Arrangörsreglemente 2012 Hopprep

Transkript

1 Arrangörsreglemente 2012 Hopprep

2 1. Avtal och handlingar 1.1 Parter Ett arrangemangsavtal tecknas mellan Svenska Gymnastikförbundet (GF) och arrangerande förening (arrangör). Detta görs så snart datum och arrangör för tävlingen är klart. 1.2 Ekonomi Ekonomi för arrangemanget framgår av gällande arrangemangsavtal och av GF tecknade sponsoravtal. 1.3 Handlingar Tillsammans med avtalet utsänds GF:s gällande sponsoravtal samt följande handlingar och reglementen: - Tekniskt reglemente - Arrangörsreglemente - Redskapsreglemente - Tävlingsbestämmelser Direkt efter anmälningstidens utgång skickas följande material från GF till arrangören: Kopia på samtliga anmälningar med uppdelning på respektive disciplin Direkt efter anmälningstidens utgång skickas följande material från Hopprepskommittén till arrangören: - Namn och adress på domare. 2. Tävlingens upplägg 2.1 Tävlingarnas genomförande Utöver tecknandet av ett arrangemangsavtal ansvarar arrangören för tävlingens genomförande enligt gällande avtal, arrangörsreglementen, tävlingsbestämmelser, redskapsreglemente och tekniskt reglemente. 2.2 Startordning Lottningen görs av arrangören. Undantag gäller gemensamma SM där lottningen görs av GF:s personal när anmälningstiden gått ut. 2.3 Tävlingen längd Är beroende av antalet startande. 2.4 Förträning 1-2 timmar före tävlingsstart. 2.5 Ledarmöte 1-2 timmar före tävlingsstart. 3. Domare 3.1 Uttagning av domare Hopprepskommittén utser domare. Fördelning i domarpooler meddelas arrangören. 3.2 Resor, kost och logi Arrangerande förening ansvarar för beställning av domarnas kost och logi. Vid gemensamt SM ansvarar GF för beställning av kost och logi. Resor bokar var och en. Standarden på login vid VH och USM är densamma som hopparna, vilket oftast brukar vara i skolsal. Domarna ska dock ha möjlighet att få ett rum separat från hopparna att sova i. Sid 2 av 7

3 3.3 Kostnader för domare VH och USM Arrangören betalar domarkostnaderna. Kostnaderna består i resa, kost och logi samt ett domararvode på 300 kronor för en halv dag och 500 kronor för en hel dag JSM och SM På gemensamma SM och JSM betalar Gymnastikförbundet kostnaderna för domare. Detta då Gymnastikförbundet får alla anmälningsavgifter. 3.4 Domaransvarig En domaransvarig ska utses av arrangören. Denna har följande uppgifter: - vara länken mellan domarna och tävlingssekretariatet - delta i starten av samtliga domarmöten - se till att domarna får det material som respektive disciplin kräver i samband med domarmötena - uppdatera domare med förändringar i startlistor etc. 3.5 Domarmöte 1-3 timmar före tävlingsstart, alternativt kvällen innan första tävlingsstart. 3.6 Domarservice På domarborden i tävlingshallen ska det finnas mineralvatten. I domarrummet ska det finnas tillgång till fika och frukt. Om allmänna kommunikationer till och från flygplats/järnvägsstation inte finns eller inte passar i tid ska skjuts av domare ordnas av arrangören. Vid långa avstånd mellan boende och tävlingshall ordnar arrangören transport för domarna. 3.7 Domarnas placering Domarna ska placeras så att dessa kan arbeta ostört och se hela tävlingsytan. Tydliga avspärrningar ska finnas mellan domare och publik. 3.8 Domarnas utrustning Bord, stolar, papper och penna, bedömningsunderlag, stegräknare och tidtagarur Bedömningsunderlagen Arrangörsföreningen är ansvarig för att bedömningsunderlag i rätt antal finns upptryckta. Underlagen ska vara ifyllda med lagnamn eller individuell hoppares namn. Arbetet görs i samarbete med hopprepskommittén. Underlagen till VH finns på Underlagen till USM, JSM och SM finns på Notera att till USM-tävlingen används Simplified Rules vid freestyle-bedömningen. 4. Funktionärer Det behövs minst 7 funktionärer för olika arbetsuppgifter under tävlingen. 4.1 Sekretariat 2-3 personer 4.2 Musik 1 person 4.3 Inputtare, som ser till att nästa person/lag i startordningen är beredd när det är dennes tur 1 person. 4.4 Lappinsamlare, som hämtar in bedömningsunderlagen från domarna 2-3 personer. 4.5 Speaker 1 person Speaker ska finnas under alla tävlingar. Förutom att referera tävlingarna har speakern till uppgift att styra den schemalagda förträningen. Sid 3 av 7

4 5. Inbjudan Inbjudan sänds till hopprepskommittén för godkännande. Därefter till hopprepsföreningarna. Detta sker senast 4 månader före tävlingen. Inbjudan ska innehålla information om: - Tävlingsklasser - Plats - Datum för tävlingarna - Tider för tävlingarna i stort (om de kommer att börja på kvällen eller på förmiddagen och hur länge de kommer att hålla på) - Arrangerande förening - Kontaktperson - Senaste dag för anmälan - Anmälningsavgifter 6. PM Hopprepskommittén ska godkänna tävlingsupplägget samt PM1 och PM2 innan utskick sker till anmälda hoppare och domare. Samtliga dokument skickas till kommittén senast en vecka före planerat utskick. Undantag är gemensamma SM där PM skickas till Gymnastikförbundet och kommittén. Arrangören ansvarar för utskick av PM1 och PM2 till deltagande föreningar, domare och till GF:s kansli efter godkännandet. 6.1 PM 1 PM 1 skickas ut senast 6 veckor före tävlingen. PM 1 ska innehålla den information som finns i inbjudan samt information om: - Priser för kost och logi - Beställningsunderlag för kost och logi OBS! Tänk på att anmälningar ska vara gjorda senast 4 veckor före tävlingen så att PM 1 inte kommer ut för sent. 6.2 PM 2 PM ska skickas ut när anmälningarna kommit in och senast 2 veckor före tävlingen. I detta PM ska finnas information om: - Tävlingsplatsens adress - Startordning - Förträningstider - Tävlingsschema - Matsedel och mattider 7. Ackreditering Sker vid ankomsten på anvisad skola eller expedition. 8. Ceremonier 8.1 Defilering Ska ske innan tävlingsstart samt innan och efter prisutdelning Priser, medaljer, diplom SM och JSM RF-medaljer. Dessa beställs hos Gymnastikförbundet. SM har även vandringspokal både för individuellt och lag Övriga tävlingar står arrangören för medaljer och diplom. Sid 4 av 7

5 9. Utsmyckning Arrangörsföreningen ansvarar för att hallarna är representativa gällande exponering av sponsorer/skyltar/utsmyckning. 10. Publik Läktarplatser och övriga ytor för publik och icke tävlande hoppare ska vara tydligt anvisade och avgränsade gentemot domarplatser och tävlingsytor. Betalade publik ska ges företräde till huvudläktarens platser. 11. Lokaler 11.1 Tävlingshall Hall med sportgolv. Takhöjden ska vara minst 6 meter och ytan minst 18x18 meter. Golvet ska vara rent och torrt. Exakta mått på tävlingsytor, se redskapsreglemente Uppvärmningshall Möjlighet att värma upp i angränsande träningshall/träningsyta. 12. Musikanläggning Musikanläggningarna ska vara av god kvalitet. CD-spelaren ska kunna spela brända skivor. Deltagande hoppare skall ges tillfälle att provspela sin musik före tävlingen. En reservanläggning ska finnas på plats och snabbt kunna kopplas in om behov uppstår. 13. Utrustning/Redskap Se redskapsreglemente. 14. Sjukvård Arrangören ansvarar för att det finns en person som är sjukvårdsansvarig samt att nödvändig sjukvårdsmateriel finns tillgängligt under både förträning och tävling enligt gällande medicinska bestämmelser (se Undantag gäller gemensamma SM där även tävlingsläkare ska finnas på plats. 15. Kost De av Gymnastikförbundet framräknade priserna för frukost, lunch och middag ska följas. Priserna återfinns i bilaga 1. Matsedeln ska planeras med tanke på idrottande ungdomars behov. Möjlighet att beställa enbart vissa mål ska finnas. Specialkost ska finnas som alternativ, t.ex. glutenfritt, laktosfritt och vegetariskt. Då tävlingspassen sträcker sig över måltider ska möjlighet att köpa matpaket finnas. Domarnas möjlighet till utspisning ska säkerställas. Tider för matservering ska vara mycket generöst tilltagna och ta hänsyn till förtränings- och tävlingstider. Om en förening inte har skickat in sin beställning i tid så har arrangören rätt att neka dem mat. Sid 5 av 7

6 16. Logi Logi ska erbjudas i skolsal, vandrarhem eller hotell. Priser för logi i skolsal återfinns i bilaga 1. Om en förening inte har skickat in sin beställning i tid har arrangören rätt att neka dem logi. 17. Resultatåtergivning 17.1 Resultattavla För att kunna följa tävlingen ska en stor och tydlig resultattavla finnas i tävlingshallen. Samtliga resultat ska fyllas på efterhand och finnas kvar. Det finns ett dataprogram för detta som kan hyras. För mer info kontakta Kajsa Murmark, Kämpinge GF Resultatlista Resultatlistor ska vara klara i direkt anslutning till tävlingens slut och distribueras till samtliga deltagande föreningar, representanter från Gymnastikförbundet samt till närvarande massmediarepresentanter. Dessutom ska resultatlistorna från SM redovisas till TT i direkt anslutning till tävlingens slut. De ska då också skickas elektroniskt till tt@gymnastik.se. Faxnummer till TT: E-post: sport@tt.se 18. Media Mediabearbetningen planeras och görs av arrangörsföreningen. Gymnastikförbundet ansvarar för att resultaten skrivs in på Gymnastikförbundets hemsida. 19. Rapport Rapport från tävlingen skickas till Gymnastikförbundet och hopprepskommittén senast en månad efter genomförd tävling. Rapporten kan läggas ut på hemsidan och bilder får gärna bifogas. 20. Kvällsaktivitet Beroende på tävlingens upplägg kan en kvällsaktivitet arrangeras för deltagande föreningar och domare. Om deltagarfest ordnas måste hänsyn till Gymnastikförbundets alkoholpolicy följas. Denna finns i Tekniskt reglemente. Sid 6 av 7

7 Bilaga 1 Arrangörsreglemente Hopprep Priser för kost och logi KOST Frukost: Lunch: Middag: 35 kronor 55 kronor, alternativt lunchpaket 35 kronor 55 kronor LOGI Logi i skolsal: 75 kronor/natt Sid 7 av 7