Upphandling av verksamhetskonsulttjänster i Apotekens Service AB Upphandling24 kreativa upphandlingar 22 mars 2012
Agenda 1. Apotekens Service 2. Hur jobbar vi med upphandlingar 3. Vårt behov av verksamhets-/managementkonsulter 4. Processen och utvärderingskriterier 5. Projektcase som kvalitetsmått 6. Hur blev det?
Apotekens Service Apotekens Service AB:s huvuduppgift är att ansvara för nationella infrastrukturtjänster dvs. databaser, register, IT-system och annan infrastruktur som ska vara tillgänglig för alla aktörer på den nya konkurrensutsatta apoteksmarknaden samt inom vården. Socialdepartementet är bolagets huvudman. Bolaget omsätter ca 250 mkr och har ca 100 anställda
E-receptflödet
Apotekens Service Apotekens Service är ett s.k. offentligt styrt organ. Vi omfattas av LOU:s bestämmelser eftersom a) vi är ett aktiebolag som ägs av staten, och b) vår verksamhet tillgodoser ett behov i det allmännas intresse och det behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär.
Så jobbar vi med upphandlingar 4-6 upphandlingar enligt LOU per år Ingen inköpare eller inköpsavdelning Tillfälliga upphandlingsteam bestående av: - ansvarig från upphandlande enhet - juridik och ekonomi - extern upphandlingskonsult
Vårt behov Våra ramavtal avseende konsulter var begränsade till IT-konsultbolag med traditionella IT-tjänster Vi behövde anlita konsultbolag som kunde bistå oss med kunskap inom Managementkonsulting Projektledning Processutveckling Kravhantering Expertkompetens inom vård och farmaci
Vår strategi Upphandla till lägsta kostnad inte till lägsta pris Erfarenhet, referenser och intellektuellt kapital är viktiga parametrar i upphandlingen av konsulter Projektstart Start med intellektuellt kapital i bagaget Projektslut
Upphandlingsmodell Selektivt förfarande Två anbudsområden
Utvärderingsmodell verksamhetskonsulter Selektering: STOR VIKT Intellektuellt kapital - redovisade referensprojekt - metoder Leveranskapacitet - antal konsulter - bredd och djup i kompetens Utvärdering av anbud: Ekonomiskt mest fördelaktiga -pris: 50-60% -kvalitet - projektcasen: 40-50% MINDRE VIKT Kompetens inom vård och farmaci
Utvärderingskriterier pris
Utvärdering av kvalitet med hjälp av projektcase Anbudsområde 1: Viktigt att kunna bistå Apotekens Service AB i ett brett spektrum av tjänster från strategiskt tänkande till förvaltning av en tjänst. För att kunna utvärdera anbudsgivarnas förmåga att utföra olika uppdrag har Apotekens Service beskrivit 2 stycken case. Case 1 beskriver ett stort förändringsprojekt. Leverantören måste ha: a) Förmåga att driva stora förändringsprojekt b) Goda kunskaper i systemarkitektur, i hantering av stora informationsmängder samt stor erfarenhet av implementering av lösningar i mycket stor skala. Därutöver är det är en fördel om leverantören även har en god insikt i läkemedelsanvändning och statistiska metoder och beräkningar. Case 2 beskriver ett traditionellt utvecklingsuppdrag, där leverantören skall bistå Apotekens Service med kravspecificera och implementera en tjänst som skall användas av ca 20 Apoteksaktörer och 21 Landsting inom vården
Case nr 1 Realisera en kostnadsbesparing inom läkemedelsanvändning Vi vill förstå på vilket sätt leverantören kan hjälpa Apotekens Service att driva projektet från beslutsunderlag till förvaltning. Det är också viktigt för att bedöma på vilket sätt Leverantören kan bidra till att löpande förbättra effekterna i det implementerade systemet. Scopet: Leverans: Tidsåtgång: Från förstudie till ständiga förbättringar i förvaltningen Max 10 Power Point bilder som beskriver a) angreppssätt b) användning av intellektuellt kapitalt såsom paketerade lösningar återanvändning av tidigare erfarenheter, etc. c) tillämpning av metoder 45 min 60 min minuter inklusive frågor.
Användning Patientens berättelse Förskrivning Expedierat recept Case 1 Projektmål På vilket sätt kan den unika informationen som Apotekens Service samlar in, bearbetas och återföras till vården för att optimera läkemedelsanvändningen genom a) mindre medicinering (mindre doser) b) rätt medicinering (rätt medicin till rätt symptom) c) minimera interaktioner som har negativ effekt på behandlingen? Återföring E-receptflödet Bearbetning LF RR EES Statistik Insamling
Case nr 2 Utforma ett intressentregister Apotekens Service lagrar kund- och leverantörsinformation samt personuppgifter i flera olika register. Därutöver köper vi personuppgifter från InfoTorg till en betydande kostnad. Skapa ett intressentregister, i vilket en stor del av vår kundrelaterade information kan lagras och vår hantering av intressentuppgifter effektiviseras. Som stöd för uppgiften bifogas vår intressentmodell. Scopet: Leverans: Tidsåtgång: Utveckla och implementera ett intressentregister baserat på Apotekens Service Intressentmodell Max 5 PPT bilder Max 15 minuter inklusive frågor
Case nr 2 - Uppgift att presentera Leverantören skall i detta case redogöra för vilka sätt man genomför denna typ av projekt. Förslag på modellerings- och processmetoder Rekommendation på standardprogramvaror för att implementera lösningen Övergripande projektplan för utveckling och implementering Övergripande plan för förvaltning och förbättring av tjänsten
Verksamhetskonsulter
Expertkompetens inom vård och farmaci Health Navigator AB
Skulle vi upphandla på samma sätt nästa gång? 1. Ja, samma modell användes för upphandling av IT-konsulter 2011 2. Selekteringsfasen krävde mycket arbete (33 ansökningar) 3. Casen blev väldigt utslagsgivande och anbudsutvärderingen blev därmed tydlig och ganska enkel att genomföra (6 anbudsgivare) 4. Leverantörerna förstod och uppskattade upphandlingsmodellen