Styrelsen för STOCKBY VÄGFÖRENING får härmed avge följande verksamhetsberättelse för budgetåret

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR STOCKBY VÄGFÖRENING Styrelsen för STOCKBY VÄGFÖRENING får härmed avge följande verksamhetsberättelse för budgetåret Styrelse, Revisorer & Valberedning Thomas Sjökvist ordförande mandattid 2009 Thomas Sjökvist ledamot/vägmästare mandattid 2009 Klas Lindberg ledamot/v ordförande/belysningsansv/ vägmästare mandattid 2009 Lennart Gutå ledamot/kassör mandattid 2010 Kjell Nilsson ledamot/grönområdesansvarig mandattid 2010 Håkan Brännlund ledamot/sekreterare mandattid 2009 Bertil Hagberg suppleant mandattid 2009 Ingvar Hjärtsjö suppleant mandattid 2010 Arne Lundqvist suppleant mandattid 2010 Seppo Jonsson suppleant mandattid 2009 Revisorer Lars Eklund Revisor mandattid 2010 Gunilla Jerlinger Revisor mandattid 2009 Stefan Poulsen Revisorssuppleant mandattid 2010 Elisabeth Palm Revisorssuppleant mandattid 2009 Valberedning Överlämnat av styrelsen till Anders Larsson mandattid 2009 ADMINISTRATION Årsmötet hölls den 27 oktober Styrelsen har under året hållit 11 st. protokollförda sammanträden. Därutöver har olika arbetsmöten genomförts i olika grupper för hantering av det operativa ansvaret. Vägföreningens telefonnummer är Där kan meddelande lämnas till en dygnet runt bemannad telefonmottagare. Uppge ärendets art så blir meddelandet omgående vidarebefordrat till respektive verksamhetsansvarig som kontaktar er snarast möjligt. Det går också bra att kontakta styrelsen via föreningens hemsida, se nedan. Postadressen till Stockby vägförening är Box 6, STENHAMRA. INFORMATION Under året har flera fastigheter bytt ägare. Nya medlemmar hälsas välkomna till Stockby vägförening. Det händer att nyblivna fastighetsägare inte blir informerade om vår vägförening och dess uppgift. Styrelsen vill påpeka att fastighetsägaren automatiskt blir medlem i -1-

2 Verksamhetsberättelse För Stockby Vägförening 2008/2009 vägföreningen. Fastighetsägaren har enligt lag ansvar för att utgiftsstaten, enligt årsmötesbeslut, för innevarande budgetår inbetalas till vägföreningen. Frånträdande fastighetsägare skall informera om att ägarbyte skett. För att löpande ge medlemmarna tillgång till aktuell information har vägföreningen en hemsida - Via hemsidans epost-adresser kan medlemmarna enkelt kontakta ansvariga i styrelsen i olika frågor. VÄGUNDERHÅLL Förberedelser inför vintersäsongen har skett genom översyn och påfyllning av sandlådor. Snöröjning och halkbekämpning har utförts i en omfattning som krävts för att upprätthålla nödvändig trafiksäkerhet. Under våren 2009 har normalt renhållningsarbete utförts, bl.a. sopning av gator och upptagning av sand. Årligen återkommande reparationer av skador på vägar (potthålslagning), översyn av vägskyltar m.m. har genomförts. Under maj och juni 2009 genomfördes planenliga asfalteringsarbeten. De vägar som åtgärdats är Alviksvägen (del av), Dalbovägen, Havrevägen, Humlegränd, Lupingränd, Majsvägen och Rågvägen. Även gångvägarna i området Blåsbackens gärde samt Eknäs har åtgärdats. Upprensning av diken har skett där så bedömts vara nödvändigt. Styrelsen måste tyvärr konstatera att skadegörelse på skyltar, belysningsarmaturer m.m. har varit fortsatt omfattande även under detta verksamhetsår. Skadegörelse på föreningens anläggningar åsamkar medlemmarna onödiga kostnader och det ligger i allas vårt intresse att motverka detta. Föreningens kostnader som orsakats av skadegörelsen framgår av bokslutsredovisningen. All skadegörelse har polisanmälts. VÄGLOGGEN Under verksamhetsåret genomförs regelbunden inspektion av vägnätet. Detta dokumenteras i vägloggen. I loggen noteras typ av skada med fokus på bilväg- vilka åtgärder som skall och bör utföras och när dessa planeras. Vägloggen är styrelsens arbetsmaterial och underlag för budgetering av upprustningskostnader. BELYSNING Energin har levererats genom Ekerö Energi AB enligt avtal som gäller t.o.m Energileveranserna har skett kontinuerligt utan anmärkningar. Alla reparationer och visst underhållsarbete har utförts av Ekerö Energi AB efter beställning av Stockby Vägförenings belysningsansvarige. Alla erforderliga reparationer har skett inom godkänd tid efter felanmälan. Fortsatt regelbunden månatlig kontroll av samtliga belysningar har genomförts under den mörka årstiden. Förutom periodiskt byte av glödlampor i vårt nät enligt rullande schema har utbyte av enstaka trasiga lampor skett. Vidare har ny belysning monterats på Dalbovägen och på övre delen av Skogsvägen. På den nedre delen av Skogsvägen har även tio stycken - 2 -

3 Verksamhetsberättelse För Stockby Vägförening 2008/2009 belysningsstolpar målats. Dessutom har ett flertal ytterligare reparationer utförts efter skadegörelse enligt vad som redan beskrivits ovan i avsnittet vägunderhåll. GRÖNOMRÅDEN Klippning av våra grönytor har skett enligt vårt avropsavtal med entreprenören. Avtalet har sagts upp i och med verksamhetsåret slut och skall omförhandlas inför nästa säsong. Även dikes- och kantklippning har utförts liksom hamling av träd och buskar. EKONOMI Avseende föreningens ekonomi redovisas den i särskilda rapporter. Stenhamra i september 2009 Stockby Vägförening Thomas Sjökvist Klas Lindberg Håkan Brännlund Lennart Gutå Kjell Nilsson - 3 -

4 RESULTATRÄKNINGAR Resultat Resultat Budget Rörelsens intäkter Andelsavgifter Slitageavgifter Avgift till Underhålls- och förnyelsefond 0 0 Återförda reserverade medel belysning Återförda medel lokalhyror Div övriga intäkter Not R Statligt bidrag Summa rörelseintäkter Rörelsens kostnader Vinterunderhåll vägar Beläggnings & underhållsarbeten vägar Övrigt underhåll (Sopning m.m.) Underhåll grönområden Underhåll, nyanläggning & elavgifter belysning Not R Kostnader skadegörelse och stöld Summa rörelsekostnader Personal- & adm kostnader Arvoden inkl sociala avgifter Not R Övriga adm kostnader Summa personal- & adm kostnader Avskriningar Nedskrivning kundfordringar Not R Återbetalning vägavgifter Ersättning enl Lantmäteri till medlemmar Finansiella intäkter & kostnader Ränteintäkter Räntekostnader Summa finansiella intäkter & kostnader Årets resultat Bokslutsdispositioner Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Not R Summa bokslutsdispositioner Resultat efter bokslutsdispositioner Not R1 - Div övriga intäkter Kostnad Summor Ersättning från Trafikförsäkringsföreningen för sönderslagen skyltbåge kr Asfaltering Vetevägens lekplats - andel Ekerö kommun kr Nedlagd rörtrumma vid privat fastighet kr kr Not R2 - Underhåll, nyanläggning & elavgifter belysning Kostnad underhåll kr Kostnad elavgifter kr kr Not R3 - arvoden inkl sociala kostnader Budget för arvoden är överskriden, då den i stället för ett år avser arvoden för 1,5 år. Bakgrunden till detta är en ändrad av periodisering av utbetalningar. Not R4 - Nedskrivning kundfordringar Gammal fordran som nedskrivits pga ringa storlek kr Not R5 - Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Minst 4 % av andelsavgifterna kr -4-

5 BALANSRÄKNINGAR TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Postgiro Bank Länsförsäkringar Not B Kundfordringar Not B Interimsfordringar Fordran hos Vägverket SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Not B Skuld deposition bygglov Not B Prel skatt o arbetsgivaravg Underhålls- och förnyelsefond Not B Summa skulder Eget kapital Eget kapital Not B SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL

6 NOTER TILL BALANSRÄKNING 2008 / 2009 Not B1 Not B2 Not B3 Not B4 Not B5 Not B6 Bank Länsförsäkringar Länsförsäkringar - fastränteplacering Länsförsäkringar - rörelsekonto Att disponera Kundfordringar Ekerö kommun Enskild fastighetsägare rörtrumma Obetald deposition vid nybyggnad Leverantörsskulder Spånga Mälarö LBC AB Telia Sverige AB 131 Weland Stål AB Arvode ledamot Skuld deposition bygglov Stockby 1:39, Gudmundvägen Stockby 4:90, Skogsvägen Stockby 4:132 Strandvägen 32C Stockby 4:159 Strandvägen 16A Stockby 7:3, Alvikens gårdsväg Stockby 7:10, Alvikens gårdsv Karlsborg 1:1, Strandvägen Karlsborg 1:2, Strandvägen Underhålls- och förnyelsefond Avsättning 2008/ Total avsättning Eget kapital Ingående balans Årets v/f Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Utgående balans

7 BUDGET RESULTAT BUDGET FÖRSLAG INTÄKTER Andelsavgifter Slitageavgifter Uppräknas med index, basmånad Jan Div övriga intäkter Statligt bidrag SUMMA INTÄKTER Driftkostnader Vinterunderhåll vägar Beläggnings- och underhållsarbeten vägar Sopning, rensning brunnar och diken Underhåll grönområden Underhåll belysning Elkostnader belysning Kostnader skadegörelse och stöld Personalkostnader Arvode och ersättningar inkl sociala avgifter Administrativa kostnader Div administrativa kostnader Avskrivningar Nedskrivning kundfordringar Ränteintäkter SUMMA KOSTNADER RESULTAT Summa andelar Avgift/andel kr -7-

8 STYRELSENS FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR BUDGETÅRET 2009/2010. ADMINISTRATION Styrelsen kommer att genomföra regelbundna styrelsemöten. Dessa kompletteras med arbetsmöten inom respektive ansvarsområden i erforderlig omfattning liksom möten med Ekerö kommun samt projektmöten. VÄGUNDERHÅLL Planerade vägarbeten för upprustning av vägstandard Styrelsen avser att fortsätta den inledda upprustningen av områdets vägar. Styrelsen föreslår därför följande preliminära planering av vägarbeten inför kommande verksamhetsår: Lokalgator mot Apelvägen (de exakta gatorna bestäms närmare tidpunkten för asfaltering) Ramundvägen G/c vägen från Solbacka till länsvägen (Efter kraftledningen). Utöver planerad asfaltering ska rensning av diken ske där så bedöms vara nödvändigt. En slutlig planering av kommande verksamhetsårs asfalteringsarbeten fastläggs av styrelsen efter den besiktning av vägnätet som kommer att genomföras våren De vägar som då bedöms vara i sämst skick eller av trafiksäkerhetsmässiga skäl bedöms behöva åtgärdas kommer att prioriteras. BELYSNING Belysningsanläggningen kräver inga större nyinvesteringar under kommande verksamhetsår. Budgeten avser normalt underhållsarbete på belysningsanläggningen samt elkostnader. Styrelsen anser sig tyvärr tvingad att även för kommande verksamhetsår budgetera för ett fortsatt behov av reparationer orsakade av skadegörelse på våra anläggningar. GRÖNOMRÅDEN Ett fortsatt arbete planeras med hamling och upprensning i de områden som tidigare sköttes av Ekerö Kommun. Inför växtsäsongen 2010 ska ett nytt avtal för klippningstjänsten upphandlas. En inventering och uppdatering av kartunderlaget kommer att ske för de områden som ska underhållas av Stockby Vägförening. Resultatet av inventeringen kommer att användas som underlag för upphandlingen av klippningstjänsten. Kartunderlaget kommer också att användas för att för den blivande entreprenören beskriva omfattningen av de ytor som ska underhållas

9 VERKSAMHETSPLAN FÖR BUDGETÅRET 2009/2010 EKONOMI Styrelsens förslag till budget för budgetåret 2009/2010 framgår av bifogat förslag. Andelstalen enligt 2004 års förrättningsbeslut och som fastställts i januari2008, ligger till grund för utgiftsstaten. Utdebiteringen föreslås bli oförändrad med 228 kr/andel för verksamhetsåret. Faktura för vägavgift kommer att skickas ut under november månad med sista betalningsdag den 31 december