Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud på städtjänster

Datum/Date 2014-06-18 Dnr/Ref.no. 137-KB 324-2014 Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud på städtjänster Kungliga biblioteket (KB) avser att upphandla leverantörer för städning av bibliotekets lokaler på två adresser i centrala Stockholm samt i Strängnäs och Bålsta. 1. Stockholm Humlegårdsgatan: ca 13.500 kvm kontorslokaler och lokaler för publik verksamhet. Utöver detta finns ca 18.000 kvm arkivlokaler som städas på option. Karlavägen 98: ca 3.000 kvm kontorslokaler. Utöver detta finns ca 1.000 kvm arkivlokaler som städas på option. 2. Strängnäs Roggebiblioteket: Lektorsgatan 4: ca 1.300 kvm kontorslokaler och arkivlokaler. 3. Bålsta Statens biblioteksdepå; Sigtunavägen 7, 746 94 Häggeby:, ca 2.000 kvm kontorslokaler och lokaler för publik verksamhet. Utöver detta finns ca 10.000 kvm arkivlokaler som städas på option. Lokalerna omfattar sammanlagt ca 20.000 m² städyta, fördelat på kontorslokaler och publika utrymmen dit allmänheten har tillträde. Därutöver finns magasin/arkivlokaler ca 29.000 kvm som städas på option. POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE-102 41 Stockholm Humlegården, Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se www.kb.se SWEDEN Org.nr. 202100-1710

Ansökan om att få lämna anbud kan göras på en eller fler områden/städer: 1. Stockholm 2. Strängnäs 3. Bålsta. 4. En kombination av områdena. KB vill även informera om att förändringar av lokalbeståndet kan komma att ske under avtalstiden. Uppdragen omfattar en tidsperiod om två år med en möjlighet för KB att förlänga avtalen ytterligare ett år tre gånger (2+1+1+1). Avtalen avses börja gälla 2014-11-01. Uppdragen avser dels utförande av daglig/löpande städning, vård av entrémattor och viss växtskötsel i enlighet med angivna förutsättningar i det kommande förfrågningsunderlaget, dels option på att KB kan avropa storstädning av överenskomna ytor en gång per år i enlighet med angivna förutsättningar i det kommande förfrågningsunderlaget. Upphandlingen genomförs som selektiv upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling efter annonsering i Europeiska unionens officiella tidning (TED). Upphandlingen sker i två steg. En första ansökan syftar till att kvalificera företaget för att eventuellt få lämna in anbud. De företag som klarar kvalificeringen kommer att gå vidare till nästa fas där anbud lämnas in. Av dem som ansöker om att få lämna anbud kommer KB att välja ut ett antal (minst fem men dock högst 10) leverantörer som inbjuds att lämna anbud. Under anbudstiden kommer KB att visa de lokaler som anbudet skall avse för de utvalda leverantörerna. Sista dag för att ansöka om att lämna ansökan är 2014-07-21. Ansökningarna kommer att öppnas på KB:s sekretariat 2014-07-22 i närvaro av två tjänstemän. Det är viktigt att ni som leverantörer, så tidigt som möjligt, ställer frågor i de fall ni tycker att något är otydligt. Välkommen med er ansökan! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt, Inköps- och upphandlingssamordnare Avdelningen för verksamhetsstöd/ekonomienheten

Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 4 1.1. Beskrivning av KB... 4 2. Upphandlingsformalia... 5 2.1. Prövning och utvärdering av anbud... 6 2.2. Tilldelningsbeslut... 6 2.3. Kontaktpersoner... 6 3. Innehåll i ansökan och anbud... 6 4. Krav på leverantören... 7 4.1. Lagenliga krav... 7 4.2. Erfarenhet av städverksamhet... 8 4.3. Krav på leverantörens resursbas... 8 4.4. Ekonomisk stabilitet... 8 4.5. Personalkostnader i förhållande till omsättning... 9 4.6. Städarbetsledare... 9 4.7. Kontaktperson... 10 4.8. Personal... 10 4.9. Metoder för miljö- och kvalitetssäkring... 11 4.10. Förstärkningsresurser... 11 4.11. Referensuppdrag... 11 5. Förlaga till sanningsförsäkran... 13 6. Checklista... 14

1. Bakgrund Kungl. biblioteket (KB) är en statlig myndighet och har för avsikt att upphandla leverantör/er för städning av myndighetens lokaler, vård av entrémattor och viss växtskötsel i centrala Stockholm, Strängnäs och Bålsta, enligt bifogat förfrågningsunderlag. Städuppdraget omfattar en tidsperiod om två år med en möjlighet för KB att förlänga avtalet i ytterligare ett år tre gånger. 1.1. Beskrivning av KB KB är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. Uppgifterna innebär bl.a. att KB tar emot många besökare, ca 700 per dag. KB har idag ca 330 anställda. KB vill ha rena och snygga lokaler samt en trivsam miljö för medarbetare och besökare. KB är speciellt, det finns stora samlingar av böcker med mera som används av våra besökare idag men som ska bevaras för framtida forskare. För att skydda materiel och samlingar ställer vi höga krav på utförandet. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan www.kb.se. KB har en stark ambition att verka för att miljöfrågor ses som en naturlig aspekt - båda inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid upphandlingen av städning. KB:s målsättning är att skapa en för verksamheten enhetlig miljöprofil. Detta innebär att företag som levererar produkter eller tjänster till KB också skall arbeta utifrån samma målsättning. Vid sidan av att företag som utför uppdrag för KB:s räkning skall beakta de krav och riktlinjer som gäller för KB:s miljöarbete är det därmed av stor vikt att företaget i den egna - interna - verksamheten tillämpar motsvarande synsätt.

2. Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Selektiv upphandling enligt 4 och 8 kap. lagen (2007:1079) om offentlig upphandling, LOU. Beställare: Kungliga biblioteket, KB. Adress: Såväl anbudsansökan som anbud skall vara skriftliga och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud 137-324-2014 Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM Ansökan kan också lämnas in till KB i Humlegården, Stockholm. För KB:s öppettider se KB:s hemsida: www.kb.se Ansökningstid: Ansökan om att få lämna anbud skall vara KB tillhanda senast 2014-07-21. För sent inkommen ansökan kommer inte att beaktas. (Anbudstid: Anbuden beräknas vara KB tillhanda senast 2014-10-30. Anbudets giltighet: Anbudet skall vara bindande till och med 2015-03-31.) Allmänna ansöknings- och anbudsförutsättningar: Ansökningen respektive anbudet skall vara skrivna på svenska. Observera att ersättning för anbudsräkning inte utgår. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. För att KB skall ha möjlighet att pröva och utvärdera ett eventuellt anbud är det ytterst viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att kunna antas. Av dem som ansöker om att få lämna anbud kommer KB att välja ut ett antal (minst fem men dock högst 20) leverantörer som inbjuds att lämna anbud. Under anbudstiden kommer sedan KB att för de utvalda leverantörerna visa de lokaler som anbudet skall avse. Visning kommer att erbjudas vid ett tillfälle för varje leverantör. Om det behövs kan kompletterande visningar komma att hållas. KB kommer att kontakta de anbudsgivare som kvalificerats för att få lämna anbud.

2.1. Prövning och utvärdering av anbud Leverantörens ansökan syftar till att kvalificera företaget för att i nästa skede eventuellt få lämna in anbud. Kvalificeringen görs för att bedöma företagets lämplighet, erfarenhet, ekonomiska stabilitet, att det har en tillräcklig storlek m.m. Genom att granska företagets historik vill KB skapa en uppfattning om företagets framtida lämplighet. De företag som klarar kvalificeringen kommer att gå vidare till nästa fas där anbudet lämnas in. 2.2. Tilldelningsbeslut Efter avslutad upphandling kommer samtliga anbudsgivare snarast möjligt att få meddelande om utfallet av anbudsprövning. Bindande avtal förutsätter skriftligt avtal som undertecknats av bägge parter. 2.3. Kontaktpersoner Möbel och inredningstekniker Jerker Abrahamsson, 010 709 3113, alternativt 070 007 3113, e-postadress: jerker.abrahamsson@kb.se, Enhetschef för Internservice & säkerhet Douglas Andersson, 010 709 31 09, alternativt 070 007 3109, e-postadress douglas.andersson@kb.se eller Inköps- och upphandlingssamordnare Karin Jortfelt, 010 709 3117, alternativt 0702 81 98 36, epostadress: karin.jortfelt@kb.se. KB ser det som mycket angeläget att anbudsgivaren kontaktar ovanstående person om frågetecken föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som efterfrågat förfrågningsunderlaget. 3. Innehåll i ansökan och anbud Handlingarna måste vara kompletta och innehålla alla efterfrågade uppgifter. Om anbudsgivaren inte svarat på något av de ställda kraven kan detta tolkas som att kravet inte uppfylls och ansökan/anbudet kan

komma att förkastas. Ansökan/anbudet skall vara utformade enligt förfrågningsunderlagen, reservationer accepteras inte. Ansökningen respektive det eventuella anbudet skall vara skriftliga och på svenska. Originalhandlingen skall vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Samtliga bilagor skall vara förtecknade i ansökan/anbudet. Ingivet material skall inte vara onödigt skrymmande och inte av större format än A4. KB föredrar ansökan/anbud utan gem, pärmar och plastfickor för att vi lätt ska kunna kopiera dokumenten vid behov. Leverantören skall redovisa samtliga efterfrågade uppgifter avseende de ställda kraven på leverantören, se avsnitt 4. 4. Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som skall leverera de efterfrågade städtjänsterna. Den efterfrågade dokumentationen skall där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt eventuella underleverantörer. 4.1. Lagenliga krav Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Bolaget bör inte heller ha betalningsanmärkningar. KB kommer att inhämta uppgifter från Upplysningscentralen (UC) eller likvärdig källa för att säkerställa denna information. Anbudsgivare skall till ansökan bifoga följande handlingar både för anbudsgivande företag och eventuella underleverantörer: Kopia på ett registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag från Bolagsverket). Begäran om upplysningar - Offentlig uppgifter, SKV 4820, avseende anbudsgivaren och eventuella underleverantörer. Blanketten skall bifogas ansökan och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt.

Eftersom blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Blanketten kan laddas ned från Skatteverkets webbsida: www.skatteverket.se. Intyg/sanningsförsäkran från behörig firmatecknare, förlaga bifogas detta förfrågningsunderlag. 4.2. Erfarenhet av städverksamhet Den juridiska person som lämnar ansökan skall ha bedrivit städverksamhet i minst två avslutade räkenskapsår. Ansökan skall innehålla Bekräftelse på att ställda krav uppfylls. 4.3. Krav på leverantörens resursbas KB anser det väsentligt att anbudssökanden har en tillräcklig omsättning i förhållande till ett långsiktigt åtagande gentemot KB. Leverantören av de löpande städtjänsterna skall under de två senaste räkenskapsåren ha uppnått en årlig omsättning för den del av verksamheten som avser städning som är mer än 3 gånger så stort som detta anbud. Ansökan skall innehålla: Bekräftelse på att ställda krav uppfylls, samt uppgift om hur stor årsomsättningen avseende städtjänster varit under de senaste två åren (uppgifterna redovisas i SEK) 4.4. Ekonomisk stabilitet Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas och skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent. Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.

Leverantören skall redovisa företagets arbetskraftskostnad, företagets personalpolicy, vad avser rekrytering, utbildning, kompetensutveckling och hälso- och friskvårdssatsningar. Anbudsgivare skall i ansökan lämna följande uppgifter avseende det egna företaget och eventuella underleverantörer: Bifoga en kopia av den senast fastställda årsredovisningen inklusive den undertecknade revisionsberättelsen, bekräfta att ovan ställda nyckeltalskrav uppfylls eller - om så inte är fallet - lämna den efterfrågade förklaringen till detta, antal anställda per den 31 maj 2014, företagets arbetskraftskostnad, samt företagets personalpolicy. 4.5. Personalkostnader i förhållande till omsättning KB anser det vara väsentligt att anbudsansökande är seriösa företag, d.v.s. betalar skatter och sociala avgifter för sina anställda. Sveriges auktoriserade Serviceentreprenörer (SSEF) avser att personalkostnaden per anställd är en väsentlig faktor för en sådan bedömning och att denna kostnadsandel bör ligga på minst 65-75 % av omsättningen. 4.6. Städarbetsledare Leverantören skall ha särskilt avdelad personal med adekvat utbildning och erfarenhet att svara för arbetsledningen. Utsedd person skall inneha minst två års erfarenhet som ansvarig städarbetsledare för kontorsstädning utförd hos extern kund. Anbudsgivare skall i ansökan: bekräfta att ställda krav uppfylls, lämna en redovisning av den/de personer som anbudsgivaren avser att använda som städarbetsledare. Personalen skall redovisas genom meritförteckning innehållande namn, personnummer, anställningstid, utbildning, tidigare yrkeserfarenhet, samt lämna en redovisning av ett likvärdigt uppdrag som utförts eller påbörjats efter den 1 januari 2012 som städarbetsledaren ansvarat för under minst ett år. Redovisningen skall innehålla information enligt bifogad mall (se bilaga 1). Redovisningen skall bekräftas genom underskrift av den externa kunden.

Observera att KB även kommer att ha ett möte med offererad städarbetsledare som ett led i anbudsutvärderingen. 4.7. Kontaktperson Om städarbetsledaren inte kommer att delta i den dagliga/löpande städningen på KB i Humlegården skall en särskilt angiven kontaktperson bland städpersonalen där finnas. Se krav enligt 4.7 nedan och krav i kommande förfrågningsunderlag. 4.8. Personal Leverantören skall ha personal med adekvat utbildning och erfarenhet att utföra städuppgifter som förekommer i kontorsmiljö. Samtliga personer som kan vara aktuella för uppdraget skall muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig den information, exempelvis anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation och produktbeskrivningar, som ingår som en del i städarbetet och i kommunikationen med städledaren. Notera att redovisningen skall omfatta personal för alla tjänster, d.v.s. även för årsstädning om dessa arbetsuppgifter är avsedda att utföras av andra än de som utför den ordinarie städningen. Observera att de av ansökanden/anbudsgivaren redovisade personerna skall stå till KB:s förfogande i det fall avtal sluts med Leverantören. Utbyte av i ansökan redovisad person kan endast ske enligt de villkor som avtalet, avsnitt 7, anger. Anbudsgivare skall i ansökan: Bekräfta att ställda krav uppfylls, samt När avtalet är skrivet, och innan arbetet påbörjats, skall leverantören redovisa vilka personer som valts ut för att utföra arbetet. Personerna skall redovisas genom en förteckning med namn, personnummer, anställningstid och arbetsuppgift. Detta krav ställs på grund av de höga säkerhetskrav som KB måste tillämpa på såväl egna anställda som anställda hos externa entreprenörer. KB kommer inte att acceptera utbyte av städpersonal utan uttryckligt medgivande till detta. Ansökan skall ske skriftligen. Se Avtalsvillkor beträffande ytterligare information om övriga krav på personalen.

4.9. Metoder för miljö- och kvalitetssäkring Leverantören skall vara medlem i Almega och vara certifierad/godkänd som Auktoriserad Serviceleverantör. Därutöver ska leverantören vara Certifierad enligt ISO 9001 och 14001 eller likvärdig certifiering. 4.9.1. Miljöcertifiering KB arbetar med miljöfrågor enligt ett miljöledningssystem. Det innebär bl.a. att vi eftersträvar att våra samarbetspartners är miljöcertifierade. 1. Leverantören skall bifoga en miljöpolicy och miljöcertifikat. 2. Ansökan skall innehålla beskrivningar av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor inom den egna organisationen samt vid utförande av uppdrag hos kund. 3. Leverantören skall ha en miljöansvarig person i sin organisation som skall namnges i ansökan. 4.9.2. Kvalitetscertifiering Leverantören ska tillämpa en vedertagen och dokumenterad kvalitetssäkringsmetod som säkerställer att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås. Leverantören ska för att möjliggöra detta ha sådana hjälpmedel eller rutiner att kvalitetsnivån skriftligt kan definieras. Ansökan skall innehålla: 1. Redovisning av hur leverantören avser kvalitetssäkra städningen 2. n beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren tillämpar (omfattning och inriktning), samt 3. tt exempel på uppdrag där kvalitetsrutiner tillämpats. 4.10. Förstärkningsresurser Leverantören skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens/resurser får inte vara avhängigt av enskilda individer. Ansökan skall innehålla: bekräftelse på att ställda krav uppfylls samt en beskrivning över hur detta krav tillgodoses. 4.11. Referensuppdrag Leverantör av daglig/löpande städning skall ha utfört minst två uppdrag med städytor av motsvarande omfattning och karaktär. Uppdragen skall avse extern kund och vara utförda efter den 1 januari 2012 och avse uppdrag som utförts under minst ett år. Ett av uppdragen kan vara

detsamma som lämnats av städledaren, om detta uppdrag har utförts hos anbudsgivande företag. Ansökan skall innehålla: Bekräftelse på att kravet uppfylls, samt en kortfattad beskrivning av avtalsåtagandena, försedda med uppgifter om den aktuella kunden med kontaktuppgifter.

5. Förlaga till sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att företaget med organisationsnummer. och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta: - inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, - inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, - inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, - inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Ort, datum Firmatecknares underskrift Befattning

6. Checklista Innan ni skickar er ansökan kontrollera att följande dokument finns med och är numrerade enligt nedanstående: Nr Dokument Se avsnitt Checklista 1 Kopia på registreringsbevis 2 SKV 4820 3 Sanningsförsäkran 5 4 Bekräftelse på att verksamheten pågått i minst två avslutade räkenskapsår. 5 Omsättningsuppgift för städuppdrag. 6 Kopia på senaste årsredovisningen inkl. undertecknad revisionsberättelse. 7 Bekräftelse av att begärda nyckeltal uppfylls, eller förklaring till varför så inte är fallet. 8 Antal anställda per den 31 mars 2014 9 Redovisning av städarbetsledare 4.6 10 Eventuell kontaktperson 4.7 11 Beskrivning av krav på personal 4.8 12 Redovisning av miljöcertifiering 1. Miljöpolicy och miljöcertifikat. 2. Beskrivningar av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor inom den egna organisationen samt vid utförande av uppdrag hos kund. 3. Miljöansvarig person. 13 Redovisning av kvalitetscertifiering 1. Redovisning av hur leverantören avser kvalitetssäkra städningen 2. n beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren tillämpar (omfattning och 4.9.1 4.9.2

inriktning), samt 3. tt exempel på uppdrag där kvalitetsrutiner tillämpats. 14 Beskrivning av förstärkningsresurser 4.10 15 Beskrivning av referensuppdrag. 4.11 16 Ansökan skall undertecknas av behörig firmatecknare 17 Kontaktperson på företaget