VERKSAMHETSPLAN UPPDRAG... 3

Transkript

1 BUDGET OCH VERKSAMHETSPLAN 2018

2 Sid 2 (23) Innehållsförteckning VERKSAMHETSPLAN UPPDRAG... 3 STADENS INRIKTNINGSMÅL... 3 BOLAGETS MÅL OCH UPPGIFTER... 3 ÄGARDIREKTIVEN... 4 BOLAGETS LÅNGSIKTIGA INRIKTNING OCH AFFÄRSIDÉ... 5 MARKNADSLÄGE OCH VERKSAMHETSFÖRUTSÄTTNINGAR... 6 KÖTIDER... 6 UTVECKLING AV BOSTADSKÖN... 7 LÄGENHETSINFLÖDETS UTVECKLING... 7 ORGANISATION OCH RESURSER... 9 BOSTADSFÖRMEDLINGENS MÅL, STRATEGIER OCH AKTIVITETER ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR VERKSAMHETSÅRET STRATEGIER OCH AKTIVITETER FÖR MÅLUPPFYLLELSE STADSGEMENSAMMA PROGRAM M M EKONOMI INTÄKTS- OCH KOSTNADSUTVECKLING INVESTERINGAR EKONOMISKA ÄGARDIREKTIV CSR-STRATEGI FÖR BOSTADSFÖRMEDLINGEN

3 Sid 3 (23) VERKSAMHETSPLAN 2018 Bolagets styrelse ska inför det kommande verksamhetsåret fastställa en verksamhetsplan. Planen beskriver det planerade arbetet under verksamhetsåret som syftar till att bidra till att stadens övergripande inriktningsmål uppfylls samt till att svara mot ägardirektiven. Verksamhetsplanen kompletteras med rapportering enligt stadens system för integrerad ledning och styrning (ILS). Verksamhetsplanen utvecklas sedan på avdelnings- och funktionsnivå i mer operationella mål och aktiviteter. I samband med tertial- och årsbokslut görs en uppföljning av måluppfyllelse av såväl de avdelningsvisa som de företagsövergripande målen. UPPDRAG STADENS INRIKTNINGSMÅL I budget 2018 anges följande övergripande inriktningsmål för staden: Ett Stockholm som håller samman Ett klimatsmart Stockholm Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Ett demokratiskt hållbart Stockholm BOLAGETS MÅL OCH UPPGIFTER I budget 2018 anges följande mål och uppgifter för bostadsförmedlingen: Bolagets uppgift är att svara för reguljär bostadsförmedling, evakuering och förmedling av förturslägenheter inklusive försöks- och träningslägenheter, förmedling av lägenheter till stadens bostadsbolags internköer samt förmedling av kategoribostäder såsom student- och seniorboenden. Bolaget ska medverka till en effektiv bostadsförmedling som stöd till etablering av nationella och internationella organisationer och företag i Stockholms stad. Bolaget ska vara ett aktivt verktyg i den sociala bostadspolitiken, bland annat genom att integrera förmedlingen med stadens bostadspolitiska ambitioner för att minska segregationen. Bolaget ska bidra till nollvisionen för hemlöshet inom fem år. Andelen bifall för ansökningar till Bostadsförmedlingens förtursverksamhet har sjunkit under de senaste åren. Detta gäller särskilt ansökningar där orsaken är relationsvåld. Det är angeläget att vända den utvecklingen för att kunna möta behovet av trygghet i gruppen som drabbas av relationsvåld. Idag utgör Stockholmsregionen i hög grad en gemensam bostads- och arbetsmarknad. Storstadsregionens infrastruktur skapar förutsättningar att bo i en kommun och arbeta i en annan. Det ligger därför i stadens intresse att den som står i Stockholms bostadskö också har möjlighet att hitta en bostad utanför stadens gränser. Bostadsförmedlingen i Stockholm AB är öppen för alla och redan idag står sökande från hela länet i kö. I de fall det finns intresse från fastighetsägare i kringliggande kommuner ska Bostadsförmedlingen därför kunna förmedla bostäder i kommuner i Stockholms omnejd. Bolaget ska med sin verksamhet trygga en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter. För att få tillgång till flera försöks- och träningslägenheter behöver staden se över möjligheten att skapa en väg in och underlätta för privata fastighetsägare att lämna lägenheter till staden.

4 Sid 4 (23) ÄGARDIREKTIVEN Ägardirektiven är hänförbara till respektive övergripande inriktningsmål enligt följande: Ett Stockholm som håller samman förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, det vill säga till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav, vidareutveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön, fortsätta utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter, informera om Stockholm som bostadsort, bostadsmarknaden i regionen, planerad och pågående nyproduktion samt stadens projekt inom ytterstadsarbetet, fortsätta arbetet med att samordna och utveckla branschsamarbetet Stockholm Bygger och Stockholmsrummet i Kulturshuset, bidra i arbetet med att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden, aktivt marknadsföra möjligheten att lämna in studentlägenheter för privata fastighetsägare/förvaltare, tillhandahålla riktad information till äldre om bostadskön och olika boendeformer, bidra i arbetet att effektivt förmedla minst 500 försöks- och träningslägenheter samt Bostad Förstlägenheter per år, fortsätta det reguljära utvecklingsarbetet för att öka antalet försöks- och träningslägenheter, i samarbete med socialnämnden utreda förvaltningsrutiner och användning av stadens försöks- och träningslägenheter med syfte att underlätta för privata fastighetsägare att lämna lägenheter till staden. Uppdraget ska ske i samråd med stadsdelsnämnderna, genom sin verksamhet bidra till och underlätta ett ökat bostadsbyggande, till exempel genom insatser vid evakuering, i samarbete med de kommunala bostadsbolagen och i samråd med äldrenämnden och stadsbyggnadsnämnden ta fram och implementera en strategi för att öka de äldres tillgång till bostadsbeståndet med fokus på ökad tillgänglighet och effektiv bostadsanpassning, i samarbete med Micasa behovspröva utifrån framtagna kriterier för lägenhetsfördelning av seniorbostäder, i samarbete med socialnämnden och bostadsbolagen sammanställa och tillgodose behoven av insatsen Bostad Först. Ambitionen är att det, inom ramen för stadens förmedlade Försöks- och träningslägenheter, sker en kontinuerlig ökning av antalet lägenheter som förmedlas till Bostad Först utifrån verksamhetens kapacitet och behov, samt

5 Sid 5 (23) i samarbete med socialnämnden, stadsdelsnämnderna och stadens bostadsbolag utveckla samverkan kring oriktiga hyresförhållanden, bland annat genom riktade kunskapshöjande insatser kring problematiken. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm fortsätta medverka till att stadens mål om ett ökat bostadsbyggande uppfylls som stöd till ett livskraftigt näringsliv, samt följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer och av kommunfullmäktige gemensamma direktiv för samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Ett demokratiskt hållbart Stockholm fortsätta samverkan med rådet för mänskliga rättigheter för att stärka arbetet mot diskriminering och motverka en etniskt- och könssegregerad bostadsförmedling, samt stärka samarbetet med socialnämnden i syfte att möta det bostadsbehov som uppkommer för personer som utsätts för våld i nära relationer. Bolagets målsättningar och aktiviteter inom de olika områdena inarbetas i den ordinarie verksamheten och redovisas i denna plan och i ILS-rapporteringen. BOLAGETS LÅNGSIKTIGA INRIKTNING OCH AFFÄRSIDÉ Stockholms stads vision är Ett Stockholm för alla, vilket är en målbild för en socialt, ekonomiskt, miljömässigt och demokratiskt hållbar utveckling under de närmaste decennierna. Bostadsförmedlingen ska i sin verksamhet bidra till stadens vision och har för verksamheten formulerat visionen Att alla når drömmen om sin bostad lite enklare. Stockholmsregionens kommunikationssystem ger goda förutsättningar att bo i en kommun och arbeta i en annan varför regionen i stor utsträckning utgör en gemensam bostads- och arbetsmarknad. På denna marknad förmedlar Bostadsförmedlingen hyresbostäder från såväl kommunala som privata fastighetsägare i Stockholm liksom i omgivande kommuner - till nytta för både fastighetsägare och bostadssökande. Bostadsförmedlingens grundläggande ambition är att underlätta för dem som söker bostad genom att samla en så stor del som möjligt av utbudet av lediga hyreslägenheter på en och samma marknadsplats. Detta för att sedan förmedla dem i ett transparent och rättsäkert system efter kötid. Bostadsförmedlingens ambition är vidare att underlätta för fastighetsägarna genom att leverera en snabb och effektiv service, men också att erbjuda en unik kunskap om bostadsmarknaden. På så sätt ges förutsättningar för ett stort inflöde av lägenheter till bostadskön. I syfte att få antalet lägenheter som lämnas till förmedling att öka, ska Bostadsförmedlingen fortsätta att utveckla samarbetet med bostadsbolagen i hela regionen. Boende i Stockholms stad och som har särskilda behov, har möjlighet att ansöka om förtur till bostad, vilket handläggs av Bostadsförmedlingen. Bolaget förmedlar även försöks- och träningslägenheter samt Bostad Först inom staden. För bostadsbolagen Svenska Bostäder, Stockholmshem, Micasa samt Familjebostäder hanterar Bostadsförmedlingen den gemensamma internkön. Micasa har gjort en översyn kring hur fördelningen av seniorbostäder ska gå till och Bostadsförmedlingen kommer att förmedla dessa bostäder utifrån de nya riktlinjerna fr o m januari 2018.

6 Sid 6 (23) Alla som som har fyllt 18 år kan stå i Bostadsförmedlingens kö och samla kötid till en relativt låg årlig avgift. De krav som fastighetsägaren får ställa på den bostadssökande ska vara relevanta och ta sikte på exempelvis betalningsförmåga och boendereferenser. Fastighetsägare som lämnar lägenheter till förmedling via bostadsförmedlingen, är också skyldiga att låta den köande som objektivt uppfyller kraven och som har längst kötid teckna avtal. Transparenta krav och ett ökat inflöde av lägenheter i så många olika områden som möjligt är bostadsförmedlingens främsta verktyg för att på lika villkor underlätta på en svår bostadsmarknad. Hela bolagets verksamhet, med vissa undantag som exempelvis förtursverksamheten, finansieras av köavgifterna. Köavgiften fastställs av kommunfullmäktige och under 2017 sänktes köavgiften till 200 kr per år inklusive moms. MARKNADSLÄGE OCH VERKSAMHETSFÖRUTSÄTTNINGAR KÖTIDER Stockholm fortsätter att växa i snabb takt och invånarantalet i länet ökade med drygt personer år En stor folkökning innebär ett fortsatt stort tryck på regionens bostadsmarknad med längre kötider som effekt. Per sista september 2017 är den genomsnittliga kötiden 10,3 år att jämföra med 9,0 år för helåret Det ska betonas att detta är den genomsnittliga kötid som krävs för att få en bostad via bostadsförmedlings kö, vilket innebär att kötiden är betydligt kortare inom vissa områden i Stockholm. Trots ökad nyproduktion av bostäder i länet bedöms det ta tid innan det råder balans mellan utbud och efterfrågan på bostäder. Dock är förhoppningen att den genomsnittliga kötiden kommer att minska framdeles. Detta framför allt med hänsyn tagen till den omfattade nyproduktion som planeras i Stockholm med omnejd. Medelkötid, förmedlade vanliga hyresrätter, hela regionen, tom september Nyproduktion Succession Totalsumma

7 Sid 7 (23) UTVECKLING AV BOSTADSKÖN Under lång tid har bostadsförmedlingen haft en stadig tillväxt av bostadssökande till kön. I antal personer ökar kön varje år, men den procentuella ökningen avtar stadigt med undantag av år 2015 som hade en extraordinär kötillväxt. Faktorer som påverkar tillströmningen av nya bostadssökande är huvudsakligen folkökning och demografisk utveckling, prisökningar på den ägda marknaden samt kännedom om bostadsförmedlingen hos regionens invånare. Under 2018 väntas folkmängden i länet öka ännu mer än i år vilket rimligen innebär ett fortsatt starkt inflöde till kön. Ökningen av antalet i kön under innevarande år samt det förväntade ökade inflödet till kön under 2018 kan till del förklaras av att många av de nyanlända som kom till Sverige 2015 fått uppehållstillstånd och blivit folkbokförda i regionen. En annan faktor som talar för ett ökat inflöde till kön framöver är att antalet 18-åringar åter börjar öka svagt efter några års nedgång. Sammantaget är antagandet att bostadskön kommer att öka under året i ungefär samma takt som under 2016 och Detta ger vid handen en ökning på 7,5% utifrån antagandet att kön den sista december i år består av personer, vilket innebär en ökning med närmare personer under Bostadsköns utveckling prognos 2018 budget Nettoökning av kunder i bostadskön Kunder i bostadskön Andelen aktiva i kön, definierat som personer som gör minst fem intresseanmälningar under ett år, har under senare år varit 13-14% och det är sannolikt att det blir ungefär samma nivå under nästa år. LÄGENHETSINFLÖDETS UTVECKLING De yttre faktorer som påverkar inflödet av bostäder är nyproduktion av bostäder, beståndsförändringar samt bostadskonsumenternas rörlighet på bostadsmarknaden - omsättningstakten i bostadsbeståndet. Till detta kommer bolagets egna proaktiva arbete för att hitta nya samarbetspartners. Stockholms stads bostadsbolag lämnar samtliga sina lediga lägenheter till bostadsförmedlingen medan kommunala bolag i övriga kommuner samt privata bolag lämnar in sina lediga bostäder i olika utsträckning. De privata fastighetsägarnas branschorganisation (Fastighetsägarna) rekommenderar sina medlemmar att lämna minst hälften av de lediga bostäderna, vilket är en rekommendation som följs i varierande grad. Vissa bolag lämnar inga bostäder alls medan många lämnar samtliga sina lediga lägenheter. Sett till perioden januari-september 2017 ligger inflödet lägre än motsvarande period året innan (-167 bostäder). Anledningen är att det fram till september har kommit in få nybyggda lägenheter. Bedömningen är dock att en stor mängd nyproduktion kommer in i slutet av 2017.

8 Sid 8 (23) Förmedlade lägenheter januari-september , bolagstyp Privata bolag Stockholms kommunala bolag Övriga kommunala bolag Total Förmedlade lägenheter januari-september , fastighetstyp Nyproduktion Ombyggnation Succession Totalsumma Under januari till september 2017 kom 52% av det totala antalet inlämnade lägenheter från privata fastighetsägare och kommunala bolag i övriga kommuner. Resten av inflödet kom från stadens kommunala bolag. Den långsiktiga trenden är att antalet inlämnade bostäder ökar och bolaget arbetar fortlöpande med att öka antalet samarbeten genom aktivt uppsökande verksamhet och andra kommunikationsaktiviteter. Under 2017 har två aktörer dock lämnat samarbetet med bostadsförmedlingen vilket innebär ett minskat inflöde om ca 500 bostäder per helår. Antal förmedlade bostäder Antal förmedlade bostäder , Privata bolag Stockholms kommunala bolag Övriga kommunala bolag Total

9 Sid 9 (23) En avgörande faktor för hur många lägenheter som kommer att förmedlas under 2018 är hur inlämningen av nybyggda bostäder kommer att utvecklas. Prognoser visar på fortsatt ökning av bostadsbyggandet i hela regionen. Bara inom Stockholms stad planeras för nya bostäder fram till 2025, varav hälften är hyresrätter. I dagsläget är bedömningen att bostadsförmedlingen får in ungefär lika mycket nyproduktion under 2018 som Detta faktum samt att bolaget räknar med att knyta till sig ytterligare nya samarbetspartners gör att det prognosticeras för ytterligare en ökning av inflödet av bostäder. Detta trots två avbrutna samarbeten under året. Sammantaget är bedömningen att inflödet av lägenheter 2018 blir cirka bostäder på helårsbasis. Det innebär ca förmedlade bostäder. Gällande förtursansökningar så har antalet minskat något de senaste tre åren och förväntas vara ca 1900 under Antalet beviljade förtursansökningar som är hänförbara till våld i nära relationer har också minskat av olika skäl. Här har dock Bostadsförmedlingen fått i uppdrag att stärka samarbetet med socialnämnden i syfte att möta det bostadsbehov som finns för personer som utsätts för våld i nära relationer. Ett samarbete med socialnämnden har redan inletts gällande detta vilket kommer att fortsätta under ORGANISATION OCH RESURSER Bostadsförmedlingen har ca 95 medarbetare som är organisatorisk uppdelade i tre verksamhetområdet, en stab respektive en IT-avdelning. Verksamheten är placerad i kontorslokaler i Tekniska nämndhuset på Fleminggatan. Under 2018 kommer bolaget att flytta sin verksamhet till nya lokaler i Globen/slakthusområdet. De nya lokalerna kommer att ha en kontorslandskapslösning som innebär ett effektivt lokalutnyttjande. Kundmottagningen kommer att vara placerad på bottenvåningen (markplan) i fastigheten vilket gör den lättillgänglig för bostadsförmedlingens kunder. Bolaget fortsätter moderniseringen av IT-plattformen och då främst utvecklingen av nytt verksamhetssystem, som går in i en utbildnings- och implementeringsfas våren Implementering sker successivt av olika moduler och parallellt fortsätter utveckling av webb och digitala tjänster för kunderna. Hösten 2018 eller senare sker byte av outsourcingleverantör av stadens gemensamma it-service. Organisationen kommer att kompetensförstärkas något under 2018 med resurser som dels ska arbeta proaktivt mot bostadsbolag avseende uppsökande verksamhet samt erbjudande kring statistik och analys, dels som en resursförstärning inom säkerhetsområdet, varav informationssäkerhet och nya Dataskyddsförordningen (GDPR) är ett av ansvarsområdena. Bostadsförmedlingen ska vara en hälsosam och inkluderande arbetsplats, med lika rättigheter och möjligheter på jobbet. Särskilda insatser sker även fortsättningsvis inom rehabilitering och friskvård, vilket förväntas leda till att sjukfrånavron minskar under året. Lika rättigheter och möjligheter ska gälla vid rekryteringsförfaranden, utifrån modellen om kompetensbaserad rekrytering. Bland bolagets medarbetare är kvinnor överrepresenterade och vid rekrytering strävas det efter en jämnare könsfördelning men också en mångfald som svarar mot kundernas behov och som speglar samhället i övrigt. Ett flertal medarbetare är flerspråkiga så att kunder ska kunna få en god service även på sitt hemspråk.

10 Sid 10 (23) BOSTADSFÖRMEDLINGENS MÅL, STRATEGIER OCH AKTIVITETER ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR VERKSAMHETSÅRET 2018 Med utgångspunkt i bolagets uppdrag och ägardirektiv har bolaget fastlagt följande övergripande mål för 2018: att öka antalet förmedlade lägenheter, att ha ett högt anseende med nöjda kunder, att vara en attraktiv och hälsosam arbetsplats med medskapande medarbetare samt att vara en kostnadseffektiv verksamhet. I det följande redovisas de delmål som är kopplade till respektive övergripande mål. 1. Att öka antalet förmedlade lägenheter Öka antalet förmedlade lägenheter genom nya och fördjupade samarbeten med regionens fastighetsägare. Mål: minst förmedlade lägenheter. Aktivt bidra till arbetet med att förmedla minst 500 lägenheter till försöks- och träningsändamål samt Bostad Först. I detta ingårockså att kontinuerligen öka antalet lägenheter till Bostad Först om och när behov uppstår. Uppnå en fortsatt hög kundnöjdhet bland de fastighetsägare bolaget samarbetar med, mätt som Nöjd Kund Index (NKI). Målet för 2018 fastställs i samband med tertial 1. Tidigare års resultat är ett index om 77 för 2016 resepektive 74 för Bidra till ett ökat bostadsbyggande genom analyser och insatser vid exempelvis evakuering för exploateringsändamål. En utvecklad samverkan ska ske gällande oriktiga hyresförhållanden, inom staden och med stadens bostadsbolag. 2. Att ha ett högt anseende och nöjda kunder Att utveckla bolagets service i alla kanaler och tjänster, med ett bemötande anpassat efter kundernas olika behov. Att öka anseendet hos allmänheten såväl som bolagets primära intressentgrupper. Att öka kundnöjdheten bland kunderna i kön mätt som NKI. Måltalen för 2018 fastställs i samband med tertial 1. Tidigare års resultat för kunder som förmedlats en lägenhet är ett index om 72 för 2016 och 71 för För övriga kunder i kön (d v s de som ännu inte förmedlats en lägnehet) gäller ett index om 51 för 2016 och 55 för Att stärka samarbetet med socialnämnden gällande våld i nära relationer i samband med ansökan om förtur. Att sätta äldres boende i fokus. Detta genom att samarbeta inom staden och med stadens bostadsbolag för att öka äldres tillgänglighet till bostadsbeståndet och erhålla en effektiv bostadsanpassning.

11 Sid 11 (23) 3. Att vara en attraktiv och hälsosam arbetsplats med medskapande medarbetare Att vara en hälsosam arbetsplats med hög frisknärvaro. Mäts bland annat via lång och kort sjukfrånvaro samt nyttjandegrad av friskvårdsbidrag. Hög grad av medskapande, engagemang och trivsel genom tydliga mål och förväntningar. Mäts genom stadens årliga medarbetarundersökning med mål för Aktivt Medskapande Index (AMI). Måltal för 2018 är ett index om 81. Tidigare års resultat är ett index om 73 för 2017 och 81 för 2015.) Att utforma en god arbetsmiljö i den kommande kontorsmiljön med möjligheter till moderna och effektiva arbetssätt. Att bidra till stadens målsättningar att ordna arbete för fler, såsom praktik och anställning av ungdomar samt ta in studenter för ferie- och extrajobb. 4. Att vara en kostnadseffektiv verksamhet Bedriva en effektiv verksamhet med låg andel administrativa och indirekta kostnader. Fortsätta kartlägga och dokumentera interna processer och rutiner för ökad effektivitet, kontinuitet och tydlighet. Vidareutveckla en metodik för att säkerställa att utvecklingen av digitala tjänster är värdeskapande utifrån både kund- och verksamhetsnytta. STRATEGIER OCH AKTIVITETER FÖR MÅLUPPFYLLELSE I syfte att uppnå de övergripande målen finns fem strategier framtagna. Dessa bryts ner i ett antal mer specifika aktiviteter som respektive berörd avdelning arbetar med kommande verksamhetsår. 1. Utveckla relationen med befintliga och nya fastighetsägare i ett regionalt sammanhang Bostadsförmedlingen har de senaste åren attraherat allt fler fastighetsägare att lämna ett ökat antal lägenheter. En viktig del av framgången har varit att utveckla relationer med ett ömsesidigt förtroende. I det utvecklade samarbetet med fastighetsägarna framåt är det viktigt att vara lyhörda för digitaliseringens möjligheter och att synliggöra den kundnytta som levereras. Stockholmsregionen utgör i allt större utsträckning en gemensam bostads- och arbetsmarknad. I den utvecklingen förenklar Bostadsförmedlingen för bostadssökande genom att erbjuda förmedling av så många hyresrätter som möjligt på ett och samma ställe. Genom en tydlig regional närvaro tillvaratas en potential till ökat inflöde av lägenheter från nya och befintliga fastighetskunder. För närvarande förmedlas lägenheter i 20 av länets kommuner. Några exempel på aktiviteter som planeras för under 2018 är: Medverka vid Business Arena m fl branschevent riktade till fastighetsägare för att vårda och utveckla relationer.

12 Sid 12 (23) Intensifiera marknadsföra bostadsförmedlingen som förmedlare av bostäder i hela regionen. Bevaka kommande nyproduktionsprojekt och bearbeta aktörerna med riktad information om Bostadsförmedlingens erbjudande. Ett nära samarbete med med de fackförvaltningar som är verksamma i s k tidiga skeden för kommande bostadsbyggnation, för att finna utvecklingspotential. Exempelvis genom att följa upp att det som står i markanvisningar kring förmedling av hyresrätter realiseras. Vidta förbättrings- och effektiviseringsåtgärder inom utvalda områden enligt NKI-undersökningen. Hålla återkommande fastighetsägarmöten för att peka på möjligheten att lämna lägenheter för särskilda grupper, såsom studenter, samt möjligheten att bidra med försöks- och träningslägenheter. Genomföra förbättringar i systemstöd som riktar sig till fastighetsägarna. Detta sker som en del i utvecklingen och implementeringen av nytt verksamhetssystem. Genomföra dialogmöten inom samarbetet Stockholm Bygger. Ha ett gemensamt lärande med fastighetsägare kring oriktiga hyresförhållanden. Ett fortsatt deltagande i Stockholmsrummet i Kulturhuset och medverka till att innehållet har ett aktuellt bostadstema. 2. Stärka kundnyttan för befintliga och nya kunder i bostadskön Bostadskön består av flera kundgrupper, där några har ett konkret behov nu medan andra ser ett behov längre fram. Anledningen till att man står i kön varierar. Utmaningen är att initialt och löpande ge varje kund rätt förväntningar och samtidigt arbeta för att höja kundupplevelsen. Några exempel på aktiviteter som planeras för under 2018 är: Att tydliggöra hur det går till att stå i kön och söka en bostad genom bostadsförmedlingen. Använda modern teknik och finnas där kunderna finns. Ett exempel är annonsplatser på webben. Delta i större branschevent riktade såväl till bostadssökande som till fastighetsägare. Exempelvis på sådana är seniormässan (tillsammans med Micasa). År 2017 deltar Bostadsförmedlingen i en studentmässa och kommer att utvärdera deltagande inför Tillhandahålla riktad information om bostadskön och olika boendeformer. Exempelvis till äldre om seniorboende, personer intresserade av kollektivhusboende samt blivande 18-åringar. Att uppmuntra grupperna till att ställa sig i bostadskön för att underlätta steget in på hyresmarknaden. Att tillsammans med Micasa förmedla seniorboende utefter ett antal kriterier. Att tillsammans med stadens bostadsbolag undersöka möjligheten att bättre synliggöra tillgänglighetsaspekten för äldre och funktionshindrade i annonserna för lägenheter som uthyres.

13 Sid 13 (23) Arbeta med bemötandefrågor för en tydlig och enhetlig kommunikation med bostadsförmedlingens kunder. Vidareutveckla tjänster, innehåll och tillgänglighet på webben för ökad kundnytta. Exempelvis ska webben 2018 uppfylla kravet på tillgänglighetsanpassning. I ökad utsträckning arbeta med automatiserad kommunikation till kunderna i kön. Under 2018 träder också nya dataskyddsförordningen ikraft och ställer krav på samtycke med tydlig information om personuppgiftshanteringen utmed bostadsförmedlingens processer. Att kontinuerligt utvärdera bostadsförmedlingens regelverk, med hänsyn tagen till gällande lagstiftning och likabehandling av kunderna i kön 3. Stärka varumärket och verka för rätt kunskap och god kännedom om vårt uppdrag och vår verksamhet På en svår bostadsmarknad fyller bostadsförmedlingen funktionen att göra det enkelt att både lämna och hitta hyresrätter. För att ge kunskap och skapa rätt förväntningar är det viktigt att kommunicera verksamhetsidén och uppdraget samt tydliggöra vilken kundnytta det innebär. Några exempel på aktiviteter som planeras för under 2018 är: Kommunikationsinsatser riktade till fastighetsägare och allmänhet i syfte att stärka kännedomen och kunskapen om Bostadsförmedlingens uppdrag. Stärka funktionen som arbetar proaktivt mot bostadsbolag avseende uppsökande verksamhet samt erbjudande kring statistik och analys. Genomföra särskilda insatser för att nå alla 18-åringar i regionen, med budskapet att det är viktigt att ställa sig i bostadskön. Proaktivt ge viktiga Stockholmsmedia relevant information om bostadskön, om bolagets uppdrag och förmedlingsverksamhetens resultat. Medverka i Stockholmsrummet där stockholmare och övriga intressenter kan ta del av det växande Stockholm. 4. Stärka den interna kulturen En intern kultur som går hand i hand med mål och strategier är en förutsättning för bolagets utveckling. Därför är värdegrundsarbetet en del av den strategiska plattformen och verksamhetsplanen. Med gemensamt fokus på uppdraget och varumärkeslöftet, stimuleras en intern kultur genom ett värdedrivet och visionärt ledar- och medarbetarskap. Några exempel på aktiviteter som planeras för under 2018 är: Stärka den interna dialogen och erfarenhetsutbytet genom värdegrundsarbetet. Fortlöpande dialog mellan chef och medarbetare för samsyn kring uppdraget och hur var och en utför det på bästa sätt. I denna dialog värnas om lika möjligheter och lika rättigheter.

14 Sid 14 (23) Utveckla organisationens ledar- och medarbetarskap med särskild tonvikt på det som är framträdande i medarbetarenkätens resultat. Bedriva ett friskvårdsarbete och utveckla en proaktivitet för att fånga tidiga signaler kring ohälsa inklusive ett aktivt arbete med rehabilitering i förekommande fall. Detta för att minska sjukhälsotalen. 5. Utveckla kompetens, tjänster och verktyg Det är viktigt att organisationen går i takt med utvecklingen i samhället i övrigt inklusive kundernas krav och förväntan på myndigheter och organisationer. Bostadsförmedlingens måste därför ständigt utveckla arbetssätt, kompetens, organisation och verktyg på ett relevant sätt. Några exempel på aktiviteter som planeras för under 2018 är: Fortsatt utveckla digitala kommunikationskanaler och tjänster. Såsom automatiska konfirmationer av bostadsförmedlingens processer för att underlätta för kunderna och att stödja bostadsförmedlingens uppfyllnad av regelverket i kommande dataskyddsförordning. Under året kommer följande utvecklingsinsatser prioriteras: - utveckling och implementering av nytt verksamhetssystem, - driftsätta den gemensamma telefonilösningen för kundservice och förmedlingsverksamheten, - fortsatt vidareutveckling av webben, - implementering av det gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystemet inom staden, samt - omtag på integrationerna mellan verksamhetssystemet och ekonomisystemet. STADSGEMENSAMMA PROGRAM M M Stadens miljöprogram I Stockholms stads miljöprogram redovisas sex övergripande miljömål, med 30 delmål, som utgör en lokal precisering av de 16 nationella miljökvalitetsmålen som är mest relevanta för Stockholm. För bolagets del kommer miljöarbetet under 2018 att vara fokuserat på att: vid transporter välja miljövänliga färdalternativ företrädesvis kollektivtrafik. fortsätta arbetet med energieffektiviseringar och minskad energianvändning genom användning av exempelvis rörelsestyrd belysning i det nya kontoret. så långt det är möjligt använda befintligt möblemang vid flytten till nytt kontor. Vid utrangering säljes eller skänkes möbler för återbruk. kemiska produkter som innehåller utfasningsämnen och prioriterade riskminskningsämnen inte förekommer i verksamheten.

15 Sid 15 (23) källsortera avfall som uppkommer i verksamheten och se till att farligt avfall inte förekommer i hushållssoporna. I samband med flytten till nytt kontor finns förbättringsmöjligheter. fortsätta utvecklingen av e-tjänster och vidareutveckla kommunikationen med kunder och fastighetsägare genom e-post, e-faktura, SMS-tjänster m m. Förutom ökad service innebär det ett minskat antal postala utskick. arbeta för att minska antalet utskrifter på kontoret och att utskrifter är i svart/vitt före färg. Corporate Social Responsibility Stockholms Stadshus AB har gett bolagen i uppdrag att utarbeta en CSR-strategi för att fokusera verksamheten mot ökad social hållbarhet. Denna strategi antogs förra året och kommer att följas upp i samband med helårsrapporteringen. Social hållbarhet är även ett införsäljningsargument bland fastighetsägare som vill lämna lägenheter till förmedling i ett transparent kösystem. I sammanhanget kan nämnas att organisationens budskap i samband med höstens deltagande fastighetssektorns branschevent var Bidra till en schysst bostadsförmedling. Risk- och väsentlighetsanalys Bolaget genomför årligen, i enlighet med gällande direktiv, en risk- och väsentlighetsanalys i samband med framtagandet av verksamhetsplanen. Resultatet av analysen utgör grunden för den internkontrollplan som styrelsen fastlägger inför kommande verksamhetsår.

16 Sid 16 (23) EKONOMI 2018 INTÄKTS- OCH KOSTNADSUTVECKLING Under den senaste fyraårsperioden har bostadsförmedlingens intäkter och kostnader utvecklats enligt följande. Tabellen visar också nivåerna för budget Intäkter och kostnader åren (tkr) Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 (T2) Budget 2018 Rörelseintäkter Rörelsekostnader Rörelseresultat Finansiella poster Resultat efter finansnetto Intäkter Nedan följer 2018 års intäktsbudget med kommentarer till väsentliga förändringar jämfört med prognos Bolaget finansieras huvudsakligen av taxor för köavgift, vilket bolagets kunder betalar för att behålla sin köplats i bostadskön. I rörelseintäkterna ingår också intäkt från förtursverksamheten, avgift för förmedlingstjänster för de kommunala bostadsbolagen samt intäkt från evakueringsuppdrag. Intäktsslag Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 (T2) Budget 2018 Köavgifter Försäljning av förturstjänster Intäkter förmedling kommunala bolagens internkö Intäkter särskilt förmedlingsuppdrag Micasa Evakueringsavgifter Övriga intäkter Finansiella intäkter Summa

17 Sid 17 (23) Köavgifterna för 2018 beräknas utifrån en kötillväxt med personer netto. Köavgiften är beräknad utifrån att den kostnad om 200 kr inkl moms per år som fastställdes av kommunfullmäktige 2017 kvarstår under året. Ersättningen för förturstjänster beräknas till tkr under Förtursverksamheten utförs till självkostnadspris på uppdrag av staden vilka också finasierar verksamheten. Intäkten från förmedling av lägenheter från de allmännyttiga bostadsbolagens internbyteskö beräknas till i stort sett samma nivå 2018 som i prognos för Intäkten för den särskilda förmedlingstyp som bostadsförmedlingen har fått i uppdrag att sköta i Micasas bestånd av äldreboenden har budgeterats utifrån prissättning baserad på marginalkostnad. Evakueringsverksamheten bedöms ge intäkter på ca 50 tkr. Budgeten bygger på 5-10 st förväntade uppdrag. Bolagets räntenetto består av inlåningsränta på likvida medel. För 2018 bedöms avkastningen uppgå till cirka 650 tkr, vilket är något högre än prognosen för Detta beror främst på förväntat högre genomsnittligt saldo på koncernkontot för likvida medel. Kommunkoncernens snittränta påverkas starkt av stadens nuvarande skuldportfölj, marknadens prognos över framtida räntor och prognosen över kommunkoncernens framtida lånebehov. Kostnader Bostadsförmedlingens kostnadsbudget för 2018 är grupperad utifrån nedanstående huvudposter med kommentarer till väsentliga förändringar jämfört med prognostiserat utfall Huvudpost Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 (T2) Budget 2018 Externa kostnader Löne- och lönebikostnader Övriga personalkostnader Avskrivningar Summa Löne- och lönebikostnader 2018 beräknas uppgå till totalt tkr vilket är en ökning med tkr jämfört med prognosen för Ökningen beror framförallt på att uppkomna vakanser i flera delar av verksamheten under perioder 2017 har tillsatts, men även på en kreditering av tidigare inbetalade pensionspremier. På IT-avdelningen sker en fortsatt kompetensförstärkning för att klara beredskapen inför byten av både outsourcingleverantör och utveckling av ett nytt verksamhetssystem. I övrigt tillkommer en viss resursförstärkning med anledning av ökade krav gällande säkerhetsfrågor (inklusive GDPR) samt intensifering av arbetet med att få ett ökat antal lägenheter att fömedla samt med att utveckla analysarbetet utifrån statistik om bostadsmarknaden. Övriga personalkostnader ökar med 200 tkr jämfört med prognos för Ökningen förklaras av en satsning på verksamhetsnära fortbildning för bolagets personal. De externa kostnaderna beräknas till tkr och inbegriper aktiviteter och omkostnader för den operativa vardagen, men även kostnader för kommunikationsinsatser och marknadsaktiviteter, samt för

18 Sid 18 (23) utveckling och strategiskt arbete. Under 2018 kommer bolaget att flytta till nya kontorslokaler, vilket kommer att innebära både en högre kostnadsnivå för lokalhyra och projektkostnader för flytten. Bolagets avskrivningar på aktiverade inventarier beräknas att bli marginellt högre 2018 p g a att tillkommande aktiveringar planeras i samband med flytten till nya lokaler. Budgetens fördelning på delverksamheter Intäkternas och kostnadernas fördelning på de olika verksamheterna 2018 framgår av nedanstående tabell. Förtursverksamheten är det enda av bostadsförmedlingens uppdrag som anslagsfinansieras av staden. Övriga kostnader finansieras av kötaxor och intäkter från förmedlingstjänster. (tkr) Evakuering Micasa Bostadskön Inkl. internbyteskön Förtursverksamheten Summa Intäkter Kostnader Summa INVESTERINGAR Investeringsbudget 2018 (tkr) Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Investeringsbehov Summa Historiskt sett har bostadsförmedlingen direktavskrivit kostnader för utveckling av verksamhetssystem. I och med att IT-driften sköts via extern leverantör enligt stadens gemensamma avtal, hyrs nu också all datorutrustning. Bolagets investeringar består av möbler och lokalutrustning. Flytten till nya lokaler medför att möbler och utrustning till ett uppskattat värde av tkr kommer att anskaffas under EKONOMISKA ÄGARDIREKTIV Resultat efter finansnetto För bostadsförmedlingen gäller ett resultakrav för 2018 om 2 mkr, vilket är inräknat i detta budgetförslag. Andelen administrativa och indirekta kostnader Ett övergripande mål är att verksamheten ska vara kostnadseffektiv. Detta mål följs upp bl a genom kontroll av utvecklingen av administrativa och indirekta kostnader i förhållande till totala kostnader respektive bolagets intäkter. Bedömningen är att andel av administrativa och indirekta kostnader ska nå samma nivåer 2018 som i prognosen för 2017, d v s ca 18%.

19 Sid 19 (23) Bostadsförmedlingens budget för 2018 medför nedanstående administrativa och indirekta kostnader. (tkr) Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 (T2) Budget 2018 Bolagets verksamhetsintäkter exkl. ränteintäkter Administrativa och indirekta kostnader Totala rörelsekostnader exkl. avskrivningar och jämförelsestörande poster Andel av administrativa och indirekta kostnader av totala rörelsekostnaderna 17,7% 19,4% 17,9% 18,0% Andel av administrativa och indirekta kostnader av totala rörelseintäkter 17,7% 17,9% 17,4% 17,5%

20 Sid 20 (23) CSR-STRATEGI FÖR BOSTADSFÖRMEDLINGEN Inledning Genom moderbolaget Stockholms Stadshus AB äger Stockholms stads bolag en stor inverkan på kommunens och regionens funktionalitet och utveckling. Koncernens dotterbolag spelar därmed en avgörande roll i arbetet med att realisera stadens målsättningar och planer, där bostadsbolagen och bostadsförmedlingens verksamhet är verktyg för att stödja stadsutveckling och en väl fungerande bostadsförsörjning. Omfattningen i denna strategi avgränsas till att fokusera på en socialt hållbar utveckling. Bolagens arbete för en miljömässigt hållbar utveckling faller inom ramen för Stockholms stads miljöprogram och för den ekonomiskt hållbara utvecklingen finns väl inarbetade modeller inom kommunkoncernen. Bostadsförmedlingens CSR- strategi gäller under perioden Bostadsförmedlingens långsiktiga inriktning och affärsidé (Bostadsförmedlingen som verktyg för Stockholms stad) Stockholms stads vision Ett Stockholm för alla är en målbild för en socialt, ekonomiskt, miljömässigt och demokratiskt hållbar utveckling under de närmaste decennierna. Bostadsförmedlingen ska i sin verksamhet bidra till stadens vision och har för verksamheten formulerat visionen Att alla når drömmen om sin bostad lite enklare. Denna CSR- strategi utgår från två av fyra inriktningsmål som anges i Kommunfullmäktiges budget för 2018 vilka anses särskilt viktiga ur ett socialt hållbarhetsperspektiv. Dessa är Ett Stockholm som håller samman och Ett demokratiskt hållbart Stockholm. Med bostadsförmedlingens verksamhet som utgångspunkt har inriktningsmålen preciserats i två målbilder som belyser hur bostadsförmedlingen bidrar till måluppfyllelse av de av kommunfullmäktige beslutade inriktningsmålen. STADENS INRIKTNINGSMÅL Ett Stockholm som håller samman Ett demokratiskt hållbart Stockholm BOSTADSFÖRMEDLINGENS MÅLBILD Stockholm är en sammanhållen stad. Här har alla barn och vuxna framtidstro och möjligheter att förverkliga sina liv. På en gemensam bostads- och arbetsmarknad förmedlar bostadsförmedlingen hyresbostäder i Stockholm liksom i omgivande kommuner, till nytta för både fastighetsägare och bostadssökande. Lika rättigheter och möjligheter kommer alla till del i en stad tillgänglig för alla. Boende i Stockholms stad som har särskilda behov har möjlighet att ansöka om förtur till bostad, vilket handläggs av bostadsförmedlingen. Bostadsförmedlingen förmedlar även försöksoch träningslägenheter utifrån beslut inom socialtjänsten vilket ger möjlighet för enskilda att förverkliga sina liv.

21 Sid 21 (23) Stockholmsregionens kommunikationssystem ger goda förutsättningar att bo i en kommun och arbeta i en annan varför regionen i stor utsträckning utgör en gemensam bostads- och arbetsmarknad. På denna marknad förmedlar bostadsförmedlingen hyresbostäder från såväl kommunala som privata fastighetsägare i Stockholm liksom i omgivande kommuner, till nytta för både fastighetsägare och bostadssökande. Bostadsförmedlingen underlättar för dem som söker bostad genom att samla så stor del som möjligt av utbudet av lediga hyreslägenheter och förmedla dem i ett transparent och rättssäkert system efter kötid. Bostadsförmedlingen underlättar även för fastighetsägarna genom att leverera en bra service men också genom att erbjuda vår kunskap om bostadsmarknaden, för att säkerställa ett stort inflöde av lägenheter. För att kunna öka antalet lägenheter till förmedling är en strävan att utveckla kontaktnätet och samarbeta i hela regionen. Boende i Stockholms stad som har särskilda behov har möjlighet att ansöka om förtur till bostad, vilket handläggs av bostadsförmedlingen. Bostadsförmedlingen förmedlar även försöks- och träningslägenheter i Stockholms stad, utifrån beslut inom socialtjänsten. Alla över 18 år, oavsett var denne är bosatt, kan stå i bostadsförmedlingens kö och samla kötid, till en relativt låg avgift. Fastighetsägare som lämnar sina lägenheter till förmedling via bostadsförmedlingen, är skyldiga att låta den köande som objektivt uppfyller uppställda krav och som har längst kötid teckna avtal. De krav som fastighetsägaren får ställa ska vara relevanta och ta sikte på exempelvis betalningsförmåga och boendereferenser. Transparenta krav och ett ökat inflöde av lägenheter i så många olika områden som möjligt är bostadsförmedlingen främsta verktyg för att på lika villkor underlätta för bostadssökande. Strategiska fokusområden och vägen fram Med perspektiven kund, samhälle och medarbetare enligt ovan beskrivna målbilder så kan ett antal fokusområden arbetas fram. Dessa fokusområden syftar till att ge en tydlig inriktning på bolagets nuvarande och fortsatta arbete för en socialt hållbar utveckling av Stockholm. Strategins fokusområden implementeras i verksamhetsplaneringen för bolaget, då det kopplas aktiviteter och mål till dessa på kort och lång sikt. CSR- strategin ska fungera som en vägledning i Bostadsförmedlingens dagliga arbete och utveckling av verksamheten. Strategin fastställs av styrelsen och uppföljning kommer att ske i den löpande rapporteringen inom koncernen.

22 CSR-strategi för Bostadsförmedlingen PERSPEKTIV PERSPEKTIV PERSPEKTIV Bolaget och kunden Bolaget och samhället Bolaget och medarbetaren FOKUSOMRÅDE FOKUSOMRÅDE FOKUSOMRÅDE Bostadsförmedlingen förmedlar lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, det vill säga till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav. De krav som fastighetsägaren får ställa ska vara relevanta och ta sikte på exempelvis betalningsförmåga och boendereferenser. Bostadsförmedlingen arbetar för att en så stor del som möjligt av utbudet av lediga hyreslägenheter samlas på en marknadsplats och förmedlas i ett öppet och tydligt system efter kötid. Bostadsförmedlingen utvecklar service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt stort inflöde av lägenheter. Lika rättigheter och möjligheter ska genomsyra Bostadsförmedlingens verksamhet, både internt och gentemot våra kunder. Vid rekryteringar strävar bolaget efter en jämnare könsfördelning, men också en mångfald som svarar mot våra kunders behov, ex flerspråkighet. Bostadsförmedlingen ska ha en utvecklad kundservice i alla kanaler med tjänster och bemötande anpassat till våra kunders olika behov. Bostadsförmedlingen arbetar för att öka antalet försöks- och träningslägenheter. Särskild vikt läggs på samverkan med privata fastighetsägare. Bostadsförmedlingen ska vara en hälsosam arbetsplats med hög frisknärvaro. Därför erbjuds förmåner som inspirerar medarbetarna till hälsosamma val. En hög frisknärvaro understödjs genom hög grad av medskapande, engagemang och trivsel. Därför jobbar Bostadsförmedlingen med tydliga mål och förväntningar. Bostadsförmedlingen ska alltid gå i takt med tiden och effektivt leverera rätt kundnytta. I den andan genomförs kontinuerligen dialoger med såväl bostadssökande som fastighetsägare och andra samarbetsparter. Bolaget genomför NKI- undersökningar och deltar i paneler och branschevent. Bostadsförmedlingen ska jobba med att kontinuerligen följa upp kundklagomål och dra lärdomar av detta. Bolaget arbetar för att svara upp mot stadens målsättningar att ordna arbete för fler, via bland annat praktikanttillfällen och anställning av ungdomar och studenter för ferie- och extrajobb. Bolaget håller en hög affärsetik och stöttar medarbetare. Det ska vara enkelt att göra rätt! Bolaget har en utvecklad internkontroll inom förtroendekänsliga områden, för att skydda varumärket men även de enskilda medarbetarna.

23 Sid 23 (23) Bolaget informerar om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion om stadens projekt inom ytterstadsarbetet. Bostadsförmedlingen är en attraktiv arbetsgivare genom trygga anställningsformer och bra arbetsmiljö. Det ska finnas förutsättningar för ett hållbart yrkesliv. Bolaget medverkar i Stockholmsrummet där stockholmare och övriga intressenter kan ta del av det växande Stockholm.