PROTOKOLL 1 (8) 2014-06-03 Gemensam måltidsnämnd Plats och tid Sammanträdesrum E1, stadshuset Skellefteå. Klockan 11.00 13.00 Beslutande Stefan Bergman (s), Skellefteå kommun, ordförande Leif Holmqvist (c), Skellefteå kommun Britt-Marie Lundström (s), Skellefteå kommun Janeth Lundberg (s), Västerbottens läns landsting Eva Fransson (m), Västerbottens läns landsting Övriga deltagande Tjänstgörande ersättare Ersättare Jan-Erik Ershag (kd), Skellefteå kommun Caroline Cercio (s), Skellefteå kommun Marie-Louise Bystedt (s), Västerbottens läns lansting Kjell Bergmark (c), Västerbottens läns landsting Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Support och lokaler Peter Lundmark, avdelningschef Måltid Jeanette Stridsman Rönnqvist, kostchef Måltid Barbro Bjurman, sekreterarens ersättare Ewa Boström, nämndsekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 1-7 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av s protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-06-03 2014-06-24 2014-07-17 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler Underskrift. Ewa Boström
PROTOKOLL 2 (8) 2014-06-03 Gemensam måltidsnämnd 1 Presentation av ledamöter Nämndens ledamöter och deltagande tjänstemän presenterar sig. Sekreteraren har tagit fram en lista på ledamöterna och deras kontaktuppgifter. Listan gås igenom och kompletteras. Skellefteå kommun ska enligt reglementet utse ordförande bland sina ledamöter. Skellefteå kommun har utsett Stefan Bergman (s) till ordförande. Västerbottens läns landsting ska enligt reglementet utse vice ordförande bland sina ledamöter. Västerbottens läns landsting har inte gjort valet ännu. 1. Tacka för presentationen 2. Uppdra till landstingets ledamöter att bevaka så att valet av vice ordförande genomförs.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 2 Genomgång av reglemente och avtal samt förslag till revideringar Kommunfullmäktige i Skellefteå och Landstingsfullmäktige har beslutat om samarbetet beträffande måltidsverksamhet. Samarbetet har formen av en gemensam nämnd och avser produktionen av mat vid lasarettets kök i Skellefteå. Det har visat sig att det finns behov av att göra vissa förtydliganden med anledning av den gemensamma nämndens verksamhet, främst i samarbetsavtal och reglemente. Kommunledningskontoret har föreslagit ett antal förtydliganden och justeringar. Förslaget har bifogats kallelsen till dagens möte. Nämnden går igenom förslaget. Förutom de justeringar som är gjorda så anser nämnden att det är viktigt att förtydliga arbetsmiljöansvaret, få till en bra delegationsordning samt se över riskhantering och katastrofberedskap. Tjänstemännen kommer att titta över skrivningarna en gång till och beslut om formuleringar tas på nästa nämndsammanträde. Om ledamöterna önskar att något mer ska finnas i skrivningarna så kan de meddela det till nämndens sekretariat. Efter diskussion bordlägga ärendet till nästa sammanträde. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2014-03-07 Bilaga 1, Reglemente för gemensam måltidsnämnd med föreslagna revideringar Bilaga 2, Avtal om samverkan i gemensam måltidsnämnd med föreslagna revideringar
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 3 Formalia Sekreteraren går igenom formalia för nämnden. Kallelsen ska enligt reglementet vara ledamöter och ersättare tillhanda senast åtta dagar före sammanträdesdagen. Sekreteraren frågar hur utskicket ska ske. Nämndens ledamöter anser att det går bra att enbart få kallelse oh handlingar via e-post för att minska på pappersförbrukningen så mycket som möjligt. En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. Närvarorapportering sker på en särskild närvarolista. Landstingets ledamöter ansvarar själva för att begära arvode och reseersättning hos landstinget. Nämndens protokoll ska anslås på båda huvudmännens anslagstavlor. Nämndens protokoll skickas efter justering till båda huvudmännens revisorer. 1. Notera formalia för nämnden 2. Godkänna att kallelsen enbart skickas med e-post för att minska pappersförbrukningen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 4 Information om ombyggnation av lasarettets kök och nuläge kring personalrekryteringar Måltidsavdelningen visar på ritning hur produktionskedjan kommer att fungera efter ombyggnationen. Under vecka 24 kommer lasarettsköket att evakueras till Balderskolan för ombyggnationen som beräknas pågå i nio veckor. I januari 2015 kommer Klockarhöjdens kök att flyttas till lasarettsköket och lite senare flyttas Strandgårdens kök dit. Måltidsavdelningen berättar hur rekryteringen går till. Det har funnits en rekryteringsgrupp som har tagit fram hur många kockar som behövs. Sedan har anställda i lasarettsköket, Klockarhöjdens kök och Strandgårdens kök fått göra intresseanmälningar till de 24 tjänsterna. Det har också funnits möjlighet för dem att önska till andra kök inom kommunen. Det pågår en namntävling om vad köket ska heta. Sekreteraren får uppdrag att skicka ut ett nyhetsbrev som berättar mer om namntävlingen. 1. Tacka för informationen 2. Uppdra till sekreteraren att skicka nyhetsbrevet till nämndens ledamöter. Beslutet sänds till: Support och lokaler/nämndsekreterare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 5 Dialog kring måltidspriser Måltidsavdelningen beskriver de måltidspriser som finns i de olika köken idag och svårigheten att ta fram ett enhetligt pris. Inom kommunen finns heldygnspris och pris för matlådor. Inom landstinget finns det åtta olika prisnivåer. Kommunen ska upphandla ett kostplaneringssystem för alla kök vilket innebär att 2015 är det lättare att ta fram exakt vad en portion kostar att producera. Nämnden för en dialog kring måltidspriserna och beslutar att återkomma till frågan nästa sammanträde. 1. Tacka för informationen 2. Återkomma till frågan nästa sammanträde.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 6 Sammanträdestider hösten 2014 Nämnden beslutar om två sammanträdestider under hösten 2014. Sammanträdena hålls i Skellefteå. Sammanträda följande dagar och tider: Torsdag 11 september klockan 13.00 Tisdag 4 november klockan 08.00
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 7 Övriga frågor Information om landstingets revision Ordförande informerar om Västerbottens läns landstings revision av nämnden 2014. Den övergripande revisionsfrågan är om nämnden under år 2014 arbetat i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige ställt upp för nämnden. Slutrapport ska vara klar i mars 2015. Kontaktuppgifter till tjänstemän Nämndens ledamöter önskar få kontaktuppgifter till tjänstemännen som jobbar med bildandet av det nya lasarettsköket. Sekreteraren får uppdrag att skicka ut kontaktuppgifterna.