STEG FÖR STEG Smartare inköp genom tidig dialog 1
Denna guide riktas till dig som vill göra smartare inköp genom att använda dig av tidig dialog. Tidig dialog innebär att upphandlande myndigheter träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer innan kraven utformas i den kommande upphandlingen. Syftet med dialogen är att få kunskap om de lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån det specifika behovet i upphandlingen. Konkurrensverket driver tillsammans med Teknikföretagen och SKL projektet Smartare inköp genom tidig dialog. Projektet erbjuder upphandlande myndigheter konkret processtöd i specifika upphandlingsprojekt. Det stöd som erbjuds fokuserar på de delar som är med i denna guide. Tidig dialog så går du tillväga Dialog kan genomföras på många olika sätt beroende på vad som ska upphandlas, vilken bransch som berörs, omfattning av affären och den upphandlande myndighetens förkunskaper. Innan dialogen börjar måste behovet analyseras. Steg 1 Behovsanalys >> Identifiera behovet. >> Analysera möjligheterna. >> Beskriv behovet. 2
Identifiera behovet Den upphandlande myndigheten identifierar vilket eller vilka behov som ska tillgodoses. Inledningsvis handlar det om att fokusera på det faktiska behovet och bortse från färdiga lösningar. Behov kan exempelvis identifieras genom att sammanställa kunskap som finns i organisationen sedan tidigare. De kan också identifieras genom gap-analyser (nu-läge kontra önskat läge), hearings, diskussioner i fokusgrupper eller genom att ställa frågor till de som ska använda de tänkta lösningarna. Även om användarna känner till sina egna behov är det inte säkert att de vet hur dessa kan tillgodoses. Checklista för behovsidentifieringen >> Behovsidentifieringen ska resultera i ett klart uttryckt och avgränsat behov. >> Fokusera på själva behovet och inte på tänkta lösningar. >> Involvera användarna. >> Sammanställ den kunskap som finns i organisationen sedan tidigare. Analysera möjligheterna Den upphandlande myndigheten analyserar sedan om det identifierade behovet kan lösas i egen regi, genom intern verksamhetsutveckling eller genom en upphandling. Myndigheten tar då hänsyn till befintliga och framtida förändringar i behoven såsom ändrade krav på verksamheten, demografiska förändringar eller teknikutveckling. I samband att myndigheten analyserar möjligheterna och förutsättningarna bör även en intressentanalys och intressentdialog genomföras. Det behövs för att kartlägga vilka personer, roller, funktioner, upphandlande myndigheter eller andra aktörer med liknande behov som kommer att påverkas av upphandingen, eller som behöver engageras i den. Dialog med de identifierade intressenterna skapar förankring och förståelse för upphandlingen internt och externt samt ger erfarenheter, synpunkter och åsikter som underlag till analysen. 3
Checklista för analysen >> Kartlägg interna förutsättningar. >> Analysera om behovet kan lösas i egen regi eller om det ska lösas med upphandling. >> Ta höjd för kommande förändringar i behoven. >> Genomför en intressentanalys för att se vilka som berörs och behöver engageras. Beskriv behovet När den upphandlande myndigheten har identifierat och analyserat behovet behöver det beskrivas på ett tydligt sätt. Myndigheten har troligtvis beskrivit sitt behov utifrån sina referensramar och med det språk som används inom myndigheten, men det kan vara så att marknaden använder sig av andra begrepp och uttryck. Behovet kan därför behöva översättas och struktureras i dialog med potentiella leverantörer så att det blir begripligt för dem. Behovsbeskrivningen ska vara mer specifik än behovsidentifieringen. Relevanta förutsättningar och begräsningar som har identifierats och analyserats redovisas på ett tydligt sätt för att ge leverantörerna de ramar som de behöver förhålla sig till. Begränsningarna ska beskrivas på ett icke-diskriminerande sätt så att inga leverantörer aktivt gynnas eller missgynnas. Om det bedöms lämpligt kan myndigheten även sätta in behovet i ett bredare sammanhang så att leverantörerna får en god beskrivning av upphandlingen och det värde den avser att tillföra i ett bredare sammanhang. Checklista för behovsbeskrivningen >> Bli mer specifik än i behovsidentifieringen. >> Beskriv behovet så tydligt som möjligt. >> Redovisa förutsättningar och begränsningar. >> Beskriv även eventuella strategiska mål som ska uppnås med upphandlingen. 4
5
Steg 2 - Marknadsanalys och marknadsdialog Genomför en marknadsanalys >> Genomför en marknadsanalys. >> Skicka inbjudan till dialogmöte. >> För dialog med flera parter. >> Ha möten med enskilda leverantörer. Efter behovsanalysen behöver myndigheten genomföra en marknadsanalys och en dialog med marknaden för att få kunskap om olika lösningar som leverantörer kan erbjuda. Marknadsanalysen ger information till myndigheten om det finns varor eller tjänster på marknaden som helt eller delvis motsvarar behovsbeskrivningen. Marknadsanalysen kan exempelvis bestå av inhämtning av information som finns tillgänglig på internet. Den kan även kompletteras med att myndigheten tillfrågar intresseorganisationer, experter eller andra myndigheter. Checklista för marknadsanalysen >> Finns tillräcklig kunskap hos den upphandlande myndigheten om den aktuella marknaden? >> Vad kan marknaden erbjuda på det område där myndigheten har sitt behov? >> Finns det potentiella leverantörer med lösningar som kan tillgodose det aktuella behovet? >> Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till? >> Kan leverantörerna på marknaden uppfylla kraven? 6
Skicka inbjudan till dialogmöte Den upphandlande myndigheten bjuder in leverantörer till dialogmöte. I inbjudan beskrivs den kommande upphandlingen med utgångspunkt i det behov som har identifierats och analyserats. För att potentiella leverantörer ska vara intresserade av att delta behöver behovet beskrivas på ett tydligt sätt. Tidsplan för upphandlingen, syfte och mål med dialogen samt agenda och regler för hur dialogen ska genomföras bör också beskrivas i inbjudan. Inbjudan till dialogmöte bör publiceras via annonsdatabas samt på myndighetens webbplats så att alla intresserade har möjlighet att delta och behandlas lika. Inbjudan kan med fördel även spridas genom branschföreningar och andra näringslivsorganisationer. 7
Checklista för inbjudan >> Beskriv tidsplanen för upphandlingen och ange när den är planerad att annonseras. >> Ange syfte och mål med dialogen och förmedla hur dialogen kommer att genomföras. >> Beskriv behovet på ett tydligt och förståeligt sätt så att de potentiella leverantörerna kan förbereda sig och föra fram sina tankar och idéer kring hur det kan tillgodoses på bästa sätt. >> Det ska framgå var och när dialogmötet med flera parter och möten med enskilda leverantörer ska hållas. >> Det bör finnas en tydlig agenda och uppsatta regler för hur mötet ska genomföras och hur kommunikation ska äga rum under mötet. För dialog med flera parter Den upphandlande myndigheten genomför ett dialogmöte för att presentera det beskrivna behovet och diskutera om marknaden kan erbjuda lösningar som kan tillgodose behovet. Det är avgörande att dialogen fokuserar på just behovet, och inte på tänkbara lösningar, för att öppna upp för så många olika lösningar som möjligt. För att kunna föra en dialog på ett framgångsrikt sätt bör myndigheten i förväg ha definierat konkreta frågor/utmaningar till leverantörerna inom ett eller flera sakområden. Dialogmötet bör vara öppet för alla leverantörer som är intresserade av den kommande upphandlingen. Även branschföreningar, intresseorganisationer och övriga relevanta aktörer bör bjudas in. På mötet ska deltagarna få information om verksamheten, och vilka mål som ska uppnås med upphandlingen. Vidare ska det konkreta behovet presenteras och vilka utmaningar verksamheten står inför. Beskrivning av förutsättningar och begräsningar ger leverantörerna ramar som de behöver förhålla sig till. Myndigheten kan också välja att samarbeta med en branschorganisation eller annat företagsnätverk i dialogmötet. Branschorganisationen kan då delta som föreläsare/expert på det aktuella sakområdet och hjälpa till med informationsspridning till leverantörer som kan vara 8
intresserade av dialogmötet. Informationen som ges på mötet bör sammanfattas och göras tillgänglig offentligt, antingen i skriftlig form eller genom en videoupptagning. Checklista för dialogen med flera parter >> Beskriv behovet och för en diskussion om hur behovet kan tillgodoses. >> Formulera konkreta frågor/utmaningar till deltagarna på mötet. >> Ge information om förutsättningar och begränsningar för den kommande upphandlingen. >> Gör om möjligt information tillgängligt för alla potentiella leverantörer genom videoupptagning. >> Dokumentera och sammanfatta informationen som getts på mötet och gör den tillgänglig i efterhand. Ha möten med enskilda leverantörer Det kan vara svårt att få leverantörer att dela med sig av information och lösningsförslag när det är andra konkurrerande företag närvarande. Det kan dessutom vara olämpligt då det kan skada konkurrensen och öka risken för anbudskarteller. De leverantörer som deltog i dialogmötet bjuds därför in för enskilda möten. Även intresserade leverantörer som inte deltog i dialogmötet bör bjudas in. Vid enskilda möten är det extra viktigt att ha en på förhand uppsatt agenda med tydliga regler för kommunikationen mellan myndigheten och leverantören för att säkerställa att likabehandlingsprincipen iakttas. Sådana regler bör bland annat omfatta hur leverantörernas information ska presenteras. Enskilda möten hålls med fördel några veckor efter dialogmötet så att leverantörer ges tid att reflektera över behovet och hur de kan medverka till att hitta en lösning. Det enskilda mötet bör pågå i cirka 20 30 minuter, men kan förlängas om de lösningar som presenteras är mer komplicerade. Leverantören ges möjlighet att beskriva sin kompetens och presentera möjliga lösningar, inklusive möjliga affärsmodeller och kontraktsformer. Myndigheten bör ställa kompletterande frågor om den presenterade lösningen. 9
För att inte riskera att hamna i konflikt med likabehandlingsprincipen är det viktigt att myndigheten inte lämnar någon mer information till någon leverantör än den som lämnades på dialogmötet. Syftet med en till en-möten är att få in tänkbara lösningar på behovet. Checklista för möten med enskilda leverantörer >> Ge leverantörer möjlighet att reflektera och komma med lösningar för att tillgodose behovet. >> Ha en uppsatt agenda med tydliga regler för mötet. >> Dokumentera dialogerna för att visa att otillbörliga fördelar inte getts någon leverantör. >> Var tydlig med att information som lämnas av leverantörerna blir allmänna handlingar och på begäran kan komma att lämnas ut, i den mån uppgifterna inte omfattas av sekretess. >> Tydliggör att sekretessprövningen görs av myndigheten samt att en begäran om sekretess inte nödvändigtvis resulterar i att uppgifterna inte kommer att lämnas ut. Vad händer sen? Den upphandlande myndigheten genomför sedan upphandlingen som avslutas med att avtal med leverantör tecknas. Myndigheten gör sedan en uppföljning om de beskrivna behoven tillgodoses under avtalsperioden. 10
En förutsättning för dialogen är att alla leverantörer behandlas lika. Dialogen får inte innebära att den upphandlande myndigheten inleder förhandlingar eller ger löften om framtida affärer till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig konkurrensfördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget. Behovet som ska tillgodoses är ju fortfarande detsamma som innan dialogen, och förfrågningsunderlaget syftar till att tillgodose just detta behov. Förfrågningsunderlaget får inte utformas för att riktas mot en specifik föreslagen lösning. Om en leverantör påverkar utformningen för mycket kan det innebära att leverantören har särbehandlats och därför ska diskvalificeras i den kommande upphandlingen. Har du testat metoden? Återkoppla gärna! Vi vill gärna höra om dina erfarenheter av tidig dialog. Konkurrensverket: Niklas Tideklev, niklas.tideklev@kkv.se, tfn 08-586 217 17 >> www.konkurrensverket.se/tidig-dialog SKL: Klas Danerlöv, klas.danerlov@skl.se, tfn 08-452 78 24 >> www.skl.se/innovation Teknikföretagen: Lena Heldén, lena.helden@teknikforetagen.se, tfn 08-782 08 31 >> www.teknikforetagen.se/tidigdialog 11
Adress 103 85 Stockholm Telefon 08-700 16 00 E-post konkurrensverket@kkv.se www.konkurrensverket.se Adress 118 82 Stockholm Telefon 08-452 70 00 E-post info@skl.se www.skl.se Adress Box 5510, 114 85 Stockholm Telefon 08-782 08 00 E-post info@teknikforetagen.se www.teknikforetagen.se 12