Protokoll nr 2 fört vid styrelsemöte med Skånes Roddförbunds styrelse på Hjelmsjön 2002-03-24 Närvarande: Bertil Håkansson, ordförande Lars Saldert Rolf Lindell Nils Jönsson, representant Åhus Hans Lundquist, suppleant Åhus Lars-Erik Persson, representant Landskrona RK Per Ekström, representant Malmö RK Bengt-Erik Nilsson, representant Helsingborg RK 1 Mötets öppnande - godkännande av dagordning Ordförande Bertil Håkansson hälsade välkomna till styrelsemötet. Dagordningen godkändes 2 Föregående protokoll Godkändes 3 Inkommen post - Brev från Malmö RK med förfrågan etablering av hemsida under Skånes Roddförbunds nya hemsida www.skanerodd.com. Beslut: Bertil undersöker möjligheterna via Rickard. Övriga skåneklubbar skall även erbjudas denna möjlighet. Kostnaden för hemsidan delas lika mellan intresserade klubbar och förbund. - Skrivelse från Ekets skola om arrangemang av roddläger på Hjelmsjön under vecka 20. Beslut: Vi medverkar för att stärka banden med Örkelljunga kommun och befrämja roddintresset i bygden. Som ansvarig utsågs Bengt-Erik. - E-post från Skånes Idrottsförbund angående SDF-bidrag. Enligt Lasse har Skånes IF överfört 2000:- som SDF-bidrag till vårt konto. - Brev från Idrottsmuseets vänner, Malmö om att presentera rodd i dess verksamhet. Per försöker intressera Göran Buckhorn för uppdraget. 4 Utsänd post - Brev till Skånes IF med bl a statistikuppgifter och Styrelserapport för 2002. 5 Ekonomisk rapport - Lasse rapporterade att vi för närvarande disponerar c:a 60.000 i likvida medel. - Bertil informerade om resterande del av det sk Stimulansbidraget från RI på c:a 53000:- kvarstår (till halvårsskiftet enligt Lars-Erik) - Beslutades att Lasse upprättar en övergripande budget för årets verksamhet och lägger över denna på E-post till AU före nästa möte i april.
6 SR:s årsmöte Bertil refererade SR:s årsmöte där besluten i fråga om Fredrik Ludl och sekreterarvalet förlöpte enligt våra intentioner. Ett positivt årsmöte med en förnämlig ordförande som effektivt ledde mötet. 7 Skånecupen Nils tar fram ett nytt regelverk för Skånecupen med modifierad poängberäkning. Tävlingsarrangemanget skall hanteras av respektive klubb självt. Åhus bistår med kommunikationsutrustning och annan hjälp (t.ex. speaker, startlistor, poängredovisning m.m.) om klubbarna så önskar. Nils sänder regelverket till Rolf som distribuerar detsamma till klubbarna och Halmstad. 8 Domarutbildning Bertil tar fram en inbjudan till klubbarna om att deltaga i en två dagars kostnadsfri regional domarutbildning. Syftet är att stärka kunskaperna bland tränare och ledare i klubbarna samt hos arrangörerna för Hjelmsjöregattan. Utbildningen är tänkt att genomföras senast den 1 oktober. 9 Hemsidan Se 3 ovan. 10 Nytt datasystem Per presenterade ett utvecklingsavtal med programvaruföretaget Tuna System AB som svarat för programvaruutvecklingen tillsammans med fyra svenska regattaarrangörer där bl a Skånes RF ingår. Den nya programvara är färdigställd och testas under våren. Vår tanke är att testa programvaran i skarpt läge under vår juniregatta parallellt med vårt nuvarande program. Per ansvarar för att bevaka programvarans färdigställande med grundtester. Hans vidtalar Magnus Nilsson Åhus RK att ta ansvar för att etablera en funktionell hårdvara på Hjelmsjönäs att passa programvaran (datorer, nätverk, kabelförbindelse regattaexpedition - måltorn, etc) Beslutades efter förslag från Lasse att Skånes RF via erhållet stimuleringsbidrag från RI som öronmärkts för programvaran tar på sig en extra kostnad på 5000:- utöver de 7000:- inklusive moms som programvaran kostar respektive beställare. Lasse verkställer. Per undersöker tillsammans med övriga beställare hur licensiering av programvaran till andra arrangörer och därmed kostnader/intäkter skall regleras. 11 Arbetshelg den 20-21 april Inför arbets- och träningshelgen beslutades: - Starttid både lördag och söndag kl 10.00 - Mathållning arrangeras individuellt av respektive klubb/deltagare - På lördagskvällen bjuder Skånes RF på middag kl 19.00 för deltagare som bor över. Anmälan göres till Åhus RK - Hans och Pia Lundquist på tel 044-242770 senast en vecka innan. - Närvaron under arbetshelgen räknas som grundande för det s.k. JSM överskottet. Lasse för räkenskapsnoteringar.
- Träningsmöjligheter finns både på lördag och söndag. Ansvariga i följebåt är Lasse på lördag och Bengt-Erik på söndag. - Protokollet tillställes även respektive ordförande i klubbarna. 12 Regattor 2002 Bertil tar ansvar för årets regattaarrangemang och blir tävlingsledare. a) nyckelpersoner Bemaningsplan för regattan 4-5 maj definierades så långt som möjligt. För att klara rekrytering av pontonryttare beslutades att höja arvodet enligt följande: 75:- för ett för- eller eftermiddagspass. 200:- för både för och eftermiddagspassen. Dessutom beslutades att sätta en nedre åldersgräns på 13 år för att kunna hantera de krav som ställs på pontonryttare. Klubbarna efterlyser kandidater och gör namnanmälan till Bertil. b) Bana och bryggor Höganäs lägger senast vecka 15 ut den mindre bryggan (kanotklubbens). Lars-Erik svarar för att material för reparation av övriga bryggor finns på plats till den 20 april. Banorna bojas helgen 20-21 april. c) Dataprogram - kommunikation Se punkt 10 ovan. d) Plaketter Togs beslut om att spara c:a 8000:- per år genom att fortsättningsvis beställa medaljer av s.k. 2-dimensionell typ (Åhusmedaljen). Mottagandet skall under året utvärderas för eventuell omvärdering av beslutet. e) Annonsörer och sponsorer Beslutades tillfråga Kenneth Pettersson i Ängelholm om han har möjlighet att ta in lokala sponsorer/annonsörer till våra programblad i första hand. Färdigtid V 16 f) Bokningar för boende Lillhallen reserverad för oss alla tre tävlingarna i år enligt Lars-Erik. Hans påpekade att vi är skyldiga att informera Räddningsverket om att det skall bo människor i hallen. Detta kräver bland annat inspektion med avseende på brandsläckningsutrustning, branddetektorer etc. Bertil åtgärdar. f) Kanottävlingar Inför årets kanottävlingar ställes krav på att startpontonerna ej får läggas ut förrän dagen före första tävlingsdagen. Bertil åtgärdar 13 Underhåll och skötsel av Hjelmsjöanläggningen I dagordningen redovisade aktiviteter såsom vatten och värme, avloppstömningar, uthyrningsverksamhet verkar enligt utsago från bl a Lars-Erik att fungera. I dag finns ingen som är övergripande ansvarig för anläggningen. Behov kan på sikt finnas varför Kenneth Pettersson Ängelholm RK tillfrågas. Per efterlyste en uppfräschning av sovsalarna innan säsongen börjar (övermålning av klotter mm)
14 Vidareutveckling av Hjelmsjöanläggningen Frågan bordlades i brist på tid till nästa möte. 15 Vidareutveckling av skånsk rodd Frågan bordlades i brist på tid till nästa möte. 16 Tidplan för styrelsemöte Rolf önskade begränsa antalet styrelsemöten genom att utse självstyrande arbetsgrupper för de stora arbetsuppgifterna i Skånes RF avseende: - Regattaarrangemang ( Regattaföreningen Hjelmsjön) - Vidareutveckling av Hjelmsjönäsanläggningen - Vidareutveckling av skånsk rodd med bl a Skånecupen Tanken är att dessa grupper ges befogenheter att arbeta självständigt med respektive uppgift och att beslut i viktiga frågor samt investeringsbeslut tages av Skånes RF i dess styrelsemöten. Nästa möte söndagen den 21 april kl 13.00 på Hjelmsjön med beslut i frågan. 17 Övriga frågor Lasse efterlyste korrekta medlemssiffror från klubbarna för att kunna revidera årsberättelsen från 2001. Var vänliga meddela dessa till Lasse. 18 Mötets avslutande Bertil tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Landskrona 2002-03-24 Vid protokollet Rolf Lindell Sekreterare Justerat Bertil Håkansson Ordförande