Guide till dig som är ansvarig för din förenings gruppträning
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE 2 Varför denna guide? Den här guiden är främst till för dig som är gruppträningsansvarig i din förening. Kanske vill ni starta upp gruppträningsverksamhet, eller utveckla den redan befintliga. Oavsett vilket hoppas vi att denna guide kan hjälpa er. Guiden kommer att fokusera på kompetensutbildning- och kvalitetsfrågan som de centrala delarna i utvecklingsarbetet för dig som gruppträningsansvarig. Använd den som en helhet eller finn inspiration i valda delar. Guiden kan givetvis också användas av föreningens styrelse i ett utvecklingsarbete. Gruppträning är en väldigt expansiv bransch. Behovet av att röra sig tillsammans i grupp blir allt större och spannet av olika aktiviteter växer med rasande fart och konkurrensen är stenhård. Var finns Korpen i denna värld? Korpen står för det ideella engagemanget i denna annars starkt kommersiella sektor, våra kärnvärden är glädje, gemenskap och att alla får vara med. Fantastiska värden med stor utvecklingspotential som särskiljer oss från många andra, men det handlar om att använda dem på rätt sätt. I samband med Fokus Korpen-arbetet gjordes en intern och extern undersökning av ett oberoende företag som visade att en av våra största utmaningar är kvalitetsfrågan. Vi låg långt ifrån andra aktörer i gruppträningsbranschen. Vår viktigaste resurs i gruppträningen är instruktörerna och deras kompetens och utveckling kommer att vara avgörande för att vi ska kunna hålla hög kvalité. Det är också de som kan bära våra kärnvärden gentemot medlemmarna. Därmed blir kompetensen hos dig som gruppträningsansvarig så viktig då det är du som utvecklar och leder dina instruktörer. Innehåll 1 Gruppträning en historisk tillbakablick 3 2 Att starta upp gruppträning 4 Frågor att besvara innan uppstart Tio faktorer som är avgörande för en lyckad uppstart Rosersbergs IK Vi startade upp gruppträning 3 Att utveckla och utvärdera gruppträning material från The Academy 6 Din roll som gruppträningsansvarig Årsplanering och rutiner Schemaläggning Mötesteknik Planeringsmodell för presentationer Uppföljningsteknikngsteknik Kvalitetssäkringsäkring 4 Så här jobbar Korpen Linköping med sin gruppträning 16 5 Ledarrekrytering 3 goda exempel från verkligheten 18 6 Utbildning 20 7 Försäkring 21 8 Söka pengar 22 9 Korpen en del av svensk idrott 24
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / EN HISTORISK TILLBAKABLICK 3 Gruppträning en historisk tillbakablick 1För dig som gruppträningsansvarig kan det vara intressant att veta histo- rien bakom det vi engagerar oss i antingen på fritiden eller som yrke. Gymnastik i grupp har utövats i Sverige i över hundra år och det var Per Henrik Ling, även kallad gymnastikens fader, som bröt denna mark i mitten på 1800-talet. På den tiden var gymnastiken i högsta grad elitinriktad. Det var först i kölvattnet av de olympiska spelen i Stockholm 1912 som intresset för gymnastik väcktes hos vanligt folk. På 1930-talet började gymnastiken bli allt mer folklig. Den militära prägeln försvann succesivt, gymnastiken anpassades efter olika åldrar och den kvinnliga gymnastiken blev mer mjukare och mer rytmisk. På 1940- och 50-talen var det dags för husmorsgymnastiken att göra entré. Det var en kvinna vid namn Elly Löfstrand som 1942 startade upp det, hon är även mamma till dagens seniorgymnastik (1957). 1963 var det Korpens tur att göra entré med pensionärsgymnastik, även Gymnastikförbundet började bedriva denna verksamhet. Nu började gymnastik även synas i TV, främst genom programmet Träna med TV. Detta följdes av programmet Morgonspasset på 1970-talet som sändes i både radio och TV med syfte att få folk att röra på sig. På 1980-talet började utbudet av olika gruppträningsformer att växa. Susanne Lanefelt dök upp i TV-rutorna och blev omåttligt populär. Begreppen lättgympa, medelgympa och intensivgympa gjorde det enklare för motionärerna att välja rätt intensitet. Aerobic, funk och boxinspirerade pass såg också dagens ljus. Utbudet fortsatte bara växa under 1990-talet och träningskonventen blev ett nytt fenomen. Träningsformer som step up, spinning, bodytoning och bodypump introducerades på den svenska marknaden. I slutet av 1990-talet kom även yoga, tai chi, chi-gong och andra lugna, östeuropeiska träningsformer att vinna mark. Under 2000-talet är det säker, effektiv och upplevelsebaserad träning som gäller. Det har blivit populärt med enkla, effektiva träningspass och personliga dansinspirerande pass. Större fokus sätts på funktionell träning, core och pilatesinspirande pass används i större utsträckning än tidigare. Källa: En historisk tillbakablick Gymmix baskurs deltagarmaterial. Författare: Tina von Brömsen i samarbete med Lotta Rahm, Anders Caspár och Sara Afzelius.
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / ATT STARTA UPP GRUPPTRÄNING 4 2Att starta upp gruppträning Ta er tid att fundera över följande frågeställningar innan ni startar upp gruppträning pträning i er förening Varför vill ni starta upp gruppträning i er förening? Det är inget självändamål att bedriva gruppträning, syftet och drivkraften behöver vara stark för att ni ska lyckas. Lägg ner tid på den här frågeställningen, det är här ni hämtar kraft under jobbiga stunder. Vilken är er målgrupp? Vem ska ni satsa på? Kvinnor eller män, unga eller gamla, rika eller fattiga, tjocka eller smala, privatpersoner eller företag? Att vara till för alla är en härlig tanke men den är också omöjlig. För att få en populär gruppträningsverksamhet och lyckad marknadsföring måste ni veta vilka ni ska vända er mot. Vilken profil vill ni ha på er gruppträningsverksamhet? Vilket utbud ska ni fokusera på? Denna frågeställning hör givetvis ihop med målgruppen samt de resurser föreningen har, gällande både ekonomi och ledare. Hur kan ni optimalt hantera inkomstkällorna (fler medlemmar, högre värde per medlem och längre tid som medlem)? Hur kan ni optimalt hantera kostnadsområdena (kostnad för att rekrytera medlemmar, drift av verksamheten)? Hur mycket skall ni ta betalt? Tänk på att prisfilosofin anger vem du vill vara.
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / ATT STARTA UPP GRUPPTRÄNING 5 Faktorer som är avgörande för en lyckad uppstart 1. Är marknaden tillräckligt intresserad av er valda verksamhetsidé för grupp- träningen? Det är viktigt med en ordentlig omvärldsanalys. 2. Kvaliteten på verksamheten och kostnaderna i förhållande till omsättningen. 3. Lokalisering, tillgänglighet och synlighet: väljer du att etablera dig i bostads- område, cityläge, inne i köpcentrum, industriområde, företagsby? Hur enkelt är det att nå din verksamhet, parkeringar/bussar/tåg/cykelbanor? r/bussar/tåg/cykelbanor? 4. Tillgång till likvida medel dels kostar det att starta upp och sen krävs det uthållighet om det inte går som du tänkt dig. 5. Antal andra aktörer i ditt upptagningsområde. 6. Antalet invånare i ditt geografiska upptagningsområde. 7. Dina unikheter: kan dina potentiella medlemmar enkelt förstå varför de ska välja just din verksamhet? 8. Rätt paketering och prissättning. 9. Optimal organisation av verksamheten: attityd, kunskap, bemanning och arbetsbeskrivningar. 10. Tillräckligt stort fokus på marknadsföring och sälj. Rosersbergs IK: Vi startade upp gruppträning! Rosersbergs IK har en korpsektion och hösten 2011 startade de upp gruppträning. Maria Rosén som var drivande i den processen berättar här om deras resa. Efterfrågan gjorde att vi vågade satsa! Så många människor som hört av sig och vill träna på nära håll. Att kunna gå eller cykla upp till sitt träningspass underlättar för att ta sig iväg. Startsträckan blir kortare. Tre glada amatörer var vi som gick en intensiv och mycket rolig introduktionshelg i slutet av augusti i Korpen Stockholms läns regi. Vi satte ett datum för att våga leda och gjorde det! Ett antal timmar hoppandes på gräsmattan hemma blev det innan dagen till slut kom, och det gick bra. Var så klart jättenervös, men som sagt det gick bra, och jag ser fram emot nästa gång det är min tur att leda passet, till dess går jag gärna på mina två kollegors pass. Vi har tur som är tre som håller samma pass, då kan vi ge varandra ärlig och rak feedback. Dessutom kan vi hjälpas åt när det är dags att sätta ihop ett nytt pass längre fram och kanske finns det också möjlighet att våga satsa på ytterligare ett pass i veckan. Redan efter första passet kom förfrågan om vi tänker starta fler pass i veckan! Det tar jag som ett gott betyg. tips Profilering är väldigt viktigt, instruktörerna är våra bästa reklampelare. På Korpens webshop finns korpenprofilerade kläder, gå in och titta på www.korpen.se
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 3Att utveckla och utvärdera gruppträning Din roll som gruppträningsansvarig är att: Sätta mål, vision och planering för träningsverksamheten. Bidra med inspiration, glädje och möjligheter för andra människor Följande kapitel är ett utdrag ur The Academys utbildning för gruppträningsansvariga. Texten är främst skriven för den gruppträningsansvariga inom den privata sektorn, något du som läsare bör ha med dig. De enda justeringar som vi har gjort är vissa begreppsändringar för att den bättre ska passa den ideella sektorn. Din roll som gruppträningsansvarig För att skapa en framgångsrik och utvecklande träningsverksamhet krävs det i dag ett genomtänkt och strategiskt tänk för att både kunna arbeta kort- och långsiktigt samt att äga förmågan att arbeta med ett helhetsseende. Detta ställer idag större krav på en gruppträningsansvarig som behöver kunna arbeta på 3 olika nivåer; medlemmen, instruktören och föreningen (styrelsen). Genom att förena den praktiska ledarrollen med det strategiskt planerande får du en bra utveckling för gruppträningen och instruktören. att känna sig framgångsrika. Skapa resultat som går i linje med verksamhetens etens övergripande mål och vision. Hålla i möten kontinuerligt. Kunna hålla presentationer på ett inspirerande och trovärdigt sätt. Sätta och göra schema för de olika terminerna. Göra pass- och arbetsbeskrivningar som följer träningsverksamhetens ngsverksamhetens mål och vision. Arbeta med strategisk rekrytering. Kvalitetssäkring, uppföljningar och feedback av instruktörerna. Budget och statistik för träningsverksamheten. Grupp, individ och teamutveckling. Driva processer. Ledarskap och coaching. 6 Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 7 Årsplanering och Rutiner Syfte Framförhållning och struktur i arbetet som gruppträningsansvarig, planera för genomförandet av viktiga processer i syfte att skapa en välplanerad verksamhet där aktiviteter planeras i god tid innan genomförandet. Frigöra tid och arbeta strategiskt med god framförhållning. Bli mer flexibel och effektiv i arbetet. Struktur trygghet Framförhållning Tydlig strategi/inriktning lätt att motivera beslut och ge argument Sätta gränser och tydliga ramar Öka flexibilitet Ekonomi/Budget Effektivare verksamhet Innehåll - Uppdragsgivare - Rutiner - Processer - Planeringsverktyg För att verksamheten ska flyta krävs det planering och struktur av såväl återkommande som nya arbetsuppgifter. Ett bra sätt att skapa överblick över verksamheten är att ha ett system för rutiner och en tidsplanering för de återkommande processer som gruppträningen har. På så sätt blir förväntningar och rutiner tydliga för såväl gamla som nya instruktörer de kommer lättare in i organisationen och vet vad som förväntas av dem. Exempel på uppdragsgivare Föreningen/styrelsen relsen inriktning, prioriteringar, ekonomi, statistik, verksamhetsutveckling tveckling m.m. Instruktörer möten, utbildningsdagar, uppföljningar, utvecklingssamtal m.m. Medlemmar schema, gästinstruktörer, medlemsaktiviteter, kampanjer m.m. Exempel på rutiner Statistik Felanmälning av redskap t ex headset Informationsflöde t ex veckobrev till instruktörer Rutiner kring teknisk utrustning samt underhåll Underhåll av cyklar, maskinpark, redskap Exempel på processer Schemaläggning Föreläsningar för medlemmarna Möten för instruktörerna Vidareutbildning av instruktörer Uppföljningsperioder Rekrytering Planeringsverktyg Årsbasis Veckobasis Dagligbasis Genom att planera verksamheten så skapar du en grundstruktur för de viktiga arbetsuppgifter som ingår i gruppträningsansvariges roll. Du får översikt över vad arbetet innehåller och undviker att hamna i situationer där du inte hinner med de rutiner/processer som är viktiga för verksamheten. Planering och framförhållning är A och O för att lyckas med att arbeta mer strategiskt och långsiktigt. Saknar du struktur riskerar du att alltför ofta hamna i brandsläckarsituationer där du springer på allt som krävs just för stunden. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 8 Hur?! Börja med att identifiera de rutiner och huvudprocesser som verksamheten har idag. Planera grovt in när dessa ligger på din årsplan. Från din årsplan kan du sedan bryta ner varje process i steg och planera för dem på veckooch/eller dagligbasis. Exempel Huvudprocess Schemaläggning 1. Prioriteringar för verksamheten body mind, seniorträning 2. Budget och lönsamhet för pass (hur många pass och när statistikanalys) 3. Inventering av instruktörskår önskemål, idéer, rekryteringsbehov 4. Rekrytering? 5. Skapa schemat 6. Tillsättning av instruktörer Tänkvärt Vilka rutiner har du idag? Är du nöjd med din struktur och planering? Om inte vad kan du göra åt det? Vilka återkommande rutiner/processer har verksamheten idag? Hur kan du skapa en mer tydlig och effektiv verksamhet för dig själv, instruktörerna och medlemmarna? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur vill du att det ska fungera i framtiden? Schemaläggning Syfte Medvetandegöra processen schemaläggning med syfte att göra den effektiv, verksamhetsbaserad, se styrkor och svagheter i befintligt schema och skapa strategi utifrån föreningen, instruktörerna och medlemmarna. Innehåll - Processen schemaläggning - Faktorer som påverkar - Faktainsamling - Balans i schemat Processen schemaläggning Ett balanserat schema som möter de behov våra uppdragsgivare har kräver ett medvetet och noggrant arbete. Föreningen har ett ekonomiskt perspektiv som bygger på budget och lönsamhetskrav. Vår instruktörskår har andra krav som bygger på individuella färdigheter och önskemål. Vår tredje uppdragsgivare medlemmen är den som i slutänden behöver bli nöjd eftersom medlemmen är den som gör vår verksamhet möjlig, som betalar våra löner och kostnader genom att köpa vår produkt. Schemaläggningen sker i en process där vi kan se olika steg 1. Prioriteringar för verksamheten/strategi 2. Budget 3. Faktorer som styr schemaläggningen 4. Önskemål och inventering 5. Skapa schema 6. Eventuell rekrytering och tillsättning av schemat Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 9 Faktorer som påverkar lokaler, hur många salar målgrupp; privatpersoner, företag, skolor, åldersgrupper efterfrågan; statistikanalys, enkäter, erfarenheter instruktörstillgång utrustning, (vilken utrustning finns för de olika passen) ekonomi (licenser, hur många pass, resurser) öppettider Faktainsamling Du behöver mycket fakta som beslutsunderlag när du skapar ditt schema. Ju mer du vet om verksamheten desto fler argument skapar du för behövliga förändringar av schemat. Du tar mindre risker om du undersöker och samlar in fakta detta sparar även tid i beslutsprocessen och skapar i sig en handlingsplan framåt t ex vad du behöver göra för inköp, nyrekryteringar, vilka utbildningar som behövs etc. Exempel på frågeställningar i faktainsamlingen kan vara; Deltagarflöde var ligger anläggningen, hur ser deltagarflödet ut idag, kan vi skapa ett jämnare deltagarflöde? Trender i branschen vad behöver vi utveckla? Vad har fungerat, vad har fungerat mindre bra? Statistikanalys Omvärldsanalys hur ser konkurrensen ut på orten? Vilka rekryteringskanaler har vi för nya instruktörer, nya medlemmar? Hur ser vår marknadsföring ut idag, vad har den gett? Balans i schemat Ett balanserat schema bygger på att vi tillfredsställer olika behov hos våra medlemmar och skapar nya behov hos våra medlemmar. Vi behöver ha en mix på schemat där alla medlemmar kan hitta något för dem genom att vi har: Lagom antal pass som möjliggör spridning över tider och inriktning. Fördelning och inriktning på passen. Balans mellan olika nivåer på passen. Nyheter som följer branschens utveckling och skapar nya behov nya målgrupper och variation för befintliga medlemmar. Låga trösklar för nya medlemmar baspass på attraktiva tider. Tydliga passbeskrivningar mot medlemmar och instruktörer. Specialpass som extra krydda till schemat t ex danspass, pilates etc. Skapa schema När du gjort de viktiga stegen i processen kommer du till själva schemaläggningen. Du behöver göra en analys alys av hur det fungerat, addera din faktainsamling och börja skapa schemat. 1. Identifiera vilka pass som fungerar och låt dem vara kvar. 2. Identifiera vilka som inte fungerar och plocka bort. 3. Flytta ev. ett självgående pass till mindre attraktiv tid till förmån för ett pass som behöver marknadsföras (t ex nyhet). 4. Se över balansen mellan baspass, totalpass och specialpass. 5. Se över balansen av typer av pass. 6. På tider där många vill träna lägg pass som attraherar en bred målgrupp. 7. Addera nyheter (t ex pilates). 8. Synkronisera med instruktörstillgång/önskemål. 9. Uppstår behov av nyrekrytering och/eller investeringar i redskap. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 10 Tänkvärt Hur ser schemat ut idag? Finns möjlighet för nya medlemmar att komma in i verksamheten? Hur ligger passen fördelade på inriktning samt nivå? Vad finns på schemat som främjar nyrekrytering av medlemmar? Vilka argument för lönsamhet finns för att satsa på utveckling av utbudet? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur vill du att det fungerar i framtiden? Planering för schema Mötesteknik Syfte Att skapa en tydlig mötesstruktur med bra informationsflöde och relevant innehåll. Innehåll - Mötesstruktur - Innehåll - Informationsfl öde - Förberedelse - Uppföljning Budget: Salar/tider: Verksamhetsprioriteringar: Typer av pass/antal: Nyheter: Önskemål: Behov redskap/rekrytering: Mötesstruktur I syfte att skapa ett väl fungerande informationsflöde behöver vi ha möten i föreningen där ledarna samlas och får likriktad information. Inte sällan konkurrerar dessa möten med en rad andra faktorer i mötesdeltagarnas liv. Familj, heltidsarbeten, sociala skäl mm är sådant vi behöver ta hänsyn till då vi skapar vår mötesstruktur. En grundregel är att ha färre möten med relevant innehåll där de kallade känner att det känns meningsfullt och viktigt att närvara. Möten som hålls ofta där deltagarna kanske behöver offra värdefull tid tenderar att bli ointressanta och syftet med mötet går förlorat då bara ett fåtal av de kallade dyker upp. Frågeställningar som hjälper dig att skapa en bra mötesstruktur kan vara: Hur ofta? Ett stort uppstartsmöte inför varje termin/schemaperiod är en realistisk målsättning för en normalstor förening. Mötet behöver innehålla en mix av information, kompetensutveckling (kanske en föreläsning) och social samvaro för att främja grupputvecklingen och vi-känslan. Småmöten? Mindre möten där en specifik grupp är kallade för att få information/utbildning/ lösa problem inom sitt område. Till exempel cykelinstruktörer som arbetar fram en passbeskriving och kör ett pass tillsammans med en gästinstruktör. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 11 Vilka bör vara med? Respektera att alla inte behöver vara med på alla möten. Utgå ifrån syftet med mötet och kalla de som behöver vara delaktiga. Information kan spridas till övriga via mail och de som deltar känner att det är fokus på deras område vilket gör det intressant att närvara. Sociala möten Möten där huvudsyftet är att umgås tillsammans. Ta gärna hjälp av olika personer för att sätta innehållet i dessa träffar. Vi har alla olika uppfattning om vad som är en trevlig samvaro och vi har också olika behov av att vara med i dessa sammanhang. Medvetandegör mötesstrukturen! Låt samtliga få veta hur mötesstrukturen ser ut på anläggningen och vilka möten de förväntas delta i. Skriv gärna in i samarbetsavtalet att t ex ett uppstartsmöte per termin är obligatoriska. Innehåll Var noga med att tänka igenom syfte/mål med mötet och skriv ner detta i en inbjudan till de kallade. I inbjudan bör det tydligt framgå: Vilka som är kallade Syfte Tidsram (tid, plats, hur långt) Vilka förberedelser behöver deltagarna göra Evenetuellt förberedelsematerial skall finnas med Informationsfl öde För att information ska nå mottagaren bör föreningen ha en tydlig struktur även för informationsflöde. Viktigt är att alla känner till vilken information de förväntas ta till sig och var/hur de kan få denna! Ett system för löpande information kan vara ett veckobrev som skickas ut via mail glöm dock inte att kontrollera att alla tycker det är OK med info via mail och om inte vilket alternativ finns då (t ex postfack). Information som är av mer kort natur kan kommuniceras via t ex en anslagstavla återigen är det viktigt att säkerställa att alla känner till att de förväntas titta på tavlan då de kommer till anläggningen. Information som är mer övergripande och rör verksamheten i stort kommuniceras med fördel på t ex uppstartsmöten där alla är samlade. Tänkvärt Behöver alla all information? Ett för stort informationsflöde tenderar tyvärr att bli ointressant och viktig info kan gå förlorad. Förberedelse Oavsett mötets innehåll är förberedelsen din viktigaste del! Utmaningar inför ett möte kan exvis vara att skapa: hög närvaro effektivitet intresse en röd tråd tidsram högt engagemang bra möteslokal, hjälpmedel aktiviteter inbjudan, förberedelsematerial Se till att planera och förbered i god tid! Att nå en punkt där intresset att vara med på kommande möten blir ett måste för deltagarna själva är en härlig känsla. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 12 Uppföljning Att vara med på ett möte där beslut fattas, problem diskuteras eller löses utan att det följs upp är lika med döden för nästa möte. Kommunicera ut resultatet av mötet, tacka deltagarna, medvetandegör ev. handlingsplaner och beslut som skall genomföras och vem/vilka som är ansvariga. Till exempel genom veckobrev eller protokoll. Tänkvärt Vilka möten hålls idag inom gruppträningen/föreningen? ningen? Är de välbesökta? Vem ansvarar för mötena måste det alltid vara samma person som är sammankallande. Behöver alla vara med på alla möten? Finns det en tydlig strategi för informationsflödet idag? Vilka olika informationskanaler finns? Känner alla till var och vilken information som sprids? s? Hur kan du skapa en känsla av mervärde på mötena? Hur skapa en känsla av att inte vilja missa ett möte? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur skulle du vilja att det fungerade i framtiden? Planeringsmall för presentationer: Syfte/mål med mötet Målgrupp/deltagare Inledning Innehåll Summering Avslut Uppföljningsteknik Syfte Öka medvetenheten över hur, vad och varför r vi arbetar med uppföljning i vår verksamhet. Även hitta nya infallsvinklar att arbeta med uppföljningar för att utveckla instruktören. Innehåll - Syfte och grundidé med uppföljningar? - Vad är viktigt när vi gör uppföljningar? - Vilken roll har du som uppföljare? - Vad är viktigt att ta hänsyn till när vi arbetar med uppföljningar? - Tillvägagångssätt (innan, under och efter uppföljning) - Uppföljningsschema - Uppföljningsunderlaget - Vad kan vara utmanande i uppföljningar? - Att själv fylla på med energi och kunskap - Praktisk träning i att göra uppföljningar med feedback För att kontinuerligt vara uppdaterad och fokuserad på rätt saker är det viktigt att vi som gruppträningsansvariga har en nutidsbaserad uppfattning över verksamheten. Genom att kontinuerligt arbeta med uppföljningar hjälper vi till att bibehålla, utveckla och höja kvalitén hos instruktörerna. Och även snabbt kunna göra en punktinsats om det krävs. Uppföljningen är även till för att du som ansvarig ska kunna skapa dig en uppfattning om utbildningsbehovet, bygga teamkänsla och förtroende i gruppen. Att arbeta med uppföljningar handlar mycket om att skapa rela- tioner och kommunikation, att nå ut och få andra människor att öppna upp för feedback och möjligheter till förändring! Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 13 Syfte med uppföljningen 1. Föreningens styrelse vet hur statusen är på gruppträningen, helt enkelt kunna svara på frågan hur gruppträningen utvecklas/går i föreningen. 2. Den gruppträningsansvariga får information om hur det ser ut på golvet, som sedan kan användas till schemaläggning, utbildning, rekrytering. Har och skapar bra kontakt med gruppen. 3. Medlemmen får en kvalitetssäkring på träningen, vi håller vad vi lovar. 4. Instruktören får hjälp till utveckling, stöd och råd i sin roll. Vilken roll har du som gör uppföljningar? Du som uppföljare representerar föreningen. Medlemmen ser att föreningen jobbar med kvalitetssäkring, detta skapar förtroende hos medlemmarna. Instruktören känner sig behövd, sedd och viktig i sitt arbete. Vad är viktigt när vi gör uppföljningar? Att du som grupträningsansvarig är förberedd samt har en plan över vilka instruktörer som ska prioriteras och varför? Sätt ramen för vad du vill få ut av en uppföljningsperiod, vad ska det leda till? Ha gärna ett mål, beroende på var ni befinner er som förening inom instruktörskvalitet. Tillvägagångssätt Innan Under Efter uppföljning Innan uppföljningen Skapa en bra start för dig och instruktörerna genom att skicka ut ett frågeunderlag där du kan skapa dig en uppfattning över vad de själva tycker att de befinner sig samt vad de vill utveckla/förbättra och varför. Då har du lättare att göra en uppskattning över hur stort arbetet kan bli. Helt enkelt lär känna dina instruktörer samt att de kommer ha lättare att ta emot feedback. Att du själv som gruppträningsansvarig är säker på uppföljningsunderlaget så att du kan släppa fokus på dig själv och underlaget när du ger feedback till instruktören. Planera väl och se till att göra ett uppföljningsschema, hur många och vilken period är den bästa att arbeta med uppföljningar. Informera och ge förutsättningarna till instruktörerna över vad du kommer att bedöma och varför du är där. Skicka/dela ut och gå igenom uppföljningsunderlaget innan uppföljningen för att de ska bli insatta. Detta gör att de lättare kan ta till sig feedbacken. Informera instruktörerna, medlemmarna och föreningen/styrelsen när du kommer att göra uppföljningar. Skapar ofta en positiv och förväntansfull atmosfär. Berätta för instruktörerna vad ni vill att uppföljningsperioden ska leda till, vad som är syftet och målet. Kolla av om du kan/ska ge feedback direkt efter passet eller om ni ska boka en annan dag, kan vara skönt att ha de gjort innan passet. Praktiskt hur görs en uppföljning? Med hjälp av uppföljningsunderlaget och vid behov med videokamera för att konkret kunna hjälpa instruktören i att se teknik, kommunikation m.m. Sitt längst bak i salen där du inte tar någon uppmärksamhet från instruktören. Se till att instruktören på ett positivt sätt berättar varför du är i salen. Sätt igång med uppföljningen, följ underlaget och gör stödanteckningar. Direkt efter passet, ge instruktören bekräftelse. Ge feedback eller stäm av den bokade tiden för feedbacken. Vad tittar vi på? Uppföljningsunderlaget (se sid 15). Uppföljningsunderlaget är uppdelat i huvudgrupper vilket gör att det går att applicera på flera typer av pass. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 14 Hur gör vi? Förslag på uppföljningsschema 45-60 minuter 1. Samla dig själv innan du ger feedback, sammanfatta vad som är viktigt att ge feedback på. Ha en klar bild över vad och hur du vill få fram ditt budskap. Se till att skapa förutsättningar för feedbacken, sitt på en plats där ni får arbeta ostört och ni båda kan vara fokuserade. 2. Börja med att få personen att slappna av, ca 3-5 minuter. 3. Var pedagogisk, berätta hur du kommer att ge feedback, upplägget för feedbacken och hur lång tid det kommer att ta, sätt en tydlig ram. 4. Var konkret och tydlig i din kommunikation och feedback, hitta sätt att nå fram till den andra personen. Blanda coaching med feedback för att få personen att komma på egna lösningar och svar. Ha exempel på det du ser personen kan förbättra, för att skapa förtroende. 5. När du gått igenom de olika huvudgrupperna, var noga med att summera och sammanfatta vad som är bra och vad som kan förbättras och motivera varför. Detta leder ofta till förändring. Kolla av med instruktören att ni är överens och ta ut de första sakerna att arbeta på. 6. Balans mellan saker som är bra och som behöver förbättras. 7. Hålla röda tråden, håll dig till ämnet. 8. Gör uppföljningen rolig, utvecklande, stimulera till förbättring och få personen att känna sig framgångsrik och nöjd med sina prestationer. Hjälp instruktören att besvara frågorna; när, var, hur och vad ska det leda till? 9. Stäm av och följ upp uppsatta mål och förändringar som kommer att göras. 10. Avsluta gärna med att ge uppskattning till instruktören, få personen att känna sig framgångsrik. Efter uppföljningen Sammanfatta och dokumentera det du säger och ger feedback på. Informationen kan du dela med dig av till ansvariga och använda till schemaläggningen. Sätt upp tid för återkoppling eller en ytterligare uppföljning. Frågor som kan vara bra att ställa till instruktören Vad gick bra i passet Vad gick mindre bra? varför? Vad är dina starka sidor som instruktör? Vad är dina svagheter? Hur har du tänkt när du gjorde? Vad motiverar dig att instruerar? Vad är utmanande just nu? Vad vill du själv förändra och utveckla? Vad är roligast just nu med att instruera? Vem är din förebild? Vilka ser du är de 3 viktigaste sakerna att arbeta på just nu? Varför? Vad vill du få fram/framhäva mer som instruktör? Korpen erbjuder i samarbete med The Academy och SAIF (Sveriges Akademiska Idrottsförbund) en träningsansvarigutbildning i steg 1 och steg 2. Läs mer och anmäl dig på www.korpen.se Vad kan vara utmanande när vi förbereder och arbetar med uppföljningar? Att skapa en bra start. Att skapa ett bra avslut. Att påverkas av instruktörens tillstånd. Hålla feedbacken kort om det är mycket som behövs arbetas på och med. Hålla balans mellan det som är bra och det som utvecklas och förändras. Att själv fylla på med energi och kunskap Boka in en egen uppföljning för att få feedback och energi. Boka in andrum under uppföljningsperioden. Leta upp bra böcker och material som hjälper dig i din roll som utvecklare av instruktörer. Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTVECKLA OCH UTVÄRDERA 15 Utvärderingsunderlag Aktivitet: Instruktör: Dag/tid: Antal deltagare: Utvärderare: Klassupplägg Instruktion Disponering av tiden I god tid Övningsval Ordval/visuellt Presentation och avslut av klassen Kort och tydligt Teknik Coaching och feedback Grundstabilitet /hållning Ger uppskattning individuellt och grupp Rörelse kvalitet Förändrings feedback God fysik orkar instruera klassen Ger modifikationer Pedagogik Förmedling av aktiviteten Utlärningsteknik anpassad till deltagarna Närvaro Bibehåller effektivitet genom hela klassen Energi Personlighet Ett material från Copyright
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / KORPEN LINKÖPING 16 4Så här jobbar Korpen Linköping med sin gruppträning Här berättar Jennifer Wiktander gruppträningsansvarig på Korpen Linköping: Utgångspunkten var att det redan fanns en anläggning med ett antal idrottshallar - Korpen Collegium på industriområdet Mjärdevi Science Park i Linköping. Den bestod av ett antal mindre idrottshallar som hyrdes ut till föreningar, företag, en skola och till privatpersoner. er. Det fanns också ett litet gym och en större hall där det bedrevs fem gruppträningspass pass i veckan, säger Jennifer Wiktander. Gymbranschen är ung och expansiv. 30% av den svenska befolkningen går redan på gym eller tränar på egen hand cirka 50 gånger per år. 40% tränar inte alls men är påverkbara, skulle vilja. De återstående 30% vill inte och det är inte heller någon idé att försöka på- verka dem. Det konstaterar den före detta friidrottsmästaren Björn Johansson, som numera äger en rad träningscentra samt är författare och föredragshållare om träning och hälsa. I sin bok Starta och driva gym säger han att det är de 40% som skulle vilja som gymentreprenören ska koncentrera sig på. Det är första grundregeln. För övrigt krävs en rad tillgångar för att lyckas, nämligen kunskap om management, marknadsföring, försälj- ning och kundvård. Allt detta har Korpen. Och dessutom ett känt varumärke. Men ändå är det långt ifrån enkelt att starta en gruppträningsverksamhet. Jennifer Wiktander, Korpen Linköping Gruppträningshallen var bristfällig. Den saknade speglar, sviktande golv och bra musikanläggning. Korpen Linköpings styrelse såg potentialen i det företagstäta området och satte igång en grundlig omvärldsanalys. Kontentan blev att behovet av gym- och gruppträning i området var större än utbudet. I juni 2010 startade vi därför renovering och ombyggnad av Korpen Collegium. De gamla maskinerna i gymmet kompletterades med nya. Vi byggde en helt ny spegelsal med sviktande golv och skaffade en ny musikanläggning samt investerade i Easyline-maskiner för både grupp- och individuell träning. Renoveringen och inventarierna bekostades av det bolag som äger fastigheten och som vi hyr av. I början fick utbudet av träningsformer styras av den kompetens som de gamla Korpen-instruktörerna hade men successivt skaffades fler med andra kompetenser. Korpen Linköping sökte nya instruktörer via Arbetsförmedlingen, via en kampanj Bli en av oss! Bli instruktör på Korpen!, som bestod i planscher som spreds på skolor, i affärer och via dagstidningsannonser. Facebook användes också flitigt som kanal. Ett tips till gruppträningsansvariga är att försöka skaffa sig ett stort kontaktnät. Fråga bland vänner och bekanta. Kanske känner de någon som känner någon som skulle kunna tänka sig att bli instruktör eller det kanske finns potentiella ledare bland deltagarna i de grupper som redan är igång, säger Jennifer.
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / KORPEN LINKÖPING 17 Rätt drivkraft Jennifer betonar också att det gäller att rekrytera rätt personer, det vill säga att det i rekryteringskampanjerna klart framgår att det inte är för pengarna man i första hand blir Korpen-instruktör arvodet är inte högt, 100-150 kr per pass utan för att man brinner för att inspirera andra, att förmedla träning och glädje i träningen. Det Korpen kan erbjuda är inte i första hand pengar utan gemenskap, fortbildning och inspiration. Hon tror att Korpen kan förmedla en extra vi-känsla via sitt varumärke, att det är viktigt med enhetlig instruktörsklädsel med logotypen på, att Korpen ordnar instruktörsträffar, skickar ut veckor- brev med information, hjälper till att skaffa musik till gruppträningen och så vidare. Artikel i lokaltidningen För att locka till sig fler kunder till den renoverade och ombyggda anläggningen satsade Korpen Linköping en hel del på annonser i den största dagstidningen, Östgöta Correspondenten, men även i mindre lokaltidningar som Linköpingsposten och tidningen Nolltretton. Vi distribuerade även ut flygblad via Svensk Direktreklam. Men det bästa är om man kan locka journalisterna att skriva om sin verksamhet. Vi kontaktade 24 Corren, som kom och filmade ett Zumba-pass och visade det i nyhetssändningar under ett helt dygn. Det gav oss många nya medlemmar, säger Jennifer. Andra sätt att locka nya medlemmar är att erbjuda gratis provträningar och att anordna event, som till exempel Öppet Hus eller temaveckor i form av Mind-träning, Funktionell träning, Morgonträning inklusive frukost med mera. För statistik över passen Jennifer rekommenderar gruppträningsansvariga att föra statistik över passen. Det är viktigt för utvärderingen att skriva upp antalet deltagare per pass och att analysera varför det kommer så få eller så många. Beror det på att passets tidpunkt är fel, att svårighetsgraden är fel för målgruppen eller kvaliteten hos instruktöreren? Det måste analyseras. Andra erbjudanden Massage Kostrådgivning Personlig träning Sjukgymnastik Föreläsningar Företagsaktiviteter Äventyr För mer info: www.korpen.se/linkoping eller maila jennifer.wiktander@korpen.se Tips på utbildningar Kring utbildningar rekommenderar hon följande aktörer: - Korpens egna utbildningar, t ex Korpen Östergötland - AerobicWeekends Sweden - Gymnastikförbundet - The Academy - Worldclass Educations - Holistictraining - Zumba Fitness Korpen Collegiums erbjudanden Idag erbjuder Korpen Collegium 30 pass per vecka. - Zumba Gold - Afro - FT (funktionell träning) - EFIT - Core - CorePuls - Easyline - Pump (skivstångsträning) - Gympa - Step - Poweryoga - Senioranpassad cirkelträning - Ungdomsanpassad cirkelträning och styrketräning - Mamma/Barn
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / 3 GODA EXEMPEL FRÅN VERKLIGHETEN 18 5Instruktörsrekrytering 3 goda exempel från verkligheten Utan ledare och instruktörer kan vi inte bedriva vår verksamhet. Egenskaperna vi söker hos en instruktör är många, de ska kunna kommunicera effektivt, vara ledare, organisera, planera, skapa trygghet och ta ansvar. För att nämna några. För att hitta dessa människor krävs hårt arbete för de flesta föreningar. Det finns lika många sätt att rekrytera som det finns föreningar och det är bara fantasin som sätter gränsen för olika rekryteringskampanjer. Det som är viktigt att komma ihåg är att ha en strategi och planer för rekrytering och inte låta det bli impulsiva insatser när terminsstarten närmar sig. För lite tips kring rekryteringsarbete följer här några gruppträningsansvarigas tankar kring detta. Korpen Växjö Ros-Marie Säll och Mona Ringdal arbetar i Korpen Växjö som bedriver en omfattande gruppträningsverksamhet med över 15 olika typer av pass. Detta kräver en stor instruktörsbas och så här berättar de om sitt rekryteringsarbete: Vi försöker ha våra öron och ögon öppna och vi hittar gärna nya ledare direkt ur våra grupper. Det är sällan vi annonserar. Ett samarbete med Grimslövs Folkhögskola, Hälsa Friskvårdslinjen är under utvecklande där vi använder praktikanter från deras utbildning i vår verksamhet. Universitetet är också en bra bas att rekrytera ifrån. Sara Ullman, lärare AerobicWeekends Sweden
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / 3 GODA EXEMPEL FRÅN VERKLIGHETEN 19 Korpen Stockholm Under hösten 2011 arbetade Lisa Norström, gruppträningsansvarig och projektledare på Korpen Stockholm, intensivt med att utveckla verksamheten. Fokus låg både på att utöka utbudet, men även på instruktörsrekrytering och utveckling. Under hösten har vi kört en rekryteringskampanj via Arbetsförmedlingen. Vi har sökt både specifik kompetens som instruktörer i tex Zumba, Vatten och Funktionell träning, men vi har även haft en löpande annons om att vi söker gruppträningsinstruktörer. Jag tänkte även köra en affischkampanj på t ex högskolor, men när jag såg att satsningen via Arbetsförmedlingen gav så pass mycket la jag det på is. En annan reflektion Lisa gör kring kampanjen med Arbetsförmedlingen är att de fått in medarbetare med bra variation i både kön, ålder och etnicitet. Människor med en annan bakgrund än när hon huvudsakligen rekryterade via sina egna nätverk. tips För mer inspiration, tips och idéer kring gruppträning, besök gärna Fitness Magazines hemsida www.fitness-magazine.com Korpen Gävle Korpen Gävles gruppträningsansvariga, Catarina Wikström, klev in i en befintlig verksamhet när hon började jobbet för fem år sedan. Det fanns då redan 49 gruppträningspass i veckan, dels på Sporthuset och dels några vattenklasser i olika simhallar. I dag har antalet pass ökat till över 70 och en hel del förändringar har skett innehållsmässigt på passen. Korpen Gävle har inga större problem med att hitta instruktörer till sina gruppträningspass. Det räcker med att ha en stående rekryteringsannons på hemsidan och att rekrytera bland motionärerna. Det är framför allt när vi söker någon med en speciell kompetens, kanske i en speciell dansform, som vi letar bland våra egna motionärer. Vi ser ju om någon är särkilt bra på en viss sak, säger Catarina. Alla tillfrågade vill förstås inte vara ledare men tillräckligt många. Som instruktör får man träna gratis hur mycket man vill, man får ett utbildningsbidrag för fortbildning och en liten ersättning per pass, 120 kr för nybörjare och 160 kr efter två år. Catarina Wikström Korpen Gävle Lisa Norström Korpen Stockholm
KORPENS GRUPPTRÄNINGSSGUIDE / UTBILDNING 20 6 Utbildning utbildning och fortbildning gör dem inte bara bättre utan ger även ett Kvalité och utbildning går hand i hand. Att erbjuda sina instruktörer gör dem inte bara bättre utan ger även ett mervärde och gör er som förening attraktiv att leda pass för och inte minst stanna som instruktör hos. Marknaden för utbildning är stor, det som följer här nedan är de utbildningsorganisationer som Korpen centralt har avtal med samt de utbildningar som SISU Idrottsutbildarna rna erbjuder. Korpen erbjuder en mängd egna gruppträningsutbildningar räningsutbildningar som du hittar på www.korpen.se Korpen samverkar med Gymnastikförbundet som erbjuder olika gruppträningsutbildningar runt om i landet. Korpens föreningar r betalar samma pris som Gymnastikförbundets medlemmar. Du hittar deras utbildningar genom www.korpen.se Korpen samarbetar med AerobicWeekends Sweden för att utbilda, inspirera och motivera motionärer, tränare och instruktörer inom gruppträning. Du som medlem inom Korpen erhåller 20% rabatt på den ordinarie kursavgiften på samtliga kurser, utbildningar och event inom Sverige. Mer information och länk till utbildningskalender hittar du på www.korpen.se Korpen erbjuder i samarbete med The Academy och SAIF (Sveriges Akademiska Idrottsförbund) en träningsansvarigutbildning i steg 1 och steg 2. Läs mer och anmäl dig på www.korpen.se Vill du ha 15% rabatt för instruktörer/personal på The Academys ut- bildningar? Anslut föreningen till The Academy Connected. Även dina medlemmar får då 10% rabatt på utbildningar. Mer information hittar du på www.korpen.se HLR (HjärtLungRäddning) Som ledare/instruktör kan du hamna i situationer då någon aktiv behöver snabb hjälp vid olycka eller sjukdom. En grundutbild- ning i hjärt-lung-räddning kan rädda liv! Utbildningar i HLR genomförs löpande i de flesta SISU-distrikt, för att hitta ditt distrikt se www.sisuidrottsutbildarna.se Akut skadebehandling Som ledare/instruktör är det bra att ha kun- skaper i akut skadebehandling. Ett snabbt och korrekt omhändertagande kan minska de negativa effekterna av en skada och påskynda läkningsprocessen. Utbildningar i akut skadebehandling genomförs i de flesta SISU-distrikt, för att hitta ditt distrikt se www.sisuidrottsutbildarna.se Du hittar alla Korpens utbildningar på www.korpen.se Henrik Bramsved AerobicWeekends Sweden