1(9) : 2015-12-03 Tid: 09.30 12:00 Plats: Hylte, Torups Gästgivaregård Deltagare: Annika Ekvall, Kungsbacka Stefan Andersson, Varberg Anders Ramberg, Falkenberg Ingegerd Andersson, Halmstad Stefan Andersson, Hylte Patrik Giehler, Laholm Henrik Frindberg, Länsstyrelsen Madeleine Beckman, Länsstyrelsen Teres Heidermark, Region Halland Ej närvarande: Anders Ramberg Information om Miljösamverkan just nu Enskilda avlopp fosforfällor: Analys i projektet är utfört. Det har visat sig att 2/3 avloppsanläggningar inte fungerar som de ska. Vi har kunnat använda analysresultatet på 14 av 54 fosforfällor, på grund av att föregående markbäddar inte har fungerat som de ska. Representanter från projektgruppen kommer att delta på VAK 10 mars 2016 och presentera resultatet. Trollhättans kommun kommer troligtvis att presentera sitt resultat. Jag har även tipsat Avloppsguiden om resultatet i Minireningsverksprojektet inom Hav möter Land. Dessa tre projekt pekar på att minireningsverk och markbäddar, som är högst 8 år, inte fungerar. HaV är informerade och anser att det borde startas ett nytt projekt om denna problematik. Kungsbacka kommer att delta som pilotkommun i ett projekt om enskilda avlopp som WSP är projektledare för. Dagvatten: Följer inte tidsplanen, men kommer att hinna med att uppnå projektmålet ändå. Det har varit mycket personalomsättning samt avhopp i projektgruppen. De som är med i projektgruppen har svårt att hinna med projektet. Kommunikation och Bemötande utbildning: Två omgångar i år, 15-16 okt + 9 nov samt 17-18 nov + 8 dec. Kursutvärderingen visade att utbildningen och utbildarna får
2(9) betyget 9,2 på den tiogradiga skalan på frågan hur nöjd man är med kursen. Förväntan låg i genomsnitt på 7,9. Utbildarna får betyget 9,4 i genomsnitt. Det finns två till omgångar inplanerade med start 20-21 jan + 9 feb samt 8-9 mars + 14 april. Anmälan görs på GR:s hemsida. Vi har utrymme i den upphandling vi har gjort att ordna ytterligare två omgångar. Mötesplats Goda Exempel 26-27 nov i Göteborg: Vi hade räknat med 180 deltagare, men det kom 250 stycken. Allt flöt på bra och det var mycket uppskattat. Utvärdering pågår. Chefssamverkan Chefsmöte 1 okt - 2 okt i Borås: Alla har läst minnesanteckningarna. Varför var vi så få deltagare på chefsmötet i Borås? Många aviserade att de hade mycket att göra, men även att den geografiska placeringen på mötet påverkar. En del chefer vill prata om sakfrågor på dessa chefsmöten istället för de mjuka frågorna som ledarskap. Nästa chefsmöte blir 19 maj i Göteborg samt chefsmöte 6-7 oktober i Halland. Att föra fram till chefssamverkan: Styrgruppen Halland tycker att det är mycket fokus på ledarskapsfrågor. Det är viktigt att vi även tar upp om medarbetarskapet. Styrgruppen önskar att programmet innehåller både ledarskapsfrågor och sakfrågor. Ledarskapsfrågorna bör inriktas mer på rollen som ledare i en miljöförvaltning i en kommunal organisation. Både gentemot andra förvaltningar inom kommunen samt mot våra kunder. Kunderna tycker att vi trevliga, men att vi inte beslutar som de vill. Önskar tips på hur vi kan förtydliga vår roll mot kunderna. Det är även bra om vi tar upp om hur vi ska hantera kritik från media. Styrgruppen Halland tycker att det är mycket fokus på ledarskapsfrågor. Det är viktigt att vi även tar upp om medarbetarskapet. Styrgruppen önskar att programmet innehåller både ledarskapsfrågor och sakfrågor. Ledarskapsfrågorna bör inriktas mer på rollen som ledare i en miljöförvaltning i en kommunal organisation. Både gentemot andra förvaltningar inom kommunen samt mot våra kunder. Kunderna tycker att vi trevliga, men att vi inte beslutar som de vill. Önskar tips på hur vi kan förtydliga vår roll mot kunderna. Det är även bra om vi tar upp om hur vi ska hantera kritik från media.
3(9) Arbetsfördelning projektledare: Vi projektledare ska göra en arbets- och ansvarsfördelning utifrån verksamhetsplanen för 2016-2017. Anna Malmros har gått på föräldraledighet. Arbetade tidigare 50 %. Cecilia Lunder ska gå ner i tid till cirka 10 %. Arbetade tidigare 50 %. MVG har anställt Maria Andersson på 100%, från och med 15 februari 2016. Lasse Lind kommer att arbeta cirka 20-25 %. Arbetade tidigare cirka 50 %. Maria Nylén kommer att arbeta cirka 20-25 %. Teres Heidermark arbetar 90 %. Gemensamt styrgruppsmöte 14 okt 2015: Alla hade läst minnesanteckningarna. Pilotprojekt Jämställdhet: Projektledarena har valt projektet Redlighet, kött som pilotprojekt för jämställdhet. Redlighet kött valdes som pilotprojekt då det är avgränsat som sakområde. Det är viktigt med bemötandet och att kommunicera på ett bra sätt inom redlighet. Projektet börjar i oktober 2016, så vi har möjlighet att hitta en projektgrupp och ha kontakt med Urszula Hansson, Länsstyrelsen Halland om lämplig utbildning inom jämställdhet för projektgruppen. Verksamhetsplansprocessen har börjat för VP 2017-2018: Alla är välkomna att komma in med förslag på projekt, dock senast 26 januari 2016. Projektförslag lämnas in via formulär på hemsida. Nästa projektledarträff anordnas av MVG och MH 26-27/4 2016 i Halmstad. Två gånger om året träffas alla projektledare för de olika miljösamverkan som finns runt om i Sverige. Nu är det vår tur. Detta kommer att ta lite projektledarresurser under våren 2016. Fakturering är utförd: Kommunerna har fakturerats 1,0 kr/invånare och Länsstyrelsen Halland 96 000 kr för att det ska finnas en upplupen intäkt med 200 000 kr från år 2015 till år 2016, enligt beslut på styrgruppsmötet 150908. Motiveringen till länsstyrelsens summa är att de betalar 17% av den totala budgeten normalt. De får 0,17 * 197 450 kr i rabatt av deras 130 000 kr, som de annars skulle ha betalt. Detta blir då 96 000 kr. Ni andra får rabatt för både pengarna som blev över 2014 samt de pengar som Region Halland betalar.
4(9) Projekt/samverkan kring asylboende Oförutsedda projekt enligt MVG Oförutsedda projekt är projekt som genomförs i MVG trots att de inte är medtagna i verksamhetsplanen. MVG ska ha möjlighet att fånga upp frågor som det uppstått ett behov av för miljökontoren (och i vissa fall även Länsstyrelsen) att snabbt ta tag i. Utrymme för ett oförutsett projekt får, när det behövs, skapas genom att skjuta på ett projekt som ännu inte startats, men det bör inte avse projekt som har en redan tidssatt aktivitet där miljökontoren förväntas delta (t.ex. en tillsynskampanj). Initiativ till ett oförutsett projekt kan tas av vem som helst, och ska behandlas av projektledarna med stöd av beredningsgruppen. Avstämning med styrgruppen ska göras innan ett oförutsett projekt startas: Styrgruppen underrättas och tar ställning till projektet innan det dras igång. Kriterier för att starta ett oförutsett projekt Dessa kriterier är en form av checklista. Om en ny fråga uppstår som svarar mot samtliga kriterier bör ett projekt startas. Om inte alla men flera kriterier är uppfyllda kan det möjligen ändå övervägas att starta ett projekt. Kriterium 1 måste dock alltid vara uppfyllt. 1. Ingen annan aktör tar snabbt och i tillräcklig omfattning ansvar för den information, vägledning och samordning som behövs i denna fråga. 2. Frågan ska (förväntas) ha aktualitet av en viss varaktighet. (T.ex. ett media-larm som kan antas blåsa över inom någon vecka är det inte lönt att lägga resurser på). 3. Frågan ska beröra fler än några få miljökontor. 4. Frågan ska ha en sådan miljö- eller hälsomässig vikt (inklusive frågor om livsmedelssäkerhet och redlighet i livsmedelshanteringen) att det är motiverat att genomföra även om ordinarie projekt behöver skjutas framåt i tiden. 5. Frågan kommer att medföra mycket arbete för de berörda miljökontoren och ett projekt skulle effektivisera arbetet och minska den totala arbetsbelastningen. Motivering från Beredningsgruppen Asylboenden var ett prioriterat projekt redan under verksamhetsplansprocessen under våren 2015, men då ansåg Beredningsgruppen att det fanns tillräcklig vägledning redan. Folkhälsomyndigheten skulle komma med information och vi har handledningen om Tillfälliga boenden, som kan användas på asylboendena. Men nu
5(9) är det nya förutsättningar; fler flyktingar än vad det finns akutboenden, asylboenden och vanliga bostäder. Regeringen säger att vi måste sänka kraven på boendena. Det har redan kommit sådana krav inom PBL och man aviserar i PM:et som beskriver dessa förändringar att fler liknande ändringar i lagstiftningen kan komma. En projektgrupp kan bl. a. finnas som beredskap för de eventuella krav på avsteg/anpassningar av nuvarande krav som kan komma. Miljökontoren (i Västra Götaland) har ett behov av att få samråda med andra att få hjälp i att göra bedömningar etc. Som miljöinspektör kan du lätt bli gisslan i den egna kommunen att tvingas godkänna sämre förhållanden, eftersom det är så stor brist på boenden. Därför kan en projektgrupp behövas för att stötta inspektörerna. Folkhälsomyndigheten ska komma med vägledning. Då har vi en projektgrupp som kommer att tolka denna vägledning och skulle kunna ha en vägledande funktion. Projektgruppen kan också hjälpa till att vara kanalen mot de centrala myndigheterna t.ex. för att påverka dem så att de snabbt tar fram vägledningen/föreskrifter om hur vi ska hantera ändringar i lagstiftingen. En annan uppgift för projektgruppen kan vara att förbereda ett seminarium med Folkhälsomyndigheten och Migrationsverket under våren 2016 samt att samordna medverkan vid utbildningar av personal på boendena. Dessa boende kommer att vara ett tillsynsobjekt flera år framåt samt att vi nu får boenden som inte är tänkta som bostäder överhuvudtaget och som troligen inte blir så tillfälliga som man först tänker. Projektet uppfyller alla 5 kriterier för att starta ett oförutsett projekt. Om vi gör detta projekt inom Miljösamverkans ram så får vi ett naturligt samarbete mellan våra län. Annars kommer vi att arbeta vidare med frågan inom VG själva ändå, men jag tror att mycket av det vi gör även kan vara till nytta för Halland. Projektet kommer i första hand var ett nätverk för stöd och samordning. Bland annat kan ett forum skapas på t ex på webben, för frågor och svar. För att få resurser till detta projekt skulle det kunna ersätta projektet Äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler som nu finns med i Verksamhetsplanen för 2016-2017. Då frigörs tid för projektledarna samt att det omfattar samma inspektörsgrupp.
6(9) Beslut Styrgruppen anser inte att Asylboenden ska ersätta något av de planerade projekten i VP 2016-2017. Detta är inte mer prioriterat än något av de planerade projekten. Om reglerna ändras så ska detta prioriteras upp motsvarande ett projekt och ersätta ett av de planerade projekten i VP 2016-2017. Det är bra om det skapas ett nätverk för stöd och samordning. Nätverket kan ta fram en lista över vilka som arbetar med tillsyn av asylboende samt anordna en informationsdag för alla kommuner. Detta nätverk är viktigt för samsynen och stöd för de kommunerna som upplever att tvingas godkänna sämre förhållanden, eftersom det är så stor brist på boenden. Nätverket Dricksvatten Nätverksträffen Dricksvatten den 10 okt 2015 i Halmstad var lyckad! Kom både handläggare som arbetar med livsmedelskontroll och vattenskyddsområden. Nästa träff är den 4 mars 2016 i Falkenberg. För att kunna samarbeta bättre behövde de veta vilka som har arbetsuppgifter knutet till dricksvatten inom kommunerna och länsstyrelsen samt andra berörda. Teres har skickat ut en matris som alla ska fylla i. Många har gått Livsmedelsverkets utbildning om dricksvatten, men önskar att gå en mer fördjupad och praktiskt inriktad utbildning. För att skapa ett utbildningspaket/utbildningsprogram om dricksvatten så ska ett projektförslag skickas in till miljösamverkan från nätverket Dricksvatten. Nätverket Dricksvatten vill undersöka Vad bekostar kontrollavgiften och tillsynsavgiften?. Teres har skickat ut en matris som de ska fylla i. Ett sätt att öka kompetensen samt skapa samsyn inom dricksvattenområdet är att jämföra varandras checklistor och utöva tillsyn/kontroll tillsammans.
7(9) Beslut Styrgruppen stödjer förslaget från nätverket Dricksvatten om att öka kompetensen samt skapa samsyn genom att jämföra varandras checklistor och utöva tillsyn/kontroll tillsammans. Vid nästa möte den 4 mars 2016 ska nätverket planera mer om när och hur detta ska ske. Det finns en önskan från nätverket Dricksvatten om att ha en grupparbetsplats där de kan samla allt material inom nätverket. Styrgruppen beslutade att denna grupparbetsplats ska ligga på Livsteck.net. Madeleine och Patrik är ansvariga för att detta genomförs. Teres ska hjälpa Madeleine och Patrik. Teres ska undersöka om hon kan lägga upp GruppArbetsPlatser (GAP) på Länsstyrelsen Hallands hemsida. Dessa GAP kan t.ex. användas till de befintliga nätverk som finns inom Lantbruk, Hälsoskydd och Avlopp. Styrgruppen är inbjuden till workshop 4 februari 2016, kl. 9.00-16.00, i Göteborg Styrgruppen MVG vill diskutera möjliga utvecklingssätt och arbetssätt inom miljösamverkan. Vad vill vi uppnå? Hur vill vi uppnå detta? Utifrån vad som kommer fram bestämmer vi vilka utvärderingsmål/kriterier som vi ska ha och mäta dessa utvärderingsmål/kriterier efter nästa fyraårsperiod. Cecilia Lunder och Teres ska ha hålla i denna workshop. Handläggarträff Miljöskydd Denna punkt kommer att tas upp igen på nästa styrgruppsmöte. Politisk inflytande i VP processen Presidierna vill ha tillbaka sitt inflytande i verksamhetsplansprocessen för. De vill vara remissinstans i början av processen. Presidierna vill ha ett förslag på hur de kan ha inflytande över vilka projekt som väljs inför en ny verksamhetsplan för. Styrgruppen anser att presidierna har lika mycket inflytande nu som tidigare vad gäller projekten. Det är viktigt att förvaltningscheferna informerar om verksamhetsplansprocessen och om för politikerna i miljönämnderna. Teres ska skicka den presentation som presenterades för presidierna den 16 oktober 2015.
8(9) Beslut Förvaltningscheferna ska informera om verksamhetsplansprocessen och om för politikerna i miljönämnderna. Den presentation som presenterades för presidierna den 16 oktober 2015 ska användas. Detta ska presenteras i miljönämnderna senast 4 februari 2016. Möten 2016 Gäller styrgrupp Tid och plats Syftet med mötet Båda Styrgrupperna Halland Gemensamt styrgruppsmöte (Representanter Stefan och Henrik från Halland) Presidierkonferens Workshop Lst VG, Göteborg, den 4 februari 2015. kl. 9.00-15.00 den 3 mars 2016 i Falkenberg kl 10.00-12.00 den 4 mars 2016. Lyncmöte Kl. 9.30-15.00 den 8 april 2016 i Laholm. Grundlig diskussion och arbete inför den kommande utvärderingen. Planering av chefsmöte 6-7 okt Beslut om handläggarträffar Miljöskydd Avstämning av den enkät som ska skickas ut till miljökontoren samt länsstyrelserna inför VP 2017-2018. Rapportera om projekten inom miljösamverkan samt politiskt inflytande i val av projekt. Chefsmöte Gemensamt styrgruppsmöte (Representanter Stefan och Henrik från Halland) Halland Halland 19 maj 2016 i Göteborg Förslag: 9.00-12.00 den 20 maj 2016 i Göteborg. Juni Teres skicka ut Doodle enkät om datum September Lync. möte Teres skicka ut Doodle enkät om datum Beslut om vilka projekt som ska vara med i VP 2017-2018, Utvärderingen 2016, pilotprojekt Jämställdhet m.m. Beslut om VP 2017-2018 Uppdelning av arbetsuppgifter inför chefsmötet 6-7 okt Checka av inför chefsmötet 6-7 okt
9(9) Chefsmöte 6-7 oktober 2016 Varberg, Stadshotellet? Gemensamt styrgruppsmöte (Representanter Stefan och Henrik från Halland) Oktober: bestäms senare. Avstämning gemensamma frågor. Nästa möte 3 mars kl. 09.00-15.00 i Falkenberg Förmiddagen (09.00-12.00): (protokoll läggs ut på hemsidan) Eftermiddagen (13.00 15.00): Miljöchefsmöte (Länsstyrelsen och utvecklaren är välkomna att delta om de vill) Under nästa möte ska vi bland annat ta upp: Handläggarträff Miljöskydd - Hur ska dessa arrangeras? Kommentarer som kom fram under styrgruppsmöte 151203 var: Miljöskydd är omfattar många sakområden. Länsstyrelsen anordnar tillsynsvägledningsdagar/handläggarträffar inom olika sakområden. kan kanske hjälpa till under dessa dagar? Om ska hålla i handläggarträffar för miljöskydd, så ska även hålla i handläggarträffar för Hälsoskydd och Livsmedel. Det finns inte resurser till detta. Om handläggarträffar för miljöskydd ska arrangeras, är det viktigt att de handlar om områden som berör många som t.ex. Egenkontroll. Nu ser förslaget ut så här: Miljösamverkan Halland anordnar inte handläggarträffar, men hjälper gärna till med inbjudan och tar emot anmälningar. Programinnehåll, lokal, fika och bokning av lunch ansvarar värdkommunen för själva. Jag har gjort ett schema över kommande träffar 2016-2021, för att ni lättare ska kunna planera. Falkenberg är först ut våren 2016. Värdkommun Tid Falkenberg Vår 2016 Varberg Vår 2017 Kungsbacka Vår 2018 Hylte Vår 2019 Laholm Vår 2020 Halmstad Vår 2021