Sid. 1 (14) 2016-01-18 Utfallsrapport VB 2015 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se
Sid. 2 (14) Innehållsförteckning Sammanfattande kommentar... 4 1. Ett Stockholm som håller samman... 4 1.4 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla... 4 Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare... 4 Genomföra 12 aktiviteter för måluppfyllelse av stadens program Stockholm - en stad för alla... 4 Se över godkännandekraven... 6 Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden... 6 1.5 Stockholm är en stad som håller ihop, med trygga och levande stadsdelar... 7 Bidra i arbetet att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter... 7 Informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion... 7 Informera om stadens satsningar i ytterstadsarbetet... 8 Utreda möjligheten att skapa ett system av utbyteslägenheter med andra länskommuner för kvinnor som pga. hot inte kan bo kvar i sin hemkommun... 8 Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt fastighetsägaren angett... 8 Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön... 8 1.6 Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo... 9 Bidra i arbetet med att förmedla minst 300 försöks- och träningslägenheter samt 200 till Bostad Först per år och nå nollvisionen för hemlösheten inom fem år... 9 Fortsätta arbetet med att samordna och utveckla Stockholm Bygger... 9 Bolagsspecifika inriktningar... 10 Förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, dvs till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav... 10 Pröva möjligheterna att upprätta en bytes- och andrahandsförmedling... 10 Upprätta kö för kollektivhus... 10 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm... 10 3.2 Företag väljer att etablera sig i Stockholm... 10 I samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort... 10 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva... 10
Sid. 3 (14) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar... 11 Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader... 11 God budgetföljsamhet och prognossäkerhet... 11 Godkänd resultatnivå... 11 Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter... 12 Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn... 12 Utreda förutsättningarna att sänka köavgiften... 12 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm... 13 4.1 Stockholm är fritt från diskriminering... 13 Samverka med rådet för mänskliga rättigheter för att stärka arbetet mot diskriminering och motverka en etniskt- och könssegregerad bostadsförmedling.... 13 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor... 13 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning... 14
Sid. 4 (14) Sammanfattande kommentar Bolagets uppgift är att förmedla lägenheter och svara för information till allmänheten om bostadsmarknaden. Bostadsförmedlingen svarar för såväl reguljär bostadsförmedling som förmedling av förturslägenheter inklusive försöks- och träningslägenheter. Verksamhetsplanen för 2015 baseras på ett antal övergripande mål och strategier som har bäring på att utveckla Bostadsförmedlingen som regional marknadsplats för lediga hyresrätter i hela Stockholmregionen. Övergripande målsättningar är att öka antalet inlämnade lägenheter, att åtnjuta ett högt anseende med nöjda kunder, att vara en attraktiv arbetsplats med engagerade och medskapande medarbetare och att ha en kostnadseffektiv verksamhet. Verksamheten har under året fortsatt att utvecklas, både vad avser antalet kunder i bostadskön och antalet inlämnade och förmedlade lägenheter. Bolaget bedöms i huvudsak uppfylla av kommunfullmäktige uppställda mål för verksamhetsåret. KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman 1.4 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare Genom aktiv marknadsföring av möjligheten att lämna studentlägenheter för förmedling bibehålla ett högt antal förmedlade studentlägenheter (prognos för 2014: 1300 studentlägenheter inkl korridor). Under 2015 förmedlades 1 648 studentlägenheter (1 367 år 2014). Genomföra 12 aktiviteter för måluppfyllelse av stadens program Stockholm - en stad för alla Fortsätta utveckla e- tjänster och den digitala kommunikationen för att minska behovet av resande för den enskilde. Bland annat har ett
Sid. 5 (14) telefonkonferensnummer ordnats. Genomföra kompetensutveckling som klargör konsekvenser av olika typer av funktionsnedsättningar. Genomföra riktad information om möjligheterna till prövning av förtur till bostad. En ny förtursbroschyr för externt bruk har tagits fram. Förutom det har också genomförts informationsmöten på stadsdelsförvaltningar, kriscentrum och vårdcentraler. Genomföra utbildningsinsatser i bemötandefrågor. Kontrastmarkering utomhus vid entrén Avslutas som aktivitet då det är beställt till januari 2016. Ny ljudanläggning i köket En ny ljudanläggning är inköpt och installerad. Säkerställ att alla medarbetare har höjoch sänkbara skrivbord Alla medarbetare har nu höj- och sänkbara skrivbord. Säkerställa att arbetsplatser är anpassade till de enskilda medarbetarnas särskilda behov. Säkerställa icke diskriminering vid anställningsrutiner. Utse ansvarig för
Sid. 6 (14) tillgänglig och lättbegriplig information och kommunikation Den ansvariga för intranät och internkommunikation (som även ger inspel kring extern kommunikation) har gått kurs i tillgänglig information. Återkommande utvärdera hur förturskunderna anser sig bemötta. Öka webbens tillgänglighet för personer med olika typer av funktionsnedsättning. Se över godkännandekraven Utveckla dialogen kring godkännandekraven med fastighetsägarna. Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden Genom aktiv marknadsföring av möjligheten att lämna in lägenheter som sk ungdomslägenheter vidmakthålla en hög volym förmedlade ungdomslägenheter (pr ognos 2014:700 lägenheter). Under 2015 förmedlades 809 ungdomsbostäder (794 år 2014). Genomföra riktad kampanj mot regionens 18-åringar om att anmäla sig som kund
Sid. 7 (14) hos Bostadsförmedlingen. 1.5 Stockholm är en stad som håller ihop, med trygga och levande stadsdelar Andel genomförda åtgärder inom ramen för RSA 100 % 100 % RSA för 2015 identifierade inte något konkret åtgärdsbehov men vi har 5 punkter vi har arbetat med under året med bäring på risk- och säkerhetsarbetet: 1. En granskning av det systematiska brandskyddsarbetet har genomförts via vårt försäkringsbolag St Eriksförsäkring och vi har fått positiv feed-back på vårt systematiska arbete. Vi har också samordnat vårt brandskyddsarbete med övriga förvaltningar i tekniska nämndhuset. I detta samordningsarbete har även vår hyresvärd Fastighetskontoret bidragit med expertis. 2. En fortsatt satsning på arbetsmiljön har vidtagits i samband med lokalombyggnad på det sista kvarvarande våningsplanet.en utbildning i rehadkedjan och arbetsgivarens ansvar har företagits med alla chefer. 3. En upphandling och implementering av nytt HR- system har genomförts. Det gör att risken att känsligt material sprids minskar eftersom vi begränsar den mängd papper som hanteras manuellt. 4. En krisövning har genomförts som resulterade i att krisplanen uppdaterades. 5. En genomlysning av kundmottagningen och besöksrummet med avseende på säkerhet har gjorts med hjälp av extern expertis. De förbättringsåtgärder som föreslagits i denna miljö har genomförts. Även checklistan för hot- och våldsituationer har genomlysts av samma företag och små justeringar har företagits. Bidra i arbetet att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter Utveckla processen för hantering av Försöks- och träningslägenheter Informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion Löpande publicera nyheter om nyproduktion på bolagets webb Medverka till realiserandet av ett Stockholmrum
Sid. 8 (14) Det nya Stockholmsrummet invigdes under hösten 2015. Informera om stadens satsningar i ytterstadsarbetet Lyfta fram ytterstaden i Kulturhusutställningen Lyfta fram ytterstaden på bolagets webb Utreda möjligheten att skapa ett system av utbyteslägenheter med andra läns-kommuner för kvinnor som pga. hot inte kan bo kvar i sin hemkommun Utreda möjligheten att skapa ett system av utbyteslägenheter med andra länskommuner för kvinnor som på grund av hot inte kan bo kvar i sin hemkommun Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt fastighetsägaren angett Antal inlämnade lägenheter 11 809 11 500 Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön Kunderna i bostadsköns betyg på våra webbtjänster (webb service index) 68
Sid. 9 (14) Denna undersökning genomfördes inte under 2015. Kunderna i bostadsköns nöjdhet med kontakten med Bostadsförmedlingen (NKI) avseende de kunder som förmedlats lägenhet Kunderna i bostadsköns nöjdhet med kontakten med Bostadsförmedlingen (NKI) avseende de kunder som inte förmedlats lägenhet. 71 71 55 52 1.6 Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Bidra i arbetet med att förmedla minst 300 försöks- och träningslägenheter samt 200 till Bostad Först per år och nå nollvisionen för hemlösheten inom fem år Antal förmedlade försöks- och träningssamt Bostad förstlägenheter via Bostadsförmedlingen (IoF) 394 st 400 st Målet om 400 lägenheter nåddes inte fullt ut vilket sammanhänger med att ett antal ärenden inte hann godkännas i bostadsbolagens system före årsskiftet. Från Bostadsförmedlingens sida har dock mer än 400 lägenheter tagits fram. Fortsätta arbetet med att samordna och utveckla Stockholm Bygger Genomföra minst 1 dialogmöte under 2015 Tre dialogmöten genomfördes under 2015.
Sid. 10 (14) Bolagsspecifika inriktningar Förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, dvs till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav Kvalitetssäkra förmedlingsarbetet genom internkontrollen Pröva möjligheterna att upprätta en bytes- och andrahandsförmedling Utreda möjligheten att införa en bytes- och andrahandsförmedling Upprätta kö för kollektivhus Marknadsföra förmedlingen av kollektivhusboende KF:s inriktningsmål: 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm 3.2 Företag väljer att etablera sig i Stockholm I samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort Samråd med SBR kring informationsinsatser 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Antal praktiktillfällen 1 st 1 st
Sid. 11 (14) som genomförs inom stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 21 st 11 st Sommaren 2015 hade 21 ungdomar sommarjobb på Bostadsförmedlingen. 13 av dessa arbetade bara under sommarmånaderna och resterande 8 arbetade även extra under övriga året vid ledighet från utbildning. De flesta av Bostadsförmedlingens sommarjobbare studerar på universitet/högskola då arbetsuppgifterna är av den karaktären/svårighetsgraden 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Andel administrations- och indirekta kostnader 17,5 % 15,2 % Avvikelsen mot budget beror på resurssatsningar som skett under verksamhetsåret för personal, konsulter för arbete med systembyte, lokalanpassningar och kostnader för systemanpassningar inom IT för befintliga system och verksamhet. God budgetföljsamhet och prognossäkerhet Avvikelse investeringsbudget 0 % 0,5 mnkr 0,5 mnkr Godkänd resultatnivå Avkastning på totalt kapital Resultat efter finansnetto(mnkr) Rörelseresultat i % av omsättning 0,43 0 0,11 0 0 0
Sid. 12 (14) Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter Bredda marknaden på fastighetsägarsidan genom tydlig regional närvaro Utveckla relationen med fastighetsägarna genom att säkerställa kvalitet och utveckling i våra tjänster, för tydlig affärsnytta för fastighetsägarnas samverkan med bostadsförmedlingen. Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Utred förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Utreda förutsättningarna att sänka köavgiften Genomföra sänkning av förmedlingsavgiften till 0 kronor per den 1 april 2014. Löpande följa intäkts- och kostnadsutvecklingen med avseende på förutsättningarna att justera avgifterna.
Sid. 13 (14) KF:s inriktningsmål: 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm 4.1 Stockholm är fritt från diskriminering Samverka med rådet för mänskliga rättigheter för att stärka arbetet mot diskriminering och motverka en etniskt- och könssegregerad bostadsförmedling. Förmedla lägenheter i ett transparent system, strikt efter kötid Samverka med rådet för mänskliga rättigheter 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Aktivt Medskapandeindex 81 82 AMI för Bostadsförmedlingen har ökat de senaste åren och når nu nästan upp till årsmålet 82. Vi arbetar aktivt med AMI med avdelningsvisa workshops och handlingsplaner. Andel medarbetare med ofrivillig deltid som erbjuds heltid Andel medarbetare som inte upplever sig diskriminerade på sin arbetsplats 100 % 100 % 90 % 100 % Bostadsförmedlingen arbetar aktivt med att motverka diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier. Ledarskapsindex 84 78 Medelantal anställda 89 st 82 st Det vi vid budgetläggningen för mer än ett år sedan trodde var ett tillfälligt behov som skulle plana ut och därför bäst skulle lösas med inhyrd personal har visat sig vara ett permanent behov och vi har därför minskat andelen inhyrd personal till en låg nivå (det finns endast tre personer i ett stort projekt) och ökat antalet egna anställningar på förmedlingsavdelningen och kundserviceavdelningen. Det ser vi som något positivt. I grunden beror det ökade antalet anställda på fler inlämnade lägenheter till Bostadsförmedlingen. Motivationsindex 77 82
Sid. 14 (14) AMI för Bostadsförmedlingen har ökat de senaste åren och når nu nästan upp till årsmålet 82. Vi arbetar aktivt med AMI med avdelningsvisa workshops och handlingsplaner. Sjukfrånvaro 9,8 % 4,4 % 11 långtidssjukskrivningar under året drar upp sjuktalen. Individerna återfinns på flera avdelningar och det sker en noga uppföljning på individnivå. Vi bedriver ständigt ett aktivt arbete med att minska sjukfrånvaron, bland annat genom en kontinuerlig uppföljning, en stärkt rehabprocess och förebyggande friskvårdsförmåner. Korttidssjukfrånvaron (frånvaro upp till 14 dagar) under 2015 uppgick till 2,94%. Styrningsindex 81 82 AMI för Bostadsförmedlingen har ökat de senaste åren och når nu nästan upp till årsmålet 82. Vi arbetar aktivt med AMI med avdelningsvisa workshops och handlingsplaner. 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Andel relevanta upphandlingar av varor och tjänster där krav ställts på att miljö- och hälsofarliga ämnen inte ingår 100 % 100 % Inga upphandlingar har genomförts där detta har varit aktuellt. I största mån gör vi inga egna upphandlingar utan tillgodser vårt behov via staden eller SKL Kommentus.