1 / 14 Sammansträdesprotokoll Plats och tid Prologen kl. 18:00-19:00 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Sivert Åkerljung (KD) (ordförande) Gunnar Mossberg (M) (vice ordförande) Hans Cronmark (M) Mia Heurlin Norinder (C) Per Sjödin (S) (2:e vice ordförande) Alvar Kårfors (M) Elisabet Lunde Lotta Bergsten Justeringens plats och tid Kommunkansliet, 2018-02-26 Underskrifter Sekreterare. Lotta Bergsten Ordförande. Sivert Åkerljung (KD) Justerande. Per Sjödin (S)
2 / 14 ANSLAG/BEVIS Organ Kultur- o fritidsnämndens Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdes datum Protokollet omfattar paragraferna 1-11 Datum för anslags uppsättande 2018-02-27 Datum för anslags nedtagande 2018-03-23 Underskrift Förvaringsplats för protokollet Lotta Bergsten Kommunkansliet.
3 / 14 ÄRENDELISTA 1 Kultur- och fritidsnämnden verksamhetsberättelse 2017 2 Begäran om överföring av investeringsmedel från 2017 till 2018 3 Övergångsbestämmelse för bidrag till föreningar 4 Genomförd internkontroll för 2017. 5 Internkontrollplan 2018 6 Samlat ansvar för drift av kommunens fritidsanläggningar och samlingslokaler 7 Utdelning av Kultur- och fritidsnämndens Stora pris 8 Kultur- och fritidsnämndens ordförande informerar 9 Chef för nämndkontor kultur och fritid informerar 10 Redovisning av delegeringsbeslut 11 Övrig fråga
4 / 14 1 Kultur- och fritidsnämnden verksamhetsberättelse 2017 (KFN18/7) Förslag till Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner verksamhetsberättelse 2017 och överlämnar den till Kommunstyrelsen. Kultur och fritidsnämndens verksamheter har under 2017 styrts av sex övergripande mål som brutits ned till delmål. Den samlade bedömningen är att framflyttning har skett mot måluppfyllelse för fem av sex mål. Ett av målen har oförändrat läge. Årets resultat visar på ett underskott om -422 tkr vilket är ett lägre underskott jämfört med helårsprognosen i halvårsuppföljningen 2017 som då beräknades till - 950 tkr. Störst avvikelse jämfört budget visar idrotts-och fritidsanläggningar (- 894 tkr) med bl a Mälaröhallen. Åtgärder under hösten för att minska driftskostnaderna i Mälaröhallen har gjort att ett befarat större underskott kunnat hållas nere. Andra större avvikelser är aktivitetsstödet, (10-kronan) -240 tkr. Mälaröhallens tillkomst har bidragit till en ökning i antal aktiviteter för idrottsklubbarna. Överskott redovisas på verksamheten för integration/civilsamhället där nämnden erhöll ett anslag för utredning under 2017 som kunnat utföras med mindre resurser än beräknat. sunderlag Verksamhetsberättelse 2018-02-11-2 för Kultur- och fritidsnämnden 2017 Tjänsteutlåtande 2018-02-12 Verksamhetsberättelse för Kultur- och fritidsnämnden 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen
5 / 14 2 Begäran om överföring av investeringsmedel från 2017 till 2018 (KFN18/9) Förslag till Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden begär hos Kommunstyrelsen att få överföra 1400 tkr i investeringsmedel för konstnärlig utformning från 2017 till 2018. Under 2017 har konstnärlig gestaltning av cirkulationsplats Clas Horn påbörjats våren 2017 men avbrutit hösten 2017 pga för stora osäkerheter med genomförandet. Hittills har endast skissersättning betalats ut varför resterande 500 tkr begärs överflyttade. Konstprogram för Mälaröhallen har antagits men projektet är ännu inte slutfört varför 300 tkr begärs överflyttat till 2017. Konstnärlig gestaltning av strandpromenad Ekerö centrum är påbörjad och beräknas genomföras under en treårsperiod varför 600 tkr begärs överföras till 2018. Totalt begärs 1400 tkr av medel för konstnärlig utformning att överföras till 2018. sunderlag Tjänsteutlåtande - Begäran om överföring av investeringsmedel från 2017 till 2018 Expedieras till Ekonomikontor Nämndkontor kultur och fritid
6 / 14 3 Övergångsbestämmelse för bidrag till föreningar (KFN18/10) Förslag till Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beslutar att det tidigare regelverket för det Särskilda föreningsbidraget gäller under 2018 och 2019 för föreningar som tidigare sökt anläggningsstöd. Kultur och fritidsnämnden har föreslagit att regler för det Särskilda föreningsbidraget upphör. De föreningar som tidigare fått anläggningsstöd enligt detta regelverk föreslås, under 2018 och 2019, kunna söka bidrag enligt det gamla regelverket. sunderlag KFS 30:3 verksamhetsstöd till föreningar och organisationer Tjänsteutlåtande - övergångsbestämmelse för föreningsbidrag Expedieras till Nämndkontor kultur och fritid
7 / 14 4 Genomförd internkontroll för 2017. (KFN17/24) Förslag till Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen om genomförd internkontroll för 2017 och ställer sig bakom redovisade slutsatser och åtgärder. Nämndkontoret kultur och fritid har i tjänsteutlåtande- Internkontroll Kultur och fritidsnämnden samt internkontrollplan för 2017 (Dnr KFN 16/20) föreslagit en plan för internkontroll 2017 som antogs av nämnden 2017-03-13. Vid internkontrollen framgår att samtliga moment som är kopplade till tjänstegarantierna har uppnåtts. Inga avvikelser av upprättade rutiner har skett. Nämndkontoret Kultur och fritid har uppfyllt 2017 års tjänstegarantier. sunderlag PM - genomförd internkontroll 2017 Tjänsteutlåtande - genomförd internkontroll 2017 Expedieras till Kommunstyrelsen Revisorerna
8 / 14 5 Internkontrollplan 2018 (KFN18/11) Kultur- och fritidsnämnden ger nämndkontor kultur och fritid i uppdrag att komplettera internkontrollplan för 2018 med granskning av utbetalning enligt regelverket. Förslag till Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen och godkänner plan för internkontroll 2018. Enligt kommunfullmäktiges beslut om reglemente för internkontroll i Ekerö kommun (KFS01:07) ska en kontroll årligen genomföras för att säkerställa att en tillfredsställande internkontroll upprätthålls i Ekerö kommuns organisation. Nämnderna har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen genomförs, i enlighet med antagen internkontrollplan. Nämndkontor Kultur och fritid föreslår följande plan för internkontroll 2018. Planen utgår ifrån en risk- och sårbarhetsanalys. (Bilaga): -Att faktureringen efter halltidsbokningar är korrekt. -Att utbetalningar till föreningslivet sker inom utsatt tid. -Att skriftlig information om bidrag och ansökningstider ska finnas tillgängligt för invånare. -Att besked lämnas vid Snabb slant ansökningar senast tre veckor efter inlämnad ansökan. Kontrollen genomförs genom stickprovskontroller och redovisas för nämnden i mars 2019. sunderlag Internkontrollplan 2018 - risk och sårbarhetsanalys Tjänsteutlåtande - Internkontrollplan 2018 Expedieras till Kommunstyrelsen Revisorerna
9 / 14 6 Samlat ansvar för drift av kommunens fritidsanläggningar och samlingslokaler (KFN18/13) Förslag till Kultur- och fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsnämnden föreslår Kommunstyrelsen besluta att verksamhetsansvar för kommunens idrottsanläggningar överförs till kultur- och fritidsnämnden från 2019. 2. Kultur- och fritidsnämnden föreslår Kommunstyrelsen att ge kommunkansliet i uppdrag att reglera reglementen för kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden. Kommunstyrelsen har antagit Riktlinje för arbete med och beslutsordning för lokalinvesteringar. et innebär att Kultur- och fritidsnämnden tagit över ansvar för investeringar i sporthallar och fritidsanläggningar från tekniska nämnden och kommunstyrelsen. Som en konsekvens av detta föreslås att kultur- och fritidsnämnden även övertar verksamhetsansvaret för kommunens idrottsanläggningar och hyr dessa av tekniska nämnden. Härigenom tydliggörs ansvar för verksamhets- resp. teknisk drift mellan nämnderna. Detta överensstämmer med internhyressystemet för övriga lokaler i kommunen och det blir en större tydlighet både inom organisationen och utåt mot allmänheten. Som en effekt av förändrat verksamhetsansvar måste de bägge nämndernas reglementen revideras samt budgetposter med fördelning på verksamhets- resp teknisk drift regleras i samband med budget 2019. sunderlag Tjänsteutlåtande - Samlat ansvar för drift av kommunens fritidsanläggningar och samlingslokaler Expedieras till Kommunstyrelsen
10 / 14 7 Utdelning av Kultur- och fritidsnämndens Stora pris Kultur- och fritidsnämndens beslutar att ärendet behandlas på Kulturoch fritidsnämndens sammanträde 2018-03-07. Diskussion om utdelning av Kultur- och fritidsnämndens Stora pris.
11 / 14 8 Kultur- och fritidsnämndens ordförande informerar Kultur- och fritidsnämndens noterar informationen. Kultur- och fritidsnämndens ordförande Sivert Åkerljung (KD) informerar om att juryn för Årets Eldsjäl 2017 har sammanträtt och utsett tre nominerade.
12 / 14 9 Chef för nämndkontor kultur och fritid informerar Kultur- och fritidsnämndens noterar informationen. Elisabet Lunde, chef nämndkontor kultur och fritid, informerar om att på kommunens hemsida finns det nu uppdaterad information om stängningen av Fabriken.
13 / 14 10 Redovisning av delegeringsbeslut Kultur- och fritidsnämndens noterar informationen. Delegationsbeslut KFN17/70-52 om verksamhetsbidrag under 20 000 kr till kulturföreningar
14 / 14 11 Övrig fråga Hans Cronmark (M) tar upp en fråga om radiosändning av Galan 2018-03-12.