SVAR PÅ FULLMÄKTIGEMOTION 4/2013: Nationalspråksstrategi för Kyrkslätts kommun I fullmäktigemotionen som lämnades under föregående fullmäktigeperiod 8.4.2013 kräver ledamöterna, med Mikael Gerkman som första undertecknare, att Kyrkslätts kommun ska uppgöra en konkret nationalspråksstrategi. Kommunstyrelsen beslutade ge sitt svar på fullmäktigemotionen 2.11.2015 355. Kommunfullmäktige behandlade svaret vid sitt sammanträde 16.11.2015 och beslutade remittera ärendet för ny beredning. Då fullmäktige remitterade ärendet gav de som anvisning att man i motionen har strävat efter konkreta åtgärder som man ska ta ställning till i större utsträckning och mer verksamhetsmässigt och inte som en administrativ inskrivning. Svar på fullmäktigemotion 4/2013 Kyrkslätts kommuns centrala bestämmelser gällande tvåspråkighet har sammanfattats i förvaltningsstadgan som reviderades efter att fullmäktigemotionen inlämnades. Bestämmelser om invånarnas och servicetagarnas språkliga rättigheter finns i 93 i förvaltningsstadgan och om språkliga rättigheter i kommunens verksamhet i 94 i förvaltningsstadgan. Efter att fullmäktigemotionen lämnades och besvarades och remitterades har justitieministeriet sammanställt en myndighetsanvisning Verktyg för nationalspråksstrategin. Anvisningen uppdateras kontinuerligt och baserar sig på statsrådets principbeslut om en strategi för två livskraftiga nationalspråk som gavs år 2012. Justitieministeriet har det allmänna ansvaret för uppföljning av nationalspråksstrategin. Avsikten med anvisningen är att hjälpa myndigheter och tjänsteinnehavare att konkret tillämpa språklagstiftningen i sitt arbete så att de grundläggande fri- och rättigheterna för finsk- och svenskspråkiga tillgodoses. De konkreta åtgärder som räknas upp nedan är baserade på avgörandepraxis i anvisningar som upprätthålls av justitieministeriet. För att underlätta läsningen har justitieministeriets åtgärdsanvisning skrivits med kursiv stil. Efter det konstateras det hur anvisningen tillämpas i Kyrkslätts kommun. Utöver det som konstateras nedan är det skäl att notera att Kyrkslätts kommun i egenskap av tvåspråkig kommun respekterar och värdesätter båda nationalspråken och strävar efter att till alla delar handla på ett sådant sätt att de grundläggande fri- och rättigheterna för finsk- och svenskspråkiga tillgodoses. Publikationer och tryckt material - Lägg fram enspråkigt material fram så, att det är lika lätt att få materialet både på finska och svenska (RP 92/2002 rd, s. 89). - Utveckla ny terminologi samtidigt både på finska och på svenska. På så sätt skapar du förutsättningar för att båda språken kan användas.
Webbpublikationer - Använd i alla sammanhang både det finska och det svenska namnet på en tvåspråkig myndighet. - Använd helst samma bokstavsstorlek för båda språken (RP 92/2002 rd, s. 89). - Ge en tvåspråkig myndighet namn både på finska och på svenska. Kombinera inte olika språk eller bokstavskombinationer i dem till ett gemensamt namn (JO dnr 2745/4/10, 3581/4/10, 3706/4/10), samt - Använd båda nationalspråken för namn på tvåspråkiga myndigheter. Namn enbart på engelska räcker inte (JO dnr 4032/4/08). I Kyrkslätts kommun görs publikationer och trycksaker på båda nationalspråken. De är antingen enspråkiga eller tvåspråkiga. I publikationer används samma teckengrad på båda språken och språkdelarna är jämställda sinsemellan. Kyrkslätts kommun har fungerat som föregångare i fråga om att namnge myndighetsfunktioner på båda de inhemska nationalspråken. Institutet för de inhemska språken har på ett positivt sätt tagit Kyrkslätt som exempel i en publikation, där det behandlar användningen av bl.a. ordet livskraft på båda nationalspråken. Institutet för de inhemska språkens webbpublikation finns att läsa på adressen https://www.kotus.fi/nyt/kotusblogi/satunnaisesti_kirjoittava_kotuslainen/elinvoima_ei_kasva_elinvoimasanaa_viljelemalla.23649.blog I egenskap av tvåspråkig kommun använder Kyrkslätt alltid sitt myndighetsnamn på båda nationalspråken i alla officiella sammanhang. - Använd både finska och svenska i sociala medier och på internet i synnerhet om mediet fungerar som myndighetens huvudsakliga informationskanal (RP 92/2002 rd, s. 98); den information som bestämmelsen förutsätter ska ges på både finska och svenska oberoende av i vilken form och på vilket sätt den ges. Arbetet med att förnya kommunens webbsidor påbörjades våren 2017. I samband med detta uppdaterades webbsidornas innehåll helt och hållet. Före omarbetningen uppdaterades innehåll på finska och svenska vid olika tider och kommuninvånarna hade tillgång till olika information vid olika tidpunkter. Genom omarbetningen uppdateras informationen på webben samtidigt på båda nationalspråken finska och svenska. Det är praxis att kommunens translatorer översätter materialet före det publiceras. Användningen av sociala medier har ökat avsevärt under de senaste åren. Kommunen använder aktivt Facebook, Twitter och Instagram. Sociala medier når tusentals kommuninvånare och kommunikationen inom dessa är mycket aktiv. Utgångspunkten är att alla officiella kommentarer som publiceras i kommunens namn i sociala medier publiceras på båda nationalspråken. Målsättningen är också att publicering sker samtidigt på båda språken. Översättningsbehoven som sociala medier ger upphov till är en del av kommunens translatorers arbete.
E-post korrespondens - Använd åtminstone finska och svenska för dina kontaktuppgifter i e- posten (JO dnr 3010/4/11). - Använd åtminstone finska och svenska i e-postens automatiska frånvaromeddelande (JO dnr 2575/4/06, 63/4/07, 2809/2/08). Personalen har fått anvisning om att skapa fält för kontaktinformation i e-posten på båda nationalspråken finska och svenska. Automatiska frånvaromeddelanden skall också skrivas på både finska och svenska. Man har skapat konkreta exempelsatser som personalen vid behov kan antingen kopiera som sådana eller tillämpa vid skapande av frånvaromeddelanden. Kontakter med enskilda personer - Ta med båda språken vid planeringen av serviceprocesserna. - Gör färdiga tvåspråkiga mallar (till exempel brevmallar och annat material). - Klargör på förhand till vem kunden ska hänvisas om den ansvarige tjänstemannen inte har tillräckliga kunskaper i finska och svenska för att svara på frågor eller hjälpa kunden med hans eller hennes ärende. - Se till att var och en vet var man får service på finska eller svenska, om inte servicen ges på båda språken på samma ställe (RP 92/2002 rd, s. 92). - Använd skyltar, flaggor eller andra symboler som tydligt visar vilka språk du använder. Hjälp kunden att välja det språk som han eller hon vill använda. - Fråga i osäkra fall vilket nationalspråk kunden vill använda. - Gör för ditt eget område på förhand upp ämnesordregister som innehåller listor över termer och fraser, till exempel hälsningsord. Detta är till hjälp vid till exempel telefonservice eller annat arbete som utförs på det språk som man använder mindre. - Ge också extern personal instruktioner om att de ska använda både finska och svenska (till exempel hälsningsord). - Använd finska och svenska vid automatiska telefonsvar (JO dnr 1891/4/10, 633/4/07). - Kontakta en enskild person på hans eller hennes språk, på det språk han eller hon tidigare använt eller både på finska och på svenska. Detta gäller tvåspråkiga myndigheter (språklagens 19 3 mom., 23 3 mom.). Serviceprocesser planeras i princip så att en kommuninvånare kan handla på vilket nationalspråk som helst i kommunen. Dokumentbotten som används i kommunen har planerats så att de är antingen tvåspråkiga eller kan användas på vilket nationalspråk som helst. Tvåspråkigheten har beaktats i anvisningarna som gäller kommunens grafiska uttryck. Substanstjänstemän förutsätts ha språkkunskaper i finska eller svenska i enlighet med sin position. Kravet ingår i respektive behörighetskrav, om vilket kommunstyrelsen beslutar i samband med att en befattning inrättas eller ändras. Då till exempel lämplig högskoleexamen är behörighetskrav betyder det också att den som rekryteras förutsätts ha avlagt språkexamen som fordras i examen.
Användning av olika symboler för att visa personalens språkkunskaper som nämns i justitieministeriets anvisning är ett utvecklingsobjekt som inte för tillfället används i kommunen. I en del organisationer visas språkkunskaper med ett klistermärke på identitetskortet (t.ex. kunskap i svenska kan visas med svenska flaggan som symbol). Till exempel nästa gång som identitetskorten förnyas är det möjligt att lägga till språkkunskapssymboler. Personalen uppmuntras att använda båda nationalspråken. Både allmänna och yrkesspecifika språkkurser och diskussionsgrupper ordnas regelbundet för att förstärka det skrivna och talade språket. Offentliga framträdanden och sammanträden och förbättrande av språkkunskaper - Använd både finska och svenska vid offentliga framträdanden, till exempel i tal och hälsningsord. Detta är effektivt med tanke på kommunikationen, får alla att känna sig välkomna och ökar språkens parallella närvaro i offentligheten. - Se till att medlemmarna i ett organ med många medlemmar känner att de har rätt att använda finska och svenska vid sammanträden. - Sänd mötesmaterialet på finska och på svenska om det är möjligt, eller delvis på båda språken. - Använd det ena språket i det muntliga anförandet och det andra språket i bildspelet som stöder anförandet. Detta utvecklar också deltagarnas fackterminologi på båda språken. - Använd samtidigt finska och svenska i informella diskussioner. Detta hjälper personalen att upprätthålla sina språkkunskaper och främjar en naturlig användning av båda språken. - Håll både finsk- och svenskspråkiga dagstidningar och annat läsbart synligt. - Medlemmar i en tvåspråkig kommuns organ har rätt att vid sammankomster använda finska eller svenska. Medlemmarna kan också ge skriftliga utlåtanden eller ställningstaganden, till exempel anmäla avvikande mening, på sitt eget språk finska eller svenska även om det avviker från protokollsspråket. Om något av ovanstående bifogas till protokollet ska det översättas till protokollsspråket. - Enligt språklagen ska fullmäktiges möteskallelser och protokoll skrivas på båda språken i tvåspråkiga kommuner. Beslut om språket i andra organs möteskallelser och protokoll fattas av kommunen. - I partsfrågor ska både beslutet och protokollsutdrag dock ges på handläggningsspråket. Om någon annan än en part begär att få ett protokollsutdrag ska det ges på protokollsspråket. Protokollsutdraget ska ges på det språk som det begärts på, om protokollet har skrivits på båda språken. Då fullmäktige slog fast budgeten för år 2018 gavs riktlinjen att föredragningslistorna och protokollen för alla kommunens organ produceras på båda nationalspråken med undantag av språksektionerna och vård- och omsorgssektionen. Organens protokoll, med undantag av språksektionernas, görs på finska och översätts till svenska. Översättningar beställs som köpta tjänster i sådana fall då kommunens egna translatorers resurser inte räcker till. Administrativa handlingar, föredragningslistor och vid behov också kommunikations- och marknadsföringsmaterial produceras genom externa översättningstjänster.
Informationssystem Kommunens arbetsspråk är finska och största delen av kommunens arbetstagare har finska som modersmål I personalens pausrum finns fack- och dagstidningar att läsa på båda nationalspråken. Sakägare får beslut på behandlingsspråket och protokollsutdrag på det språk som det begärts på. - Se till att ett och samma språk kan användas i alla skeden då man använder informationssystemet. Detta är viktigt i synnerhet då olika program kombineras och uppdateras (JO dnr 212/4/08, 2523/4/08). - Betrakta din nätkommunikation ur en enspråkig persons synvinkel, får han eller hon all den information som behövs på det egna nationalspråket och går det att navigera framåt på sidorna utan att byta språk? - Kom ihåg både finska och svenska språket i det skede då informationssystem anskaffas (se verktyget Upphandling ). - Kom ihåg både finska och svenska i alla texter som produceras automatiskt. - Skapa en internetadress för myndigheten som består av hela ord på finska och svenska och som baserar sig på myndighetens namn. Detta främjar att de språkliga rättigheterna förverkligas enligt lika grunder i enlighet med språklagens 35 (JO dnr 3802/4/07). - Gör blanketterna på nätet tvåspråkiga. Då informationssystem anskaffas och används är målsättningen att systemets användningsspråk kan vara vilket som helst av nationalspråken (se punkten Upphandling nedan). Systemleverantörer har tidvis haft svårt att uppfylla det här kravet. I upphandlingen av ett bibliotekssystem som genomfördes för en tid sedan definierades föremålet för upphandlingen till exempel så att användargränssnittets språkalternativ finns till för systemets användare (bibliotekets kunder). På samma sätt definierades språkalternativen för bibliotekets låne- och återlämningsautomater. I lösningarna vid det meröppna biblioteket har man krävt att inloggningsenheternas kundskärmar är på personens modersmål. I webbkommunikationen har man effektiverat förverkligandet av språkliga rättigheter. På grund av ärendehanteringssystemets egenskaper har det inte alltid varit möjligt att på önskat sätt publicera beslut och navigera från en sida till en annan på det egna modersmålet. Man har aktivt strävat efter att finna lösningar till detta i samarbete med systemleverantören. Kommunens internetadress fungerar på båda nationalspråken: www.kirkkonummi.fi och www.kyrkslatt.fi. Arbetsgrupper och projekt
- I beslut om tillsättande av arbetsgrupper och projekt skall nedan nämnda omnämnas. - Checklista: ett omnämnande av bedömningen av de språkliga konsekvenserna som en del av arbetet och ett omnämnande av att bedömningen av de språkliga konsekvenserna ska beaktas i slutresultatet. - Samråd under arbetets gång: Ett omnämnande av samråd med för arbetsgruppen eller projektet viktiga samarbetsparter (till exempel experter på produktion av svenskspråkig service). - Arbetsplan: ett omnämnande av i vilket skede av arbetet bedömningen av de språkliga konsekvenserna görs och ett omnämnande av att tillräcklig tid ska reserveras för översättning i tidtabellerna för arbetet. - Slutresultatet ska göra det möjligt att tillgodose de språkliga rättigheterna: åtminstone ett sammandrag samt eventuella lagförslag ska alltid finnas på finska och svenska (språklagens 31 32 ). - Fastställande av uppföljningsansvaret så, att tillgodoseendet av de språkliga rättigheterna följs upp: hur och med vilka intervaller sker uppföljningen? Vem ansvarar för uppföljningen? Med vilka mätare följs resultatets språkliga konsekvenser upp? I projekt och arbetsgruppsarbete har man inte haft som praxis att göra en skild uppskattning av de språkliga konsekvenserna. Utvecklingen av effektivt deltagande bör främjas också i fortsättningen. Kommunens translatorsresurser har i enlighet med fullmäktiges beslut inriktats främst på organens sammanträdeskommunikation. Utöver det översätts även material som behövs för kommunens officiella kontakter. I kommunorganisationens interna arbete används finska språket. Utgångspunkten är att interna anvisningar inte översätts. Upphandling - På myndigheternas upphandlingsförfarande tillämpas enligt huvudregeln lagen om offentlig upphandling (348/2007). Resultatet av upphandlingen, till exempel en tjänst eller en produkt, ska dock vara sådan att den tryggar de finsk- och svenskspråkiga medborgarnas grundläggande språkliga rättigheter på det sätt som språklagen (423/2003) förutsätter. - Statliga myndigheter samt tvåspråkiga kommuner och samkommuner ska producera tjänster på finska och svenska. Om en uppgift som hör till en myndighet ges till en enskild, ska myndigheten försäkra sig om att den språkliga servicen ges på samma nivå vid skötseln av uppgiften (språklagens 25 ). - Bedömning av de språkliga konsekvenserna vid upphandling betyder att man bedömer på vilket eller vilka språk den produkt eller tjänst som anskaffas ska fungera. - Tvåspråkiga myndigheter och tvåspråkiga kommuner eller samkommuner ska se till att resultatet av att man köper tjänster är sådant att man kan trygga de språkliga rättigheterna för såväl finsk- som svenskspråkiga medborgare. - Om man först i det skede då anbudsförfrågan och anbud är bindande för upphandlaren beaktar att upphandlingens resultat ska levereras på olika språk, kan kostnaderna stiga avsevärt. En bedömning av de språkliga verkningarna efter definitionsfasen kan försena hela upphandlingsprocessen och inverkar också på andra processer. Vid definitionen av upphandlingen och budgeten måste man ta i beaktande att en tilläggsegenskap i ett datasystem i allmänhet kostar mera än när egenskapen är standard. - Upphandlingsförfarandets språk gäller bara förfarandet, inte resultatet av
upphandlingen. Språket i anbudsförfrågan och anbudet får inte inverka negativt på språket i den produkt eller tjänst som upphandlas och på så sätt på förverkligandet av medborgarnas språkliga rättigheter. Valet av språk vid upphandlingsförfarandet får inte utesluta potentiella anbudsgivare från fortsättningsskedet. Enspråkiga tjänsteleverantörer i tvåspråkiga kommuner ska ha möjlighet att lämna in anbud på sitt eget språk. - Checklista för produkten eller tjänsten som upphandlas: kan man ur ett datasystem skriva ut dokument på mottagarens språk, finska eller svenska, kan datasystemet användas på svenska. I upphandlingsförfarandet följer man lagen om offentlig upphandling. I språklagen finns bland annat bestämmelser om tvåspråkiga statliga myndigheters och tvåspråkiga kommuners skyldighet att informera på båda nationalspråken. Dessa bestämmelser gäller information som riktas till allmänheten. De språkliga rättigheterna enligt språklagen förstås närmast som privatpersoners rättigheter. Enligt 11 i språklagen har juridiska personer, såsom företag som deltar i anbudsförfarandet då det gäller upphandlingar, i tillämpliga delar dock samma rätt som privatpersoner att använda sitt eget språk. Enligt lagen om offentlig upphandling riktas anbudsförfarandet till företag och sammanslutningar. Därför kan enligt justitieministeriets uppfattning språklagens bestämmelser om information till allmänheten inte direkt tillämpas på anbudsförfarandet vid offentlig upphandling. Lagen om offentlig upphandling innehåller inte heller bestämmelser om språket i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. I förarbetena till lagen konstateras dock att anbudsförfrågan kan avfattas på finska eller svenska eller något annat av Europeiska unionens officiella språk (RP 50/2006 rd, s. 90). Enligt justitieministeriet har den upphandlande enheten i ljuset av bestämmelserna i språklagen och i lagen om offentlig upphandling således i princip möjlighet att besluta om det eller de språk som anbudsförfrågan eller anbudsannonsen avfattas på. I Kyrkslätts kommun publiceras anbudsbegäran i huvudsak på finska. Man har begärt att anbud och utredningar och intyg i anslutning till anbuden lämnas in på finska. En tvåspråkig myndighet är dock skyldig att även behandla en handling som lämnats in på svenska. Det är motiverat att göra upp handlingar på ett språk. Tvåspråkigt genomförande skulle kräva delad arbetsinsats och tilläggsresurser. De allmänna avtalsvillkoren finns på båda nationalspråken (JYSE2014 och JIT2015). Enligt lagen om offentlig upphandling skall den upphandlande enheten behandla deltagare i upphandlingsförfaranden på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Lagens betoning på likvärdig och icke-diskriminerande behandling gäller även handlingar som anknyter till anbudsförfaranden. Även om översättning av handlingar som anknyter till anbudsförfarandet från finska till svenska eller tvärtom skulle bidra till att språklagens mål bättre uppnås, skulle översättningsarbetet tillföra tekniska utmaningar eftersom innehållet i anbudsbegäran som publiceras måste vara helt överensstämmande för att anbudsgivare som ger anbud baserat på anbudsbegäran på finska skall vara i en likvärdig ställning som anbudsgivare som ger anbud baserat på anbudsbegäran på svenska och tvärtom. Omfattningen av handlingar i och anknutna till en anbudsbegäran varierar beroende på upphandlingen från några sidor till tiotals sidor. I villkoren för anbudsbegäran som produceras som köpt service har man tagit ställning till språkkunskaperna hos personalen som deltar i produktionen av den köpta servicen så att jämlikheten mellan språkgrupperna skall bibehållas.
Tillgången till service på svenska i form av köpt service begränsar till vissa delar användningen av köpt service eller försvagar möjligheten att enligt språklagen använda båda de inhemska språken på ett jämlikt sätt. Då anbudsbegäran görs upp uppskattas kraven i fråga om språket som servicen produceras på så att båda språkgruppernas rättigheter kan tryggas på bästa möjliga sätt. Upphandling som görs genom anbudsbegäran finansieras med anslag som budgeteras i den årliga budgeten. Den uppskattade storleken på upphandlingsanslagen som ingår i budgeten är baserade på anskaffningsobjektets volym, verksamhetsomgivning och behov (t.ex. tjänstens användares modersmål/språkkunskap). I Kyrkslätts kommun har anskaffningarna kunnat förverkligas rätt väl med de anslag som reserverats för dem. Handlingar med anknytning till anbudsbegäran finns att skriva ut på finska. I informationssystemen som anknyter till förberedelse och förverkligande av anskaffningar (Cloud och CaseM) kan beredaren välja finska eller svenska som beredningsspråk. Av de elektroniska kanalerna som används för kommunens anbudsbegäran är det åtminstone möjligt att välja båda nationalspråken som språk i tarjouspalvelu.fi och Hilma. Rekrytering - När en tjänst eller någon annan plats ledigförklaras, skall man nämna i annonsen att det finns behörighetsvillkor som gäller språkkunskaper samt vilka slags språkkunskaper som förutsätts i arbetet eller som räknas som en merit vid anställningen (språklagen 4 ) - När tjänstemän eller annan personal anställs skall man förvissa sig om att den som anställs har sådana språkkunskaper som arbetsuppgifterna kräver (språklagen 3 ). - Behörighetsvillkor som gäller finska och svenska ska alltid fastställas i lag eller förordning, om personalens arbetsuppgifter omfattar betydande utövning av offentlig makt i förhållande till individens rättigheter och skyldigheter. - Beaktande av språkkunskaper vid anställningsförfarande: vid uppgörande av arbetsbeskrivning uppskattas hurudana språkkunskaper och på vilken nivå, som krävs i arbetet. De behörighetsvillkor som gäller språkkunskap och den språkkunskap som räknas som merit ska nämnas i tjänsteannonsen. I intervjun försäkras man sig om den formella och praktiska språkkunskapen. Samtliga behörighetsvillkor och meriter ska specificeras i föredragningspromemorian. Behörighetsvillkoren definieras då en befattning inrättas eller ändras. Kommunstyrelsen beslutar om behörighetsvillkoren. Behörighetsvillkoren gällande språkkunskap definieras som ett skilt omnämnande i samband med befattningens allmänna behörighetsvillkor om det är frågan om en sådan befattning där man använder betydande utövning av offentlig makt i förhållande till individens rättigheter och skyldigheter. Arbetsbeskrivningen bestämmer hurdan språkkunskap som förutsätts och på vilken nivå. Krav på språkkunskap och språkkunskaper som eventuellt anses som merit nämns i rekryteringsannonsen och specificeras i meritjämförelsen. Om språkkunskapskrav eller språkkunskap som anses vara merit nämns i rekryteringsannonsen testas kunskapen vid rekryteringsintervjun.