PUBLICERINGSSYSTEMET När du loggat in dig i HSB webb och klickar på någon knapp för att redigera innehållet kommer du in i publiceringssystemet. Härifrån kan du administrera dina webbsidor. Om du loggar in dig från webbsidan och väljer att utnyttja snabbredigeringsknapparna, skapa och ändraknapparna som finns på artiklarna och i menyerna hamnar du här när du klickat på dem. FUNKTIONERNA PÅ PUBLICERINGSSYSTEMETS STARTSIDA Det första som möter användaren efter inloggning är startsidan. Startsidan får olika utseende beroende på vilka behörigheter du har samt vilka personliga inställningar du har. Se avsnittet Användarinställningar. En redaktör behöver vanligtvis enbart behörighet för funktionerna som beskrivs i detta avsnitt. En systemadministratör eller webbmaster har behov av fler funktioner. Dessa beskrivs i avsnittet Verktyg för administratörer. Startsida i verktyget för en redaktör. 49
VÄNSTERSPALTEN Vänsterspalten som den kan se ut för en redaktör. Administratörer har ytterligare alternativ. Läs mer under Verktyg för administratörer. GÅ TILL AVDELNING MED ID Varje avdelning och artikel har ett unikt ID-nummer. Med hjälp av funktionen Gå till avdelning med ID går du snabbt till rätt avdelning, genom att skriva in ett avdelningsnummer och klicka på pilknappen till höger. Om du surfar på webbplatsen och vill redigera en viss artikel ser du avdelningens och artikelns IDnummer i webbadressen, som visas högst upp i webbläsaren. För du muspekaren över en länk ser du även adressen längst ned. Adressen ser ut som i nedanstående exempel. http://www.hsb.se/hsb/jsp/ polopoly.jsp?d=128&a=238999.. Här framgår att du tittar på avdelning 128 (department, d=128) och artikel 238999 (article, a= 238999). KOMBINERA AVDELNINGAR Kombinera avdelningar listar alla artiklar (inte avdelningar!) i en eller flera avdelningar så att du får snabb åtkomst för redigering. Överst i vyn finns en avdelningsväljare där du kan lägga till avdelningar vars artiklar ska listas. Med hjälp av avdelningsväljaren kan du klättra uppåt i avdelningsstrukturen (minustecknet) eller visa underliggande avdelningar (plustecknet). För att välja en avdelning (vars artiklar ska listas) klickar du på knappen med den gröna pilen. Knappen med den röda pilen tar bort avdelningar du valt. Du avslutar genom att klicka på knappen Visa. Då listas alla artiklar som är publicerade i de valda avdelningarna. Kombinera avdelningar ger dig överblick över artiklar i flera olika avdelningar. 50
GRANSKA STORIES HSB använder inte i dagsläget denna funktion. En story gör det möjligt att koppla ihop artiklar som redaktören tycker har något gemensamt så att dessa kan presenteras tillsammans på webbplatsen. SÖK I ARTIKELARKIV Alla artiklar (även ofärdiga samt avpublicerade artiklar) går att hitta med hjälp av artikelarkivet. Observera att för att hitta ännu ej publicerade artiklar måste du sätta en bock i Visa även ofärdiga artiklar, längst upp på sidan. Du måste alltid söka på minst två komponenter. De olika komponenterna är: Artikel-ID Varje artikels unika identifieringsnummer. Publiceringsdatum Mellan vilka datum som artikeln kan vara skapad. Titel/Rubrik Det räcker med att ange en delmängd av rubriken. Byline Används inte av HSB. Först publicerad i Välj bland alla avdelningar. Med hjälp av avdelningsväljaren kan du klättra uppåt i avdelningsstrukturen (minustecknet) eller visa underliggande avdelningar (plustecknet). 51
Författare I Sök efter användarnamn räcker det med att ange första bokstaven/bokstäverna av användarnamnet. Inkludera alla användare i sökningen innebär att användare som är skapade utanför publiceringssystemet (i delsystemet Användarmodul) inkluderas. Obs! Rubriken Författare betyder i detta fall senast redigerad av. När sökningen är genomförd presenteras de artiklar som uppfyller de specificerade sökkriterierna i en lista överst på sidan. Bredvid artiklarna finns tre knappar. Knappen Publicera används för att publicera artikeln i en avdelning. Knappen Redigera används för att redigera artikeln. Och med hjälp av knappen versioner kommer du till en vy för versionsinformation. HITTA TILLFÄLLIGT SPARADE ARTIKLAR Knappen Spara tillfälligt som är placerad överst när du arbetar med en artikel finns för att du ska kunna arbeta länge i verktyget och kunna hantera driftsstörningar. Har du klickat på den knappen kan din ofärdiga artikel sökas fram ur artikelarkivet. Hur detta görs är också beskrivet i avsnittet Sök i artikelarkivet. HITTA TILLFÄLLIGT SPARADE ARTIKLAR 1. Gå till startsidan och klicka på Sök i artikelarkivet. 2. För att få fram de artiklar som bara är sparade med knappen Spara tillfälligt måste alternativet Visa ofärdiga versioner vara ikryssat. 3. När sökningen är klar visas träffarna ovanför sökformuläret. Klicka på versionsknappen,, för att se vilka versioner som finns. 4. För att se ännu inte publicerade versioner klicka på knappen Visa ofärdiga versioner. 5. För att använda en version tryck på knappen Använd till höger om artikelversioner. Artikelmallen kommer då att visas. Observera att du inte är kvar i den ursprungliga avdelningen utan måste välja att klicka på knappen Publicera i annan avdelning för att publicera ut artikeln. 52
HITTA TIDIGARE VERSIONER AV EN ARTIKEL Antag att du vill ha tillbaka en tidigare publicerad version av en artikel. Det kan du antingen få genom att söka i artikelarkivet (se avsnitt Sök i artikelarkivet) eller, vilket är enklast, direkt i avdelningsvyn för artikeln. HITTA TIDIGARE VERSIONER 1. Klicka på knappen för versioner till höger om artikeln. 2. Klicka på knappen Använd vid den version som du vill använda. 3. Du kommer till artikelmallen och kan kontrollera att du valt rätt version. 4. Klicka på Publicera. REDIGERA ANVÄNDARINSTÄLLNINGAR Under rubriken Redigera användarinställningar finns en rad alternativ som kan underlätta ditt arbete med publiceringssystemet. REDIGERA ANVÄNDARINSTÄLLNINGAR 1. Välj Redigera användarinställningar på startsidan. 2. Ändra inställningarna, se följande beskrivning. 3. Avsluta med att klicka på knappen Spara 53
Användarinställningar. Här kan du t.ex. ändra hur du vill välja avdelningar, från en lista eller genom att skriva in id-nummer. Användarnamn Användarnamnet du använder för att logga in. Namn Textfält där ditt namn anges (kan ändras). E-postadress Textfält där din e-postadress anges (kan ändras). Hemavdelning Den avdelning som ligger i toppen av trädvyn för respektive användare. Genvägar Du kan lägga upp genvägar till avdelningar du ofta publicerar i. Dessa genvägar kommer då att visas ovanför avdelningslistan på startsidan. Med hjälp av avdelningsväljaren väljer du till vilka avdelningar du vill ha genvägar. Du kan klättra uppåt i avdelningsstrukturen (knappen med minustecknet) eller 54
visa underliggande avdelningar (knappen med plustecknet). För att välja en avdelning klickar du på knappen med den gröna pilen (nedåtriktad). Knappen med den röda pilen (uppåtriktad) tar bort avdelningar du valt. Visa navigationspanel Kryssrutan som ger dig tillgång till en panel, med några användbara funktioner. Denna panel hänger med oavsett var i publiceringssystemet du befinner dig. Läs mer under Funktionerna i Navigationspanelen. Visa grafisk trädvy Avdelningar kan skapas i fyra olika strukturer. Med hjälp av grafisk trädvy kan du visa dessa på startsidan och i panelen. Du byter struktur genom att klicka på knappen Uppdatera träd. Inställningar avdelningsväljare Typ av förälder (för träd) Här väljer du vilken avdelningsstruktur som din avdelningsväljare ska visa. För redaktörer rekommenderas Publicerade avdelningar. Max antal nivåer (träd) Här väljer du hur många avdelningar som ska visas i din avdelningsväljare. Max antal val (träd) Här väljer du hur många avdelningar som ska visas i din avdelningsväljare. Favoritavdelningar En möjlighet att låta avdelningsväljaren inledas med dina favoritavdelningar. Antal senaste avdelningar En möjlighet att låta avdelningsväljaren inledas med dina senaste besökta avdelningar. ÄNDRA LÖSENORD Här kan du som användare själv ändra ditt eget lösenord. FÖRHANDSGRANSKA WEBBPLATSEN Förhandsgranska webbplatsen innebär att redaktören kan se hur webbplatsen kommer att se ut vid en annan tidpunkt än realtid och/eller hur den ser ut när eventuella arbetsflöden bytt status. Används vid tidspublicering och arbetsflöde. Genom att ge artiklar en tidsbestämning kan du styra när artiklar ska publiceras och avpubliceras. Tidsstyrning beskrivs närmare i avsnittet Tidsstyrd publicering. För Visa webbplats vid tidpunkt kan tre olika alternativ väljas: Nu (default) 55
Du får se webbplatsen i som den ser ut nu. Vald nedan Visar hur webbplatsen ser ut vid en vald tidpunkt, vilket kan vara vilken tidpunkt som helst. Tidpunkten väljs med hjälp av tidsfälten nedanför. Alla tider Kopplar bort tidspubliceringen. Du kan se webbplatsen i annan tid än realtid. För Visa webbplats med arbetsflöde kan tre olika alternativ väljas: Alltid (default) Innebär att arbetsflöde alltid används dvs. endast de artiklar som har ett aktivt arbetsflödestillstånd kommer att visas. För närvarande är det endast tillståndet Godkänd som är ett aktivt arbetsflödestillstånd. Inte om ägare Innebär att alla de artiklar som den inloggade användaren har skapat kommer att visas, oavsett arbetsflödestillstånd. Dessutom visas alla övriga artiklar som har ett aktivt arbetsflödestillstånd. Aldrig Innebär att alla artiklar i de avdelningar där arbetsflöde används kommer att visas, oavsett om de har ett aktivt arbetsflödestillstånd eller inte, dvs. ignorera arbetsflöde. GODKÄNN ARTIKLAR Funktionen Godkänn artiklar listar alla artiklar som är publicerade med ett arbetsflöde och som väntar på att bli godkända. Om redaktören inte har behörighet att godkänna artiklar visas inga artiklar. Mer om arbetsflöden går att läsa i avsnittet Arbetsflöden. 56
VERKTYG FÖR ADMINISTRATÖRER Startsidans utseende ser olika ut beroende på vilken behörighet du har. En redaktör behöver vanligtvis enbart behörighet för funktionerna som beskrivs i avsnittet innan. En systemadministratör eller webmaster har behov av fler funktioner. SKAPA NY AVDELNING Funktionen Skapa ny avdelning används när man vill skapa avdelningar som inte med en gång ska vara publicerade i någon avdelning. Att skapa en ny avdelning är inte samma sak som att publicera en avdelning. Men en skapad avdelning kan givetvis i efterhand publiceras i en avdelning. VISA LÅS Visa lås visar låsta objekt (avdelningar och artiklar) samt ger möjlighet att låsa upp dem. När du redigerar en artikel så blir artikeln låst för andra redaktörer, men inte hur länge som helst! Någon kan ju ha valt att öppna en artikel för redigering samt därefter exempelvis gått på lunch eller bara stängt webbfönstret. För att förhindra att artikeln då fortsätter att vara låst på obestämd tid finns en tidsinställning (standard är 30 minuter) som gör att artikeln efter en viss tid inte längre är låst för redigering. Detta är alltså bra i vissa fall men inte bra för dig som sitter och redigerar artikeln längre tid än tidlåset medger. Har du otur kan någon gå in och börja arbeta på artikeln som du arbetat på i en 57
timme och då är allt ditt arbete borta. Detta förhindras genom att du klickar på knappen Spara tillfälligt då och då när du redigerar så att tidlåset förlängs. HANTERA WEBBALIAS Endast för Sysadmin. EXTERNA DATAKÄLLOR Används inte av redaktörerna. ARBETSFLÖDEN Kallades i den tidigare versionen för Lista workflows. Mer om Arbetsflöden finns att läsa i avsnittet Arbetsflöden. UPPDATERA KANALINSTÄLLNINGAR Detta är något som sysadmin gör. Om avdelnings- eller artikelmallar har ändrats kan dessa uppdateras i publiceringssystemet utan att systemet behöva startas om. Alternativet syns dock för en del administratörer. BYGG OM BILDBANKEN Bildbanken används inte av HSB. 58
FUNKTIONERNA I NAVIGATIONSPANELEN Navigationspanelen ger dig en möjlighet att snabba upp vissa arbetsmoment. Panelen hänger med oavsett var i publiceringssystemet du befinner dig. OBS! Om man har en navigationspanel fungerar inte snabbredigeringsknapparna som de borde, man kommer till sin startsida istället. GENVÄGAR FÖR SNABBPUBLICERING Överst på panelen finns en rubrik som heter Genvägar för snabbpublicering. Med hjälp av denna funktion kan du lägga upp genvägar direkt till artikelmallen för en vald avdelning. Detta är tänkt för ofta förekommande publiceringsoperationer. Du behöver bara klicka på genvägen i panelen, för att komma in i den valda artikelmallen och skapa din artikel. När du så spara din artikel kommer den automatiskt att publiceras i den förvalda avdelningen. SKAPA GENVÄGAR FÖR SNABBPUBLICERING 1. Klicka på Lägg till/ta bort publiceringsgenvägar. 2. Med hjälp av avdelningsväljaren väljer du till vilken avdelning du vill ha en publiceringsgenväg. Du kan klättra uppåt i avdelningsstrukturen (knappen med minustecknet) eller visa underliggande avdelningar (knappen med plustecknet). Välj avdelning där artikeln ska publiceras. Navigationspanelen finns på din startsida när du loggar in dig. För att se den måste du välja Navigationspanel under Användarinställningar. 3. Välj den artikelmall som ska användas. 4. Fyll därefter i ett lämpligt namn på din publiceringsgenväg. 5. Avsluta med att trycka på Lägg till. GÅ TILL AVDELNING MED ID Varje avdelning och artikel har ett unikt identitetsnummer. Du kan gå direkt till en avdelning genom att skriva in en avdelnings id- 59
nummer och därefter klicka på pilknappen till höger. SENASTE AVDELNINGAR Under rubriken Senaste avdelningar skapas en lista med länkar till de senast besökta avdelningarna automatiskt. Denna inställning görs under Redigera användarinställningar. TRÄDVY Slutligen finns i panelen en grafisk trädvy i vilken du direkt kan klicka dig till vald avdelning. Avdelningsstrukturen på trädvyn i panelen är densamma som den du valt på startsidan. TIDSSTYRD PUBLICERING Genom att ge artiklar en tidsbestämning kan du styra när artiklar ska publiceras och avpubliceras. I fältet Tidsstyrd publicering kan datum och klockslag för en artikel anges. Med knappen Lägg till PÅ-händelse påbörjas en händelse och med knappen Lägg till AV-händelse avslutar en händelse. För att ångra en inställning använd knappen Ta bort händelse. Att en artikel/avdelning är tidsinställd går att se i innehållsförteckningen för avdelningen. Gå till avdelningen och välj Tid i rullgardinsmenyn längst upp i högra hörnet ovanför innehållsförteckningen. Avdelningar som har en tidsinställning markeras med TID:SET. Tidsstyrning finns längst ned i artikelmallen. Tidspublicering möjliggör även att kunna se webbplatsen i en annan tid än realtid. Detta gör du genom att klicka på Förhandsgranska webbplats på startsidan. Där kan du välja att se webbplatsen vid en viss tidpunkt. Läs mer om detta i avsnittet Förhandsgranska webbplats 60
ARBETSFLÖDEN Arbetsflödesfunktionen innebär man definierar en livscykel för en artikel, som består av ett antal stationer eller tillstånd. För att flytta en artikel från ett tillstånd till nästa i detta flöde krävs särskilda behörigheter i arbetsflödet. Detta kan till exempel betyda att en artikel som en redaktör skrivit först har tillståndet Utkast, och måste godkännas av någon med behörighet att godkänna artiklar innan den får tillståndet Godkänd, och därmed visas på webbplatsen. Det är alltså endast artiklar med tillståndet Godkänd som kommer att visas på webbplatsen. Ett arbetsflöde kopplas till en avdelning, och detta påverkar då alla artiklar som publiceras i denna avdelning; dock ej artiklar som publicerats innan arbetsflödet kopplades till avdelningen. Arbetsflöden skapas och redigeras från startsidan genom alternativet Arbetsflöden. För att göra detta måste du ha rättigheten Skapa grupp i din hemavdelning. Mer om detta är beskrivet i avsnittet Behörigheter. Ett arbetsflöde kan också ha en hemavdelning på liknande sätt som användare. Detta innebär att om ett arbetsflöde får föreningen som sin hemavdelning kan man använda arbetsflödet i alla avdelningar under den. Gör så här för att skapa ett arbetsflöde (Obs! Ett skapat arbetsflöde inte går att ta bort). SKAPA ETT ARBETSFLÖDE 1. Klicka på Arbetsflöden i vänsterspalten på avdelningen där du vill ha det. 2. Klicka på knappen Skapa nytt arbetsflöde. Ange namn på ditt arbetsflöde och välj vilken typ av arbetsflöde du vill ha. 3. Klicka sedan på knappen Skapa nytt arbetsflöde och ett arbetsflöde är skapat. KOPPLA ANVÄNDARE/GRUPPER TILL ETT ARBETSFLÖDE Vem som ska få redigera och godkänna artiklar i avdelningar till vilka ett arbetsflöde har kopplats bestäms från arbetsflödets hemavdelning genom länken Arbetsflöden. För att sätta rättigheter på användare eller grupper för ett arbetsflöde gör du så här: REDIGERA ETT ARBETSFLÖDE 1. Gå till startsidan och klicka på Arbetsflöden. 2. Klicka på Redigera arbetsflöde. 3. Klicka på Behörigheter.Lägg in användaren/gruppen med hjälp av knappen Lägg till. Du kan ge rättigheterna Redigera samt Ändra status. 4. Avsluta genom att trycka på knappen Spara. 61
KOPPLA ARBETSFLÖDE TILL AVDELNING För att använda ett arbetsflöde måste du koppla det till en avdelning. ARTIKLAR ATT GODKÄNNA Artiklar som ska godkännas går att finna på två sätt. Det ena sättet är från startsidan med funktionen Godkänn artiklar. Då listas alla artiklar som ska godkännas oberoende av i vilken avdelning de är publicerade. Detta är det snabba sättet att godkänna artiklar utan att behöva gå till alla avdelningar som är arbetsflödesstyrda. Om redaktören inte har behörighet att godkänna artiklar syns inga artiklar. Du kan också välja att godkänna artiklar från varje avdelning som har ett arbetsflöde. KOPPLA ETT ARBETSFLÖDE TILL EN AVDELNING 1. Gå till den avdelning som ska få ett arbetsflöde. 2. Klicka på Redigera avdelning och välj sedan Arbetsflöde för denna avdelning. 62