Arbetsmiljödelegation

Arbetsmiljödelegation Bilaga i arbetsmiljöpolicy DOKUMENTNAMN Arbetsmiljödelegation GILTIGHETSPERIOD Fr.o.m. 2003 DOKUMENTTYP Bilaga i arbetsmiljöpolicy BESLUTAT/ANTAGET KS 031117 150 DOKUMENTÄGARE Pajala kommun VERSION DOKUMENTANSVARIG Personal- löneenheten REVIDERAT 2013-06-27

Bilaga 1. Arbetsgivaransvar För att arbetsgivaren skall kunna ta sitt ansvar krävs att det finns ansvariga personer på alla nivåer som har en överblick inom sitt verksamhetsområde. En chef kan inte överlåta det juridiska ansvaret men däremot kan tillsyns- och arbetsuppgifter fördelas på olika befattningsinnehavare. Det innebär m a o att arbetsgivaren måste fördela åtgärdsarbete, tillsyns-, informations- och rapporteringsuppgifter till chefer och arbetsledare. Vad krävs för att kunna fördela ansvaret? Genom rättspraxis har man kommit fram till ett antal förutsättningar som skall vara uppfyllda för att ansvarsfördelning ska bli rättsligt hållbar. Dessa förutsättningar kan sägas vara följande: Ett klart och otvetydigt behov av ansvarsfördelning ska föreligga. Den, till vilken ansvar fördelas ska ha en relativt självständig ställning. Med fördelning av uppgifter ska följa tillräckliga beslutsbefogenheter. Den, till vilken ansvarsuppgifterna ges, ska ha erforderlig utbildning och kompetens. Av ansvarsfördelningen skall det klart framgå till vem ansvar getts. Arbetsordning vid ansvarsfördelning Steg 1: Styrelse eller nämnd fastställer ordning för ansvarsfördelning som klarlägger: styrelsens/nämndens uppgifter och ansvar uppgifter, ansvar, organisatoriskt och geografiskt ansvarsområde för varje funktion i "linjen", d v s programområdeschef, enhetschef/avdelningschef och arbetsledare vilken funktion som tar över vid ansvarigs frånvaro och vid oklarheter rutiner vid returnering av ansvarsuppgifter. 1

Bilaga 1. Till programområdeschefen ges uppgifter enligt bilaga 1 a. Exemplen i bilagan bör anpassas till den egna verksamheten. Steg 2: Programområdeschefen vidarefördelar uppgifter till ansvarig person för respektive funktion/enhet. Se exempel i bilaga 1 b. I varje enskilt fall måste förutsättningarna för vidarefördelning vara uppfyllda. I annat fall stannar ansvaret hos programområdeschefen. Steg 3: Respektive enhetschef/avdelningschef vidarefördelar därefter ansvarsuppgifter enligt ordning för ansvarsfördelning till underställda arbetsledare. Se exempel, bilaga 1 c. Här gäller samma krav på förutsättningar för ansvarsfördelning som i steg 2. Vidarefördelning är personlig och ska vara skriftlig Vidarefördelningen ska vara skriftlig. Det innebär att det ska finnas ett dokument som undertecknats av både den som ger arbetsuppgifter och den som tar emot arbetsuppgifter. Dokumentet ska dessutom beskriva vilka arbetsuppgifter som fördelats. Vidarefördelningen ska vara personlig. Det innebär att både den person som ger och den som får ska namnges. Kvarstående tillsynplikt För den som gett ansvarsuppgifter kvarstår alltid en tillsynsplikt att övervaka att dessa utförs på ett riktigt sätt. Under ansvarigs frånvaro Om ansvarig är frånvarande ligger alltjämt ansvaret kvar på denne om inte annat överenskommits. Vid oklarheter är överordnad chef ansvarig. När kan ansvarsfördelning ske? Av förutsättningarna för vidarefördelning framgår att man inte kan ta över ansvaret omedelbart vid tillträdet om man inte sedan tidigare har erfarenhet, kunskaper och utbildning om vad uppgiften innebär. 2

Bilaga 1. Den som vidarefördelar till närmast lägre nivå måste därför bevaka lämplig tidpunkt för att överlåta ansvar och uppgifter. Returnering Den som mottagit arbetsmiljöansvarsuppgifter, men som inte kan lösa uppkomna arbetsmiljöproblem på grund av att resurser eller befogenheter inte är tillräckliga, ska skriftligt returnera arbetsuppgifterna till den chef som vidarefördelat. Se bilaga 1 d. Vid oenighet om arbetsmiljöåtgärd mellan fördelande och mottagare ska detta påtalas skriftligt för den fördelande som då övertar ansvaret. 3

Bilaga 1 a Ansvarsfördelning till förvaltningschef Till Titel Namn har beslutat delegera arbetsuppgifter med namn/styrelse arbetsmiljöansvar enligt nedan: Förvaltningschefen har att skaffa sig kunskaper om arbetsmiljölagen, tillämpliga delar i socialförsäkringsbalken avseende sjukförsäkring, andra författningar, regler och avtal som rör området samt kunskap om befintlig skyddsorganisation. Förvaltningschefen ska: Organisera arbetsmiljöarbetet vad avser planering, ledning och kontroll inom programområdet Tillse att årlig sammanställning görs över ohälsa, olycksfall och tillbud Tillse att riskanalys av arbetsmiljön finns och uppdateras Tillse att handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet upprättas och att insatserna för arbetsmiljön följs upp Tillse att det inom programområdet finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet Tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet årligen revideras Fortlöpande skapa ekonomiska och personella förutsättningar för ett i praktiken fungerande arbetsmiljöarbete Tillse att gällande vidarefördelningsordning klart visar vem i organisationen som har ansvar för varje typ av fråga Stimulera initiativ på arbetsmiljöområdet Åtgärda brister i arbetsmiljön inom givna bestämmelser för vidarefördelning eller vidarebefordra (returnera) frågan till Underskrifter FÖRVALTNINGSCHEF ORDFÖRANDE DATUM Efter underskrift skall parterna ha ett exemplar var av blanketten 4

Bilaga 1 b. Ansvarsfördelning till avdelningschef I min egenskap av förvaltningschef delegerar jag till Dig de arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde som följer av arbetsmiljölagen: Avdelningschefen har att skaffa sig ingående kunskap om arbetsmiljölagen, tillämpliga delar i socialförsäkringsbalken avseende sjukförsäkring, andra författningar, regler och avtal som rör området samt om befintlig skyddsorganisation. Avdelningschefen ska: Organisera verksamheten med beaktande av arbetsmiljö-, anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten inom verksamheten Klargöra ansvarsfördelningen till underställda enhetschefer Tillse att verksamhetens personal (inklusive enhetschefen) t ex via arbetsplatsträffar fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall Fortlöpande åtgärda akuta brister i arbetsmiljön eller vidarebefordra (returnera) frågan till förvaltningschefen Upprätta handlingsplaner för arbetsmiljöverksamheten i samband med framtagandet av verksamhetsplanen Tillse att riskanalys av arbetsmiljön finns och uppdateras Tillse att planerade arbetsmiljöinsatser genomförs och får avsedd effekt Tillse att det finns rutiner för utredning av ohälsa, olyckor och tillbud och göra årlig sammanställning av dessa Genomföra årlig revidering av verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete I verksamhetsplanen tillse att utrymme finns för nödvändiga arbetsmiljöförbättringar samt för arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet Tillse att bestämmelserna i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, tillämpliga delar i socialförsäkringsbalken samt andra bestämmelser i avtal mm följs och att information om reglerna ges Tillse att arbetsmiljöverkets författningar samt normer och standard för utrustning och arbetsmetoder följs och information om innehållet i reglerna ges Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland personalen Ta vara på olika lösningar på arbetsmiljöproblem och rapportera dessa till förvaltningschefen 5

Tillse att eventuella ingripanden (förbud och förelägganden) från arbetsmiljöinspektionen respekteras och efterlevs Till förvaltningschefen returnera varje arbetsmiljöfråga för vilken avdelningschefen saknar befogenhet Underskrifter AVDELNINGSCHEF FÖRVALTNINGSCHEF DATUM Efter underskrift skall parterna ha ett exemplar var av blanketten 6

Bilaga 1 c. Ansvarsfördelning för enhetschefer I min egenskap av avdelningschef delegerar jag till Dig de arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde som följer av arbetsmiljölagen. Enhetschefer har att skaffa sig kunskap om arbetsmiljölagen, tillämpliga delar i socialförsäkringsbalken avseende sjukförsäkring, andra författningar, regler och avtal som rör området samt om befintlig skyddsorganisation. Enhetschefer ska: Tillse att arbetstagarna, speciellt nyanställda och minderåriga, får fortlöpande instruktioner om arbetsmetoder, utrustning, kemiska hälsorisker och övriga arbetsmiljöhänsyn mm till förebyggande av ohälsa och olycksfall. Momentet skall ingå i introduktionen till all personal Tillse att befintliga hjälpmedel och personlig skyddsutrustning används Tillse att vedertagen arbets-/förflyttningsteknik används Fortlöpande vidta åtgärder mot brister i arbetsmiljön eller vidarebefordra (returnera) frågan till avdelningschefen Tillse att arbetsskada och tillbud rapporteras till arbetsgivaren centralt. Dessutom skall arbetsskador rapporteras till Försäkringskassan och allvarligare olyckor och tillbud rapporteras till Arbetsmiljöverket. Ta initiativ till utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud och tillse att sådana utredningar genomförs. I samband därmed skall särskild uppmärksamhet riktas mot åtgärder för att förhindra ohälsa, olycksfall eller tillbud upprepas Tillse att den anställdes rehabiliteringsbehov klarläggs och att erforderliga arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder vidtas i enlighet med bestämmelserna i socialförsäkringsbalken. Delta vid planering av förändringar som har betydelse för arbetsmiljön Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland personalen bl a genom att regelbundet diskutera arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsträffar Ta vara på olika lösningar på arbetsmiljöproblem och rapportera dessa till avdelningschefen Inför verksamhetsplanering till avdelningschefen framföra behov av arbetsmiljöåtgärder Biträda avdelningschefen vid utarbetande av verksamhetsplanen samt bistå med 7

dokumentation och riskanalys av arbetsmiljöarbetet Till avdelningschefen returnera varje arbetsmiljöfråga, för vilken enhetschefen saknar befogenhet Underskrifter ENHETSCHEF AVDELNINGSCHEF DATUM Efter underskrift skall parterna ha ett exemplar var av blanketten 8

Bilaga 1 d. Returnering av fördelad arbetsuppgift Arbetstagare ARBETSTAGARE, EFTERNAMN OCH FÖRNAMN BEFATTNING ARBETSSTÄLLE/ANSVARSOMRÅDE Returnering av arbetsuppgift RETURNERAD ARBETSUPPGIFT ANLEDNING TILL RETURNERINGEN Mottagare av returneringen MOTTAGARE, EFTERNAMN OCH FÖRNAMN BEFATTNING ARBETSSTÄLLE/ANSVARSOMRÅDE Underskrifter ARBETSTAGARE MOTTAGARE AV RETURNERING DATUM Efter underskrift skall parterna ha ett exemplar var av blanketten 9