VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR STOCKBY VÄGFÖRENING Styrelsen för STOCKBY VÄGFÖRENING får härmed avge följande verksamhetsberättelse för budgetåret 2010-09-01-2011-08-31. Styrelse, Revisorer & Valberedning Thomas Sjökvist ordförande mandattid 2011 Thomas Sjökvist ledamot/vägmästare mandattid 2011 Klas Lindberg ledamot/v ordförande/belysningsansv/ vägmästare mandattid 2011 Lennart Gutå ledamot/kassör mandattid 2012 Kjell Nilsson ledamot/grönområdesansvarig mandattid 2012 Håkan Brännlund ledamot/sekreterare mandattid 2011 Bertil Hagberg suppleant mandattid 2011 Ingvar Hjärtsjö suppleant mandattid 2012 Arne Lundqvist suppleant mandattid 2012 Seppo Jonsson suppleant mandattid 2011 Revisorer Lars Eklund Revisor mandattid 2012 Gunilla Jerlinger Revisor mandattid 2011 Stefan Poulsen Revisorssuppleant mandattid 2012 Elisabeth Palm Revisorssuppleant mandattid 2011 Valberedning Anders Larsson Sammankallande mandattid 2011 Patrik Wohlfeil mandattid 2011 ADMINISTRATION Årsmötet hölls den 25 oktober 2010. Styrelsen har under året hållit 11 st. protokollförda sammanträden. Därutöver har olika arbetsmöten genomförts i olika grupper för hantering av det operativa ansvaret. Vidare har styrelsen haft ett antal möten med representanter från Ekerö kommun i frågor rörande vägföreningens ansvarsområden. Vägföreningens telefonnummer är 08-560 442 73. Där kan meddelande lämnas till en dygnet runt bemannad telefonmottagare. Uppge ärendets art så blir meddelandet omgående vidarebefordrat till respektive verksamhetsansvarig som kontaktar er snarast möjlig. Det går också bra att kontakta styrelsen via föreningens hemsida, se nedan. Postadressen till Stockby vägförening är Box 6, 179 03 STENHAMRA. -1-
INFORMATION Under året har flera fastigheter bytt ägare. Nya medlemmar hälsas välkomna till Stockby vägförening. Det händer att nyblivna fastighetsägare inte blir informerade om vår vägförening och dess uppgift. Styrelsen vill påpeka att fastighetsägaren automatiskt blir medlem i vägföreningen. Fastighetsägaren har enligt lag ansvar för att utgiftsstaten, enligt årsmötesbeslut, för innevarande budgetår inbetalas till vägföreningen. Frånträdande fastighetsägare skall informera om att ägarbyte skett. För att löpande ge medlemmarna tillgång till aktuell information har vägföreningen en hemsida -http://www.stockbyvagforening.org/. Via hemsidans epost-adresser kan medlemmarna enkelt kontakta ansvariga i styrelsen i olika frågor. VÄGUNDERHÅLL Trots det extrema vädret den senaste vintern kunde ändå snöröjning och halkbekämpning utföras i en omfattning som krävts för att upprätthålla nödvändig trafiksäkerhet. Det stränga vintervädret grävde dock stora hål i föreningens budget för vintervägunderhåll vilket framgår av den ekonomiska rapporten. Under våren 2011 har normalt renhållningsarbete utförts, bl.a. sopning av gator och upptagning av sand. Årligen återkommande reparationer av skador på vägar (potthålslagning), översyn av vägskyltar m.m. har genomförts. Under juni och augusti 2011 genomfördes planenliga asfalteringsarbeten. De vägar som åtgärdats är: Hampusvägen, Blåsbacksvägen och gång/cykelvägen Eknäs gärde Morellvägen samt dikesrensning längs Hemvärnsvägen. Vidare har diverse mindre skador åtgärdats såsom reparation av vägtrummor etc. Stockby vägförening har i samarbete med Stenhuggarbyns bostadsrättsförening utarbetat en lösning på problemen med genomfartstrafik. Ekerö kommun kommer att riva garaget till gamla reningsverket på Strandvägen. Eftersom Stockby Vägförening använder detta garage som förråd bl.a. reservskyltar, har styrelsen införskaffat en förrådscontainer som ersättning. I vår strävan att pressa kostnaderna för vägunderhållet samarbetar Stockby Vägförening och Närlunda Vägförening genom ett ramavtal med NCC och Närlunda Schakt för utförande av asfalteringsarbeten. Ramavtalet är treårigt och två år återstår av löptiden. Styrelsen kan glädjande konstatera att skadegörelse på skyltar, belysningsarmaturer m.m. har minskat kraftigt i omfattning under detta verksamhetsår. Skadegörelse på föreningens anläggningar åsamkar medlemmarna onödiga kostnader och det ligger i allas vårt intresse att fortsatt motverka detta. VÄGLOGGEN Under verksamhetsåret genomförs regelbunden inspektion av vägnätet. Detta dokumenteras i vägloggen. I loggen noteras typ av skada med fokus på bilväg- vilka åtgärder som skall och -2-
bör utföras och när dessa planeras. Vägloggen är styrelsens arbetsmaterial och underlag för budgetering av upprustningskostnader. BELYSNING Energin har levererats genom Ekerö Energi AB samt Fortum. Från och med den 1/3-2011 köper Stockby Vägförening energin genom Mälarenergi, vars Poolpris var det mest fördelaktiga alternativet vid upphandlingstillfället. Alla reparationer och ett visst underhållsarbete har utförts av Ekerö Energi AB till och med 2010-12-31efter beställning av Stockby Vägförenings belysningsansvarige. Från och med den 1/1 2011 har Stockby Vägförening genom ett ramavtal tillsammans med Ekerö kommun och Närlunda vägförening anlitat SVEVIA att sköta underhållet av våra belysningsanläggningar. Bytet till den nya entreprenören SVEVIA har dock initialt inneburit vissa problem som styrelsen försöker lösa tillsammans med entreprenören. Fortsatt regelbunden kontroll efter uppgjort schema av samtliga belysningar har genomförts. Enligt ett periodiskt underhållsschema byts ca 20 % av glödlamporna ut varje år. Utöver detta har utbyte av enstaka trasiga lampor, säkringar m.m. skett. GRÖNOMRÅDEN Skötsel av våra grönytor sker enligt avropsavtal med utsedd entreprenör. Enligt gällande avtal sköts våra grönytor av entreprenören TOPENT. Under verksamhetsåret har samarbetet med den nya entreprenören fungerat tillfredsställande. Entreprenören sköter alla grönytor med tillhörande dikes- och kantklippning. Där behov har förelegat har entreprenören även skött hamling och beskärning av buskar och träd. Styrelsen vill även passa på tillfället att påminna om varje fastighetsägares skyldighet att klippa häckar och buskar i anslutning till vägområdet, se tips och råd på vår hemsida. EKONOMI Avseende föreningens ekonomi redovisas den i särskilda rapporter. Stenhamra i september 2011 Stockby Vägförening Thomas Sjökvist Klas Lindberg Håkan Brännlund Lennart Gutå Kjell Nilsson -3-
RESULTATRÄKNINGAR Resultat 2009-09-01-2010-08-31 Noter till resultat 2010-2011 Resultat 2010-09-01-2011-08-31 Budget 2010-09-01-2011-08-31 Rörelsens intäkter Andelsavgifter 2 908 277 2 917 473 2 916 827 Slitageavgifter 18 138 22 693 8 253 Div övriga intäkter 24 216 69 061 10 000 Övriga erhållna bidrag 70 176 0 0 Statligt bidrag 42 514 49 899 45 000 Summa rörelseintäkter 3 063 321 3 059 126 2 980 080 Rörelsens kostnader Vinterunderhåll vägar -626 796-661 728-525 000 Beläggnings & underhållsarbeten vägar -1 544 879-1 300 000-1 300 000 Övrigt underhåll (Sopning m.m.) -89 978-139 714-90 000 Underhåll grönområden -273 602-280 000-280 000 Underhåll & elavgifter belysning -327 876 Not R1-308 564-300 000 Kostnader skadegörelse och stöld Not R2 0-50 000 Summa rörelsekostnader -2 863 131-2 690 006-2 545 000 Personal- & adm kostnader Arvoden & ersättningar inkl sociala avgifter -380 416-400 264-373 807 Övriga adm kostnader -96 900-84 842-100 000 Summa personal- & adm kostnader -477 316-485 106-473 807 Avskrivningar Nedskrivning kundfordringar 0-10 000 0 Summa avskrivningar 0-10 000 0 Finansiella intäkter & kostnader Ränteintäkter 7 846 24 640 25 000 Övr finansiella intäkter 13000 11000 0 Summa finansiella intäkter & kostnader 20 846 35 640 25 000 Årets resultat -256 280-90 346-13 727 Bokslutsdispositioner Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond -116 400 Not R3-55 100-55 000 Summa bokslutsdispositioner -116 400-55 100-55 000 Resultat efter bokslutsdispositioner -372 680-145 446-68 727-4-
Not R1 - Underhåll & elavgifter belysning Kostnad underhåll 89 822 kr Kostnad elavgifter 218 742 kr 308 564 kr Not R2 - Kostnader skadegörelse och stöld Dessa kostnader ingår i underhåll belysning, vägar och arvoden inkl sociala avgifter. Dessa kostnader har varit små detta år. <10 000 kr Not R3 - Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Minst 4 % av andelsavgifterna upp till en nivå motsvarande 20 % av andelsavgifterna enligt föreningens stadgar. 55 100 kr 55 100 kr -5-
BALANSRÄKNINGAR 2010-08-31 2011-08-31 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kundfordringar 30 000 9 120 Obligationer 1 000 000 1 000 000 Nordea Postgiro 127 628 1 129 302 Nordea kapitalfond 1 400 000 0 Nordea Likviditetsinvest 0 230 000 SUMMA TILLGÅNGAR 2 557 628 2 368 422 SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 761 868 54 601 Skuld deposition bygglov 160 000 120 000 Prel. skatt o arbetsgivaravg. 0 75 302 Reservering vägarbeten 759 316 Not B1 1 246 734 Reservering grönområden 0 Not B1 85 687 Underhålls- och förnyelsefond 528 400 Not B2 583 500 Summa skulder 2 209 584 2 165 824 Eget kapital Eget kapital 348 044 Not B3 202 598 348 044 202 598 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 2 557 628 2 368 422-6-
NOTER TILL BALANSRÄKNING 2010 / 2011 Not B1 Not B2 Not B3 Reserveringar vid bokslut NCC återstående asfaltering Topent återstående klippningar 2011 Underhålls- och förnyelsefond Avsättning 2010/2011 Total avsättning 2006-2010 Eget kapital Ingående balans 2008-09-01 Årets v/f Utgående balans 2009-08-31 1 246 734 kr 85 687 kr 1 332 421 kr 55 100 kr 583 500 kr 348 044 kr -145 446 kr 202 598 kr -7-
BUDGET 2010-09-01 2011-08-31 RESULTAT 2010-09-01 2011-08-31 BUDGET FÖRSLAG 2011-09-01 2012-08-31 INTÄKTER Andelsavgifter 2 916 827 2 917 473 2 956 932 Slitageavgifter Uppräknas med index, basmånad Jan 2007 8 253 22 693 8 429 Div övriga intäkter 10 000 69 061 10 000 Statligt bidrag 45 000 49 899 45 000 SUMMA INTÄKTER 2 980 080 3 059 126 3 020 361 Driftkostnader Vinterunderhåll vägar 525 000 661 728 600 000 Beläggnings- och underhållsarbeten vägar 1 300 000 1 300 000 1 300 000 Sopning, rensning brunnar och diken 90 000 139 714 100 000 Underhåll grönområden 280 000 280 000 195 000 Underhåll belysning 100 000 89 822 115 000 Elkostnader belysning 200 000 218 742 210 000 Utbyggnad belysning 0 0 200 000 Kostnader skadegörelse och stöld 50 000 0 25 000 2 545 000 2 690 006 2 745 000 Personalkostnader Arvode och ersättningar inkl sociala avgifter 373 807 400 264 387 338 373 807 400 264 387 338 Administrativa kostnader Div administrativa kostnader 100 000 84 842 100 000 100 000 84 842 100 000 Avskrivningar Nedskrivning kundfordringar 0 10 000 0 0 10 000 0 Bokslutsdispositioner Avsättning periodisk fond 55 000 55 100 7 000 55 000 55 100 7 000 SUMMA KOSTNADER 3 073 807 3 230 212 3 239 338 Finansiella poster Ränteintäkter 25 000 18 068 25 000 Övr finansiella intäkter 0 11 000 11 000 25 000 29 068 36 000 Redovisat resultat inkl. finansiella poster -68 727-142 018-182 977 Summa andelar 2011-2012 12 969 Avgift/andel 2011-2012 228 kr -8-
STYRELSENS FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR BUDGETÅRET 2011/2012. ADMINISTRATION Styrelsen kommer att genomföra regelbundna styrelsemöten. Dessa kompletteras med arbetsmöten inom respektive ansvarsområden i erforderlig omfattning samt möten i eventuella projekt. VÄGUNDERHÅLL Planerade vägarbeten för upprustning av vägstandard Styrelsen avser att fortsätta den inledda upprustningen av områdets vägar. Styrelsen föreslår därför följande preliminära planering av vägarbeten inför kommande verksamhetsår: Morellvägen Renettvägen Ev. ombyggnad av Båthamnsvägen efter pågående utredning. Styrelsen kommer att fortsätta planeringen och förbereda upphandling rörande upprustning av Båthamnsvägen. Statsbidrag kommer att sökas för detta miljonprojekt. Utöver planerad asfaltering ska rensning av diken ske där så bedöms vara nödvändigt. En slutlig planering av kommande verksamhetsårs asfalteringsarbeten fastläggs av styrelsen efter den besiktning av vägnätet som kommer att genomföras våren 2011. De vägar som då bedöms vara i sämst skick eller av trafiksäkerhetsmässiga skäl bedöms behöva åtgärdas kommer att prioriteras. BELYSNING Belysningsanläggningen kräver större nyinvesteringar under kommande verksamhetsår. Fortum kommer att förlägga en ny kabel på Stockby strand. Stockby Vägförenings styrelse avser att utnyttja detta tillfälle till att samtidigt låta lägga en jordkabel och byta befintliga trästolpar mot stålstolpar. Belysningsanläggningen längsgudmundvägen skall också byggas om på liknande sätt. Budgeten avser dessutom normalt underhållsarbete på belysningsanläggningen samt elkostnader. Fortum har varskott om att byta vårt debiteringssystem enl. lag. Stockby Vägförening har hittills schablondebiterats per ljuspunkt och 4000 timmar per år. Systemet med schablondebitering skall nu förändras till en debitering för faktiskt förbrukad energi och 17 st kwh mätare kommer att installeras av Fortum. På grund av att Stockby Vägförenings belysningsledningar i vissa fall distribuerar energi till Ekerö kommun s belysningsstolpar och Stockby Vägföreningi vissa fall får energi från Stenhamra samfällighet kommer detta att kräva vissa omkopplingar och nya kablar. -9-
GRÖNOMRÅDEN Ett fortsatt arbete planeras med hamling och upprensning i de områden som tidigare sköttes av Ekerö Kommun. EKONOMI Styrelsens förslag till budget för budgetåret 2011/2012 framgår av bifogat förslag. Andelstalen enligt 2004 års förrättningsbeslut och som fastställts i januari 2008, ligger till grund för utgiftsstaten. Utdebiteringen föreslås bli oförändrad 228 kr/andel för verksamhetsåret. I detta belopp ingår även den i stadgarna beslutade avgiften till Underhållsoch förnyelsefond. Faktura för vägavgift kommer att skickas ut under november månad med sista betalningsdag den 31 december 2011. -10-