C) yrkande. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 13 (28) 49 Dnr KS/2015:54 Läsplattor till förtroendevalda Kommunstyrelsen fattade beslut 2012-11-21 258 att bifalla Tobias Josefssons (FP) motion om att övergå till läsplattor inom den politiska organisationen. I enlighet med kommunstyrelsens uppdrag att tidigast från och med 2014 års budget införa läsplattor startades ett pilotprojekt inom omsorgsoch socialförvaltningen i september 2014. I nuläget kan IT-avdelningen erbjuda två typer av läsplattor enligt tidigare tecknat avtal. Prestandan och priset är jämförbara. Kommunerna har tidigare valt ipads i verksamheterna. Tidplanen förutsätter dock val av ipads. Vid användandet av läsplattor är en viktig aspekt att ha fokus på säkerheten. De två undersökta app-alternativen erbjuder idag inte den lägsta godtagbara graden av säkerhet vid hantering av känslig information. att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att samordna införandet av läsplattor enligt tidplan inom den politiska organisationen enligt tidplan, att kostnaden för läsplattemodulen Lex Meeting finansieras genom KS ofördelade medel, samt att varje nämnd själv får svara för finansieringen av inköp, drift samt service. Beslutet skickas till: Nämnder Ekonomikontoret IT-avdelningen Carina Stolt Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 14 (28) 50 Dnr KS/2013:718 Svar på medborgarförslag, införande av kommunal app Bakgrund Amelie Hägg Tollsten har i ett medborgarförslag föreslagit en applikation för att anmäla fel och brister samt evenemangsinformation. Ärende Amelie skriver i sitt medborgarförslag att det skulle underlätta för henne och andra kommuninvånare att anmäla fel om det var möjligt oavsett tidpunkt. Hon beskriver att hon nästan aldrig går in på hemsidan och därför tycker att det skulle underlätta med en applikation som kan laddas ner till smartphones. Mjölby kommun har under hösten 2014 infört ett nytt system för synpunktshantering och felanmälan. Sedan november månad finns även en applikation tillgänglig för denna funktion. att tacka för medborgarförslaget och ställa sig bakom det och genom införandet av en applikation till synpunktshanteringen har förslaget genomförts. Beslutet skickas till: Amelie Hägg Tollsten Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 15 (28) 51 Dnr KS/2014:338, KS/2014:246 Svar på medborgarförslag gällande säker strålmiljö i skolan. Bakgrund Katharina Krusell och Ann Atterbom föreslår i var sitt medborgarförslag trådbunden internet- och telefonuppkoppling i skolor, förskolor och på fritids i Mjölby kommun. Förslagen har skickats på remiss till utbildningsnämnden, miljönämnden samt till kommunens it-avdelning som har inkommit med svar. Medborgarförslagen Ann Atterbom hänvisar till arbetsmiljölagen och miljöbalken i sitt medborgarförslag och framför att: 1. Den artificiella elektromagnetiska strålningen från trådlös teknik är annorlunda och extremt mycket starkare än den naturliga bakgrundsstrålningen. 2. Trådlös teknik har införts i skolor utan att testas och utan riskbedömningar gjorts. 3. Såväl internationella organ som forskare, läkare och experter varnar för effekterna 4. Mängden vetenskaplig forskning som visar hälsoeffekter är överväldigande 5. Kommunen har ansvar för att säkerställa att miljön i skolan är hälsosam. Katharina Krusell hänvisar i sitt medborgarförslag till miljöbalken, arbetsmiljölagen samt skollagen och barnkonventionen och framför att: Alltmer forskning från hela världen visar på stora hälsorisker med strålningen från trådlös teknik och allt fler experter samt politiska instanser varnar för riskerna i synnerhet för barnen. Katharina Krusell begär att med utgångspunkt från bland annat Europarådets resolution 1815 att Mjölby kommun använder trådbunden internet och telefonuppkoppling i alla kommunala förskolor, grundskolor och fritids samt att de trådlösa nätverken kopplas bort eller stängs av. Hon anser att mobilanvändandet strikt ska regleras genom mobilförbud i klassrummen och personalen ska stänga av sina mobiler när de vistas i barn/elevgruppen. IT-avdelningen IT-avdelningen har i sitt yttrande beskrivit omfattningen av trådbundna respektive trådlösa nätverk i kommunen. Det finns idag trådlösa nätverk i huvuddelen av de lokaler där det bedrivs kommunal verksamhet. Inom ut-
Kommunstyrelsen 2015-02-25 16 (28) bildning finns idag ca 900 surfplattor som är trådlösa. Till det tillkommer mobiltelefoner då totalt med 700 till 800 medarbetare har det i tjänsten. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden har besvarat remissen med att fast trådbundna nätverk med tillgång till bland annat internet finns sedan länge ibland annat alla kommunala förskolor och skolor. Dessa kompletterades med början 2008 med trådlösa accesspunkter, ett arbete som var fullt genomfört under hösten 2013. Strålskyddsmyndigheten (SSM) är den svenska myndighet som torde ha de den samlade vetenskapliga kompetensen i dessa frågor och vars rekommendationer kommunen som myndighet ska grunda sina ställningstaganden på. Strålskyddsmyndigheten, brittiska myndigheten Health Protection Agency (HPA), världshälsoorganisationen (WHO), alla nordiska länder och de flesta andra av världens länders motsvarigheter gör efter omfattande tester bedömningen att radiovågor från mobilstationer, radio, TV, trådlösa datornätverk med mera inte innebär några hälsorisker. Eftersom Strålskyddsmyndigheten med flera anser att det inte finns anledning att av strålsäkerhetsskäl undvika att installera trådlösa datornätverk vare sig i skolor eller i hemmiljö följer kommunen deras rekommendationer av ovan angivet skäl. Gemensamma miljönämnden för Mjölby och Boxholms kommuner Miljönämnden har yttrat sig med följande skrivning. Enligt miljönämndens bedömning är ett förbud mot trådlösa internet- och telefoniuppkoppling i skolor, förskolor och fritids inte att anse som skäligt. Enligt miljönämndens bedömning bör dock vissa försiktighetsmått vidtas då kommunen installerar trådlösa datornätverk och telefoniuppkoppling i skolor, förskolor och på fritids för att minska barns och elevers exponering av radiovågor. Trådlösa datornätverk och trådlösa telefoniuppkoppling bör endast installeras om det finns ett faktiskt och motiverat behov. En sådan bedömning bör göras i varje enskilt fall. I de fall där installationer sker bör installationen ske på ett sådant sätt att exponeringen för användarna begränsas så långt det är tekniskt möjligt genom placering av utrustningen och val av teknik. Ovanstående bedömning görs med hänvisning till 2 kap 3 och bedöms rimlig enligt 2 kap 7 miljöbalken. Om strålskyddsmyndigheten i framtiden ändrar sina råd och rekommendationer kan miljönämnden komma att göra en annan bedömning. Vid sammanträdet deltar Katharina Krusell och Ann Atterboms man Tony som föredrar och motiverar medborgarförslagen
Kommunstyrelsen 2015-02-25 17 (28) Eric Westerberg (MP) yrkar att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att samordna en utredning om hur trådburen teknik kan ersätta wi-fi nätverk och trådlösa telefoner i kommunens förskolor, skolor och fritidsgårdar för att upprätthålla en säker strålmiljö för barn och unga som under långa tider vistas i dessa miljöer samt beakta den samlade forskningen om risker ned strålning från wi-fi nätverk och trådlösa telefoner. Efter ajournering konstaterar ordförande att det föreligger två förslag, - Arbetsutskottets med en tilläggs att-sats, samt - Eric Westerbergs (MP) yrkande. Ordförande ställer proposition på dessa och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets med en tilläggs att-sats. att tacka förslagsställarna för förslagen som besvaras med att kommunen även fortsättningsvis kommer att följa strålskyddsmyndighetens bedömning, samt att Mjölby kommun ska anordna en information för lärare, elever och föräldrar angående SSMs rekommendationer och underbyggande forskning avseende strålningsrisker med nyttjande av främst mobiltelefoni och trådlöst internet (wi-fi) Mot beslutet reserverar sig Eric Westerberg (MP) Beslutet skickas till: Medborgarförslagställarna Utbildningsnämnden Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 18 (28) 52 Dnr KS/2014:35 Redovisning av internkontroll 2014, KSF. Bakgrund Följande processer återfinns i KS-förvaltnings internkontrollplan för år 2014: 8. Hantering av synpunkter och klagomål (kommungemensamt) 9. Dokumenthanteringsplaner (kommungemensamt) 10. Verksamhetsuppföljning 11. Fakturahantering i kommunen som helhet 12. Rapportering av delegationsbeslut Sammanfattning Resultatet av den genomförda internkontrollen visar att processen verksamhetsuppföljning fungerar tillfredsställande. Därmed föreslås att denna process utgår ur förvaltningens internkontrollplan för år 2015. Till stora delar fungerar processen avseende synpunktshantering och felanmälan samt dokumenthanteringsplaner tillfredsställande. Processerna fakturahantering samt rapportering av delegationsbeslut fungerar ej tillfredsställande på förvaltningsnivå. Åtgärder har vidtagits för att förbättra resultatet. Dessa processer behöver följas upp och finnas med i kommunstyrelsens internkontrollplan år 2015. att godkänna uppföljningen av kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2014. Beslutet skickas till: Carina Brofeldt Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 19 (28) 53 Dnr KS/2014:577 Svar på granskningsrapport från kommunrevisorerna "Uppföljning av granskning av internkontroll" Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av intern kontroll i Mjölby kommun. Kommunens revisorer emotser styrelse och aktuella nämnders gemensamma kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av rapporten senast den 15 februari 2015. De granskade nämnderna är kommunstyrelse, Omsorgs- och socialnämnd, utbildningsnämnd, byggnads- och räddningsnämnd samt miljönämnd. Revisionell bedömning Styrelsen och nämnderna i allt väsentligt bedriver ett intern kontrollarbete baserat utifrån reglerna i gällande reglemente för intern kontroll. Det bedöms samtidigt att det finns behov av utveckling bl a gällande väsentlighet och riskbedömning så att kontroller sker inom väsentliga riskområden samt dokumentation av genomförda kontroller. Sammanfattning Kommunstyrelsen finner det glädjande att revisionen bedömer att styrelsen och berörda nämnder i allt väsentligt bedriver ett intern kontrollarbete baserat utifrån reglerna i gällande reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen och berörda nämnder är positivt inställda till revisionens förslag att utveckla internkontrollen. Kommunstyrelsen föreslår att följande åtgärder genomförs: Översyn och uppdatering av reglemente och tillämpningsanvisningar avseende organisatorisk uppdelning samt gemensamma internkontrollmoment Utveckla metoden med risk och väsentlighetsanalyser Dokumentera de återkommande internkontrollerna avseende ekonomi samt personaladministrativa rutiner och processer Förtydliga internkontrollarbete avseende kommunala företag. Ta fram en gemensam standard i form av en mall för genomförda kontroller. Förtydliga och understryka styrelse och nämnders deltagande i arbetet med intern kontroll. att godkänna kommunstyrelseförvaltningens svar som kommunstyrelsens och berörda nämnders gemensamma svar på granskning av revisionsrapport Uppföljning av granskning av internkontroll, Mjölby kommun,
Kommunstyrelsen 2015-02-25 20 (28) att överlämna skrivelsen till kommunens revisorer samt till kommunfullmäktige, att en översyn och förslag till reviderat reglemente och tillämpningsanvisningar utifrån föreslagna åtgärder redovisas till kommunstyrelsen senast den 15 juni 2015. Beslutet skickas till: Kommunrevisionen Kommunfullmäktige Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 21 (28) 54 Dnr KS/2015:51 Detaljplan för del av Björkudden inom Svartå strand. Bakgrund Den fördjupade översiktsplanen (FÖP) över området Svartå strand antogs av Kommunfullmäktige i december 2012. Området kan på lång sikt exploateras med upp till 700 bostäder. Arbetet med en första detaljplan för bostadsbebyggelse inom kv Rosenkammaren pågår. Ett optionsavtal har tecknats mellan Göta Stenhus AB och kommunen gällande bostadsexploatering inom den norra delen av Björkudden inom Svartå strand. Göta Stenhus AB vill uppföra fem stycken kedjehus utmed Södra Strandvägen. Gällande detaljplan för området är antagen 1934 och för att möjliggöra byggnation av bostäder behöver en ny detaljplan upprättas. Kostnaden för detaljplanearbetet skall belasta exploateringsavdelningen. att ge byggnads- och räddningsnämnden i uppdrag att upprätta en ny detaljplan för norra delen av Björkudden inom Svartå strand, samt att ge kommunchefen i uppdrag att snarast ta fram en helhetslösning för hela Björkudden. Beslutet skickas till: Kommunchefen Byggnads- och räddningsnämnden Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 22 (28) 55 Dnr KS/2015:75 Återkallande av planuppdrag för Ramstadlyckorna i Mjölby stad. Byggnads- och räddningsnämnden har vid sammanträde 2015-01-26, 11 beslutat att återkalla planuppdrag för Ramstadslyckorna i Mjölby stad. Bakgrund Kommunstyrelsen uppdrog 2007, 206, till byggnads- och räddningsnämnden att upprätta detaljplan för ett område vid Ramstadlyckorna norr om Högliden i Mjölby stad. Området skulle planläggas för verksamhetsmark. Planläggningen har aldrig genomförts då fastighetsinnehavarens intresse upphörde och denne har idag inga planer på att byggnation. att återta beslutet från 2007, 206, om att upprätta detaljplan för Ramstadslyckorna i Mjölby stad. Beslutet skickas till: Byggnads- och miljönämnden Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 23 (28) 56 Dnr KS/2015:66 Övriga uppdrag för ordförande och 2:e vice ordförande i styrelser och nämnder. Mjölby kommuns förtroendevalda med uppdrag som ordförande och 2:e vice ordförande i kommunstyrelsen och nämnder har kontinuerliga träffar ett antal gånger per år, max 7 heldagar per år. Träffarna finns inte reglerade i arvodesbestämmelserna och ingår inte i de antal timmar ordförande har till förfogande. I arvodesreglerna fastslås att övriga uppdrag som ska utgöra arvodesgrund måste föregås av ett beslut i kommunstyrelsen/nämnden, alternativ inom delegationsordningen. att träffarna för ordförande och 2:e vice ordförande i kommunstyrelse och nämnder från 2015 ska lyda under Övriga uppdrag utifrån arvodesbestämmelserna för Mjölby kommun, samt att antal träffar är max 7 heldagar/år Beslutet skickas till: Akten Ordförandena 2:e vice ordförandena
Kommunstyrelsen 2015-02-25 24 (28) 57 Dnr KS/2015:67 Tillsättande av näringslivschef Tillväxtkontoret är en avdelning med en ansvarig tillväxt och näringslivschef. Underställda tillväxt- och näringslivschef är arbetsmarknadsenheten med en arbetsmarknads chef i enheten inkluderas även integration, näringslivssamordnare, näringslivsutvecklare, turistbyråföreståndare, landskapssamordnare och en marknadsstrateg. Tillväxt och näringslivschefens främsta uppdrag är att utveckla näringslivsfrågorna och marknadsföra kommunen. Det finns svårigheter att skapa en optimal marknadsföring av kommunen och ett långsiktigt näringslivsklimat med nuvarande organisation. Svårigheterna består i att enheten är stor och det krävs omfattade tid till administration, ledning, styrning och uppföljning. Initiativet att se över organisationen har växt fram och idag finns förslag på ny organisation där näringslivsfrågor och marknadsföring av kommunen förstärks. Förslaget innebär en förstärkning på såväl marknadsföring som på näringslivsfrågor i form av en näringslivschef/utvecklare och en marknadschef/utvecklare. Annette Ohlsson (M) yrkar avslag på den andra att-satsen, att ge kommunchefen i uppdrag att tillsätta en marknadschef i avvaktan på förslag om en ny organisation. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och Annette Ohlssons (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. att ge kommunchefen i uppdrag att tillsammans med arbetsutskottet rekrytera en näringslivschef, att ge kommunchefen i uppdrag att tillsätta en marknadschef, samt att ge kommunchefen i uppdrag att inom delegationen fastställa och genomföra en omorganisation av Tillväxtkontoret. Mot beslutet reserverar sig Annette Ohlsson (M), Mats Allard (M) och Jan- Erik Jeppsson (M). Beslutet skickas till; Kommunchefen, Akten
Kommunstyrelsen 2015-02-25 25 (28) 58 Dnr KS/2014:579 Svar på begäran från Energimarknadsinspektionen om yttrande över ansökan om upphävande av nätkoncession Bakgrund Svenska Kraftnät bygger för närvarande en ny 400 kv kraftledning, Sydvästlänken, mellan Hallsberg och Nässjö. Den ska ersätta en gammal 220 kv kraftledning. Den nya ledningen förläggs till stor del i den befintliga ledningsgatan Energimarknadsinspektionen har nu remitterat Svenska Kraftnäts ansökan om upphävande av nätkoncession för den gamla 220 kv-ledningen. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Mjölby kommun förutsätter att ledningsstolparna och fundamenten tas bort och marken återställs i samråd med berörda fastighetsägare. I skogsområden där ingen ledning ska vara kvar bör återställandeåtgärderna innefatta plantering av ny skog. Där kommunen är ägare ska kontakt tas med service- och teknikförvaltningen för planering och genomförande av åtgärderna. I tätortsområden krävs normalt en högre nivå på åtgärderna, vilket kan innefatta t ex nya markskikt och planteringar. Ledningsstolpar och viss annan utrustning utgör till stor del miljöfarligt avfall och ska omhändertas enligt de regler som gäller. Förekomst av föroreningar i mark måste undersökas och saneras. Föroreningar av sådan omfattning att de kan påverka nuvarande eller kommande markanvändning får ej lämnas kvar i mark eller material. I tätortsnära områden som kan komma att bli aktuella för bostäder, skolor eller motsvarande ska sanering ske till nivån känslig markanvändning. att som svar till Energimarknadsinspektionen anta kommunstyrelseförvaltningens synpunkter ovan. Beslutet skickas till: Akten Energimarknadsinspektionen
Kommunstyrelsen 2015-02-25 26 (28) 59 Inkomna skrivelser/meddelanden Följande meddelanden/skrivelser redovisas vid sammanträdet. Från Motala kommun, sammanträdesprotokoll från kf 2015-01-26, val av vice ordf i överförmyndarnämnden. Från kulturnämnden 2015-01-26, rapport internkontroll och internkontrollplan 2015. Från byggnads- och räddningsnämnden 2015-01-26, uppföljning av internkontroll 2014 och intern kontrollplan 2015. Från SKL 2015-01-23, överenskommelse mellan SKL och VINNOVA om stärkt innovationsförmåga i offentlig verksamhet 2015-2017. Från Samordningsförbundet Mjölby-Ödeshög-Boxholm protokoll från styrelsesammanträde 2014-12-17 Kommunstyrelsen tar del av handlingarna
Kommunstyrelsen 2015-02-25 27 (28) 60 Redovisning av delegationsbeslut Vid sammanträdet redovisas följande delegationsbeslut. Delegationsbeslut fattade av kommunchefen Optionsavtal mellan Mjölby kommun och Göta Stenhus AB avseende förvärv av kommunens mark, Björkudden inom Mjölby 40:5 Delegationsbeslut fattade av Medborgarservice Förteckning av beslut januari 2015avseende färdtjänst, riksfärdtjänst, mm. Delegationsbeslut fattade av ekonomichefen. Upphandling av fällningskemikalier UH-2014-159 Upphandling av trädgårdsmaskiner UH-2014-181 att godkänna redovisningen
Kommunstyrelsen 2015-02-25 28 (28) 61 Inbjudan till studiebesök UBAB och HP Boendeutveckling inbjuder kommunstyrelsen till ett studiebesök till ett av företagens byggprojekt i Linköping, tisdag den 17 mars, kl 10-12. att delta på studiebesöket med Cecilia Vilhelmsson, Maria Gillberg, Eric Westerberg, Birgitta Larsson, Birger Hagström, Runar Öhman, Monika Gideskog och Annette Ohlsson.