Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Kf 88 Den 2012-12-17 Kommunfullmäktige 2012-12-17 4 Kommunstyrelsen 2012-12-04 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2012-11-20 4 Kf 88 Ks 145 Au 15 Dnr 2012.344 020 Rekryteringsprocessen Från personalavdelningen föreligger förslag till rekryteringsprocess för Smedjebackens kommun. Bil Beskrivning av ärendet: Att välja medarbetare är ett av de mest betydelsefulla beslut en chef fattar. En rekrytering är en stor investering, kvalitetsmässigt såväl som ekonomiskt. Följderna av en felrekrytering kan bli kostsamma på flera sätt. Det är viktigt att rekryteringsarbetet får ta den tid som behövs. För att ändå effektivisera och underlätta processen i samband med rekrytering, har riktlinjer till en rekryteringsprocess tagits fram. Rätt hanterad kan rekryteringsprocessen bli mer kostnadseffektiv och professionell. Syftet med riktlinjerna är också att framhäva Smedjebackens kommun som en enhetlig arbetsgivare som med hjälp av en kontinuerlig dialog mellan förtroendevalda och anställda i kommunen skapar gemensam målinriktning, men med olika verksamhetsformer. Såväl förtroendevalda som anställda i kommunen är ambassadörer för att nå målet att bli Mellansveriges attraktivaste kommun att bo, leva och verka i. Tanken är att alla som arbetar med rekrytering ska ha ett stöd i att utveckla ett mer strukturerat och professionellt arbetssätt. Processen är därför upplagd som ett slags steg för steg-manual och där mallar finns för olika steg. Rekryteringar i Smedjebackens kommun ska präglas av de värderingar som uttrycks i lagstiftning, samverkansavtalet och planen för likabehandling. Rekryteringsprocessen ska följas av alla förvaltningar och bolag men anpassning sker i förhållande till olika verksamhetsformer till exempel bolagsform. Personalavdelningens roll under en rekryteringsprocess är att fungera som en stödfunktion och tar inte över någons ansvar och befogenheter från den anställande förvaltningen. Det kan vara positivt att ha stöd under processen, någon som ser verksamheten ur ett annat perspektiv och tänker i andra banor. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Frågan lämnas öppen. Sidan 1 av (2) Postadress Telefon Telefax E-post/Internet Bankgiro Org.nr 777 81 Smedjebacken 0240 66 00 00 vx 0240 742 41 kommun@smedjebacken.se 820-9538 SE2120002205 www.smedjebacken.se Säte: Smedjebacken
Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Kf 88 Den 2012-12-17 Kommunfullmäktige 2012-12-17 5 Kommunstyrelsen 2012-12-04 4 Forts. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att fastställa föreliggande förslag till rekryteringspolicy att vid rekrytering av förvaltningschefer ska oppositionen ges möjlighet att delta. Kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag. Sidan 2 av (2) Postadress Telefon Telefax E-post/Internet Bankgiro Org.nr 777 81 Smedjebacken 0240 66 00 00 vx 0240 742 41 kommun@smedjebacken.se 820-9538 SE2120002205 www.smedjebacken.se Säte: Smedjebacken
Antagen av kommunfullmäktige 2012-12-17 88 Rekryteringsprocessen Smedjebackens kommun 2013
Inledning Att välja medarbetare är ett av de mest betydelsefulla beslut en chef fattar. En rekrytering är en stor investering, kvalitetsmässigt såväl som ekonomiskt. Följderna av en felrekrytering kan bli kostsamma på flera sätt. Det är viktigt att rekryteringsarbetet får ta den tid som behövs. För att ändå effektivisera och underlätta processen i samband med rekrytering, har de här riktlinjerna till en rekryteringsprocess tagits fram. Rätt hanterad kan rekryteringsprocessen bli mer kostnadseffektiv och professionell. Syftet med riktlinjerna är också att framhäva Smedjebackens kommun som en enhetlig arbetsgivare som med hjälp av en kontinuerlig dialog mellan förtroendevalda och anställda i kommunen skapar gemensam målinriktning, men med olika verksamhetsformer. Såväl förtroendevalda som anställda i kommunen är ambassadörer för att nå målet att bli mellansveriges attraktivaste kommun att bo, leva och verka i. Tanken är att alla som arbetar med rekrytering ska ha ett stöd i att utveckla ett mer strukturerat och professionellt arbetssätt. Processen är därför upplagd som ett slags steg för steg-manual och där mallar finns för olika steg. Rekryteringar i Smedjebackens kommun ska präglas av de värderingar som uttrycks i lagstiftning, samverkansavtalet och planen för likabehandling. Rekryteringsprocessen ska följas av alla förvaltningar och bolag men anpassning sker i förhållande till olika verksamhetsformer till exempel bolagsform. Personalavdelningens roll under en rekryteringsprocess är att fungera som en stödfunktion och tar inte över någons ansvar och befogenheter från den anställande förvaltningen. Det kan vara positivt att ha stöd under processen, någon som ser verksamheten ur ett annat perspektiv och tänker i andra banor. Ingemar Hellström Vice ordförande Kommunstyrelsen Sven-Olof Andersson Personalchef
Rekryteringsprocessen Proaktiv rekrytering Personalbehov uppstår Rekryteringsgrupp bildas Analys av behov, kompetens, kravprofil Företrädesrätt omplacering Annonsering Urval referenser Intervju tester Lönesättning Beslut enligt delegation Introduktion
Proaktiv rekrytering Vad och varför Proaktiv rekrytering? Proaktiv rekrytering handlar om en långsiktig strategi för att marknadsföra sig som arbetsgivare. Det handlar om att finnas närvarande som potentiell framtida arbetsgivare tidigt i människors medvetande. Detta kan ske exempelvis genom olika former av samarbete med gymnasieskolor, högskolor och dess elever. Det redan etablerade arbetet med att erbjuda ungdomar feriearbete är en utmärkt proaktiv rekrytering. Genom att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och se till att du som rekryterande chef gör ett bra jobb i alla steg får du och organisationen ett gott rykte som arbetsgivare vilket leder till marknadsföring i sig och underlättar framtida rekrytering. Att göra Mot bakgrund av ovanstående ska en strategisk personalplaneringsplan tas fram utifrån pensionsavgångar och framtida utveckling inom kommunens olika verksamhetsområden. I planen prioriteras vilka olika yrkesgrupper och specialistkompetenser som ska prioriteras i den proaktiva rekryteringen. Planen ska också innefatta vilka kompetensområden som kan prioriteras där kompetensutveckling/kompetensväxling av befintlig personal är ett bättre alternativ än extern rekrytering. Personalbehov uppstår Förändringar i samhället/organisationen/kunder/brukare gör att det inte alltid är självklart att när någon slutar sin anställning så ska den återbesättas. Man bör också noga överväga om vakansen ska besättas med annan kompetens som kan vara mer ändamålsenlig för verksamheten i framtiden. Finner du att rekrytering ska ske är det dags att ta nästa steg och bilda en rekryteringsgrupp.
Rekryteringsgrupp bildas Vad är en rekryteringsgrupp? En rekryteringsgrupp består av ett antal personer som utgör ett stöd för rekryterande chef. Tillsammans arbetar man fram en behovsanalys, kompetensanalys och kravprofil. Det är även denna grupp som läser ansökningshandlingar, gör urval genom referenstagning, intervjuer och eventuella tester. Det är viktigt att gruppen ej är för stor både för att vi ska hushålla med våra resurser men också i ett humanperspektiv att de intervjuade möter en mindre rekryteringsgrupp (2-4 personer rekommenderas). Eftersom arbetet att rekrytera kräver både erfarenhet, kontinuitet och viss särskild kompetens bör rekryteringsgruppens sammansättning vara så lika som möjligt över tiden. Rekryteringsgruppen gör en tidplan för när de olika stegen i processen ska äga rum. Varför en rekryteringsgrupp? Representanterna i rekryteringsgruppen bör ha olika bakgrund för att få fram fler perspektiv och åsikter. Se till att rekryteringsgruppen består av både kvinnor och män, gärna lika många av varje kön och även övrig mångfald som kan vara relevant för tjänsten. Exempelvis kan en rekryteringsgrupp bestå av en chef, blivande kollega och facklig representant. Analys av behov, kompetens, kravprofil Behovsanalys Förändringar i samhället/organisationen/kunder/brukare gör att det uppstått ändringar i arbetsuppgifter vilket kan komma att kräva ny kompetens i organisationen. Detta innebär att du som chef ska se över organisationen samt det nya behovet av kompetens i relation till den. Denna analys ska självklart ske kontinuerligt men vid vakans blir behovet uppenbart för att effektivisera och kvalitetssäkra den fortsatta rekryteringsprocessen. Första steget är att identifiera behovet av arbetsresurser t.ex. till följd av underbemanning, behov av ersättare för någon som slutar eller att viss kompetens saknas. I det första steget ska alltid möjligheten undersökas om behovet går att uppfylla med de personalresurser som redan finns inom organisationen. På grund av den snabba förändringstakten i samhället idag är det varken realistiskt eller effektivt med ersättningsrekryteringar. I behovsanalysen läggs därför också grunden till förståelse för utvecklingsbehov i organisationen. Överväg också alltid om vakansen kan ersättas genom kompetensutveckling av befintlig personal.
Kompetensanalys Denna analys ska uppfylla det behov ni fastställde i behovsanalysen. Att rekrytera är ett tillfälle att tänka nytt! Genom att analysera vilken kompetens det är som behövs för att uppfylla behovet ni definierade i behovsanalysen försäkrar du dig om att du vet vad du är ute efter i resten av rekryteringsprocessen. En bra förberedelse i dessa analyser leder också till att själva rekryteringen går snabbt och smidigt och att du inte väljer en person bara för att det känns rätt utan för att personen faktiskt bäst lever upp till kompetensbehovet. Diskutera och besluta i rekryteringsgruppen vilka kompetenser som behövs för att kunna utföra arbetet som är beskrivet i behovsanalysen bra. Lista dessa kompetenser och bestäm hur viktiga de är i relation till varandra. Kravprofil Kravprofilen är en beskrivning av vilka krav på kompetens du söker till följd av diskussion i rekryteringsgruppen gällande behovs- och kompetensanalysen. Här formuleras formella utbildningskrav, praktisk erfarenhet samt personliga egenskaper för befattningen. Det ska tydligt framgå vad som är absoluta krav och vilka kompetenser som är önskvärda/meriterande. I kravprofilen viktar och rangordnar du kraven dvs. bestämmer vilka krav som väger tyngst. Vilka är minimikraven och vilka är önskvärda meriter? Var tydlig med vilka som är formella absoluta krav och vilka som är meriterande. Kravprofilen består därför av Kvalifikationer och Meriter. Endast befattningar enligt AID (ArbetsIDentifikation hos kommuner och landsting, uppdaterad mars 2012) ska användas. Den tid du lägger ned på att ta fram en grundlig kravprofil får du snabbt igen i ökad träffsäkerhet i de följande rekryteringsprocesstegen. Kvalifikationer, meriter och personliga egenskaper ska sättas på en för befattningen relevant nivå, varken för högt eller lågt. Ska rekryteringen ske internt eller externt? Ange önskemål om annonsering utöver nedanstående. Fyll i Personalbehovsanmälan och skicka till personalavdelningen. För intern rekrytering skapas en ikon på First Class där annonseringen sker och för extern rekrytering annonseras tjänsterna alltid ut på www.offentligajobb.se samt via www.arbetsformedlingen.se Företrädesrätt omplacering Personalavdelningen undersöker eventuella företrädesrätter och omplaceringar i enlighet med LAS (Lagen om anställningsskydd).
Annonsering Personalavdelningen genomför annonseringen. En ingress ska tas fram för all extern annonsering. Ansökningshandlingar till sökt tjänst ska företrädesvis skickas och tas emot via den gemensamma e-postbrevlådan jobb@smedjebacken.se alt www.offentligajobb.se. Ansökningshandlingar ska också kunna skickas via fysisk post. Familje- och utbildningsförvaltningen och Omsorgsförvaltningen ansvarar själva för ansökningshandlingar på sökta tjänster hos dessa. Personalavdelningen ansvarar för mottagandet av övriga förvaltningars ansökningshandlingar. Vid mottagande av ansökningshandlingar ska alltid en bekräftelse skickas tillbaka till den sökande med meddelandet vi tackar för din ansökan och beräknar att urvalsarbetet är klart datum Denna utveckling av hanteringen är mer kostnadseffektiv och professionell. Urval referenser Rekryteringsgruppen återsamlas för att påbörja urvalsarbetet. Utifrån ett bedömningsformulär som är utformat med kravprofilen som underlag görs ett första urval. Finns många sökande till en tjänst kan ett riktmärke vara att det första urvalet landar på 8-10 personer. Med bedömningsformuläret (med kravprofilen) som underlag tas sedan minst 2 referenser på varje sökande. Rekryteringsgruppen kan med fördel dela upp referenstagningen. Det är viktigt att ta referenser innan intervju eftersom det dels kan minska antalet som ska intervjuas men också ge kännedom om viktiga frågor som kan ställas vid en eventuell intervju. Därefter gör rekryteringsgruppen en bedömning om intervjuer är nödvändiga eller inte. Tre till fem personer är ett lämpligt antal att kalla till intervju om det är endast en tjänst man ska rekrytera till. Gör upp ett intervjuschema när intervjuerna ska genomföras och kalla berörda till intervju.
Intervju tester Inför intervjuerna ska ett intervjuunderlag sammanställas utifrån den ställda kravprofilen för tjänsten. Rekryteringsgruppen är också intervjugrupp och där rollerna tydligt ska fördelas på sådant sätt att en person håller i själva intervjun och övriga antecknar och sticker in med följdfrågor där man anser sig vilja ha mer information. Frågorna ska ställas som öppna frågor som kräver mer än ett nej- eller ja-svar. Mer i form av beskriv, hur gjorde du då, varför blev det så etc. En anställningsintervju bör genomföras på ca 1 timme. Kom ihåg att rekryteringsgruppen blir ansiktet utåt för Smedjebackens kommun vid intervjun. Det är viktigt att få den intervjuade så bekväm som möjligt i intervjusituationen för att kunna ge en relevant bild av sig själv. Var inte rädd för att ställa följdfrågor och borra djupare i vissa svar. Det här är intervjugruppens bästa tillfälle att få en bild av den intervjuade. Om tester ska genomföras ska den intervjuade informeras om detta vid kallelsen till intervjun. Vid intervjuer till chefstjänster bör en test i kommunikationsförmåga genomföras (Personalavdelningen kan hjälpa till med dessa test) anledningen till detta är att en av de viktigaste förmågorna hos de chefer Smedjebackens kommun vill anställa är just god kommunikationsförmåga. Fråga gärna den ni intervjuar om ni kan ta ytterligare referenser som inte är namngivna. Efter genomförda intervjuer gör var och en i rekryteringsgruppen en bedömning av intervjuade kandidater med hjälp av bedömningsunderlaget. Rekryteringsgruppen sammanställer sedan resultatet av var och ens bedömning för att sedan i koncensus komma fram till en rangordning av kandidaterna. De som intervjuas ska informeras att de kommer att få en muntlig återkoppling även fast de inte erbjuds just detta arbete. Lönesättning Lönesättningen vid anställning ska ske vid respektive anställande förvaltning av förvaltningschef utifrån de ramar/löneboxar som personalavdelningen ansvarar för framtagandet av inför varje nytt kalenderår. Ramarna ska fastställas av kommunstyrelsens personalansvarige. När det gäller lönesättning av de mindre yrkesgrupperna ska lönen sättas i dialog mellan berörd förvaltningschef och Personalavdelningen, ansvaret ligger dock på Personalavdelningen. När det gäller chefstjänster ska dessa lönesättas av personalansvarige i kommunstyrelsen eller den han/hon delegerar till.
Beslut enligt delegation Beslut om anställning ska ske vid respektive anställande förvaltning av förvaltningschef. Efter beslut om anställning ger anställande chef de som intervjuats en muntlig återkoppling och till övriga som sökt skickas ett skriftligt besked via e-post. Introduktion Introduktionen är en viktig del i rekryteringsprocessen. Här skapar chefen möjligheter för att den nya medarbetaren snabbare kan komma igång i det nya arbetet och bli en ny bidragande del i den nya arbetsgruppen. Anställande chef ansvarar för introduktionen. Till stöd för chefen finns en checklista framtagen och som ingår bland mallarna för rekryteringsprocessen. Utöver detta genomförs 2 ggr/år en gemensam introduktion på 4 dagar för alla nyanställda chefer i Smedjebackens kommun och detta ansvarar Kommunstyrelsens förvaltning för. Behöver du som chef stöd, råd eller handgripligen hjälp med en rekrytering så är du varmt välkommen att kontakta Personalavdelningen. Att göra för personalavdelningen i dialog med förvaltningarna Strategisk personalplaneringsplan Ingress till externa annonser Mallar till olika steg i rekryteringsprocessen i form av -Behovsanalys & kompetensanalys -Kravprofil i personalbehovsanmälan -Intervjuschema -Intervjuunderlag -Bedömningsformulär vid referenstagning och intervju -Checklista för introduktion