Petter Cederbrink Upphandlare Jönköpings kommun
Upphandling i Jönköpings kommun Upphandlingsavdelningen består av: Upphandlingschef 10 upphandlare Miljöledare Administratör Cirka 120 upphandlingar per år Upphandlar allt utom entreprenader Förvaltar 700 avtal till ett värde om 1,2 mdkr per år
Revisionsupphandling Upphandlingen avser följande delar: Sakkunnigstöd till Kommunrevisionen Sakkunnigstöd till lekmannarevisorerna i kommunens bolag Lagstadgad revision till kommunens bolag Uppdraget innefattar även viss administration
Referensgrupp Kommunrevisionen Doris Johansson Sven Ebbesson Torgil Danielsson Ansvarat för mål, behov och utvärderingen Finans och bolagsavdelningen Mattias Hultberg Ekonomiavdelningen Birgitta Sandström Ansvarat för förfrågningsunderlag och upplägg
Identifierade problem Tidigare upphandlingar har orsakat osund prisdumpning Upphandlingen med timpriser har inte motsvarat arbetssättet under avtalsperioden. Beställning har skett utan hänsyn till timpriserna Svårt att vikta pris / kvalitet då priset i realiteten inte spelar någon roll
Våra mål med upphandlingen Upphandling som fokuserar på kvalitet Upphandling som återspeglar arbetssättet under avtalstiden Upphandling som passar anbudsgivarna Lösning: Upphandling med fast pris!
Dialog och marknadsanalys Vi träffade fyra leverantörer Diskuterade ett upplägg med fast pris Alla var genomgående positiva till upplägget Vi fick gott om tips och blev varse om fallgropar
Ett nytt upplägg för upphandlingen Låsa ersättningen för uppdraget till KRs budget Specificera noga vad som ska utföras Fast pris på lagstadgad revision under vissa förutsättningar Identifierade följande viktiga delar: Uppdragsledaren Utvärdering genom intervju/presentation Utvärdera erfarenhet istället för utbildning
Extern remiss LOU tillåter inte väsentliga ändringar efter annonsering Förfrågningsunderlaget annonseras och skickas till potentiella leverantörer Leverantörerna lämnar sina synpunkter Förfrågningsunderlaget kan justeras innan publicering Vi måste utnyttja möjligheten till extern remiss!
Utvärderingskriterier Erfarenhet 20% Referensuppdrag 30% Presentationer 20% Uppdragsled are 30%
Intervju av uppdragsledaren Uppdragsledaren ska under intervjun: Beskriva sig själv, erfarenhet och kompetens Redovisa sin bild av uppdraget som uppdragsledare Beskriva föreslagen metod, arbetsform etc. vid fördjupade granskningar Beskriva sin erfarenhet av fördjupade granskningar inom: Offentlig medfinansiering, Intern kontroll, Miljö och Kultur. Uppdragsledaren kommer att bedömas efter följande kriterier (utan inbördes ordning): Erfarenhet av uppdrag som liknar Jönköpings kommun Kvaliteten i beskriven metod, arbetsform etc. Förmåga att leda och fördela arbetet Lyhördhet och förmåga att samarbeta och stimulera
Referenser Utvärdering av granskningar inom: Utbildning Fastighet/Bostadsbolag Energibolag Förmåga att sätta sig in i uppdragsgivarens verksamhet Leveranssäkerhet (genomförs och rapporteras insatser enl. överenskomna metoder, tider och kostnadsramar) Kvalitetssäkring (vilken kvalitet har metoder, genomförande och rapportering) Bemötande, samarbetsförmåga o lyhördhet (hur fungerar de sakkunniga i kontakt med granskade resp. revisorer
Presentationer av granskningar Referensuppdrag granskningar inom: Teknisk förvaltning Socialtjänst De underkriterier som bedömts (utan inbördes ordning): Revisionsmodell, metoder, verktyg Pedagogiskt upplägg (språk, struktur, förståelse) Svaret på revisionsfrågan i förhållande till frågeställningen
Personalens erfarenhet Leverantörerna har angivit all personal som ska utföra uppdraget Personalens erfarenhet från revisionsarbete har utvärderats Poäng har givits upp till 7 års erfarenhet
Resultat Anbudsgivare Personalens erfarenhet (snitt) Ernst & Young Aktiebolag 7 Deloitte AB 7 KPMG AB 7 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 6,13 Uppdragsledare Poäng (0-4) Deloitte AB 4 Ernst & Young Aktiebolag 3 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 3 KPMG AB 2 Presentationer Poäng (0-4) Deloitte AB 4 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 4 Ernst & Young Aktiebolag 3 KPMG AB 2,67 Referenser Poäng (1-5) Deloitte AB 4,83 Ernst & Young Aktiebolag 4,75 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 4,67 KPMG AB 4,58
Rekommendationer Förändring tar tid Börja tidigt! Börja med ett blankt papper Arbeta med en liten referensgrupp (fyra personer) För en dialog med marknaden Skicka underlaget på extern remiss Utvärdera genom intervju Involvera bolagen i utvärderingen Använd en annan modell för utvärdering av personalens erfarenhet?
Tack för att ni lyssnade! Kontakta mig gärna: petter.cederbrink@jonkoping.se 036 10 25 55