- 1 (14) - Utskrift: 2013/01/29 VOLIS i Sverige En mer effektiv och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor 2013-01-29 (ver 1.0 - public) Utarbetad av: Hillar Loor, senior partner
- 2 (14) - Utskrift: 2013/01/29 Innehållsförteckning 1 VOLIS i Sverige...3 1.1 Terminologi...3 1.2 Bakgrund...3 1.3 Problemet...3 1.3.1 Medborgarperspektivet...4 1.3.2 Processperspektivet...4 1.4 Projektet...4 1.4.1 Estniska inrikesministeriets programvara...5 1.4.2 Projektets huvudområden...5 2 Processer och programvara...6 2.1 Den estniska programvaran VOLIS funktioner...6 2.2 Processflödet...6 2.2.1 Inför ett möte...6 2.2.2 Under mötet...6 2.2.3 Efter mötet...7 2.3 Målgrupper och möjligheter...7 2.4 Programvarans status...7 2.5 Öppen källkod...7 3 Innovation...8 3.1 Omvärlden...8 3.2 Innovationshöjd och nyhetsvärde...8 3.2.1 Effekter för myndigheten...8 3.2.2 Effekter för medborgaren...8 3.2.3 Den svenska regeringens ambitioner...9 3.3 edelegationen...9 4 Projektets genomförande...10 4.1 Testimplementering i Sverige...10 4.2 Seminarium...10 5 Förväntade resultat...11 5.1 Projektets förväntade kortsiktiga resultat...11 5.2 Projektets förväntade långsiktiga effekt...11 5.3 Projektets kommersiella effekter...11 5.4 Processer...12 5.5 Juridisk kunskap...12 5.6 Projektets tider och resultat...12 5.7 Avknoppning...12 5.8 Samverkan mellan aktörer...13 5.9 Deltagare...13 5.10 Projektets största risker...13 6 Sökanden...14 7 Kontakt...14
- 3 (14) - Utskrift: 2013/01/29 1 VOLIS i Sverige En mer effektiv och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor 1.1 Terminologi VOLIS avser en programvara som tillverkats på uppdrag av den estniska regeringen VOLIS i Sverige är beteckningen på projektet som beskrivs i detta dokument. 1.2 Bakgrund Den svenska regeringen har som mål att i Sverige skapa världens främsta eförvaltning. För att komma dit krävs ett stort antal steg med ett stort antal aktörer. Ett sätt att förkorta vägen kan vara att se vad som finns i omvärlden för att inte behöva uppfinna hjulet en gång till. Projektet VOLIS i Sverige, i sin relativt begränsade skala, har regeringens ambitioner till innovation, utveckling och effektivisering av offentlig sektor som utgångspunkt: E-förvaltningsarbetet bör syfta till att åstadkomma lägre kostnader och största möjliga nytta för företag och medborgare, förvaltningen och samhället som helhet. Öppenheten i offentliga beslutsprocesser, handläggningen av ärenden och tillgängligheten till offentlig information bör öka. (IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige sid 22 mina kursiveringar) 1.3 Problemet I Sverige finns 290 kommuner, 20 landsting och ca 550 myndigheter. I varje myndighet sker ett oöverskådligt antal beslutsmöten varje vecka. Varje möte genererar ett antal dokument som underlag, en dagordning och efter mötet ett beslutsprotokoll. Samtliga dokument är antingen distribuerade på papper eller elektroniskt. Varje myndighet, ibland varje del av en myndighet, har sina egna processer och sina egna hanteringsrutiner, som ofta är sprungna ur pappershantering. Dessa tror vi går att förändra både så att medborgaren får större insyn och myndigheten blir effektivare.
- 4 (14) - Utskrift: 2013/01/29 1.3.1 Medborgarperspektivet Själva mötet kan jag som medborgare i de flesta fall inte följa utifrån, med undantag för de kommuner som väljer att webbtv sända kommunfullmäktige. De flesta andra möten, t ex nämndsammanträden kan inte i de absolut flesta fallen följas utifrån. Det tar ofta relativt lång tid att få tillgång till ett protokoll efter varje möte, det kan vara svårt att finna allt samlat material kring en punkt, inte minst innan protokollet är offentliggjort. Paragrafernas innehåll är otydligt. Kort sagt det finns en begränsad grad av transparens och öppenhet i beslutsprocesserna. 1.3.2 Processperspektivet I många fall får t ex ledamöter i kommunfullmäktige stora högar med papper inför varje möte. I andra fall får man det via läsplattor eller e-post, mer sällan samlat i en konsekvent process. Mötesdeltagarna kan inte delta i beslutsmöten på distans. Orsakerna är flera, dels finns det få verktyg som gör det möjligt och dels är det svårt med nuvarande lagstiftning. Konsekvensen blir att ledamöter idag t ex kan tvingas åka många mil för att delta i ett förhållandevis kort möte för att fatta enkla beslut. Att förändra möjligheter till distansdeltagande, kan ge stora effekter både för myndigheten och för den enskilde ledamoten. 1.4 Projektet Projektet VOLIS i Sverige är till för att både öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten samt öka transparensen gentemot medborgaren. VOLIS är estniska statens och de estniska kommunernas plattform för beslutsmöten. Vi tror att det med vissa modifieringar går att använda samma plattform i Sverige därav projektet VOLIS i Sverige Projektet vill undersöka om och på vilket sätt VOLIS i modifierad form skulle kunna användas av svensk statsförvaltning och svenska kommuner för att spara tid för offentlig sektor och öka transparensen mot allmänheten. Projektet syftar till att spara tid inom offentlig sektor och effektivisera alla former av formella beslutsmöten, hantera protokoll med stor automatik och samtidigt bidra till större öppenhet och transparens genom medborgarinsyn.
- 5 (14) - Utskrift: 2013/01/29 1.4.1 Estniska inrikesministeriets programvara Undertecknad har varit i kontakt med det estniska inrikesministeriet och fått en demonstration av programvaran VOLIS. VOLIS täcker hela processen från förberedelse till beslutsprotokoll för administratörer och beslutsfattare, samtidigt som medborgaren har en fullkomligt transparent insyn i allt som har med beslutsprocessen att göra. Vi tror att metoden är kraftigt tidsbesparande och bidrar till transparens och öppenhet inom offentlig sektor. I samtal med Margus Lehesaar, inrikesministeriet i Tallinn, och Henri Pook, projektledaren för VOLIS-projektet, har de indikerat att de gärna ser att programvaran används av andra än den estniska staten, t ex av offentlig förvaltning i Sverige. 1.4.2 Projektets huvudområden VOLIS i Sverige har 2 huvudområden: hantering av information till medborgare som transparent kan ta del av diskussioner under själva mötet samt information inför, under och efter beslut. offentlig sektors egen administrativa och praktiska hantering av information inför, under och efter beslut
- 6 (14) - Utskrift: 2013/01/29 2 Processer och programvara 2.1 Den estniska programvaran VOLIS funktioner VOLIS främsta funktioner är: papperslös dokument- och processhantering möjlighet att delta i möten på distans och i andra former eröstning för röstberättigade med identitetskontroll automatisk protokollhantering hantering av webbtv-sändningar medborgarinsyn, möjlighet till deltagande på distans och transparens 2.2 Processflödet I programvaran finns ett inbyggt processflöde indelat i 3 faser, inför, under och efter ett möte: 2.2.1 Inför ett möte I VOLIS kan man inför ett möte skapa en dagordning inför ett beslutsmöte bifoga informationsmaterial för varje dagordningspunkt både som webbsidor och som filer ( t ex pdf eller word) skapa kallelser till möten läsa all information som är registrerad inför mötet 2.2.2 Under mötet I VOLIS kan man under ett möte se all pågående diskussion via webbvideo delta i mötet på distans genom videokonferens (med behörighet) skapa närvarolistor manuellt eller automatisk när deltagare loggar in läsa all informationsmaterial rösta via dator se hur röstningen gått reservera sig mm skapa beslutsprotokoll med anteckningar
- 7 (14) - Utskrift: 2013/01/29 2.2.3 Efter mötet I VOLIS kan man efter mötet läsa alla underlag för alla ärenden och möten ta del av alla protokoll se och höra alla möten på video, paragraf för paragraf 2.3 Målgrupper och möjligheter VOLIS hanterar i huvudsak tre rättighetsgrupper med olika möjligheter till interaktion: åskådare/medborgare som har rätt att se och höra diskussioner och läsa material, men inte rätt att göra inlägg beslutsfattare t ex nämndledamoter som kan ta del av material, ta del i diskussionen genom videomöten, oavsett om de finns i lokalen eller på distans, samt rösta i lokalen eller på distans. (Distansröstning förutsätter, vad vi förstår, en lagändring Sverige) sekreterare som förbereder möten, antecknar röstningsutfall i de fall röstning inte sker via dator samt skriver ut protokoll direkt efter mötet. 2.4 Programvarans status Programvaran har varit i provdrift under ca 1 år och går nu in i skarp drift i takt med att de myndigheter och kommuner som så önskar, anammar verksamhetssättet. Programvaran VOLIS har utvecklats i Estland med hjälp av EU-medel. Den är idag helt webbaserad och kan användas både från dator och läsplatta. VOLIS är tillgänglig som öppen källkod (se punkt 2.5 nedan). 2.5 Öppen källkod VOLIS licensieras under en öppen-källkodslicens från den estniska staten. Detta innebär att det står valfri aktör fritt att bl a: förfoga över och använda programvaran modifiera och bygga om programvaran kopiera och distribuera programvaran Öppen källkod ger stora fördelar genom att man tar bort alla licensmässiga inlåsningseffekter. Öppenhet innebär också att det är lätt att koppla systemen mot andra systemen och införa olika former av öppna standarder, t ex vis web services, SOAP etc. Detta innebär att programvara direkt kan anpassas till svenska förhållanden och andra svenska system.
- 8 (14) - Utskrift: 2013/01/29 3 Innovation 3.1 Omvärlden VOLIS är en unik programvara som utvecklats av den estniska regeringen just därför att de internationellt inte fann någon liknande hantering av de kompletta processerna i samband med beslut. Enligt den estniske inrikesministern Siim Kiisler, bidrar introduktionen av VOLIS till deltagardemokratin ( participatory democracy ) och gör beslutprocesserna hos kommuner öppnare. Kiisler säger också att Även om lokala informationssystem varierar kraftigt mellan olika länder, kan det vara möjligt att också använda programvaran utomlands (utanför Estland- vår anm) (Från webbsidan: http://www.epractice.eu/en/news/328473) Vi tror att det går utmärkt att introducera modellen i Sverige. 3.2 Innovationshöjd och nyhetsvärde Projektets ger effekt på 2 sätt: 3.2.1 Effekter för myndigheten En stor potential ligger i förändringen av offentlig sektors processtöd vid beslut. Genom att introducera programvara och tekniskt formalisera processerna, öppnar man för enklare och snabbare hantering av all information kring besluten och också kring det konkret praktiska beslutsfattandet. När man fullt ut genomfört möjligheten till distansdeltagande i beslutsprocesserna kommer ett stort antal resor och därmed kopplad arbetstid att kunna reduceras. Ledamöter kan idag t ex tvingas åka många mil för att delta i ett förhållandevis kort möte för att fatta enkla beslut. Att t ex förändra denna punkt kan ge stora effekter både för myndigheten och för den enskilde ledamoten. På SKL pågår just nu ett arbete med att se över hur lagstiftningen måste förändras för att göra det möjligt att som ledamot delta i beslut på distans. Vi kommer att kunna bidra till det arbetet genom konkreta erfarenheter. 3.2.2 Effekter för medborgaren Inom offentlig sektor förs just nu på många håll diskussioner om ökad transparens och insyn. Detta drivs inte minst av IT-ministern Anna Karin Hatt genom skrivningarna i IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige Programvaran VOLIS och projektet är byggt för att bidra ett öppnare förhållningssätt och enklare insyn, inte minst genom att Estlands regering så tydligt inför tillverkningen av programvaran uttalat målet att bidra till öppenhet.
- 9 (14) - Utskrift: 2013/01/29 3.2.3 Den svenska regeringens ambitioner Vi tror att vårt lilla projekt, i sin egen skala, väl svarar mot den svenska regeringens ambitioner till innovation, utveckling och effektivisering av offentlig sektor: E-förvaltningsarbetet bör syfta till att åstadkomma lägre kostnader och största möjliga nytta för företag och medborgare, förvaltningen och samhället som helhet. Öppenheten i offentliga beslutsprocesser, handläggningen av ärenden och tillgängligheten till offentlig information bör öka. (It i människans tjänst en digital agenda för Sverige sid 22 mina kursiveringar) Offentlig verksamhet driver i stor utsträckning efterfrågan på innovativa lösningar, varor, tjänster, processer och organisationsförändringar. Därför är det viktigt att förbättra samspelet mellan offentlig efterfrågan och innovationsinvesteringar, vilket bidrar till näringslivets internationella konkurrenskraft. Sverige står inför ett antal globala samhällsutmaningar som måste mötas för att åstadkomma en hållbar samhällsutveckling. Inom ramen för Verket för innovationssystems forskningsanslag bör det även genomföras en riktad satsning på tjänsteforskning [...] som kan bidra till näringslivets konkurrenskraft och till förnyelse av offentlig sektor. (Prop. 2012/13:30 sid 157 mina kursiveringar) 3.3 edelegationen Vårt projekt passar också väl in i den skrivning som edelegationen gjort avseende målbilder för etjänster (mina kursiveringar): Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet Målbilderna är gemensamma för delegationen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL).
- 10 (14) - Utskrift: 2013/01/29 4 Projektets genomförande Projektet som genomförs under första halvåret 2013 innebär nedanstående. 4.1 Testimplementering i Sverige För att testimplementera och prova processer och programvara behöver man: översätta programvara modifiera terminologi se över identifieringsfrågan (i Estland finns eid för alla medborgare, vilket vi inte har i Sverige). Det innebär att man under provperioden får åstadkomma en provisorisk lösning med inblandade myndigheter. skapa drift för en svensk testversion göra avtal med förslagsvis 2 kommuner om en begränsad testperiod kartlägga beslutsprocesser och göra en analys av ev juridiska, processmässiga och andra administrativa hinder och möjligheter som finns. 4.2 Seminarium Under projekttiden avser vi genomföra ett seminarium där representanter för ingående myndigheter/kommuner, den estniska staten/kommunerna och andra intressenter (edelegationen, Vinnova, SKL m fl) deltar. Seminariet avser att visa erfarenheter från Estland och ge en grund för arbetet i Sverige.
- 11 (14) - Utskrift: 2013/01/29 5 Förväntade resultat 5.1 Projektets förväntade kortsiktiga resultat Projektet kommer att ge indikationer på hur och om modellen skulle kunna införas i Sverige samt skapa grundläggande kunskap om svårigheter och möjligheter i en processimplementering. Projektet kommer även att kunna visa om det uppstår nytta för medborgaren, och om det uppstår en utökad kontakt mellan förtroendevalda, beslutsfattare, tjänstemän och medborgare. Därutöver kommer vi att få ett antal praktiska funktioner och erfarenheter: en färdig programvara för svenska förhållanden som testats en lista på ev modifieringar som måste genomföras en kortfattad handbok i process och programvaran samlade erfarenheter och synpunkter från inblandad offentlig sektor 5.2 Projektets förväntade långsiktiga effekt Långsiktigt kan vi ge svenska myndigheter en möjlighet till att kraftigt effektivisera hanteringen av beslutsmöten, ge medlemmarna en större frihet vad gäller närvaro vid möten (genom distansnärvaro), snabba på den administrativa hanteringen av material inför möten och i direkt anslutning till möten (t ex protokoll) samt ge medborgarna en transparent insyn i de möten som myndigheterna önskar. 5.3 Projektets kommersiella effekter Det finns 290 kommuner, 20 landsting och ca 550 myndigheter i Sverige, där det sker ett oöverskådligt antal beslutsmöten varje vecka. Samtliga dessa organ har nytta av att införa VOLIS-processen i sitt arbete, oavsett om man har öppna eller slutna beslutsmöten. PÅ det här stadiet är det svårt att räkna på konkreta ekonomiska faktorer, men vi ger ändå ett litet exempel: Om vi initialt ser att ca 10% av dessa (86 myndigheter) vill införa systemet, till en införandekostnad av ca 100 kkr/myndighet, generar vi initialt 8,6 miljoner till de bolag som assisterar införandet, alternativt till de myndigheter som själva installerar. Drift och support under följande år torde ligga i storleksordningen minst 60 kkr /myndighet, vilket ger löpande intäkter av något över 5 miljoner. Den offentliga besparingseffekten torde ligga betydligt högre.
- 12 (14) - Utskrift: 2013/01/29 Siffrorna ovan ligger troligen i underkant av vad verkligheten kommer att innebära. Projektet kommer också att vara vägledande för en prissättning, och en bedömning av nödvändiga utbildnings- och supportinsatser och därmed sammanhängande kostnader. VOLIS i Sverige innebär också en möjlig till kommersialisering utanför svensk offentlig sektor. Under förutsättning att programvaran finns anpassad till svenska förhållanden och visar sig fungera väl i Sverige, finns det kommersiella intäkter också från andra organisationer som vill uppvisa en transparent beslutsordning, t ex vissa ideella organisationer. När väl översättningen är gjord och vi har fått erfarenhet av programvaran, torde det även vara intressant att sprida processerna och programvaran till andra länder. 5.4 Processer De processer som finns inbyggda i verktyget VOLIS kommer att ha översatts till svenska och till svenska förhållanden. 5.5 Juridisk kunskap Vi kan idag se ett antal frågor som direkt berör juridik, säker identifiering och distansdeltagande. Troligen kommer det också att dyka upp andra juridiska frågeställningar under resans gång, vilka tillsammans ger oss kunskap om vad som ev måste hanteras via andra kanaler. 5.6 Projektets tider och resultat Projektet kan genomföras relativt skyndsamt. Under förutsättning att beslut kan tas i innevarande månad, kan projektresultat redovisas till sommaren 2013. Resultatet ges i form av en slutrapport under sommaren 2013 och kan redovisas t ex under Almedalsveckan. 5.7 Avknoppning Projektidén är en avknoppning av ett forskningsprojekt som drivs av Örebro Universitet Citizen-centric E-participation under bitr professor Joachim Åström, finansierat av VINNOVA. Örebroprojektet fokuserar på effekter för medborgarna, men tittar inte på hur e-förvaltning kan införas och/eller effektiviseras. Detta projekt är inte i formell mening ett forskningsprojekt, utan en undersökning som kan innebära en snabbare hantering av formella beslutsprocesser.
- 13 (14) - Utskrift: 2013/01/29 5.8 Samverkan mellan aktörer Projektet förutsätter samverkan minst mellan: 2 testmyndigheter/kommuner estniska inrikesministeriet teknikleverantörer svenska organ som SKL, edelegationen etc. projektledning 5.9 Deltagare Nedanstående organisationer/personer är vidtalade och har preliminärt accepterat att medverka som samverkansparter med olika funktioner: Margus Lehesaar, inrikesministeriet i Estland Henri Pook, projektledaren för VOLIS-projektet, Estland Jörgen Sandström, SKL Centrum för esamhället Anders Nordh, SKL Medborgardialogprojektet Joachim Åström, docent, Örebro Universitet, Citizen-centric E- participation Björn Lundell, docent, Högskolan i Skövde, specialiserad på Öppen Källkod & Öppna Standarder, tillika ordförande i Open Source Sweden Region Gotland, Åke Svensson, KS ordförande Vi avser bl a även ta kontakt med: edelegationen Näringsdepartementet Ytterligare en kommun Föreningen Sambruk, Claes-Olof Olsson m fl 5.10 Projektets största risker Projektet förutsätter ett mer datoriserat förhållningssätt från deltagarna. Det finns en risk att det kan ta tid att få många att flytta in i evärlden Lagstiftning måste troligen ändras långsiktigt (se punkt 3.2.1). Om det inte sker kommer de långsiktiga effekterna att vara begränsade. Arbete med underlag för en ändring av lagstiftning pågår på SKL. Juridik säker identifiering av ledamöter är en viktig fråga. Förankring om projektet inte förankras tillräckligt inom berörda organ, t ex SKL, edelegationen etc, kan projektresultatet förbli oanvänt.
- 14 (14) - Utskrift: 2013/01/29 6 Sökanden Sökande är imcode Partner AB, 556543-1185, som arbetat med offentlig sektor och med öppen programvara sedan 1998. Bolagets grundare Hillar Loor har skaffat sig en gedigen kunskap om förutsättningarna inom offentlig sektor genom att bolaget under 10 år i stort sett enbart arbetar med myndigheter och kommuner, organisationer som SKL och Föreningen Sambruk och genom aktivt deltagande i ett antal möten som Offentliga rummet, Sundsvall42, SKLs demokratidag, Sambruk etc. Hillar Loor talar flytande estniska och är också en av grundarna av och vice ordförande i branschorganisationen Open Source Sweden där. Mer information om bolaget finns på: www.imcode.com 7 Kontakt Hillar Loor imcode Partner AB Skeppsbron 24 621 57 VISBY info@imcode.com Tel: 0498 200 300 Fax: 0498 200 301 Webb: www.imcode.com