En väg till framgångsrik samverkan Dra nytta av Kronobergs och Jönköpings erfarenheter
Länsstyrelsernas uppdrag är tydligt: Information, samordning och stöd för att främja en anslutning till Rakel. Behovet hos användarna att hitta effektiva processer och metoder för samverkan är stor. I stort som smått, i vardag och kris. Hur och när Rakel ska användas är naturligtvis en viktig gemensam fråga, men också information och utbildning vinner på ett gott och etablerat samarbete mellan länets alla aktörer. I den här foldern låter vi länsstyrelserna och ett antal aktörer i Kronobergs och Jönköpings län dela med sig av värdefulla erfarenheter som de gjort de senaste åren inom sitt gemensamma Rakelprojekt.
Rakel underlättar, utvecklar och ger nya förutsättningar till samverkan En framgångsrik modell och metod för samverkan mellan olika användarorganisationer och två grannlän är resultatet när nu Kronobergs och Jönköpings län utvärderat sitt gemensamma projekt för anslutning till Rakelsystemet. När det gäller Rakel startade vi från grunden och har efter hand skapat en fungerande struktur att jobba efter i planeringen och införandet, konstaterar Lars-Peder Johansson, Kronobergs län, som tillsammans med Kurt Lindberg, Jönköpings län, startade projektet. Stora delar bygger på den goda samverkansgrund som redan fanns, men som behövde föras över från de olika analoga systemen till det digitala och gemensamma Rakel. Erfarenheter av samverkan och ledningstänket var Jönköpings läns främsta bidrag i projektet, medan Kronobergs län, som tillhör en tidigare utbyggnadsetapp av Rakel, främst bidrog med teknisk kunskap om systemet. Dessutom engagerades tidigt både Ola Siljedahl och Göran Bertilsson från Rikspolisstyrelsen respektive SOS Alarm AB. Därmed höjdes projektets samlade Rakelkunskap rejält. Bengt Rålin, Landstinget Kronoberg Lars-Peder Johansson, Länsstyrelsen i Kronobergs län God vana att samverkan fanns redan Startskottet för det så kallade Projekt FoG-Rakel blev ett beslut i Kronobergs regionala råd att införa Rakel åtminstone på ledningsnivå. Detta innebar att alla aktörer i Kronobergs län blev involverade i Rakelinförandet, konstaterar Lars-Peder Johansson. Ett länsbeslut var en förutsättning för att alla skulle bli intresserade och aktiva i processen. Vi hade en samsyn om att Rakel var det system som skulle ersätta alla övriga under en lång tid framöver. Detta beslut innebar också att projektgruppen helt kunde lämna frågor kring kostnaderna kopplade till Rakel därhän. Projektets primära mål och syfte var istället att hitta en modell och en metod som underlättar för kommunala och landstingskommunala aktörers anslutning till Rakel som bygger på samverkan. I både Kronoberg och Jönköping finns en vana att samverka inom såväl beredskapsarbetet som operativt i samband med kriser eller olyckor. Prestigevallen mellan olika organisationer är sprängd sedan länge. Det är gruppen oerhört glad över idag. Joakim Karlsson, Värends räddningstjänst Jörgen Nordman, Combitech En sådan kultur är svårt att skapa, den måste uppstå naturligt och levas fram i verklig heten, säger Joakim Karlsson, representant för räddningstjänsterna i Kronoberg. Det sitter i ryggmärgen på oss alla. Vi måste lösa större kriser i länet gemensamt. Kunskap gör det lätt att förstå nyttan Han fortsätter genom att påtala vikten av att alla användarorganisationer kommer med i processen redan från början, även de som inte vill vara med fullt ut i första läget. Att vara med i planering och uppstart ger viktiga kunskaper och en möjlighet att påverka riktlinjerna för samverkan. Nyttan och värdet av en anslutning till Rakel blir tydligare ju större kunskaper man får, konstaterar Joakim Karlsson. Arbetet med det här projektet har varit mycket större än vi från början hade räknat med, men vi har hela tiden varit övertygade om att det är rätt väg att gå.
Genom att använda scenarier från tidigare händelser kan man analysera vilka behov Rakel kan lösa. Bild från stormen Gudrun januari 2005. En viktig slutsats och ett tips till andra län är att lägga kraft på att arbeta efter en genomtänkt realistisk tidsplan. Den måste ta hänsyn till behovet av att viss kalendertid förflyter mellan olika steg, och att involverade organisationer behöver egen arbetstid. Även Jörgen Nordman, extern konsult och med i projektgruppen som kunskaps- och tekniskt stöd, håller med om att kunskap är en viktig del i införandet av Rakel. En idé kan vara att börja med en gemensam utbildning för de som ska delta i projektet, Vi ska ju in i samma digitala framtid säger han. En viktig bieffekt är att när människor träffas lär de också känna varandra och utökar sina nätverk. Och det är mer naturligt att samverka och utvecklas tillsammans med den man känner väl. Nyckelord: Samverkan mellan Händelser bryr sig, som vi alla vet, inte om länsgränser. Därför är ytterligare en framgångsfaktor det faktum att projektet har involverat aktörer i två grannlän. Både Kronoberg och Jönköping har ytterligare fyra grannlän. Samverkan behöver dock inte begränsas till dem som ligger närmast. Jönköpings län har tidigare erfarenhet från insatser även i län som inte gränsar det till egna. Samverkan måste kunna ske nationellt. Man kan säga att nyckelorden hela tiden har varit samverkan mellan, säger Lars-Peder Johansson. Samverkan mellan organisationer, samverkan mellan olika kommuner i länet och samverkan mellan flera län. Rakel kan, förutsatt bra planering, förbättra förutsättningarna för samverkan. Vårt analoga arv ser mycket olika ut, därför måste det finnas ödmjukhet i projektet, fortsätter han. Vi ska ju in i samma digitala framtid. Analysera sambandsbehov Projektets första workshop gav svar på många frågor som rör behovet av samverkan och samband i länet i händelse av en kris eller olycka. Genom att använda kända scenarier från tidigare händelser och identifiera de samband som behövdes för att hantera krisen, fick man en analys och tydliga besked om vilka behov Rakelsystemet måste lösa. Workshopen gav oss en gemensam bild av nuläget. Vi fick också möjlighet att fånga upp behov som våra gamla system inte kunde täcka upp för, konstaterar Bengt Rålin, Rakel-projektledare inom Landstinget Kronoberg. Projekt FoG-Rakel är nu formellt avslutat. En fungerande struktur för samverkan i Rakelsystemet finns för blåljussektorn. Idag samordnar vi våra insatser så att vi får den effekt vi vill uppnå, säger Lars-Peder Johansson. Vi har fått ett enhetligt system för radiokommunikation för hela länet på högsta ledningsnivå och inom räddningstjänsterna.
Viktiga delar i FoG-projektet En realistisk tidsplan som gav utrymme även för eget arbete och intern förankring hos användarorganisationerna är viktigt. Ett länsövergripande beslut togs att införa Rakel på minst ledningsnivå. Förutom polisen (som redan var ansluten), omfattade beslutet även landstingen, räddningstjänsterna, respektive kommunledning och länsstyrelserna. Projektorganisationen sattes med styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp. Även externt konsultstöd med kompletterande teknisk kompetens knöts till projektet. Länsgemensamma ansökningar om kompetensstöd skickades till MSB och beviljades. En första workshop genomfördes i syfte att kartlägga samverkans- och sambandsbehov vid insats. Tydliggjorde det analoga arv som skulle överföras till digitala Rakel. Arbetet med att skapa gemensamma talgrupper för hela länet skapade förutsättningar för samverkan. En kommunal räddningstjänst valdes ut som pilot i arbetet med att ta fram en operativ kommunikationsplan, OKP. Arbetet gav en värdefull mall som godkändes av MSB och sedan kunde återanvändas inom övriga organisationer. Detta gav samsyn kring användningen och effektiviteten i arbetet. I syfte att diskutera samverkan i Rakel anordnades ett seminarium Samverkan i Rakel i samverkan dit grannlän och centrala aktörer bjöds in att diskutera mål, krav och förutsättningar för samverkan. Detta blev ett viktigt avstamp för det fortsatta arbetet med samverkan i Rakel på nationell nivå. En viktig milstolpe för införandet i Kronobergs län, var det sambandsprov som genomfördes med Krissamverkan Kronoberg. Här konstaterades att samverkansledning kan bedrivas i Rakel. En andra workshop genomfördes i syfte att testa den uppsättning av talgrupper som projektet hade identifierat för intern kommunikation och samverkan inom och mellan RAPS-organisationer. Projektet utvärderades, projektrapport skrevs och presenterades för styrgruppen och projektägaren. Anslut fler verksamheter Nästa steg och uppgift för länsstyrelserna kräver arbete motsvarande FoG-projektet även för annan kommunal- och samhällsviktig verksamhet. Annars begränsas värdet av Rakel för kommunerna samtidigt som det finns en risk att anslutningsviljan minskas från en redan låg nivå. Samverkanstanken måste vara ledande för all samhällsviktig verksamhet, konstaterar Börje Karlsson, som jobbar med Rakel i Jönköpings län. Det krävs bland annat gemensamma benämningar på talgrupper och funktioner. Eftersom verksamheten organiseras olika i kommunerna, måste det arbetet grundas på de minsta enheterna, till exempel en enskild hemtjänstpatrull eller en enskild snöjour. Samhällets förmåga att klara extraordinära händelser kräver resurser som inte längre finns i enskilda kommuner. Att låna resurser från en annan mindre drabbad kommun på nära eller längre håll för att till exempel klara en extrem väderhändelse eller pandemi, behöver underlättas.
Konkreta tips Varje län har olika förutsättningar och står inför sina egna utmaningar när Rakel ska införas. Ta till er de tips som fungerar för er, och anpassa de andra så att de passar aktuella användare och behov. Fatta ett länsövergripande beslut om anslutning till Rakel som involverar alla tänkbara och framtida användarorganisationer. Rådet är samstämmigt med MSB:s rekommendation från 2007. Ger aktiva och intresserade aktörer i projektet. Bestäm en lägsta nivå på införande för att samverkan mellan aktörerna ska kunna fungera. Identifiera områden för införande av Rakel och gör det stegvis och läns gemensamt vid bestämda tidpunkter. Beslut bör tas inom samverkansorgan. Släpp all prestige och se nyttan med att samverka. Ger öppna och givande diskussioner, långsiktiga beslut och de bästa förutsättningarna för samband i händelse av kris eller olycka. Ger förutsättningar för ett gemensamt ansvar handlar inte om att någon ska ta över ansvaret från varandra. Tillsätt styrgrupp och projektgrupp med personer som känner engagemang, tror på syftet och bär med sig värdefulla nätverk. Ta hjälp av extern konsult som kompletterar projektet med teknisk kompetens. Utse även en formell och kunnig projektledare. Det ökar tydligheten, både internt och externt. Gör en gemensam ansökan om kompetensstöd från MSB. Rakel är ett samverkansverktyg det måste planeras och genomföras tillsammans, och inte av enskilda lokala användare. Annars missar man målet. Gör en genomtänkt och realistisk tidsplan för projektet. Ta hänsyn till behovet av att viss kalendertid förflyter mellan olika steg, samt att involverade organisationer behöver egen arbetstid. Börja arbetet med de kommunala räddningstjänsterna. Underlättar införandet i övrig kommunal verksamhet eftersom räddningstjänsterna har störst erfarenhet inom radiokommunikation. Låt även organisationer som inte går med fullt ut vara med i processen. Ju mer kunskaper om nyttan och värdet med Rakel desto med positiva tongångar. Bjud in till grundläggande utbildning om Rakel och möjliga tjänster. Gärna som ett startskott i länet! Ger mer fruktsamma diskussioner och skapar större förutsättningar för samverkan. Viktigt att alla använder samma terminologi. Människor som ska samverka lär känna varandra. Nya nätverk skapas. Skapa talgrupper som är gemensamma för hela länet. God samverkan kräver gemensamma talgrupper som till stor del måste finnas statiskt. Det är just i planerandet av talgrupper som Rakel kan bidra till samverkanstänket. Involvera flera län i samma process. En kris eller olycka berör ofta även ett eller flera grannlän. Då är det nödvändigt att strukturerna för samband är desamma. Men se även längre än till grannlänet. Allt vanligare blir stödresurser från större avstånd. En workshop ger grunden till en ordentlig sambandsanalys. Hur samverkan och samband sker i de gamla analoga systemen ger en bild av vilka behov som måste tillfredställas även i Rakelsystemet. Identifierar befintliga brister som bör täckas upp i Rakel redan från start. Ger en gemensam bild av behov och nuläge. Men börja spelen med de små insatserna. Inse att Rakel inte bara är en teknikfråga utan även en viktig ledningsfråga. Låt lednings- och samverkanstänket vara styrande. Beakta att sann samverkan innebär att de olika användarna verkar inom varandras områden. Till exempel att brandmän dirigerar trafik eller utför sjukvård i väntan på ambulans, likväl som ambulansmän kan släcka en brand, eller polismän kan rädda en drunknande.
Stöd i Rakelanslutning Kompetensstöd för ökad kunskap Regeringen har avsatt hundra miljoner kronor i kompetensstöd i syfte att underlätta för kommuner och landsting att ansluta sig till Rakelsystemet. Ansökan sker till MSB. Pengarnas riktning är väl genomtänkt. Kommuner och landsting har en central roll i det svenska krishanteringssystemet och är i och med det viktiga Rakelanvändare. När alla med ansvar för krishantering snabbt och säkert kan kommunicera med varandra blir resultatet en stark svensk krisberedskap. Stödet kan till exempel användas till: Att identifiera de egna behoven av ledning och samband inför en anslutning. Att kartlägga Rakels fördelar för den egna organisationen. Projektmedel i samband med förankring och införande av Rakel. Utreda möjligheterna till samverkan med andra användarorganisationer i samband med anslutning. MSB är mycket positiv till att flera användarorganisationer ansöker om kompetensstöd tillsammans. Det ökar möjligheten att finna samverkans- och kostnadsfördelar genom ett större erfarenhetsutbyte. Detta har bland annat skett i Kronoberg och Jönköping. Här har man ansökt om, och beviljats kompetensstöd, i syfte att fördjupa arbetet med Rakel genom att bland annat kartlägga hur systemet kan användas utanför de områden som redan är anslutna det vill säga även inom kommunal verksamhet utanför räddningstjänsterna. Länsstyrelsen har ett viktigt uppdrag Länsstyrelserna har i uppdrag att bistå länets olika aktörer med information, samordning och stöd för att det främjar en anslutning till Rakelsystemet i länen. Uppdraget grundar sig på en överenskommelse mellan MSB och respektive länsstyrelse. Det finns ett behov hos användarorganisationerna att lokalt och regionalt hitta effektiva och praktiska modeller och metoder för samverkan. Det gäller till exempel informationsfrågor, utbildning och slutligen hur Rakelsystemet ska användas. Uppdraget har sin grund i bland annat länsstyrelsernas roll när det gäller krishantering. De har ett ansvar att koordinera olika aktörers förberedelser inför en kris inom det egna geografiska området. Genom sin kunskap och sina etablerade regionala nätverk har de möjlighet att bidra till att fler användare ansluter sig till Rakel. På så sätt ger systemet största möjliga samhällsnytta. Länsstyrelsen är dock inte beslutfattare. Varje användarorganisation bestämmer själv när det är dags att ansluta verksamheten till Rakel. Riktlinjer för samverkan i Rakel MSB ger ut Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel. Riktlinjerna är framtagna i samarbete med en mängd användarorganisationer. Syftet är att bidra till att öka samhällets krishanteringsförmåga genom effektivare samverkan med Rakel. Riktlinjerna beskriver hur samverkan möjliggörs ur ett nationellt, regionalt och lokalt perspektiv. Mer information om stöd från MSB och från andra myndigheter inför en anslutning till Rakel www.msb.se/rakelstod
ADVANT PRODUKTIONSBYRÅ RAKEL DET SJÄLVKLARA VALET Vår vision är att Rakelsystemet ska vara det självklara valet av kommunikationslösning för att möjliggöra ledning och samverkan till vardags och i kris inom all samhällsviktig verksamhet. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) 651 81 Karlstad Tel 0771-240 240 www.msb.se Publ. nr MSB 0158-10