Kallelse Sida Fastighetsnämnd 2019-01-30 1(2) Box 153 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se Plats: Rådhuset Sammanträdesdatum: 2019-01-30 Tid: 13:00-15:00 Förtroendepersonsutbildning i Rådhuset, KFsalen. 15:15 Fastighetsnämnd i Rådhuset, sammanträdesrum Oskarström. Ordförande: Carl-Johan Berthilsson Sekreterare: Sofia Lyberg Kallade: Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Carin Söderberg (S), vice ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Torbjörn Johansson (C) Krister Karlsson (SD) Peter Vencel (S) Sven Palmkvist (M) Sawsan Sahli (S) Magnus Hedman (KD) Rasmus Eliasson (S)
Föredragningslista Sida Fastighetsnämnd 2019-01-30 2(2) Ärenden Tid 1. FN 16390 Val av protokollsjusterare 2. FN 16389 Godkännande av dagordning 3. FN 2019/00007 Fastighetsnämndens verksamhetsberättelse för 2018 4. FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut 5. FN 2019/00009 Information
Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret 2019-01-14 FN 2019/00007 Ärende FN 2019/00007 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Fastighetsnämnden Fastighetskontoret Bokslut och årsredovisning 2018 Fastighetskontorets förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden godkänner fastighetskontorets bokslut och verksamhetsberättelse inklusive måluppfyllelse, personalredovisning och internkontroll för år 2018. 2. Fastighetsnämnden lägger redovisningen av ombudgeteringar, resultatbalansering, uppföljning av arbetsmiljöarbete samt kompetensförsörjningsplan till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Enligt anvisningarna från kommunledningsförvaltningen ska förvaltningarnas kommentarer om resultat och verksamhet lämnas till kommunledningsförvaltningen senast den 14 januari 2019. Respektive nämnd ska godkänna materialet, vilket ska vara underlag för revisorernas granskning, kommunstyrelsens bokslutsberedning och kommunens årsredovisning. I dokumentet finns, utöver den ekonomiska rapporten och måluppfyllelse, även uppföljning av personalredovisning, internkontroll, uppföljning av arbetsmiljöarbete, kompetensförsörjningsplan 2019-2021 samt viktiga händelser under 2018. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden godkänner förslaget till bokslut och verksamhetsberättelse, inklusive måluppfyllelse, personalredovisning och internkontroll. Ärendets beredning Ärendet är berett inom förvaltningsstaben på fastighetskontoret och avdelningen för ekonomi på samhällsbyggnadskontoret. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Fastighetskontoret har upprättat bokslut i enlighet med anvisningar från kommunledningsförvaltningens avdelning för ekonomi och styrning. I samband med bokslutet har även verksamhetsberättelse skrivits. Analys och förslag Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2)
Tjänsteskrivelse Fastighetskontoret 2019-01-14 FN 2019/00007 Konsekvenser av förslaget Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2018 innehållande måluppföljning, ekonomisk rapport, personalredovisning samt internkontroll. 2. Kompetensförsörjningsplan 2019-2021 3. Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 4. Resultatbalansering 5. Ombudgeteringar Information om beslutet Fastighetskontoret Bo Lindmark, t.f. förvaltningschef Handläggare Malin Östlund, funktionschef ekonomi, Ulrika Ståhl, HR-ansvarig samt Sofia Lyberg, nämndsekreterare. Halmstads kommun, fastighetskontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2)
Verksamhetsberättelse 2018 Fastighetsnämnden Bokslut 2018
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 6 3.1 Mod och nytänkande... 6 3.2 Ekologiskt hållbar utveckling... 7 3.3 Riktningar... 9 4 Prioriteringar... 11 4.1 God hälsa och bra arbetsmiljö... 11 4.2 Internkontroll... 12 4.3 Utveckling av organisationskultur och värderingar... 13 5 Personalredovisning... 14 5.1 Kompetensförsörjning... 15 5.2 Sjukfrånvaro... 17 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 18 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 18 5.5 Arbetsskador... 18 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 19 5.7 Sammanfattande analys... 19 6 Ekonomisk redovisning... 20 7 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall)... 30 8 Väsentliga händelser... 31 9 Internkontroll... 32 9.1 Verksamhet... 32 9.2 Styrning... 32 9.3 Ekonomi... 34 9.4 Lagar, riktlinjer och planer... 36 Bilagor Bilaga 1: Komptensförsörjningsplan 2019-2021 Bilaga 2: Arbetsmiljöarbete uppföljning 2018 Verksamhetsberättelse 2018 2 Fastighetsnämnden
1 Inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleoch skolplatser. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll 2009-2011 kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden har varit att nå relationen 70/30 mellan planerat och avhjälpande fastighetsunderhåll. Eftersom en stor del av underhållet har berott på akuta åtgärder når vi tyvärr inte målet. Utfallet under 2018 visar att det planerade underhållet ligger på 65 % mot avhjälpande 35 %. Verksamhetsberättelse 2018 3 Fastighetsnämnden
Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsberättelse 2018 4 Fastighetsnämnden
2 Organisation Fastighetsnämndens uppdrag: Ansvara för genomförande av lokalförsörjning Ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom förvaltningsfastigheter (verksamhet 209) Ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter (exklusive uthyrning och ägaradministration inom utvecklings- och avvecklingsfastigheter, verksamhet 299) Ansvara för förvaltning (exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter) Ansvara för kommunalt byggande (med undantag av gator och vägar, park- och VAanläggningar) Ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande (med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar) Handlägga bostadsanpassningsbidrag Fastighetsnämnden har under 2018 fullföljt sitt uppdrag i enlighet med reglementet. * Ekonomiavdelningen ligger organisatoriskt under kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret. Verksamhetsberättelse 2018 5 Fastighetsnämnden
3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande 3.1.1 Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. 3.1.1.1 Andel nöjda medarbetare ska öka. Kommentar Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till 2018. Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilken visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. En förvaltningsdag har genomförts med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll förutom aktiviteter även grupparbete med verksamhetsplanen. Syftet är att alla ska få tycka till i framtagandet av mål för verksamheten. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning lämnade under våren in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun 2017. Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Ökning av NMI jmf med 2016 (67). 79 78 Verksamhetsberättelse 2018 6 Fastighetsnämnden
Aktiviteter Arbeta med utveckling av organisationskultur. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommentar 3.2 Ekologiskt hållbar utveckling 3.2.1 Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska 3.2.1.1 Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden 2009-2020. Kommentar Under 2009 låg energianvändningen på 235 kwh/kvm i befintlig byggnation. För att nå 20 % minskning till år 2020 bör utfallet då ligga på högst 188 kwh/kvm. Under 2018 låg energianvändningen på 190 kwh/kvm, vilket innebär en minskning med 19,5 % jämfört med 2009 års användning. Resultatet innebär dock en ökning jämfört med de senaste åren. Med ytterligare fokus på uppföljning och driftoptimering har fastighetskontoret mycket goda förutsättningar att uppnå målet till 2020. Det finns flera olika anledningar till ökningen de senaste åren, som exempelvis ökade drifttider av ventilationen samt höjda luftflöden, men även kvalitetsgranskning av energistatistik med komplettering av saknad energidata. Som exempel på ökade drifttider kan Vallåsskolan nämnas som ensamt står för nära 20 % av ökningen på grund av att ventilationen måste gå dygnet runt och som därmed ökat sin energianvändning med 700 000 kwh/år från och med hösten 2016. Den största bidragande orsaken till att fastighetskontoret har kunnat minska energianvändningen totalt sett i fastighetsbeståndet beror på EPC-projektet (Energy Performance Contracting), som startade under 2008. EPC är en modell för att genomföra energibesparande åtgärder i ett fastighetsbestånd. Dessutom har underhållsbehovet minskat då man höjde standarden på de tekniska installationerna. En del i projektet innebar även utbildning av driftspersonalen. Samtliga installationer i projektet var klara 2011 och därefter fortsätter projektet i en uppföljningsfas där även fortsatt driftoptimering ingår. Denna fas fortgår till 2021. EPC-projektet har alltså genererat goda ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Under 2018 togs sex nya solcellsanläggningar i drift. Fyra på olika förskolor, solföljare på Nymansgatan 23 samt en anläggning på Simstadion. Totalt har solcellsanläggningarna producerat 794 498 kwh och av det har 89 000 kwh gått ut på nätet som överproduktion. Sedan 2010 har fastighetskontoret nu investerat 22 miljoner kronor i solcellsanläggningar och av detta fått 5,8 miljoner i statligt investeringsbidrag. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad (2020 högst 188 kwh) 190 <188 (2020) Aktiviteter Driftoptimering Kommentar Verksamhetsberättelse 2018 7 Fastighetsnämnden
Aktiviteter Utföra aktiviteter i EPC-projektet Kommentar 3.2.1.2 Andelen fordon under 3,5 ton som förvaltningen skaffar som drivs med förnybara bränslen ska öka. Kommentar Totalt har fastighetskontoret 19 fordon, varav 17 är gasdrivna bilar och två drivs av diesel. Under 2018 har elva bilar bytts ut mot gasdrivna bilar, vilket innebär att fastighetskontoret har ökat andelen fordon som drivs med förnybara drivmedel. De elbilar som förut tillhört fastighetskontoret har på grund av omorganiseringen, KÖP 1, överförts till servicekontoret i ett FM-koncept. Vid tjänsteärenden ska personalen använda sig av bilpoolen. För att medverka till hållbart resande har fastighetskontoret även tre elcyklar och tre resekort för bussresor som används av personalen vid tjänsteärenden. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Ökning av andel fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara drivmedel. 11 >1 3.2.1.3 Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Kommentar Miljöbyggnad är ett certifieringssystem, utvecklat för att certifiera byggnader inom områdena energi, inomhusmiljö samt material och kemikalier. En enligt miljöbyggnad undersökt byggnad erhåller sedan betyget guld, silver eller brons. Kärlekens skola ska byggas som ett pilotprojekt enligt miljöbyggnad silver. Projektet kommer därefter att utvärderas och granskas för att bedöma om miljöbyggnad silver är ett arbetssätt att satsa på. Upphandlingen är nu utförd och produktionen startade sommaren 2018 och beräknas vara klar 2020. Därmed kommer inte utvärderingen att kunna vara klar under året. Projekteringen har däremot utvärderats under hösten. Utvärdering av miljöbyggnad silver, projektering: Fastighetskontoret ställer sig positiva till att fortsätta med miljöbyggnad i fler projekt för att fortsätta utvärderingen av verktyget. Inget tyder i dagsläget på att pilotprojektet blivit dyrare eller sämre, snarare motsatsen. Då målet syftar till ekologisk hållbar utveckling så kan däremot inte miljöbyggnad anses vara rätt verktyg för att uppnå just detta målet. Miljöbyggnad fokuserar mycket på inomhusmiljön, energi och material samt att man verkligen verifierar resultatet av produkten. Aktiviteter Implementera policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter. Kommentar Verksamhetsberättelse 2018 8 Fastighetsnämnden
3.3 Riktningar 3.3.1 Riktning 6: All kompetens behövs 3.3.1.1 Frisktalen ska öka. Kommentar Andelen månadsavlönade tillsvidare- och visstidsanställda som har varit friska under 2018 är för männen 46,3 % och för kvinnor 30 %, totalt 43,1 %. Under 2017 var andelen män som var friska 39 % och kvinnor 50 %, totalt 41,1 %. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i förhållande till ordinarie arbetstid kan man också se att sjukfrånvaron minskat jämfört med samma period 2017, från 4,75 % till 3,91 %. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare har dessutom på eget initiativ regelbundet bjudit in till träningspass i gymmet, vilket har varit mycket uppskattat av personalen. Under hösten har företagshälsovården informerat och gett tips om arbetsmiljö i kontorslandskap. Genomgång av arbetsmiljöföreskrifter som är aktuella för förvaltningen har genomförts. Samtliga medarbetare har under hösten erbjudits en hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning av företagshälsovården och 82 % deltog. Vi kommer under våren 2019 att erbjuda en uppföljning för de som vill. Utbildning i HLR erbjöds för samtlig personal under 2017, och för de som inte hade möjlighet att gå den då fick en ny möjlighet under 2018. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andelen friska ska öka (jmf 2017). 43,1 >41,1 Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetarna till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan med hjälp av centrala medel. Kommentar Verksamhetsberättelse 2018 9 Fastighetsnämnden
3.3.2 Riktning 9: Allt vatten behövs 3.3.2.1 Vid ny- och ombyggnationer genomföra smarta och innovativa lösningar för rening, återanvändning samt minskning av vattenförbrukningen. Kommentar I Kärlekens skola installeras vattenbesparande blandare men kommer inte att kunna tas i drift förrän 2020 då byggnationen står klar. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Genomföra ett pilotprojekt under 2019. Verksamhetsberättelse 2018 10 Fastighetsnämnden
4 Prioriteringar 4.1 God hälsa och bra arbetsmiljö Medarbetarna är vår största tillgång. Med en god arbetsmiljö som ger motiverade och glada medarbetare kommer det att påverka att vi får nöjda kunder och kommuninvånare som är beroende av de fastigheter vi förvaltar, driftar och bygger. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade mellan 2013 och 2016 från 76 till 67 i medarbetarindex. Målet sattes då att öka nöjd-medarbetarindex till 78 fram till 2018. Medarbetarundersökningen genomfördes under februari 2018, vilken visar att målet är nått, medarbetarindex ligger på 79. Svarsfrekvens var också god, 100 % av de anställda deltog i undersökningen. Flera insatser görs för att höja trivseln på kontoret. Det genomförs tre informationsträffar för hela kontoret varje år, där aktuell information om vad som är på gång tas upp. Varje avdelning har där fått möjlighet att presentera sin arbetsgång för övriga. En förvaltningsdag genomfördes under hösten med syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Dagen innehöll fysisk aktivitet samt grupparbete gällande verksamhetsmål för 2019. En trivselgrupp har skapats med syfte att personalen själva kan bestämma aktiviteter som vi ska göra under året. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Fastighetskontorets driftavdelning har under våren lämnat in en ansökan om att bli "Årets bästa arbetsplats inom Halmstads kommun 2017. Kriterier som togs upp var hur vi bedriver ett aktivt friskvårdsarbete för att främja antalet friskdagar, hur vi tillhandahåller ett bra arbetsmiljöarbete ur både fysisk och psykosocialt perspektiv, där vi har delaktighet och inflytande samt möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling och arbetar ur ett kund- och invånarperspektiv för att leverera hög service och god kvalitet. Fastighetskontoret var med i slutbedömningen men fick tyvärr inte denna gång priset som årets bästa arbetsplats. All personal har möjlighet att träna under arbetstid, en timme i veckan. Ett gym finns tillgängligt i fastighetskontorets lokaler. En av fastighetskontorets medarbetare har dessutom på eget initiativ regelbundet bjudit in till träningspass i gymmet, vilket är mycket uppskattat av personalen. Under hösten informerade företagshälsovården om arbetsmiljö i kontorslandskap. En förteckning över gällande arbetsmiljöföreskrifter för förvaltningen är upprättad och utlagd på gemensam yta. Samtliga medarbetare har under hösten erbjudits en hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning av företagshälsovården och 82 % deltog. Vi kommer under våren 2019 att erbjuda uppföljning på dessa för de som vill. Utbildning i HLR genomfördes för de som inte kunde gå under 2017. Verksamhetsberättelse 2018 11 Fastighetsnämnden
4.2 Internkontroll Fastighetsnämndens internkontroll ska säkerställa att - Verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt uppfyller satta mål - Information om verksamheten och finansiell rapportering är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig - Lagar, regler och riktlinjer följs - Möjliga risker identifieras, bedöms efter grad av väsentlighet och förebyggs eller förhindras Internkontrollen inbegriper ekonomi men är inte begränsad till detta område. Ur organisationens egen synvinkel kan internkontrollen utgöra en trygghet för förtroendevalda och medarbetare. Fastighetsnämndens uppdrag består till stor del av att genomföra beslutade investeringsprojekt, utföra planerat och felavhjälpande underhåll samt drift och förvaltning. Det innebär att förvaltningen årligen utför ett stort antal upphandlingar/inköp och beställningar. Internkontrollen under 2018 har innefattat följande punkter: Överlämnandeprocess, följs rutinerna? Följs delegationsordningen? Fungerar verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar? (kommungemensam) Görs inköp enligt ramavtalen? Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Stämmer beställningen mot det som är levererat? Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor. (kommungemensam) Internkontrollerna visar att inga större avvikelser har noterats. Vad gäller rutiner för direktupphandlingar visar stickproven att en faktura avviker i hantering och är gjord som en direktupphandling där endast en leverantör fått frågan. Inköpet har inte gjorts via kommunens system för direktupphandling och följer därmed inte kommunens regler. Verksamheten uppmärksammas på att direktupphandlingar över 100 000 kr ska göras i kommunens system för direktupphandlingar samt att på exempelvis arbetsplatsträffar gå igenom kommunens anvisningar för inköp. Vad gäller beställningar från kund så är det framförallt omfattningen som ibland är oklar/vag. Vid otydligheter ska kontoret vända tillbaka beställningen och i dialog utforma en tydlig beställning. Kontrollen avseende åtgärder i Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor visar att en åtgärd återstår; att ta fram en planering för hur verksamheten berörs av bortfall av system för kommunikation. Verksamhetsberättelse 2018 12 Fastighetsnämnden
4.3 Utveckling av organisationskultur och värderingar Fastighetskontoret fortsätter arbetet med att utveckla organisationskultur och värderingar. Målet är att fullt ut nå visionen genom att i den dagliga gärningen leva som vi lär. Fastighetskontorets vision: "Fastighetskontoret ska motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten." Vi fortsätter vårt arbete internt med gemensamma regelbundna informationsmöten, förvaltningsdag, trivselgrupp samt gemensam träning på arbetstid för de som vill. Trivselgruppen har bidragit med ett antal aktiviteter som stärkt gemenskapen på fastighetskontoret. Vidare satsar kontoret stort på digitalisering och har investerat i en VR-studio för att kunna digitalisera projekt, visualisera dem tidigt i byggprocessen som virtuella prototyper i skala 1:1 samt skapa en tidig dialog med beställare och politik för bättre förståelse. Genom detta nya arbetssätt skapar vi även möjligheter att samordna all teknisk dokumentation både i projekt och efter i förvaltningsfasen i en och samma modell. Förvaltningens förhoppning är att detta arbetssätt ska sprida sig till fler förvaltningar i kommunen så vi tillsammans kan optimera stadsbyggnaden, på ett tidigt stadie visualisera samt ha en dialog med invånarna. I medarbetarundersökningen som genomfördes under våren 2018 framkom det att förvaltningens målarbete kunde förbättras. En förvaltningsdag med samtliga medarbetare genomfördes under hösten där vi arbetade med våra mål inför verksamhetsplaneringen 2019-2021 i syfte till att bryta ner dessa i aktiviteter på respektive avdelning. Detta för att höja medvetenheten och kunskapen om våra målbilder. Dagen innehöll även aktiviteter i syftet att skapa vi-känsla och öka gemenskapen. Verksamhetsberättelse 2018 13 Fastighetsnämnden
5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Totalt 51 51 0 0,019 0 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 10 41 51 19 19 Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 0 0 0 1,9 0 Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 0 0 205 0,1 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 98 100 99,6 100 100 100 Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2017 2018 Totalt 43,7 44,6 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Totalt 2 15 11 8 11 0 2 0 1 1 0 51 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 4,75 3,91 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 56,67 56,2 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 2,11 1,33 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,28 4,5 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,1 1,06 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 1,2 1,39 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 9,1 7,76 Verksamhetsberättelse 2018 14 Fastighetsnämnden
Sammanfattande analys Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 1 4 5 1 2 3 Förvaltningschef och avdelningschef för bygg- och projektavdelningen avslutade sina tjänster under hösten. Nyrekrytering pågår. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 0 0 0 5.1 Kompetensförsörjning 5.1.1 Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Tekniker 1 1 1 3 0,03 Handl + adm 1 1 0,05 Totalt 5.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Tekniker 4 Ingenjörer 2 Totalt Antal Vi kommer att fortsättningsvis ha en brist på ingenjörer och tekniker då samhällsbyggnationen fortsätter expandera med mer nybyggnation som nya förskolor, skolor, äldreboende etc. Detta kommer också öka på vårt kompetensbehov vad gäller förvaltning och drift. 5.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Kompetensförsörjningsplan för 2019-2021 bifogas. Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Under 2018 har fastighetskontoret investerat i en VR-studio där byggande och stadsplanering ska bli bättre,effektivare och billigare med virtuell ny teknik. En början blir att utbilda våra berörda medarbetare Verksamhetsberättelse 2018 15 Fastighetsnämnden
så de kan bedriva sina projektmöten med hjälp av denna virtuella studio. På 1-5 års sikt är målet att hela samhällsbyggnadsprocessen skall använda sig av denna teknik. Denna har på ett mycket konkret sätt ökat vår digitala kompetens och har startat upp arbetet med funderingar kring ytterligare projekt vad gäller digital mognad hos våra medarbetare. 5.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Mångfalds- och jämställdhetsaspekten ska genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ingår också som en naturlig del i kompetensförsörjningsplanen. Planen är bifogad. Vi strävar efter att våra arbetsförhållanden lämpar sig för både män och kvinnor. Vi underlättar i möjligaste mån för våra anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet samt tar hänsyn till att mötestider förläggs så att inte dagishämtning etc. påverkas. Föräldralediga ska inbjudas till möten och aktiviteter samt få information om förändringar i verksamheten. Vi tar vid all rekrytering hänsyn till lagen som syftar till att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi arbetar för att få en jämnare könsfördelning vid tjänstetillsättningar under förutsättning att tillräcklig kompetens och lämplighet finns. Mångfalds- och jämställdhetsfrågor ska tas upp som en av punkterna på APT. Vi deltar i kommunens övergripande inkluderingsnätverk. 5.1.5 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Genom att ha en tydlig och välkänd vision och målbild för verksamheten, kan vi vid medarbetarsamtalen etc. besluta om utvecklingsåtgärder för resp. medarbetare/chef som stämmer med verksamhetens mål. Detta utesluter inte åtgärder som uppkommer mellan tidpunkterna för medarbetarsamtalen. Förvaltningen rekryterar bl.a. nyutexaminerade medarbetare s.k. juniorer, där resp. junior följer individuella utvecklingsplaner som är upprättade utifrån verksamhetens behov. Vi har under 2018-2019 två deltagare som går/kommer att gå chefsförsörjningsprogrammet "Morgondagens ledare". Detta måste ses som en kommunövergripande chefsförsörjning och kommer Verksamhetsberättelse 2018 16 Fastighetsnämnden
inte kopplas direkt tillbaka till Fastighetskontorets chefsförsörjning. Vi har en medarbetare som kommer gå "utvecklande ledarskap för arbetsledare" under våren. Denna medarbetare har under våren 2019 också fått möjlighet att prova på som tf. chef på vår avdelning för drifttekniker. Chefers upplevda situation Detta fanns som en punkt i medarbetarenkäten men då vi är för få chefer på Fastighetskontoret så fick vi inget resultat som vi kan hänvisa till. 5.1.6 Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME Medarbetarundersökningen visar på en mycket positiv trend vad gäller motivation och ledarskap sedan förra mätningen 2016. När det gäller styrning har vi även där en positiv trend men den visar viss svaghet när det gäller kännedom om våra mål, måluppfyllelsen och utvärdering av dessa. enps När det gäller frågan om hur sannolikt man skulle rekommendera sin arbetsplats visar trenden på en stor differens i positiv riktning. Vi går här från -17 till 21 i mätningen. Detta är resultatet av ett mycket aktivt arbete med arbetsmiljöarbete och trivsel. Hur vi arbetar tillsammans När det gäller hur vi arbetar tillsammans i förvaltningen visar medarbetarenkäten på en mycket positiv trend när det gäller arbetsklimatet med väl fungerande team med stor motivation, balans mellan yrkesliv och privatliv och förtroende för ledarskap. Det som sticker ut är att man önskar mer återkoppling från chef och i viss mån att man saknar rimliga förutsättningar för sitt uppdrag. Detta ser vi som en direkt koppling till resultatet vad gäller styrning. 5.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Tekniker 10,41 25,12 23 Handläggare + adm 4,25 6,42 12 Ledningsarbete 0 0 1 Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 6,4 17,19 15,07 3,4 15,85 13,41 Verksamhetsberättelse 2018 17 Fastighetsnämnden
Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-December 2017 Januari-December 2018 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 2-14 15-90 91-180 Totalt 12 172 119 101 365 2 29 6 10 53 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Medel har avsatts för personalfrämjande åtgärder i form av en trivselgrupp som anordnar gemensamma aktiviteter för medarbetarna. Med centrala medel Fastighetskontoret har under 2018 använt de centrala hälsofrämjande medlen till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. Detta ska ske i anknytning till Nymansgatan för att få ett högt utnyttjande av gymmet. 181-9999 Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet En uppföljande utbildning har genomförts gällande Hjärt-lungräddning samt hjärtstartare för de medarbetare som ej genomfört denna under 2017. Under hösten har samtlig personal erbjudits en hälso-och arbetsmiljöprofilundersökning hos företagshälsovården. 82 % har deltagit. Vi kommer också under våren 2019 erbjuda en uppföljning på ovan hälso- och arbetsmiljöprofilundersökning. Vi har under hösten haft föreläsning genom företagshälsovården om vad man skall tänka på när det gäller ergonomi och regler vid användning av kontorslandskap. 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Fortsatt arbete med information om föreskriften i ledningsgrupp, förvaltningsdag och i samverkansgrupp och arbetsplatsträffar. Sammanställning av samtliga gällande AFS:ar har gjorts och finns tillgänglig på gemensam yta. 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall 3 0 0 Verksamhetsberättelse 2018 18 Fastighetsnämnden
Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Färdolycksfall 0 0 1 Sjukdom 0 0 0 Totalt 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 5.7 Sammanfattande analys Fastighetskontoret har totalt 51 tillsvidareanställda. Andelen kvinnor är oförändrat 19%.. Ingen timavlönad personal under 2018. Den totala sjukfrånvaron har minskat från 4,75 % till 3,91%. Sjukfrånvaron i snitt har under året minskat från 15,07 till 13,41. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. Medelåldern har ökat från 43,7 till 44,6. Inom en femårsperiod kommer 8 % av kontorets anställda gå i pension. En kompetensförsörjningsplan gällande 2019-2021 är framtagen och bifogas. Med tanke på att det är en generationsväxling så är det viktigt att i tid se över det ev. kompetensgap som kommer att uppstå. Detta gör vi bl.a. genom bemanningsplanering. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bl.a. genom att erbjuda trainee-, lärlings- och praktikplatser, delta i arbetsmarknadsmässor etc. Vi jobbar också aktivt med att rekrytera nyutexaminerade medarbetare, s.k. juniorer, där varje junior följer en individuell utvecklingsplan som är upprättad utifrån verksamhetens behov. Vi samarbetar också med högskolan genom att delta i programrådet för Byggoch Fastighetsekonomprogrammet. Vi har också jobbat medvetet med väl genomförda intervjuer och introduktioner som är en viktig del i marknadsföringen. Alla som varit på intervju ska känna att "där vill jag jobba". Vi har genom vår digitala VR-studio skapat en ökad kännedom och marknadsföring av Fastighetskontoret då vi som första kommun gjort denna investering. Vi har visningar och samarbete med både högskola, myndigheter, andra kommuner och privata näringslivet. Eftersom fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete samt en hel del stillasittande arbete, arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. Verksamhetsberättelse 2018 19 Fastighetsnämnden
Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse 2018 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter 44 251 44 251 48 239 45 679 48 239 2 560 1 636 3 988 924 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Därav utdelade timkostnader 13 195 13 195 14 466 15 375 14 466-909 0 1 271-909 Därav interna intäkter 30 751 30 751 33 344 30 100 33 344 3 244 1 610 2 593 1 634 Därav övrigt 305 305 429 204 429 225 26 124 199 Lönekostnader -31 042-31 042-34 611-33 551-34 611-1 060-1 000-3 569-60 Därav löner till arbetstagare -17 914-17 914-19 619-23 716-19 619 4 097 0-1 705 4 097 Därav PO-pålägg -8 549-8 549-9 533-9 295-9 533-239 0-984 -238 Därav timlön 0 0-27 0-27 -27 0-27 -27 Därav övertid -651-651 -817 0-817 -817 0-167 -817 Därav beredskap -557-557 -700 0-700 -700 0-142 -700 Därav semesterlön -2 597-2 597-3 001 0-3 001-3 001 0-404 -3 001 Därav sjuklön -286-286 -289 0-289 -289 0-3 -289 Därav övriga lönekostnader -487-487 -624-541 -624-83 -59-137 -24 Lokalkostnader -1 982-1 982-2 357-1 729-2 357-628 -610-375 -18 Kapitalkostnader -254-254 -260-288 -260 28 0-6 28 Därav avskrivningar -249-249 -254-283 -254 29 0-6 29 Därav internränta -5-5 -5-5 -5 0 0 0 0 Övriga kostnader -26 745-26 745-27 673-25 063-27 673-2 610-858 -928-1 752 Därav Realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Därav Bostadsanpassning -11 866-11 866-13 846-12 043-13 846-1 804-857 -1 980-946 Därav Bidrag lokalhållande förenin -1 554-1 554-1 587-1 851-1 587 264 0-33 264 Därav Övrigt -13 324-13 324-12 240-11 170-12 240-1 070 0 1 084-1 070 Verksamhetens kostnader -60 022-60 022-64 901-60 632-64 901-4 269-2 467-4 879-1 802 Periodens resultat / nettokostnad -15 771-15 771-16 662-14 953-16 662-1 709-831 -891-878 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -15 771-15 771-16 662-14 953-16 662-1 709-831 -891-878
Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -347-347 0-80 0 80 80 347 0 Investeringsnetto -347-347 0-80 0 80 80 347 0
Fastighetsnämnden Verksamhet: 205 Fastighetskontor Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Lokalhyror högre än budget Interna intäkter högre än budget Högre kostnader bostadsanpassning Högre lönekostnader än budget Övriga intäkter något högre än budgeterat Övriga kostnader högre än budgeterat Föregående Budgetavvikelse budgetavvikelse -628-610 3 419 1 610-1 804-857 -1 060-1 000 50 26-1 686 0 Summa avvikelse driftredovisning -1 709-831
Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter 698 080 698 080 707 334 635 729 707 334 71 605 67 507 9 254 4 098 Därav Realisationsvinster 0 0 8 0 8 8 0 8 8 Därav Externa Hyror 41 835 41 835 41 134 39 455 41 134 1 679-319 -700 1 998 Därav Interna Hyror 582 259 582 259 617 185 581 756 617 185 35 429 36 344 34 926-915 Därav Momsbidrag 15 045 15 045 14 288 13 968 14 288 320 1 032-757 -712 Därav Sålda tjänster 56 771 56 771 30 851 70 30 851 30 781 27 930-25 920 2 851 Därav Övriga intäkter 2 170 2 170 3 869 480 3 869 3 388 2 520 1 698 869 Lönekostnader 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lokalkostnader -248 725-248 725-272 924-239 026-272 924-33 898-32 474-24 199-1 424 Kapitalkostnader -171 676-171 676-182 715-176 526-182 715-6 189-4 718-11 039-1 471 Därav Avskrivningar -160 079-160 079-170 667-163 818-170 667-6 849-5 426-10 588-1 423 Därav Internränta -11 597-11 597-12 048-12 769-12 048 721 769-451 -48 Därav Kapitalkostnader justering 0 0 0 61 0-61 -61 0 0 Övriga kostnader -269 260-269 260-248 720-217 228-248 720-31 492-30 315 20 539-1 177 Därav Realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Därav Utrangeringar -5 123-5 123-584 0-584 -584 0 4 540-584 Därav Energi -65 142-65 142-67 692-70 025-67 692 2 333 620-2 550 1 713 Därav Vatten -5 207-5 207-3 496-4 701-3 496 1 205 0 1 711 1 205 Därav Serviceavtal fastighetsdri -1 092-1 092-1 103-1 514-1 103 411 514-11 -103 Därav Fastighetsskötsel/FM-ser -50 944-50 944-59 530-50 854-59 530-8 676-5 838-8 586-2 839 Därav Underhåll -24 879-24 879-25 021-23 751-25 021-1 270 751-143 -2 021 Därav Försäkringsavgifter -2 521-2 521-4 029-2 733-4 029-1 296-1 367-1 508 71 Därav Administrativt pålägg -17 149-17 149-20 476-17 205-20 476-3 271-2 995-3 327-276 Därav Kostnader för sålda tjäns -56 424-56 424-31 186-70 -31 186-31 116-27 930 25 238-3 186 Därav Övrigt -40 779-40 779-35 604-46 375-35 604 10 772 5 929 5 175 4 842 Verksamhetens kostnader -689 660-689 660-704 359-632 780-704 359-71 579-67 507-14 699-4 072 Periodens resultat / nettokostnad 8 420 8 420 2 976 2 949 2 976 26 0-5 444 27 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat 8 420 8 420 2 968 2 949 2 968 18 0-5 452 19
Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2017 Helårsutfall 2018 Budget 2018 Helårsutfall 2018 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster 1 263 1 263 19 783 0 19 783 19 783 7 823 18 520 11 960 Investeringsutgifter -232 525-232 525-525 852-745 351-525 852 219 499 216 828-293 326 2 671 Därav Förskolor -91 821-91 821-207 366-274 290-207 366 66 924 71 790-115 544-4 866 Därav Skolor -43 970-43 970-197 386-266 305-197 386 68 919 73 705-153 416-4 786 Därav Gruppbostäder/daglig vht -2 463-2 463-7 715-61 316-7 715 53 601 46 416-5 252 7 185 Därav Idrottsanläggningar -7 862-7 862-3 640-4 469-3 640 829 769 4 222 60 Därav Reinvesteringar fd UH -51 742-51 742-49 507-45 652-49 507-3 855-2 048 2 235-1 807 Därav Övrigt -34 667-34 667-60 238-93 319-60 238 33 081 26 196-25 571 6 885 Investeringsnetto -231 262-231 262-506 068-745 351-506 068 239 283 224 651-274 806 14 632
Fastighetsnämnden Verksamhet: 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Högre kapitalkostnader p g a genomförda investeringar Högre lokalkostnader p g a ej budgeterade hyrda lokaler Internhyror högre än budget p g a investeringar och nya hyrda lokaler Kostnader för sålda varor och tjänster Intäkter för sålda varor och tjänster Övriga intäkter högre än budget Försäkringsavgifter högre än budget Administrativt pålägg högre än budget Fastighetsskötsel högre än budget Energi och vattenkostnader lägre än budget Underhållskostnader högre än budget Övriga kostnader högre än budget Utrangeringar pågående projekt Summa avvikelse driftredovisning -6 200-4 700-33 900-32 500 35 400 36 300-31 000-27 900 31 000 27 900 5 400 3 200-1 300-1 400-3 300-3 000-8 700-5 800 3 500 0-1 300 0 11 026 7 900-600 0 26 0
Fastighetsnämnden Verksamhet 205 Administration Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat är -16 700 kkr att jämföra med -15 800 kkr för 2017. Intäkterna är nästan 4 000 kkr högre än förra året och beror på högre interna intäkter samt intäkter för timkostnader. Lönekostnaderna blev nästan 3 600 kkr högre. Månadslön har betalats ut till fler personer i år jämfört med föregående år och ökningen beror på nyrekryteringar. Lokalkostnaderna är 400 kkr högre är föregående år. Kostnader för bostadsanpassning är nästan 2 000 kkr högre i år. Antalet ärenden är nästan detsamma men under 2018 har ett antal stora ärenden hanterats såsom en tillbyggnad, flera köksanpassningar och en ökning av antal hissar. Bidrag till lokalhållande föreningar på samma nivå som 2017. Utfall budgetavvikelse Årets avvikelse är -1 700 kkr vilket motsvarar ett överskridande av budgeten med 10%. Bostadsanpassningen överskred sin budget med 1 800 kkr vilket motsvarar 15%. Detta beror på ett antal större ärenden, varav några sent under året. Lönekostnaderna överskred budget med 1 000 kkr beroende på fler anställda. Lokalkostnaderna överskred budget med 600 kkr och övriga kostnader såsom hyra av bil och kontorsutrustning samt licenser förbrukade 1 000 kkr över budget. Detta kompenseras av intäkter på 2 600 kkr över budget och beror på fler fördelade timmar och interna intäkter. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen är -900 kkr och avser främst kostnaderna för bostadsanpassningen. Några större fakturor har inkommit som vi vid förra prognostillfället inte förutsåg skulle belasta året.
Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Inga investeringar är gjorda i verksamheten under året. Förra året investerades för 347 kkr. Utfall budgetavvikelse Budgetavvikelsen blev 80 kkr, d v s hela ramen då inga investeringar gjorts under året. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring.
Fastighetsnämnden Verksamhet 209 Förvaltningsfastigheter Driftredovisning Utfall årsresultat Utfallet för året är 3 000 kkr. Föregående år var utfallet 8 400 kkr, en förändring på 5 400 kkr. Lokalkostnaderna är högre än föregående år (24 200 kkr), främst beroende på nya hyrda paviljonger, bl a Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getinge, Furulund och Lineheds skolor, Vallås och Vrenninge förskolepaviljonger samt Kulturskolans nya lokaler på Söder. Kapitalkostnaderna är 11 000 kkr högre än föregående år främst på grund av nyligen etablerade Klaraskolan, Slottsjordsskolan söder, Getingeskolans paviljonger, Trollbergets Norra fsk, Hedens fsk, Frösakulls fsk, tillbyggnad av förskolan i Harplinge samt ombyggnaden av Örjans Vall. På grund av de nya lokalerna är också internhyrorna avsevärt högre än föregående år (34 900 kkr). De administrativa påläggen är högre än föregående år, ca 3 300 kkr, både på grund av nya objekt men även på grund av förändrad finansieringsmodell för administrativa kostnader. Kostnad för fastighetsskötsel och FM-service har ökat med ca 8 600 kkr beroende dels på nya objekt och dels på nytt avtal mellan fastighetskontoret och servicekontoret där fler tjänster ingår i det fasta priset i år. Därmed blir övriga kostnader lägre än föregående år (5 200 kkr). Försäkringsavgifterna är ca 1 500 kkr högre i år på grund av nytt försäkringsavtal från 1 juli. Intäkter och kostnader för sålda tjänster är ca 26 Mkr lägre i år beroende på färre paviljongsetableringar. Utrangeringar har gjorts med ca 600 kkr vilket är 4 500 kkr lägre än föregående år. Årets utrangeringar är projekt som inte kommer upp i gränsen för investeringar samt avbrutna reinvesteringsprojekt. Utfall budgetavvikelse Resultatet för 2018 är 3 000 kkr vilket är inom den fastställda ramen. Intäkts- och kostnadsavvikelsen är 71 600 kkr främst beroende på nya objekt. Kapitalkostnaderna är 6 200 kkr högre än budget på grund av färdigställda investeringar, bl a Klaraskolan, Slottsjord Södra, Harplinge -, Slättåkra -, Frösakull -, Hedens - och Trollberget Norra förskola samt paviljonger för Getingeskolan. Kommunen har även förvärvat Patrikshills fd äldreboende den 1 juni i år vilket ger obudgeterade kapitalkostnader. Lokalkostnaderna är 33 900 kkr högre än budget främst på grund av obudgeterade hyrda paviljonger, exempelvis Klaraskolan, Slottsjord södra, Getinge, Furulund och Linehedsskolan. Detta tas ut genom högre internhyra (35 400 kkr).
Det administrativa påslaget är högre än budget (3 300 kkr) både på grund av nya objekt men även på grund av förändrad finansiering av administrativa kostnader. Avvikelsen på 31 000 kkr under intäkter och kostnader för sålda tjänster avser främst markarbeten och omkostnader för paviljonger. Försäkringsavgifterna är 1 300 kkr högre än budget beroende på nytt avtal. Kostnaderna för fastighetsskötsel/fm-service är 8 700 kkr högre än budget dels beroende på nya objekt och dels beroende på nytt avtal mellan fastighetskontoret och servicekontoret där fler tjänster ingår i det fasta priset. I och med det nya avtalet blir även övriga kostnader lägre än budget (11 000 kkr). Även självrisker och prestationsbonus för energisparprojektet ger lägre övriga kostnader än budget. Övriga intäkter, bl a momsbidrag och värmetillägg, är 5 400 kkr högre än budget. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen jämfört med föregående prognos är endast ca 30 kkr.
Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Årets investeringsnetto är -506 100 kkr att jämföra med -231 300 kkr för 2017, vilket är en förändring på 274 800 kkr. Främst är det projekt avseende förskolor och skolor som bidrar till ett högre utfall. Utfallet för dessa projekt stannade på -404 800 kkr jämfört med -135 800 kkr förra året. Investeringsinkomster, främst statliga investeringsbidrag har erhållits med 19 800 kkr under året, att jämföra med 1 300 kkr för 2017. Projekten med största utfallen är följande: Investeringsinkomster Statligt bidrag Hallands konstmuseum, tillbyggnad Statligt bidrag Östergårdsskolan, utvändigt uh Statligt bidrag Vallåsskolan renovering fasad Statligt bidrag Östergårdsskolan fasadrenovering Statligt bidrag Slottjordsskolan, renovering Havet Bidrag fotbollsförbund Örjans Vall Övriga statliga investeringsbidrag Investeringsinkomster Investeringsutgifter Reinvesteringar Lineheds skola, om- och tillbyggnad Aleskogens fsk, 8 avd Kv Hjorten ny fsk Klaraskolan, Sannarps grundskola Sofiebergsskolan tillbyggnad Hallands konstmuseum, tillbyggnad Kärleken ny grundskola Örjansskolans nya annex Kastanjeallén Slottjordsskolan söder Heden Oskarström ny fsk Jutarums fsk, tillbyggnad Ny fsk Söndrum, Trollberget Bergsgård Frösakull, ny fsk Steninge grundskola och förskola Bolmensgatan, ny fsk Övriga projekt Investeringsutgifter -10 000 kkr -1 548 kkr -1 381 kkr -780 kkr -750 kkr -400 kkr -4 941 kkr -19 800 kkr 49 500 kkr 48 600 kkr 44 000 kkr 36 800 kkr 34 200 kkr 30 900 kkr 29 600 kkr 29 500 kkr 21 000 kkr 20 300 kkr 19 800 kkr 19 100 kkr 16 400 kkr 13 500 kkr 12 500 kkr 10 700 kkr 89 500 kkr 525 900 kkr Utfall budgetavvikelse Årets avvikelse är 239 300 kkr, varav 19 800 kkr avser inkomster och 219 500 kkr är avvikelsen för utgifter. Detta innebär att 71% av den fastställda budgeten för utgifter förbrukades.
Avvikelsen på utgiftssidan beror främst på lägre utgifter för skolor, förskolor och gruppbostäder. Största budgetavvikelserna finns i följande projekt: Ny grundskola Kärleken 64 200 kkr (anslag flyttat från SHBK, byggn startar) Steningeskolan 43 600 kkr (projektering 2017-2018) Nymansgatan,ny fsk 38 400 kkr (byggnation ej påbörjad) Hjorten, ny fsk Linehed 27 800 kkr Gullbrandstorpsskolan, ombyggnad 22 900 kkr Grupbbostad Åled 15 900 kkr (endast förstudie 2018) Gruppbostad Snöstorp 14 700 kkr (endast förstudie 2018) Hallands konstmuseum, tillbyggnad 10 000 kkr Aleskogens fsk -23 700 kkr Sannarps grundskola -18 200 kkr Linehedsskolan, tillbyggnad -14 500 kkr Övriga projekt 43 000 kkr (inkl bidrag) Totalt 239 300 kkr Förskolor (avvikelse 66 900 kkr) Största avvikelserna finns inom projekten Nymansgatan (38 400 kkr), Hjorten Linehed (27 800 kkr), Holms skola (7 500 kkr) och Aleskogens fsk (överskrids med 23 700 kkr, nya medel 2019). Skolor (avvikelse 68 900 kkr) Största avvikelserna finns inom projekten Kärleken ny grundskola (64 200 kkr), Steningeskolan (43 600 kkr), ombyggnad Gullbrandstorpsskolan (22 900 kkr), tillbyggnad Linehedsskolan (överskrids med 14 500 kkr), Sannarps grundskola (överskrids med 18 200 kkr)och Slottjordsskolan söder (överskrids med 6 300 kkr). Gruppbostäder/daglig verksamhet (avvikelse 53 600 kkr) Stora avvikelser är gruppbostäder i Åled (15 900 kkr), Snöstorp (14 700 kkr) samt ombyggnad daglig verksamhet Bofinksvägen och Kadriljen (9 400 kkr) är de största avvikelserna. Idrottsanläggningar Ombyggnad av Örjans Vall. Reinvesteringar fd UH Diverse projekt. (avvikelse 800 kkr) (avvikelse -3 900 kkr) Övriga projekt (avvikelse 33 100 kkr) Hallands konstmuseum, tillbyggnad (10 000 kkr) PCB-sanering (8 800 kkr), ventilationsarbeten för Sannarpsskolan (5 300 kkr), ombyggnad BAS (5 200 kkr) samt IT-uppkoppling. Prognos förändring mot föregående prognos Prognosförändringen är 14 600 kkr och beror på lägre utgifter avseende gruppbostäder och daglig verksamhet jämfört med förra prognosen samt investeringsbidrag för Hallands konstmuseum som tillkommit.
7 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Vi har sett över urvalet avseende vilka kostnader som finns med i totalkostnaden därav den stora 810 933 939 sänkningen från förra uppföljningen. Vi har plockat bort kostnader som är vidarefakturerade. Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) 93 682 000 91 177 626 86 304 241 Avhjälpande underhåll (%) 35% 31% 35% Planerat underhåll (%) 65% 69% 65% Total projektkostnad, förskola (kr/kvm). Referens: Bergsgård, fyra avdelningar inklusive tillagningskök. Upphandlad: 2017, byggår: 2018. Förutsättning: Upphandlad tillsammans 25 500 0 med två andra fyra-avdelningsförskolor, vilket hållit nere kostnader. BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) 542 270 506 721 530 784 Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) 160 173 125 Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) 190 182 174 Energiförbrukning paviljonger kontra platsbyggda under 2018 Total energianvändning i paviljonger 2 750 000 kwh. Några exempel som jämförelse är enligt nedan. Paviljong kwh/atemp 2018 Typ av uppvärmning Teknikförskolans paviljong 179 Direktverkande el Aleskogens förskolepaviljong 238 Direktverkande el Laxöns förskolepaviljong 170 Direktverkande el Saltkråkan fsk/alléns fsk 239 Direktverkande el Östra Lyckan förskolepaviljong 198 Direktverkande el Platsbyggda kwh/atemp 2018 Typ av uppvärmning Källviks fsk 136 Vattenburen värme, fjärrvärme Bäckagårds fsk 133 Vattenburen värme, fjärrvärme Fyllinge fsk 155 Vattenburen värme, fjärrvärme Gullbrandstorps fsk 87 Vattenburen elvärme, värmepump Kärlekens fsk 158 Vattenburen värme, fjärrvärme Verksamhetsberättelse 2018 30 Fastighetsnämnden
8 Väsentliga händelser Personalförändringar, både förvaltningschef samt bygg- och projektchef har valt att sluta sina tjänster. Kontoret har satsat stort på digitalisering och har investerat i en VR-studio för att kunna digitalisera projekt, visualisera dem tidigt i byggprocessen samt skapa en tidig dialog med beställare och politik för bättre förståelse. Verksamhetsberättelse 2018 31 Fastighetsnämnden
9 Internkontroll 9.1 Verksamhet 9.1.1 Överlämnandeprocess Kontrollmoment Följs rutinerna avseende överlämnandeprocessen? Kommentar Kontroll är gjord på följande projekt som överlämnats: Furulundsskolans paviljonger; checklista är korrekt ifylld, inget att anmärka. Klaraskolan; gäller förhyrning, Checklistan är mer anpassad för entreprenader och bör även anpassas efter förhyrningar. Inget att anmärka i övrigt. Målning Bäckagårdsskolan; checklista är korrekt ifylld, inget att anmärka. 9.2 Styrning 9.2.1 Delegation Kontrollmoment Följs delegationsordningen? Kommentar Stickprov är gjorda för att kontrollera att beställaren har rätt att beställa enligt delegationsordningen. Kontroll har gjorts på följande beställningar: Kärlekens skola, nybyggnation, en entreprenad samt två konsultbeställningar. Gullbrandstorps skola, byte golvmattor. Gäddans förskola, nytt frysaggregat samt inkoppling nya frysar. Kvarngränds förskola, matta samt målning av skrubb. Brearedsskolan, lagerbyte. Rådhuset, byte av frekvensomformare. Lundsgårdsförskola, strömställare för frånvarodetektering Det fanns inget att anmärka på någon av beställningarna, de är gjorda helt i enlighet med delegationsordningen. Verksamhetsberättelse 2018 32 Fastighetsnämnden
9.2.2 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Kommentar Totalt har fyra direktupphandlingar hanterats via kommunens system för direktupphandlingar. För att kontrollera om det skett direktupphandlingar utanför systemet har fem stickprov tagits på belopp mellan 100 000 kr. och maxbeloppet för direktupphandling 586 907 kr. Stickproven har tagits genom att i Unit4 välja Visa inköp-avtal-statistik och valts bland de avtal som har avtalstrohet Nej/Vet ej och som är inom beloppsspannet. Fem fakturor har valts av medarbetare på ekonomiavdelningen och sen har vi kontaktat respektive projektledare för att kontrollera hur inköpet har hanterats. Tre av fakturorna ingår i upphandlingar gjord i särskild ordning genom kommunens system för upphandlingar. En faktura avser ett avrop mot nr 1 av våra ramavtalsentreprenörer för tekniska konsulter-mark. En faktura avviker i hantering och är gjord som en direktupphandling där endast en leverantör fått frågan. Inköpet har inte gjorts via kommunens system för direktupphandling och följer därmed inte kommunens regler. Slutsats och åtgärd: Kontrollen visade på att kommunens tillämpningsanvisningar och dokumentation av direktupphandlingar inte har följts. Verksamheten uppmärksammas på att direktupphandlingar över 100 000 kr. ska göras i kommunens system för direktupphandlingar samt att på exempelvis arbetsplatsträffar gå igenom kommunens anvisningar för inköp. Verksamhetsberättelse 2018 33 Fastighetsnämnden
9.3 Ekonomi 9.3.1 Upphandling/inköp Kontrollmoment Görs inköp enligt ramavtalen? Kommentar Kontroll ska genomföras för att kontrollera om vi använder oss av upphandlade ramavtalsleverantörer i tillämpliga fall och annars att korrekt direktupphandling alternativt upphandling är gjord. Dessutom ska beställaren ingå i inköpsorganisationen samt ha relevant utbildning (avropare respektive inköpare). Urval har slumpmässigt gjorts på 15 leverantörsfakturor på fastighetskontoret under perioden januari till juni 2018. Åtta fakturor som är bokförda som drift och underhåll samt sju fakturor som är bokförda på investeringsprojekt valdes slumpmässigt ut. Kontroll har genomförts för att se att ramavtalen följs genom stickprov på fakturor ur ekonomisystemet som sedan jämförts med ramavtal. Av de 15 fakturor som kontrollerats har: Elva beställningar ropats mot ramavtal, enligt rangordning. Två beställningar ropats mot tidigare ramavtal En direktupphandling genomförts En upphandlats enligt serviceavtal 13 av de 15 kontrollerade fakturorna har beställningsunderlag. De två resterande fakturorna saknar beställningsunderlag. I ett av fallen avser fakturan ett serviceavtal och i det andra fallet har ingen beställning gjorts då det gällde en periodisk kontroll som handlats upp centralt. Samtliga har avroparutbildning och för 13 av beställningarna har personen inköpsutbildning. I de två fall där personen inte har inköpsutbildningen har avrop gjorts mot ramavtal. I dessa fall krävs inte utbildningen. Inga avvikelser att rapportera. Vi rekommenderar att verksamheten ser över dokumentering av beställningar. Verksamhetsberättelse 2018 34 Fastighetsnämnden
9.3.2 Utbetalning bostadsanpassningsbidrag Kontrollmoment Stämmer underlagen mot det som är utbetalt avseende bostadsanpassningsbidrag? Kommentar Kontroll genomfördes för att bekräfta att faktura och/eller e-anordning finns och att det stämmer överens med det beviljade beloppet. Slumpmässigt urval av fem akter gjordes fysiskt på plats i arkivet på avdelningen Bostadsanpassningen för perioden januari till augusti 2018. Följande akter kontrollerades: Ärendenummer 2018:110, beviljat bidrag 1 084 kr för uppsättning av stödhantag, utbetalat belopp 1 084 kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:136, beviljat bidrag 2 644 kr för en dörröppnare, utbetalat belopp 2 644 kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:177, beviljat bidrag 46 000 kr för en ramp, utbetalat belopp 46 000 kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:018, beviljat bidrag 1 363 kr för reparation av dörrautomatik, utbetalat belopp 1 363 kr. Alla underlag finns, inget att anmärka på. Ärendenummer 2018:214, beviljat bidrag 0 kr för installation av trappräcken utomhus, utbetalat belopp 0 kr. Ansökan avslogs, alla underlag finns, inget att anmärka på. Alla underlag fanns på plats och utbetalade belopp stämde med beslut. Det finns inget att anmärka på. 9.3.3 Leveranskontroll Kontrollmoment Stämmer beställningen mot det som är levererat? Kommentar En leveranskontroll har utförts på verksamhet 209. Urvalet visade 100 fakturor och av dessa valdes fem fakturor slumpmässigt ut. Det begärdes in underlag från ansvarig beställare via mail och efter det kontrollerades leveransen på plats. Samtliga fakturor hade beställningsunderlag och samtliga fakturor gick att kontrollera på plats med hjälp av en fastighetsförvaltare samt anställda/boende på plats. Det fanns inget att anmärka på vid kontrollerna, samtliga beställningar var utförda och kunde bekräftas. Verksamhetsberättelse 2018 35 Fastighetsnämnden
9.3.4 Beställningar Kontrollmoment Gör våra kunder beställningar enligt fastställd rutin vad gäller byggprojekt? Kommentar Kontroll har gjorts av följande projektbeställningar: Klaraskolan, projektnummer 6724972/864066, 2017-03- 13. Beställningsmallen skulle kunna förenklas, vissa rubriker är överflödiga. Kärlekens skola 672456 beställning 2017-02-02: Uppdraget skulle kunna vara lite mer utförligt beskrivet. Workshop, utredning av skollokaler, granskning av beställning "Specifikation av uppdrag till fastighetskontoret angående workshop kring om- och tillbyggnader av skolor". 2018-09-20. Otydlig beställning, det framgår inte vilka skolor som ingår. Otydlig omfattning av uppdraget. Vad gäller beställningar från kund så är det framförallt omfattningen som ibland är oklar/vag. Vid otydligheter ska kontoret vända tillbaka beställningen och i dialog utforma en tydlig beställning. 9.4 Lagar, riktlinjer och planer 9.4.1 Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor 1. Kontroll har gjorts av de punkter som fastighetsnämnden är huvudansvarig för i Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor. Se nedanstående kommentarer i tabellen. Av punkterna är det en åtgärd som återstår att utföra; att ta fram en planering för hur verksamheten berörs av bortfall av system för kommunikation. Under arbetet med verksamhetsplanen har fastighetsnämnden informerats om handlingsprogrammet för LSO. I ett fall där man bedömde att det krävdes extra resurser i form av investeringar har begäran om verksamhetsförändring gjorts i verksamhetsplanen 2015-2017. Fastighetsnämnden har dessutom under mandatperioden fått information om och lämnat remissvar angående Handlingsprogrammet för skydd mot olyckor, FN 11, den 23 mars 2016. 2. Kontoret har valt att särskilt kontrollera punkten Barnolyckorregelbundna besiktningar av lekmiljöer. 100 % av lekplatserna är säkerhetsbesiktigade. Stickprov har gjorts på tre utförda lekplatsbesiktningar; Haverdals förskola, Wekalyckan 3, Frennarps förskola paviljong samt Brogårds förskola, Akaciavägen 1. Kontrollen avser besiktningar av lekutrustningar där både A- och B- fel åtgärdats. Det fanns inget att anmärka på. Verksamhetsberättelse 2018 36 Fastighetsnämnden
Checklista åtgärder ur handlingsprogram för skydd mot olyckor Ansvar Kommentar Bränder Räddningstjänsten samt kommunens riskhanteringsgrupp ska identifiera och föreslå tekniska lösningar i kommunens fastigheter för att på ett tidigt stadium kunna stoppa bränder. Vid riktad nybyggnation för riskgrupper ska lämplig brandskyddsnivå beaktas utifrån behov och förutsättningar. Barnolyckor Regelbundna besiktningar ska göras av lekmiljöerna, både utifrån åtgärder kopplade till underhåll och/eller säkerhet. Väderrelaterade olyckor Alla förvaltningar och bolag ska ta fram en planering som visar hur verksamheten berörs av bortfall av ett eller flera system för kommunikation och hur sådana situationer ska hanteras. Värmeböljor Definiera verksamhetskrav gällande lokaltemperaturer vid värmeböljor. Inventera samt prioritera behovet av kylanläggningar i kommunala fastigheter. Fjärrvärme/fjärrkyla En inventering/sammanställning av vilka kommunala fastigheter samt fastigheter där kommunen bedriver verksamhet som har fjärrvärme ska genomföras. En prioritering ska göras av vilka fastigheter/verksamheter som ska försörjas med alternativa system alternativt att verksamheten ska flyttas ifall fjärrvärmen slås ut. RN, FN HFAB, FN FN, TE, BUN, UAN. Samtliga FN FN, HEM. FN, HEM. FN, HEM, alla utifrån respektive verksamhets behov. Fastighetskontoret deltar i kommunens riskhanteringsgrupp och vidtar beslutade åtgärder löpande. Riskgrupper är boenden som idag regleras i BBR och där sprinklerkrav finns. Automatlarm installeras i samtliga boenden. 100 % av lekplatserna är säkerhetsbesiktigade. Både A- och B-fel åtgärdas efter varje besiktning. Tre stickkontroller är gjorda på fakturor där kontrollen avser besiktningar av lekutrustningar där både A- och B-fel åtgärdats. Det fanns inget att anmärka på. Återstår Krav på lokaltemperatur ska komma från verksamheterna enligt säkerhetsansvarig på KLF. Krav på lokaltemperatur ska komma från verksamheterna enligt säkerhetsansvarig på KLF. Inventering har sammanställts. I fastighetskontorets inventering framgår fastigheternas prioriteringsordning vid bortfall av fjärrvärme. Krav ska även komma från verksamheterna. Verksamhetsberättelse 2018 37 Fastighetsnämnden
Fastighetskontoret Kompetensförsörjningsplan 2019-2021 Fastighetskontorets uppdrag är att ansvara för genomförande av kommunens lokalförsörjning som att ansvara för byggande, förvaltning och teknisk drift av kommunens fastighetsbestånd. I uppdraget ingår även att handlägga myndighetsuppgiften bostadsanpassning. För att lyckas med uppdraget är det viktigt att vi ligger i framkant med kompetensutveckling och nogsamt följer den pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Idag består fastighetskontoret av totalt 51 medarbetare, 9 på bygg- och projektavdelningen, 26 på driftavdelningen, 10 på fastighetsavdelningen och 6 i förvaltningsstaben. Av dessa 51 medarbetare är 10 kvinnor. Vi har i ledningsgruppen arbetat fram en kompetensförsörjningsplan vilken redovisas nedan samt i bilagda bemanningsplanering vilken gäller över de kommande tre åren. De frågeställningar vi utgått från är följande: Vart är världen på väg? Vad behöver vi vara bra på? Hur skaffar vi den kompetens vi behöver? Vart är världen på väg? Tekniken går ständigt framåt. Mycket är hands-on inom teknikområdet. Vi måste ständigt kompetensutveckla vår personal inom teknik. Vi kommer jobba mer med automatisering alternativa arbetsmetoder digitalisering. Detta gör att vi behöver få en digitaliseringsmognad hos vår personal. Vi har under hösten 2018 investerat i en VR-studio där man bokstavligt talat kan gå omkring i skolor, förskolor och andra byggprojekt redan under byggets projektering. Virtual reality-tekniken kommer att underlätta förståelsen för den fastighet vi ska bygga. Vi kan på ett helt nytt sätt involvera verksamheten som ska använda byggnaden. Kompetens/kompetensutveckling inom detta område kommer att prioriteras under 2019. Skapad av: Ulrika Ståhl 2018-10-09 Sida 1 (4) Uppdaterad av: C:\Users\soflyb7308\Desktop\ekonomi bokslut\komptensforsorjningsplan FK 2019 2021.docx