Stadsområdesförvaltning Söder 1 (1) Datum 2015-02-17 Vår referens Pontus Gleisner Utvecklingssekreterare pontus.gleisner@malmo.se Tjänsteskrivelse Fördjupad granskning- Försörjningsstöd SOFS-2015-71 Sammanfattning i Malmö stad har under 2014 genomfört en granskning med syftet att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande. Granskningen har utmynnat i en rapport, som skickats till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster, stadsområdesnämnd Söder och stadsområdesnämnd Innerstaden för yttrande senast 4 mars 2015. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att avge yttrande till Revisorskollegiet i enlighet med Stadsområdesförvaltning Söders förslag samt, att omedelbart justera paragrafen. Beslutsunderlag Granskningsrapport- Försörjningsstöd Protokollsutdrag Revisorkollegiet 2015-01-28 4 Fördjupad granskning- Försörjningsstöd G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 150128 Granskningsrapport Försörjningsstöd Förslag till yttrande SoN 150225 - Fördjupad granskning avseende försörjningsstöd Tjänsteskrivelse SoN 150225 - Fördjupad granskning avseende försörjningsstöd Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott 2015-02-11 Stadsområdesnämnd Söder 2015-02-25 Ansvariga Eva Stener Avdelningschef, individ- och familjeomsorg SIGNERAD
Stadsområdesnämnd Söder 1 (3) Datum 2015-02-17 Adress Eriksfältsgatan 28A, Box 310 65 Diarienummer SOFS-2015-71 Förslag till yttrande Till Revisorskollegiet Fördjupad granskning- Försörjningsstöd SR-2014-35 Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Stadsområdenämnd Söder instämmer i det som skriver i sin rapport. Uppföljning av måluppfyllelsen i genomförandeplaner bör bli tydligare och det borde säkerställas att tidigare upprättade planer finns kvar i systemet. Avdelningen för individ- och familjeomsorg i stadsområde Söder kommer att diskutera rutiner för hur detta ska kunna åstadkommas lokalt, men inställningen är att åtgärderna behöver diskuteras på kommungemensam nivå med förändring av de gemensamma rutinerna/dokumenten samt verksamhetssystemet i fokus. Yttrande I maj 2013 uppdrog kommunstyrelsen åt stadskontoret att utreda och föreslå hur kostnader för ekonomisk hjälp ska sänkas med hjälp av socialtjänsten och budgeterade arbetsmarknadsåtgärder. Utredningen pekade framförall på behovet av förstärkning och utveckling av socialtjänstens försörjningsstödsverksamhet. I juni 2013 beslutade kommunfullmäktige att avsätta 30 mkr i budget för 2014 till att utveckla arbetet med försörjningsstöd och få fler personer självförsörjande. i Malmö stad har under 2014 genomfört en granskning med syftet att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. Granskningen berör kommunstyrelsen samt stadsområdesnämnderna Öster, Söder och Innerstaden. s granskning visar framför allt att: Antalet personliga besök har ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare år.
Avseende genomförandeplaner är riktlinjerna att sådana ska upprättas och följas upp var tredje månad. Så långt hade stadsområdena inte kommit ännu men jämfört med 2013 såg en förbättring. Generellt var det lätt att följa ärendena i akterna kronologiskt och s uppfattning är att dokumentationen håller god kvalitet. Dokumentationen i genomförandeplanen borde förbättras avseende uppföljning av hur klienten uppfyllt de mål som överenskommits mellan klient och handläggare i samband med föregående genomförandeplan. Uppföljningen dokumenteras nu, om den sker alls, många gånger istället som en separat anteckning i klientens akt. Uppföljningen av klientens måluppfyllelse är viktig både för klienten och för att ärendet tydligt ska kunna följas. I några fall har genomförandeplaner försvunnit ur Procapita genom att handläggare vid upprättandet av en ny plan, sparat över tidigare upprättad plan. Detta behöver ses över, genom att exempelvis upprätta rutiner för hur dokumentation av genomförandeplaner ska ske och hur dessa ska bevaras. 2 (3) Stadsområdenämnd Söder instämmer i det som skriver i sin rapport. Uppföljning av måluppfyllelsen i genomförandeplaner bör bli tydligare och det borde säkerställas att tidigare upprättade planer finns kvar i systemet. - Avseende uppföljning av måluppfyllelsen instämmer stadsområdesnämnden i s förslag, att detta bäst regleras i dokumentet genomförandeplan. Detta skulle medföra en bättre koppling mellan den föregående och en nyupprättad plan. Avdelningen för individ- och familjeomsorg i stadsområde Söder kommer att diskutera rutiner för hur detta ska kunna åstadkommas lokalt, men inställningen är att denna åtgärd behöver diskuteras på kommungemensam nivå med förändring av de gemensamma rutinerna/dokumenten i fokus. - Avseende att genomförandeplaner har försvunnit ur Procapita, instämmer stadsområdenämnden i s förslag, att alla genomförandeplaner bör sparas och inte ska gå att radera från systemet. Detta skulle säkerställa att planerna finns kvar och inte tas bort eller sparas över av misstag. Precis som föregående punkt, kommer avdelningen för individ- och familjeomsorg i stadsområde Söder att diskutera rutiner för hur detta ska kunna åstadkommas lokalt. Men inställningen även här, är att denna åtgärd behöver lösas på kommungemensam nivå, sannolikt med en förändring av behörighetsåtgärderna i Procapita. tar också upp att när en familj bestående av en gift man och kvinna uppbär försörjningsstöd är mannen alltid aktledare, dvs socialakten upprättas på mannens personnummer. Har mannen och kvinnan ett samboförhållande är istället kvinnan aktledare. Består familjen av ett par av samma kön är den äldsta av dem aktledare. Inget av stadsområdena har kunnat ge oss någon förklaring på varför det är så.
- Stadsområdesnämnd Söder har ingen ytterligare förklaring till varför det är så. Malmö stad har tillämpat denna indelning sedan många år tillbaka och förfarandet är vedertaget i samtliga stadsområden. Avdelningen för individ- och familjeomsorg i Söder har också ställt frågan till personer på stadskontoret, men även där råder oklarhet avseende varifrån beslutet kommer från början. 3 (3) tar även upp att i stadsområde Öster, Söder och Innerstaden finns genomförandeplaner i 21-22% av beviljade hushåll. Mot bakgrund av att genomförandeplanerna ska vara individuellt upprättade är den procentuella beräkningen här inte helt optimal då hushåll med två vuxna omfattar, eller ska omfatta, två individuella planer. - Stadsområdesnämnd Söder instämmer i att detta inte är ett optimalt sätt att räkna på, då ett hushåll kan omfatta antingen en eller två individuella planer. Samtidigt är detta det sätt som Malmö stad centralt har valt att mäta genomförandeplaner på i relation till antalet hushåll. Beslutet om variabelns definition ligger inte hos stadsområdena utan behöver, om detta anses vara nödvändigt, ändras av stadskontoret. Ordförande Jouni Liimatainen Josefin Haugthon Nämndssekreterare
Revisorskollegiet 1 (2) Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2015-01-28 Tid och plats Stadshuset S 5054 klockan 16.00-18.25 Paragrafer 4 Ledamöter Övriga deltagare Dahlvid Sten (S) ordförande Lilja Per (M) vice ordförande Söderholm Berit (S) Carlsson Claes (S) Taeri Robabeh (S) Landgren Pia (S) Hellberg Göran (V) Holmgren Andreas (MP) Sjövall Berit (M) Christiansson Åke (M) Andersson Rune (FP) Strand Olle (SD) Hägg Ulf (SD) Smidlund George revisionsdirektör Menander Christin nämndsekreterare Lindher Fia, tom 5 Hammar Olof, tom 5 Magnusson Richard, tom 6 Justerat datum 2015-01-30 4 Fördjupad granskning - Försörjningsstöd SR-2014-35 Fördjupad granskning Försörjningsstöd Sammanfattning Olof Hammar redogör för granskningen av försörjningsstöd. Granskningens övergripande syfte har varit att granska hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. Beslut Revisorskollegiet beslutar att översända granskningsrapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster, stadsområdesnämnd Söder och stadsområdesnämnd Innerstaden för yttrande senast 150304.
Revisorskollegiet 2 (2) Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 150128 Granskningsrapport Försörjningsstöd RAPPförsörjningsstöd
SIGNERAD 2015-01-19 Malmö stad Stadsrevisionen 1 (2) Datum 2015-01-29 Vår referens Fia Lindher Revisor fia.lindher@malmo.se Tjänsteskrivelse Fördjupad granskning - Försörjningsstöd SR-2014-35 Sammanfattning Granskningens övergripande syfte har varit att granska hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. Förslag till beslut Revisorskollegiet föreslås besluta att översända granskningsrapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster, stadsområdesnämnd Söder och stadsområdesnämnd Innerstaden för yttrande senast 150304. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 150128 Granskningsrapport Försörjningsstöd RAPPförsörjningsstöd Beslutsplanering Revisorskollegiet 2015-01-28 Ärendet I juni 2013 beslöt kommunfullmäktige att i budget 2014 avsätta 30 mkr för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen har varit att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. Granskningen berör kommunstyrelsen samt stadsområdesnämnderna Öster, Söder och Innerstaden. En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. En omfattande nyrekrytering har genomförts i samtliga tre granskade stadsområden.
2 (2) Granskningen visar att antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare år. När det gäller genomförandeplaner är riktlinjerna att sådana ska upprättas och följas upp var tredje månad. Så långt hade man inte kommit ännu men jämfört med 2013 såg vi en förbättring. Granskningen visar att dokumentationen i genomförandeplanen borde förbättras avseende uppföljning av hur klienten uppfyllt mål som överenskommits mellan klient och handläggare i samband med föregående genomförandeplan. Uppföljningen dokumenteras nu, om den sker alls, många gånger istället som en separat anteckning i klientens akt. Uppföljningen av klientens måluppfyllelse är viktig både för klienten och för att ärendet tydligt ska kunna följas. I några fall har genomförandeplaner försvunnit ur Procapita genom att handläggare vid upprättandet av en ny plan sparat över tidigare upprättad plan. Det är av stor vikt att förhindra att detta sker framöver genom att exempelvis upprätta rutiner för hur dokumentation av genomförandeplaner ska ske och hur dessa ska bevaras. Ansvariga George Smidlund Direktör
GRANSKNINGS Försörjningsstöd Projektledare: Olof Hammar, Certifierad kommunal yrkesrevisor Beslutad av revisorskollegiet 2015-01-28 RAPP Försörjningsstöd Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING/BAKGRUND... 3 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING... 4 3.1 Syfte... 4 3.2 Revisionsfrågor... 4 3.3 Avgränsning... 4 4 REVISIONSKRITERIER... 5 5 GRANSKNINGSANSVARIGA OCH STYRGRUPP... 5 6 METOD... 5 7 STATISTISKA UPPGIFTER... 6 8 FÖRSÖRJNINGSSTÖDSSATSNINGEN 2014... 6 9 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 7 9.1 Personalsatsningarna... 7 9.1.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen... 7 9.1.2 Intervjuer med stadsområdena... 8 9.2 Genomförandeplaner... 9 9.2.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen... 9 9.2.2 Intervjuer med stadsområdena... 9 9.3 Personliga besök... 9 9.3.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen... 9 9.3.2 Intervjuer med stadsområdena... 10 9.4 Samverkan med andra aktörer... 10 9.4.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen... 10 9.4.2 Intervjuer med stadsområdena... 11 9.5 Självförsörjning... 11 9.5.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen... 11 9.5.2 Intervjuer med stadsområdena... 12 9.6 Vår granskning... 12 10 SLUTSATS... 14 BILAGA GENOMFÖRANDEPLAN... 15 RAPP Försörjningsstöd 2 (15)
1 Sammanfattning I juni 2013 beslöt kommunfullmäktige att i budget 2014 avsätta 30 mkr för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen har varit att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen har handlat om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. En omfattande nyrekrytering har genomförts i samtliga tre granskade stadsområden. Samtliga intervjuade har framhållit att antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare. Mest konkret framstår det i Innerstaden där inga personliga besök i princip förekom under 2013. Under 2014 har en väsentlig förändring skett vilket även bekräftas av vår genomförda granskning. När det gäller genomförandeplanerna är riktlinjerna att sådana ska upprättas och följas upp var tredje månad. Så långt hade man inte kommit ännu i de flesta av de akter/hushåll vi granskade men jämfört med 2013 såg vi en väsentlig förbättring. Vi anser att det när en ny genomförandeplan upprättas bör ske en uppföljning av den tidigare och att uppföljningsdokumentationen bör dokumenteras i den nya genomförandeplanen. Generellt har det varit lätt att följa ärendena i akterna kronologiskt och vår uppfattning är att dokumentationen håller god kvalitet. Efter intervjuerna med stadsområdena och efter genomgången av akter anser vi att det är för tidigt att dra några slutsatser kring huvudmålet, att fler ska bli självförsörjande, med de extra satsningarna på försörjningsstödet 2014. Vi har granskat 20 akter/hushåll per stadsområde. 2 Inledning/bakgrund Enligt fullmäktiges mål ska malmöbor med försörjningsstöd bli självförsörjande. Kostnaderna för försörjningsstöd har ökat under flera år och måluppfyllelsen har inte varit tillräcklig. Kommunstyrelsen gav i maj 2013 i uppdrag till stadskontoret att utreda hur kostnaderna för försörjningsstöd ska kunna minska med hjälp av socialtjänsten och aktiva arbetsmarknadsåtgärder. I juni 2013 beslöt kommunfullmäktige att i budget 2014 avsätta 30 mkr för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. I oktober 2013 presenterade stads- RAPP Försörjningsstöd 3 (15)
kontoret en omfattande utredning kring effektivare arbete med försörjningsstöd. Ca 70 procent av kostnaderna för försörjningsstödet avser malmöbor med långvarigt biståndsbehov. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet med granskningen har varit att undersöka hur kommunstyrelsen och stadsområdesnämnderna arbetar med att fler malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande och på så sätt minska kostnaderna för försörjningsstödet. Fokus i granskningen handlar om vilka effekter de stora ekonomiska satsningarna 2014 på handläggningen av försörjningsstödet hittills fått. 3.2 Revisionsfrågor Hur ser bilden av försörjningsstödet ut i de granskade stadsområdena? Hur många ärenden handlägger socialsekreterarna och har antalet ärenden per handläggare minskat 2014 tack vare öronmärkt resurstillskott? Bedrivs något aktivt samarbete mellan socialtjänsten och arbetsförmedlingen/jobb Malmö? Hur ofta träffar bidragstagarna fysiskt sin handläggare på socialtjänsten? Upprättas alltid genomförandeplaner, dvs planer för hur socialtjänsten respektive bidragstagaren aktivt ska arbeta för att komma ifrån bidragsbehovet? Håller dokumentationen i bidragstagarnas enskilda akter god kvalitet så att det kronologiskt går att följa ett ärende? Hur kvalitetssäkras dokumentationen i socialakterna? Finns det något kvalitetssäkringssystem? Är IT-stödet tillfredsställande? Beaktas jämställdhetsperspektivet i kommunens arbete med försörjningsstöd? Enligt uppgift är det alltid mannen som är aktledare (socialakten upprättas på mannens personnummer) när en familj bestående av man/kvinna/barn uppbär försörjningsstöd. Stämmer det och varför är det så? 3.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till tre stadsområden. Stadsområde Öster, Söder och Innerstaden som 2013 betalade ut 650 mkr av Malmö stads totala 913 mkr i försörjningsstöd. Granskningen koncentreras till hushåll med långvarigt bidragsbehov då dessa står för ca 70 procent av de totala kostnaderna i Malmö. RAPP Försörjningsstöd 4 (15)
Uppföljning av försörjningsstödssatsningarna 2014 har skett i kommunstyrelsen löpande under 2014. Omfattande dokumentation har funnits i tertialrapporterna från stadsområdena till kommunstyrelsen som berört revisionsfrågorna i denna granskning. Vi har tagit del av och också använt materialet som ett komplement till våra egna intervjuer och granskning för att besvara revisionsfrågorna. 4 Revisionskriterier Socialtjänstlagen (SoL), tertialrapporter till kommunstyrelsen avseende försörjningsstödssatsningarna 2014 5 Granskningsansvariga och styrgrupp Styrgruppen ur revisorskollegiet: Berit Söderholm, sammankallande, Claes Carlsson, Göran Hellberg, Bertil Ekelund, Andreas Holmgren, Gösta Larsson och Tomas Nordin. Projektledare från revisionskontoret: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor. Biträder i granskningen: Fia Lindher, revisor Kvalitetsgranskare: George Smidlund, revisionsdirektör och certifierad kommunal yrkesrevisor. Sakkunniga revisorer har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 1 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 6 Metod Granskningen har genomförts genom att analys av det omfattande utredningsarbete som skett under 2013 för att effektivisera arbetet med försörjningsstödet och att på sikt sänka kostnaderna. Intervjuer har skett med nyckelpersoner på stadskontoret och stadsområdena med fokus på vilka åtgärder stadsområdet vidtagit under 2014 och om vilka resultat som resurstillskottet under 2014 redan gett eller förväntas ge framöver. Granskning har skett av 20 hushåll med långvarigt bidragsberoende per stadsområde. Granskningen har fokuserat på om det finns genomförandeplaner (ett skriftligt kontrakt mellan bidragsgivare och bidragstagare kring vilka åtgärder som ska genomföras), om genomförandeplanerna följs upp, om antalet planerings- eller uppföljningsbesök ökat mellan 2013 och 2014 (merparten av resurstillskottet på 30 mkr som beviljades 2013 avsattes för detta ändamål) samt att dokumentationen är av sådan kvalitet att det går att kronologiskt följa ett ärende. 1 Hot mot oberoende till följd av egenintresse, självgranskning, partsställning, vänskap, skrämsel, övrigt. RAPP Försörjningsstöd 5 (15)
7 Statistiska uppgifter Utbetalt försörjningsstöd i Malmö stad År Utbetalt belopp 2010 679 683 091 2011 770 667 063 2012 860 723 920 2013 927 757 425 2014 962 938 350 Antal hushåll med försörjningsstöd i Malmö stad År Antal hushåll 2010 12 849 2011 13 660 2012 14 409 2013 15 244 2014 16 218 Stadsområde Totalt utbetalt försörjningsstöd Antal hushåll med Antal nya hushåll med 2014 försörjningsstöd 2014 försörjningsstöd 2014* Öster 219 175 394 3 787 1 496 Söder 257 557 356 4 340 1 759 Innerstaden 194 921 310 3 449 1 408 Malmö stad 962 938 350 16 218 6 925 * Definition av nya hushåll - Antal nya unika hushåll som inte fått utbetalning de senaste tre månaderna. Siffrorna i denna kolumn kan därmed inkludera hushåll som gått ut och in ur behovet med ekonomiskt bistånd under det innevarande året och motsvarar därmed mer än ett hushåll. Motsvarande gäller inte siffrorna i kolumnen Antal hushåll med försörjningsstöd 2014. 8 Försörjningsstödssatsningen 2014 Kommunstyrelsen gav i maj 2013 i uppdrag till stadskontoret att utreda och föreslå hur kostnaderna för ekonomisk hjälp ska sänkas med hjälp av socialtjänsten och budgeterade arbetsmarknadsåtgärder. Utredningen pekade framförallt på behovet av förstärkning och utveckling av socialtjänstens försörjningsstödsverksamhet. De medel om 30 mkr som kommunfullmäktige i juni beslutade avsätta i budget för 2014 till att utveckla arbetet med försörjningsstöd och få fler personer självförsörjande fördelades 28 mkr till stadsområdena och 2 mkr till stadskontoret för kommunövergripande arbete inom området. Resursförstärkningarna kommer inte ge några större resultat direkt i form av sänkta kostnader för försörjningsstödet och utvecklingen av dessa kostnader också är beroende av andra faktorer. Stadskontoret skriver följande: Initialt ska det naturligtvis påpekas RAPP Försörjningsstöd 6 (15)
att det idag ej går att relatera det pågående utvecklingsarbetet till en förändring av ett visst mått. Effekterna av en satsning med ett långsiktigt fokus kommer behöva följas över tid och en analys helt frikopplad från övriga samhällsfaktorer som påverkar utvecklingen av ekonomiskt bistånd låter sig inte göras. Stadsområdesmedlen fördelades efter en modell som byggde på fördelningen av prioriterade grupper av försörjningsstödstagare mellan stadsområdena. Det stadsområdesmässiga utfallet blev Norr (3,5 mkr), Öster (7,3 mkr), Söder (7,4 mkr), Väster (4,3 mkr) och Innerstaden (5,5 mkr). Utgångspunkten är att förkorta tiden hushåll är beroende av försörjningsstöd. 9 Resultat av granskningen 9.1 Personalsatsningarna 9.1.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. I enlighet med stadsområdenas planer för hur utvecklingsarbetet ska bedrivas har de medel som tilldelats huvudsakligen använts till personalförstärkningar, främst vad gäller socialsekreterare. Det uttalade syftet med detta är att skapa förutsättningar för mer kvalitativa utredningar, genomförandeplaner och uppföljningar som bottnar i personliga möten. Under våren 2014 skedde ett omfattande rekryteringsarbete. Innerstadens rekryteringsarbete påbörjades redan under hösten 2013 vilket ledde till att många av de nya socialsekreterarna var på plats redan i januari 2014. I tertialrapporten skrivs det att som ett resultat av rekryteringsarbetet har det under årets första åtta månader skett en minskning av antalet hushåll per handläggare, vilket borgar för ökade förutsättning för socialsekreterarna att i större utsträckning träffa sina klienter kontinuerligt och arbeta mer aktivt med självförsörjningsuppdraget, d.v.s. att tillsammans med den enskilde finna vägar till (långsiktig) självförsörjning. Störst minsking av antal hushåll per handläggare uppvisar Öster, en minskning från 82 hushåll i januari till 48 i augusti. Minskningen i Söder och Innerstaden har gått från 54 hushåll till 43 respektive från 53 till 44 motsvarande period. (En mer rättvisande jämförelse när det gäller Innerstaden visar ärendeminskningen mellan hösten 2013 och augusti 2014, dvs från 80-90 ärenden per handläggare till 44 ärenden. Detta då en stor del av den nyrekryterade personalen var på plats redan i januari, vilket omgående minskade antalet ärenden.) I realiten kan det dock se olika ut för olika handläggare då det i stadsområdena skett en omställning till en mer specialiserad organisation med uppdelning i en arbetsmarknadsrespektive en rehabiliteringssektion. Vidare har stadsområdena vissa prioriterade grupper, t.ex. barnfamiljer, unga vuxna och hushåll med långvarigt ekonomiskt bistånd. RAPP Försörjningsstöd 7 (15)
Minskningen av antalet hushåll per handläggare har generellt därmed i högre grad påverkat de handläggare som arbetar med de prioriterade grupperna. Det understryks i tertialrapporten att måttet antal hushåll per handläggare är en bristfällig beskrivning av socialsekreterarnas arbetsbelastning. Först och främst tar måttet enbart hänsyn till beviljade hushåll, antalet ärenden som efter utredning meddelas avslagsbeslut är inte inkluderade. Måttet tar generellt inte hänsyn till t.ex. sjukfrånvaro, föräldraledighet eller vakanser. Slutligen inbegrips i måttet antal handläggare även förste socialsekreterare och personal i mottagningsenheterna då dessa har en stödjande eller avlastande roll i arbetet med ekonomiskt bistånd. Dessa personer är sålunda en del i hanteringen av ärenden, dock utan egna hushåll med löpande bistånd på tjänsten. Detta till trots har det genomsnittliga ärendeantalet sjunkit vilket skapar förutsättningar för ett mer kvalitativt socialt arbete. Samtidigt innebär det utmaningar för stadsområdena. Stadsområdena beskriver att en stor andel av de nyanställda socialsekreterarna är helt nya i socionomyrket vilket betyder att många inledningsvis måste lära sig de mest grundläggande aspekterna av arbetet vilket tar resurser i anspråk för formell och informell introduktion och handledning. En utmaning är även att behålla kompetensen, särskilt när ambitionen är att långsiktigt utveckla verksamheten. Av Socialstyrelsens Öppna jämförelser 2013 framgår att andelen socialsekreterare inom ekonomiskt bistånd i Malmö som arbetat mer än två år uppgår till 55 procent, att jämföra med 67 procent i riket. 9.1.2 Intervjuer med stadsområdena Likartade synpunkter som framgår i de uppföljningsrapporter som redovisats till kommunstyrelsen har framförts vid våra intervjuer. Det har varit en lång och krävande process att rekrytera ny personal och det har oftast handlat om personal med liten eller ingen praktisk erfarenhet och personal som nyss avslutat sin socionomutbildning. Speciellt stadsområde Öster såg det också som en stor utmaning att kunna behålla personalen. Personalomsättningen har varit hög på enheten för försörjningsstöd i Öster. Det har redan innan den stora försörjningsstödssatsningen 2014 skett satsningar vad gäller att förbättra handläggningen av försörjningsstödet. EU-medel har erhållits i en del fall. Det kanske tydligaste exemplet som nämndes var i stadsområde Söder och deras satsning på Områdesteamet. Områdesteamet beskrivs bl a i stadsområdets verksamhetsplan. Det startade 2012 med fokus på arbete med försörjningsstödstagare boende på Lindängen. Områdesteamet arbetar utifrån att den enskilde socialsekreteraren ska ha ett färre antal ärenden på sin tjänst än i grundorganisationen. Detta leder till att socialsekreteraren har möjlighet att arbeta med motiverande och stödjande insatser som i sin tur kan leda till självförsörjning. Verksamheten är samlokaliserad med andra relevanta aktörer till exempel Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen, vilket innebär att vägen till planering kortas. I de jämförelser som har gjorts kan man enligt förvaltningen se att antalet hushåll som erhåller försörjningsstöd, inte ökar i samma takt som i stadsområde Söder som helhet. Likartade projekt, som finansierats av medel från Malmö stads sociala investeringsfond, finns i Innerstaden och Öster i form av Hela familjen projektet RAPP Försörjningsstöd 8 (15)
9.2 Genomförandeplaner 9.2.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen En markant ökning gällande antalet genomförandeplaner har skett under 2014. I genomsnitt fanns 890 aktuella genomförandeplaner per månad under perioden januari-april, under perioden maj-augusti har snittet ökat till 1976 per månad. I förhållande till beviljade hushåll hade 5,5 % en aktuell genomförandeplan januari 2014 jämfört med 21 % i augusti. I stadsområde Öster, Söder och Innerstaden finns genomförandeplaner i 21-22% av beviljade hushåll. Mot bakgrund av att genomförandeplanerna ska vara individuellt upprättade är den procentuella beräkningen här inte helt optimal, hushåll med två vuxna omfattar, eller ska omfatta, två individuella planer. I augusti har 1063 kvinnor respektive 1002 män en aktuell genomförandeplan. Antal aktuella genomförandeplaner Stadsområde 1 Jan 2014 1 Aug 2014 Öster 142 492 Söder 92 538 Innerstaden 50 414 Malmö 541 2065 Källa: avrapporteringen till kommunstyrelsen i november gällande försörjningsstödssatsningarna. Bilagan prestationsmått. 9.2.2 Intervjuer med stadsområdena Samtliga tre stadsområden har bekräftat att antalet genomförandeplaner ökat kraftigt under 2014. En viktig orsak är givetvis att det tidigare år inte fanns samma krav på att sådana skulle upprättas. Vår genomgång av totalt 60 akter på tre stadsområden bekräftar också denna bild. Jämfört med 2013 har en väsentlig ökning skett. Våra synpunkter vad gäller genomförandeplanerna redovisas under avsnittet Vår granskning. 9.3 Personliga besök 9.3.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen I en brukarundersökning som genomfördes 2012 framkom att försörjningsstödstagarna efterfrågade mer personliga möten med sin socialsekreterare samt högre grad av delaktighet. Antalet personliga besök där socialsekreterare och klient träffas för planering eller uppföljning har ökat under 2014. I Malmö genomfördes planerings- eller uppföljningsbesök i motsvarande 12 % av beviljade hushåll under augusti månad. Skillnaderna är här något mindre mellan stadsområdena än i förhållande till antal genomförandeplaner. I Innerstaden var motsvarande 10 % av beviljade hushåll på planerings- eller uppföljningsbesök i augusti, i Öster 11 % och i Söder 13 %. (Innerstaden har här påpekat att besöksfrekvensen var betydligt högre i september. Detta då verksamheten haft många vikarier under augusti som istället haft fokus på nybesök). Det framkommer också i tertialrapporten till kommunstyrelsen att det var en jämn könsfördelning vad gäller besöken, om än med en liten övervikt för kvinnor (i genomsnitt 597 kvinnor och 577 män på besök per månad). RAPP Försörjningsstöd 9 (15)
I Öster ser man att barnfamiljer behöver förhållandevis mer handläggningstid mot bakgrund av att det här ofta finns två vuxna som det ska upprättas individuella planeringar med samt att barnperspektivet särskilt ska beaktas. Stadsområdena bedömer i stort att man mer aktivt arbetar med självförsörjningsuppdraget gentemot de prioriterade grupperna och att detta också resulterat i att fler blir självförsörjande. Sammantaget ser stadsområdena att det lönat sig att tillsätta mer personal men att arbetet även fortsättningsvis kommer kräva prioriteringar. Ett tredje mått som mäter kontaktytan är antal nybesök. Utgångspunkten för en substantiell utredning är att den, i enlighet med Malmö stads riktlinjer, föregås av ett eller flera möten. Även här kan vi notera en vikande kurva under juli-augusti, främst till följd av att man i Norr och i Öster valt att handlägga nyansökningar skriftligt under denna period. Alla brukare är inte odelat positiva till att socialtjänsten kallar till möten. Enhetscheferna beskriver att många samtal förts med brukare som ifrågasatt varför socialtjänsten vill träffa dem. Ett ändrat arbetssätt, och syftet bakom detta, tar tid att införa. Stadsområdena uppger att de har ett stort antal inbokade besök där klienter uteblivit. Planerings eller uppföljningsbesök Stadsområde I jan 2014 1 aug 2014 Öster 88 233 Söder 240 325 Innerstaden 108 190 Malmö 916 1145 Källa: avrapporteringen till kommunstyrelsen i november gällande försörjningsstödssatsningarna. Bilagan prestationsmått. 9.3.2 Intervjuer med stadsområdena Samtliga intervjuade har framhållit att antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare. Mest konkret framstår det som i Innerstaden där inga personliga besök i princip förekom under 2013. Under 2014 har en väsentlig förändring skett vilket även bekräftas av vår genomförda granskning. 9.4 Samverkan med andra aktörer 9.4.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen Stadsområdena betonar att samverkan med andra aktörer är en avgörande faktor för att effektivt kunna arbeta med att hjälpa klienter till självförsörjning. Under första halvåret 2014 har två stadsgemensamma överenskommelser om samverkan arbetats fram. Den ena överenskommelsen omfattar samverkan mellan Arbetsförmedlingen, JobbMalmö och Malmö stads Individ och familjeomsorg kring och tillsammans med personer som är arbetslösa. Den andra överenskommelsen reglerar samverkan mellan Försäkringskassan och Malmö stads Individ och familjeomsorg och avser att stärka arbetet där ohälsa RAPP Försörjningsstöd 10 (15)
är en grund för behovet av försörjningsstöd. Stadsområdena jobbar även lokalt med att utveckla samverkan med olika aktörer. Uppgifter om antalet inskrivna personer på Arbetsförmedlingen respektive JobbMalmö sammanställs manuellt i stadsområdenas statistik. I månadsstatistiken redovisar stadsområdena antal flerpartssamtal där Arbetsförmedling respektive JobbMalmö deltagit. Flerpartssamtal med deltagande av Arbetsförmedling eller JobbMalmö utgör en del av det totala antalet redovisade planerings- eller uppföljningsbesök. I augusti var 5404 biståndstagare inskrivna vid Arbetsförmedlingen och 1222 inskrivna vid JobbMalmö. Antalet flerpartssamtal där Arbetsförmedlingen ingått var som högst under mars månad då totalt 96 möten ägde rum. Under juli och augusti har antalet flerpartssamtal minskat till 46 respektive 59 möten per månad. Flerpartssamtal där Arbetsförmedlingen ingår sker i högre utsträckning tillsammans med män jämfört med kvinnor. Antalet flerpartssamtal där JobbMalmö ingått var som högst under juni månad då 131 gemensamma samtal hölls. Flerpartssamtal hålls i något högre grad tillsammans med kvinnliga biståndstagare jämfört med manliga. I snitt under perioden januari till augusti sker flerpartssamtal tillsammans med JobbMalmö och socialtjänsten för motsvarande 8 % per månad av de biståndssökande i Malmö som är inskrivna på JobbMalmö. Avseende såväl flerpartsmöten med Arbetsförmedlingen som med JobbMalmö lyfter stadsområdena att de inte själva äger frågan kring att dessa möten ska kunna komma till stånd. Arbetsbelastning inom Arbetsförmedlingen och myndighetens prioriteringar påverkar förutsättningar till flerpartssamtal på samma sätt som t.ex. omorganisering inom JobbMalmö påverkat möjligheterna till ett gemensamt aktivt arbete tillsammans med arbetssökande försörjningsstödstagare. 9.4.2 Intervjuer med stadsområdena Stadsområdena har bekräftat den bild kring samarbetet som framkommer i tertialrapporten. Man har lyft fram fördelarna med att arbetsförmedlingen och försäkringskassan har personal på plats någon eller några dagar i veckan och man har även framfört att samarbetet med JobbMalmö fungerat mindre bra under deras omorganisation. 9.5 Självförsörjning 9.5.1 Tertialrapport 2 till kommunstyrelsen Utvecklingen av antal hushåll med behov av ekonomiskt bistånd samverkar med en mångfald av faktorer i samhällsutveckling där t.ex arbetslöshet och utformning av, och villkoren i, övriga socialförsäkringssystem har stor påverkan. Vid uppföljning av Kommunfullmäktiges mål att fler Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande mäts hur stor andel av bidragshushållen som avslutats mot bakgrund av att försörjningen fortsättningsvis tillgodoses genom arbete eller studier. Under perioden januari till augusti 2014 har 6 % av hushållen avslutats pga arbete eller studier vilket är en ökning med 0,2% jämfört med samma period föregående år. RAPP Försörjningsstöd 11 (15)
Utvecklingen avseende behovet av ekonomiskt bistånd samverkar alltid med kontextuella faktorer där arbetslöshet och det övriga socialförsäkringssystemets utveckling har stor påverkan. Ökningen av det totala antalet hushåll som uppnått egen försörjning genom arbete eller studier, samt ökningen av antalet ensamstående kvinnor som på motsvarande sätt blivit självförsörjande kan indikera att stadsområdenas intensifierade arbete kring självförsörjningsuppdraget, och med särskilt fokus på barnfamiljer, bidrar till att stärka förutsättningarna till att egen försörjning genom arbete eller studier uppnås. Under samma period har 5,1 % av andelen bidragshushåll avslutats då de blivit självförsörjande genom ersättningar från a-kassa/alfakassa, etableringsersättning, föräldrapenning, pension eller sjukersättning/aktivitetsersättning, detta är en ökning med 1,1 % jämfört med januari augusti 2013. Genomförandeplaner, uppföljningar och nybesök ger en bild över kontaktytan, dock saknar man information om innehållet i mötena och vilka effekter det medför. Antalet hushåll med ekonomiskt bistånd minskade i augusti och ökningen av antal hushåll under året är hittills något mindre än motsvarande ökning föregående år. Till vilken del detta är en effekt av ett mer kvalificerat socialt arbete är dock för tidigt att säga. 9.5.2 Intervjuer med stadsområdena Efter intervjuerna med stadsområdena och efter genomgången av akter anser vi att det är för tidigt att dra några slutsatser kring huvudmålet, att fler ska bli självförsörjande, med de extra satsningarna på försörjningsstödet 2014. 9.6 Vår granskning De avrapporteringar som skett till kommunstyrelsen under året har visat att antalet personliga besök/fysiska möten mellan handläggare och klient ökat men framförallt på att antalet aktuella genomförandeplaner ökat. Detta var ett av huvudmålen med den stora försörjningsstödssatsningen 2014. Vi har genomfört en egen granskning där vi jämfört hur det sett ut 2013 respektive 2014 för totalt 60 hushåll i tre stadsområden. Vi har granskat 20 akter/hushåll per stadsområde och urvalet av hushåll har varit följande. Beroende av försörjningsstöd både 2013 och 2014. Ärende där mottagaren/mottagarna av försörjningsstöd står till arbetsmarknadens förfogande. De granskade stadsområdena har tagit fram 20 ärenden enligt kriterierna ovan. Vi har sedan, tillsammans med en erfaren handläggare på respektive stadsområde, gått igenom ärendena i verksamhetssystemet procapita. Nedan redovisas totalt antal besök och totalt antal upprättade genomförandeplaner under 2013 och 2014. Genomförandeplanerna har upprättats vid personliga besök. Ett hushåll RAPP Försörjningsstöd 12 (15)
kan ha haft flera inbokade besök och flera genomförandeplaner kan ha upprättats. Granskningsperioden avser hela 2013 och för 2014 fram till granskningstillfället, dvs månadsskiftet november/december. Stadsområde Antal besök 2013 Antal genomförandeplaner 2013 Antal besök 2014 Antal genomförandeplaner 2014 Söder 3 0 16 19 Öster 2 2 33 33 Innerstaden 0 0 24 19 Totalt 5 2 73 71 Vi har vid genomgången av enskilda akter också beaktat framförallt revisionsfrågorna om det bedrivs något aktivt samarbete mellan socialtjänsten och arbetsförmedlingen/jobb Malmö samt om dokumentationen i bidragstagarnas enskilda akter håller god kvalitet så att det kronologiskt går att följa ett ärende. Dessa frågor har tillsammans med övriga revisionsfrågor också lyfts vid intervjuerna med avdelningschef och andra nyckelpersoner på respektive stadsområde. Generellt har det varit lätt att följa ärendena i akterna kronologiskt och vår uppfattning är att den håller god kvalitet. Det har som framgår ovan varit en väsentlig ökning 2014 jämfört med 2013 både vad gäller antalet besök där klienten fysiskt träffat sin handläggare och antalet genomförandeplaner. Genomförandeplanerna har i de flesta fall upprättats under besöken. Den bild vad gäller effekterna av satsningarna på försörjningsstödet 2014 som redovisats i tertialrapporterna till kommunstyrelsen är därmed samma bild som framkommit vid vår granskning. När det gäller genomförandeplanerna är riktlinjerna att sådana ska upprättas och följas upp var tredje månad. Så långt hade man inte kommit ännu i de flesta av de akter/hushåll vi granskade men eftersom rekryteringar och introduktion av ny personal till stor del skedde under våren 2014 kunde vi i många av de granskade ärendena framförallt se en ökad aktivitet vad gäller besök och upprättade genomförandeplaner från april/maj och framåt. Vi anser att det hade blivit en tydligare koppling mellan uppföljning av föregående genomförandeplan när man upprättar en ny om det på blanketten genomförandeplan (se bilaga) funnits ett fält där man dokumenterar hur målen i föregående plan uppfyllts. Uppföljningsdokumentationen sker nu, om den sker, istället som en separat anteckning i klientens akt. Måluppfyllelsen i föregående plan har enligt vår uppfattning ett samband med de nya mål som upprättas i nästa genomförandeplan. I några fall hade gamla genomförandeplaner försvunnit ur systemet. Det beror troligen på att handläggaren sparat om den gamla planen i systemet och bara ändrat innehållet. Alla genomförandeplaner bör sparas och därför bör man se till att det inte går att radera gamla planer i systemet när nya upprättas. RAPP Försörjningsstöd 13 (15)
När en familj bestående av en gift man och kvinna uppbär försörjningsstöd är mannen alltid aktledare, dvs socialakten upprättas på mannens personnummer. Har mannen och kvinnan ett samboförhållande är istället kvinnan aktledare. Består familjen av ett par av samma kön är den äldsta av dem aktledare. Inget av stadsområdena har kunnat ge oss någon förklaring på varför det är så. 10 Slutsats En stor del av de ekonomiska satsningarna 2014 har handlat om att förstärka personalresurserna som handlägger försörjningsstödet och att de enskilda handläggarna ska ha färre antal ärende för att kunna arbeta mer med enskilda hushåll. En omfattande nyrekrytering har genomförts i samtliga tre granskade stadsområden. Samtliga intervjuade har framhållit att antalet personliga besök ökat kraftigt 2014 jämfört med tidigare. Mest konkret framstår det som i Innerstaden där inga personliga besök i princip förekom under 2013. Under 2014 har en väsentlig förändring skett vilket även bekräftas av vår genomförda granskning. När det gäller genomförandeplanerna är riktlinjerna att sådana ska upprättas och följas upp var tredje månad. Så långt hade man inte kommit ännu i de flesta av de akter/hushåll vi granskade men jämfört med 2013 såg vi en väsentlig förbättring. Vi anser att det när en ny genomförandeplan upprättas bör ske en uppföljning av den tidigare och att uppföljningsdokumentationen bör ske i den nya genomförandeplanen. Generellt har det varit lätt att följa ärendena i akterna kronologiskt och vår uppfattning är att dokumentationen håller god kvalitet. Efter intervjuerna med stadsområdena och efter genomgången av akter anser vi att det är för tidigt att dra några slutsatser kring huvudmålet, att fler ska bli självförsörjande, med de extra satsningarna på försörjningsstödet 2014. I några fall hade gamla genomförandeplaner försvunnit ur systemet. Det beror troligen på att handläggaren sparat om den gamla planen i systemet och bara ändrat innehållet. Alla genomförandeplaner bör sparas och därför bör man se till att det inte går att radera gamla planer i systemet när nya upprättas. Vår uppfattning är i övrigt att IT-stödet är tillfredställande. När en familj som uppbär försörjningsstöd består av en gift man och kvinna är mannen aktledare. Kvinnan är aktledare då familjen består av en man och en kvinna i samboförhållande och om familjen består av ett par av samma kön är den äldsta av dem aktledare. Inget av stadsområdena har kunnat ge oss någon förklaring på varför det är så. RAPP Försörjningsstöd 14 (15)
Bilaga Genomförandeplan RAPP Försörjningsstöd 15 (15)