Årsrapport Teknik- och servicenämnden Beslutad av Teknik- och servicenämnden 15-2015-02-04
Innehållsförteckning 1 Verksamhet... 4 1.1 Året som gått... 4 1.2 Verksamhetsberättelse... 5 1.3 Uppföljning av uppdrag... 7 1.4 Könsuppdelad statistik... 8 1.5 Internationellt arbete... 8 2 Måluppföljning... 9 2.1 Hållbara förutsättningar för boende och företagsamhet... 9 2.2 Goda uppväxtvillkor för barn och ungdomar... 12 2.3 Trygghet vid behov av omsorg och stöd i vardagen... 13 2.4 Hållbar personalförsörjning... 13 2.5 Hållbar ekonomi och finansiering... 15 3 Uppföljning av Intern kontroll... 18 3.1 Teknik- och servicenämnden Intern kontroll... 18 4 Uppföljning energiplanen... 23 4.1 Effektiv användning av energi... 23 4.2 Reduktion av fossila bränslen och el för uppvärmning... 25 4.3 Effektiva transporter med låg klimatbelastning... 26 5 Följetal... 27 5.1 Vatten- och avloppsförsörjning... 27 5.2 Avfallshantering... 28 5.3 Gator, vägar och parker... 29 5.4 Lokalförsörjning... 30 5.5 Kost- och städservice... 31 5.6 Verksamhetsservice... 32 6 Personal... 34 6.1 Viktiga händelser... 34 6.2 Statistik inom arbetsgivarområdet... 35 7 Ekonomi... 38 7.1 Driftredovisning... 38 7.2 Investeringsredovisning... 41 7.3 Disposition av ackumulerat resultat... 49 7.4 Uppföljning av Vatten- och avloppsförsörjningsverksamheten... 50 7.5 Uppföljning av Avslutningsåtgärder på nedlagda tippar... 51 8 Uppföljning av Barnkonventionen... 53 9 Uppföljning Miljöhänsyn... 54 10 Uppföljning av synpunkter och avvikelser... 55 Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 2(55)
Symbolförklaring till Indikator/följetal Trendpil, uppåtgående trend Trendpil, oförändrad trend Trendpil, nedåtgående trend Färgsymbol (Grön), visar måluppfyllelse Färgsymbol (Gul), visar måluppfyllelse Färgsymbol (Röd), visar måluppfyllelse Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 3(55)
1 Verksamhet 1.1 Året som gått Vatten- och avloppsförsörjning Överföringsledningen mellan Skene Skog och Hyssna färdigställdes under året och numera får Hyssna sitt vatten från centralorten. Ett nytt vattenverk i Örby började byggas under hösten och arbetet med renovering av Skene reningsverk gick in i ett nytt skede genom start av projektet med inloppsdelen. En och en halv kilometer avloppsledning renoverades under hösten i Kinna. Avfallshantering Projektet sluttäckning av deponin på Skene Skog avslutades under året och sanering av lakvattendammen påbörjades. Gata, vägar och parker Stora projekt som cirkulationsplats vid Skene Järn, nytt industriområde i Skene, ny GCM-väg mellan Fritsla och Hagmans kemi samt nytt stationsområde i Fritsla har byggts under året. Därtill har mindre GCM-vägar, t ex i Hyssna och Fritsla färdigställts. Projektet Kinna centrum slutfördes med bland annat byggnation av en fontän och trädplanteringar. Lekplatser och gatubelysning har renoverats och förbättrats på ett antal platser och sortimentet av perenner och sommarblommor i planteringar har breddats. Lokalförsörjning Under året har ett flertal investeringsprojekt färdigställts, såsom Vävarevallen, Torestorpskolan, Tingvallaskolan mfl. En ny paviljong vid Lyckeskolan har byggts för särskolans verksamhet som flyttades från de tillfälliga lokalerna i fastigheten Varpen. Denna fastighet köptes in under året och har förändrats till elevboende för riksidrottsprogrammet inom gymnasieskolan. Nybyggnation av idrottshall i Hyssna har pågått under året och beräknad färdigställd under våren 2015. Stommenskolans gymnastikbyggnad har stängts på grund av innemiljöproblem. Två klassrum i Fritslaskolan har åtgärdats avseende innemiljöproblem. Markhälsans före detta lokaler, fastigheten Ugglan, har köpts in och ställts om till kontorslokaler för socialförvaltningen. Året har varit varmt ur klimatsynpunkt vilket bidragit till en lägre energiåtgång i fastigheterna. Detta har bidragit till att fler underhållsåtgärder har kunnat utföras inom verksamhetens totala budget. I samband med kraftiga skyfall i augusti drabbades en del av kommunens fastigheter av vattenskador. Kost- och städservice Utvecklingen av en alltmer klimatsmart skolmatsedel fortsatte. Målsättningen är att minska miljöpåverkan genom att använda bra råvaror och effektiva tillagningsmetoder. En livsmedelsupphandling med högt ställda krav på bland annat djuromsorg genomfördes. På Äldremässan i Mark informerades om bra mat och kommunens seniorrestauranger samt matlådan Gomiddá marknadsfördes. Verksamhetsservice Löneservice har tillsammans med kommunledningskontorets personalenhet genomfört en utbildning i Lagen om anställningsskydd. Utbildningen riktades till samtliga chefer i Marks kommun. Fordonsverksamheten har tillsammans med socialförvaltningen arrangerat en utbildning i sparsam körning för 30-talet anställda inom äldreomsorgen. Under året har upphandlingsfunktionen publicerat kommunens upphandlade avtal i en digital avtalsdatabas som finns tillgänglig via kommunens intranät. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 4(55)
1.2 Verksamhetsberättelse Vatten- och avloppsförsörjning I början av året togs den nya överföringsledningen för dricksvatten från centralorten till Hyssna i bruk. Ledningen har byggts från Skene Skog via Hajom och längs med väg 156 till Hyssna. Vattenverket i Hyssna har därmed stängts och levererar inte längre något vatten. Även en avloppsledning från Skene Skog till Hyssna färdigställdes men denna har ännu inte tagits i bruk eftersom pumpstationerna inte är klara. Nästa steg i projektet är sträckningen Sätila till Hägnen via Sjödal och Ubbhult. Här har markförhandlingar och detaljplanering pågått under året. Bygget av ett nytt vattenverk i Örby tog fart under året och projektet kommer slutföras under början av 2015. Det nya verket, som byggs precis bredvid det gamla, kommer generera ett vatten av bättre kvalitet än det gamla genom en ny process och modernare utrustning. Reningsverket i Skene tar hand om i princip allt avlopp i kommunen. Anläggningen är i stort behov av renovering och utloppsdelen färdigställdes under året. Projektet med att rusta upp och modernisera inloppsdelen påbörjades också. Här avskiljs bland annat skräp som inte är önskvärt varken i processen eller i slutprodukten, det vill säga slammet. Under våren borrade ett företag sönder en ledning i Sätila vilket ledde till att ett tiotal fastigheter blev utan vatten i kranarna under några dagar. Ett par läckor ställde även till det för en industri i centralorten under några dagar i oktober. Kunderna har annars varit förskonade från längre leveransavbrott. Cirka en och en halv kilometer avloppsledning renoverades genom strumpinfodring i Kinna. Avfallshantering Sluttäckningen av den nedlagda deponin i Skene Skog slutfördes under året. Detta innebär att regnvatten inte längre tränger ner i deponin utan i tas upp av gräs som växer där eller rinner av som ofarligt ytvatten. Dock leds ytvattnet ännu inte till naturlig recipient utan till reningsverket så länge som vattnet är grumligt. Vid deponin finns en lakvattendamm som är under avveckling. Projektet med att sanera denna har inletts och innebär att bottenslammet tas upp, avvattnas och transporteras till en anläggning i Borås för behandling. Dammen kommer därefter delvis fyllas med massor som uppstått vid byggnation av överföringsledningen till Hyssna. Gata/Park En ny cirkulationsplats byggdes under hösten vid Skene Järn. Tidigare var detta en ljusreglerad korsning. Syftet var att slippa ljusreglering, få ett bra trafikflöde och bra trafiksäkerhet. I samband med detta anlades också en allé av en typ av körsbärsträd på norra sidan av Varbergsvägen mellan den nya cirkulationsplatsen och Kunskapens Hus. Ny belysning för cykelvägen sattes också upp. Ett kraftigt men kortvarigt regnoväder i början av augusti förstörde en liten del av Mor Kerstins Torg närmast Grovaliden och förorsakade dessutom en del översvämningar. Markbeläggningen vid torget åtgärdades inom en vecka. En större investering i ny julbelysning gjordes under hösten som bland annat resulterade i en ljusgran av metall på Skene Torg, ny julgransbelysning och nya slingor som fästs mellan husen på Boråsvägen, Klockaregatan och Stationsgatan. Nya industritomter har byggts vid bussgaraget i Skene nära korsningen väg 156 och Varbergsvägen, inklusive nya VA-ledningar och en ny pendelparkering för ca 50 bilar. En cykelväg har byggts från Hagmans Kemi till Fritsla vilket innebär att man på ett relativt säkert sätt numera kan cykla från Kinna till Fritsla. Asfalt och belysning tillkommer under 2015. Fem lekplatser har totalrenoverats, Fritsla stationsområde färdigställdes och kortare GCMvägar, t ex förbi Viljans Park, Fritsla samt en GCM-bro över Surtan i Hyssna färdigställdes. Gatubelysningen har förnyats och förbättras på flertalet platser i kommunen. Sortimentet av perenner har breddats. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 5(55)
Lokalförsörjning Fotskälskolans skolgård har färdigställts under hösten, projektet har genomförts enligt barnkonventionen intentioner där eleverna i demokratisk anda har genomfört val om olika utformningar som därefter överlämnats till förvaltningen. En projektering har därefter genomförts enligt elevernas önskemål. Förslaget har presenterats för barnen på skolan. Elevrepresentanter har även deltagit på byggmöten och haft synpunkter på förändringar som gjorts under byggtiden och även tagit del i säkerhetsarbetet kring byggarbetena. Torestorpskolan har genomgått en fortsatt ombyggnad under året, huvudbyggnaden blev färdig under våren och invigdes till skolstarten i augusti. Lågstadiebyggnaden som byggs om till förskola färdigställs till årsskiftet. Återuppbyggnaden av den nedbrunna läktarbyggnaden på Vävarevallen har färdigställts under året med en ny omklädningsbyggnad och en ny läktarbyggnad. Anläggningen invigdes under våren med deltagande av skolministern. Innemiljöåtgärder i Tingvallaskolan har genomförts under året. Utbyte av bland annat ytterväggar har utförts. Nybyggnaden av Hyssnahallen har startats, en anläggning som betyder mycket för föreningar och skola. Hallen blir försedd med en ridåvägg så att en delning av hallen blir möjlig. Det finns även en yta för allaktivitet för skolan och för fritidsaktiviteter. Energiprojekt genomfördes i syfte att minska energianvändningen och minska användningen av fossila bränslen. Under året har oljan helt fasats ut ur fastighetsbeståndet. Satsningar har genomförts på värmepumpar i bland annat Öxabäckskolan. Solceller är installerade på kommunhuset och en ny anläggning blir färdig på Kunskapens hus vid årets slut. Belysningar vid skolgårdar byts ut mot LED-belysning på ett flertal skolor. I enlighet med ställda miljökrav färdigställs en miljötvättanläggning vid kommunens anläggning på Näs till årsskiftet. Ett nytt sportgolv har lagts in i Öxabäckshallen under hösten. Kost- och städservice För att tydliggöra måltidsverksamhetens miljöinriktning marknadsfördes begreppet Klimatsmarta måltider. Utbildning genomfördes för kockar. Rektorer och enhetschefer i förskola informerades och elever gjordes delaktiga via matråd och flera provsmakningar och bedömning av nya rätter. Därefter infördes "Veckans klimatsmarta" som är en maträtt per vecka där fokus ligger på ökad andel vegetariska komponenter och miljömässigt hållbart producerade livsmedel. Stora insatser har gjorts när det gäller mat för de barn och ungdomar med neuropsykiatrisk diagnos. Här krävs individanpassade matsedlar för att enligt skollagens krav kunna erbjuda näringsriktig kost och skapa förutsättningar för en god lärmiljö. Ett nytt livsmedelsavtal tecknades i början av maj. Avtalet innehåller bland annat skärpta krav på djurhållning vilket är en tydlig kvalitetsutveckling. Andelen svenskt kött ligger nu runt 90 %. Fler ekologiska varor finns med i det nya avtalet och andelen ekologiskt certifierade livsmedel förväntas öka något från de 26 % som redovisades 2013. Måltidsverksamheten deltog i Äldremässa under våren för att informera om vikten av bra mat för god hälsa även i högre åldrar. Fokus lades på vikten av kostfibrer och D-vitamin. Gomidda matlådor såldes vid lunchserveringen för att marknadsföra och skapa dialog. Information förmedlades också om den dagliga lunchserveringen vid kommunens seniorrestauranger. Inom äldreomsorgen läggs stor vikt vid att dels erbjuda god vardagsmat, dels festlig helgmat där Nobeldagen och andra högtider firats lite extra. Kommunens städrutiner har följts upp i regelbundna kvalitetsuppföljningar. Tillsammans med miljöenhetens riskbaserade tillsyn av miljön i skolor ger dessa underlag en utveckling av städkvalitet och förbättring av verksamheten och därmed en mer gynnsam inomhusmiljö. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 6(55)
Verksamhetsservice Verksamhetsservice har under året fokuserat på att ge ett tydligare stöd i de interna processerna bland annat genom information och utbildningstillfällen i till exempel Lagen om offentlig upphandling (LoU) och Lagen om anställningsskydd (LAS). Under har serviceenheten i projektform provat ett kontaktcenter i liten skala för att ge medborgaren information direkt istället för att kopplas vidare när de ringt till kommunens växel. Under har antalet e-fakturor som skickas till kommunen ökat kraftigt. Anledningen är en målmedveten bearbetning av leverantörer och ett ökat intresse för e-handel. Andelen e- fakturor utgör nu 47 % vilket är en ökning med föregående år. Kommunens tjänstefordon har fortsatt hög utbytestakt vilket bidrar till en modern, trafiksäker och miljövänlig fordonspark. I linje med detta har 24 nya bilar köpts in under året varav ytterligare 7 miljöhybrider. Totalt har kommunen 205 tjänstebilar. 1.3 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Vatten- och avloppsförsörjning X Avfallshantering X Gator X Vägar X Parker X Lokalförsörjning X Övrig Intern service, kost, städ, verksamhetsservice X Vatten- och avloppsförsörjning Vattenkvaliteten och leveranssäkerheten har varit god under året men några få störningar har förekommit. En störning i februari berörde ett fåtal hushåll i Sätila med några dagars leveransavbrott till följd av avgrävda ledningar med efterföljande kloreringar. I mitten av juli var i princip hela Sätila tätort utan vatten under en dag till följd av en läcka som tömde vattentornet. Läckan lagades omgående men det tog en dag att fylla tornet. Två läckor med en veckas mellanrum i oktober nära Assbergs industriområde gjorde att en livsmedelsindustri fick stopp i produktionen under en dag. Detta berodde på att det tog en dag att få analyssvar på om vattnet var tjänligt eller ej. Avfallshantering Verksamheten har haft mycket få störningar. Uppdraget anses helt uppfyllt. Gator Flera gator i kommunen är i dåligt skick och årets budget räckte inte för att höja vägarnas status. Skyltar runt om i kommunen behöver tvättas eller bytas men resurserna för detta har varit för små. Personalresursen för trafik och planering har under perioden varit begränsade vilket har lett till att översynen av t ex trafiksituationen vid Sätilaskolan genomförts. Vägar Med den definition som gäller för "väg" så finns bara ett fåtal i kommunal regi, t ex Boråsvägen mellan Skene och Kinna. Den absoluta merparten av vägarna i kommunen har Trafikverket som väghållare. Vad gäller gång-, cykel- och mopedvägar har nämnden under året byggt en delsträcka mellan Fritsla och Kinnahult. Nämndens trafiksäkerhetsplan där strategier och prioritering för utbyggnad av gång- cykel, och mopedvägar framgår började revideras under året men är inte slutförd. Ytterligare behov av utbyggnad av gång- cykel- och mopedvägar föreligger. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 7(55)
Begränsade resurser har funnits för nyinvesteringar i GCM-vägar under året. Parker Den tidiga sommaren gjorde att många upplevde det tomt på blommor i Kinna centrum under några veckor i maj. Vårblommor planterades endast i mycket begränsad omfattning då ekonomin inte medgav mer. Sommarblommor levereras och planteras varje år i juni för att undvika frostskador. Lokalförsörjning Under året har mer underhållsåtgärder kunnat genomföras än planerat i budgeten för året, beroende på överskott inom personal och energi. Detta innebär att årets underhållsåtgärder fyllt behovet och inte utgör en ytterligare ökning av underhållsskulden som bedömts till över 50 mnkr. Störningar har förekommit i samband med innemiljöproblem som förorsakat att Stommenskolans slöjd och gymnastikbyggnad har stängts för verksamhet men lokalfrågan för verksamheten har lösts genom att tomställda lokaler har kunnat användas samt att gymnastikundervisning flyttats till andra skolbyggnader. Vattenskador beroende på kraftiga skyfall och i något fall beroende på rörläckage har förekommit under året. En ökad skadegörelse, vilket medfört merkostnader för verksamheten, har förekommit under årets senare del och då särskilt inom Skeneområdet. Säkerhetshöjande åtgärder utreds inför kommande år. Övrig internservice, kost, städ, verksamhetsservice Verksamheterna inom internservice uppfyller i hög grad uppdraget med undantag för upphandling. Upphandlingsfunktionen har förstärkts med två personer, varav den senaste är anställd hösten. Förstärkningen har medfört att antalet påbörjade upphandlingar fördubblats under året. Trots det är behovet av upphandlingsstöd och avtalsförnyelser fortfarande stort vilket medför fortsatta prioriteringar. Enkäterna avseende kundnöjdhet när det gäller skolmåltider och mat för hemmaboende pensionär visar en stadig uppåtgående trend vilket tyder på att uppdraget måltidsförsörjning uppfylls helt. I en jämförelse med "Folkhälsomyndighetens allmänna råd för städning i skolor och förskolor" framgår det att städningen av kommunens skolor och förskolor ligger på en jämförelsevis låg nivå. Nivån bestäms av köpande nämnd. 1.4 Könsuppdelad statistik Utöver den statistik som finns inom personalområdet gällande antal män respektive kvinnor inom nämndens olika verksamheter så finns det inte idag någon tillgänglig statistik inom nämndens verksamheter. Kostverksamheten sammanställer årligen statistik gällande elevernas omdömen om skollunchen och matsituationen i skolan. Den genomförs i årskurs fem och åtta med möjlighet att få fram könsuppdelat resultat. 1.5 Internationellt arbete Under sommaren hade måltidsverksamheten i Sätila i uppdrag att servera måltider till ett internationellt ungdomsläger. Deltagarna kom förutom från Sverige från kommunens vänorter i Spanien och Polen. Arbetet bedrevs i samarbete med Kultur- och fritidsförvaltningen. Måltidsverksamheten ansöker och erhåller två gånger per år så kallat skolmjölksstöd från EU via Jordbruksverket. Stödet uppgår årligen till cirka 350 tkr. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 8(55)
2 Måluppföljning 2.1 Hållbara förutsättningar för boende och företagsamhet Kommunal service med god tillgänglighet och kvalitet Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Andel hushåll som är utan vatten mer än 15 timmar Antal nyanslutna fastigheter till det kommunala VA-nätet Nämnd 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Nämnd 28 st 6 st 14 st 7 st minst 20 st Avbrottstid på det kommunala VA-nätet räknat i minut per brukare och år Kvalitets-, serviceoch miljöindex för VAverksamheten Nämnd 10 minuter 12 minuter 9 minuter 11 minuter Nämnd 580 poäng 523 poäng 622 poäng 572 poäng högst 8 minuter minst 700 poäng Antal ärenden som prövats av statens VA-nämnd NöjdBrukareIndex - Vatten- och avloppsförsörjning NöjdBrukareIndex - Avfallsverksamhet Nämnd 2 ärenden 3 ärenden 1 ärenden 0 ärenden 0 ärenden Nämnd 92 % 92 % 90 % 90 % minst 90 % Nämnd 92 % 92 % 89 % 89 % 90 % Antal timmar/vecka som avfallsanläggningen vid Skene skog har öppet utöver tiden 08-17 vardagar Nämnd 13 timmar 13 timmar 13 timmar 13 timmar minst 12 timmar Andel fullgjorda hämtningar av hushållsavfall NöjdBrukareIndex - Gator Andel av de nya, tillkommande lokalerna enl. lokalplanen som har tillhandahållits i rätt tid Nämnd 99,57 % 99,59 % 99,6 % 99,6 % 100 % Nämnd 56 % 56 % 61 % 61 % 60 % Nämnd 95 % 95 % 80 % 95 % 100 % Andel av identifierade hinder i publika lokaler som har avhjälpts Nämnd 75 % 100 % 100 % 100 % minst 100 % Andel e-fakturor av totalt antal skickade fakturor Andel felanmälningar, gällande infrastrukturen, som sker via internetportal Mark.se Nämnd 8 % 11 % 13 % 14 % minst 30 % Nämnd 26 % 24 % 21 % 23 % minst 35 % Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 9(55)
Andel hushåll som är utan vatten mer än 15 timmar Några fastigheter i Sätila var utan vatten mer än 15 timmar under sommaren men dessa fastigheter var så få i förhållande till det totala antalet så utfallet blir ändå 0 %. Antal nyanslutna fastigheter till det kommunala VA-nätet Sju stycken nyanslutningar gjordes under året och indikerar att exploateringstakten har varit låg under året. Avbrottstid på det kommunala VA-nätet räknat i minut per brukare och år Avbrottstiden på det kommunala VA-nätet var 11 minuter per brukare och år vilket är ungefär vad det brukar vara. Kvalitets-, service- och miljöindex för VA-verksamheten Värdet beräknat enligt formel från VASS baserat på en stor mängd data gällande andel anmärkningar på mikrobiologiska- och kemiska undersökningar på verk och ledningsnät, avbrottstid på ledningsnät och serviser, rörnätsläckage, antal klagomål på lukt, smak samt missfärgat vatten, stopp på spillavloppsledning och serviser, inläckage (tillskottsvatten) och antalet källaröversvämningar. Antal ärenden som prövats av statens VA-nämnd Inga mål har förts till Statens VA-nämnd vilket är i paritet med målet. NöjdBrukareIndex - Vatten- och avloppsförsörjning Undersökningen görs av SKL var tredje år och utfördes senast 2013. Inrapporterat värde är därför från 2013. NöjdBrukareIndex - Avfallsverksamhet Undersökningen görs av SKL var tredje år och utfördes senast 2013. Inrapporterat värde är därför från 2013. Antal timmar/vecka som avfallsanläggningen vid Skene skog har öppet utöver tiden 08-17 vardagar Öppettider är: Måndag till torsdag 7-18, fredag-lördag 9-14, tisdagar april-september 7-20. Andel fullgjorda hämtningar av hushållsavfall Antal överhopp ligger på samma nivå som vid bokslutet 2013. NöjdBrukareIndex - Gator Undersökningen görs av SKL var tredje år och utfördes senast 2013. Inrapporterat värde är därför från 2013. Andel av de nya, tillkommande lokalerna enl. lokalplanen som har tillhandahållits i rätt tid Lokalanpassningar och projekt har genomförts under året. Endast smärre avvikelser från tidplanen har förekommit. Andel av identifierade hinder i publika lokaler som har avhjälpts Samtliga identifierade enkelt avhjälpta hinder har åtgärdats under, dessutom har ett antal åtgärder genomförts i samband med pågående projekt. Andel e-fakturor av totalt antal skickade fakturor Andelen e-fakturor har ökat något jämfört med föregående år. Den tydligaste ökningen sker Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 10(55)
inom debiteringen av VA- och avfallstjänster. Tjänsten e-faktura har marknadsförts i lokal press under hela året och informationen på hemsidan har förtydligats. Dessutom har Marks kommun möjliggjort för företag och organisationer att kunna få elektroniska fakturor Andel felanmälningar, gällande infrastrukturen, som sker via internetportal Mark.se Felanmälan är en omtyckt tjänst på mark.se men vi ser ingen ökning av användandet. Det finns ett behov av att förenkla tjänsten och att tydligare marknadsföra den ut mot medborgarna. Trygg, hälsosam och säker miljö Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Andel vattenprover utan anmärkning på kommunalt dricksvatten Enstaka fel på belysningsnätet åtgärdas i mån av tid inom en fyra veckors period eller i anslutning med besiktningsrundor Andel felanmälningar som åtgärdats inom en vecka då tre eller fler belysningspunkter i rad inte lyser Allvarliga fel på belysningsnätet som kan orsaka skada skall åtgärdas omedelbart. Andel kommunala gator och GCM-vägar som är farbara 8 timmar efter snöröjningens påbörjande och snöröjda 24 timmar efter snöfallets upphörande Antal olyckor med dödlig utgång på kommunala gator, vägar och GCM-vägar Nämnd 94,7 % 93,6 % 94 % 95 % 97 % Nämnd 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Nämnd 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Nämnd 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Nämnd 97 % 97 % 99 % 100 % 100 % Nämnd 0 st 0 st 0 st 1 st 0 st Andel vattenprover utan anmärkning på kommunalt dricksvatten et ligger något under målet. 398 prov av 419 prov var utan anmärkning. Ett av proverna var otjänligt. Detta uppmättes i samband med en läcka i en högreservoar som åtgärdades omedelbart. Enstaka fel på belysningsnätet åtgärdas i mån av tid inom en fyra veckors period eller i anslutning med besiktningsrundor Fel som inverkar på trafiksäkerheten, till exempel vid övergångsställen och gatukorsningar, åtgärdas så snart som möjligt efter att felen blivit kända av kommunen. I övrigt åtgärdas felen under ordinarie besiktningsrundor. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 11(55)
Andel felanmälningar som åtgärdats inom en vecka då tre eller fler belysningspunkter i rad inte lyser Där tre eller flera belysningspunkter har varit ur drift har felen åtgärdats inom en vecka från det att kommunen fått kännedom om felen. Även enstaka belysningspunkter som bedöms vara viktiga ur trafiksäkerhetssynpunkt har åtgärdats inom en vecka. Allvarliga fel på belysningsnätet som kan orsaka skada skall åtgärdas omedelbart. Allvarliga fel som kan orsaka person- eller egendomsskada, har åtgärdats omedelbart efter att felet blivit känt. Andel kommunala gator och GCM-vägar som är farbara 8 timmar efter snöröjningens påbörjande och snöröjda 24 timmar efter snöfallets upphörande har varit ett år med enbart mindre nederbördsmängder gällande snö. 100 % av kommunala gator och GCM-vägar har varit farbara efter 8 timmar. Antal olyckor med dödlig utgång på kommunala gator, vägar och GCM-vägar En trafikolycka med dödlig utgång inträffade under våren. Det var en cyklist som kolliderade med en buss på Varbergsvägen i Kinna. Trafikmiljön var inte orsak till olyckan så några vidare åtgärder vidtas inte. En cykelolycka med dödlig utgång inträffade i Horred men detta var på en enskild väg och räknas därför inte in i denna indikator. 2.2 Goda uppväxtvillkor för barn och ungdomar Trygga, hälsosamma och stimulerande miljöer Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål NöjdBrukarIndex - andel brukare som ger högst eller näst högst betyg på skolmåltiden Nämnd 71 % 73 % 74 % 73 % minst 87 % NöjdBrukarIndex - andel brukare som ger högst eller näst högst betyg på skolmåltiden Enkäten genomfördes under våren. et ligger konstant strax över 70 % som är nöjda eller mycket nöjda. Enkäten består av 14 frågor varav sju räknas in i indikatorn. Skolor som har ett mycket positivt resultat är: Torestorpskolan har genomgående bra resultat när det gäller smak, hur ofta man äter, temperatur, bemötande och mättnad. Även Örbyskolan får bra betyg när det gäller det mesta: smak, bemötande, rent, mättnad. Tingvallaskolans elever äter på Ängskolan och ger bra betyg när det gäller smak, hur ofta man äter, bemötande och mättnad. Fritslaskolan, som har legat i topp under flera år, fortsätter att göra det. Sätilaskolans elever ger betydligt högre betyg på hur maten smakar jämfört med förra året. Eleverna på Lyckeskolan har, även i år, sämre frukostvanor än andra elever på högstadiet. 1/3 av eleverna uppger att de aldrig/sällan äter frukost. Detta trots att frukostservering har startats som en direkt följd av förra årets resultat. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 12(55)
2.3 Trygghet vid behov av omsorg och stöd i vardagen God service och kvalitet Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Nöjd Brukar Index - Andel brukare i hemtjänst som är nöjda med hur maten smakar NöjdBrukarIndex - Andel brukare i särskilt boende som är nöjda med hur maten smakar. Nämnd 76 % 76 % 90 % 90 % minst 70 % Nämnd 65 % 73 % 73 % 79 % minst 70 % Nöjd Brukar Index - Andel brukare i hemtjänst som är nöjda med hur maten smakar Ingen undersökning genomförd. et avser 2013 års värde. NöjdBrukarIndex - Andel brukare i särskilt boende som är nöjda med hur maten smakar. I Socialstyrelsens årliga undersökning om vad äldre tycker om vården svarar 79 % att de tycker att maten brukar smaka "mycket eller ganska bra". Resultaten varierar mellan kommunens olika boenden mellan 60 % och 100 %. I år har man även frågat om man upplever måltiderna som en trevlig stund på dagen och där blir genomsnittsvärdet 70 % i Marks kommun. 2.4 Hållbar personalförsörjning Flexibla arbetstider med rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Andel nyanställda som kan få önskad sysselsättningsgrad Andel tillsvidareanställda som kan få begäran om ändrad sysselsättningsgrad tillgodosedd Nämnd 74 % 80 % 68 % 58 % 100 % Nämnd 44 % 57 % 46 % 15 % minst 50 % Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Kommu nfullmä ktige 97 % 96 % 97 % 95 % 100 % Andel nyanställda som kan få önskad sysselsättningsgrad Indikatorn mäter andel utlysta heltidstjänster och utifrån det perspektivet nås inte målet om 100 %. Av totalt 36 utlysta tjänster har 15 utlysts på deltid, majoriteten av dessa i omfattning 75 % eller mer. Andel tillsvidareanställda som kan få begäran om ändrad sysselsättningsgrad tillgodosedd Det sker en kontinuerlig uppföljning av önskad sysselsättningsgrad i samband med medarbetarsamtal. Deltidsanställda återfinns främst inom kost- och städservice. Ett fåtal medarbetare önskar höja sin sysselsättningsgrad, ofta med förbehållet att det kan ske på befintlig arbetsplats. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för förvaltningen som helhet uppgår till 92,3 % vilket är i nivå med föregående år. Av de som var aktuella för ändrad Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 13(55)
sysselsättningsgrad under början av året har tre medarbetare erbjudits önskad sysselsättningsgrad. Under året har nyanställningar genomförts på deltid vilket medfört att förteckningen över antalet medarbetare som önskar förändrad sysselsättningsgrad utökats med sju medarbetare vid årets slut. Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad I stor utsträckning har medarbetarna en önskad sysselsättningsgrad. Vid vakanser såväl tillsvidare som tidsbegränsade sker en översyn om möjlighet att tillgodose medarbetares önskemål. Små enheter inom ett stort geografiskt område ger begränsade möjligheter att bedriva en effektiv organisation bemannad med enbart heltidstjänster. Friska medarbetare Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Sjukfrånvaron skall vara lägre än den genomsnittliga sjukfrånvaron för Sveriges samtliga kommuner Kommu nfullmä ktige 5,6 % 6,3 % 7,9 % 8,3 % <=5,3 % Sjukfrånvaron skall vara lägre än den genomsnittliga sjukfrånvaron för Sveriges samtliga kommuner Sjukfrånvaron för förvaltningen som helhet har ökat marginellt jämfört med föregående år och ligger över målet men håller sig under senast lagda prognos om 8,5 %. Ökningen återfinns främst inom kost- och städservice. Arbete inom kost och städ är att betrakta som relativt tungt arbete. Tidigare arbetsmetoder med flera tunga arbetsmoment kan vara en bidragande orsak till belastningsskador som visar sig efter ett längre yrkesliv. Under senare år har utveckling av såväl arbetsmetoder som redskap skett. Idag bedöms verksamheten vara utrustad med ergonomiska redskap i tillräcklig omfattning för att utgöra en god arbetsmiljö. Vid en närmare granskning av långa sjukfall finner vi att majoriteten av de sjukfrånvarande inom kost- och städservice drabbats av somatiska (kroppsliga) sjukdomar som inte direkt kan hänföras till arbetet. Inom lokalförsörjning härrör sig sjukfrånvaron främst till fysiska besvär. När det gäller sjukfrånvaro inom gata/park och VA ser vi mer av psykisk ohälsa som kan vara kopplad till hög arbetsbelastning med brist på tid för återhämtning. Inom verksamhetsservice och avfall består sjukfrånvaron främst av korttidsfrånvaro. Enligt årets medarbetarundersökning upplever många medarbetare inom kommunen som helhet en hög arbetsbelastning så också inom Teknik- och serviceförvaltningen. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 14(55)
2.5 Hållbar ekonomi och finansiering Positiva ekonomiska resultat Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål God följsamhet mot budget - vatten- och avloppsförsörjningsve rksamheten God följsamhet mot budget - avfallsverksamheten God följsamhet mot budget - skattefinansierad verksamhet Nämnd -2 249 tkr 340 tkr -2 125 tkr 477 tkr Nämnd -41 tkr -1 238 tkr -549 tkr 3 286 tkr Nämnd -41 640 tkr -50 086 tkr -45 089 tkr -41 972 tkr högst -2 800 tkr högst- 830 tkr högst -45 000 tkr God följsamhet mot budget - kost- och städverksamheten God följsamhet mot budget - lokalförsörjningsverks amheten Nämnd 305 tkr 3 342 tkr 561 tkr 1 365 tkr minst 0 tkr Nämnd 2 369 tkr -842 tkr 2 213 tkr 2 500 tkr minst 0 tkr God följsamhet mot budget - vatten- och avloppsförsörjningsverksamheten Vatten- och avloppsförsörjningsverksamheten redovisar ett helårsutfall om + 0,5 mnkr som är 3,3 mnkr bättre än budgeterat underskott vilket innebär en låg budgetföljsamhet. Kapitalkostnaderna för årets investeringar är 2,4 mnkr lägre än budget och det gäller både överföringsledningar och för övriga investeringar då investeringstakten inte framskridit i enlighet med plan. Kostnaden för omhändertagande av avloppsslam är 1 mnkr lägre än budget då nytt avtal skrivits med leverantören. Kostnaden för el är ca 1 mnkr lägre än budget vilket troligtvis beror på ett minskat vattenflöde i förhållande till tidigare år. Kostnaderna för utredning och projektering är högre då konsultstöd har tagits in i större omfattning än budgeterat. Dessutom har kostnaden för abonnentskador ökat och extra medel har lagts på underhåll av byggnader inom vattenverk. VA-verksamhetens resultat exklusive kostnader för överföringsledningar är ca 2,2 mnkr. God följsamhet mot budget - avfallsverksamheten Avfallsverksamheten redovisar ett helårsresultat om 3,3 mnkr vilket är 4,1 mnkr bättre än budgeterat underskott men en låg budgetföljsamhet. Avvikelser förekommer gällande intäkter som är något lägre än budgeterat samtidigt som verksamhetens kostnader är lägre. Kostnaden för behandling av hushållsavfall samt behandling av grovavfall och farligt avfall är totalt 1,7 mnkr lägre än budget. Den stora budgetavvikelsen gällande behandling beror på att budgeten för till viss del felaktigt byggde på 2012 års utfall vilket inte var ett normalår. Kostnaden för plastpåsar gällande insamling av hushållsavfall är dessutom nästan 1 mnkr lägre än budget. Kostnaden för lakvatten är alltid svårbudgeterad eftersom den är helt beroende av hur stora regnmängder som faller under året och slutsumman är nu i bokslutet 0,9 mnkr lägre än budget. Även kapitalkostnaderna är 0,6 mnkr lägre än budget då investeringen gällande återvinningscentralen ej genomförts i enlighet med plan. God följsamhet mot budget - skattefinansierad verksamhet De skattefinansierade verksamheterna redovisar ett totalutfall om ca 42 mnkr och därmed en avvikelse om +3 mnkr i förhållande till budget. Gata/park-verksamheten redovisar en budgetavvikelse om + 1 mnkr vilket främst beror på att kostnaden för vinterväghållning understiger budget med 1,7 mnkr. Överskottet har möjliggjort åtgärder inom ej kommunala fastigheter (Fritsla stationsområde) samt ökade insatser gällande dagvattenavledning gata och grönytor inom gatuområdet. Inom övrig skattefinansierad redovisar ledningsfunktionen samt övrig administration ett överskott om 1,6 mnkr vilket främst beror på under året vakanta Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 15(55)
tjänster samt överskott inom tjänstefordonsverksamheten. Även naturvårdslaget redovisar ett mindre överskott. God följsamhet mot budget - kost- och städverksamheten Kost- och städverksamheten redovisar ett helårsresultat om knappt +1,4 mnkr. Avvikelser i förhållande till budget förekommer både på intäkts- och kostnadssidan. Intäkterna är för lågt budgeterade och är cirka 2,4 mnkr högre än budget. Personalkostnaderna är ca 0,5 mnkr högre än budget och även övriga kostnader överstiger budget med 0,5 mnkr. Den nyligen genomförda livsmedelsupphandlingen samt en något striktare inköpsrutin har resulterat i minskade livsmedelskostnader i förhållande till utfallet 2013 men en ökning om 1,4 mnkr i förhållande till budget. God följsamhet mot budget - lokalförsörjningsverksamheten Lokalförsörjningsverksamheten redovisar ett resultat om +2,5 mnkr. Verksamheten har redan tidigare under året aviserat om positiva avvikelser gällande personalkostnader där vakanta tjänster ger ett överskott (+1,8 mnkr) i förhållande till budgeten. Även på energisidan är utfallet lägre än budget (+2,3 mnkr). Kapitalkostnaderna är 2 mnkr lägre än budget. Avvikelsen har några olika orsaker, justerade tider för avskrivningar, lägre investeringsbelopp än budgeterat och förseningar gällande vissa projekt. De minskade kostnaderna har möjliggjort ett utökat underhåll som avviker med -5,2 i förhållande till budget. Effektivt resursutnyttjande Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Fastighetsbeståndets storlek relativt invånarantalet Nämnd 6,11 m2/inv 6,1 m2/inv 6,1 m2/inv 6,1 m2/inv högst 6,2 m2/inv Energimängd per förvaltad area, kwh/m2 Nämnd 147 kwh/m2 132 kwh/m2 141 kwh/m2 131 kwh/m2 högst 153 kwh/m2 Drift- och administrationskostna dsnivå lokaler Nämnd 237 kr/m2 244 kr/m2 246 kr/m2 237,6 kr/m2 högst 260 kr/m2 Städkostnad per kvm för grundskola Städkostnad/kvm för förvaltningsfastigheter Nämnd 258 kr/m2 260 kr/m2 264 kr/m2 276 kr/m2 275 kr/m2 Nämnd 127 kr/m2 132 kr/m2 129 kr/m2 147 kr/m2 140 kr/m2 Städkostnadsförändrin gen (kostnad per m2) i förhållande till förändringen på branschens städindex Nämnd 1 0,32 0,48 1,3 mindre än 1 Fastighetsbeståndets storlek relativt invånarantalet Fastighetsbeståndet har ökat något under året och invånarantalet är relativt oförändrat. Energimängd per förvaltad area, kwh/m2 et ligger lägre än målet. Orsaken är att genomförda energioptimeringsåtgärder samt energiinvesteringar bidrar till en lägre förbrukning. Dessutom har årsmedelvärdet för utetemperatur som under legat på en nivå över ett normalår. Drift- och administrationskostnadsnivå lokaler Under året har vakanser inom personal samt minskad energiförbrukning möjliggjort en omfördelning till underhåll. Detta har påverkat drift- och administrationskostnadsnivån i positiv riktning, dvs den är lägre än utfallet 2013 och ligger under målet. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 16(55)
Städkostnad per kvm för grundskola Städkostnaden per kvm för grundskolan har ökat. Städkostnad/kvm för förvaltningsfastigheter Överanställning på förvaltningslokaler i samband med avslutning av förflyttning av personal samt utbetalning av innestående semester bidrar till ett högt värde under. Städkostnadsförändringen (kostnad per m2) i förhållande till förändringen på branschens städindex Kostnaden 235,09 jämförs med 2013 års kostnad per kvadratmeter 227,63 vilket ger en ökning på 3,27 % att jämföra med städindex på 2,5 %. Detta kan förklaras med att flera nya städobjekt med liten yta tillkommit vilket fördyrar. God förvaltning av kommunens egendom Indikatorer Beslut ad av 2011 2012 2013 Mål Förnyelsetakt VAledningsnät Beläggningsunderhåll - faktisk vägstandard i förhållande till optimal vägstandard Nämnd 0,2 % 0,11 % 0,5 % 0,3 % 0,5 % Nämnd 80 % 75 % 81 % 81 % minst 92 % Underhållsnivå lokaler, kr/m2 Nämnd 73 kr/m2 77 kr/m2 87,4 kr/m2 102,7 kr/m2 minst 80 kr/m2 Akut underhållsnivå lokaler, kr/m2 Nämnd 21 kr/m2 21,5 kr/m2 högst 15 kr/m2 Förnyelsetakt VA-ledningsnät Förnyelsetakten var 0,3 % och bestod i renovering av avloppsledningar i Kinnasten och en kortare sträcka i Horred. Beläggningsunderhåll - faktisk vägstandard i förhållande till optimal vägstandard Värdet avser faktiskt vägkapital i procent av nyvärdet. Sett över den senaste femårsperioden har standarden på vägarna i kommunen ökat något till följd av flera års satsning på ny beläggning (ca 6 Mkr per år). Dock anses vägnätet fortfarande ha dålig standard och en fortsatt satsning på minst 6 Mkr per år måste till för att inte standarden ska sjunka. Underhållsnivå lokaler, kr/m2 Underhållsnivån för året ligger på en nivå över målet. Det är vakanser inom personal samt minskade energikostnader som under skapat förutsättningar för ett ökat planerat underhåll. Detta har medfört att vi för inte skjutit upp ytterligare underhåll på framtiden. Akut underhållsnivå lokaler, kr/m2 Det akuta underhållet per kvm ligger i nivå med föregående års utfall. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 17(55)
3 Uppföljning av Intern kontroll 3.1 Teknik- och servicenämnden Intern kontroll Vatten- och avloppsförsörjning Risk Kontrollmoment Kommentar Andel analyser med anmärkning Beräkning av andel analyser som bedömts som tjänliga med anmärkning. 5,0 % av analyserade prov fick anmärkning vilket är något lägre än föregående år. Avfallsverksamhet Risk Kontrollmoment Kommentar Avfall hämtas inte i rätt tid Kontroll av andel fullgjorda hämtningar. Andelen fullgjorda hämtningar följs upp månadsvis av kundtjänst och uppgår till mer än 99 % på årsbasis. Trafik Risk Kontrollmoment Kommentar Hög energiförbrukning på gatubelysningen Brister i trafiksäkerhetsanordningar Stickprovskontroller på belysningsfakturor samt årssammanställning Sammanställning av antalet trafikolyckor med personskada Sammanställning av antalet fel på kommunala trafiksäkerhetsanordningar enligt inrapportering via felanmälan Sammanställning antalet trafikolyckor med dödlig utgång Samtliga belysningsfakturor granskas i fråga om rimlighet gällande elförbrukningen. Utöver detta görs inga ytterligare kontroller. Årssammanställning av elförbrukningen levereras i slutet av januari. Några felaktigheter har inte observerats. Under året har 7 trafikolyckor rapporterats in från Polisen varav 2 allvarliga inom kommunens väghållningsområde. (Teknik- och servicenämnden) Under har det varit 5 felanmälningar på trafiksignaler, 12 anmälningar på vägmärken samt 64 rapporterade problem med dagvattenbrunnar. Rapporter inkommer framför allt genom felanmälansystemet Dedu men även i mindre mängd från SOS alarm. En dödsolycka har inträffat på det kommunala vägnätet under, på Boråsvägen i Kinna där en cyklist kolliderade med en buss. Olyckan bedöms inte bero på trafikmiljön så några åtgärder har inte initierats. Uppgifterna kommer från Transportstyrelsens register Strada, med data från Polisen. Grön miljö Risk Kontrollmoment Kommentar Lekande barn skadas Besiktning av lekplatser enligt plan Besiktning har inletts i december och ska fortgå under 2015. Funktionskontroll av lekplatser enligt plan Antalet anmälda/registrerade skador på lekplatser Funktionskontroll av lekplatser har utförts enligt plan. Detta görs av egen personal i samband med andra driftåtgärder. Ungefär 15 skador på lekplatser upptäcktes och åtgärdades under. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 18(55)
Lokalförsörjning Risk Kontrollmoment Kommentar Brukarnas behov av lokaler kan inte tillgodoses Energieffektiviserings åtgärder har inte genomförts eller får inte effekt Felaktig personaldimensioneri ng Skadegörelse Brister i nyckelhantering Oklara beställningar av vaktmästeriarbeten Uppföljning av projekt gentemot antagen lokalplan vid varje prognostillfälle Via LRP-gruppens månadsmöten tillse att varje framställt lokalbehov har förankring i Lokalplanen Energimängd per förvaltad area och lokaltyp. Avstämning av varje fastighetsskötares ansvarsområde utifrån riktvärden avseende skötseltid per kvm för aktuell fastighetstyp Uppföljning via husmöten två gånger per år att hyresgäst och hyresvärds säkerhetsrutiner följs Genomgång av utkvitterade nycklar från huvuddepå Stickprovskontroll av rutiner för utlåning av nycklar från mindre nyckelfilialer Månadsvis kontroll av debiterade antal timmar gentemot föregående månad och föregående år Lokalförsörjningen har följt upp projekt enligt lokalplanen och genomfört planerade åtgärder enligt tidplan. Lokalresursplanring genomförs med dialogmöten samt samverkansmöten med förvaltningsledningarna och bolagsledning vilket sker regelbundet. BoHäM-gruppen har ett fungerande samarbete där förvaltningarna är delaktiga. Investeringar om 4 miljoner har genomförts avseende energiinvesteringar, energioptimeringar i fastighetsbeståndet har utförts. Ytterligare åtgärder för att minska energiförbrukning har genomförts i ett antal projekt och lokalanpassningar som genomförts under året. Trenden är tydlig över hur energiåtgången minskar i fastighetsbeståndet. Kontinuerlig uppföljning sker av fastighetsskötarnas arbetsområden. En samverkan sker med Kultur- och fritidsförvaltningen angående omfattning av skötselnivå på olika anläggningar, vilket ständigt följs upp och korrigeras. Planerade husmöten har genomförts under året, åtgärder följs upp därefter. Genomgång av nyckeldepåer har genomförts. Några låssystem har fått förnyas. System med taggar installeras i vissa fall. Samverkan sker med Kultur- och fritidsförvaltningen angående nyckelhanteringen för att skapa säkrare rutiner men också föreslå och identifiera behov av säkrare system där utbyten kan ske. Kontrollen är genomförd, avseende verksamhetsanknutna tjänster, utfallet är högre jämfört med budget 2013. Ett ökat antal utförda timmar i förhållande till budgeterad del av personalkostnaderna för verksamhetsanknutna tjänster är den största orsaken till det högre utfallet. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 19(55)
Måltidsförsörjning Risk Kontrollmoment Kommentar Felaktig servering Sammanställning av eventuella tillbud Tre rapporterade avvikelser under. -Elev med överkänslighet mot vete fick i sig vetestärkelse av misstag då glutenfritt ströbröd innehåll detta. -Elev med glutenintolerans hade inget eget bordsmargarin, riskerade att få i sig vanliga brödsmulor. -Pedagog fick i sig gluten i den ordinarie maten trots att denne hade efterfrågat glutenfri mat (vikarie svarade att den vanliga maten var glutenfri) Information och incidenterna delges personal för att ge ytterligare fokus på vikten av städning uppmärksamhet när det gäller behov av specialkoster. Brukare kan bli sjuka Sammanställning av eventuella noteringar vid kontrollinspektion av livsmedelshygien. Under genomförde Miljökontoret 63 inspektioner med sammanlagt 64 avvikelser enligt följande fördelning. 30 st bristande underhåll av lokaler. - sammanställs och följs upp fyra gånger per år tillsammans med Lokalförsörjning. 3 st bristande märkning av specialkost - nya rutiner upprättade. 24 st bristande rutin för rengöring - rutiner skärpta. 1 st risk för kontaminering - rutiner skärpta. 1 st spår av skadedjur - åtgärder vidtagna. 2 st Personlig hygien - kökspersonalen ej tillgång till egen toalett - ny rutin upprättad. 3 st avvikelser i temperatur kyl/varmhållning - nya rutiner upprättade. Lokalvård Risk Kontrollmoment Kommentar Bristande användning av skyddsutrustning Uppmärksammas i samband årlig skyddsrond/medarbetarsamtal Användandet av skyddsutrustning uppmärksammas i samband med medarbetarsamtal/skyddsrond. Teknisk service Risk Kontrollmoment Kommentar För hög drivmedelsförbrukning gällande poolbilarna Stickprovskontroll gällande antal körda mil i förhållande till drivmedelsförbrukningen på poolbilarna Kontrollen är gjord genom en jämförelse av drivmedelsförbrukningen under 10 månader och antal körda mil samma period. Kontrollen omfattar samtliga poolbilar. Uppföljningen visar ingen orimlig förbrukning i förhållande till antal körda mil. Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 20(55)
Kompetensförsörjning Risk Kontrollmoment Kommentar Felaktiga anställningsvillkor Felaktig löneberäkning på grund av att schema och sysselsättningsgrad inte stämmer överrens Kontroll att anställningsavtal är korrekt ifyllda samt i överensstämmande med utannonsering Stickprovskontroller att schema stämmer med sysselsättningsgrad I samband med budgetarbetet identifierades och åtgärdades ett antal fel i form av att anställningar har bokförts på fel kodsträng. Härutöver har granskning skett i form av stickprovskontroller av under året ingångna anställningsavtal. Utöver felaktig kodsträng har endast enstaka fel identifierats tillexempel att anställningsdagar inte räknats samman. Utbildning har under hösten genomförts gällande lagen om anställningsskydd och vikten av att räkna samman anställningsdagar. Felaktigheter kring principer för lönesättning har identifierats vid något tillfälle. En del i kontrollmomentet är att skapa kontroll över att antalet befattningar inte utökas i samband med rekrytering. Det förekommer dock att titel i annons och anställningsavtal inte stämt överens. Vid dessa tillfällen har det skett genom ett medvetet val för att tydligt spegla tjänstens innehåll och nå ut till rätt sökande. Av anställningsavtalet framgår dock den inom kommunen vedertagna titeln för specifik befattning. En ny befattning har tillkommit under året med godkännande av personalchef. Av totalt 419 kontroller visade 14 st på en avvikelse. Vanligast är att det saknas korrekt ledighetsansökan eller att tjänstgöringsuppgifter inte är korrekta på anställningsavtalet. Avvikelserna har inte i något fall lett till rättning av utbetald lön. För högt övertidsuttag Att regler och rutiner följs Vid november månads utgång har 10 medarbetare arbetet överstigande 100 övertidstimmar. Alla tillhörande beredskapsstyrkan inom sektor teknik. Endast en medarbetare har passerat 150 övertidstimmar. Ekonomiservice Risk Kontrollmoment Kommentar Felaktiga årsprognoser som kan leda till ineffektiv resursanvändning. Otillräcklig kontroll av att inköp sker från ramavtalsleverantörer Felaktig debitering vid inköp Genomgång av redovisning samt analys av helårsprognoser Genomgång och kontroll av leverantörer Genomgång och kontroll av priser på fakturor Rapportering av driftredovisningen sker till nämnd samtliga månader genom sammanställning av månadsrapporter som dels visar på den totala nettokostnaden för perioden men också nettokostnaden för respektive verksamhet. Dessutom redovisas periodens ackumulerade utfall. Både periodens utfall samt det ackumulerade utfallet redovisas också i procentform och en jämförelse görs mellan och 2013 år utfall. Helårsprognoser har framställts från och med januari månad och uppdaterats i samband med månadsrapporteringar under året. Prognoserna bygger på erfarenheter från tidigare år, utfall under året, nya förutsättningar och händelser kända vid prognostillfället. Granskning av fakturor från Hemköp genomförd. I 80 % av fallen saknades ett underlag i form av kvitto. Rutin för inscanning av kvitton implementerad. Även granskning av ett antal konsultfakturor har genomförts. Timpriser ser ut att vara korrekta men en leverantör har fakturerat mer än ursprungligen avtalat. Under året har priser kontrollerats gällande konsultfakturor inom överföringsledningsprojektet. Korrekta timpriser Teknik- och servicenämnden, Årsrapport 21(55)