Kallelse Kmmunfullmäktige Tid: måndag 25 februari 2019 kl. 18:00 Plats: Stra Salngen, Flkets Hus, Lilla Edet, Lilla Edet Ärenden Föredragande Frmalia 1 Upprp 2 Val av justerare ch tid för justering 3 Gdkännande av dagrdning Beslutsärenden 4 Avsägelse från Mattias Hammenfrs (MP) från uppdragen sm ersättare i kmmunfullmäktige, ledamt i fullmäktiges valberedning ch ledamt i miljö- ch byggnämnden, samt fyllnadsval 5 Avsägelse från Mattias Ternehäll (SD) från uppdragen sm ersättare i kmmunstyrelsen ch ledamt i styrelsen för AB Edethus, samt fyllnadsval 2019/33 2019/33 6 Utseende av brgerlig begravningsförrättare 2018/365 7 Valärende 2019/33 8 Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan 2012 2018/213 9 Svar på återremiss explateringsbudget 2018/220 10 Översyn ch utveckling av kmmunens styrmdell 2018/521 11 Reglemente för kmmunstyrelsen 2018/446 12 Reglemente för individnämnden 2018/447 13 Reglemente för Omsrgsnämnden 2018/448 14 Reglemente för Kultur- ch fritidsnämnden 2018/449 1
sid- 2-15 Reglemente för Utbildningsnämnden 2018/450 16 Reglemente för Miljö- ch byggnämnden 2018/451 17 Reglemente för Tekniska nämnden 2018/452 Eva Lejdbrandt (L) Ordförande 2 sid 2/2
Diarieföras på KS 2019/33 Med vänliga hälsningar Maria Olegård Administrativ chef Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Pstadress: Lilla Edets kmmun, 463 80 Lilla Edet Telefn: 0520-65 95 00, direkt: 0520-65 95 12 maria.legard@lillaedet.se www.lillaedet.se -----Ursprungligt meddelande----- Från: Mattias Hammenfrs <Mattias.Hammenfrs@lillaedet.se> Skickat: den 29 januari 2019 21:29 Till: Maria Olegård <maria.legard@lillaedet.se> Ämne: Avsägelse av uppdrag Hej Maria! Jag vill härmed avsäga mig mina uppdrag sm ersättare i kmmunfullmäktige, ledamt i kmmunfullmäktiges valberedning ch ledamt i miljö- ch byggnämnden. Hälsningar Mattias Hammenfrs Skickat från min ipad 3
Med vänliga hälsningar Maria Olegård Administrativ chef Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Pstadress: Lilla Edets kmmun, 463 80 Lilla Edet Telefn: 0520-65 95 00, direkt: 0520-65 95 12 maria.legard@lillaedet.se www.lillaedet.se -----Ursprungligt meddelande----- Från: Mattias Ternehäll <mattias.ternehall@sd.se> Skickat: den 15 februari 2019 17:41 Till: Maria Olegård <Maria.Olegard@lillaedet.se> Ämne: Avsägelse Avsäger mig härmed uppdragen i edethus framtida styrelse samt ersättare i kmmunstyrelsen. Mvh -- Mattias Ternehäll Sverigedemkraterna Lilla Edet Andre Vice Ordförande Kmmunfullmäktige Ersättare Kmmunstyrelsen Ledamt Miljö ch Byggnadsnämnden Ledamt Företagarcentrum Ersättare Tekniska nämnden 076-1616404 4
Kmmunstyrelsen prtkll 2018-05-30 91 Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan 2012 Dnr KS 2018/213 Sammanfattning Enligt bestämmelserna i 3 kap. 1 PBL 2010:900 ska varje kmmun ha en aktuell översiktsplan, sm mfattar hela kmmunen. Kmmunfullmäktige ska minst en gång under mandattiden pröva m översiktsplanen är aktuell i förhållande till kraven i 3 kap. 5. Kmmunfullmäktige ska ta ställning till m översiktsplanen är aktuell, eller m den ska göras m helt eller delvis. Innehållet i översiktsplanen ändras inte genm beslutet m aktualitet. Vid en genmlysning av Lilla Edets översiktsplan har förvaltningen kmmit fram till att det krävs frtsatt arbete kpplat till översiktlig planering. Beslutsunderlag Arbetsutskttets prtkll 2018-05-16 48 Tjänsteskrivelse från bygglvshandläggaren, daterad 2018-05-02 Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Länsstyrelsens sammanfattande redgörelse, dnr KS 2018.1326 Eknmiska överväganden ch följder av beslut Beslutet leder inte till några eknmiska följder Kmmunstyrelsens beslutsförslag till kmmunfullmäktige Kmmunfullmäktige beslutar att förklara Lilla Edets kmmuns översiktsplan (ÖP 2012) inklusive den fördjupade översiktsplanen (FÖP Lödöse) för Lödöse frtsatt aktuell enligt 3 kap. 5 PBL 2010:900 Beslut Kmmunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att utreda förutsättningar för frtsatt arbete kpplat till översiktsplaneringen ch under hösten 2018 redvisa föreslag till pririteringsrdning. Beslutet expedieras till Clara Svensdtter, bygglvshandläggare Anna Stenlöf, samhällsbyggnadschef 5
Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Framtagen av: Clara Svensdtter Datum: 2018-05-07 Versin: 1.0 6
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Innehåll Inledning...3 Syfte...3 Översiktsplan för Lilla Edets kmmun...3 Samlad bedömning m aktualitet...4 Länsstyrelsens sammanfattande redgörelse...4 Riksintressen...4 Miljökvalitetsnrmer...4 Mellankmmunala frågr...5 Vatten...5 Kraftledningar...5 Hälsa ch säkerhet...5 Översvämning...5 Getekniska säkerhetsfrågr...5 Buller...5 Allmänna intressen...5 Infrastruktur...5 Bstadsförsörjning...5 Jrdbruksmark...6 Naturmiljö...6 Dagvatten...6 Vatten ch avlpp...6 Avfallshantering...6 Förrenad mark...6 Masshantering...6 Kraftledningar...6 Förvaltningens analys ch uppföljning av Lilla Edets Översiktsplan...6 Bebyggelseutveckling...7 Detaljplaner ch fördjupade översiktsplaner kpplade till ÖP 2012...9 Uppföljning av kmmunens ställningstaganden i översiktsplanen...9 Frtsatt arbete med översiktlig planering...10 Fördjupade översiktsplaner ch planprgram...10 1 7
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Frtsatt arbete med tematiska tillägg...10 Frtsatt arbete med strategiska planer...11 Lagkrav...11 Kmmunal ambitin...11 Reginal ambitin...11 Framtida översiktsplan...11 Sammanställning av framtida arbetsuppgifter kpplade till översiktsplanering...12 Källr...13 2 8
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Inledning Föreliggande rapprt utgör underlag för bedömningen av Lilla Edets kmmuns översiktsplans aktualitet. Gällande översiktsplan antgs av kmmunfullmäktige den 13 juni 2012 33. Enligt bestämmelserna i 3 kap. 1 PBL 2010:900 ska varje kmmun ha en aktuell översiktsplan, sm mfattar hela kmmunen. Kmmunfullmäktige ska minst en gång under mandattiden pröva m översiktsplanen är aktuell i förhållande till kraven i 3 kap. 5. Av översiktsplanen ska framgå: 1. grunddragen i fråga m den avsedda användningen av mark- ch vattenmråden, 2. kmmunens syn på hur den byggda miljön ska användas, utvecklas ch bevaras, 3. hur kmmunen avser att tillgdse de redvisade riksintressena ch följa gällande miljökvalitetsnrmer, 4. hur kmmunen i den fysiska planeringen avser att ta hänsyn till ch samrdna översiktsplanen med relevanta natinella ch reginala mål, planer ch prgram av betydelse för en hållbar utveckling inm kmmunen, 5. hur kmmunen avser att tillgdse det långsiktiga behvet av bstäder, ch 6. sådana mråden för landsbygdsutveckling i strandnära lägen sm avses i 7 kap. 18 e första stycket miljöbalken (2014:224). Kmmunfullmäktige ska ta ställning till m översiktsplanen är aktuell, eller m den ska göras m helt eller delvis. Innehållet i översiktsplanen kan inte ändras genm beslutet m aktualitet. Prövningen tar hänsyn till nya förutsättningar sm exempelvis lagstiftning eller plitisk vilja. Sm underlag för aktualitetsprövningen har länsstyrelsen i Västra Götaland tagit fram en sammanfattande redgörelse sm belyser alla de mråden sm har förändrats sedan 2012 då gällande översiktsplan antgs. Länsstyrelsen redgör för vilka statliga ch mellankmmunala intressen sm kan vara av betydelse för översiktsplanens aktualitet. Syfte Syftet med aktualitetsförklaringen är att redgöra för viktiga förändringar sm skett sedan översiktsplanen antgs ch till vilken grad de påverkar översiktsplanens aktualitet, varpå fullmäktige har att bedöma m översiktsplanen frtfarande gäller sm riktlinjer för kmmunen i markanvändningsfrågr. Översiktsplanens innehåll ändras inte av beslutet m aktualitetsförklaring. Översiktsplan för Lilla Edets kmmun Lilla Edets kmmuns översiktsplan består av följande delar: ÖP 2012 - Översiktsplan Lilla Edets kmmun, antagen den 13 juni 2012, 33 FÖP LÖDÖSE- En fördjupning av översiktsplanen, antagen den 22 ktber 2014, 54 3 9
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan ÖP 2012 ch FÖP Lödöse har inte aktualitetsprövats tidigare. Samlad bedömning m aktualitet Lilla Edets kmmuns översiktsplan bedöms i allt väsentligt vara aktuell. ÖP 2012 har med få undantag varit vägledande vid tillståndsgivning ch planering för ny bebyggelse. Även den fördjupade översiktsplanen för Lödöse anses vara aktuell. Under avsnittet frtsatt arbete med strategisk planering identifieras utvecklingsmråden av str vikt i den frtsatta strategiska planeringen av den fysiska miljön i Lilla Edets kmmun. Länsstyrelsens sammanfattande redgörelse Länsstyrelsen har på begäran av Lilla Edets kmmun redvisat synpunkter i en sammanfattad redgörelse med diarienummer 401-29621-2017, daterad den 28 nvember 2017. Länsstyrelsens samlade bedömning av gällande översiktsplans aktualitet sett till statliga ch mellankmmunala intressen är att planen till str del även frtsättningsvis bör kunna utgöra stöd för planläggning ch tillståndsgivning. Nedan följer en sammanfattning av länsstyrelsens skrivelse. Länsstyrelsen skiljer på riksintressen ch allmänna intressen. Att någt är ett riksintresse innebär att mrådet är av natinell betydelse, riksintressen ska behandlas ch redvisas i översiktsplanen så att det blir tydligt hur dessa förhåller sig till andra intressen. Allmänna intressen är sådant sm berör stra grupper i samhället, det kan till exempel vara infrastruktur, naturreservat, växter ch djur eller grundvatten. Riksintressen Lilla Edets kmmun mfattas av flera lika riksintressen. Några av dessa har förändrats sedan översiktsplanen antgs. Riksintresset för ttalförsvaret mfattar i strt sett hela Sveriges yta, däribland Lilla Edets kmmun. Vissa delar av riksintresset får på grund av sekretess inte redvisas öppet. Därför ska alla ärenden avseende höga bjekt skickas på remiss till Försvarsmakten. Med höga bjekt menas bjekt högre än 20 meter utanför sammanhållen bebyggelse ch 45 meter inm sammanhållen bebyggelse. Naturvårdsverket har uppdaterat riksintressena för friluftsliv. I Lilla Edets kmmun har de befintliga mrådena Bredfjället, Svartedalen ch Göta älv delmrådet Lilla Edet-Älvängen reviderats under 2016 ch fått ny beskrivning. Naturvårdsverket har beslutat m dessa ändringar, 2016-04-21 för de två förstnämnda ch 2017-01-19 för det sistnämnda. År 2013 tg Energimyndigheten fram nya ch uppdaterade riksintressen för vindbruk. För Lilla Edet innebär det att två mråden med riksintressen kvarstår ch att ett upphört. De mråden sm kvarstår är nr 235, sm ligger i västra delen av kmmunen ch delas ihp med Uddevalla kmmun, samt nr 237 sm ligger väster m Lilla Edets samhälle. Detta mråde tillgdses inte i översiktsplanen. Miljökvalitetsnrmer Nya miljökvalitetsnrmer finns för periden 2016 2021. Statusklassningarna är utgångspunkt vid bedömning av vattenförekmsterna. Det är viktigt att kmmunen tar del av ny infrmatin gällande vattenförekmsternas nya klassning ch rekmmendatiner m åtgärder för att nå miljökvalitetsnrmerna. 4 10
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Mellankmmunala frågr Vatten Lilla Edets kmmun har flera sjöar ch vattendrag sm behöver hanteras sm mellankmmunal angelägenhet. Den mest uppenbara är kanske Göta älv, men det finns även andra mindre sjöar ch vattendrag. Dessa samarbeten kan med fördel redvisas i översiktsplanen. I Lilla Edets gällande översiktsplan beskrivs inte denna typ av gemensamma arbeten. Kraftledningar Svenska Kraftnät har sökt kncessin för en ny 400 k V-ledning mellan Skgssäter i Trllhättans kmmun ch Stenkullen i Lerums kmmun. Sträckningen planeras genm Lilla Edets kmmun. I översiktsplanen redvisas en felaktig sträckning, ch stämmer alltså inte överens med den sträckningen sm kncessinsansökan gäller. Hälsa ch säkerhet Översvämning Länsstyrelsen rekmmenderar att följande frågr tas hänsyn till i översiktsplanen: 1. Länsstyrelsen rekmmenderar att kmmunen gör en övergripande riskbedömning avseende översvämningar på översiktsplanenivå. Se planeringsmdellen i handbken Stigande Vatten (Ivarssn, Offerman ch Valen, 2011). 2. Länsstyrelsen rekmmenderar att översiktsplanerna redvisar en kartläggning av riskutsatta mråden ur ett 100-årigt översvämningsperspektiv. Utifrån kartan bör man därefter visa på lämplig placering av lika funktiner. Getekniska säkerhetsfrågr SGI har yttrat sig gällande översiktsplanens aktualitet ch bedömer att kmmunen är väl medveten m de getekniska säkerhetsprblemen ch att kmmunen arbetar aktivt med dessa. Buller Enigt Länsstyrelsen bör bullerfrågan ingå i översiktsplanen sm tydligt bör visa var det finns bullerprblematik. Länsstyrelsen vill pängtera vikten av att kmmunen i översiktsplanen tar hänsyn till bullerfrågan ch strävar efter att tillkmmande bstadsbebyggelse placeras så att bullerstörningar blir så små sm möjligt. Allmänna intressen Infrastruktur Infrastrukturen har ändrats sedan Lilla Edets översiktsplan tgs fram. Två exempel är järnvägen Nrge/Vänerbanan ch utbyggnaden av E45. I förslaget till natinell infrastrukturplan 2018-2029 är slussarna i Trllhättekanal angiven sm en namngiven investering, vilket är en planeringsförutsättning att ta hänsyn till i översiktsplanen. Bstadsförsörjning Sambandet mellan kmmunens långsiktiga bstadsförsörjning ch översiktsplaneringen har sedan Lilla Edet kmmuns översiktsplan antgs stärkts i PBL. Enligt 3 kap. 5 ska det av översiktsplanen numera framgå hur kmmunen avser att tillgdse det långsiktiga behvet av bstäder. Riktlinjerna för bstadsförsörjning behöver utgöra underlag för den översiktliga planeringen. Det är viktigt att översiktsplanen möjliggör åtgärder sm följer kmmunens bstadsförsörjningsansvar ch svarar upp mt det bstadsbyggnadsbehv sm finns. 5 11
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Jrdbruksmark Brukningsvärd jrdbruksmark får tas i anspråk för bebyggelse eller anläggningar endast m det behövs för att tillgdse väsentliga samhällsintressen ch det inte kan göras genm att annan mark tas i anspråk. Lilla Edet är en av de kmmuner i länet sm de senaste åren explaterat mycket jrdbruksmark. Det har skett framförallt med anledning av byggandet av nya vägar ch järnvägar. Naturmiljö Det har gjrts en översyn på det utvidgade strandskyddet, ch nytt beslut fattades av regeringen 2016. Länsstyrelsen arbetar nu med bildandet av nya naturreservat, Backa Barrskg, Sllumsån ch Brännefjäll. De har även tagit fram förslag på att utvidga två Natura 2000-mråden, Svartedalen (SE05200141) ch Svartedalens naturskgar (SE05200166) Länsstyrelsens GIS-skikt över skyddsvärda träd i Lilla Edets kmmun har uppdaterats. Inventering av skyddsvärda träd i kmmunen är inte helt klart ännu så fler träd kan tillkmma. Dagvatten Dagvattenfrågan löses stegvis inm planeringsprcessen. Bverket har tagit fram en vägledning för dagvatten i detaljplan, men den tar även upp hantering av dagvatten på den översiktliga planeringsnivån. Vatten ch avlpp Av kmmunens gällande översiktsplan framgår att det finns tillfredsställande vatten- ch avlppslösningar i delar av kmmunen. Om situatinen frtfarande kvarstår är det lämpligt att kmmunen arbetar med frågan i översiktsplaneprcessen, till exempel genm att ta fram en avlppsförsörjningsplan. Avfallshantering Naturvårdsverket har tagit fram nya föreskrifter ch vägledning m innehållet i en kmmunal plan för avfallsförebyggande avfallshantering. De nya föreskrifterna lägger större vikt på samrdning mellan lika kmmunala planer, exempelvis översiktsplanen ch avfallsplanen. Dessa föreskrifter trädde i kraft 1 maj 2017. Förrenad mark Länsstyrelsen har sedan översiktsplanen antgs slutfört inventeringen av förrenade mråden. I den gällande översiktsplanen nämns några exempel på mråden med förrenad mark. Masshantering Kmmunen bör ha en plan för hur hantering av överskttsmassr sm kan uppkmma ska tas m hand. I översiktsplaneringen är det önskvärt att planera in plats för lagring av överskttsmassr. Kraftledningar Vattenfall har mrådeskncessin inm delar av Lilla Edets kmmun, vilket inte är med i gällande översiktsplan. I gällande översiktsplan står det även att Vattenfall utreder frågan m eventuell förstärkning av 130 kv-ledningen mellan Lilla Edet ch Stenungsund. Vattenfall skriver i sitt yttrande att denna ledning inte kmmer att förstärkas. Länsstyrelsens redgörelse daterad 2017-11-28 biläggs i sin helhet till aktualitetsförklaringen. Förvaltningens analys ch uppföljning av Lilla Edets Översiktsplan Nedan framgår förvaltningens bedömning av ÖP 2012 sett till reginala mål, hur översiktsplanen varit vägledande, tillhörande dkument, samt en uppföljning av bebyggelse ch planering. 6 12
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Bebyggelseutveckling Statistik visar att sedan översiktsplanen antgs fram till årsskiftet 2017/2018 påbörjades byggnatinen av 129 lägenheter i enbstadshus ch 59 lägenheter i flerbstadshus (SCB). Sedan ÖP 2012 antgs har Lilla Edets kmmun haft en str beflkningstillväxt ch bebyggelseutveckling. Den största andelen nya enbstadshus, ca 70 % har tillkmmit inm detaljplanerat mråde. Ttalt sett har antalet beviljade bygglv ch förhandsbesked ökat sedan översiktsplanen antgs. Figur 1 nedan visar hur utvecklingen sett ut för enbstadshus ch fritidshus när det gäller beviljade bygglv ch förhandsbesked. Ttala mängden beviljade bygglv ch förhandsbesked har ökat sedan 2012. Sedan 2013 har även mängden bygglv utanför detaljplanerat mråde ökat, detta kan ber på att kmmunen tagit fram färre detaljplaner de senaste två åren. Även förhandsbeskeden har ökat i mängd, trligtvis av samma anledning. 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 2015 2016 2017 Utanför detaljplan Inm detaljplan Förhandsbesked Ttalt bygglv ch förhandsbesked Ttalt bygglv FIGUR 1. BEVILJADE BYGGLOV OCH FÖRHANDSBESKED FÖR ENBOSTADSHUS OCH FRITIDSHUS 2013.01.01-2017.12.31 I Figur 2 redvisas uppdelningen mellan beviljade bygglv för enbstadshus ch fritidshus inm ch utanför detaljplan. Utvecklingen sm visas nedan berr sannlikt på en minskad mängd lediga byggrätter de senaste året. Utan lediga byggrätter är det svårt för kmmunen att kntrllera var byggnatin sker. För att säkerställa att byggnatin tillkmmer där kmmunen vill behöver fler detaljplaner tas fram. 7 13
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Utanför detaljplan Inm detaljplan FIGUR 2. BEVILJADE BYGGLOV, INOM OCH UTANFÖR DETALJPLAN 2012.06.13-2017.12.31 När det gäller beviljade bygglv ch förhandsbesked utanför detaljplan visar statistiken att största delen har beviljat inm mråden sm i översiktsplanen är utpekade sm R-mråden (mråden med endast generella rekmmendatiner), se figur 3. Så sm definitinen för R-mråden är möjliggör det för spridd bebyggelse i stra delar av kmmunen. En spridd bebyggelse i landskapet kan leda till ökade kstnader för kmmunen i frm av sklskjuts, avfallshantering ch hemtjänst. För att minska risken för den typen av kstnader bör bebyggelsen lkaliseras i närheten till befintlig kmmunikatin ch service. 60 50 40 30 20 10 0 R R1 R1a R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 Bygglv Förhandsbesked Ttalt FIGUR 3. BYGGLOV OCH FÖRHANDSBESKED UTANFÖR DETALJPLANERAT OMRÅDE, UPPDELADE PÅ ÖVERSIKTSPLANENS REKOMMENDATIONER 2012.06.13-2017.12.31 Den typ av mråde sm har näst störst andel beviljade förhandsbesked ch bygglv är R1-mråden. Dessa mråden ligger i anslutning till befintliga tätrter där det generellt är str efterfrågan på byggnatin. R1- ch R1a mråden ska enligt översiktsplanen föregås av fördjupade översiktsplaner ch/eller detaljplaner innan ny byggnatin tillåts. 8 14
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Målsättningen sm uttryckts i ÖP 2012 för bebyggelse i Lilla Edets kmmun är att mkring 1300 bstäder ska ha tillkmmit år 2030. Enligt statistik från SCB hade det vid årsskiftet 2017/2018 tillkmmit 188 nya lägenheter i både enbstadshus ch flerbstadshus sedan översiktsplanen antgs. Med den byggtakt kmmunen hittills haft kmmer målet inte att uppnås. Utöver efterfrågan på bstäder finns det en efterfrågan på verksamhetsmråden för exempelvis industri ch handel. Sedan översiktsplanen antgs har sådan byggnatin varit begränsad. I dagsläget har kmmunen en begränsad mängd planlagda mråden för verksamheter där det finns möjlighet för ny byggnatin. För att kunna identifiera ch skapa förutsättningar för att möta behvet av verksamhetsmråden behöver platser för verksamhetsmråden utredas ch pekas ut i översiktsplanen. Kmmunens gegrafiska läge är fördelaktigt för lika typer av verksamheter, framförallt i anslutning till E45. Detaljplaner ch fördjupade översiktsplaner kpplade till ÖP 2012 De detaljplaner sm tagits fram mellan 2012 ch 2018 stämmer alla överens med de presenterade riktlinjerna för markanvändning i översiktsplanen. Detsamma gäller den fördjupade översiktsplanen för Lödöse. Däremt står det i ÖP 2012 att Kmmunens slutliga ställningstagande till markanvändning ch bebyggelseutveckling kmmer att frmuleras i efterföljande arbete med fördjupad översiktsplan för respektive rt. Det har inte tagits fram några fler fördjupade översiktsplaner än FÖP Lödöse. Kmmunen behöver därmed intensifiera den strategiska planeringen för att uppnå målsättningen (ställningstagandet). Förvaltningen bedömer att arbetet med att ta fram fördjupade översiktsplaner bör pririteras för att frtsatt kunna utveckla kmmunens tätrter. Uppföljning av kmmunens ställningstaganden i översiktsplanen Kmmunens ställningstaganden i översiktsplanen har gåtts igenm ch jämförts med planförslaget ch nya förhållanden. Nedan redvisas ch kmmenteras de ställningstaganden sm behöver ses över i framtida planering. Planeringsmålet för den översiktliga planeringen är att kmmunen ska ha 16 000 invånare 2030. (sid 14) Senaste beflkningsprgnsen (december 2017) sm tagits fram för Lilla Edets kmmun prgnstiserar att Lilla Edet kmmer ha 16 400 invånare redan år 2027. Trts att kmmunens byggtakt är långsammare än vad målsättningen i översiktsplanen är visar den senaste beflkningsprgnsen på att beflkningen kmmer att öka mer än målsättningen i översiktsplanen. Tillgång till vatten av gd kvalitet är en är en förutsättning för frtsatt utbyggnad ch utveckling av såväl industrier sm bstäder. Att säkerställa Göta älv sm vattentäkt är därför en pririterad fråga. Även andra resurser ch alternativ för råvattenförsörjning ska utredas. Förekmst av grundvattenresurser kan vara särskilt betydelsefulla för reservvattenförsörjning (sid 27). Lilla Edet i samarbete med andra kmmuner sm ligger i anslutning med Göta Älv arbetar gemensamt med att ta fram ett förslag till ett gemensamt vattenskyddsmråde för Göta Älv. Utöver det arbetar Lilla Edet kmmun med att ta fram en vatten- ch avlppsförsörjningsplan (VA-plan). En dagvattenplicy med principlösningar ska färdigställas inm tre år (sid 29) ställningstagandet har inte uppfyllts. Ny bebyggelse bör i princip undvikas på åkermark (sid 35). Enligt miljöbalken 3 kap. 4 får jrdbruksmark tas i anspråk endast m det behövs för att tillgdse väsentliga samhällsintressen. Frågan m att bebygga jrdbruksmark bör utredas i detaljplaner, fördjupade översiktsplaner eller i översiktsplanen innan ny bebyggelse beviljas på jrdbruksmark. Kmmunen ska utreda möjligheterna till nya bergtäkter inm ramen för en materialförsörjningsplan för Lilla Edets kmmun (sid 36). Någn materialförsörjningsplan har inte tagits fram. Länsstyrelsen skriver i den sammanfattande redgörelsen för hela Västra Götaland att översiktsplaner bör innehålla en materialförsörjningsplan sm beskriver hur 9 15
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan kmmunen resnerar m behvet av materialförsörjning i samband med frtsatt samhällsbyggnad. Det är viktigt att den fysiska planeringen uppmärksammar energifrågr ch transprtlösningar särskilt med avseende på minskad energianvändning ch förnybara energikällr (sid 55). Detta ställningstagande ligger inte i linje med ställningstagandet m att en fjärdedel av all ny bebyggelse ska ske i landsbygdsmråden. Inm dessa landsbygdsmråden är det fta långt till service ch kllektivtrafik vilket leder till ett bilberende. Ställningstagandet van ch ställningstagandet på sid 15 (1/4 av all ny byggnatin ska tillkmma på landsbygden) är mtsägelsefulla. Att sprida bebyggelsen i landskapet är sällan energieffektivt., då det ftast saknas kllektivtrafik eller närhet till service. Inm mråde med skredrisk avser kmmunen upprätta mrådesbestämmelser för att reglera möjligheten att bygga eller utföra andra belastningshöjande åtgärder utanför detaljplan (sid 56). Kmmunen har inte tagit fram några mrådesbestämmelser med avseende på skredrisk. Utöver mrådesbestämmelser så hade det varit önskvärt att ha en strategi för hur byggrätter inm detaljplanerat mråde ska hanteras när skredrisken förändrats över tid. Frtsatt arbete med översiktlig planering ÖP 2012 antgs för sex år sedan. Sedan dess har förutsättningarna förändrats på flera lika sett. Nedan identifieras ett flertal utvecklingsmråden sm kmmunen föreslås arbeta vidare med framöver. Fördjupade översiktsplaner ch planprgram I ÖP 2012 finns ett flertal ställningstaganden sm inte har följts upp, men sm är av vikt för en gd fysisk planering. I översiktsplanen står det bland annat att fördjupade översiktsplaner ska göras för kmmunens alla tätrter. Det har sedan planen antagits tagits fram en fördjupad översiktsplan (FÖP Lödöse). Kmmunens övriga tätrter med hög efterfrågan på mark bör planläggas med fördjupade översiktsplaner. Sett till statistiken för bebyggelseutvecklingen de senaste åren kan det knstateras att det finns ett strt intresse av att bygga i Lilla Edet. Kmmunens ställningstagande att en fjärdedel av ny byggnatin ska tillkmma på landsbygden har överskridits de senaste åren. Därför bör det möjliggöras för byggnatin i tätrterna för att inte sprida byggnatinen i landskapet. En spridd bstadsbebyggelse kan bli kstsam för kmmunen i frm av ökade kstnader för lika typer av kmmunal service såsm exempelvis sklskjuts, avfallshantering ch hemtjänst. För att mtverka att bebyggelsen sprids i landskapet behöver kmmunen ta fram fler detaljplaner i tätrterna. Detaljplanerna kan med fördel föregås av fördjupade översiktsplaner eller planprgram sm är kmpletterande verktyg när det inte är möjligt att detaljplanera stra mråden på en gång. Miljökvalitetsnrmerna har sm tidigare nämnts uppdaterats. Detta behöver kmmunen ta hänsyn till i framtida översiktsplanering, men det är inget sm påverkar aktualiteten av ÖP 2012. Däremt så ska kmmunen senast i december 2019 uppdatera översiktsplanen med den reginala vattenförsörjningsplanen enligt beslutat av den 13 december 2016 av vattendelegatinen i Västerhavets vattendistrikt m Förvaltningsplan 2016-2021, diarienummer hs vattenmyndigheten 537-34925-2014 Frtsatt arbete med tematiska tillägg Förvaltningen bedömer att det i dagsläget finns behv av att ta fram ett tematiskt tillägg till översiktsplanen avseende bullerfrågan, med särskilt fkus på mråden utmed E45 ch Nrge/Vänerbanan. Är bullerfrågan utredd på en övergripande nivå är det enklare att sm sökande se var det är lämpligt eller lämpligt att bygga. Förvaltningen bedömer att handläggningen av sådana ärenden hade effektiviserats m bullerfrågan hanterades på översiktsplansnivå. Med nuvarande 10 16
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan översiktsplan hanteras bullerfrågan i det enskilda bygglvs- eller förhandsbeskedsärendet. Dessutm hade det tydliggjrt kmmunens ställning i frågan för medbrgare ch andra intressenter, vilket anses bidra till en ökad rättssäkerhet. De risker kpplade till klimatförändringar sm bör hanteras i översiktsplanen är ras, skred, ersin ch översvämningsrisk. Att ta fram tematiska tillägg till ÖP2012 sm hanterar dessa frågr skulle vara värdefullt. Kmmunen bör på sikt ta fram tematiska tillägg sm visar gelgiska ch getekniska förhållanden, riskmråden för översvämning, ras, skred eller ersin, samt ta fram riktlinjer för användning av ras, skred ch ersinskänslig mark för att förhindra prblem ch hantera den risk sm redan finns. Frtsatt arbete med strategiska planer Lagkrav Kmmunens tidigare energiplan sm hänvisas till på flera ställen i ÖP 2012 gäller inte längre. I samband med eller innan kmmunen tar fram en ny översiktsplan behöver även en energiplan tas fram. Enligt lagen m kmmunal energiplanering (1977:439) ska varje kmmun ha en aktuell plan för tillförsel, distributin ch användning av energi. Energiplanen är kpplad till de lkala miljömålen sm fta hänvisas till i översiktsplanen. Lilla Edets lkala miljömål är från 2005. Sedan dess har både de natinella ch reginala miljömålen sm ligger till grund för de lkala förändrats. Även detta dkument behöver förnyas. Kmmunal ambitin Naturvårdsplanen antgs i ktber 2009. Förvaltningens ambitin är att inm de närmaste åren ta fram en ny naturvårdsplan för Lilla Edets kmmun. Arbetet med denna kmmer att innefatta en uppdatering av utpekade naturvärdesbjekt, men även belysa naturen i Lilla Edet ur ett landskapseklgiskt perspektiv. Då resultatet utgör underlag för översiktsplanen är det viktigt att arbetet med naturvårdsplanen görs innan. Eller i samband med en ny översiktsplan. Reginal ambitin Det finns reginala mål ch åtgärdsprgram sm ska tas hänsyn till i översiktsplaneringen. Bland annat arbetar Länsstyrelsen i västra Götaland arbetar med att ta fram en reginal handlingsplan för grön infrastruktur. Handlingsplanen beräknas vara klar under 2018. Handlingsplanen ska fungera sm ett underlag för den kmmunala planeringen. Även Götebrgsreginens kmmunalförbund har tagit fram en strukturbild sm Lilla Edets kmmun har ett gemensamt ansvar med övriga kmmuner i reginen att efterleva. I strukturplanen är de gröna kilarna en viktig del sm kmmunen har ansvar att ta tillvara på ch utveckla för att stärka Götebrgsreginen sm helhet. Hur de gröna kilarna tas hänsyn till i Lilla Edet är inte tydligt redvisat i översiktsplanen utan bör klargöras i kmmande planering, exempelvis med hjälp av en grön-blå strukturplan. Framtida översiktsplan Kmmunens visin består av fyra ledrd; växtkraft, välbefinnande, stlthet ch identitet. För att nå visinen krävs att hälsfrågrna får plats i det strategiska arbetet, även inm samhällsplaneringen. Dessa frågr har begränsat utrymme i ÖP 2012, men hanteras på ett bra sätt i FÖP Lödöse. Frskning visar att den fysiska miljön i str grad påverkar människrs fysiska aktivitet, sm i str utsträckning påverkar hälsan.(faskunger, 2007) Det är framförallt den fysiska aktiviteten sm kan påverkas med hjälp av fysisk planering, men även de sciala kntakterna ch det sciala kapitalet kan påverkas med hjälp av en gd planering. Exempelvis genm att skapa naturliga mötesplatser där flera lika grupper i samhället är intresserade av att vistas vid. Prmenad- ch cykelvänliga städer ch tätrter bidrar även det till bättre scial hälsa ch ökat scialt kapital, vilket i sin tur leder till en mängd psitiva hälseffekter. Detta berende av individuella faktrer. (Faskunger, 2007) 11 17
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan I kmmande översiktsplan ch fördjupade översiktsplaner bör de sciala aspekterna få större utrymme. Lilla Edets kmmun har förhållandevis höga hälstal. År 2017 var hälstalet 35,5 dagar i Lilla Edet, jämfört med hela riket sm hade 26,2 dagar. Kvinnrna i kmmunen hade betydligt fler sjukdagar än männen. År 2017 var hälstalet 45,4 dagar bland kvinnrna ch 26,3 dagar bland männen. Ohälstalet är ett sammanlagt mått på utbetalda dagar från försäkringskassan av sjukpenning, aktivitets- ch sjukersättning samt rehabiliteringspenning. (Försäkringskassan) Enligt 1 kap 1 i PBL 2010:900 ska planeringen främja en samhällsutveckling med jämlika ch gda sciala levnadsförhållanden ch en gd ch långsiktigt hållbar livsmiljö. Det är viktigt att i översiktsplanen belysa hållbarhetsaspekterna på ett strategiskt plan för att möjliggöra att hållbarhetsfrågrna genmsyrar hela samhällsplaneringsprcessen, exempelvis i detaljplaneprcessen ch i bygglvsprcessen. Frågr sm jämställdhet, barnperspektiv, integratin, flkhälsa, delaktighet ch tillgänglighet bör beaktas i framtida översiktsplan, fördjupade översiktsplaner ch detaljplaner. Hanteringen av jrdbruksmark i översiktsplanen är inte aktuell utan behöver ses över ch uppdateras. Kmmunen har histriskt sett explaterat förhållandevis fta ch mycket på jrdbruksmark genm infrastruktursatsningar. I nuläget är utgångspunkten str restriktivitet gällande enstaka explatering på brukningsvärd jrdbruksmark, med hänsyn till gällande dmstlspraxis. Frågan måste dck belysas ur ett helhetsperspektiv i översiktsplanen ch kmmande fördjupade översiktsplaner där jrdbruksmarkens särställning sm allmänt intresse tydliggörs. Kmmunens visin är daterad till 2020 ch behöver snart uppdateras. Det frtsatta arbetet med översiktligplanering behöver samrdnas med framtagandet av en ny visin. Sammanställning av framtida arbetsuppgifter kpplade till översiktsplanering Framtagande av fördjupade översiktsplaner för Lilla Edet, Ström, Nygård ch Hjärtum. Framtagande av ny naturvårdsplan Framtagande av nya lkala miljömål Framtagande av ny energiplan/klimatstrategi Framtagande av tematiska tillägg för skred, buller, översvämning Framtagande av en grön-blåstrukturplan Uppdatering av kmmunens visin Inventera platser i kmmunen sm är lämpliga för verksamhet 12 18
Samhällsbyggnadsförvaltningen Mark- ch explateringsavdelningen Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Källr Statistiska centralbyrån, påbörjade lägenheter i nybyggda hus efter regin, srtvariabel, hustyp ch kvartal. http://www.statistikdatabasen.scb.se/sq/49947 [2018-04-26] M. Ivarssn, Y. Offerman, C. Valen (2011). Stigande vatten- en handbk för fysisk planering i översvämningshtade mråden. Utgiven av Länsstyrelserna i Västra Götaland ch Värmlands län. Publikatinsnummer 2011:72 http://www.lansstyrelsen.se/gtland/sitecllectindcuments/sv/milj%c3%b6-ch-klimat/klimatch-energi/stigande-vatten.pdf [2018-04-25] Faskunger. J, Flkhälsinstitutet, (2007), Den byggda miljöns påverkan på fysisk aktiviten En kunskapssammanställning för regeringsuppdraget- Byggd miljö ch fysisk aktivitet http://www.friskinaturen.rg/media/den_byggda_milj_ns_p_verkan_p fysisk_aktivitet_fhi.p df [2018-04-25] Försäkringskassan, Statistik ch hälsmått, Ohälstalet efter kmmun ch ålder. 2001-2017, https://www.frsakringskassan.se/statistik/sjuk/halsmatt [2018-05-01] 13 19
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2018-05-02 KS 2018/213 Tjänsteskrivelse- Aktualitetsprövning ÖP 2012 Dnr KS 2018/213 Sammanfattning Enligt bestämmelserna i 3 kap. 1 PBL 2010:900 ska varje kmmun ha en aktuell översiktsplan, sm mfattar hela kmmunen. Kmmunfullmäktige ska minst en gång under mandattiden pröva m översiktsplanen är aktuell i förhållande till kraven i 3 kap. 5. Kmmunfullmäktige ska ta ställning till m översiktsplanen är aktuell, eller m den ska göras m helt eller delvis. Innehållet i översiktsplanen ändras inte genm beslutet m aktualitet. Vid en genmlysning av Lilla Edets översiktsplan har förvaltningen kmmit fram till att det krävs frtsatt arbete kpplat till översiktlig planering. Beslutsunderlag Aktualitetsprövning av Lilla Edets Översiktsplan Länsstyrelsens sammanfattande redgörelse, dnr KS 2018.1326 Eknmiska överväganden ch följder av beslut Beslutet leder inte till några eknmiska följder Förslag till beslut Kmmunfullmäktige beslutar att Förklara Lilla Edets kmmuns översiktsplan (ÖP 2012) inklusive den fördjupade översiktsplanen (FÖP Lödöse) för Lödöse frtsatt aktuell enligt 3 kap. 5 PBL 2010:900 Kmmunstyrelsen beslutar att Uppdra åt förvaltningen att utreda förutsättningar för frtsatt arbete kpplat till översiktsplaneringen ch under hösten 2018 redvisa föreslag till pririteringsrdning. Clara Svensdtter Bygglvshandläggare clara.svensdtter@lillaedet.se 0520-65 96 69 20
Beslut expedieras till Clara Svensdtter, bygglvshandläggare Anna Stenlöf, samhällsbyggnadschef Beslutet skickas för kännedm till Länsstyrelsen 21 sid 2/2
YTTRANDE 2017-11-28 Diarienummer 401-29621-2017 Sida 1(9) Samhällsbyggnadsenheten Trbjörn Sahl Kulturgegraf 010-224 51 85 trbjrn.sahl@lansstyrelsen.se Lilla Edets kmmun Att: Clara Svensdtter planer@lillaedet.se Sammanfattande redgörelse Lilla Edets kmmun Om ärendet Enligt 3 kap. 27 i plan- ch bygglagen (PBL, 2010:900) ska kmmunfullmäktige minst en gång under mandattiden ta ställning till m översiktsplanen är aktuell i förhållande till kraven i 3 kap. 5 PBL. Länsstyrelsen ska, enligt 3 kap. 28 PBL, i en sammanfattande redgörelse redvisa synpunkter i fråga m sådana statliga ch mellankmmunala intressen, sm kan ha betydelse för översiktsplanens aktualitet. Kmmunen har 26 ktber 2016 skrivit en begäran m en sådan redgörelse. Lilla Edets kmmuns gällande översiktsplan antgs 2012. Till översiktsplanen hör Länsstyrelsens granskningsyttrande 1 daterat 10 ktber 2011. Sedan dess har en fördjupning av översiktsplan för Lödöse antagits. 2 Samlad bedömning av gällande översiktsplanens aktualitet sett till statliga ch mellankmmunala intressen Länsstyrelsens samlade bedömning av gällande översiktsplans aktualitet sett till statliga ch mellankmmunala intressen är att planen till str del även frtsättningsvis bör kunna utgöra stöd för planläggning ch tillståndsgivning. När det gäller miljökvalitetsnrmer (MKN) för vatten vill Länsstyrelsen samtidigt uppmärksamma kmmunen på att det finns nya MKN för periden 2016 2021. Vidare har det tagits nya beslut gällande riksintresse för ttalförsvarets militära del, friluftsliv ch vindbruk att förhålla sig till. Kunskapen kring vissa häls- ch säkerhetsfrågr kpplade till översvämning ch geteknik kan ckså föranleda att nya ställningstaganden bör göras. Sm underlag för kmmunens bedömning av översiktsplanens aktualitet vill Länsstyrelsen ckså hänvisa till Sammanfattande redgörelse för Västra Götalands län 2016 - Översiktsplanens aktualitet ch planeringsunderlag, 3 1 Diarienummer 40-16564-2011. 2 År 2014. Kmmunen har ckså en vindkraftsplan från 2011. 3 PM 2013-11-27, reviderad 2017-10-12. Bifgas yttrandet. Pstadress: 542 85 MARIESTAD Besöksadress: Hamngatan 1 Telefn/Fax: (växel) (fax) Webbadress: www..lst.se E-pst: samby.vastragtaland@lansstyrelsen.se 22
Sida 2(9) där statliga ch mellankmmunala intressen sm kan ha betydelse för översiktsplanens aktualitet redvisas mer utförligt. Genm att gå igenm den kan kmmunen bilda sig en gd uppfattning m översiktsplanens aktualitet ch även få underlag ch vägledning för vad Länsstyrelsen anser en ny översiktsplan behöver innehålla. Länsstyrelsens granskningsyttrande Länsstyrelsen bedömde i granskningsyttrande daterat 10 ktber 2011 att riksintresse för naturvård ch friluftsliv kunde skadas påtagligt av en utbyggnad vid Tingberg söder m Lödöse. För några mråden väster m Göta Älv bedömde Länsstyrelsen av bebyggelse vara lämplig sett till skredrisker. Vad gäller frågr kring mellankmmunal samrdning ch miljökvalitetsnrmer enligt 5 kap. miljöbalken bedömde Länsstyrelsen att frågrna i översiktsplanen hanterats på ett tillfredsställande sätt. Kmmunen har senare tagit fram fördjupning av översiktsplan för Lödöse. Länsstyrelsens har avgett särskilt granskningsyttrande över fördjupningen, daterat 2014-06-16. Nya förhållanden gällande Länsstyrelsens ingripandegrunder enligt 11 kap. 10 PBL Riksintressen Ttalförsvarets militära del (enligt 3 kap. 9 miljöbalken (MB)) Försvarsmakten fattade år 2015 beslut m nu gällande riksintressen ch mråden av betydelse för ttalförsvarets militära del. Riksintressen för ttalförsvarets militära del kan i vissa fall redvisas öppet i översiktsplanen, i andra fall inte. Dels finns mråden i frm av övnings- ch skjutfält ch flygflttiljer sm redvisas öppet, dels mråden sm av sekretesskäl inte kan redvisas öppet. De senare har ftast kppling till spanings-, kmmunikatins- ch underrättelsesystem. Huvuddelen av Sveriges kmmuner är i lika mfattning berörda av riksintressena. Lilla Edets kmmun berörs av stppmråde samt influensmråde för luftrum kring riksintressena för ttalförsvarets militära del Såtenäs flttiljflygplats samt Råda övningsflygplats (belägna i Lidköpings kmmun). Inm stppmråde kan inga höga bjekt tillåtas. Med höga bjekt avses bjekt högre än 20 meter utanför sammanhållen bebyggelse ch högre än 45 meter inm sammanhållen bebyggelse. Inm influensmråde för luftrum finns en maximal tillåten ttalhöjd (meter över havet) för bjekt baserat på MSA för flygplatserna. Denna höjd måste respekteras, annars finns risk att påtaglig skada på riksintressena uppstår. För att säkerställa att ingen skada sker på de riksintressen sm mfattas av sekretess ch inte kan redvisas öppet på karta, är hela landets yta samrådsmråde för bjekt högre än 20 meter utanför tätrt ch högre än 45 meter 23
Sida 3(9) inm tätrt. Det innebär att alla ärenden avseende höga bjekt måste skickas på remiss till Försvarsmakten. 4 Friluftsliv Naturvårdsverket, Havs- ch vattenmyndigheten ch länsstyrelserna fick 2012 ett uppdrag av regeringen att se över riksintressemrådena för friluftsliv. Länsstyrelserna har tagit fram förslag på nya eller uppdaterade mråden ch beskrivningar utifrån ny kunskap ch nya förhållanden, särskilt utifrån de långsiktiga behven av tätrtsnära natur för friluftsliv. I arbetet har Länsstyrelsen haft dialg med kmmuner ch allmänhet. I Lilla Edets kmmun har de befintliga mrådena Bredfjället (FO 03), Svartedalen (FO 37) ch Göta älv delmrådet Lilla Edet-Älvängen (FO 11:2) reviderats under 2016 ch fått ny beskrivning. Naturvårdsverket har beslutat m dessa ändringar, 2016-04-21 för de två förstnämnda ch 2017-01-19 för det sistnämnda. Vindbruk Energimyndigheten tg år 2013 fram nya ch uppdaterade riksintressen för vindbruk. 5 För Lilla Edets del innebär uppdateringen att två riksintressemråden kvarstår ch ett upphört. Gällande översiktsplan är från år 2012 ch därför inte helt aktuell i frågan. 6 Miljökvalitetsnrmer Miljökvalitetsnrmer för vatten 7 I översiktsplanen ska det, enligt 3 kap. 5 PBL, framgå hur kmmunen avser att följa gällande miljökvalitetsnrmer. För att översiktsplanen ska ge den vägledning för beslut m mark- ch vattenanvändningen sm en översiktsplan ska ge behöver kmmunen hantera frågan på lämpligt sätt på översiktsplanenivå. Nya MKN finns för periden 2016 2021. Statusklassningarna är utgångspunkt vid bedömning av vattenförekmsterna. 8 Det är viktigt att kmmunen tar del av ny infrmatin gällande vattenförekmsternas nya klassning ch rekmmendatiner m åtgärder för att nå MKN. Hur kmmunen ska hantera MKN för vatten i översiktsplanen se Sammanfattande redgörelse för Västra Götalands län 2016. 9 4 Se ckså Försvarsmaktens yttrande, daterat 2017-10-09. I yttrandet finns ckså upplysningar m ttalförsvarsplanering ch den inriktning sm gäller för år 2016 2020. 5 Se Energimyndighetens yttrande, daterat 2017-10-09. 6 Kmmunens vindbruksplan är från år 2011 ch därmed heller inte helt aktuell i frågan kring riksintresse för vindbruk. 7 Se ckså Mellankmmunala frågr. 8 Se VISS (Vatteninfrmatin Sverige). 9 Se Avsnitt 3.3.2. Länsstyrelsen vill i sammanhanget ckså upplysa m att mark- ch miljööverdmstlen (MÖD) i dm 2016-08-30 (Svea HR M 8984-15) har tagit ställning till att 2 kap. MB ger utrymme för tlkningar sm är förenliga med Weserdmen (EU-dmstlen 1 juli 2015, C-461/13). I Weserdmen slås fast att medlemsstaterna är skyldiga att inte ge tillstånd till verksamheter sm riskerar att rsaka en försämring av en ytvattenförekmsts status eller äventyra uppnåendet av en gd status hs en ytvattenförekmst vid den tidpunkt 24
Sida 4(9) Preliminära vattenförekmster har ckså fastställts. De kmmer att statusklassas år 2018 2019. MKN för dessa kmmer dck inte att fastställas förrän tidigast år 2021. Exempel på sådana inm Lilla Edets kmmun är Hanströmsbäcken ch Sllumsån. Även preliminära vattenförekmster redvisas i VISS karttjänst. Mellankmmunala frågr Vatten Lilla Edets läge vid Göta Älv föranleder att kmmunen behöver hantera vattenfrågan sm en mellankmmunal angelägen i den översiktliga planeringen. Men även på andra platser i kmmunen finns vattenfrågr sm är mellankmmunala. Gemensamma arbeten i vattenråden kan med fördel beskrivas i översiktsplanen. Det är viktigt att kmmunen ser på MKN vatten utifrån ett kmmunöverskridande perspektiv där vattenkvaliteten är en fråga för hela avrinningsmråden. Kraftledningar Svenska Kraftnät har sökt kncessin enligt ellagen för en ny 400 kv-ledning mellan Skgssäter i Trllhättans kmmun ch Stenkullen i Lerums kmmun. Förrdad sträckning passerar genm Lilla Edets västra kmmundel. Översiktsplanens redvisning av den planerade kraftledningen överensstämmer inte med gällande kncessinsansökan. 10 Hälsa ch säkerhet Översvämning I gällande översiktsplan beskrivs att hänsyn ska tas till klimatförändringar ch hur dessa påverkar framtida mark- ch vattenanvändning. I Sammanfattande redgörelse för Västra Götalands län 2016 finns stöd kring hanteringen av översvämningsrisker, men det sm saknas där, vilket kmmunen behöver ta hänsyn till, är risken för skyfall. Hur påverkar extrem nederbörd kmmunen ch hur kan framtida mark- ch vattenanvändning ta hänsyn till detta? Kmmunen bör på en övergripande nivå, per avrinningsmråde, analysera översvämningsrisken vid ett skyfall, minst ett 100-årsregn, genm att till exempel identifiera lågpunkter ch ytvattenvägar. Resultaten bör presenteras på karta i översiktsplanen. Kmmunen bör även arbeta fram en strategi för hur kmmunen avser minska risken för översvämningar till följd av skyfall. sm anges i direktivet. EU-dmstlen slår fast att det föreligger en försämring så snart statusen hs minst en av de eklgiska kvalitetsfaktrerna blir försämrad med en klass, även m denna försämring inte leder till en försämring av klassificeringen av ytvattenförekmsten sm helhet. De slutsatser sm dras i dmen kan även få genmslag i de fall hänvisning görs till miljökvalitetsnrmerna för vatten i andra lagar, exempelvis PBL. 10 För aktuell infrmatin se Svenska Kraftnäts yttrande, daterat 2017-10-12. 25
Sida 5(9) Getekniska säkerhetsfrågr Länsstyrelsen har gett Statens Getekniska institut (SGI) möjlighet att utifrån getekniska säkerhetsfrågr såsm ras, skred, ersin ch getekniska frågeställningar kpplade till översvämning bedöma Lilla Edet kmmuns nuvarande översiktsplans aktualitet. SGI bedömer att kmmunen är väl medveten m de getekniska säkerhetsprblemen ch att kmmunen arbetar aktivt med dessa frågr. Gällande översiktsplan belyser flera frågr kpplat till geteknik väl, men i några delar finns möjlighet till ytterligare vägledning, vilket ckså framgår av Länsstyrelsen granskningsyttrande över gällande översiktsplan. 11 Buller Länsstyrelsen vill pängtera vikten av att kmmunen i sin översiktsplanering tar hänsyn till bullerfrågan ch strävar efter att tillkmmande bstadsbebyggelse placeras så att bullerstörningar blir så små möjligt. Under senare år har trafikbullerförrdningen tillkmmit. Den anger vilka bullernivåer byggnatin bör klara. Det har ckså tillkmmit en paragraf (2 kap. 6a ) i PBL, sm anger att bstadsbebyggelse ska lkaliseras till mark sm är lämpad för ändamålet, med hänsyn till möjligheterna att förebygga lägenhet för människrs hälsa i frm av mgivningsbuller. Naturvårdsverket har nyligen publicerat nya riktvärden för buller på sklgårdar. Kmmunen behöver ta hänsyn till riktvärdena vid planering sm mfattar sklr, fritidshem ch försklr. 12 Nya förhållanden gällande övriga allmänna intressen Infrastruktur Sedan översiktsplanen tgs fram har infrastrukturförutsättningarna ändrats, exempelvis är nya järnvägen Nrge/Vänerbanan, ch väg E45 byggda. Det ger nya planeringsförutsättningar i kmmunen. I fördjupning av översiktsplan för Lödöse från år 2014 hanteras bebyggelseutvecklingen i närheten av tågstatinen Lödöse Södra. I förslaget till natinell infrastrukturplan 2018 2029 är slussarna i Trllhätte kanal angiven sm namngiven investering, vilket ckså är planeringsförutsättning att ta hänsyn till i Lilla Edets översiktliga planering. I gällande översiktsplan beskrivs två kmmersiella hamnar, Lilla Edet ch Göta. Ingen av dessa bör, enligt Sjöfartsverket, anses vara kmmersiella hamnar, då det idag inte finns hamntillstånd på någn av platserna. I Lödöse finns det däremt idag en aktiv kmmersiell hamn. 13 11 Se SGIs yttrande, daterat 2017-10-13, samt Länsstyrelsens granskningsyttrande, daterat 2011-10-10. 12 Se http://www.naturvardsverket.se/std-i-miljarbetet/vagledningar/buller/buller-pasklgard/ 13 Se Sjöfartsverkets yttrande, daterat 2017-10-10. 26
Sida 6(9) Bstadsförsörjning Sambandet mellan kmmunens långsiktiga bstadsförsörjning ch översiktsplaneringen har sedan Lilla Edet kmmuns översiktsplan antgs stärkts i PBL. Enligt 3 kap. 5 ska det av översiktsplanen numera framgå hur kmmunen avser att tillgdse det långsiktiga behvet av bstäder. Lilla Edet arbetar med nya riktlinjer för bstadsförsörjningen. Dessa behöver utgöra underlag för den översiktliga planeringen. Det är viktigt att översiktsplanen möjliggör för åtgärder sm följer av kmmunens bstadsförsörjningsansvar ch svarar upp mt det bstadsbyggnadsbehv sm finns. Jrdbruksmark Brukningsvärd jrdbruksmark får tas i anspråk för bebyggelse eller anläggningar endast m det behövs för att tillgdse väsentliga samhällsintressen ch det inte kan göras genm att annan mark tas i anspråk. Lilla Edet är en av de kmmuner i länet sm de senaste åren explaterat mycket jrdbruksmark. Det har skett framförallt med anledning av byggandet av nya vägar ch järnvägar. Sedan gällande översiktsplan antgs har dessutm nya reginala miljömål tillkmmit. 14 Där finns mål m bevarande av åkermark. Utifrån detta ch att kmmunen byggt mycket på jrdbruksmark bör kmmunen i kmmande planering särskilt uppmärksamma denna fråga. Länsstyrelsen vill i sammanhanget upplysa m två vägledande dmar från mark- ch miljööverdmstlen gällande bygglv för enskilda privatbstäder på jrdbruksmark. 15 Slutsatsen är att bygglv för en enskild privatbstad inte kan anses utgöra ett väsentligt samhällsintresse, ch kan därmed aldrig beviljas bygglv på brukningsvärd jrdbruksmark. Detta behöver kmmunen förhålla sig till i den översiktliga planeringens rekmmendatiner för när bygglv ska beviljas. Naturmiljö Utvidgat strandskydd En översyn av det utvidgade strandskyddet har genmförts. Beslut tgs år 2014. Beslutet upphävdes dck av regeringen då det inte kungjrts på rätt sätt ch nytt beslut fattades 2016. Naturreservat Länsstyrelsen arbetar med bildande av följande naturreservat: Backa Barrskg, Sllumsån ch Brännefjäll. 14 Se Länsstyrelsens webb, Miljömål. 15 Mål nr P 4087-15: http://www.markchmiljverdmstlen.se/dmstlar/markchmiljverdmstlen/svea%20hr%20p%204087-15%20dm%202016-04-01.pdf ch Mål nr P 4848-16: http://www.markchmiljverdmstlen.se/dmstlar/markchmiljverdmstlen/svea%20hr%20p%204848-16%20dm%202017-02-03.pdf 27
Sida 7(9) Förslag har tagits fram gällande utvidgning av Natura 2000-mrådena Svartedalen SE0520142 ch Svartedalens naturskgar SE0520166. Utökningarna är inm befintliga naturreservat. Skyddsvärda träd Länsstyrelsens GIS-skikt över skyddsvärda träd i Lilla Edets kmmun har uppdaterats. Inventering av skyddsvärda träd i kmmunen är inte helt klart ännu så fler träd kan tillkmma. Naturvårdsplan Ett viktigt underlag för kmmunens översiktsplanering är naturvårdsplanen ch de ställningstaganden sm gjrts i den samt m det gjrts nya naturinventeringar därefter. Dagvatten Dagvattenfrågan löses stegvis inm planeringsprcessen. Bverket har tagit fram en vägledning för dagvatten i detaljplan, men den tar även upp hantering av dagvatten på den översiktliga planeringsnivån, se Dagvatten i detaljplan - PBL kunskapsbanken - Bverket. Vatten ch avlpp (VA) Av kmmunens gällande översiktsplan framgår att det finns tillfredsställande vatten- ch avlppslösningar i delar av kmmunen. Om situatinen frtfarande kvarstår är det lämpligt att kmmunen arbetar med frågan i översiktsplaneprcessen, till exempel genm att ta fram en avlppsförsörjningsplan. Vattenförsörjning ch skyddsmråden Vad gäller vattenförsörjning ch skyddsmråden vill Länsstyrelsen hänvisa till Sveriges gelgiska undersöknings checklistr. 16 Avfallshantering Naturvårdsverket har reviderat föreskrifterna ch vägledningen m innehållet i en kmmunal plan för avfallsförebyggande avfallshantering (NFS 2017:2). Dessa föreskrifter trädde i kraft den 1 maj 2017. I de nya föreskrifterna läggs större vikt på samrdning mellan lika kmmunala planer. Det står bland annat att avfallsplanen ska innehålla en beskrivning av hur behvet av platser för anläggningar för att hantera avfall har tillgdsetts i kmmunens översiktsplan ch i kmmunens övriga arbete med fysisk planering (9 ). 16 Se http://www.sgu.se/grundvatten/vattenskyddsmraden/remisser-till-sgu-m-grundvattentakter/. 28
Sida 8(9) Förrenad mark Länsstyrelsen har sedan gällande översiktsplan antgs slutfört inventeringarna av förrenade mråden. Masshantering Kmmunen bör ha en plan för hur hantering av överskttsmassr, sm kan uppkmma ska tas m hand. I översiktsplaneringen är det önskvärt att planera in plats för lagring av överskttsmassr. Kraftledningar Utöver vad sm anges under mellankmmunala frågr van vill Länsstyrelsen upplysa m de kncessiner sm Vattenfall Eldistributin AB har i kmmunen. För vad sm är aktuellt för dessa hänvisar Länsstyrelsen till Vattenfall Eldistributins yttrande, daterat 2017-10-13. Frmalia kring ställningstagandet till översiktsplanens aktualitet Länsstyrelsen vill uppmärksamma kmmunen på att ställningstagandet begränsas till frågan m översiktsplanens aktualitet i förhållande till de krav sm ställs i 3 kap. 5 PBL. Det vill säga i vilken utsträckning planens intentiner frtfarande är aktuella med hänsyn till nya förutsättningar. Innehållet i planen kan inte ändras genm beslutet. Kmmunfullmäktiges ställningstagande innebär således ingen revidering av översiktsplanen eller delar av den. Om fullmäktige finner att översiktsplanen är inaktuell, är det naturligt att kmmunen tar ställning till att inleda en översyn av planen, eller delar av den. Uttalanden från kmmunfullmäktige ch Länsstyrelsen i samband med aktualitetsprövningen är ändå av betydelse. Dessa kan vara värdefulla i samband med den kntinuerliga översiktsplaneringen sm sker i kmmunen. Det kan vara värdefullt att sm beslutsunderlag ställa samman dem i en separat handling sm hålls tillgänglig tillsammans med den gällande översiktsplanen. Efter det att aktualitetsprövningen är genmförd ska kmmunfullmäktiges beslut enligt 2 kap. 7 plan- ch byggförrdningen (2011:338) skickas till Bverket, Länsstyrelsen ch de berörda kmmuner ch reginplanergan ch kmmunala rgan i övrigt sm har ansvar för reginalt tillväxtarbete ch transprtinfrastrukturplanering. 29
Sida 9(9) Beredning Detta beslut har fattats av funktinschefen Andreas Lidhlm efter föredragning av kulturgegrafen Trbjörn Sahl. Yttranden över aktualitetsbedömningen har inkmmit från Energimyndigheten, Försvarsmakten, Luftfartsverket, Sjöfartsverket, Statens Gelgiska Institut, Svenska Kraftnät, Trafikverket ch Vattenfall Eldistributin AB. Kpir av yttrandena överlämnas till kmmunen för kännedm. Andreas Lidhlm Trbjörn Sahl Bilaga: Sammanfattande redgörelse för Västra Götalands län 2016 översiktsplanens aktualitet ch planeringsunderlag, PM 2013-11-27, senast reviderad 2017-10-12 (diarienummer 36477-2013). Yttranden för kännedm från: Energimyndigheten, Försvarsmakten, Luftfartsverket, Sjöfartsverket, Statens Gelgiska Institut, Svenska Kraftnät, Trafikverket ch Vattenfall Eldistributin AB. Kpia till: Energimyndigheten, Maria Stenkvist Försvarsmakten, Julia Axman Luftfartsverket, Gert Carlssn Sjöfartsverket, Jhan Erikssn Statens Gelgiska Institut, B Lind Svenska Kraftnät, Mats Brrie Trafikverket, Rebecca Brembeck Vattenfall Eldistributin AB, Ulla Svenssn Länsstyrelsen/ Enheten för samhällsskydd ch beredskap, Patrik Janssn Miljöskyddsavdelningen, Ltta Sahlin Skg Kulturmiljöenheten, Leif Jhanssn Landsbygdsavdelningen, Stefan Gustafssn Naturavdelningen, Linda Karlssn Samhällsbyggnadsenheten, Jhanna Stenberg & Saeid Erfan Vattenavdelningen, Anders Lundin 30
Kmmunstyrelsen prtkll 2019-02-12 32 Svar på återremiss explateringsbudget Dnr KS 2018/220 Sammanfattning Utifrån principen att varje generatin själv ska bära sina kstnader ch med hänsyn till kmmunens finansiella ställning är det finansiella utrymmet för investeringar följande: För 2019 fastställs investeringsutrymmet till 45 000 tkr, varav 20 000 tkr inm skattefinansierad verksamhet ch 25 000 tkr inm avgiftsfinansierad verksamhet. Explateringsutgifterna fastställs till maximalt 15 000 tkr. Nämnderna betalar ränta på investeringarna, internränta sm erläggs till finansenheten, vilken för år 2019 fastställs till 2,4 prcent. Huvuddelen av investeringarna görs inm tekniska nämnden. Det är främst åtgärder inm vatten/avlpp samt gatr ch vägar. Inm kmmunstyrelsen handlar det främst m ersättning av uttjänta IT-system. Övriga nämnders utrymme avser främst inventarier ch reinvesteringar. Förvaltningen har arbetat fram ett förslag till fördelning av anslagen enligt investeringsbudget 2019 Beslutsunderlag Arbetsutskttets prtkll 2019-01-30 3 Eknmichefens tjänsteskrivelse Investeringsbudget 2019-2021 Investeringar MEX 2019-2021 Eknmiska överväganden ch följder av beslut Kmmunens likviditet är gd ch inga nya lån planeras med nuvarande budgeterade investeringsvlym. Kmmunstyrelsens beslutsförslag till kmmunfullmäktige Kmmunfullmäktige antar explateringsbudgeten för 2019 samt flerårsplanen för 2020-2021. 31
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2019-02-01 KS 2018/220 Investeringsbudget 2019 samt flerårsplan 2020-2021 Dnr KS 2018/220 Sammanfattning Utifrån principen att varje generatin själv ska bära sina kstnader ch med hänsyn till kmmunens finansiella ställning är det finansiella utrymmet för investeringar följande: För 2019 fastställs investeringsutrymmet till 45 000 tkr, varav 20 000 tkr inm skattefinansierad verksamhet ch 25 000 tkr inm avgiftsfinansierad verksamhet. Explateringsutgifterna fastställs till maximalt 15 000 tkr. Nämnderna betalar ränta på investeringarna, internränta sm erläggs till finansenheten, vilken för år 2019 fastställs till 2,4 prcent. Huvuddelen av investeringarna görs inm tekniska nämnden. Det är främst åtgärder inm vatten/avlpp samt gatr ch vägar. Inm kmmunstyrelsen handlar det främst m ersättning av uttjänta IT-system. Övriga nämnders utrymme avser främst inventarier ch reinvesteringar. Förvaltningen har arbetat fram ett förslag till fördelning av anslagen enligt investeringsbudget 2019 Beslutsunderlag Eknmichefens tjänsteskrivelse Dnr KS 2018/220 Investeringsbudget 2019-2021 Investeringar MEX 2019-2021 Eknmiska överväganden ch följder av beslut Kmmunens likviditet är gd ch inga nya lån planeras med nuvarande budgeterade investeringsvlym. Förslag till beslut Kmmunfullmäktige antar investeringsbudgeten 2019 samt investeringsplan 2020-2021 enligt bilaga Jörgen Karlssn Eknmichef jrgen.karlssn@lillaedet.se Telefn 0520-65 95 79 32
Beslut expedieras till Eknmiavdelningen Samtliga nämnder ch styrelser 33 sid 2/2
Expl.investeringar budget 2019 enligt MR 15 000 Mark ch Explatering utgifter Summa Budget Plan Prgns Mark ch Explatering inkmster Summa MR 2019-2021 19-'29 2019 2020 Plan 2021 22'-29' MR 2019-2021 19-'29 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Prgns 22'-29' Lödöse 127 500 3 500 20 500 8 500 95 000 Lödöse 152 000 20 000 132 000 Nrra Gssagården 24 500 1 500 18 000 5 000 Nrra Gssagården 26 000 20 000 6 000 del av Tingberg 14:1 22 000 1 000 1 500 500 19 000 del av Tingberg 14:1, 24 000 24 000 Rådjursvägen 4 500 1 000 3 500 Rådjursvägen 5 000 5 000 Lödöse S. Gssagården 59 500 500 1 000 58 000 Lödöse Södra Gssgården 97 000 97 000 Arbete med verksamhetsytr 1 9 500 500 1 000 1 000 7 000 Arbete med verksamhetsytr 1 Arbete med verksamhetsytr 2 7 500 7 500 Arbete med verksamhetsytr 2 Ström 850 650 200 Ström 11 300 2 000 7 500 1 800 Stallgärdet 850 650 200 Stallgärdet 11 300 2 000 7 500 1 800 Göta 200 200 Göta 300 300 Ryrsbhlmvägen 200 200 Ryrsbhlmvägen 300 300 Lilla Edet 20 000 1 000 11 000 3 000 5 000 Lilla Edet 16 428 4 428 12 000 Centralen 4 12 500 500 10 000 2 000 Centralen 4 4 428 4 428 Edet Stmmen 7 500 500 1 000 1 000 5 000 Edet Stmmen 12 000 12 000 Nygård 4 600 100 500 1 000 3 000 Nygård 2 350 350 2 000 Ny tmt 100 100 Ny tmt 350 350 Förtätning 4 500 500 1 000 3 000 Förtätning 2 000 2 000 Ospecificerat 15 000 1 500 2 000 2 000 9 500 Ospecificerat Detaljplan för ny förskla 4 000 500 1 000 1 000 1 500 Detaljplan för ny förskla Bstadsändamål 5 500 500 500 500 4 000 Bstadsändamål Verksamhetsmark 5 500 500 500 500 4 000 Verksamhetsmark Summa investeringar 168 150 6 950 34 200 14 500 112 500 Summa inkmster 182 378 2 300 12 278 21 800 146 000 Detaljplaner med planavtal utgifter Summa Budget Plan Prgns Detaljplaner med planavtal inkmster Summa MR 2019-2021 19-'29 2019 2020 Plan 2021 22'-29' MR 2019-2021 19-'29 Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Prgns 22'-29' Ttalt DP Planavtal 21 400 2 400 2 300 3 000 13 700 Ttalt DP Planavtal 21 400 2 400 2 300 3 000 13 700 Lödöse Varvet 14 500 1 000 800 1 000 11 700 Lödöse Varvet 14 500 1 000 800 1 000 11 700 Tingbergssklan 2 500 500 2 000 Tingbergssklan 2 500 500 2 000 Ryk 1:12 3 000 1 000 1 000 1 000 Ryk 3 000 1 000 1 000 1 000 Ljungbacken 1 200 200 500 500 Ljungbacken 1 200 200 500 500 Edet 1:17 mfl 200 200 Edet 1:17 mfl 200 200 Summa investeringar 21 400 2400 2 300 3 000 13 700 Summa inkmster 21 400 2 400 2 300 3 000 13 700 34
Kmmunstyrelsen prtkll 2019-02-12 34 Översyn ch utveckling av kmmunens styrmdell Dnr KS 2018/521 Sammanfattning Under hösten 2018 i samband med kmmunens framtagande av mål- ch resursplan för 2019 initierades ett arbete med att göra en översyn av kmmuns styrmdell ch att genmföra utbildningsinsatser i samband med detta. Under hösten skedde en genmlysning av nuvarande struktur, kultur ch arbetssätt. Intervjuer ch wrkshps har skett med plitiker, ledningsgrupper, stödfunktiner m fl. Arbetet pågår med att ta fram kvalitetsfaktrer ch kvalitetsindikatrer. Vidare har fyra piltgrupper startats inm bygglv, barn- ch familj, förskla, ungdmscacher/ungdmsteamet. En rapprt presenterades den 17 januari avseende hur kmmunen kan gå vidare i arbetet med att utveckla styrmdellen. I rapprten knstateras att Lilla Edets kmmun i grund ch btten har en bra ch genmarbetad struktur för styrning ch ledning, både vad gäller målstyrning ch eknmistyrning. Den styrmdell sm finns är en bra utgångspunkt för frtsatt utveckling av styrning ch ledning. Rekmmendatinen är att nuvarande målstyrningsguide utvecklas för att få en tydligare filsfi kring ledning ch styrning. Skillnaden mellan samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget bör tydliggöras samt rllfördelningen mellan kmmunfullmäktige ch nämnderna utifrån dessa. Vidare bör styrmdellens lika delar tydliggöras ch skillnaden mellan grunduppdraget, eknmistyrning, målstyrning ch kvalitetsstyrning. Styrmdellens arbetssätt bör ckså utvecklas mt ökad hrisntell styrning med vertikal dialg. Vad gäller styrprcessen så bedöms den med tillhörande årshjul sm bra utifrån den revidering sm gjrdes 2010. Det ettåriga årshjulet rekmmenderas kmpletteras i vissa delar. Det finns ckså behv av att ta fram en ny visin (alternativt revidera/utveckla nuvarande visin) då visinen är tidsatt till 2020. 35
Kmmunstyrelsen prtkll 2019-02-12 Beslutsunderlag Arbetsutskttets prtkll 2019-01-30 6 Kmmunchefens tjänsteskrivelse 2019-01-20. Rapprt Översyn ch utveckling av styrning ch ledning, Åkessn Managementknsult AB Kmmunstyrelsens beslutsförslag till kmmunfullmäktige 1. Kmmunfullmäktige beslutar gdkänna rapprten samt fattar ett inriktningsbeslut m att arbeta i enlighet med rapprtens rekmmendatiner. Beslut Kmmunstyrelsen beslutar, under förutsättning av fullmäktiges beslut, att - Implementeringen av styrmdellen påbörjas i ch med arbete med mål- ch resursplan för 2020. Styrmdellen ska i övrigt vara fullt införd i samband med antagande av mål- ch resursplan för 2021. - Arbetet med en ny visin påbörjas under hösten. En handlingsplan för detta arbete presenteras vid kmmunstyrelsens sammanträde i juni. - Uppdatering av målstyrningsguide med tillhörande mallar ch anvisningar färdigställs under 2019. Beslutet expedieras till Lena Palm, kmmunchef Jörgen Karlssn, eknmichef 36
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr 2019-01-20 2018 KS/ Kmmunstyrelsen Översyn ch utveckling av kmmunens styrmdell Dnr KS 2018/ Sammanfattning Under hösten 2018 i samband med kmmunens framtagande av mål- ch resursplan för 2019 initierades ett arbete med att göra en översyn av kmmuns styrmdell ch att genmföra utbildningsinsatser i samband med detta. Under hösten skedde en genmlysning av nuvarande struktur, kultur ch arbetssätt. Intervjuer ch wrkshps har skett med plitiker, ledningsgrupper, stödfunktiner m fl. Arbetet pågår med att ta fram kvalitetsfaktrer ch kvalitetsindikatrer. Vidare har fyra piltgrupper startats inm bygglv, barn- ch familj, förskla, ungdmscacher/ungdmsteamet. En rapprt presenterades den 17 januari avseende hur kmmunen kan gå vidare i arbetet med att utveckla styrmdellen. I rapprten knstateras att Lilla Edets kmmun i grund ch btten har en bra ch genmarbetad struktur för styrning ch ledning, både vad gäller målstyrning ch eknmistyrning. Den styrmdell sm finns är en bra utgångspunkt för frtsatt utveckling av styrning ch ledning. Rekmmendatinen är att nuvarande målstyrningsguide utvecklas för att få en tydligare filsfi kring ledning ch styrning. Skillnaden mellan samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget bör tydliggöras samt rllfördelningen mellan kmmunfullmäktige ch nämnderna utifrån dessa. Vidare bör styrmdellens lika delar tydliggöras ch skillnaden mellan grunduppdraget, eknmistyrning, målstyrning ch kvalitetsstyrning. Styrmdellens arbetssätt bör ckså utvecklas mt ökad hrisntell styrning med vertikal dialg. Vad gäller styrprcessen så bedöms den med tillhörande årshjul sm bra utifrån den revidering sm gjrdes 2010. Det ettåriga årshjulet rekmmenderas kmpletteras i vissa delar. 37
Det finns ckså behv av att ta fram en ny visin (alternativt revidera/utveckla nuvarande visin) då visinen är tidsatt till 2020. Ärendebeskrivning I samband med kmmunens framtagande av mål- ch resursplan för 2019 initierades även ett arbete med att se över kmmunens styrmdell. Arbetet har indelats i tre delar A. Översyn ch utveckling av själva styrmdellen ch metder för styrning ch ledning B. Utbildning i styrning ch ledning för plitiker ch chefer samt stödfunktiner sm arbetar med styrning ch ledning C. Utveckling av styrmdellens innehåll i frm av visin, värdegrund, mål, strategier, aktiviteter ch indikatrer m m. Under hösten har genmlysning skett av nuvarande struktur, kultur ch arbetssätt. Intervjuer ch wrkshps har skett med plitiker, ledningsgrupper, stödfunktiner m fl. Arbetet pågår med att ta fram kvalitetsfaktrer ch kvalitetsindikatrer. Vidare har fyra piltgrupper startats inm bygglv, barn- ch familj, förskla, ungdmscacher/ungdmsteamet. En rapprt presenterades den 17 januari avseende del A Översyn ch utveckling av styrmdellen ch metder för styrning ch ledning. I rapprten knstateras att Lilla Edets kmmun i grund ch btten har en bra ch genmarbetad struktur för styrning ch ledning, både vad gäller målstyrning ch eknmistyrning. Den styrmdell sm finns är en bra utgångspunkt för frtsatt utveckling av styrning ch ledning. Rekmmendatinen är att nuvarande målstyrningsguide utvecklas för att få en tydligare filsfi kring lednings ch styrning. Skillnaden mellan samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget bör tydliggöras samt rllfördelningen mellan kmmunfullmäktige ch nämnderna utifrån dessa. Vidare bör styrmdellens lika delar tydliggöras ch skillnaden mellan grunduppdraget, eknmistyrning, målstyrning ch kvalitetsstyrning Styrmdellens arbetssätt bör ckså utvecklas mt ökad hrisntell styrning med vertikal dialg. Vad gäller styrprcess så bedöms den med tillhörande årshjul sm bra utifrån den revidering sm gjrdes 2010. Det ettåriga årshjulet rekmmenderas kmpletteras enligt följande: Visin ch värdegrund (tiårsprcess med perspektivet 10-20 år) Strategisk plan (fyraårsprcess med perspektivet 5-10 år). Mål ch resursplan (ettårsprcess med perspektivet 1-5 år Systematisk dialg är ett verktyg för att styrning ch ledning ska skapa engagemang, delaktighet, helhetssyn samtidigt sm det säkerställer att flera kmpetenser medverkar i styrningen. Rekmmendatinen är att arbeta med styrmdellen ch styrprcesserna i systematisk dialg. Planeringen rekmmenderas vara tillitsbaserad ch hrisntell vilket innebär strt handlingsutrymme för respektive rganisatrisk nivå. Vertikal dialg ska säkerställa helhetssyn, gemensamma bilder ch samtidigt vara en kntrll att styrningen är på rätt väg ch leder till önskvärda resultat. 38 sid 2/3
Utbildningsinsatser är inplanerade under våren 2019. Styrmdellen beräknas införas successivt ch påbörjas i ch med arbetet med 2020 års mål- ch resursplan ch skall vara fullt införd i mål- ch resursplan för 2021. Ett arbete bör ckså startas avseende en ny alternativt reviderad Visin för Lilla Edets kmmun. Kmmunchefens ledningsgrupp bör utveckla sitt strategiska arbete utifrån kmmunstyrelsens uppdrag att leda ch samrdna visin, strategiska mråden ch mål. Istället för att bryta ner dessa mål bör istället ledningsgruppen leda ch samrdna arbetet ch öka prjektstyrningen inm strategiska mråden. Kmmunen bör ha en långsikt plan för kmpetensutveckling i styrning ch ledning. Kmmunen behöver ckså avsätta resurser ch kmpetenser för att kunna stödja utvecklingsarbetet. Beslutsunderlag Kmmunchefens tjänsteskrivelse 2019-01-20. Rapprt Översyn ch utveckling av styrning ch ledning, Åkessn Managementknsult AB Finansiering Inga särskilda medel avsatta. Arbetet får rymmas inm kmmunstyrelsens budgetram för 2019. Förslag till beslut - Kmmunfullmäktige beslutar gdkänna rapprten samt fattar ett inriktningsbeslut m att arbeta i enlighet med rapprtens rekmmendatiner. Förslag till beslut Under förutsättning av fullmäktiges beslut fattar kmmunstyrelsen beslut enligt följande: - Implementeringen av styrmdellen påbörjas i ch med arbete med mål- ch resursplan för 2020. Styrmdellen ska i övrigt vara fullt införd i samband med antagande av mål- ch resursplan för 2021. - Arbetet med en ny visin påbörjas under hösten. En handlingsplan för detta arbete presenteras vid kmmunstyrelsens sammanträde i juni. - Uppdatering av målstyrningsguide med tillhörande mallar ch anvisningar färdigställs under 2019. Lena Palm Kmmunchef lena.palm@lillaedet.se Telefn 0520-659504 Beslut expedieras till Kmmunchef Eknmichef Kmmunens nämnder Åkessns Managementknsult AB 39 sid 3/3
ÖVERSYN OCH UTVECKLING AV STYRNING OCH LEDNING Lilla Edets kmmun Sven-Martin Åkessn Åkessn Managementknsult AB Slutlig versin 17 januari 2019 40
Sammanfattning av knsultens rekmmendatiner Nedan sammanfattas knsultens rekmmendatiner i krtfattade punkter. Samtliga punkter har en mer mfattande beskrivning i rapprten. Lilla Edets kmmun har i grund ch btten en bra ch genmarbetad struktur för styrning ch ledning, både vad gäller målstyrning ch eknmistyrning. Den styrmdell sm finns är en bra utgångspunkt för frtsatt utveckling av styrning ch ledning. Nuvarande Målstyrningsguide rekmmenderas utvecklas innehållsmässigt utifrån följande punkter: Arbeta fram en tydlig filsfi för styrning ch ledning. Tydliggöra skillnaden mellan samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget samt rllfördelningen mellan kmmunfullmäktige ch nämnderna utifrån dessa. Tydliggöra styrmdellens lika delar ch skillnaden mellan grunduppdraget, eknmistyrning, målstyrning ch kvalitetsstyrning. Utveckla styrmdellens arbetssätt mt ökad hrisntell styrning med vertikal dialg. Vad gäller styrprcess (ledningsprcess) så bedöms den med tillhörande årshjul sm bra utifrån den revidering sm gjrdes 2010. Detta 1-åriga årshjul rekmmenderas kmpletteras enligt följande: Visin ch värdegrund (10-årsprcess med 10-20 årsperspektiv) Strategisk plan (4-årsprcessen med 5-10 årsperspektiv). Mål ch resursplan (1-årsprcessen med 1-5 årsperspektiv) Inför varje prcess enligt van bör det finnas ett underlag i frm av analys av mvärld, nuläge ch förutsättningar med samma tidsperspektiv sm respektive prcess. Varje prcess bör resultera i ett särskilt styrdkument sm beslutas i kmmunfullmäktige. Systematisk dialg är ett verktyg för att styrning ch ledning ska skapa engagemang, delaktighet, helhetssyn samtidigt sm det säkerställer att flera kmpetenser medverkar i styrningen. Rekmmendatinen är att arbeta med styrmdellen ch styrprcesserna i systematisk dialg. Planeringen rekmmenderas vara tillitsbaserad ch hrisntell vilket innebär strt handlingsutrymme för respektive rganisatrisk nivå. Vertikal dialg ska säkerställa helhetssyn, gemensamma bilder ch samtidigt vara en kntrll att styrningen är på rätt väg ch leder till önskvärda resultat. Kmmunchefens ledningsgrupp bör utveckla sitt strategiska arbete utifrån kmmunstyrelsens uppdrag att leda ch samrdna visin, strategiska mråden ch mål. Istället för att bryta ner dessa mål bör istället ledningsgruppen leda ch samrdna arbetet ch öka prjektstyrningen inm strategiska mråden. Den viktigaste metden för implementering ch utveckling av styrning ch ledning är kntinuerlig utbildning av chefer ch plitiker. Kmmunen bör ha en långsikt plan för kmpetensutveckling i styrning ch ledning. Kmmunen behöver ckså avsätta resurser ch kmpetenser för att kunna stödja utvecklingsarbetet. Några ytterligare rekmmendatiner Kppla ihp styrmdellen med intern kntrll så dessa inte lever egna liv. Styr båda genm linjerganisatinen ch genm prcesser. Inför prcesstyrning. Etablera ett närverk med en representant från varje förvaltning ch blag med uppdrag att stödja kmmunen ch respektive förvaltning/blag med utveckling av styrning ch ledning. Börja utvecklingsarbetet med att göra verksamhetsbeskrivning av grunduppdraget ch arbeta fram Kritiska kvalitetsfaktrer med tillhörande indikatrer. Skilj mellan styrmdellens syfte ch rll från lika kvalitetsmetder ch kvalitetsledningssystem. Dessa har lika syften sm kmpletterar varandra på ett bra sätt. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 1/38 41
Innehållsförteckning Sammanfattning av knsultens rekmmendatiner... 1 1 Uppdraget... 3 2 Styrmdell ch rganisatin i Lilla Edets kmmun... 6 3 Sammanfattning av intervjuer ch wrkshps... 9 4 Tillitsdelegatinen slutsatser ch rekmmendatiner... 12 5 Knsultens generella tankar kring styrning ch ledning... 14 6 Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner... 26 Inledning... 26 Filsfi för styrning ch ledning... 26 Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun... 27 Skilj mellan grunduppdraget, kvalitetsstyrning ch målstyrning... 27 Visin... 28 Strategisk plan... 28 Mål ch resursplan samt verksamhetsplan... 29 Eknmistyrning... 29 Ledningsprcess(-erna)... 30 Uppföljning, analys ch rapprtering... 30 Intern kntrll... 31 Styrdkument... 31 Kvalitetsledning sm kmplement till styrmdellen... 32 Kmmunchefens ledningsgrupp ch ledningsfrum... 33 Prcesstyrning... 36 Att arbeta tillsammans i systematisk dialg... 36 Rllfördelning... 37 Kmpetensutveckling ch resurser för styrning ch ledning... 37 Kultur avseende styrning ch ledning... 38 Avslutningsvis... 38 Bilagr Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun Reviderad styrmdell för Lilla Edets kmmun -versin II Tillitsdelegatinens huvudbetänkande: Med tillit växer handlingsutrymmet tillitsbaserad styrning ch ledning av välfärdssektr Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 2/38 42
1 Uppdraget Beskrivning av uppdraget Lilla Edets kmmun genmför en översyn ch utveckling av kmmunens mdell ch arbetssätt för styrning ch ledning. Uppdraget är indelat i 3 delar: A. Översyn ch utveckling av styrmdellen ch metder för styrning ch ledning. B. Utbildning i styrning ch ledning (styrmdell) för plitiker ch chefer samt stödfunktiner sm arbetar med styrning ch ledning C. Utveckling av styrmdellens innehåll dvs visin, värdegrund, mål, strategier, aktiviteter, indikatrer, mm. Denna rapprt mfattar del A översyn ch utveckling av styrmdellen ch metder för styrning ch ledning. Uppdraget innebär att göra en: översyn av hur nuvarande mdell ch metder för styrning ch ledning. mvärldsanalys av andra kmmuners styrmdeller samt tillitsdelegatinens rekmmendatiner. översyn av kmmunens förutsättningar avseende struktur, kultur ch arbetssätt för styrning ch ledning. rapprt sm innehåller förslag till utveckling av mdell ch arbetssätt för styrning ch ledning samt förslag till utbildningsinsatser ch arbetsinsatser för att utveckla styrdkument för bl. a visin, inriktningar, mål ch indikatrer. Avgränsningar Denna utredning fkuserar på styrning ch ledning på en kmmunövergripande nivå. Det har inte gjrt någn analys av styrning ch ledning inm nämnder/förvaltningar eller styrelser/blag. Tidplan Detta deluppdrag påbörjas i augusti 2018 ch slutrapprteras i januari 2019. Rapprten Rapprten fkuserar på knsultens slutsatser ch rekmmendatiner. Dessa grundas på intervjuer, fkusgrupper ch benchmarking men ckså knsultens egna samlade erfarenheter. I en översyn uttrycker många persner lika synpunkter. Alla synpunkter kan inte redvisas utan knsulten sammanfattar intervjuerna ch redvisar de synpunkter sm bedöms sm mest återkmmande ch mest relevanta utifrån uppdraget. Sm läsare av rapprten kan man få uppfattningen att mer eller mindre allt är negativt ch har brister eller utvecklingsmöjligheter. Det finns givetvis en mängd lika saker sm fungerar alldeles utmärkt men uppdraget är att utifrån nuläget föreslå förbättringar varför rapprten av naturliga skäl fkuserar på detta. Många saker sm lyfts fram sm brister kan fungera utmärkt i vissa avgränsade delar av rganisatinen. Knsulten tar sig friheten att utifrån intervjuerna generalisera de sammanfattande slutsatserna ch har inte möjlighet att särredvisa alla undantag. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 3/38 43
Utredningens upplägg ch genmförande I detta avsnitt beskrivs hur översynen har genmförts. Dkumentanalys Insamling ch inläsning av relevanta ch väsentliga dkument. Analys av dess innehåll ch struktur. Intervjuer ch wrkshps Analysen har huvudsakligen genmförts genm intervjuer ch fkusgrupper med nyckelpersner utifrån uppdraget. Intervjuer/wrkshps har genmförts med: Kmmunstyrelsen ch nämndernas presidier Kmmunalråden Kmmunchefens ledningsgrupp Kmmunchef ch eknmichef Knsultens analys, slutsatser ch rekmmendatiner Utifrån vanstående delar samt samlade erfarenheter har knsulten gjrt sin egna (berende) analys med slutsatser ch rekmmendatiner. Mdell för genmförande av analysen Nedanstående mdell används för analys, utvärdering, genmlysning ch utveckling av en rganisatin, funktin eller verksamhetsmråde. Mdellen bygger på att det är flera lika delar sm samspelar ch skapar förutsättningar för att kunna lyckas åstadkmma en effektiv verksamhet med hög kvalitet sm skapar de resultat sm önskvärda. I mitten av bilden ligger uppdrag ch målbild (ljusblått). Det funktinen ska göra ch uppnå. Överst ligger strukturen (rött). Strukturen handlar m att ha en tydlig rganisatin med rller, ansvar ch befgenheter. I det nedre högra hörnet ligger arbetssätt (grönt). Arbetssätt handlar m hur funktinens styrs ch leds, arbetsprcesser ch rutiner men ckså ledarskap ch medarbetarskap. I det nedre vänstra hörnet ligger kultur (mörkblått). Kultur handlar m vilka traditiner, vanr, förhållningssätt ch beteende sm finns inm funktinen. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 4/38 44
Analysmråden för effektiv styrning ch ledning Analysen har gjrts utifrån följande mråden vilka bedöms sm kritiska för effektiv styrning ch ledning: Ledningsfilsfi Grundläggande tankar kring styrning ch ledning Styrdkument Verksamhetsidé, visin, förhållningssätt, mål, strategier, plicys, riktlinjer, budget Mål ch resursplan, anvisningar, verksamhetsplaner Organisatin Ansvar/mandat, rller, uppdrag Ledningsprcesser Fastställda/beslutade prcesser för ledning ch styrning Uppföljning ch analys Indikatrer, analyser, rapprtering Utvecklingsplaner Beslutade/beställda utvecklingsplaner ch insatser Frum ch arbetssätt för styrning ch ledning Ledningsgrupper eller mtsvarande Frum ch arbetssätt för systematisk dialg/samverkan I de wrkshps sm genmförts har nedanstående bild använts sm ett underlag för samtal ch reflektiner. Bilden beskriver att utredningen behöver belysa såväl själva styrmdellen sm efterlevnaden av styrmdellen. För att inte styra deltagarna alltför mycket har frågeställningarna i samtliga wrkshps frmulerats så enkelt sm möjligt. Frågr: Hur upplever ni att styrning ch ledning fungerar i nuläget? Styrkr ch svagheter Vad har ni för tankar kring framtiden vad gäller styrning ch ledning? Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 5/38 45
2 Styrmdell ch rganisatin i Lilla Edets kmmun Lilla Edets kmmun arbetar i nuläget utifrån en målstyrningsmdell sm finns i ett dkument sm heter Målstyrningsguide (2007). Detta dkument kmpletterades med en revidering 2010 (se bilaga 1+2). Knsulten rekmmenderar läsaren av denna rapprt att ta del av Målstyrningsguiden (inkl. revidering) för att kunna tillgdgöra sig slutsatser ch rekmmendatiner. Målstyrning i Lilla Edets kmmun (hämtat från Målstyrningsguide) Oberende av hur kmmunens plitiska struktur ch hur den kmmunala verksamheten rganiseras utgår Lilla Edets kmmuns styrning ifrån en långtgående målstyrning av verksamheten ch en strävan efter decentralisering. Målstyrning ch decentralisering är två tätt sammanknutna begrepp då det ena inte fungerar utan det andra. Genm att sätta mål med lika knkretiseringsgrad berende av var man befinner sig i rganisatinen hamnar frågrna ch besluten hs dem sm är bäst lämpade för uppgiften, dvs. genmförandet delegeras i rganisatinen. På detta sätt fattas ckså besluten så nära de sm påverkas av dem sm möjligt, de vi är till för. Förenklat kan sägas att plitikerna ska besluta m vad sm ska uppnås ch förvaltningen/verksamheten hur det ska genmföras. Detta är dck en förenklad bild av verkligheten ch därför kräver målstyrning ett gtt samspel mellan plitiker ch verksamhetsrganisatinen. I Lilla Edets kmmun använder vi ss av målstyrning för att; dra nytta av medarbetarnas kunskap. skapa engagemang ch kreativitet vilket i sin tur leder till utveckling. få en ökad kunskap m sambanden mellan nytta för brukaren ch resursförbrukning i verksamheten. säkerställa att alla arbetar åt samma håll. Mål är emellertid inte det enda sm styr ss i vårt arbete. Därutöver har vi att förhålla ss till lagar ch förrdningar, anvisningar, plicys ch riktlinjer mm. Dessa typer av styrande dkument styr ss avseende på vilket sätt vi ska ch kan arbeta för att uppfylla målen. För att möjliggöra uppföljning ch analys krävs att målen är uppföljningsbara. Vi måste dck vara medvetna m att hela sanningen inte ryms i en siffra, den mkringliggande analysen är ng så viktig. Uppsatta måltal hjälper ss att följa utvecklingen ch se resultat av vårt arbete. Inte minst skapar de en diskussin kring hur vi arbetar, varför det ser ut sm det gör ch m vi skulle kunna arbeta på ett smartare sätt. Styrmdell I styrmdellen tydliggörs hur kmmunen sm helhet ch respektive förvaltning, verksamhetsmråden ch enheter styrs mt den uppställda visinen (Visin 2020), via mål på krt ch lång sikt. Nedan åskådliggörs Lilla Edets styrmdell sammanfattad i frm av en figur. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 6/38 46
Framtidsrienterade dkument Övergripande rller ch ansvar kpplat till styrmdellens framtidsrienterade dkument framgår av figuren nedan. Styrmdellen beskriver följande årshjul för styrprcessen För mer infrmatin m styrmdellen hänvisas till bilaga 1 ch 2. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 7/38 47
Kmmunens rganisatin Lilla Edets kmmun har en klassisk nämndsrganisatin med nämnder ch kmmunala blag. Kmmunstyrelsen Kmmunstyrelsen har enligt kmmunallagen till uppgift att utifrån de beslut sm fattas i fullmäktige leda ch samrdna kmmunen, utöva uppsikt samt bereda ärenden till fullmäktige. Till kmmunstyrelsens viktigaste uppgifter hör att: Leda ch samrdna kmmunens angelägenheter Bevaka frågr sm kan påverka kmmunens utveckling ch eknmiska ställning Begära in synpunkter från nämnder, beredningar ch anställda i kmmunen Lämna förslag till budget ch leda budgetarbetet Ha uppsikt över kmmunens nämnder ch egna blag Genmföra kmmunfullmäktiges beslut Kmmunledningsförvaltningen Kmmunledningsförvaltningen hjälper kmmunstyrelsen ch övriga förvaltningar i deras arbete ch har hand m bland annat det övergripande infrmatinsarbetet, utredningar av lika slag samt miljöfrågr i kmmunen. Kmmunledningsförvaltningens består av: Persnalavdelningen Eknmiavdelningen IT Näringsliv Kmmunikatinsavdelningen Administrativa avdelningen Säkerhetschef Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 8/38 48
3 Sammanfattning av intervjuer ch wrkshps Tyvärr är det inte möjligt att sammanställa alla enskilda åsikter. Nedan presenteras ett kncentrat av det sm framkmmit från intervjuer/wrkshps. Reflektiner från wrkshp med kmmunchefens ledningsgrupp Nedan sammanfattas de reflektiner ch synpunkter sm lyftes fram av kmmunchefens ledningsgrupp i samband med deras wrkshp/gruppintervju. Styrkr Det finns i grund ch btten arbetsglädje ch engagemang i kmmunen ch ledningen. Vi trivs tillsammans ch det finns ingen överhängande r (hs chefer). Möjlighet att påverka är str ch det finns ett tillåtande klimat. Det finns en förväntan på ch mgnad för att utveckla arbetet kring styrning ch ledning. Det är rätt läge att utveckla styrmdellen. Tiden är mgen för det ch det finns inget mtstånd varken hs chefer eller plitiker. Ledningsgruppen fungerar bra ch har en bra sammansättning med bred kmpetens. Inspirerande att det är någt nytt på gång kring styrning ch ledning. Det finns en grundläggande respekt/acceptans/förtrende för chefer från plitiken. Organisatinen består av kmpetenta ch prfessinella chefer. Cheferna är trygga ch lösningsfkuserade. Det finns en str ch gd vilja ch ambitin. Det finns mycket grund i styrningen på plats vilket gör att vi är red för nästa steg. Svagheter Det är inget större fel på nuvarande styrmdell ch styrdkument men tillämpning ch efterlevnaden av den styrning sm finns i styrdkumenten brister. Det har saknats resurser för implementering av styrning vilket har påverkat planering ch genmförande. Ledningen har inte arbetat systematiskt med att utveckla styrning ch ledning. Kntinuitet, långsiktighet, lärande ch dialg i styrning ch ledning mellan lika deadlines Förhållningssätt ch efterlevnad utifrån beslutade styrdkument ch styrprinciper brister. Tillämpningen av styrmdellen har varit väldigt persnberende. Arbetsfrmer inm plitiken behöver utvecklas för att säkerställa helhetssyn ch samverkan. Dialgen behöver utvecklas på alla nivåer. Det förekmmer inslag av vi ch dem. Olika förvaltningar ch nämnder har lika strukturer ch arbetssätt för styrning ch ledning. Förutsättningar är väldigt lika hs lika chefer vad gäller erfarenhet, kunskap, trygghet i frågr sm handlar m styrning ch ledning. Det saknas enhetlig uppföljning ch mätning av kvaliteten utifrån grunduppdraget. Ledningsgruppen bereder budgeten men jbbar inte tillräckligt aktivt med målen ch budgeten därefter. Behöver hitta rller ch arbetssätt för planering ch uppföljning Generellt är det lättare att känna sig trygg i små frågr än stra frågr. Den grundläggande kunskapen i eknmi samt styrning ch ledning behöver förstärkas. Det finns en ständig känsla av tidsbrist vilket påverkar framförhållning, långsiktighet ch kntinuitet. Tankar kring framtiden vad gäller styrning ch ledning Delaktigheten i styrningen ch ledning behöver utvecklas genm utbildning ch wrkshps. Det är kunskap ch delaktighet sm kan förändra efterlevnaden ch tillämpningen. Det behövs ett medvetet ledarskap kring styrning ch ledning baserat på en ledningsfilsfi. Det blir viktigt hur vi intrducerar nya chefer. Vi måste hantera tid ch tidsperspektiv annars finns det en risk för att vi fastnar i det perativa ch krtsiktiga arbetet. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 9/38 49
Vi behöver skickliggöra varandra genm beslutsunderlag, framförhållning, praktivitet. Framförallt i de stra ch svåra frågrna. Den nya styrmdellen behöver skapa engagemang ch ansvar ute i rganisatinen. Det kmmer behövas kunskap ch vi-känsla kring styrmdellen. Förändring ska inte vara valbar men samtidigt implementeras i samverkan ch dialg. Styrmdellen behöver beskriva nytta för både chefer, medarbetare ch medbrgare. Det behöver tas fram en kmmunikatinsplan sm en del av utvecklingen ch implementeringen av styrmdellen. Fkus ska ligga på metder ch verktyg samt arbetssätt sm skapar nytta ch effektivitet i verksamheten. Styrning ch ledning kräver resurser, tid ch kraft för att kunna fungera i praktiken. Vi behöver bli bättre på att lyfta ch fkusera på bra saker ch gda exempel. Utbildningen blir viktigt för de sm har rller i arbetet med styrning ch ledning. Vi behöver skapa arbetssätt ch frum för hur vi skapar lärande i rganisatinen. Vi behöver stärka mandat ch md hs chefer ute i verksamheten så att de känner trygghet i att ta egna initiativ ch testa nya möjligheter. Reflektiner från wrkshp med kmmunstyrelsen ch nämndernas presidier Nedan sammanfattas de reflektiner ch synpunkter sm lyftes fram av kmmunstyrelsen ch nämndernas presidier i samband med deras wrkshp/gruppintervju. Styrkr: Vi har gda förutsättningar för att utveckla styrning ch ledning eftersm vi är små till strleken ch det är lätt att skapa en överblick. Vi har viss samsyn ch samarbete m vissa mål ch kmmunens mål är väl kända. Nuvarande visin var alla överens m när den tgs fram. Verksamheten funkar i grunden bra enligt lagkrav ch grunduppdraget. Prfessinen har kunskap att lita till. Närheten till förvaltningscheferna är bra. De är lätt att få kntakt ch det finns en öppen dialg mellan plitik ch förvaltning. Tanken är att man se den röda tråden även m den inte fungerat fullt ut. Finns i ett sammanhang. Strukturen ch dkumentatinen är bra m man följer den. Svagheter: Ibland fkuserar plitiken på fel saker. Lätt att hamna i detaljfrågr. Det är svårt med styrning ch långsiktighet m persnalmsättningen är hög. Plitiken behöver frmulera tydligare mål ch kmmunicera dem. I nuläget upplevs det saknas en röd tråd från målen genm rganisatinen ch verksamheten. Det saknas en tydlig handlingsplan för varje verksamhet sm knyter an till målen vilket gör att det inte blir tillräcklig förändring i praktiken. Kmmunstyrelsen behöver bli bättre på att utöva uppsikt. Idag följer vi inte upp verksamheternas kvalitet utifrån reglementena tillräckligt bra. Uppföljningen av fullmäktiges mål upplevs sm rörig. Vissa mål är svåra att följa upp ch ändringar i målen försvårar uppföljning över tid. Mål sm sätts mäts utifrån aktiviteter istället för förändring ch resultat. Vi mäter inte kvalitet utifrån grunduppdraget utan bara de mråden där vi har mål. Vi följer inte upp tillräckligt kntinuerligt utan det är för långt emellan uppföljningstillfällena. Vi behöver bli bättre på att skilja mellan rllen sm plitiker där vi möter medbrgare med svar från rllen sm ledamöter när vi styr verksamheten. Förståelse för rller är viktig ch att de inte blandas ihp. Plitik måste ha kunskap för att ta ansvar vilket kräver bra tjänstemän. Det är en str skillnad mellan hur lika nämnder arbetar. Plitiska viljan slår inte igenm. Det finns exempel på tillfällen i histrien där det uppstått tillitsprblematik mellan förvaltning ch plitik. Det finns även exempel histriskt på kmmunikatinsbrister mellan plitik ch tjänstemän. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 10/38 50
Vi har en anrektisk rganisatin med avseende på tillgång till resurser. Indirekt styrning via målstyrning funkar ej idag. Målen är för många ch för tydliga. Det finns ingen kppling mellan mål ch resurser vilket har underminerat mdellen. Viktigt med styrning från den centrala ledningsgruppen. Cheferna måste vara tydliga mt handläggare ch inte hänvisa till plitiken. Vet alla hur delegeringsrdningen ser ut ch vad uppdraget är? Målen har inte alltid en tydlig kppling till nämnden eller så jbbar man det redan utifrån grunduppdraget ch t ex skllagen Vi mäter inte utifrån lkala förhållanden, utan hämtar mått ifrån det generella sm bl. a finns i Klada mm Målfrmuleringarna kan bli bättre ch i nuläget trycks målen ner det i alla nämnder. Nuvarande mdell upplevs inte tillräckligt vass. Det är i nuläget svårt att mäta målen. Tankar kring framtiden vad gäller styrning ch ledning Det är bra att vi har en långsiktig visin men man bör mpröva ch revidera den med jämna mellanrum. Vi behöver rendla visinen ch minska antalet mål. Fullmäktiges styrning sker bl. a via reglemente vilket innebär att de behöver ses över mer regelbundet (även ägardirektiv ch blagsrdning). Vi behöver skapa plitisk samsyn kring reglementen. Det bör ske uppföljning av reglementen varje år. Kmmunstyrelsen bör bli bättre på att se till att riktlinjer ch reglementen följs av nämnd. Uppföljning behöver förbättras ch förstärkas centralt. Uppföljning behöver ske tätare. Nämnderna bör sätta sina egna mål baserat på sitt uppdrag. Viktigt med rätt persner på rätt rll. Kmmunikatin ch dialg är viktigt ch behöver utvecklas. Kmmunikatin ut mt mvärlden sm beskriver hur vi jbbar ch vad vi vill. Visinsarbetet behöver implementeras ch förankras hs medarbetarna (även invånarna). Att i nämnd jbba med tidsmål ch ta fram handlingsplaner. Målen måste vara realistiska ch tas fram tillsammans med förvaltningen. Viktigt med relevant infrmatin från förvaltning till nämnd i frm av mvärldsbevakning, jämförelse med andra kmmuner, uppföljningar, indikatrer ch i dialgfrm. Delaktighet i beslutsprcesserna ch förankra tagna beslut i rganisatinen. Styrning ch ledning är ett ständigt pågående arbete sm måste diskuteras ch utvecklas hela tiden. Förvaltningen ska ta fram indikatrer i dialg med plitik. Nämnden ska ta beslut m indikatrer. Tertialrapprter behöver bli bättre ch svara bättre mt nämndens grunduppdrag. Bättre mål behövs. Mäta effekter istället för aktiviteter. Tydligare riktlinjer mellan plitik ch tjänstemän. Förvaltningen måste bli bättre på att svara på frågr så att inte detaljfrågrna hamnar hs plitiken. Skadar tilliten när serviceplicyn inte följs. Analysera varför serviceplicy inte följs. Ärendegången behöver utvecklas ch förbättras. Reducera antalet styrdkument. Vi brde arbeta mer i prjektfrm. Arbetet med att förnya/revidera visinen bör påbörjas snarast med bred plitisk förankring. Tillitsskapande mellan plitik ch förvaltning. Kraven måste vara rimliga. Våga samarbeta med andra kmmuner/rganisatiner. Tänka mer långsiktig ch mäta mer långsiktigt. Knkretisera målen ch göra de mer Lilla Edet -inriktade. Kppla indikatrer till målen sm vi mäter lkalt Viktigt med ett årshjul sm beskriver arbetet över året. Viktigt med delaktighet ch ett underifrån-perspektiv. Ändrad styrmdell måste få genmslag ända ut i verksamheterna. Dialgmöten med de lika presidierna för att öka förståelse för de andra nämnderna. Se helheten, budgetdiskussiner, pririteringar. Vad kan man göra tillsammans? Är det här en fråga sm berör någn annan nämnd/verksamhet? Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 11/38 51
4 Tillitsdelegatinen slutsatser ch rekmmendatiner Den 16 juni 2016 beslutade regeringen att tillsätta en delegatin (Dir. 2016:51) med uppdrag att analysera ch föreslå hur styrningen av välfärdstjänster i ffentlig sektr, kmmuner ch landsting, inm ramen för de befintliga regelverken, kan utvecklas för att i större mfattning ta tillvara medarbetares kmpetens ch erfarenhet, för att därigenm bidra till större kvalitet för medbrgare ch företag. Delegatinen har nu lämnat sitt huvudbetänkande sm finns i rapprten: Med tillit växer handlingsutrymmet tillitsbaserad styrning ch ledning av välfärdssektrn. Grundidén med tillitsbaserad styrning ch ledning är att öka ch bibehålla kvaliteten i ffentligt finansierade tjänster genm en ökad tillit i styrningen sm ckså innebär ett ökat handlingsutrymme i mötet mellan medbrgare ch medarbetare. Vi definierar tillitsbaserad styrning ch ledning sm styrning, kultur ch arbetssätt med fkus på verksamhetens syfte ch medbrgarens behv, där varje beslutsnivå aktivt verkar för att stimulera samverkan ch helhetsperspektiv, bygga tillitsfulla relatiner samt säkerställa att medarbetaren kan, vill ch vågar hjälpa medbrgaren. Genm den mfattande dialg sm Tillitsdelegatinen har haft med frskare, medarbetare, chefer, plitiker ch medbrgare med flera har vi identifierat en rad prblem sm skapar hinder för att mötet mellan medarbetaren ch medbrgaren ska bli så bra sm möjligt: Bristande medbrgarfkus. Frånvar av helhetsperspektiv. Detaljstyrning ch administrativa tidstjuvar. Frånvarande ledarskap ch bristande stöd till medarbetarna. Bristande kmpetensförsörjning ch kunskapsutveckling. Bristande öppenhet. En grundläggande utgångspunkt är att ett mycket starkare inslag av tillitsbaserad styrning ch ledning kan utgöra en viktig dellösning på de lika prblem ch hinder sm i dag begränsar medarbetarens handlingsutrymme ch verksamheternas utveckling ch därmed ckså kvaliteten på välfärdstjänsterna. Inm ramen för vårt arbete har vi fkuserat på den utnyttjade ptential sm finns hs medarbetare i välfärdssektrn ch hur denna ptential bäst kan tas tillvara, till nytta för brukare, patienter, elever ch andra intressenter. Tre hörnstenar ch sju vägledande principer för tillitsbaserad styrning ch ledning Tillitsdelegatinen pekar på några viktiga delar för att tillitsbaserad styrning ch ledning ska fungera i praktiken. Dels pekar man på tre hörnstenar ch dels på sju vägledande principer. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 12/38 52
Utgångspunkt när det gäller den sammantagna styrningen ch ledningen är att den går att dela upp i tre lika delar: styrning, kultur ch ledarskap samt arbetsrganisatin. Delegatinen menar att de prblem vi har bserverat inm häls- ch sjukvård, skla ch msrg har uppkmmit på grund av brister inm styrningen, kulturen ch ledarskapet samt arbetsrganisatinen. Prblemen sm hindrar ett gtt möte mellan medarbetare ch medbrgare berr inte på att enstaka medarbetare eller chefer agerar felaktigt. Det handlar inte heller primärt m att verksamheterna är kraftigt underfinansierade, även m det finns undantag. Det handlar främst, m en systemfråga sm berör såväl styrning, kultur, ledarskap ch rganisatin. För att åtgärda prblemen, ch därmed röja undan de hinder sm finns för att mötet mellan medarbetaren ch medbrgaren ska bli så bra sm möjligt, måste samtliga dessa lika delar utvecklas. En tillitsbaserad styrning ch ledning är ingen enhetlig styrmdell men det finns en rad vägledande principer sm kännetecknar tillitsbaserad styrning ch ledning. Dessa sju principer finns beskrivna i bilden van. Slutsatser ch förslag från Tillitsdelegatinen Tillitsdelegatinens uppdrag är att bidra till en styrning av ffentlig sektr sm i större utsträckning, än vad fallet är i dag, tar tillvara medarbetares kmpetens, kunskap ch engagemang. Målet är att skapa så gda möten sm möjligt mellan medarbetaren ch medbrgaren. Med en mer tillitsbaserad styrning ch ledning är vår ambitin att detaljstyrningen ska minska så att handlingsutrymmet blir större för medarbetare ch chefer inm häls- ch sjukvård, skla ch msrg. En tillitsbaserad styrning ch ledning måste utgå från ett helhetsperspektiv där den enskilda verksamheten inm häls- ch sjukvård, skla eller msrg bidrar till ett större sammanhang. Organiseringen ch ledningen av enskilda verksamheter bör inte vara frikpplade från övriga verksamheter. Styrningen ch ledningen måste stärka sitt fkus på medbrgarens behv ch dennes förutsättningar ch egna kapacitet att bidra med kunskap m hur insatser ch stöd kan frmas. Det behövs mer kunskapsutveckling ch kllegialt lärande där medarbetarens kunskap används sm en självklar resurs i verksamhetsutveckling ch innvatinsarbete. Uppföljning samt granskning ch tillsyn av verksamheter behöver frmas med utgångspunkten att den ska bidra till att utveckla verksamheten till det bättre. Slentrianmässiga mätningar, sm inte tillför någt värde, måste upphöra. Stöd bör rganiseras ch användas mer strategiskt ch integrerat i verksamheterna så att det utgör ett verkligt stöd för medarbetare ch chefer, med inriktning att bidra till ett bättre möte med medbrgaren. En tillitsbaserad styrning ch ledning ställer höga krav på såväl verksamhet, ledare ch medarbetare när det gäller att aktivt arbeta med ledning, styrning ch värdegrund men ckså på samarbetet mellan lika kunskapsdiscipliner ch aktörer. Tillitsdelegatinens huvudbetänkande Knsultens rekmmendatin är läsa Tillitsdelegatinens rapprt eftersm den ger en bra bakgrunds- ch mvärldsbeskrivning av styrning ch ledning inm ffentlig sektr. Innehållet kan betraktas sm nödvändig grundkunskap för chefer ch plitiker i styrning ch ledning. Delbetänkande m ersättningsmdeller Tillitsdelegatinen har även tagit fram ett delbetänkande kring ersättningsmdeller sm delvis kan vara intressant för denna utredning. Läs mer på: www.tillitsdelegatinen.se Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 13/38 53
5 Knsultens generella tankar kring styrning ch ledning Inledning Detta avsnitt beskriver inte nuläget i Lilla Edets kmmun utan knsultens generella tankar ch rekmmendatiner kring styrning ch ledning. Styrning ch ledning handlar m att skapa utveckling/förändring ch få genmslag för plitikens vilja ch mål göra en förflyttning! Styrning är att påverka beteendet i en hel rganisatin i önskvärd riktning/mt önskat resultat. En styrmdell är en struktur ch mdell för hur detta arbete ska gå till. Ledning handlar m att arbeta med ch bland människr för att åstadkmma önskade resultat på krt ch lång sikt åstadkmma förflyttningen tillsammans Samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget Kmmunen har huvudsakligen två lika uppdrag att utöva styrning ch ledning utifrån: 1. Styra ch leda demkratin ch samhällsutveckling Driva utvecklingen av demkrati ch samhällsutveckling Att skapa delaktighet ch medskapande med invånarna på ett tidigt stadium för att tillsammans bygga bra beslut 2. Styra ch leda utförandet av välfärdstjänster ch service Att utföra välfärds- ch servicetjänster utifrån behv ch eknmiska förutsättningar. Att verksamheten har hög effektivitet ch kvalitet (gd eknmisk hushållning). Att kmpetensförsörja den verksamhet sm bedrivs i egen regi. Nedanstående bild är hämtad från Skövde kmmun ch beskriver dessa båda uppdrag: Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 14/38 54
Karaktären på frågr skiljer sig åt vad gäller de båda lika uppdragen. Det är därför viktigt att skilja på styrningen. En lämplig uppdelning är att kmmunfullmäktige i första hand ska frmulera målbilder ch inriktningar för samhällsutvecklingen ch att nämnder/styrelser utifrån sina respektive reglementen/ägardirektiv ska frmulera målbilder ch inriktningar utifrån de välfärdstjänster sm ingår i uppdraget. Eftersm frågrna baseras på lika uppdrag så behöver styrningen av frågrna skiljas åt. Det är inte effektivt att bryta ner samhällsutvecklingsfrågr i en välfärds-/servicerganisatin. Frågrna behöver styras ch hanteras var för sig. Ovanstående bild beskriver att båda uppdragen innehåller strategisk, taktisk ch perativ nivå. Kmmunfullmäktiges strategiska frågr blir taktiska ch perativa genm att kmmunstyrelsens leder ch samrdnar samhällsutvecklingsarbetet genm verksamhetsplan sm beslutas i kmmunstyrelsen. Nämndens/styrelsens strategiska frågr blir taktiska ch perativa genm att delegera dessa till förvaltningen/blaget genm verksamhetsplan/affärsplan sm beslutas i nämnd/styrelse. Grundprincipen är att kmmunfullmäktige fkuserar på samhällsutvecklingsfrågr sm leds ch samrdnas av kmmunstyrelsen samt att respektive nämnd/styrelse fkuserar på sina respektive välfärdsuppdrag. Uppföljning ch rapprtering sker enligt vanlig rdning. Styrmdell En styrmdell syftar till att systematiskt styra ch säkerställa effektivitet ch kvalitet samt utvecklingsarbetet i kmmunen ch dess verksamheter. Styrning ska ske utifrån verksamhetens grunduppdrag ch mål sm frmuleras både statligt ch lkalt i kmmunen. Styrmdeller utgår ftast ifrån mål- ch resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera ch följa upp verksamhetens mål ch resultat mfattar samtliga rganisatriska nivåer. Med utgångpunkt ifrån kmmunens övergripande visin ch värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla ch följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare ch medbrgare sm möjligt. Arbetet ska genmsyras av tillit, medskapande ch ansvarstagande. Styrmdellen bör bygga på ytterligare några grundläggande tankar: Styrmdellen ska beskriva dels av en struktur ch dels ett arbetssätt för planering ch uppföljning. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 15/38 55
Styrmdellen ska utgå ifrån kmmunens ch verksamheternas uppdrag sm finns beskrivet i de styrdkument sm är beslutade, såväl statliga sm kmmunala. Styrmdellen ska kunna hantera alla typer av styrning. Styrning kan ske med t ex lagstiftning, regler, riktlinjer, principer, plicys, visin, värderingar, mål, uppdrag, mm. Styrmdellen ska mfatta samtliga delar av styrningen. Det ska inte finnas parallella mdeller. Styrmdellen ska mfatta både planering ch uppföljning av verksamheten utifrån styrdkumenten. En framgångsfaktr är dck att inte ställa krav på för detaljerad planering ch uppföljning av mer perativ karaktär. Dessa ska kunna hanteras inm verksamheten utan krav på att dkumentera inm ramen för styrmdellen. Styrmdellens lika delar Styrmdellen bör ta sin utgångspunkt i kmmunens övergripande visin ch förhållningssätt/värdegrund samt kmmunens ch verksamheternas uppdrag sm finns beskrivet i kmmunala ch statliga styrdkument. Sm en del av arbetet med styrmdellen behöver grunduppdraget definieras ch dkumenteras på alla nivåer i kmmunens rganisatin. En beskrivning av verksamhetens grunduppdrag ska sammanfattas i för verksamheten kritiska kvalitetsfaktrer. Dessa ska beskriva de viktigaste faktrerna för att verksamheten har hög kvalitet ch effektivitet med avseende på såväl eknmi, persnal, verksamhet ch målgruppernas behv. Styrmdellen tar sin utgångspunkt i kmmunens övergripande visin ch värdegrund (förhållningssätt) samt verksamhetens grunduppdrag. Dessa delar benämns i rganisatinsteri sm Missin, Visin, Values. Utförandet av verksamhetens grunduppdrag sker i fastställd rganisatin (nämnder/förvaltningar ch styrelser/blag). Uppgifterna kan beskrivas i prcesser. Arbetet leds ch styrs genm en samlad ledningsstruktur (ledningsgrupper ch ledningsfrum). Med utgångspunkt ifrån kmmunens ch verksamheternas grunduppdrag kan styrmdellen delas in i tre delar: A. En del sm beskriver resursfördelning ch eknmistyrning. B. En del sm beskriver pririterade mråden/mål sm ska vara fkus i utvecklingsarbetet. C. En del sm beskriver kvalitetsfaktrer ch kvalitetsindikatrer för kvalitetssäkring av grunduppdraget. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 16/38 56
Styrdkument i styrmdellen En del av styrningen är de styrdkument sm finns inm ramen för styrmdellen. Nedan finns en sammanställning av vilka styrdkument sm bör finnas ch vilket syfte de har: Styrdkument Lagstiftning samt andra statliga styrdkument Reglemente, ägardirektiv ch blagsrdning Visin ch värdegrund Strategisk plan Mål ch budget Planer/prgram Syfte ch kmmentarer Beskriver kmmunens uppdrag ch de lagar, riktlinjer, regler, mm sm kmmunen har att arbeta utifrån. Exempel är kmmunallagen, scialtjänstlagen, skllagen, scialstyrelsens riktlinjer, lärplaner, mm Beskriver nämnders ch styrelsers uppdrag. Kmmunens övergripande visin ch värdegrund. 10-årsprcess (med 10-20 årsperspektiv) Övergripande inriktningar ch pririterade fkusmråden sm utgår ifrån visin ch värdegrund. 4-årsprcess (med 5-10 årsperspektiv) Bör finnas för kmmunfullmäktige men även för respektive nämnd/styrelse. Budget, pririterade mål ch uppdrag. Ska finnas för kmmunfullmäktige ch för respektive nämnd/styrelse (affärsplan). 1-årsprcess (med 1-5 årsperspektiv) Benämningar kan vara: Mål ch resursplan, verksamhetsplan/affärsplan Planer ch prgram är styrdkument sm beskriver HUR kmmunen ska arbeta utifrån visin, värdegrund ch strategisk plan. Prgram/plan kan betraktas sm en strategi för ett visst mråde, gegrafiskt eller verksamhetsmässigt. Kan beslutas av kmmunfullmäktige eller respektive blag/styrelse Dessa dkument bör inte innehålla nya mål ch beskriva HUR målen ska uppnås. Plicyer, riktlinjer ch regler Exempel kan vara: Översiktsplan, Miljöprgram, Näringslivsstrategi, Varumärkesstrategi, m.fl. En plicy är en avsiktsförklaring ch princip för att styra beslut ch uppnå önskade beteende eller en viss handling. Riktlinjer ska ge knkret stöd för hur arbetsuppgifterna ska utföras. Riktlinjer kan ckså rekmmendera vissa tillvägagångssätt. Riktlinjer kan vara så detaljerade att de fungerar sm instruktinsbk för verksamheten. Prcesser ch rutiner Regler ska ge absluta nrmer för vårt agerande. Typiska rd ch uttryck i sådana dkument är ska, måste ch får inte. Prcesser ch rutiner är fastställda arbetssätt sm ska användas för genmförandet av vissa uppgifter. Prcessen/rutinen styr vad sm ska göras, av vem ch på vilket sätt. Nedan görs ett försök att sätta de lika styrdkumenten van i ett sammanhang. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 17/38 57
Resursfördelning ch eknmistyrning Resursfördelning ch eknmistyrning handlar m att utifrån tillgängliga resurser ch gd eknmisk hushållning sätta finansiella mål ch fördela resurser mellan kmmunens lika verksamhetsmråden. Eknmistyrningen innehåller finansiella mål ch nyckeltal sm syftar till att styra verksamheterna med utgångspunkt ifrån gd eknmisk hushållning. Resursfördelningsmdell beskriver vilka faktrer sm påverkar resursfördelningen till respektive nämnd ch inm respektive nämnd. Eknmistyrningsprinciper hanterar interna mellanhavanden, hantering av kapitaltjänstkstnader, hantering av över- ch undersktt, hantering av lkalkstnader, internprissättning mm. Utöver dessa består styrmdellen av en budgetprcess samt en investeringsprcess sm beskriver prcessens aktiviteter, lika rller ch tidsplan. Några viktiga begrepp: Begrepp Definitin Resursfördelningsmdell mellan lika delar av rganisatinen. Enligt kmmunallagen ska kmmuner varje år En mdell sm beskriver vilka kriterier sm ligger till grund för fördelning av resurser upprätta en budget för nästa kalenderår. Budgeten skall ckså innehålla en plan för eknmin för en perid av tre år. Vidare ska budgeten innehålla en plan för verksamheten, eknmin under budgetåret, vilken skattesats sm ska gälla ch vilka anslag sm avsätts. Planen ska visa hur verksamheten skall finansieras ch hur den eknmiska ställningen beräknas vara vid budgetårets slut. Eknmistyrningsprinciper Principer för hur eknmin ska styras ch hanteras. Ett regelverk med avseende på Styrning av verksamheten genm finansiella mål, incitament ch nyckeltal. hur lika eknmiska frågr ska hanteras t ex över- ch undersktt, interna mellanhavanden, kstnader till följd av investeringar, mm. Gd eknmisk hushållning Kmmunfullmäktige ska, enligt kmmunallagen, besluta m riktlinjer för gd eknmisk hushållning för kmmunen. För verksamheten ska mål ch riktlinjer anges sm är av betydelse för en gd eknmisk hushållning. För eknmin ska de mål sm är av betydelse för en gd eknmisk hushållning anges. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 18/38 58
Kvalitetssäkring av verksamhetens grunduppdrag Alla verksamheter har ett grunduppdrag sm beskriver verksamhetens syfte (existensberättigande), vilka behv verksamheten ska tillgdse ch verksamhetens uppgifter. Grunduppdraget kan regleras av lika styrdkument t ex lagstiftning, riktlinjer, plicyer, reglemente/ägardirektiv, mm. För att kvalitetssäkra verksamhetens grunduppdrag rekmmenderar knsulten två delar: Att alla verksamheter ska beskriva sitt grunduppdrag genm att göra en verksamhetsbeskrivning. Att alla verksamheter arbetar fram relevanta kvalitetsindikatrer med relevanta mätmetder utifrån de faktrer sm är mest kritiska i grunduppdraget. Dessa indikatrer ska regelbundet mätas, analyseras ch rapprteras till uppdragsgivaren (närmast överrdnade chef eller nämnd/styrelse). Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen syftar till att göra en beskrivning av respektive verksamhets grundläggande uppdrag. Syftet med denna beskrivning är: Ökat fkus i styrning ch ledning på grunduppdraget. Säkerställa gemensam syn på vem verksamheten är till för ch vilka huvudsakliga uppgifter verksamheten har i uppdrag att utföra (fkus på målgruppers/medbrgares/brukares behv). Ett underlag för att göra pririteringar både vad gäller budget ch tidsanvändning. Ett underlag för verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Ett underlag för att identifiera kritiska kvalitetsfaktrer i uppdraget samt relevanta ch kritiska indikatrer för att regelbundet mäta, analysera ch rapprtera verksamhetens kvalitet ch effektivitet. Verksamhetsbeskrivning bör göras för varje verksamhet sm har ett unikt grunduppdrag. Om verksamhetsbeskrivningar gör på en för övergripande nivå finns det risk att de inte blir tillräckligt specifika ch därmed inte lika användbara i det systematiska kvalitetsarbetet. Det finns etablerade mdeller/metder för att göra verksamhetsbeskrivningar. Bl. a har SIQ (Institutet för Kvalitetsutveckling) en mdell för detta. Relevanta ch kritiska kvalitetsindikatrer Kvalitetsindikatrer syftar till att regelbundet mäta, analysera ch rapprtera verksamhetens kvalitet ch effektivitet. Utifrån verksamhetens grunduppdrag arbetas först kritiska kvalitetsfaktrer fram. Med utgångspunkt ifrån kmmunens ch verksamheternas grunduppdrag kan faktrer sm är kritiska för kvalitet identifieras ch definieras. Faktrerna är kännetecken för gd kvalitet ch effektivitet. Kvalitetsfaktrerna kan srteras i fyra perspektiv för att bättre åskådliggöra ur vilket perspektiv de beskriver kvalitet ch effektivitet (målgrupp, verksamhet, persnal ch eknmi). I syfte att kvalitetssäkra dessa faktrer kan en eller flera indikatrer utvecklas för varje kvalitetsfaktr. En indikatr är ett mått på uppnådd kvalitet/effektivitet. Indikatrerna ska regelbundet mätas, analyseras ch rapprteras till uppdragsgivaren. Indikatrns peridicitet styrs av faktrs vikt, relevans ch möjlighet att mäta. Kvalitetsfaktrer ch indikatrer tas fram av tjänstepersner/prfessinen för respektive verksamhetsmråde (där verksamhetsmråde är en minsta gemensam nämnare där det är relevant att ha gemensamma faktrer ch indikatrer). Nämnden/styrelsen bör fatta beslut m faktrer ch indikatrer i samband med det årliga mål- ch budgetbeslutet. Begrepp Kritisk Kvalitetsfaktr Kvalitetsindikatr Definitin Med kritisk menas särskilt viktig/angelägen. En faktr sm är avgörande för att lyckas med grunduppdraget. Kännetecken för gd kvalitet ch effektivitet. Kvalitet ch effektivitet i lika perspektiv (målgrupp, verksamhet, medarbetare, eknmi Måttet på kvalitet ch/eller effektivitet. Varje indikatr ska utgå ifrån kvalitetsfaktrerna. Srteras i fyra perspektiv. Varje indikatr ska beskrivas vad gäller mätmetd ch rutin för mätningens genmförande. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 19/38 59
Prcessen för styrning Arbetsprcessen för styrmdellen består av fyra steg: Analys av förutsättningar ch nuläge Planering av resurser, mål ch uppdrag samt kvalitetssäkring Säkerställa genmförandet utifrån planeringen Uppföljning ch analys av resultat ch kvalitet Dessa 4 steg ska mfatta samtliga delar av styrmdellen, d vs Analys av förutsättningar ch nuläge vad gäller grunduppdraget, eknmi, mål ch inriktningar ch kvalitetsfaktrer/indikatrer. Planering ch priritering vad gäller grunduppdraget, eknmi, mål ch inriktningar ch kvalitetsfaktrer/indikatrer. Säkerställa genmförande vad gäller grunduppdraget, eknmi, mål ch inriktningar ch kvalitetsfaktrer/indikatrer. Uppföljning ch analys vad gäller grunduppdraget, eknmi, mål ch inriktningar ch kvalitetsfaktrer/indikatrer. Prcessernas lika tidsperspektiv Ledningsprcesserna i styrmdellen bör delas in i lika tidsperspektiv. Detta innebär att lika delar av styrmdellen bör arbetas igenm med lika tidsintervall (även m årlig revidering är möjlig vid särskilt behv). Visin ch värdegrund (10-årsprcess med 10-20 årsperspektiv) Strategisk plan (4-årsprcessen med 5-10 årsperspektiv). Mål- ch resursplan (1-årsprcessen med 1-5 årsperspektiv) Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 20/38 60
Tillitsbaserad hrisntell styrning ch vertikal dialg Bakgrund ch definitin avseende tillitsbaserad styrning är gjrd av Tillitsdelegatinen. Tillitsbaserad styrning (enligt Tillitsdelegatinen) är: styrning, kultur ch arbetssätt med fkus på verksamhetens syfte ch brukarens behv, där varje beslutsnivå aktivt verkar för att stimulera samverkan ch helhetsperspektiv, Bygga tillitsfulla relatiner samt säkerställa att medarbetaren kan, vill ch vågar hjälpa brukaren. Styrningen baseras på tre hörnstenar ch 7 principer (se bilder på sidan 12 i denna rapprt). Hrisntell styrning är en metd för att genmföra tillitsbaserad styrning i praktiken. Metden bygger på filsfin att varje rganisatrisk nivå måste få möjlighet att själva äga sitt arbete med planering ch uppföljning. Grunden för allt utvecklings- ch förändringsarbete är tillit, medskapande ch ansvarstagande. Samtliga delar i styrmdellen ch samtliga steg i arbetsprcessen ska därför utföras av samtliga rganisatriska nivåer. Det innebär att varje plitisk nivå ch varje rganisatins-/chefsnivå ska göras sin egen planering ch uppföljning av styrmdellens lika delar, dvs Beskrivning av grunduppdraget ch analys av förutsättningar/nuläge. Resursfördelning/budget utifrån finansiella mål. Pririterade mål för utvecklingsarbetet. Kvalitetsfaktrer ch indikatrer för kvalitetssäkring av grunduppdraget. Uppföljning ch analys samt rapprtering till överliggande rganisatinsnivå. En del av hrisntell styrning är vertikal dialg. Vertikal dialg är ett sätt att skapa gemensam förståelse mellan lika rller ch rganisatriska nivåer samt säkerställa ch kntrllera arbetet. Dialgen genmförs mellan ansvarig chef ch dess uppdragsgivare (överrdnad chef eller nämnd/styrelse). Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 21/38 61
Vertikal dialg utförs i samtliga 4 steg i ledningsprcessen d v s Dialg m nuläge ch förutsättningar Dialg m planering ch pririteringar Dialg m status i genmförandet Dialg m resultat ch analyser Det är den systematiska dialgen sm skapar både tillit ch kntrll. Styrmdellen ska appliceras på samtliga rganisatriska nivåer. Det innebär att kmmunfullmäktige genmför styrmdellen utifrån sitt grunduppdrag, övergripande eknmi, övergripande mål ch inriktningar samt kmmunövergripande kvalitetsfaktrer/indikatrer. Samtliga delar bör på kmmunfullmäktigenivå ha fkus på demkrati ch samhällsutvecklingsuppdraget. Respektive nämnd arbetar med styrmdellen på samma sätt utifrån sitt reglemente/uppdrag ch därefter arbetar varje rganisatrisk nivå på samma sätt. Även m arbetet ska genmsyras av varje verksamhets unika uppdrag ch förutsättningar så ska dessa arbetas fram utifrån överliggande rganisatriska nivåers styrdkument. Detta innebär t ex att hela rganisatinen har i uppdrag att analysera hur fullmäktiges visin, värdegrund, fkusmråden ch mål påverkar den egna verksamheten ch hur man kan bidra till kmmunens samlade måluppfyllelse. Detta ska vara en del av verksamhetsbeskrivningen utifrån grunduppdraget. När en chef tillsammans med sina medarbetare själva äger ch har befgenheter i styrning ch ledning då blir styrningen engagerande, meningsfull, flexibel ch snabb. Styrning ch ledning ska upplevas vara vårt eget ansvar för att uppfylla vårt uppdrag inte för att någn annan ställer krav på det. Det är detta sm tillitsbaserad ch hrisntell styrning med vertikal dialg handlar m!!! Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 22/38 62
Nedan följer ett exempel på hur hrisntell styrning kan fungera i praktiken. I detta exempel har kmmunfullmäktige frmulerat ett mål inm mrådet integratin. Intern kntrll Intern kntrll är generellt definierad sm det arbete sm utförs av en rganisatin i syfte att ge rimlig försäkran m att verksamheten uppfyller kvalitet ch resultat inm följande kategrier: Effektivitet ch prduktivitet i verksamheten. Tillförlitlig finansiell rapprtering. Efterlevnad av tillämpliga lagar ch regler. Ansvaret för den interna kntrllen ligger på respektive nämnd. Kmmunstyrelsen har tillsynsansvaret att nämnderna har en gd intern kntrll. Intern kntrllplan är en särskild plan för granskning/uppföljningen av den interna kntrllen i syfte att följa upp att den interna kntrllen ch det interna kntrllsystemet fungerar tillfredsställande inm förvaltningens verksamhet. Den interna kntrllplanen skall minst innehålla: Rutiner/prcesser samt kntrllmment sm ska följas upp. Kntrllmment vad kntrllaktiviteten skall säkerställa Vem sm ansvarar för att utföra kntrllen När granskningen skall vara utförd Hur kntrllen ska göras Hur rapprteringen skall ske Genmför risk ch väsentlighetsbedömning. Genmförd riskbedömning Omfattning ch frekvens av uppföljningen Intern kntrll kan delas in i två delar: Strategiska risker Operativa risker Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 23/38 63
Med strategiska risker avses att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt ch med hög kvalitet. Detta kan hanteras inm ramen för kritiska kvalitetsfaktrer ch indikatrer i styrmdellen. Utifrån dessa bör riskanalys göras sm en del av nulägesanalysen. Med perativa risker avses att det finns rutiner ch riktlinjer för att säkerställa rdning ch reda. För detta arbete bör en intern kntrllplan upprättas. De strategiska riskerna hanteras inm ramen för styrmdellen medan det upprättas en särskild intern kntrllplan för de perativa riskerna. Systematisk dialg sm styrmedel Med dialg avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse ch acceptans. Dialg är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någn ska ha rätt eller fel ch utan att någt beslut ska fattas utifrån dialgen. Skillnaden mellan syftet med dialg ch diskussin är att diskussin ska leda till ett beslut/ställningstagande medan dialgen syftar till att tänka tillsammans. Att göra en presentatin med efterföljande frågr är inte dialg. Dialg har mer karaktären av ett samtal utifrån givet tema eller frågeställningar. Dialg kan användas sm styrmedel genm att lika rller ch nivåer i rganisatinen har dialg för att öka förståelse, samsyn ch acceptans avseende t ex visin, värderingar, mål, inriktningar, uppdrag, resultat ch kvalitet. Dialg kan byggas in i prcesserna för planering ch uppföljning. Dialg kräver särskilda möten (bör inte ske mitt under ett rdinarie nämndsmöte eller liknande) ch kräver både planering ch utvärdering. Dialg ersätter inte befintliga styrdkument ch rapprter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn ch acceptans för dessa. Redan befintliga frum kan användas för dialg i ökad utsträckning, t ex plitiska möten, ledningsgruppsmöten, chefsfrum, APT mm. Dialg ska ses sm en aktivitet sm ska ingå i prcessbeskrivning ch årsplanering för planerings- ch uppföljningsarbetet. Dialg är inte någt sm uppkmmer av sig självt utan kräver systematik ch förberedelser. Det fungerar inte att lägga in dialgfrågr på en rdinarie mötesagenda för då blir det ftast föredragning, infrmatin, frågr ch diskussin. För att kunna arbeta tillsammans i systematisk dialg krävs följande delar: Ett frum (vilka ska medverka, var ska vi vara ch när, hur är lkalen dukad) En metd (det finns färdiga dialgmetder t ex dialgknferens, fkusgrupp, m.fl.) En samtalsledare (ej lämpligt att det är mötets rdförande eftersm den ska deltaga sm alla andra). En agenda (tydliga frågr sm dialgen ska handla m ch tydligt vad sm ska åstadkmmas). För att kunna lyckas med dialg krävs att deltagarna kan följa vissa spelregler: Lyssna aktivt ch försöka förstå andra Avvakta med egna kmmentarer ch synpunkter innan andra är klara Respektera lika synpunkter ch åsikter Tala förställt Dialg Diskussin/debatt att tänka tillsammans ch utveckla nya insikter, idéer, möjligheter, mm att övertyga andra inför beslut/ställningstagande/vägval Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 24/38 64
Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 25/38 65
6 Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Inledning I detta kapitel sammanfattas knsultens slutsatser ch rekmmendatiner. Slutsatserna ch rekmmendatinerna bygger på dkumentanalysen, genmförda intervjuer ch wrkshps, knsultens analys av styrmdellen samt den mvärldsbevakning sm genmförts. Analys har gjrts utifrån följande dkument/rapprter: Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun (2007) Reviderad styrmdell för Lilla Edets kmmun -versin II (2010) Styrdkument i Lilla Edets kmmun Mål- ch Resursplan 2019 Ledarskapsprgram för Lilla Edets kmmun Riktlinjer för gd eknmisk hushållning ch hantering av resultatutjämningsreserven Kmmunens rganisatin Verksamhetsplan 2018 Kmmunstyrelsen Eknmiska styrprinciper i Lilla Edets kmmun Underlag till ramar 2019 Budgetanvisningar 2019 Delårsrapprt, Tertialrapprt ch Årsredvisning Intervjuer/wrkshps har genmförts med: Kmmunstyrelsen ch nämndernas presidier Kmmunalråden Kmmunchefens ledningsgrupp Kmmunchef ch eknmichef I analysen vävs även in de samtal ch arbetsmöten sm hafts med prjektrganisatinen (t ex arbetsgruppen). Filsfi för styrning ch ledning En filsfi för styrning ch ledning syftar till att beskriva rganisatinens grundläggande tankar kring hur styrning ch ledning ska fungera ch tillämpas. Den ska bl. a beskriva önskvärda förhållningssätt ch förväntade rller/uppdrag för t ex chefer ch plitiker. Knsulten har tagit del av: Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun (2007) Reviderad styrmdell för Lilla Edets kmmun versin II (2010) Ledarskapsprgram för Lilla Edets kmmun Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsultens bedömning är att det kpplat till styrmdellen behövs en tydligare ledningsfilsfi med fkus på styrning ch ledning. Rekmmendatinen är därför att kmplettera styrmdellen med detta. Det är av största vikt att ledningsfilsfin arbetas fram i dialgfrm mellan berörda parter samt att det sker utbildning i ledningsfilsfin i samband med utbildning av styrmdellen. Filsfin bör bl. a kpplas till tillitsbaserad styrning, hrisntell styrning ch mål ch resultatstyrning. Ledarskapsprgrammet blir då en kmplettering ch knkretisering av ledningsfilsfin där t ex insatser sm utbildning i Utvecklande Ledarskap mm får ett tydligt sammanhang. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 26/38 66
Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun Lilla Edets styrmdell beskrivs i dkumentet Målstyrningsguiden. Denna kmpletterades med en revidering 2010 (Reviderad styrmdell för Lilla Edets kmmun versin II). Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsultens rekmmendatin är att det ska finnas en styrmdell i kmmunen sm beskriver styrning ch ledning ur ett helhetsperspektiv. Det får inte finnas andra styrmdeller vid sidan m utan all styrning ch ledning ska kunna samlas under samma mdell (paraply). Knsultens bedömning av Målstyrningsguiden (inkl. revidering) är att denna i grunden är en mycket bra beskrivning av en styrmdell. Det finns mycket i styrmdellen sm man kan bygga vidare på inför framtiden. Vissa delar behöver dck utvecklas/revideras. Några delar sm rekmmenderas kmplettera/utveckla styrmdellen är: Utveckling/förtydligande av kmmunens filsfi för styrning ch ledning. Skillnaden mellan samhällsutvecklingsuppdraget ch välfärdsuppdraget. Hrisntell styrning med vertikal dialg. Kpplingen mellan ch skillnaden mellan grunduppdrag, eknmistyrning, målstyrning ch kvalitetsstyrning. Styrprcesserna (ledningsprcesserna). Styrdkumenten Styrmdellen rekmmenderas ännu tydligare skilja mellan lika tidsperspektiv. I nuläget finns det ett årshjul. Knsultens rekmmendatin är att det ska finnas en tidplan för varje prcess enligt nedan. Visin ch värdegrund (10-årsprcess med 10-20 årsperspektiv) Strategisk plan (4-årsprcessen med 5-10 årsperspektiv). Se strategisk plan i avsnitt nedan. Mål ch resursplan (1-årsprcessen med 1-5 årsperspektiv) Syftet med att skilja mellan dessa dkument är att säkerställa långsiktighet ch kntinuitet samt att undvika dubbelarbete i respektive prcess. Särskilda dkument sm beslutas i fullmäktige ökar ckså ansvar ch delaktighet i respektive dkument. Det bör finnas ett särskilt dkument sm grund för respektive prcess sm sammanfattar analys av förutsättningar, nuläge ch mvärld samt rekmmendatiner inför kmmande pririteringar ch vägval i respektive dkument. En utvecklad analys av planeringsförutsättningar vars mfattning varierar berende på vilken prcess den ska stödja (1-års, 4-års, 10-års). Skilj mellan grunduppdraget, kvalitetsstyrning ch målstyrning Se tidigare i rapprten m uppdelningen mellan grunduppdraget, kvalitetsstyrning ch målstyrning. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Med hänvisning till kapitel 5 sm beskriver knsultens generella syn på styrmdellen så rekmmenderas följande: Sm en del av styrmdellen behöver det finnas en beskrivning av varje verksamhets grunduppdrag. Det behöver därför utvecklas ch implementeras en mdell för verksamhetsbeskrivning sm tar tydlig utgångspunkt ifrån grunduppdraget ch målgruppernas/medbrgarnas/brukarnas behv (de vi är till för). Utveckla relevanta indikatrer sm mäter kvalitet ch effektivitet baserat på grunduppdraget ch kritiska kvalitetsfaktrer. Skilj dessa från målen. Indikatrerna ska mätas med relevanta ch verksamhetsnära metder sm rapprteras till uppdragsgivaren ch samtidigt skapar förutsättningar för systematiskt kvalitetsarbete. Mål ska fkusera på pririterade utvecklingsmråden. Antalet mål ska minska för ökat fkus (priritering). Till varje målmråde ch mål ska det utvecklas strategier med tydliga vägval/inriktningar. Tillåt varje rganisatrisk nivå själva att definiera sitt uppdrag, sina indikatrer ch sina mål (Hrisntell styrning). Kvalitetssäkra genm vertikal dialg. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 27/38 67
Visin I nuläget har kmmunen ett samlat styrdkument sm benämns MOR (Mål- ch resursplan). Det finns inget särskilt visinsdkument (förutm tjänsteskrivelsen ch prtkll från fullmäktiges beslut) utan visinen återfinns i MOR. Visin 2020 Kmmunfullmäktige beslutade under 2006 m en visin för kmmunens framtida tillstånd. Visinen består av fyra tillstånd sm kmmunen ska präglas av år 2020. Växtkraft Välbefinnande Stlthet Identitet Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner I samtalen med plitiken ch tjänstemannaledningen har det framkmmit att det finns behv av att ta fram en ny visin (alternativt revidera/utveckla nuvarande visin). Visinen är dessutm tidsatt till 2020 vilket brde föranleda en utvecklingsinsats. Knsultens rekmmendatin är att det utvecklas en ny visin för Lilla Edets kmmun. Arbetet rekmmenderas i dialgfrm med bred förankring hs plitiker, chefer ch medarbetare. Arbetat bör tydligt ta sin utgångspunkt i medbrgarperspektivet ch samhällsutvecklingen vilket innebär att medbrgardialger bör göras sm ett underlag för visinsarbetet. Knsulten rekmmenderar att detta arbete inte stressas fram utan att det görs under mandatperiden. Arbetet kan t ex påbörjas under hösten 2019 ch slutföras under 2020. Knsulten ser många fördelar med att arbetet är utspritt över lite längre tid ch inte stressa igenm. Väldigt mycket värde ch styrning avseende visinen skapas under själva arbetet. En längre genmförandetid ska dck inte innebära att det behöver läggas ner mer tid på själva visinsarbetet utan syftet är att skapa kntinuitet, reflektin ch bred delaktighet. Visin rekmmenderas vara ett eget styrdkument ch ett särskilt beslut i fullmäktige. Den strategiska planen ska vara ett resultat av 10-årsprcessen (se rekmmendatin m ledningsprcesserna). Strategisk plan I nuläget har kmmunen ett samlat styrdkument sm benämns MOR (Mål- ch resursplan). Detta innehåller alla de delar i målkedjan sm styrmdellen beskriver (visin, strategiska mråden ch pririterade mråden). I MOR finns strategiska mråden med tidsperspektivet 2014-2018. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsultens rekmmendatin är att det skapas ett särskilt dkument för de strategiska mrådena sm t ex kan heta Strategisk plan. Syftet med att ha ett särskilt dkument för detta sm beslutas i fullmäktige är att ytterligare lyfta fram vikten av att arbeta strategiskt ch hur pririterade de strategiska mrådena är. Ett särskilt dkument ch ett särskilt beslut skapar förhppningsvis mer fkus, mer dialg ch mer debatt kring dessa frågr. När det kmmer till frmulering av de nuvarande strategiska mrådena så ser knsulten utvecklingsmöjligheter när det gäller att frmulera tydliga, pririterade målmråden med tillhörande strategier sm pekar på tydliga vägval/inriktningar. Målmrådena ska vara samhällsrienterade ch ett fåtal till antalet. Den strategiska planen ska vara ett resultat av 4-årsprcessen (se rekmmendatin m ledningsprcesserna). Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 28/38 68
Mål ch resursplan samt verksamhetsplan I nuläget har kmmunen ett samlat styrdkument sm benämns MOR (Mål- ch resursplan). Detta innehåller alla de delar i målkedjan sm styrmdellen beskriver (visin, strategiska mråden ch pririterade mråden), särskilda satsningar samt driftsbudget. Verksamhetsplanen för KS beskriver KS uppdrag, nedbrytning av fullmäktiges mål, KS egna mål, uppdrag från fullmäktige samt KS budget. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsulten tycker att både mål- ch resursplan samt verksamhetsplan är bra strukturerade ch innehåller rätt saker. Dessa kan kmmunen definitivt använda ch bygga vidare på. Styrdkumenten bör dck ha samma namn på fullmäktigenivå ch nämndsnivå (t ex Kmmunfullmäktiges mål ch resursplan, Nämndens mål ch resursplan). När det gäller frmuleringar ch tydlighet kring strategiska mråden ch mål så kan dessa tydliggöras ch göras mer styrande. Rekmmendatinen är att såväl visin, strategiska mråden ch mål med tillhörande strategier revideras/utvecklas under kmmande år. Kmmunledningen bör ta fram en tidplan för detta arbete. Eknmistyrning Kmmunen har i dec 2017 beslutat m nya eknmiska styrprinciper. Dessa principer bedöms i all sin enkelhet sm ändamålsenliga. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Det enklaste sättet att uppnå gd eknmi ch hålla budget är att inte använda resurserna till verksamhet ch utveckling. Ju mindre vi gör dest mindre resurser gör vi av med. Detta är bara hållbart på väldigt krt sikt. Detta innebär att det eknmiska utfallet i sig säger väldigt lite m gd eknmisk hushållning ch m det finns gd kvalitet ch effektivitet i verksamheten. Knsulten bedömer i första hand att den stra utmaningen är att flytta fkus i eknmistyrning ch eknmiuppföljning mt kvalitet/effektivitet ch måluppfyllelse i förhållande till eknmiska resurser. I nuläget beskrivs att själva eknmin/finansiella nyckeltal är mer styrande än huruvida resurserna används på rätt sätt ch i vilken grad målen uppfylls. Detta ställer högre krav på uppföljning ch analys av indikatrer sm mäter effektivitet/kvalitet/måluppfyllelse. För att ändra detta behövs tids avsättas ch arbetssätt/metder etableras för att följa upp mål ch kvalitet i bl. a kmmunstyrelsen. En annan viktig del av eknmistyrningen är att hitta en bra balans mellan stabilitet/trögrörlighet ch utveckling/flexibilitet. Dessa kan tyckas vara lite av mtsatser men går att kmbinera på ett bra sätt. Utredningen visar att flera upplever mer tröghet än utveckling ch flexibilitet. Knsulten bedömer att det finns både ett behv av ökad kunskap hs chefer ch plitiker i eknmistyrning samt att principer för resursfördelning/eknmistyrning kan utvecklas. En del sm bör utvärderas är möjligheten att avsätta medel till kmmunchefen för att stimulera ch möjliggöra utvecklings- ch förändringsarbete på en kncernövergripande nivå. Hur dessa medel ska användas ska framgå av en plan med tydliga pririteringar. Insatserna ska utvärderas ch beskriva vad sm gjrts ch effekterna av insatserna. Resursfördelningsmdellen ska ta tydlig utgångspunkt i grunduppdraget. Varje nämnd/styrelse tilldelas en ram för att kunna utföra sitt grunduppdrag. Förändringar i grunduppdraget ska vara transparenta ch hanteras av resursfördelningsmdellen. Inm ramen för resursfördelningsmdellen kan plitiska pririteringar ch satsningar göras. De mål sm frmuleras ska hanteras inm befintlig ram. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 29/38 69
Ledningsprcess(-erna) Knsultens definitin av ledningsprcesserna är: Analys av förutsättningar ch nuläge Planering av resurser, mål ch uppdrag samt kvalitetssäkring (kvalitetsindikatrer) Säkerställa genmförandet utifrån planeringen Uppföljning ch analys av resultat ch kvalitet Knsulten har tagit del av: Målstyrningsguide Målstyrning i Lilla Edets kmmun (2007) Reviderad styrmdell för Lilla Edets kmmun -versin II (2010) Budgetanvisningar 2019 med tidplan Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsultens bedömning av den revidering sm genmfördes 2010 är att den skapade bättre förutsättningar för en bra ledningsprcess. Tidsplanen ändrades ch årshjulet kmpletterades med bättre underlag inför planeringsprcessen. Sammanfattningsvis så tycker knsulten att beskriven styrprcess ser bra ut ch kan användas i det frtsatta arbetet. Knsulten vill understryka vikten av att ta fram ett underlag inför planeringen med mvärldsbevakning ch beskrivning av förutsättningar. Detta kan frmaliseras sm ett särskilt dkument sm beslutas i KS ch KF för att skapa samsyn ch visa vikten av att analysera förutsättningarna. När det gäller ledningsprcesserna så rekmmenderas att man tydligare skiljer mellan 1-årsprcessen, 4- årsprcessen, 10-årsprcess samt de dkument sm är kpplade till dessa. Visin ch värdegrund (10-årsprcess med 10-20 årsperspektiv) Strategisk plan (4-årsprcessen med 5-10 årsperspektiv). Mål ch resursplan (1-årsprcessen med 1-5 årsperspektiv) Knsulten rekmmenderar ckså att arbetssätten för ledningsprcesserna sker utifrån hrisntell styrning ch vertikal dialg enligt beskrivning i tidigare avsnitt. Metden för att implementera detta är utbildning av chefer ch plitiker i strukturerade ch systematiska arbetsmetder. Det finns metder ch strukturer för detta i andra kmmuner sm man kan utgå ifrån. Uppföljning, analys ch rapprtering Det har i intervjuer ch wrkshp kmmit upp mycket reflektiner m uppföljningens betydelse samt att det finns ett utvecklingsbehv av uppföljning ch analys. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Uppföljning ch analys är till str del en kmpetensfråga. Det behövs chefer ch plitiker sm är duktiga på uppföljning ch analys för att möjliggöra kvalitet i detta viktiga arbete. Det finns annars en uppenbar risk att fkus istället hamnar i för str utsträckning på planering (på för detaljerad nivå). Knsultens rekmmendatin är därför att särskilda utbildningsinsatser kring uppföljning ch analys genmförs. I övrig stödjer övriga rekmmendatiner både struktur ch arbetssätt för uppföljning ch analys. Särskilt viktigt blir det att arbeta fram relevanta kvalitetsindikatrer med relevanta mätmetder sm regelbundet mäts, analyseras ch rapprteras till uppdragsgivaren. Rapprteringen ska i första hand ske i frm av resultatdialgen (se avsnitt m vertikal dialg). Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 30/38 70
Intern kntrll Se definitin ch beskrivning av intern kntrll i avsnitt van. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Även m styrmdellen ch mdellen för intern kntrll fyller delvis lika syften så är det av största vikt att dessa samspelar ch inte lever sina egna liv. Ett sätt att sammanlänka dessa båda är att: I riskinventeringen (delmment i intern kntrll) utgår vi ifrån styrmdellens beskrivningar av grunduppdrag, prcesser ch kritiska kvalitetsfaktrer. Att mätning av kritiska kvalitetsindikatrer blir ett kntrllmment (bland flera). Att granskning ch åtgärder blir en del av analysen sm ligger till grund för uppföljning ch rapprtering. Styrdkument Knsulten har tagit del av dkumentet Styrdkument i Lilla Edets kmmun från 2008. Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Knsulten knstaterar att dkumentet beskriver styrdkumentens syfte ch innehåll samt inbördes relatiner. Knsultens rekmmendatin är att man tydligt skiljer mellan Grunduppdrag/verksamhetsidé dkument sm beskriver verksamhetens uppdrag/uppgifter i frm av t ex lagar, reglemente, ägardirektiv, blagsrdning, mm. Regelstyrning dkument sm innehåller krav på rganisatinen i frm av t ex plicys, riktlinjer, regler, rutiner. Målstyrning dkument sm beskriver önskvärda resultat, inriktningar/strategier ch planer för att uppnå resultat/mål. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 31/38 71
Inm målstyrningen bör det skiljas mellan: Styrdkument sm innehåller mål vilket innebär kedjan från Visin, Strategisk plan, Mål ch resursplan samt verksamhetsplaner. Styrdkument sm beskriver HUR vi ska arbeta för att målen ska uppnås t ex lika frmer av strategier, prgram ch planer. Dessa får inte innehålla några nya mål utan endast beskriva hur vi ska arbeta för att målen ska uppnås. Kvalitetsledning sm kmplement till styrmdellen Styrmdellen ska ha helhetsperspektiv ch mfatta samtliga delar av styrningen (ett paraply). Det sm beskrivs i styrningen mfattar samtliga nämnder ch styrelser. Inm flera lika verksamhetsmråden finns riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete ch/eller kvalitetsledningssystem (t ex sklans systematiska kvalitetsarbete ch Scialtjänstens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9). Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Det är viktigt att inte blanda ihp styrmdell ch mdeller för kvalitetsledning. Detta kan skapa upplevelse av parallella system. Styrmdellen ska mfatta grunduppdraget, eknmistyrning, pririterat utvecklingsarbete/mål, effektivitet/kvalitet i verksamheten. Styrmdellen i sig ska inte mfatta HUR kvaliteten utvecklas. För detta finns mdeller för kvalitetsledning sm inte är en del av styrmdellen utan ett kmplement. Staten ch kmmunen kan besluta m krav på mdell för kvalitetsledning sm måste efterföljas. Det blir frtfarande inte en del av styrmdellen men ett krav att arbeta utifrån. Det är upp till varje nämnd/förvaltning ch styrelse/blag att välja lämpliga mdeller för kvalitetsledning. Om det finns beslut m styrdkument t ex en beslutad prcess, eller beslutade kvalitetsgarantier så blir de styrdkument. Själva styrdkumentet blir då en del av styrmdellen (men frtfarande inte mdellen för kvalitetsledning). Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 32/38 72
Kvalitetsledning kan t ex mfatta mdeller/metder/verktyg för, Systematiskt kvalitetsarbete, Kvalitetsgarantier/ deklaratiner, Prcessledning, Miljöledningssystem, Kvalitetsledningssystem, Arbetsmiljöledningssystem, Infrmatinsledningssystem, Ledningssystem för kmpetensförsörjning, mm. Kmmunchefens ledningsgrupp ch ledningsfrum Grunden för en samlad ledningsgrupp är att kmmunchefen i rllen sm chef för kmmunstyrelsens förvaltning, genm kmmunstyrelsen har i uppdrag att utföra arbetet med att leda ch samrdna på tjänstemannanivå utifrån kmmunfullmäktiges styrdkument. Detta arbete handlar m samrdning för bättre måluppfyllelse för kmmunen sm helhet ch knkurrerar inte med eller ersätter styrning/beslut sm alltid sker i rdinarie linjerganisatin (nämnder/styrelser). Knsultens slutsatser ch rekmmendatiner Utifrån arbetet med att leda ch samrdna på tjänstemannanivå kan uppdrag/uppgifter för kmmunchefens ledningsgrupp huvudsakligen delas in i: Samhällsutvecklingsuppdraget (se definitin i tidigare avsnitt): Leda ch samrdna långsiktig strategisk samhällsutveckling i kmmunen utifrån KF styrdkument. Samrdningsuppdraget välfärd ch service (se definitin i tidigare avsnitt): Säkerställa effektiv samverkan mellan förvaltningar/blag avseende leverera välfärd ch service. Organisatinsutvecklingsuppdraget: Leda ch samrdna arbetet med kmmunens rganisatinsutveckling inm mråden sm eknmi, HR, kvalitet, verksamhetsutveckling, etc. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 33/38 73
För att kunna styra ch leda detta arbete behöver kmmunchefen skapa en ledningsstruktur sm arbetar med de lika frågrna. Nedan finns ett exempel på hur en ledningsstruktur kan se ut. Knsulten rekmmenderar att arbetet leds av styrgrupper/beredningar med en rdförande sm finns med i ledningsgruppen. Styrgrupperna ska inte vara för stra ch bemannas med chefer ch nyckelpersner (t ex strateger). Styrgruppen arbetar på uppdrag av ch rapprterar till kmmunchefens ledningsgrupp. Styrgruppernas arbete avser kmmunövergripande ledning ch samrdning ch därför varken knkurrerar med eller ersätter respektive nämnds/styrelses uppdrag ch arbete. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 34/38 74
Uppgifter inm samhällsutvecklingsuppdraget är att ta fram kmmunövergripande analys, kmmunövergripande pririteringar, kmmunövergripande planer för utvecklingsinsatser ch prjekt, kmmunövergripande uppföljning. Allt ska ske utifrån de styrdkument sm beslutats i kmmunfullmäktige. Resultatet ska bli knkreta åtgärder ch aktiviteter för att öka måluppfyllelsen inm samhällsutvecklingsfrågr. Organisatinsutvecklingsuppdraget handlar m att leda ch samrdna tvärsektriell utveckling inm mråden sm rganisatin, HR, eknmi, kvalitet, verksamhetsutveckling, etc. När det gäller samrdningsuppdraget så är ledningsgruppens rll endast att säkerställa att det finns en effektiv samverkan mellan förvaltning ch blag med besläktade uppdrag i respektive reglemente/ägardirektiv. All styrning ch ledning av välfärd ch service sker i respektive nämnd/styrelse. För att skapa en effektiv samverkan behövs analys, planer ch uppföljning av samverkan ch dess resultat. För att vanstående mdell för att leda ch samrdna kmmunens strategiska utvecklingsarbete krävs tydliga metder ch tydlig styrning av arbetet. Kmmunchefens ledningsgrupp behöver ge respektive styrgrupp tydliga uppdrag ch uppgifter. Alla beslut på tjänstepersnnivå fattas i kmmunchefens ledningsgrupp sm ckså gör övergripande pririteringar ch vägval (på tjänstemannanivå utifrån fullmäktiges beslut m styrdkument). Knsultens rekmmendatin är ckså att det finns ett frum där samtliga chefer träffas regelbundet där kmmunchefens ledningsgrupp kan ta med sig strategiska frågr för dialg ch wrkshp. Dessutm kan ytterligare nyckelrller ingå m det anses skapa ett mervärde. Frumet ska skapa helhetssyn ch delaktighet. Det blir viktigt att det finns stödresurser för att avlasta ch möjliggöra styrgruppernas arbete. Varje styrgrupp rekmmenderas därför ha en tjänstepersn sm stödpersn (prjektledare) kpplad till sig. Stödpersn/prjektledare ska vara en utvecklingsledare med kunskap i styrning ch ledning samt det sakmråde sm styrgruppen ansvarar för. Det är viktigt att prjektledaren har utrymme tidsmässigt att stödja styrgruppen för att möjliggöra rimlig arbetstid för rdförande. Ovanstående ledningsfrum ska säkerställa de grundläggande tankar kring styrning ch ledning sm beskrivs tidigare i rapprten avseende: Omhändertagande av både frågr avseende demkrati ch samhällsutveckling samt samrdning av välfärdsch serviceuppdraget. Hrisntell styrning på en kmmunövergripande nivå. Översyn ch utveckling av styrning ch ledning 35/38 75