Tjänsteutlåtande

Transkript

1 Dnr: 001/2018 Ärende nr: 6 Sid 1 (13) Handläggare: Anna Björk Telefon: E-post: anna.bjork@bostad.stockholm.se Mattias Holmberg Telefon: E-post: mattias.holmberg@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande PRELIMINÄRT ÅRSBOKSLUT OCH UTFALLSRAPPORT FÖR 2017 Förslag till beslut VD föreslår att styrelsen beslutar 1. att godkänna det preliminära årsbokslutet per den 31 december 2017, samt 2. att godkänna bilagda utfallsrapport för Christer Edfeldt VD

2 Sid 2 (13) Ärendets beredning Detta tjänsteutlåtande har utarbetats inom staben i samarbete med samtliga avdelningar. Inledning I årsbokslutet ska det redovisas hur bolaget fullgjort sitt uppdrag med utgångspunkt i kommunfullmäktiges budget. Där ska redovisas hur och i vilken mån bolaget har bidragit till att uppfylla kommunfullmäktiges fyra inriktningsmål för Vidare redovisas en analys av årets ekonomiska resultat med kommentarer. Sammanfattande analys Bostadsförmedlingen har planenligt bidragit till uppfyllelsen av stadens inriktningsmål och mål för respektive verksamhetsområde. Målen för kommunfullmäktiges indikatorer bedöms i stort ha uppnåtts under året och de i budgeten angivna direktiven och aktiviteterna har genomförts som planerat. Det ekonomiska resultatet visar ett finansnetto om 6,0 mnkr. Bostadsförmedlingen har inom ramen för målet Ett Stockholm som håller samman fortsatt arbetet med att effektivisera förmedlingen av hyreslägenheter till invånarna i staden och regionen. Det har under året inletts flera nya samarbeten med aktörer på bostadsmarknaden vilket har bidragit till att antalet lägenheter som inlämnats för förmedling har nått en rekordnivå. Antalet personer som står i bostadskön är högre än någonsin tidigare - en ökning om ca 7% jämfört med föregående år. Förmedlingsverksamheten har medverkat till att uppfylla målet genom att erbjuda försöks- och träningslägenheter samt lägenheter inom kategorin Bostad först till personer som har behov av dessa insatser. Gällande målet Ett klimatsmart Stockholm har bolaget medverkat till uppfyllelse genom att verka för energieffektivisering, resurseffektiva kretslopp och minskad miljöpåverkan. Detta har skett genom ökad digitalisering inom verksamheten samt genom internt miljöarbete såsom exempelvis källsortering av avfall och minskning av energianvändningen i lokalerna. Vad avser målet Ett ekonomiskt hållbart Stockholm har bostadsförmedlingen, tillsammans med koncernens bostadsbolag och andra aktörer, arbetat med att stärka förutsättningarna för bostadsbyggandet och för etablering av företag i staden och regionen. Bolaget har aktivt marknadsfört verksamheten för bostadsbolagen för att de ska använda sig av tjänsterna för att bl a underlätta rörligheten på bostadsmarknaden samt trygga en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter. Därutöver har Bostadsförmedlingen också medverkat till att uppfylla målet Ett demokratiskt hållbart Stockholm. Detta har skett genom att verksamheten eftersträvar att behandla alla kunder likvärdigt och säkerställa att diskriminering inte förekommer. Information och service anpassas så att alla kunder kan tillgodogöra sig den oavsett språk, funktionsnedsättning med mera. Vidare har

3 Sid 3 (13) bolaget, tillsammans med andra bolag och förvaltningar inom staden arbetat med att analysera tillgängligheten samt öka de äldres tillgång till bostadsbeståndet. I övrigt har bolaget också bidragit till att uppnå målet genom insatser gällande medarbetarnas hälsa och arbetsmiljö. Uppföljning av kommunfullmäktiges mål 1. Ett Stockholm som håller samman 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholms bostadsbrist i kombination med höga boendekostnader gör att särskilt de med låga inkomster har svårt att etablera sig i Stockholm. Det är en bild som Bostadsförmedlingen bland annat sett över tid avseende studenter och unga som ska etablera sig på bostadsmarknaden. Med anledning av detta arbetar bolaget med kampanjer och riktade utskick till dessa grupper för att få dem att ställa sig i bostadskön samt att hitta nya sätt att visa upp kommande nyproduktion genom sociala medier. Bostadsförmedlingen i samverkan med socialnämnden och SHIS har ett särskilt uppdrag att etablera en modell för en samordnad kontaktväg kring försöks- och träningslägenheter samt genomgångsbostäder. Under året har ett utredningsarbete skett samt workshops med ett tiotal privata fastighetsägare och kontinuerliga dialoger har skett med representanter för socialnämnden, med syftet att ta fram en modell för en väg in. Boende i Stockholms stad som har särskilda behov har möjlighet att ansöka om förtur till bostad, vilket handläggs av Bostadsförmedlingen. Under året har styrelsen beslutat om nya riktlinjer för förtursverksamheten. 1.4 Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo Stockholmsregionens kommunikationssystem ger goda förutsättningar att bo i en kommun och arbeta i en annan varför regionen i stor utsträckning utgör en gemensam bostads- och arbetsmarknad. På denna marknad förmedlar Bostadsförmedlingen hyresbostäder från såväl kommunala som privata fastighetsägare i Stockholm liksom i omgivande kommuner, till nytta för både fastighetsägare och bostadssökande. Inlämnade och förmedlade lägenheter Antalet inlämnade lägenheter uppgick till (att jämföra med föregående år), vilket överstiger årsmålet om Detta är den högsta siffran för antal inlämnade bostäder hittills för Bostadsförmedlingen. Inflödet av successionsbostäder har ökat främst från privata bolag, men även från stadens allmännyttiga bolag och uppgick till (9 111). Inflödet av nybyggda bostäder är i linje med föregående år (2 593) medan antalet ombyggda lägenheter uppgick till 236 (151). Flera nya samarbeten har inletts med aktörer

4 Sid 4 (13) på bostadsmarknaden under året vilket bidrar till det ökade inflödet av successionslägenheter. Av det totala antalet inlämnade lägenheter utgör andelen från stadens bolag 46% (45) och andelen är densamma för privata aktörer, 46% (48), medan andelen för kommunala bolag i övriga länet är 8%. Antalet förmedlade lägenheter uppgick till (11 834). Andelen nyproduktion av det totala antalet inlämnade lägenheter har varit särskilt hög mot slutet av året jämfört med motsvarande period Nyproduktion som kategori förmedlas med en viss eftersläpning vilket bidrar till att antalet förmedlade lägenheter minskat i förhållande till antalet inlämnade lägenheter under Som exempel på nyproduktionsprojekt som lämnats in under slutet på 2017 kan nämnas 200 studentlägenheter i Stockholmshems projekt i Liljeholmen samt 300 studentlägenheter i Prime Livings projekt i Spånga. Antalet förmedlade studentlägenheter har ökat till (2 129). När det gäller studentlägenheter är årets siffra det högsta antalet hittills. Ökningen består främst av successionslägenheter från kommunala bolag i både Stockholm samt övriga kommuner. Antalet ungdomsbostäder har minskat till (1 351). Skillnaden beror på en minskning av stadens nyproduktion av ungdomsbostäder. Antalet förmedlade trygghetsbostäder uppgick till 68 (135). Utvecklingen av bostadsköer Antalet kunder i bostadskön uppgick vid årsskiftet till ( ) vilket innebär en nettoökning under året med personer. Det är ungefär samma ökning som året innan. Sammanlagt har (24 404) en aktiv internkötid inom stadens bostadsbolag och (21 581) personer har en plats i kön för trygghetsboende i Stockholm. Vidare sköter Bostadsförmedlingen fem externa köer som över tid kommer införlivas i bostadskön: Värmdökön med personer, John Mattsonkön med personer, Bo i Väsbykön med 841 personer, Huge studentkö med personer samt Kista studentkö med personer. Förtur- samt FOT-verksamheten Antalet förmedlade försöks- och träningslägenheter (FOT) uppgick under 2017 till 392 (463) och 31 (2) lägenheter gick till Bostad Först, att jämföra med målsättningen 500 (450) lägenheter totalt för dessa kategorier. De kommunala bostadsbolagen har sammantaget lämnat in 406 försöks- tränings- och bostadförstlägenheter till Bostadsförmedlingen, medan 17 lägenheter kommer från privata fastighetsägare. Antalet förmedlade förturslägenheter uppgick till 81 (144). Antalet förtursansökningar minskade samtidigt med 14 procent till (2 095).

5 Sid 5 (13) Information om bostadsmarknaden Bolagets uppdrag att informera om bostadsmarknaden har huvudsakligen utförts inom ramen för samarbetet Stockholm Bygger och genom delaktighet i Stockholmsrummet. I det senare redovisas bland annat aktuell och kommande nyproduktion i staden. På bolagets webbsida informeras också löpande om nya bostadsprojekt. Samarbetet mellan staden och branschen om förutsättningarna för det växande Stockholm har fortsatt under 2017 med bland annat två välbesökta frukostmöten för branschens och stadens beslutsfattare inom ramen för Stockholm Bygger. 2. Ett klimatsmart Stockholm 2.1 Energianvändningen är hållbar Bostadsförmedlingen har ett genomförandeansvar för ett flertal delmål i Stockholms stads miljöprogram för och har under året medverkat på olika vis i arbetet för ökad energieffektivisering, resurseffektiva kretslopp och minskad miljöpåverkan genom minskade utsläpp av växthusgaser och annat avfall. Som exempel kan nämnas att Bostadsförmedlingen källsorterar avfall, arbetar för minskade utskrifter och ökad digitalisering samt använder rörelsestyrd belysning i kontoret. Bostadsförmedlingen äger inga fordon och använder inte kemikalier eller miljöfarliga ämnen i verksamheten. 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Bostadsförmedlingen har bidragit till stadens målsättningar att ordna arbete för fler, genom att erbjuda praktik och anställning av ungdomar samt ta in studenter för ferie- och extrajobb. 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Inom verksamheten genomförs årligen en lönekartläggning och den för 2017 liksom föregående år visade att det inte finns några osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män bland bolagets anställda. Bolaget har tillgång till könsuppdelad verksamhetsstatistik inom kö- och förmedlingsprocessen. Affärsmodellen utgår från kötid och har inget genusperspektiv.

6 Sid 6 (13) 4.2 Stockholms stad ska vara en bra arbetsgivare genom bra anställningsvillkor Bostadsförmedlingen ska vara en hälsosam och inkluderande arbetsplats, med lika rättigheter och möjligheter på jobbet. Särskilda insatser har skett inom rehabilitering och friskvård under året, vilket bidragit till att sjukfrånvaron minskat från 10,8% vid slutet av 2016 till 7,9% Bland annat har hälsocoachning erbjudits alla medarbetare som önskar detta. Vidare erbjuder bolaget en timmes friskvård (per vecka) under arbetstid om arbetet så tillåter samt ett årligt friskvårdsbidrag. Bostadsförmedlingen tillämpar kollektivavtalade villkor. Bolaget arbetar för att det ska vara lätt att förena föräldraskap med arbete. Vid rekryteringar eftersträvas en jämnare könsfördelning, även om naturligtvis kompetens ytterst är avgörande. 4.3 Stockholm ska vara en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Grundläggande för Bostadsförmedlingens verksamhet är att behandla alla kunder likvärdigt och utan diskriminering. Bostadsförmedlingen förmedlar lägenheter i ett transparent kösystem utifrån kötid. Diskriminerande eller ovidkommande krav från fastighetsägare godkänns inte. Genom internkontrollen granskas löpande att köande med längst kötid som uppfyllt fastighetsägarens krav erhållit lägenheterna för att säkerställa att diskriminering inte förekommer i köförmedlingen. Internt förs en värdedriven kultur som stödjer verksamheten och dess inriktning med ett gott medarbetar- och ledarskap. Bostadsförmedlingen har kundservicemedarbetare som är flerspråkiga så att kunder kan få en god service på ett annat språk än svenska. I rekryteringsförfarandet ska det mångkulturella samhället återspeglas i största möjliga mån. 4.6 Stockholm ska vara en tillgänglig stad för alla Bolaget har i uppdrag att arbeta tillsammans med bostadsbolagen, äldrenämnden och stadsbyggnadsnämnden för att ta fram en strategi för att öka de äldres tillgång till bostadsbeståndet. Bolaget har under året tagit fram en rapport om tillgänglighet och effektiv bostadsanpassning med syftet att bidra till detta arbete. Med denna rapport som grund kommer arbetet att fortsätta nästa år, bl a tillsammans med äldreförvaltningen. En särskild satsning har gjorts genom en digital annonskampanj. Målgruppen för denna var medelålders och äldre där huvudbudskapet var att de ska tänka på att ställa sig i bostadskön i god tid före det att de önskar att förändra sin boendesituation.

7 Sid 7 (13) För att tillgängliggöra informationen för kunder och andra intressenter sker ett återkommande arbete med tonalitet och klarspråk. Det återspeglas både i den skriftliga kommunikationen, i trycksaker och på den externa webben som omarbetats utifrån klarspråksreglerna. En särskild vägledning har tagits fram för nyanlända och finns tryckt på flera språk, vilken är mer detaljerad kring hur Bostadsförmedlingens tjänst fungerar. Analys av ekonomiskt resultat Bolaget rapporterar årsbokslutet för 2017 till Stockholms Stadshus AB den 22 januari Det nedan presenterade årsbokslutet är preliminärt i följande avseenden. Det kan inte uteslutas att ytterligare affärshändelser, som hänför sig till 2017 års verksamhet, kan komma att påverka nedanstående siffror. Granskningen av bokslutet av bolagets revisorer är ännu inte avslutad. Denna granskning kan föranleda justeringar. Ägaren, Stockholms Stadshus AB, har ännu inte gjort sina bokslutsdispositioner för koncernen. Resultaträkning I Bilaga 1 redovisas resultatrapport per Årets resultat Resultatet för 2017 efter finansnetto uppgick till tkr, vilket ska jämföras med ägardirektivets mål om nollresultat. De främsta posterna som avviker från budget är ökade köavgiftsintäkter samt lägre personalkostnader. Resultat 2016 (tkr) Budget 2017 Prognos P Utfall 2017 Förändring Utfall vs Budget Intäkter, inkl. räntor Rörelsekostnader Resultat efter finansiella poster Intäkter Utfallet för intäkterna inklusive finansiella poster uppgick för helåret 2017 till tkr, vilket är tkr högre i jämförelse med budget (en avvikelse med knappt 5%). Jämfört mot senast inlämnade prognos (T2) var skillnaden tkr, en avvikelse med ca 2%.

8 Sid 8 (13) Bostadsförmedlingens intäkter delas in i nedan presenterade intäktsgrupper. Intäkter 2017 (tkr) Köavgifter Budget 2017 Prognos Utfall 2017 Förändring Utfall vs Budget Förtursintäkt Kommunala bostadsbolagens interna byteskö Övrigt inkl. intäktsränta Summa Bostadsförmedlingens största intäktspost avser köavgifter och dessa uppgick till tkr per sista december Ökningen i jämförelse mot budget på tkr förklaras i stort av att denna post budgeterats med viss försiktighet. Intäkten för försäljning av förturstjänster uppgick till de av kommunfullmäktige beslutade tkr. Intäkterna från förmedling i de kommunala bolagens internbyteskö uppgick till 200 tkr lägre än budget. För övriga intäkter inklusive räntor uppgick utfallet till tkr, vilket är 700 tkr över budget. Av detta utgör cirka 300 tkr högre ränteintäkter till följd av högre räntesats än budgeterat. Kostnader Utfallet för kostnader inklusive finansiella poster uppgick för verksamhetsåret 2017 till tkr, vilket är tkr lägre än budget och 700 tkr lägre i jämförelse med prognosen i tertial 2, en avvikelse med mindre än 1% i båda fallen. Bolagets kostnader delas in i nedan presenterade kostnadsgrupper. Kostnader 2017 (tkr) Löner och lönebikostnader Övriga personalkostnader Externa kostnader Budget 2017 Prognos P Utfall 2017 Förändring Utfall vs Budget Kapitalkostnader Summa

9 Sid 9 (13) Utfallet för löne- och lönebikostnaderna uppgick till tkr, vilket är tkr lägre än budget. Skillnaden mot budget beror till stor del på vakanta tjänster på flera avdelningar under året. Här inkluderas även en kreditering av tidigare inbetalda pensionspremier. Övriga personalkostnader ökade med tkr jämfört med budget, vilket till största delen förklaras av ökade rekryteringskostnader för att tillsätta ovannämnda vakanser. De externa kostnaderna uppgick till tkr, vilket är tkr högre än budget. Ökningen beror till stor del på konsultkostnader kopplade till det nya verksamhetssystemet, en förstudie inför ett nytt kundvårdssystem, utveckling av webben samt en utvecklad BI-lösning. Bolaget har även haft ett större åtagande om 800 tkr jämfört med budget i sitt uppdrag beträffande Stockholmsrummet, det stadsövergripande projektet för information om stadsutveckling. Utfallet för de externa kostnaderna är tkr lägre jämfört med senast lämnad prognos, vilket delvis beror på att bolagets andel i koncernens administration och ledning, s k management fees, blev 500 tkr lägre än prognostiserat samt minskade kostnader för print och kuvertering, inhyrd personal samt produktion av årsredovisning. Kapitalkostnader består av räntekostnader och avskrivningar på aktiverade inventarier. Utfallet uppgick till 500 tkr, vilket är något lägre än budget. Balansräkning I bilaga 2 redovisas preliminär balansräkning för Tillgångar Investeringarna under 2017 har varit obefintliga. Alla datorer och servrar leasas operationellt av upphandlad part som ansvarar för driften av bolagets IT-system. Investeringar 2017 (tkr) Inventarier, huvudsakligen möbler Budget 2017 Prognos P Utfall 2017 Förändring Utfall vs Budget Summa Den enskilt största posten på tillgångssidan utgörs av innestående medel på bolagets koncernkonto och redovisas i bifogad balansräkning. Likvida medel uppgår per till tkr, vilket är högre än årets ingångsvärde tkr. Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter i balansräkningen består bland annat av förskottsbetalade kostnader för hyra av lokaler, underhållsavtal,

10 Sid 10 (13) nyttjanderätter, licenser och dylikt. Vid årsskiftet uppgår posten till tkr, vilket är 800 tkr högre än vid föregående årsskifte.

11 Sid 11 (13) Skulder och eget kapital Av de kortfristiga skulderna utgörs den största posten av leverantörsskulder avseende huvudsakligen hyra av lokaler, datorer och servrar samt köpta tjänster av konsulter och bolagets kreditupplysningsleverantör. Totalt uppgår kortfristiga skulder till tkr, vilket är en minskning med tkr jämfört mot föregående år. Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter uppgår till tkr ( tkr 2016) och avser upplupen löneskuld, upplupen semesterlöneskuld, upplupna pensionskostnader, upplupna sociala avgifter, samt reserveringar i samband med årsbokslut. De förutbetalda intäkterna utgör den enskilt största delen av posten. De är periodiserade över åren 2017 och 2018 och uppgår till tkr vid årsskiftet, vilket är en ökning med tkr från föregående årsskifte. Detta återspeglar ökningen av antal kunder i bostadskön under året. Fördelning på delverksamheter En självkostnadsanalys utifrån de olika delverksamheterna visar följande årsutfall för rörelseresultatet. I nedanstående tabell finns inte finansiella intäkter med. Ack. utfall 2017 Avgiftsfinansierad verksamhet Förtursverksamhet (skattemedel) Summa Intäkter Kostnader Resultat Förtursverksamheten har genererat ett mindre överskott om 100 tkr enligt den fördelningsmodell som innebär att förtursavdelningen tar sina direkta kostnader så långt det är möjligt och övriga relevanta kostnader fördelas utifrån antalet medarbetare på förtursavdelningen. Avvikelsen är dock inom felmarginalen. Avgiften från bostadskön står för bolagets resultatmässiga överskott. Andelen administrativa och indirekta kostnader Förvaltningar och bolag ska vara kostnadseffektiva. Stadshus AB följer upp detta inriktningsmål genom att följa bolagens andel administrativa och indirekta kostnader. Utfallet för 2017 av de administrativa- och indirekta kostnaderna uppgick till 17,5% av de totala kostnaderna, vilket är lägre än budgeterade 18,0%. I förhållande till bolagets intäkter uppgår andelen till 16,8 % att jämföra med budgeterade 17,0 %. Anledningen till avvikelsen mot budget beror på vakanser inom främst stabsfunktionen.

12 Sid 12 (13)

13 Sid 13 (13) Övrigt Enligt stadens trygghets- och säkerhetsprogram ska antalet inrapporterade incidenter omnämnas i årsbokslutet. Antalet inrapporterade incidenter i stadens incidentrapporteringssystem var under 2017 sju stycken inklusive en riskobservation. Tre av dessa incidenter handlar om hotfulla situationer riktade mot egen personal, två av incidenterna handlar om bolagets förhyrda lokaler och två om personskada i samband med friskvårdsaktivitet på arbetstid. Beträffande verksamheten i övrigt kan nämnas att förberedelser har skett inför Bostadsförmedlingens flytt till nya lokaler belägna i Globen/slakthusområdet. Vidare har fokus lagts på utveckling av ett nytt internt verksamhetssystem med syftet att möjliggöra effektivare förmedlingsprocesser och medföra ökad service till såväl de bostadssökande som till bostadsbolagen Utfallsrapport Utfallet av bolagets verksamhet har inrapporteras i stadens gemensamma integrerade ledningssystem ILS. Bolagets åtaganden är kopplade till de inriktnings-mål och mål för verksamheterna kommunfullmäktige fastställde för Rapport från denna inrapportering tillsammans med kommentarer finns i bilaga 3. Bilagor 1. Resultatrapport per Balansräkning per Utfallsrapport 2017