Granskningsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2018 Örnsköldsviks kommun Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Avgränsning... 3 2.4. Ansvarig nämnd... 4 2.5. Revisionskriterier... 4 2.6. Genomförande... 4 3. Lagstiftning, arbetsordning och reglementen... 5 4. Besluts- och ärendeprocess... 7 4.1. Ansvarsfördelning... 7 4.2. Hantering av kommunfullmäktiges beslut... 7 4.3. Avvikelser från kommunfullmäktiges beslut... 13 5. Granskning av utvalda beslut 2016-2017... 16 5.1. Iakttagelser... 16 5.2. Bedömning... 17 6. Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor... 18 Bilaga 1 Källförteckning Bilaga 2 Förteckning över granskade beslut 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örnsköldsviks kommun genomfört en granskning i syfte att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att kommunfullmäktiges beslut verkställs samt om det finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag samt avvikelser från dessa. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen delvis säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt att det delvis finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag och avvikelser från dessa. Vår bedömning grundar sig på att genom tillämpade rutiner har kommunstyrelsen och nämnderna, för flera av kommunfullmäktiges beslutstyper, en tillfredställande hantering och kontroll över att fullmäktiges beslut genomförs och återrapporteras till fullmäktige. Rutiner för avvikelsehantering finns inte framtagna utöver uppföljning av beredningstiden kopplat till er och medborgarförslag. Vi bedömer det vara ett utvecklingsområde att dokumentera arbetsgången och tydliggöra former för verkställande och återrapportering som täcker in samtliga typer av fullmäktiges beslut, i synnerhet för de uppdrag som inte ingår i beslutsloggen. Kommunstyrelsens uppgift att övervaka att kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs bedömer vi kan tydliggöras i samband med revidering av reglementen. I övrigt framgår i revisionsrapporten våra iakttagelser och bedömningar med anledning av vad som har framkommit i granskningen. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Tillsammans med nämnderna tillse att gemensamma rutiner kopplat till ärendehantering, verkställande och återrapportering finns framtagna och dokumenterade för samtliga typer av fullmäktigebeslut. Tydliggöra förutsättningar för att bedöma vad som utgör en avvikelse vid verkställande av fullmäktiges beslut samt ta fram rutiner för avvikelsehantering. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Fullmäktige är enligt kommunallagen kommunens högsta beslutande organ. Nämnder och styrelser har uppdraget att inom sina sakområden implementera och genomföra fullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar att ha uppsikt över styrelser och nämnder så att fullmäktiges beslut följs och genomförs. Varje kommun behöver ha en tydlig process för verkställighet och uppföljning av ärenden. Kommunstyrelsen behöver ha uppsikt så att eventuella avvikelser från fullmäktiges beslut upptäcks och insatser kan göras för att säkerställa implementering. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt om det finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag samt avvikelser från dessa. Granskningen besvarar följande revisionsfrågor: På vilket sätt säkerställs att fullmäktiges beslut verkställs av styrelsen och nämnderna? Återrapporteras verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från fullmäktigebeslut? Finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen, nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av fullmäktigebeslut? Sker uppföljning av fullmäktigebeslut inom rimlig tid efter beslut? 2.3. Avgränsning Granskningen har inte omfattat beslut i samband med fastställande av övergripande mål och budget. Urval av ärenden har gjorts kriteriet att beslutet ska innehålla ett uppdrag eller på annat sätt föranleda en handling. Det innebär att vi i granskningen har valt bort följande beslutskategorier: Administrativa beslut, exempelvis fastställande av sammanträdestider. Beslut som innebär att inget arbete ska utföras eller att arbete ska avslutas, exempelvis avslag av er och svar på er som inte inbegriper nya åtgärder. Beslut vars verkställande kan förutsättas, exempelvis beslut om befattningar. Beslut om godkännande av redovisningar, rapporter, remissyttranden och revideringar. Granskningen inleddes i juni 2018. Av hänsyn till att en rimlig tid måste förflyta från det att fullmäktige fattar ett beslut till att det kan ha genomförts och återrapporterats har beslut under 2018 utelämnats ur granskningen. Granskningen omfattar 22 beslut under perioden januari 2016 - december 2017. 3
2.4. Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen. 2.5. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av kommunallagens bestämmelser om verkställighet och uppföljning, kommunens arbetsordning för fullmäktige samt relevanta styrdokument för nämnder och styrelse. 2.6. Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Se Bilaga 1 källförteckning. Ett urval av beslut har granskats avseende genomförande och återrapportering till fullmäktige utav de beslut som fullmäktige har fattat under perioden januari 2016-december 2017. Detta har genomförts genom studier av handlingar till och protokoll från fullmäktigesammanträden samt genom frågor till förvaltningen. De intervjuade har beretts möjlighet att faktakontrollera rapporten. 4
3. Lagstiftning, arbetsordning och reglementen 3.1.1. Kommunallagen (2017:725) I kommunallagens femte kapitel behandlas fullmäktige. Fullmäktige beslutar i ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annan större vikt. Bland dessa finns årsredovisning och ansvarsfrihet. Fullmäktige får uppdra åt en nämnd att i fullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Det gäller dock inte ärenden av principiell beskaffenhet. Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen, i frågor som de enligt lag eller annan författning ska ha hand om och i frågor som fullmäktige har delegerat till dem 1. Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Fullmäktige ska besluta om omfattningen av redovisningen och formerna för den. 2 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet 3. Styrelsen ska särskilt verkställa fullmäktiges beslut och i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen 4. En eller ett medborgarförslag ska om möjligt beredas på sådant sätt att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att en eller medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, ska detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva en eller medborgarförslaget från vidare handläggning. 5 Fullmäktige ska anta en arbetsordning av vilken det ska framgå vad som i övrigt ska gälla för fullmäktiges sammanträden och handläggningen av ärenden. I arbetsordningen ska bland annat regleras handläggningen av er, interpellationer och frågor. Om fullmäktige har beslutat att medborgarförslag får väckas, ska arbetsordningen reglera hur sådana förslag ska handläggas. 6 Kommunallagen stadgar att kommunala föreskrifter ska finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats. De ska vara samlade i kommunens författningssamling eller på något annat sätt. Innehållet i samlingen ska framgå av ett register eller någon annan förteckning på webbplatsen. 3.1.2. Kommunfullmäktiges arbetsordning Vid tidpunkten för granskningen är arbetsordningen för fullmäktige tillgänglig på kommunens hemsida. I kommunfullmäktiges arbetsordning anges angående expediering att utdrag ur protokollet ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Kommunstyrelsen och kommunens revisorer ska dock alltid tillställas hela protokollet. 7 1 Kommunallag (2017:725) 6 kap 3. 2 Kommunallag (2017:725) 6 kap 4-5 3 Kommunallag (2017:725) 6 kap 1 4 Kommunallag (2017:725) 6 kap 13 punkt 3-4 5 Kommunallag (2017:725) 5 kap 1,2, 35 6 Kommunallag (2017:725) 5 kap 71, 72 7 Kommunfullmäktiges arbetsordning s. 15. Antagen av kommunfullmäktige 28 mars 2011 51 5
Enligt fullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen två gånger om året redovisa de medborgarförslag och er som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Vad gäller er har Örnsköldsviks kommun en högre ambition än lagkravet, en bör vara färdigbehandlad inom sex månader. Om detta inte har skett ska anledningen till fördröjningen och en tidplan för fortsatt behandling redovisas till kommunfullmäktige. 8 3.1.3. Reglementen för kommunstyrelsen och nämnder I kommunens styrfunktion ingår att utöva uppsikt över övriga nämnders beslut och att övervaka att de av kommunfullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt 9. Kommunstyrelsen har vidare hand om de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd 10. Respektive nämnd ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat 11. Respektive nämnd ska på det sätt kommunfullmäktige bestämmer rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret 12. Humanistiska och omsorgsnämnderna har uppgiften att i övrigt handlägga och fullgöra de uppdrag som enligt kommunfullmäktiges eller kommunstyrelsens beslut överlämnas till dessa nämnder 13. 8 Kommunfullmäktiges arbetsordning s. 10, 12. 9 Reglemente för kommunstyrelsen, s. 10. 10 Reglementen för alla nämnder, s 12. Antagen av KF den 20 december 2010 213. 11 Reglementen för alla nämnder, s. 4. 12 Reglementen för alla nämnder, s. 4. 13 Reglementen för alla nämnder, s 15, 23. 6
4. Besluts- och ärendeprocess 4.1. Ansvarsfördelning 4.1.1. Iakttagelser Vid intervjuerna framkom att det är tydliggjort vilka ansvarsområden kommunstyrelsen och nämnderna har kopplat till ärendeberedning, verkställande och återrapportering av beslut kommunfullmäktiges arbetsordning och styrelsens och nämndernas reglementen. Uppgiftsfördelning mellan nämnd/styrelse och förvaltning styrs genom delegationsordningar. Det råder en samsyn kring att det finns en tydlig uppdelning mellan politikers och tjänstemäns ansvar som innebär att förvaltningens roll är att ta fram underlag för politisk behandling och att genomföra politiskt fattade beslut. I kommunstyrelsens reglemente framgår ingen specifik skrivning beträffande kommunstyrelsens uppgift att övervaka att alla kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs. Det är enligt vad de intervjuade har beskrivit aktuellt att revidera nämndernas och kommunstyrelsens reglementen, bland annat med anledning av den nya kommunallagen. Avseende kommunstyrelsens uppsikt över kommunens verksamheter framgår i kommunens riktlinje för ekonomistyrning 14 att kommunstyrelsen kräver in löpande uppföljning (tertial samt månadsuppföljningar) och att utvärdering görs i samband med bokslut. Vid intervjuerna har beskrivits att genomgången i samband med kommunstyrelsens uppföljning av verksamheterna är utförlig och fångar upp såväl ekonomi- som verksamhetsfrågor, utmaningar, behov och åtgärder. Kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen har en nyckelfunktion beträffande samordning av arbetssätt. En informell gruppering finns som träffas var tredje vecka bestående av nämndsekreterare och utredningssekreterare. I gruppen behandlas frågeställningar som deltagarna tar upp beträffande ärendehantering och nämndadministration, utvecklingsfrågor och gemensamma arbetssätt. Bland annat har gruppen arbetat för att sammanträdesprotokoll ska upprättas enhetligt inom kommunen. 4.1.2. Bedömning Vår bedömning är att ansvar och roller kopplat till verkställande av fullmäktiges beslut är tydliggjort i styrdokument. Kommunstyrelsens uppgift att övervaka att alla kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs kan med fördel tydliggöras i samband med revidering av reglementen. 4.2. Hantering av kommunfullmäktiges beslut 4.2.1. Iakttagelser Kommunfullmäktiges beslut Alla formella politiska beslut i ärendegången diarieförs i ärendehanteringssystemet Lex. Varje uppdrag kan följas i diariet genom dess ärendenummer. Vidare används det databaserade verktyget Netpublicator av kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen som kompletterande ärendehanteringsstöd, vari framgår vilken politisk slutinstans som gäller för respektive ärende. 14 Riktlinje för ekonomistyrning 2018-05-28, Antagen av ekonomidirektör 2018, Kst/2017:829 s. 2. 7
I kommunfullmäktige förekommer flera olika typer av beslut exempelvis gällande kommunens verksamhet, er, medborgarförslag, godkännande/tillstyrkande, styrdokument, ekonomi, budget, planer, frågor och informationer. Vid intervjuerna har beskrivits att kommunfullmäktiges beslut kan delas in i följande typer: 1) Policys och övergripande styrdokument. Enligt beskriven rutin ska alla policys och andra styrdokument som antas av kommunfullmäktige innehålla datum för och utsedd ansvarig för revidering. Kommunfullmäktige behandlar revideringen som ett eget ärende. 2) Särskilda direktiv till nämnder och kommunstyrelse i samband med fastställande av budget. Uppföljning av verkställande av särskilda direktiv sker i samband med tertialrapportering och framförallt vid årsredovisningen. 3) Beslut som innebär särskilda uppdrag till verksamheterna, för vilka fullmäktige förväntar sig återrapportering. Uppföljning hanteras genom fullmäktiges beslutslogg (se eget avsnitt nedan). 4) Beslut som innebär särskilda uppdrag till verksamheterna, för vilka fullmäktige inte förväntar sig viss återrapportering. Ingen viss rutin finns för uppföljning av verkställandet av dessa beslut. 5) Beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen exempelvis budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor. Utifrån vad som har beskrivits vid intervjuerna har kommunstyrelsen hög tilltro till och förutsätter verksamheternas efterlevnad av dessa beslut. Förekommande uppföljning inryms i gängse tertial- och årsbokslutsrapportering. 6) Beslut kopplat till medborgarförslag och er. Uppföljning avseende beredningstid sker genom att kommunstyrelsen två gånger om året redovisar till fullmäktige pågående medborgarförslag och er som inte har beretts färdigt, oavsett om de är försenade eller inte. I tillämpad rubricering synliggörs om ärenden är försenade. En som inte har blivit färdigbehandlad inom sex månader föranleder redovisning till fullmäktige av anledningen till fördröjningen och en tidplan för fortsatt behandling. Vid intervjuerna framkom att behandling av er inom sexmånadersambitionen inte alltid lyckas. Orsaker kan vara kopplade till personalsituationen såväl som att det förekommer en del omfattande er som inbegriper flera olika verksamheter och innebär många remisser och kontakter under beredningen. Vid intervjuerna framkom en samlad uppfattning om att tillämpade rutiner beträffande fullmäktiges beslut om policydokument, särskilda direktiv i budget, medborgarförslag och er är etablerade och fungerar väl. Detsamma gäller de uppdrag som samlas i beslutsloggen. Vid intervjuerna framkom en samsyn kring att användandet av beslutsloggen har bidragit till ökad transparens, kontroll och ordning kring de uppdrag som fullmäktige ställer ut. I dagsläget är de rutiner som tillämpas i ärendegången för verkställande och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut inte samlade och dokumenterade. Kommunstyrelsen har initierat årliga dialogträffar där nämnder och förvaltningsledningar deltar. Vid dialogträffarna diskuteras bland annat hur fullmäktiges direktiv ska tolkas i syfte att åstadkomma en tydlighet och samsyn mellan politiker och tjänstemän beträffande 8
uppdragens innebörd. Ett arbete med hur budgetdirektiven ska tolkas har även skett inom högsta ledningsgruppen. Formalia När det gäller huruvida beslut, uppdrag och direktiv från fullmäktige är tillräckligt tydligt formulerade uppfattar de intervjuade överlag att så är fallet. Kommunsekreteraren har en kvalitetssäkrarroll för att skrivningar i protokoll är tydliga. För uppdrag som fullmäktige beslutar tillämpas en standardformulering för ärenderubriken i samband med expediering av protokoll. Detta tydliggör att ett uppdrag har utfärdats. Vid intervjuerna framkom att det ibland inte är tydligt vilken instans som är mottagare av ett uppdrag. Vidare uppfattas ibland grunderna till uppdragsfördelningen vara oklara, exempelvis när en viss nämnd utpekas som ansvarig utförare av ett ärende, fastän verkställande i hög grad är beroende av insatser från andra verksamheter och nämnder. I granskningen har inte framkommit att det finns en befäst rutin för samordning av uppdrag som involverar flera nämnder/verksamheter. Vid intervjuerna lyftes vikten av att kommunledningsförvaltningen ges i uppdrag att samordna arbetet i de fall ärenden spänner över olika kommunala verksamheter eller involverar externa intressenter. I samband med stickprovsgenomgången har vi noterat att det i en del ärenden (nr 6, 11, 19, 21) inte är tydligt specificerat i kommunfullmäktiges beslutsformulering vilken instans som är mottagare av uppdraget. I dessa fall finns inte heller besluten införda i beslutsloggen, vilket tyder på att besluten inte har klassificerats som uppdrag för vilka fullmäktige förväntar sig viss återrapportering. Av fullmäktiges sammanträdesprotokoll framgår dock vilka mottagare som besluten har expedierats till. I vissa beslut (nr 2, 3, 4) anges flera mottagare av uppdraget varav verkställandet i ett fall (nr 3) inte har återrapporterats till fullmäktige. Beslutslogg Inom kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen tillämpas sedan ett antal år tillbaka en rutin för bevakning av kommunfullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen, nämnder och förvaltningar som innebär att en beslutslogg förs. Vid intervjuerna framkom att beslutsloggen ska bestå av de uppdrag för vilka fullmäktige förväntar sig en särskild återrapportering. Rutinen innebär att en beslutslogg förs manuellt i ett kalkylbladsprogram och uppdateras inför varje fullmäktigesammanträde. Beslutsloggen behandlas som en stadigvarande punkt på fullmäktiges dagordning och tillställs kommunfullmäktigeledamöterna tillsammans med andra handlingar inför sammanträden. Det är utredningssekreterare inom kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen som redigerar beslutsloggen, ytterst ansvarig är kommunsekreteraren. Hantering av loggen sker enligt de intervjuade från staben ett etablerat arbetssätt och är inte personberoende. I beslutsloggen framgår vilket fullmäktigebeslut (paragraf och datum) som uppdraget tillhör, ärende (diarienummer och rubrik), sammanfattning av beslutet, färdig tid, ansvarig, status och klart* (*innebär att uppdraget anses utfört och tas bort från redovisningen vid kommande redovisningstillfälle). Kolumnen med rubriken färdig tid i fullmäktiges beslutslogg är inte ifylld för något ärende i versionen per 2018-06-01. Vid intervjuerna framkom att det kan förtydligas vad rubriken åsyftar. Det är, vad de intervjuade erfar, sällsynt att fullmäktiges beslut anger en tidpunkt för verkställande eller för återrapportering. I de fall beslut innehåller en tidpunkt för återrapportering registreras uppgiften i ärendehanteringssystemet Lex, varpå automatisk bevakning sker genom att påminnelser går ut till handläggaren när rapporteringsdatum närmar sig. Vid intervjuerna framkom att det kan vara problematiskt att bedöma verkställandetid att den varierar beroende på uppdragets omfattning och karaktär. Även verksamhetens arbetsbelastning och prioriteringar växlar över tid och kan ha inverkan på tiden för verkställande av uppdrag. Vid intervjuerna lyftes från kommunstyrelsens sida att 9
det kan innebära en utökad administrativ insats i form av utredningstid, för att kunna uppskatta rimliga tidsramar för verkställande av beslut. Genom att inte specificera utförandetiden ges förvaltningen större flexibilitet i prioritering av olika ärenden. Beslutsloggens statuskolumn uppdateras regelbundet information som stabens sekreterare inhämtar från ansvariga för utförande av uppdraget. Det framgår emellertid inte ur beslutsloggens statuskolumn tidpunkt för när statusuppdatering har skett. För närvarande anser de intervjuade att en fungerande rutin finns med tillämpad beslutslogg. I dagsläget är beslutsloggen inte integrerad i kommunens databaserade ärendehanteringssystem Lex. Möjligheten till att använda Lex för ändamålet ska enligt de intervjuade från staben utredas och kan aktualiseras framgent. Vid intervjuerna framkom att en beslutslogg som är integrerad i ärendehanteringssystemet kan medföra fördelar såsom loggning över tidpunkt och användare vid statusuppdateringar i ärenden och möjlighet för uppdragsansvariga att själva anteckna statusuppdateringar. Ej avslutade ärenden i beslutsloggen Kommunfullmäktiges beslutslogg fungerar som en ärendebalans, det vill säga att den visar hur många ej avslutade ärenden som finns vid den tidpunkt som loggen senast uppdaterades. Beslutsloggen för kommunfullmäktige juni 2018 15 omfattar tio pågående beslut. Det äldsta beslutet gäller KF 174 2015-10-26, uppdrag, laddstolpar till Örnsköldsvik. I övrigt hänför sig tre beslut till 2016, två beslut till 2017 och fyra beslut till 2018. Åtta av de tio besluten gäller uppdrag kopplat till er. Ett beslut avser uppdrag kopplat till medborgarförslag. Ett beslut gäller en ny renhållningsordning. I granskningen har även övriga beslutsloggar som bilagts fullmäktiges sammanträden under perioden 2016 t o m juni 2018 granskats och slutsatsen är att loggarna omfattar uppföljning av mellan 6-14 ärenden som till stor del avser uppdrag kopplat till er. Medborgarförslag och er Medborgarförslag och er väcks initialt i samband med ett fullmäktigesammanträde. Ärendet lämnas därefter till kommunstyrelsen som samordnar beredningen. Enligt vad som framkom av intervjuerna är rutinen att medborgarförslag och er ska beredas av nämnder inom tre månader och av kommunstyrelsen inom två månader. Beredda ärenden anmäls till kommunstyrelsens arbetsutskott och behandlas därefter i kommunstyrelsen. Slutligen tas ärendet upp i fullmäktige som beslutar om bifall eller avslag av medborgarförslaget/en. Kommunfullmäktiges beslut expedieras till berörda. Vid ett fullmäktigebeslut om avslag avslutas ärendet. Ett beslut om bifall kan föranleda uppdrag till nämnd/styrelse/förvaltning som fullmäktige önskar återrapportering av. I sådana fall tillförs uppdraget i kommunfullmäktiges beslutslogg efter att beslutsprotokollet är justerat och expedierat. Efter expediering följer rutinerna som beskrivs under rubriken Verkställande. Vid intervjuerna framkom att förvaltningscheferna tillsammans med kommundirektören för ett par år sedan gjorde en genomgång av förekommande er och medborgarförslag. Genomgången innebar färdigställande åtgärder, uppföljning och rensning av ärenden. Efter genomgången finns vad som har beskrivits vid intervjuerna numera ett bra grepp om statusen i öppna ärenden. Verkställande När fullmäktiges beslutsprotokoll är upprättat och justerat expedieras beslut till berörd nämnd/styrelse via ärendehanteringssystemet Lex. Utifrån den rutin som har beskrivits vid intervjuerna kan mottagande instans i detta skede i vissa fall inleda verkställandet. Det finns dock regler att beakta beträffande laglighetsprövning som innebär att medborgare har en 15 2018-06-01 10
överklagandeperiod om tre veckor från att beslutet expedierades. Efter överklagandeperioden har passerat utan att någon behörig har begärt laglighetsprövning vinner beslutet laga kraft. Vid intervjuerna har beskrivits att verkställande insatser i regel inväntar beslutets lagakraftvinnande. Bedömning görs av förutsättningarna i det enskilda fallet. Verkställande av beslut inleds alltid efter överklagandetidens utgång i de fall beslutet innebär åtgärder som inte kan återställas eller när det bedöms vara sannolikt att beslutet kommer att överklagas. I Örnsköldsvik är det vad intervjuade erfar sällsynt att överklagande sker av kommunfullmäktiges beslut. Ett expedierat beslut från fullmäktige hamnar i inkorgen hos berörd nämnds/styrelses diarium. Medarbetare inom kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen mottar ärendet och skickar det vidare via Lex till en chef inom förvaltningen som i sin tur fördelar ärendet till en handläggare för genomförande. I ärendehanteringssystemet framgår vilken som är ansvarig för att följa ärendet och dess genomförande. Att ett fullmäktigebeslut har inkommit redovisas i regel inte som information i nämnder/styrelse. De förtroendevalda har ett eget ansvar att följa vad som beslutas i fullmäktige genom att ta del av sammanträdesprotokoll. I samband med att verkställande av ett ärende pågår kan handläggaren föra in noteringar från handläggningen i Lex. När ärendet bedöms vara slutfört meddelar handläggaren nämndsekreterare eller utredningssekreterare som markerar ärendet som avslutat i Lex. Om ärendet finns i fullmäktiges beslutslogg kontaktar kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen förvaltningen och markerar ärendet som färdigt i beslutsloggen. Vid intervjuerna med kommunstyrelsens ledamöter framkom att utgångspunkten är att alla beslut ska verkställas. Verkställande eftersträvas att äga rum så snart som möjligt med hänsyn till hur verkställande instans prioriterar ärendet i förhållande till andra uppdrag. Det finns ett stort spann beträffande vilka insatser som krävs för att verkställa olika beslut från fullmäktige. En del beslut kan implementeras på kort tid medan andra beslut innebär en längre genomförandeprocess. Verkställandetiden såväl som ärendets prioritering varierar med förutsättningarna i det enskilda fallet. Återrapportering Utifrån vad som har framkommit i granskningen finns för de flesta beslutstyper kommungemensamt tillämpade rutiner för återrapportering av verkställande till fullmäktige. Beroende på typ av beslut inbegriper återrapporteringen redovisning vid tertial- och årsbokslut, egna ärenden, övriga redovisningar i fullmäktige och delgivningar via fullmäktiges beslutslogg. Rutinerna är inte samlade och nedtecknade. För beslut som inte omfattas av beslutsloggen och som fullmäktige därmed inte förväntar sig särskild återrapportering för, saknas tydliga rutiner för uppföljning. Vid intervjuerna framkom att det kan tydliggöras på vilket vis återrapportering till fullmäktige förväntas ske för olika typer av beslut. Att ta fram återrapportering kan ställa krav på betydande arbetsinsatser från verksamheterna varför det är viktigt att resultatet är relevant och efterfrågat. Vid intervjuerna har framkommit att det varierar huruvida uppföljning av verkställande redovisas till ansvarig nämnd/ styrelse. I stickprovsgranskningen finns exempel (nr 8, 10, 18) på att beslut har återredovisats till fullmäktige via beslutsloggen utan att ha behandlats i ansvarig nämnd/styrelse. Förtroendevalda får i dessa fall indirekt tillgång till uppföljningen genom att ta del av fullmäktiges sammanträdesprotokoll och beslutslogg. Kommunstyrelsen får redovisning av delegationsremisser månatligen. När ett uppdrag i beslutsloggen är slutfört aktiveras ett meddelande i ärendehanteringssystemet Lex till kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen. Utredningssekreterare markerar då uppdraget som slutfört med en bock i beslutsloggens klarkolumn. I statuskolumnen beskrivs vidare med 11
färgmarkerad text kortfattat vilka insatser som har genomförts i uppdraget. Kommunfullmäktige får sedan information om att uppdraget har återredovisats genom att behandla beslutsloggen på närmast följande sammanträde. Bocken är kvar i beslutsloggen under ett sammanträde efter det att den tillfördes för att visa att uppdraget är slutfört. Inför nästföljande sammanträde rensas det avslutade uppdraget ur beslutsloggen. Utifrån vad som har beskrivits vid intervjuerna sker återrapportering till fullmäktige ibland i form av ett eget ärende. Återrapportering i form av eget ärende passerar alltid via kommunstyrelsen och dess arbetsutskott mot bakgrund av kommunstyrelsens beredningstvång. Följaktligen håller sig kommunstyrelsen uppdaterad om status över berörda verkställda uppdrag. Många gånger återredovisas emellertid inte uppdrag som ett eget ärende utan återrapporteringen kommer till kommunfullmäktiges kännedom genom behandling av kommunfullmäktiges beslutslogg och tillhörande informationspunkt på sammanträden. I dessa fall får såväl kommunstyrelsen som nämnderna också del av beslutsloggen som information eftersom de har tillgång till fullmäktiges beslutsunderlag. Nämndernas årliga redovisning 16 av verksamhet enligt delegation från kommunfullmäktige utgör enligt vad de intervjuade har beskrivit ett tillfälle för fullmäktige att få reda på hur nämnderna har förvaltat sina uppdrag. Det förekommer uppdrag från kommunfullmäktige som inte hanteras av kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen och som därmed inte förs in i fullmäktiges beslutslogg. Det kan exempelvis vara uppdrag om ekonomisk återrapportering kopplat till byggprojekt. Denna typ av ekonomisk återrapportering ansvarar enligt vad som framkommit vid intervjuerna ekonomiavdelningen för och bevakar att eventuella tillhörande tidplaner följs. Sammanfattande modell Hanteringen av fullmäktiges beslut, såsom den har beskrivits vid intervjuerna, kan sammanfattas i följande modell; KF beslut Expediering till berörda Diarieföring som ska återredovisas tillförs KFs beslutslogg Mottagande hos berörda Diarieföring hos mottagare Ärende fördelas till chef och handläggare Verkställande sker Eventuell behandling i nämnd/ks För uppdrag i KFs beslutslogg uppdaterar KLFs stab status i KFs beslutslogg Återrapportering till KF Policys - revideras gm eget ärende Särskilda direktiv - via tertial- & årsredovisning Årlig redovisning från nämnderna Ej färdigberedda medborgarförslag och er redovisas till KF 2 ggr/år i beslutslogg - till KF varje sammanträde /beslut utanför beslutslogg - ingen viss rutin 4.2.2. Bedömning Genom tillämpade rutiner bedömer vi att kommunstyrelsen och nämnderna i flera avseenden har en tillfredställande hantering och kontroll över att fullmäktiges beslut genomförs och återrapporteras till fullmäktige. Vi bedömer det vara ett utvecklingsområde att dokumentera 16 Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2005-10-31 166. 12
arbetsgången. Användningen av fullmäktiges beslutslogg, som omfattar de uppdrag som fullmäktige vill ha särskild återrapportering om, ger i vår bedömning en systematisk bevakning av att de beslut som ingår i loggen verkställs och återrapporteras. Emellertid kan förutsättningarna för att ett beslut ska placeras i beslutsloggen i vår mening definieras tydligare. Vi bedömer en brist i att det saknas uppföljningsrutiner beträffande fullmäktigebeslut om uppdrag, som inte omfattas av beslutsloggen. Vår bedömning är att integrering av beslutsloggen i ärendehanteringssystemet med fördel kan övervägas i syfte att öka effektivitet, säkerhet och kontroll vid uppföljning av kommunfullmäktiges beslut. Utifrån fullmäktiges beslutslogg finns i vår bedömning en översiktlig mängd ännu ej verkställda beslut, företrädesvis kopplat till er. De flesta av dessa ärenden hänför sig till innevarande och närmast föregående år varför vår bedömning är att få ärenden har en verkställandetid som drar ut på tiden. För att nämnder och styrelse ska ha tillräcklig kontroll över verkställande och återrapportering av beslut som tilldelas dem är det i vår bedömning väsentligt att rutiner finns som säkerställer tillräcklig information till ansvariga. Följaktligen finner vi det problematiskt att fullmäktiges beslut i regel inte tas upp för information i mottagande nämnd/styrelse samt att ansvarig nämnd/styrelse inte alltid behandlar återrapportering av ärendet. För att säkerställa kontrollen över att fullmäktiges beslut genomförs enligt intentionen är det i vår bedömning viktigt att tydliggöra formerna för vilken återrapportering fullmäktige förväntar sig beträffande olika typer av beslut, inte minst de beslut som inte omfattas av beslutsloggen. När det gäller kommunfullmäktigebeslutens utformning förekommer ibland oklarheter. Vår bedömning är följaktligen att det finns behov av att säkerställa tydlighet i vilken instans som är mottagare av ett uppdrag. Vidare behövs i vår mening förtydligas hur samordningen av uppdrag som involverar flera nämnder/verksamheter ska hanteras vid verkställande och återrapportering av beslut. 4.3. Avvikelser från kommunfullmäktiges beslut 4.3.1. Iakttagelser Avvikelse från beslut kan gälla att beslut inte har varit möjligt att verkställa, till delar eller i sin helhet. Avvikelse kan vidare innebära att verkställande inte har skett inom specificerad tid eller att verkställandet på annat sätt inte har skett i enlighet med beslutet. I samband med granskningen har det inte framkommit att det finns tydliga rutiner för avvikelsehantering. Vid händelse av att uppdrag inte är utförda i sin helhet utan bara delvis kvarstår de enligt vad som har beskrivits vid intervjuerna i beslutsloggen tills fullständig återrapportering har skett. Vad de intervjuade inom kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen erfar har inte konstaterade avvikelser från fullmäktigebeslut förekommit under de senaste åren. De har heller inte aktualiserats att kommunfullmäktige har upphävt något beslut, med anledning av att det inte har kunnat verkställas. Det finns ingen uttalad rutin i ärendehanteringen om att ange en tidsram för när verkställda beslut ska återrapporteras till fullmäktige. Följaktligen är det inte heller vanligt förekommande att avvikelser kopplade till verkställandetid noteras. Vid intervjuerna framfördes att det är viktigt att beslut verkställs i rimlig tid och inte ligger kvar som öppna ärenden längre än nödvändigt. Genom rutinen med löpande genomgång och bevakning av fullmäktiges beslutslogg anser intervjuade att det finns tillräcklig kontroll över att beslut verkställs och återredovisas i rimlig tid. Beslutsloggens statuskolumn kan även ge information om orsaker och förklaringar till avvikelser i uppdrag. 13
Vidare finns möjlighet för fullmäktigeledamöter att ställa frågor i samband med sammanträdens informationspunkt kopplad till beslutsloggen. Utifrån vad som har beskrivits vid intervjuerna är uppkomna avvikelser från fullmäktiges beslut vanligen kopplade till ekonomi och budgetunderskott. Nämnderna kommunicerar, förklarar och formulerar åtgärder för dessa avvikelser i samband med månadsvisa uppföljningar till kommunstyrelsen och vid tertialvis rapportering till fullmäktige. Vid intervjuer med kommunstyrelsens ledamöter framkom att formuleringar i kommunfullmäktiges beslutade policys under senare år har utvecklats till att ange mer övergripande inriktningar och mål för verksamheterna. Tidigare var skrivningar i styrdokumenten mer detaljerade vilket innebar att avvikelser lättare uppkom att ta ställning till. Återkommande anpassningar av styrdokumenten aktualiserades vilket föranledde att nya beslut behövde tas av fullmäktige. Nuvarande utformning av styrdokumenten uppfattas av de intervjuade som mer funktionell och långsiktigt hållbar än tidigare och borgar för att revideringar inte är nödvändiga i samma utsträckning. Mindre avvikelser i verkställandet av uppdrag behöver numera inte särskilt hanteras så länge uppdragen i tillräcklig utsträckning bedöms följa den beslutade inriktningen. Vid intervjuerna framkom att medborgarförslag och er är vanligt förekommande i Örnsköldsviks kommun. Vid intervjuerna har beskrivits att företrädare för kommunstyrelsen har lyft fram vikten av att kommunen skyndsamt besvarar er och medborgarförslag. Enligt fullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen två gånger om året redovisa de medborgarförslag och er som inte har beretts färdigt. Örnsköldsviks kommuns målsättning är att en bör vara färdigbehandlad inom sex månader. Vi har tagit del av kommunstyrelsens redovisning av er och medborgarförslag vilkas beredning inte är slutförd, våren 2018 17. I ärendena framgår att kommunledningsförvaltningen har inhämtat kommentarer från berörda förvaltningar som har fått erna och medborgarförslagen på remiss. Utifrån förvaltningarnas svar har en förteckning sammanställts. Kommunledningsförvaltningens kommentar är att föregående redovisning i oktober 2017 återstår sju er att behandlas i kommunfullmäktige, varav tre er saknar yttrande från berörd nämnd. Utifrån förgående redovisning i oktober 2017 återstår ett medborgarförslag som återremitterades i kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid stickprovsgenomgången har noterats två er och ett medborgarförslag där svarstiden har överskridit lagkravet ett år. 4.3.2. Bedömning Vad gäller uppföljning av avvikelser beträffande beredning av medborgarförslag och er, bedömer vi att kommunstyrelsen har tillfredställande rutiner genom att två gånger om året redovisa de medborgarförslag och er som inte har beretts färdigt med tillhörande förklaringar. Utöver avvikelseuppföljning kopplat till beredningstiden av er och medborgarförslag, är vår bedömning att det kan förtydligas vad som utgör en avvikelse vid verkställande av fullmäktiges beslut samt rutiner för hur avvikelser ska värderas, hanteras och återrapporteras. I granskningen har noterats att det inte finns en rutin att ange en tidpunkt för när beslut ska återrapporteras till fullmäktige. Att många beslut saknar återrapporteringsdatum bekräftas av den stickprovsgenomgång som skett i samband med granskningen. I vår mening kan en 17 Kommunfullmäktiges protokoll 2018-04-23 48, 49. KS protokoll 2018-04-03 54, 55. 14
tidsangivelse för återrapportering till fullmäktige av verkställandets status underlätta uppföljning av om utfärdade uppdrag verkställs inom rimlig tid och synliggöra avvikelser. Vår bedömning är att hanteringen beträffande beslutsloggens Färdig tid - kolumn behöver förtydligas. 15
5. Granskning av utvalda beslut 2016-2017 5.1. Iakttagelser I detta avsnitt redogör vi för iakttagelser avseende de 22 kommunfullmäktigebesluten som vi har följt. En förteckning över samtliga granskade beslut finns i bilaga 2. I denna förteckning framgår vari respektive uppdrag består, vilken nämnd som ansvarar för det och om det har verkställts och återrapporterats. De 22 granskade besluten fördelar sig enligt följande: kopplade till Övriga uppdrag 14 st (64 %) 5 st (22 %) kopplade till medborgarförslag 3 st (14 %) Kommunstyrelsen är ansvarig för ungefär hälften av de 22 ärendena och involverad i ytterligare ett par. Genomgången av de 22 granskade besluten från kommunfullmäktige visar att: Formalia I fyra ärenden (nr 6, 11, 19, 21) är det inte tydligt specificerat i kommunfullmäktiges beslut vilken instans som är mottagare av uppdrag. I tre beslut (2, 3, 4) anges fler än en mottagare av uppdraget. 11 st, hälften av ärendena (nr 3, 5, 6, 9, 11, 13, 17, 19, 20, 21, 22), har inte tillförts fullmäktiges beslutslogg. Verkställighet 14 beslut (64 %) (nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 17, 18) har verkställts helt eller delvis. Bedömningen utgår från klarmarkerade uppdrag i fullmäktiges beslutslogg samt från uppgifter som har lämnats från förvaltningarna vid granskningen. Fem uppdrag (nr 4, 8,10,12,18), (23 %), har klarmarkerats i beslutslogg. Vi har noterat att ärende (nr 2) har tagits bort från beslutsloggen utan att det, befintlig dokumentation, tillfullo har slutförts. 8 uppdrag (36 %) (nr 7, 14, 15,16, 19, 20, 21, 22) har inte verkställts. Alla uppdrag som inte har verkställts är enligt uppgift från förvaltningen pågående ärenden. I ett antal ärenden som inte har följts upp via beslutsloggen (samt ärende nr 2 som borttagits ur loggen utan tydlig klarmarkering) har vi ställt frågan om status för verkställande av uppdrag till berörd förvaltning. I flera av de svar som har erhållits (nr 2, 5, 6, 11, 13, 17) har ett antal åtgärder beskrivits som vidtagits i linje med uppdraget, varvid vi har dragit slutsatsen att ett verkställande har skett helt eller delvis i ärendet. Vi kan i dessa fall inte uttala oss om fullständigheten i verkställandet eller om fullmäktiges bedömning av verkställandet. Återrapportering Status för verkställighet för 11 beslut (50 %), (nr 1, 2, 4, 7, 8, 10, 12, 14, 15, 16, 18) har återrapporterats till kommunfullmäktige via beslutslogg till och med juni 2018. Ett beslut (nr 5) har enligt uppgift återrapporteras till fullmäktige i augusti 2018 genom interpellationssvar. Av de tre granskade besluten där uppdrag ges till fler än en mottagare har ett uppdrag (nr 3) inte återrapporterats till fullmäktige. 16
För sju beslut (nr 1, 4, 9, 12, 19 och delvis för nr 2, 3) har protokollförd återrapportering skett till ansvarig nämnd beträffande status för verkställighet. Inget beslut har protokollförd återrapportering till kommunstyrelsen beträffande status för verkställighet. Ett uppdrag (nr 10) är tidsatt genom att det anges när uppdraget ska vara genomfört. Status för verkställighet för tio beslut (nr 3, 6, 9, 11, 13, 17, 19, 20, 21, 22) har vad som kan utläsas i ärendehandlingarna inte återrapporterats till kommunfullmäktige. Dessa ärenden sammanfaller i huvudsak med dem som inte har omfattats av fullmäktiges beslutslogg. Utifrån granskade ärenden kan noteras att det i kommunfullmäktiges beslut i regel inte framgår huruvida en redovisning ska ske till kommunfullmäktige. Vid intervjuerna framkom att de uppdrag som fullmäktige förväntas få särskild återrapportering om införs i beslutsloggen samt markeras med en särskild ärenderubrik. För de fem ärenden som har återrapporterats som verkställda till kommunfullmäktige via beslutsloggen, framgår i tre fall (nr 8, 10, 18) inte av ärendets dokumentation att det finns en protokollförd återrapportering till berörd nämnd om verkställandet. Beredningstid er och medborgarförslag Sex er (5, 12, 14, 19, 21, 22) har besvarats inom ett halvår i enlighet med kommunens målsättning. Beredningstid för sex er (nr 3, 6, 8, 11, 15, 20) uppfyller inte kommunens mål avseende svarstid inom ett halvår. Två er (nr 1, 2) har noterats där svarstiden överskrider lagkravet ett år. Två medborgarförslag (nr 17,18) har besvarats inom ett år. Ett medborgarförslag (nr 7) har besvarats senare än lagkravet ett år. 5.2. Bedömning Mot bakgrund av att hälften av granskade uppdrag från kommunfullmäktige inte har tillförts beslutsloggen, finns i vår bedömning risk för bristande kontroll beträffande verkställande och uppföljning av dessa beslut. Vidare bedömer vi att det kan förtydligas förutsättningar för när verkställande av beslut ska anses ha ägt rum och vilken återrapportering som förutsätts till fullmäktige och till ansvarig nämnd/ styrelse. 17
6. Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen delvis säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt att det delvis finns ett ändamålsenligt system för återrapportering av genomförda uppdrag och avvikelser från dessa. Vår bedömning grundar sig på att genom tillämpade rutiner har kommunstyrelsen och nämnderna, för flera av kommunfullmäktiges beslutstyper, en tillfredställande hantering och kontroll över att fullmäktiges beslut genomförs och återrapporteras till fullmäktige. Rutiner för avvikelsehantering finns inte framtagna utöver uppföljning av beredningstiden kopplat till er och medborgarförslag. Vi bedömer det vara ett utvecklingsområde att dokumentera arbetsgången samt tydliggöra former för verkställande och återrapportering som täcker in samtliga typer av fullmäktiges beslut, i synnerhet för de beslut som inte ingår i beslutsloggen. Kommunstyrelsens uppgift att övervaka att kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs bedömer vi kan tydliggöras i samband med revidering av reglementen. I övrigt kan våra iakttagelser och bedömningar sammanfattas enligt följande: Fullmäktiges beslutslogg Användningen av beslutsloggen innebär systematisk bevakning av att de kommunfullmäktigebeslut som ingår i loggen verkställs och återrapporteras. Beslutsloggen innehåller få ärenden med en verkställandetid som drar ut på tiden. Det kan tydliggöras förutsättningar för att ett beslut ska placeras i beslutsloggen. Hanteringen beträffande Färdig tid - kolumnen behöver förtydligas. För övriga fullmäktigebeslut om uppdrag, som hamnar utanför beslutsloggen, saknas en tydlig uppföljningsrutin formulerad. o Mot bakgrund av att hälften av granskade beslut i stickprovet inte har tillförts beslutsloggen finns risk för bristande kontroll beträffande verkställande och uppföljning av dessa beslut. Integrering av beslutsloggen i ärendehanteringssystemet kan med fördel övervägas i syfte att öka effektivitet, säkerhet och kontroll vid uppföljning av fullmäktiges beslut. Politisk behandling, verkställande och återrapportering Fullmäktiges beslut tas i regel inte upp för information i mottagande nämnd/styrelse och ansvarig nämnd/styrelse behandlar inte alltid återrapportering av ärendet. Det är viktigt att rutiner finns som säkerställer tillräcklig information till berörd nämnd/styrelse avseende verkställandet av fullmäktiges beslut. Förutsättningar kan förtydligas för när verkställande av beslut ska anses ha ägt rum. Formerna för vilken återrapportering fullmäktige förväntar sig beträffande olika typer av beslut kan förtydligas, inte minst för de beslut som inte omfattas av beslutsloggen. En rutin saknas beträffande att ange en tidpunkt för när beslut ska återrapporteras till fullmäktige. I vår mening kan en tidsangivelse för återrapportering till fullmäktige av verkställandets status underlätta uppföljning av om utfärdade uppdrag verkställs inom rimlig tid och synliggöra avvikelser. Formalia Det finns behov av att säkerställa att det i fullmäktigebeslut alltid är tydligt vilken instans som är mottagare av ett uppdrag. Vidare behövs förtydligas hur samordningen av uppdrag som involverar flera nämnder/verksamheter ska hanteras vid verkställande och återrapportering av beslut. Avvikelser Det kan förtydligas vad som utgör en avvikelse vid verkställande av fullmäktiges beslut samt rutiner för hur avvikelser ska värderas, hanteras och återrapporteras. 18
Revisionsfråga På vilket sätt säkerställs att fullmäktiges beslut verkställs av styrelsen och nämnderna? Återrapporteras verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Vilka olika typer av åtgärder vidtas vid identifierad avvikelse från fullmäktigebeslut? Finns en tydlig och formaliserad rolloch ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen, nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av fullmäktigebeslut? Sker uppföljning av fullmäktigebeslut inom rimlig tid efter beslut? Svar Fullmäktiges beslut expedieras till berörd instans och tilldelas en ansvarig chef och handläggare via ärendehanteringssystemet. Rutiner finns för verkställande och återrapportering för flera typer av fullmäktigebeslut. För fullmäktigebeslut som inte omfattas av beslutsloggen, saknas en tydlig uppföljningsrutin av verkställandet. Delvis. Dels sker återrapportering från utföraren direkt till fullmäktige genom formell och muntlig redovisning. För uppdrag via beslutsloggen ombesörjer kommunledningsförvaltningens stab, nämndadministrationen statusuppdatering inför varje sammanträde. En tydlig uppföljningsrutin saknas för fullmäktigebeslut som inte omfattas av beslutsloggen. Budgetavvikelser redovisas i samband med tertial- och årsuppföljning. Utöver avvikelseuppföljning kopplat till beredningstiden av er och medborgarförslag saknas tydliga avvikelsehanteringsrutiner. Tidsatta uppdrag är sällsynta. I beslutsloggen framgår aktuell status för de ingående uppdragen. Vad gäller ekonomiska avvikelser kommuniceras behov, förutsättningar och planerade åtgärder. i beslutsloggen kvarstår där tills de är helt slutförda. I övrigt har inte framgått tydliga rutiner för identifiering och hantering av avvikelser. Ja, roll- och ansvarsfördelningen är tydlig intervjuer och framgår av styrdokument. Samsyn råder kring politikens och förvaltningens olika roller. I samband med revidering av reglementen kan kommunstyrelsens uppgift att övervaka att kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs förtydligas. Vad som är rimlig verkställandetid varierar mellan besluten. Vår bedömning är att få ärenden, som finns i fullmäktiges beslutslogg, har en verkställandetid som drar ut på tiden. Uppföljningsrutin saknas för fullmäktigebeslut som inte omfattas av beslutsloggen. Örnsköldsvik den 11 september 2018 Anna Nordlöf Certifierad kommunal revisor 19
Bilaga 1 Källförteckning Intervjuade funktioner: Kommunledningskontorets stabschef Utredningssekreterare Kommundirektör Kommunfullmäktiges ordförande och vice ordförande Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande Bildningsnämndens ordförande Dokument: Arbetsordning för kommunfullmäktige, antagen av kommunfullmäktige 28 mars 2011 51. Senaste ändring beslutad av kommunfullmäktige 27 mars 2017, 44. Reglemente för kommunstyrelsen, antaget av KF 2010-12-20 213, senast ändrad av KF 2017-02-27 7. Reglementen för alla nämnder, s 12. Antagen av kommunfullmäktige den 20 december 2010 213. Underlag till stickproven i form av protokollsutdrag och tillhörande ärendehandlingar. Kommunfullmäktiges beslutslogg för åren 2016 juni 2018. Riktlinje för ekonomistyrning 2018-05-28, Antagen av ekonomidirektör 2018, Kst/2017:829.