Skapat av Kommunikationsstaben ITM 5-01-30 Verksamhetsplan För kommunikationsstaben vid skolan för industriell teknik och management, ITM 5
Skapat av Kommunikationsstaben ITM 5-01-30 1 Organisation Kommunikations- och inköpsansvarig (KS 100 %): Dokumentsamordnare (KS 80% ): Kommunikatör (KS 75%): Ledningskommunikatör (KS 100%) Sahlström Anne Somp Palmberg Maarit Ströberg Annika Lilja 2 Verksamhet Staben har ansvar för intern och extern kommunikation på skolnivå, dokumenthantering, inköp, samt miljösamordning. 2.1 Kommunikation Staben ansvarar och arbetar med skolans externa och interna webbplatser, skolans årsrapport samt olika skolbroschyrer. Till viss del arbetar vi även med studentrekrytering. Vi arbetar även med ledningskommunikation dvs ledningens kommunikation till och från verksamheten. Vi vägleder även skolans anställda som behöver producera trycksaker av olika slag, hur den grafiska profilen ska användas, att ta fram en webbplats eller bara sin egen webbsida mfl. 2.2 Inköp och upphandling Staben är övergripande ansvarig för inköp på skolan, samt samordnare för skolans upphandlingar. Vi handlägger alla inköp via direktupphandling mellan 100 000 500 000 kr samt vägleder vid övriga inköp, så att skolan följer de lagar och riktlinjer staten och KTH har. 2.3 Dokumenthantering Inom dokumenthantering samordnar staben rutiner kring diarieföring på skolan. Vidare handhar staben förfrågningar efter handlingar enligt offentlighetsprincipen, samt utbildar administratörer i diariesystemet. 2.4 Miljösamordning Staben har tillsammans med personalstaben ITM-ansvar för miljösamordningen på skolan. 2.5 Avtal och lokaler För skolans lokaler på skolnivå har staben ansvar för kontrakt och dyl. Staben har även ansvar för avtal på Deans office som ex skrivare, lokaler mm. 2.6 Processarbete Staben stöttar processarbetet inom Deans office, med avseende på visualisering av processerna. 1 (19)
3 Nätverk Kommunikationsstaben deltar i följande av KTH:s och skolans nätverk Sahlström deltar i: ITM:s administrativa ledningsgrupp Nätverket för kommunikationsansvariga på KTH (KIR är sammankallande) KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammakallande.) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s nätverk för inköp och upphandling. ITM-skolans nätverk för inköpare (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s redaktörsnätverk (KIR är sammankallande) Maarit Ströberg deltar i: KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammankallande.) KTH:s studentwebbsgrupp (KIR är sammankallande. Gruppen vilande) KTH:s grupp för nationell studentrekrytering (KIR är sammankallande) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Annika Lilja deltar i: KTH:s nätverk för miljösamordnare (KTH:s miljögrupp som är sammankallande) KTH:s lokalgrupp (MBA är sammankallande) KTH:s Intranätsgrupp (KIR som är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammankallande.) ITM-skolans nätverk för inköpare (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Anne Somp Palmberg deltar i gruppen: Nätverket för dokumentsamordnare (UF sammankallande) Nätverket för KTH-Res på ITM-skolan. 2 (19)
4 och aktiviteter för verksamheten 4 5 4.1 Dokumenthantering 4.1.1 Organisation och ansvar Kommunikationsstaben sköter diarieföringen för skolans samtliga institutioner och Deans office, samt skriver beslut åt skolans ledning. Utbildningskansliet sköter diarieföringen för ärenden inom grundutbildning. Inom dokumenthantering ska staben säkerställa att lagstiftningens krav samt KTH:s interna föreskrifter och anvisningar på området följs. Huvudansvarig dokumenthantering: Anne Somp Palmberg 4.1.2 för verksamhetsåret 1. Ett gemensamt arkiv med centrala KTH för skolans handlingar 2. Ärenden mellan 1-12 förtecknas och arkiveras. Alla handlingar i nya arkivet. Egenkontroll Juni 5 Okänt, KTH centralt äger frågan 4.1.3 Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Arkivering Förteckningsarbete Arkivering av skolans handlingar i KTH:s framtida arkiv Förteckningsarbete av skolans handlingar Vilande VT 5 Anne och UF Anne 3 (19)
4.2 Digitala medier Skolan ansvarar för skolans externa webbplats och intranät. Viss delaktighet har skolan i KTH:s Studentwebb och Utbildningswebb. 4.2.1 Organisation och ansvar 4.2.1.1 Skolwebb - www.itm.kth.se Skolans externa webbplats omfattar de skolcentrala webbsidorna samt underliggande institutioner och centra, skapade inom skolans webbplats, i publiceringssystemet Polopoly. Huvudansvarig skolwebb: Sahlström 4.2.1.2 ITM Intranät intra.itm.kth.se Skolans intranät med information för anställda. Huvudansvarig ITM intranät: Annika Lilja 4.2.1.3 Sociala medier KTH Södertäljes Facebook-sida Bloggen KTH i Södertälje Huvudansvarig sociala medier: Maarit Ströberg 4.2.2 för digitala medier 1. Riktlinjer för ITM:s intranät Färdigt dokument Mars 5 2. Mäta besök på ITM:s intranät Kontinuerlig uppföljning varje månad Löpande 3. Informativa profilsidor Egenkontroll Hösten 5 4. Webbaserat forum för anmälan till ITM skolans gruppaktiviteter för friskvård. 5. Korrekt e-postsignatur hos administrativ personal på ITMskolan 6. Upprätta standard för autosvar vid e-postkorrespondens signatur hos administrativ personal på ITM-skolan 7. Upprätta blogg för satsningen KTH i Södertälje Upprättat system för anmälan. Egenkontroll Egenkontroll Januari 5 November 4 januari 5 November 4 januari 5 Egenkontroll November 4 4 (19)
4.2.3 Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig 1. Riktlinjer för ITM:s Intranät Utarbeta vad som ska finnas på Intranätet och hur ofta sidor ska uppdateras. Januari-Mars 5 Annika, Maarit och Annika 2. Mäta besök på ITM:s Intranät Använda Google Analytics för att mäta besök. Start november 4 Annika, och Maarit Annika 3. Manual till skolans profilsidor Skriva en manual. Start oktober 4 med utveckling under vintern, Annika 4. Ordna med profilbilder Fotografera ITMskolans administrativa personal eller hjälpa till med befintlig bild. November 4 - Januari 5 Maarit Maarit 5. Samla in hinder, problem och möjligheter med profilsidorna Dokumentera hinder, problem, möjligheter och önskemål. November 4 - Januari 5 Maarit, Annika och 6. Få skolans medarbetare (exkl. admin) att uppdatera sina profilsidor, e-postsignaturer och autoreply. Under år 5 TMT: Feb Indek: mars-apr IIP: maj MMK: jun-aug EGI: sep-okt MSE: nov-dec Maarit, Annika, 7. Skapa ett webbaserat system för anmälan till Utreda och skapa system. Oktober 4 Januari 5 Annika och Maarit Annika 5 (19)
gruppfriskvå rd på ITMskolan 8. Upprätta blogg till satsningen KTH i Södertälje Kontakta KIR för en bloggplats/adress och för rättigheter för att uppdatera den November 4 Maarit Maarit 6 (19)
4.3 Studentaktiviteter 4.3.1 Organisation och ansvar 4.3.1.1 Studentinformation till befintliga studenter Utbildningskansliet är huvudansvarig för studentinformationen på KTH Campus. Kommunikationsstaben är en stödfunktion. 4.3.1.2 Rekrytering av nya studenter KIR är ansvarig för studentrekryteringen på KTH. Utbildningskansliet ansvarar för information om utbildningarna på KTH Campus till KIR. Kommunikationsstaben ansvarar för information om utbildningarna som ges på KTH Södertälje. 4.3.1.3 för verksamhetsåret 1. Ge aktuell information till KIR Egenkontroll löpande 4.3.1.4 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Aktuell utbildningsinformation Vid bestämda tidpunkter ge aktuell information till KIR Löpande SVL, PA, Maarit Maarit 7 (19)
4.4 Processbeskrivningar, visuellt Löpande stödfunktion vid framtagning och uppdatering av processkartor. Huvudansvarig för processer: Maarit Ströberg 4.4.1 för verksamhetsåret 1. DO:s processer är alla beskrivna i samma form Egen kontroll Löpande 4.4.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Löpande uppföljning Aktivt kvalitetskontrollera enhetlig visualisering av processer innan publicering. Löpande Maarit Maarit 4.5 Tryckt informationsmaterial 4.5.1 för verksamhetsåret 1. Årsrapport för 4 Rapport tryckt Mars 5 2. Information för anställda, version 6 och 7 3. Masterkatalog för interna studenter 4. Välkomstbroschyr för nya studenter Utskriven folder Februari 5 September 5 Kataloger tryckta mar 5 Broschyr tryckt jun 5 8 (19)
4.5.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Tidsplan för Årsrapport Möte med ledning och fastslå tidplan, målgrupp, layout, innehåll och ekonomiska förutsättningar. Oktober -4 Maarit,, Jan och Pär Produktion av Årsrapport nov -14 feb -15 Maarit Uppdatera Information för anställda Februari 5 September 5 Annika Annika Masterkatalog för befintliga studenter. Välkomstbroschyr till nyantagna studenter. Framtagande av katalog till studenter i åk 2. Framtagande av broschyr till KTH Södertälje och Utbildningskansliet mar -15, utb kansli jun -15 Maarit Maarit 9 (19)
4.6 Mallar/presentationsmaterial Framtagande/uppdatering av olika typer av mallar och presentationsmaterial. 4.6.1 för verksamhetsåret 1. Powerpointpresentation för skolan En färdig presentation Kort version januari 5 Utökad version april 5 4.6.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Göra färdigt kortversion av OH presentation Utökad version Skära ner, byta bilder och fylla på med statistik Lägga till centra, institutioner. Januari 5, Maarit feb mars 5 10 (19)
4.7 KTH:s bildbank 4.7.1 för verksamhetsåret 1. 50 bilder från skolans verksamhet till KTH:s bildbank. 2. Aktuell och sorterad ITM bildbank Egenkontroll Juni 5 Egenkontroll Januari 5 4.7.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Sortera och strukturera ITM:s bildbank Arkivera gamla bilder, strukturera mappsystemet och sortera in befintliga bilder. Oktober december 4 Maarit, Annika, Maarit Fylla ITM:s bildbanken med nya, aktuella bilder Fotografera skolans verksamhet Oktober 4 juni 5 Maarit Maarit Flytta över bilder till KTH:s bildbank Juni 5 Maarit Maarit 11 (19)
4.8 E-postkommunikation 4.8.1 för verksamhetsåret En policy för e-postkommunikation för administrationen på ITM-skolan Färdig policy Mars 5 Implementering av e-postpolicy Egen kontroll April 5 4.8.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Framtagande av policy December 4 februari 5 och Anna Implementering av e-postpolicy hos anställda Presentation för anställda inom admin på respektive grupps APT-möte. Mars 5 Funktionsansvariga och EA 12 (19)
4.10 Ledningskommunikation Huvudansvarig ledningskommunikation: Annika Lilja 4.10.1 för verksamhetsåret 1. Effektiv ledningskommunikation Frekvent under ett års tid. Augusti 6 4.10.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Utreda sätt att kommunicera Förankring Invänta KTH:s internkommunikations enkät, för att se vilken typ och form av information medarbetare önskar Förankring hos Jan och Christina om idé. Mars 5 Annika April 5, Annika Annika Upprätta kommunikationsfora Upprätta struktur, riktlinjer. Maj 5 Annika, Maarit, Annika Utvärdering Se besöksstatistik, kommentarer och uppdateringsfrekvens Augusti 6 Annika Annika 13 (19)
4.11 Miljösamordning Huvudansvarig miljösamordning: Annika Lilja 4.11.1 för verksamhetsåret 1. Miljöcertifiering ISO 14001 certifikat Juni 5 4.11.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Upplysningsdekaler Ta fram och köpa in dekaler som uppmanar personal att spara energi. Exempelvis Stäng av datorn! Oktober 4 juni 5. Annika, Sofia Annika, Sofia Revidering av miljömål Genomgång och revidering av miljömål Oktober december 4 Annika, Sofia Annika, Sofia Rutin Vägleda förståndare i brandfarligvara i arbetet med att upprätta rutiner för varje berörd institution (när UF:s övergripande rutin är beslutad). Anders Tilliander, Pär Jönsson Annika, Sofia Rutin Skolanpassa UF:s rutin för nödläge (när UF:s rutin är beslutad). Klart april 5 Sofia, Annika Annika, Sofia Lagefterlevnadskontroll Genomföra efterlevnadskontrollen på ITM:s berörda lagar Januari februari 5 Annika, Sofia Annika, Sofia Webbutbildning Kommunicera och följa upp deltagandet av ITM:s medarbetare i webbutbildning. Klart april 5 Annika, Sofia Annika, Sofia 14 (19)
4.12 Inköp och upphandling Kommunikationsstaben är huvudansvarig för inköp på skolan samt samordnare för upphandling. Huvudansvarig för inköp och upphandling: Sahlström 4.12.1 för verksamhetsåret 1. Uppdatering av skolans inköpspolicy. Uppdaterat dokument December 4 2. Rutin för inköp av varor mellan 100 000 kr 505 800 kr Upprättade mallar och processer. December 4 3. En inköpsorganisation på skolan som uppfyller skolans behov samt KTH:s och statens regler och riktlinjer. 4. Bemanning enligt ny/reviderad inköpsorganisation. Beslut av skolchef Juni 5 Bemanningen färdig Hösten 5 5. Implementering Hösten 5 4.12.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Uppdatera inköpspolicy Uppdatering och förankring av inköpspolicy. Oktober December 4, EA Inköpsrutiner Upprätta mallar och processbeskrivningar enligt KTH:s regelverk Oktober December 4 Projekt inköpsorganisation på ITM Utredning och organisation av skolans framtida inköpsorganisation, inklusive bemanningsplan Januari juni 5 och EA Bemanning Lokalisera tänkbara/intresserade framtida certifierade Augusti oktober 5, Christina och 15 (19)
inköpare enligt inköpsorganisationen. EA Information till skolans anställda Information till skolans anställda om skolans inköpsorganisations struktur och funktion Augusti oktober 5 och EA 16 (19)
4.13 KTH Södertälje projektet - kommunikation Huvudansvarig? 4.13.1 för verksamhetsåret 1. Övergripande kommunikationsplan Framtagen plan December 4 4.13.2 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Upprätta övergripande kommunikationsplan Kartlägga, prioritera och tydliggöra vad och hur projektet ska kommuniceras samt målgrupper. September december 4, Maarit, Kristina Palm samt Ingrid Khilander Maarit 17 (19)
5 Vilande projekt Projekt som vilar i avvaktan på riktlinjer från KTH centralt. KTH ser för närvarande över forskningswebben, ett projekt som beräknas att vara klart april 5. I väntan på vad det projektets utfall blir ligger följande ITM projekt med webbanknytning vilande: o o o o o Översyn av webbhantering på skolan Forskningsinformation Arbeta för ett ökat nyhetsflöde Sociala medier för att visa skolans forskning och utbildning Enhetlig presentation och förbättrat synliggörande av skolans ämnesområden på webben Omvärldsbevakning Arkivhantering I väntan på KTH centrala beslut om en eventuell gemensam arkivlokal för KTH. 18 (19)
19 (19)