1/16 Plats och tid Glunten, Kommunhuset Strängnäs kl. 18:00-18:30. Paragrafer 11-20 Beslutande Se deltagarlista på sida 3 Närvarande ersättare Se deltagarlista på sida 3 Övriga deltagande Se deltagarlista på sida 3 Utses att justera Maj-Britt Magnusson (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset Strängnäs 2019-03-11 kl. 15:30 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande... Tobias Rundström... Eva Strömberg (S)... Maj-Britt Magnusson (S) Organ Datum för tillkännagivandets uppsättande Datum för tillkännagivandets nedtagande Förvaringsplats för protokollet 2019-03-12 2019-04-03 Kansliavdelningen Underskrift... Tobias Rundström
2/16 Innehållsförteckning Ärende 11 Fastställande av föredragningslistan 12 Information: s budget 13 Information: Utläggning av valsedlar som Strängnäs kommun ej ansvarar för 14 Förtidsröstning med anledning av omval i Falun VN/2019:13-111 15 Ersättning till förtäring i samband med val VN/2018:35-111 16 Arvode för röstmottagare och VN/2018:10-111 mottagningsgrupper vid allmänna valet och folkomröstning 2018 samt EU-valet 2019 17 Riktlinjer för tillämpning av VN/2019:11-003 dataskyddsförordningen 18 Revidering av valnämndens delegationsordning VN/2019:12-002 19 Rapporter till valnämnden VN/2019:9-109 20 Övrigt
3/16 Deltagarlista vid valnämndens sammanträde Ledamöter Kerstin Stuart (M), 1:e vice ordförande Eva Strömberg (S), ordförande Maj-Britt Magnusson (S) Bengt Eriksson (C), 2:e vice ordförande Tomas Aldrin Walter (KD) Tjänstgörande ersättare Bengt Karlsson (M) ersätter Nils Gunnar Westerberg (M) Lena Kanevåg (S) ersätter Ingemar Lund (S) Mikael Andersson (S) ersätter Peter Hjukström (V) Haakon Hansen (SD) ersätter Finn Stavnsbo (SD) Ersättare Barbro Hedengren (M) Lennart Ahlström (M) Lennart Schweitz (L) Kristina Stimac (STRP) Övriga 1. Tobias Rundström, kommunsekreterare 2. Karl-Arne Ahlqvist, valsamordnare 3. Elisabeth Ahlqvist, valsamordnare 4. Cecilia Boström, valansvarig 5. Maria Knutsson, kommunjurist
4/16 VN 11 Fastställande av föredragningslista Beslut beslutar att 1. fastställa föredragningslistan.
5/16 VN 12 Information: s budget Karl-Arne Ahlqvist informerar om valnämndens budget och de statsbidrag som tilldelas Strängnäs kommun gällande kostnader för skärmar för valsedelsstället samt kostanden för förtidsröstningen gällande omvalet som kommer ske i Falun. Den ekonomiska prognosen för valnämnden pekar, i nuläget, mot en budget i balans. VN 13 Information: Utläggning av valsedlar som Strängnäs kommun ej ansvarar för Karl-Arne Ahlqvist informerar om utläggning av valsedlar som Strängnäs kommun ej ansvarar för och hur tillvägagångssättet är för att distribuera valsedlar som Strängnäs kommun ej ansvarar för, ansvaret för utläggning av dess ligger på respektive per parti.
VN 14 6/16 VN/2019:13-111 Förtidsröstning med anledning av omval i Falun 2019 Beslut beslutar att 1. röstningslokal för förtidsröstning i samband med omvalet i Falu kommun 2019 ska vara kommunhuset i Strängnäs, 2. öppettiderna för förtidsröstningen i Strängnäs kommun ska vara lördagen den 30 mars klockan 11.00-14.00 och måndagen den 1 april klockan 09.00 16.00. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet Valprövningsnämnden har beslutat att det ska genomföras omval till kommunfullmäktige i Falun. Enligt vallagen ska valdagen vara inom tre månader efter beslutet om omval. Valmyndigheten har i samråd med länsstyrelsen beslutat att söndagen den 7 april 2019 ska vara valdag för omval i Falun. Vid omvalet till kommunfullmäktige i Falun ska alla kommuner i landet ordna med förtidsröstning som ger väljarna goda möjligheter att rösta. Detta regleras i vallagen 4 kap. 22-23. Perioden för förtidsröstning vid ett omval är förkortad till tio dagar och börjar därmed den 28 mars 2019. Valmyndigheten rekommenderar att så få kommuner som möjligt har öppet för förtidsröstning på själva valdagen och allra helst att öppettiderna sätts så att inlämning av rösterna kan göras till PostNord senast på fredagen den 5 april 2019. Detta för att underlätta transporter av eventuella röster som ska till Falun. Vilka dagar och tider som röstning ska erbjudas är upp till varje kommun att bestämma utifrån vad som kan anses ge väljarna goda möjligheter att rösta. Om det kan förväntas att få röstberättigade befinner sig i kommunen säger Valmyndigheten att enstaka dagar kan vara tillräckligt. De rekommenderar att kommunen väljer tider som är förenliga med när de flesta människor jobbar. föreslås besluta att öppettiderna för förtidsröstningen i Strängnäs kommun ska vara lördagen den 30 mars klockan 11.00 14.00 och måndagen den 1 april klockan 09.00 16.00. föreslås vidare besluta att röstningslokalen för förtidsröstningen i samband med omvalet i Faluns kommun ska vara kommunhuset i Strängnäs. Valmyndigheten anser också att det kan vara lämpligt att samordna öppettiderna med närliggande kommuner och om möjligt välja olika dagar och öppettider.
7/16 Valkansliet lyfte denna fråga vid ett möte med länsstyrelsen och övriga kommuner i Södermanlands län den 14 februari 2019. Intresset av samordning av dagar och tider var dock begränsat från övriga sörmländska kommuner. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Enligt Valmyndigheten kommer ett beslut om extra statsbidrag för genomförande av omvalet i Falun, både till Falu kommun och övriga kommuner. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Uppföljning av hur förtidsröstningen med anledning av omvalet i Falu kommun genomfördes och hur många Falubor som tog chansen att förtidsrösta i Strängnäs kommun görs av valnämnden och valkansliet under 2019. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Förtidsröstning med anledning av omval i Falun 2019, 2019-02- 19 Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:4V Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:5V Beslutet skickas till Kommunstyrelsen för kännedom Kommunfullmäktige för kännedom Kontaktcenter Länsstyrelsen i Södermanland, att: Rebecka Kleréus rebecka.klereus@lansstyrelsen.se
VN 15 8/16 VN/2018:35-111 Ersättning till förtäring i samband med val Beslut beslutar att 1. vid valdagar till riksdag, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige, Europaparlamentet, samt folkomröstningar stå för kostnader för att tillhandahålla förtäring till röstmottagare i valdistrikten till ett belopp om högst 1 500 kronor per distrikt, 2. vid valdagar till riksdag, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige, Europaparlamentet, samt folkomröstningar stå för kostnaderna för att tillhandahålla förtäring för valnämndens funktionärer, mottagningsgrupper och de röstmottagare som inlevererar material till valnämnden på valdagen, 3. under förtidsröstningsperioderna i samband med val till riksdag, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige, Europaparlamentet, samt folkomröstningar stå för kostnader för att tillhandahålla förtäring till röstmottagare i de fyra röstningslokalerna utan begränsat tillträde - Strängnäs kommunhus samt medborgarkontoren i Mariefred, Stallarholmen och Åkers styckebruk - till ett sammanlagt belopp om högst 1 500 kronor per röstningslokal. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet har att stå för kostnaderna i samband med hållande av vallokaler, valförrättare, förtidsröstningslokaler, samt röstmottagare i förtidsröstningen. Vallokalerna håller vanligtvis öppet mellan klockan 08.00 till 20.00 vid val till riksdagen, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige, samt till klockan 21.00 vid val till Europaparlamentet. Röstningslokalerna för förtidsröstning utan begränsat tillträde håller öppet från och med den artonde dagen före valdagen och fram till och med valdagen, vid val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och Europaparlamentet. Minst en av röstningslokalerna måste vara öppen lördagar och söndagar. Öppettiderna varierar under perioden, för närvarande från tre till tio timmar per dag, se till exempel beslut i valnämnden 5 februari 2019, 6. Beslut att valnämnden står för förtäring i samband med valdagen, i enlighet med punkt 1 och 2 ovan, har sedan tidigare fattats inför respektive val, åtminstone sedan riksdags-, kommun- och landstingsvalet 2010. Ordförande i valdistrikten har enligt dessa tidigare beslut, i efterhand och mot redovisning av kvitton, fått ersättning för inhandlad förtäring för högst 1 500 kronor per valdistrikt.
9/16 Önskemål har framkommit bland annat från ansvariga för förtidsröstningen om motsvarande möjlighet att köpa in förtäring till röstmottagarna under förtidsröstningsperioden. Skälet är att underlätta schemaläggningen, då vissa pass blir ganska långa, samt att medverka till att skapa gynnsamma förutsättningar vid rekrytering av nya röstmottagare. föreslås därför besluta att utöver förtäring i samband med valdagarna, även stå för kostnaden att tillhandahålla förtäring med mera till röstmottagare i de fyra röstningslokalerna utan begränsat tillträde, det vill säga kommunhuset i Strängnäs, samt medborgarkontoren i Mariefred, Stallarholmen och Åkers styckebruk. Ansvarig för förtidsröstningen ersätts i efterhand, mot redovisning av kvitton, för utlägg för förtäring med sammanlagt högst 1 500 kronor för hela förtidsröstningsperioden. För övriga förtidsröstningslokaler, med begränsat tillträde, finns inte motsvarande behov av att erbjuda förtäring, då öppettiderna är mycket mer begränsade (i dagsläget maximalt tre timmar). Ekonomiska konsekvenser för kommunen Under förutsättning att samtliga valdistrikt och alla fyra förtidsröstningslokaler utan begränsat tillträde utnyttjar utgiftsutrymmet, kommer kostnaden för valnämnden att uppgå till 36 000 kronor. Till detta kommer kostnaden för valnämndens funktionärer i kommunhuset, som beräknas uppgå till maximalt 3 000 kronor. Kostnaderna ryms inom valnämndens budget. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Uppföljning sker i samband med valnämndens årsredovisning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Ersättning till förtäring i samband med val, 2019-02-13 Beslutet skickas till -
VN 16 10/16 VN/2018:10-111 Arvode för röstmottagare och mottagningsgrupper vid allmänna valet och folkomröstning 2018 samt EU-valet 2019 Beslut beslutar att 1. upphäva VN 16, 2018-05-15, Arvoden för röstmottagare och mottagningsgrupper vid allmänna valet och folkomröstning 2018 samt EUvalet 2019, 2. röstmottagare har rätt till den skattefria delen av reseersättningen dels i samband med utbildningar och möten avseende arbete med förtidsröstning och valdag under förutsättning att avståndet från den enskildes folkbokföringsadress till förrättningsplatsen överstiger fem kilometer dels då det finns särskilt behov av att transportera valmaterial. Om resan sker med kollektivtrafik ersätts kostnaden under samma förutsättningar. Med röstmottagare förstås även ordförande, vice ordförande i valdistrikt, ansvarig och vice ansvarig under förtidsröstning samt ambulerande röstmottagare. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet I samband med erfarenhetsmöten har frågor ställts avseende vilken rätt man som röstmottagare har till reseersättning. I tidigare beslut har olika tolkningar lästs in. I syfte att tydliggöra vad som gäller har ovanstående text tagits fram. Ärendet har beretts med hjälp av dels kommunens HR-avdelning dels av jurist. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen då det enbart tydliggör den tillämpning som tidigare nyttjats. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Uppföljningen sker när ersättningsanspråken attesteras av valansvarig. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Arvode för röstmottagare och mottagningsgrupper vid allmänna valet och folkomröstning 2018 samt EU-valet 2019, 2019-02-7 Sammanträdesprotokoll Dnr VN/2018:10-111
11/16 Beslutet skickas till -
VN 17 12/16 VN/2019:11-003 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Beslut beslutar att 1. anta de Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen (GDPR) som utarbetats i en arbetsgrupp omfattande sex kommuner, med undantag från vad som närmare förskrivs kring arbetssätt i bilagorna 6, 7 och 8, 2. uppdra åt förvaltningen att ta fram rutiner för registerutdrag, rättelse, invändning, begränsning, radering eller dataportabilitet samt personuppgiftsincident, 3. uppdra åt förvaltningen att ta fram förslag på reviderad delegationsordning utifrån de antagna riktlinjerna. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning gälla i Sverige och i EU:s andra medlemsstater. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter. Följer kommunen inte dataskyddsförordningen finns det en risk att de registrerades personliga integritet kränks och att kommunens anseende skadas. Tillsynsmyndigheten kan också föreskriva höga sanktionsavgifter och den registrerade kan ha rätt till skadestånd om kommunen behandlar personuppgifter i strid med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen och innebär bland annat att: Den personuppgiftsansvarige ska följa de grundläggande principerna. Den personuppgiftsansvarige ska informera de registrerade om behandlingar av deras personuppgifter. Rättigheterna för de registrerade i förhållande till den personuppgiftsansvarige utökas. Den personuppgiftsansvarige blir skyldig att visa att dataskyddsförordningen följs. Detta innebär en omfattande dokumentationsskyldighet (exempelvis krav på registerförteckning, konsekvensbedömning och gallringsrutiner). Missbruksregeln tas bort vilket betyder att även behandling av ostrukturerat material omfattas av dataskyddsförordningen. Kraftfulla sanktioner.
13/16 Med anledning av ovanstående föreslås valnämnden anta Riktlinjer för tillämpning av Dataskyddsförordningen (GDPR). Dokumentet är en utgångspunkt i arbetet för att säkerställa att Strängnäs kommun uppfyller de krav som gäller för personuppgifter enligt GDPR. Riktlinjerna riktar sig till alla medarbetare som tillämpar dataskyddsförordningen i sitt dagliga arbete. Förslaget har arbetats fram i en arbetsgrupp med representanter för Flens kommun, Gnestas kommun, Katrineholms kommun, Strängnäs kommun, Oxelösunds kommun och Vingåkers kommun under 2018. Kommunerna samarbetar kring dataskyddsförordningen och har genom samarbetet utsett ett gemensamt dataskyddsombud samt tillsammans tagit fram bifogade riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen. Syftet med riktlinjerna är att vara vägledande och underlätta tillämpningen av dataskyddsförordningen. Förslaget färdigställdes 2019-01-10. Då riktlinjerna är ett vägledande dokument för sex kommuner finns behov av att framta kompletterande rutiner för tillämpning av dataskyddsförordningen som är anpassade till verksamheten i Strängnäs kommun, med anledning av det bör texterna i bilagorna 6, 7 och 8 inte antas innan man sett över arbetssättet. I samband med denna översyn bör även delegationsordningen ses över. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Riktlinjerna kommer att uppdateras vid behov men ses över minst en gång årligen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen (GDPR) 2019-01-10 Beslutet skickas till Kansliavdelningen
VN 18 14/16 VN/2019:1-002 Revidering av valnämndens delegationsordning Beslut beslutar att 1. revidera valnämndens delegationsordning enligt förslag daterat 2019-02- 14. Yrkanden Bengt Eriksson (C) yrkar bifall till liggande förslag. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet s delegationsordning reviderades senast 2019-02-05 och en korrigering behöver nu göras. Korrigeringen innebär en ändring i punkt 3.2, där delegation gällande öppettider för röstningslokalerna läggs till. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Revidering av valnämndens delegationsordning, 2019-02-14 Förslag, Delegationsordning för i Strängnäs kommun, 2019-02-14 Beslutet skickas till -
15/16 VN 19 Rapporter till valnämnden Beslut beslutar att 1. lägga föreliggande rapporter till handlingarna. Beslutsgång Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Rapporter till valnämnden, 2019-02-14 Utskickade rapporter Beslutet skickas till -
16/16 VN 20 Övrigt Kerstin Stuart (M) tar upp frågan om namnskyltar till förtroendevalda och tjänstemän till nästkommande sammanträde.