Strategiskt arbete kring livscykelkostnader

Strategiskt arbete kring livscykelkostnader

Genom att tillämpa ett ekonomiskt livscykelperspektiv i offentlig upphandling tar du inte enbart hänsyn till inköpspris, utan till produktens totala kostnad under hela den förväntade nyttjandetiden.

Livscykelperspektivet Livscykelperspektivet syftar till att se en vara eller tjänst ur ett bredare perspektiv. Att tänka ur ett livscykelperspektiv är ett allmänt förhållningssätt snarare än någon direkt beräkningsmetod och representerar en bredare syn på en produkt eller tjänst. Ett vanligt begrepp i dag som symboliserar livscykelperspektivet är vaggan-till-graven. Det finns flera dimensioner man kan koppla till en livscykel men ur ett hållbarhetsperspektiv talar man om miljömässiga, ekonomiska och sociala dimensioner. Att beräkna livscykelkostnader inom offentlig upphandling berör främst det ekonomiska perspektivet av hållbarhet och då kallar man detta för livscykelkostnader (LCC). LCC är en förkortning av den engelska benämningen Life cycle costing. Genom att tillämpa ett ekonomiskt livscykelperspektiv i offentlig upphandling tar du inte enbart hänsyn till inköpspris, utan till produktens totala kostnad under hela den förväntade nyttjandetiden. Genom att lyfta blicken från inköpspriset och även inkludera framtida kostnader för exempelvis drift och underhåll får man en tydlig bild av vad inköpets faktiska kostnad blir. 3

Vad är LCC Med livscykelkostnader avses alla kostnader som uppstår under användningsfasen av en vara eller tjänst. Att tillämpa LCC i offentlig upphandling innebär att man beräknar en totalkostnad utifrån de kostnader som är förknippade med ett kontraktsföremål som belastar organisationen under nyttjandetiden. Beroende på vad man köper finns det flera olika typer av kostnader som man kan inkludera. Beräkningar kan göras med hjälp av LCCkalkyler och på så sätt får man en uppskattad totalkostnad för sina inköp och kan utifrån det fatta långsiktigt ekonomiskt kloka beslut. Ibland används ordet totalkostnader eller TCO (Total Cost of Ownership) när man talar om livscykelkostnader (LCC). Det finns olika alternativ på vad som inkluderas i en LCC men en generell formel för LCC kan beskrivas som: LCC = Grundinköp + drift + underhåll + övrigt restvärde LCC ANVÄNDBART INOM MÅNGA OMRÅDEN En LCC kan exempelvis användas genom att jämföra leasing mot köp. Man kan även använda en LCC för att jämföra en konventionell vara gentemot ett miljöanpassat alternativ för att jämföra kostnaderna över tid. LCC tillämpas i dag främst vid inköp av produkter eller tjänster som använder mycket energi, bränsle eller vatten i användarfasen. Det är även lämpligt att använda sig av LCC-kalkyler vid inköp av produkter som påverkar användningen av energi, exempelvis luftfilter. Områden där LCC kan tillämpas är dock betydligt fler än ovan, och metoden har stor utvecklingspotential. Till exempel kan det vara användbart för upphandling av tjänster där man i dag inte analyserar utifrån ett livscykelperspektiv. 4

LCC ELLER LCA? Det är vanligt att en LCC blandas ihop med en LCA (Life Cycle Analysis) där man tar hänsyn till miljöaspekten. Medan en LCC beaktar de ekonomiska, monetära, kostnaderna beaktar en miljö-lca miljöpåverkan genom exempelvis en beräkning av koldioxidutsläpp (CO2). Det är också skillnad i tidsperspektiv mellan dessa två aspekter. Medan en miljö-lca inkluderar miljömässig påverkan under hela livscykeln, vaggan-till-graven, så är en LCC ofta är begränsad till användningsfasen (nyttjandetiden). ATT INKLUDERA EXTERNA KOSTNADER En LCC tar i de flesta fall inte hänsyn till externa effekter på miljön, men så kallade externaliteter kan inkluderas i en LCC om man så vill. Det går alltså att inkludera delar som ligger utanför användningsfasen. Genom att sätta ett pris på miljöpåverkan eller övrig påverkan som belastar samhället kan man lägga till dessa som en komponent i kalkylerna. Att inkludera externa kostnader är ett sätt att ta hänsyn till de kostnader som idag inte ingår i inköpspriset, exempelvis kostnader för miljöförstörande utsläpp. KOMPLETTERA MED ANDRA KRAV En LCC-kalkyl är ett verktyg som fokuserar på, och utvärderar utifrån, det ekonomiska perspektivet och därför behöver LCC-kalkyler i upphandlingar kompletteras med andra krav gällande exempelvis kvalitet och miljö. 5

Varför tillämpa LCC? Långsiktiga inköp ger lönsamhet över tid Livscykelkostnader tillämpas när man vill utvärdera investeringar över tid och för att jämföra olika alternativ. Det handlar till stor del om att välja inköp som ger mest värde baserat på en totalkostnad över tid. I dag utgår organisationer alltför ofta från inköpspris vilket kan ge en missvisande bild av den faktiska kostnaden. Det är viktigt att se inköpspriset som ett av flera kostnadselement för inköp. LCC-kalkyler är ett mycket bra verktyg för att identifiera den besparingspotential som ofta finns i låga drift- och underhållskostnader. Främja hållbar upphandling Livscykelkostnader är en metod som, oavsett organisationens miljömässiga ambitioner, kan användas som beslutsunderlag för att fatta långsiktigt ekonomiskt kloka beslut. På så vis främjar LCC en hållbar användning av skattemedel. Genom att använda sig av LCC går man bort från ett lägsta pristänk inom upphandling och fokuserar i stället på lägsta kostnad. Därmed får man ett bredare livscykelperspektiv och upphandlingen kan eventuellt även leda till så kallade win-win -situationer där ekonomi såväl som miljö premieras. LCC kan med fördel tillämpas vid anbudsutvärdering där livscykelkostnaden ligger till grund för tilldelning i stället för inköpspriset. LCC kan därför ses som en bra metod för att främja en hållbar offentlig upphandling. Vinster för organisationen internt LCC kan ge en bättre förutsägbarhet gällande ekonomi och förbrukning av resurser på längre sikt. LCC ger även en ökad medvetenhet kring vilka resurser som krävs för att göra en god affär, inklusive uppföljning och avtalsförvaltning. Det ger en ökad medvetenhet om affärens totala kostnad och lämpar sig därför som beslutsunderlag. 6

TÄNK PÅ! Det är även viktigt att identifiera fallgropar som kan uppstå i arbetet med LCC. Exempelvis så kan det vara svårt att tydligt identifiera vad som ingår i de olika kostnadsparametrarna och man kan riskera att kostnader räknas på ett felaktigt sätt. Detta resulterar i att upphandlingen inte blir transparent och likabehandlande. Det är också viktigt att komma ihåg att ju längre tidsperspektiv, desto mer osäkra blir beräkningarna. Här spelar val av ränta en stor roll och det är viktigt att organisationen analyserar sina beräkningar. Gör gärna en känslighetsanalys för att uppmärksamma osäkerheter. BEGRÄNSAD ANVÄNDNING AV LCC I DAG I dag används LCC-kalkyler i begränsad utsträckning inom den offentliga upphandlingen. En undersökning från 2013 1 visar att enbart 42 procent av upphandlande organisationer använder livscykelkostnadsberäkningar i upphandlingar där det anses vara relevant. Undersökningen visar även att LCC används mindre i statliga myndigheter än i kommun och landsting.. Den begränsade användningen av LCC beror på en rad frågeställningar som bland annat berör de interna processerna i en organisation. Flera rapporter och utredningar återkommer till hinder för användningen av LCC som kan relateras till det interna arbetet med mål och budget. Exempel på detta är problematik utifrån budgetarbetet som ofta premierar kortsiktighet istället för långsiktighet och separerar kostnader för drift från investeringskostnader. Det finns även en osäkerhet kring val av parametrar som ränta och livslängd (nyttjandetid). 1 Naturvårdsverket. Miljöanpassade inköp. Rapport 6591. 7

Hur kan man använda LCC i inköpsprocessen? Livscykelperspektivet och arbetet med livscykelkostnader kan användas innan inköpsprocessen för organisationens övergripande planering såväl som i den enskilda upphandlingen. Innan inköpsprocessen har LCC en koppling till organisationens strategi och styrning. Detta illustreras nedan av den underliggande stora pilen, vilken är i fokus i denna skrift. 1. 2. 3. 4. 5. 8

1. Ta hänsyn till målarbete och budgetprocess I stegen innan inköpsprocessen bör man fokusera på att arbetet med LCC ska stämma överens med organisationens strategi och styrning (exempelvis målarbete och budgetprocess). Här kan man även säkerställa så att organisationens rutiner underlättar för arbetet med LCC i inköpsprocessen. 2. Få bättre kontroll över investeringar I förarbetet, såsom i behovsanalysen, kan LCC användas för att tidigt få en klar bild över affärens totala kostnader under hela avtalsperioden och därmed bättre kontroll över organisationens investeringar. 3. Använd LCC som tilldelningskriterium I förfrågningsunderlaget kan LCC-beräkningar användas som ett tilldelningskriterium vid upphandling av produkt eller tjänst med förväntad hög kostnad för drift och underhåll. 4. Utvärdera anbud och priser I en anbudsutvärdering kan LCC-resultatet vara en del av bedömningen av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 5. Följ upp de faktiska kostnaderna I uppföljning under kontraktsperioden kan man kontrollera att de faktiska kostnaderna överensstämmer med det som angivits i det vinnande anbudet. Kontraktsvillkor gällande kompensationer eller liknande bör skrivas in i förfrågningsunderlaget. 9

LCC som beslutsunderlag Alla inköp som har till syfte att användas i framtiden kan betraktas som en investering och man kan använda sig av investeringskalkyler för att beräkna kostnaden för en investering gentemot den framtida avkastning som investeringen ger. LCC-kalkyler grundar sig på företagsekonomisk metodik för investeringskalkylering. I företagsekonomiska begrepp anses en investering vara att i dag betala för något som förväntas ge framtida intäkter. En LCC-kalkyl i offentlig upphandling har inte det primära syftet att beräkna en framtida avkastning men bygger på samma grundprincip som en företagsekonomisk investeringskalkyl, nämligen att pengar har ett tidsvärde. Man kan se jämförelserna i en investeringskalkyl som växelkursen mellan pengar i dag och pengar i framtiden. En LCC-kalkyl är oftast baserad på den så kallade nuvärdesmetoden men kan även bygga på andra typer av investeringskalkyler. Nuvärdesmetoden används för att räkna om förväntade utgifter och eventuella intäkter till ett nuvärde för att kunna jämföra framtida kostnader med dagens kostnader. Detta gör det möjligt att jämföra produkter och tjänster på ett likvärdigt sätt över tid eftersom man jämför den totala kostnaden över nyttjandetiden i stället för ett inköpspris. En LCC kan fungera som ett beslutsunderlag och kan underlätta för organisationens strategiska planering. EKONOMISKA PARAMETRAR I EN LCC-BERÄKNING En LCC-beräkning inkluderar en del parametrar som är rent ekonomiska och som bör tas fram i samarbete med organisationens ekonomifunktion så att de stämmer överens med organisationens övriga planeringsarbete kring, och beräkningar av, investeringar. 10

Livslängd/nyttjandetid (antal år) Livslängd är en av grundstenarna i en LCC-beräkning och beskriver hur länge en produkt ska användas. Antal år som kalkylen grundar sig på bör vara baserat på den uppskattade tiden som produkten kommer att användas, inte den faktiska livslängden så att det stämmer överens med investeringsbudgeten. I bokföringsekonomiska termer talar man om nyttjandetid. Ur ett miljöperspektiv är det dock viktigt att fundera över produkters faktiska livslängd gentemot den uppskattade nyttjandetiden Kalkylränta För en nuvärdesomräkning behöver organisationen bestämma vilken ränta man ska utgå ifrån, den så kallade kalkylräntan. Ibland kallas kalkylränta även för diskonteringsränta. Det är upp till varje organisation att bestämma vilken kalkylränta man sätter. Kalkylräntan kan vara nominell eller realränta. Det är vanligt att man i upphandlande organisationer använder sig av internräntan som kalkylränta i LCC-beräkningar. Det viktigaste är att man gör ett medvetet val av kalkylräntan inom organisationen så att man arbetar konsekvent och kan jämföra olika kalkyler som används internt. Osäkerhet i parametrarna I en LCC-kalkyl finns det flera parametrar som påverkar utfallet. Ett exempel är nyttjandetid där en kortare livslängd ger större vikt åt inköpspriset medan en längre livslängd ger större vikt åt drift- och underhållskostnader. Andra parametrar som påverkar utfallet är exempelvis kalkylränta och driftkostnader. Osäkerheten kan man uppmärksamma i en känslighetsanalys där man jämför utfallet utifrån olika värden av parametrarna. Det är viktigt att komma ihåg att känslighetsanalysen inte återger verkligheten utan speglar bästa och värsta scenario. Det viktigaste är att medvetet välja värden på kalkylens parametrar utifrån organisationens förutsättningar. 11

Arbeta strategiskt med LCC Vid rätt förutsättningar kan livscykelkostnader användas som beslutsunderlag vid inköp såväl som ett verktyg för att nå organisationens översiktliga mål. Genom att arbeta strategiskt med LCC i stegen innan inköpsprocessen kan förutsättningarna öka för att uppnå den goda affären. PLANERA PÅ RÄTT NIVÅ Resursanvändning och budgetering är faktorer som diskuteras på en högre nivå i en organisation än planering av den enskilda upphandlingen och även inköpsprocessen. Därför bör planering av LCC utgå ifrån hela organisationens resursanvändning och budgetering. För att LCC ska optimeras behövs därför beslut om resursanvändning och budgetering grundas på en förståelse för LCC. Det krävs således att ledningen förstår hur LCC kan bidra till organisationens mål och ger rätt förutsättningar så att LCC kan komma in tidigt i organisationens arbete. SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR MÅLUPPFYLLELSE Att utgå från ett livscykelskostnadsperspektiv kan hjälpa organisationen att nå sina övergripande mål inom hållbarhet, för ekonomi såväl som miljö och sociala aspekter. LCC bör inte ses som ett komplement till, utan som en del av, det strategiska arbetet. Genom att arbeta strategisk med LCC i sin organisation kan man öka den interna förståelsen för totalkostnader och därmed underlätta för medarbetarna i samband 12

med inköpsprocessen samt nyttja resurser mer effektivt. För att verktyg som LCC ska kunna bidra till måluppfyllelse är det viktigt att ledningen förstår fördelarna med LCC och kan ge verktyget prioritering inom organisationen. En LCC-kalkyl kräver kunskap om vad som ska upphandlas vilket kräver ett deltagande inom hela organisationen. Att lägga in LCC i styrdokument på en högre nivå får naturligtvis en större tyngd i organisationen. Var besluten fattas i den enskilda organisationen beror på styrmodell. Exempelvis fattas beslut om en policy i en kommun av kommunstyrelsen medan en riktlinje kan antas av förvaltningschef eller kommunchef. GLÖM INTE! Utvärdera och revidera er interna arbetsprocess vid behov! 13

FRAMGÅNGSFAKTORER Hur en organisation arbetar med LCC kan se olika ut beroende på förutsättningar. Men oavsett förutsättningar finns det ett par framgångsfaktorer som har identifierats för hur LCC kan bidra till att skapa den goda affären: Ansvar Koppling till målarbetet Koppling till budgetprocessen och rutiner för ekonomiska parametrar Resurser Samarbete internt Riktlinjer och arbetsplan 14

STRATEGISKA TIPS Ansvar För att arbetet med LCC ska fungera på en strategisk nivå är det viktigt att det finns ett tydligt uttalat ansvar för frågorna. Det kan vara till fördel om en enhet inom organisation får ett särskilt utpekat ansvar för arbetet med LCC samt för att följa upp detta. Inom den enheten kan man sedan utse en särskilt ansvarig som driver arbetet. TIPS: Utse en samordnande enhet inom organisationen som äger arbetet med LCC. Eventuellt kan man även utse en LCC-ansvarig inom den samordnande enheten som leder och följer upp arbetet. Var tydlig med ansvarsfördelningen eftersom arbetet med LCC berör flera olika delar av organisationen. Mål LCC har stor potential att bidra till organisationens mål. Vilka delmål som gäller för arbetet med LCC beror på ambitionsnivå och bör kopplas till organisationens övergripande mål. LCC bör inkluderas i styrdokument för att tydliggöra hur LCC spelar en avgörande roll för verksamhetens inköp och måluppfyllelse. TIPS: Synliggör LCC som ett potentiellt verktyg redan i organisationens övergripande styrdokument som policy- och strategidokument för miljö/klimat/energi eller inköp. Exempelvis klimatstrategi eller inköpspolicy. Bryt ner de övergripande målen för LCC i verksamhetsplaneringen. Målen behöver brytas ned till aktiviteter för att kunna tillämpas i verksamheten. 15

Budget En LCC-kalkyl visar helheten av ett inköp eftersom den tar hänsyn till initiala investeringar såväl som till löpande kostnader såsom drift- och underhåll. Detta betyder att en LCC berör både investeringsbudget och driftbudget. Användningen av LCC som beslutsunderlag för inköp kan betyda att belastningen mellan investerings- och driftbudget skiftar vilket ökar vikten av att planera för LCC redan i steget före inköpsprocessen. Exempelvis kan en utvärdering med LCC resultera i att investeringen bli större än planerat medan driften blir billigare. I budgetarbetet är viktigt att ha en förståelse för hur LCC fungerar och skapa spelrum för eventuella skiftningar mellan olika delar i budgeten. Utöver budgetens planering finns det flera ekonomiska parametrar (exempelvis kalkylränta och livslängd) som är avgörande för utfallet i en LCC-kalkyl. Osäkerhet kring de ekonomiska parametrarna är en stor orsak till varför användningen av LCC inom offentlig upphandling är begränsad. De ekonomiska parametrarna bör beslutas tillsammans med ekonomiavdelningen för att stämma överens med organisationens övergripande budgetarbete. TIPS: Gör en behovsanalys i samband med budgetarbetet för att identifiera kommande investeringar och projekt där LCC kan tillämpas. Ta fram rutiner tillsammans med ekonomiavdelningen för hur de ekonomiska parametrarna beslutas och uppdateras. En sådan rutin kan innehålla information om: - vilken kalkylränta som ska tillämpas - hur och när kalkylräntan ska revideras - hur nyttjandetiden (livslängd) bestäms - vilka schablonvärden som ska användas för driftkostnader såsom energipriser - intern ansvarsfördelning. 16

Resurser För att LCC ska kunna bidra till bra inköp krävs att inköpsenheten får ett tydligt mandat att arbeta med LCC och att det finns avsatta resurser. Hur stora resurser inom en organisation som ska arbeta med LCC behöver spegla ambitionerna. Har man höga ambitioner för att uppnå stora resultat krävs också stora insatser. Högt satta mål ökar också behovet av en LCC-ansvarig som kan styra arbetet. TIPS: Låt resurserna avspegla organisationens mål Samarbete internt Vid upphandlingar av stora investeringar är det många enheter inom organisationen som är involverade och det behöver finnas en tydlig plan för hur man använder sig av LCC. Det är också viktigt att komma ihåg att en LCC-kalkyl är en typ av investeringskalkyl vilket gör det viktigt att samarbetet med ekonomiavdelningen fungerar. Om LCC enbart används av en enskild enhet ökar risken för att organisationens inte köper varor och tjänster utifrån det bästa totalkostnadsalternativet. TIPS: Tydliggör i styrdokumenten vilka enheter inom organisationen som arbetar med LCC och hur ansvarsfördelningen ser ut. Låt ansvarig för arbetet med LCC även ansvara för samordningen internt. 17

Riktlinje och arbetsplan För att lyckas med arbetet är det viktigt att det finns väl inarbetat i de interna rutinerna. Genom att komplettera policy- och strategidokument samt verksamhetsplaneringen med riktlinjer för LCC blir det tydligt för medarbetarna hur de ska agera. Riktlinjerna kan vara en del av riktlinjer för upphandling/inköp om sådana finns i organisationen. TIPS: Ta fram riktlinjer för arbetet med LCC på en övergripande nivå. Riktlinjerna ska gälla framöver och innehåller information om: - ansvarsfördelningen - vilka styrdokument som berör LCC - vilka delar inom organisationen som arbetar med LCC - rutiner för de ekonomiska parametrarna. Ta fram en arbetsplan utifrån beslutade mål, aktiviteter och resurser som komplement till riktlinjerna. Arbetsplanen kan revideras löpande. I planen bör man: sammanfatta aktiviteter utifrån verksamhetsplaneringen tydliggöra avsatta resurser skriva in vilka berörda enheter som ansvarar för vilka aktiviteter ta fram en tidsplan för aktiviteterna. 18

VILL DU VETA MER? Besök vår webbplats för att få veta mer om LCC! upphandlingsmyndigheten.se 19

Box 45140, SE-104 30 Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se Produktion: Upphandlingsmyndigheten, dec 2015. Foto: Matton.