Kommunstyrelsen 339 08.09.2014 Upphandlingsbeslut gällande restaurangtjänster i Kyrkslätts kommunhus Kommunstyrelsen 339 Restaurangtjänsterna i Kyrkslätts kommunhus konkurrensutsattes år 2011. Till serviceproducenter valde kommunstyrelsen Esa och Eija Fast (öppet bolag), dvs. Lounasravintola Taikahetki (19.12.2011 471). Avtalet ingicks 27.1.2012. Lounasravintola Taikahetki sade upp avtalet om restaurangtjänster 23.2.2014 och företagets verksamhet i kommunhusets restaurang upphörde vid midsommar 2014. Kommunstyrelsen i Kyrkslätt beslutade vid sitt sammanträde 23.6.2014 267 att konkurrensutsätta kommunhusets restaurangtjänster på det sätt som framfördes vid sammanträdet. Befogenheter i upphandlingsärendet Eftersom man beräknar att upphandlingens värde under avtalstiden överskrider EU:s tröskelvärde hör beslutet om upphandlingen till kommunstyrelsen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut 19.12.2012 173 om upphandlingsbefogenheter år 2014. Föremål för upphandlingen Föremålet för upphandlingen i anbudstävlingen är serveringar som beställs till möten och andra evenemang i kommunhuset, för vilka kommunen ingår ett avtal med en serviceproducent. Kommunen garanterar inte serviceproducenten någon minimiförsäljning gällande beställningar till sammanträden och andra serveringar. Föremålet för upphandlingen och kraven som gäller servicen har beskrivits noggrannare i anbudsförfrågan och i avtalsutkastet som var bifogat till den. Enligt avtalet ska serviceproducenten hyra kommunhusets restaurangutrymmen av kommunen. Uthyrningsalternativen presenterades i anbudsförfrågan och i avtalsutkastet som var bifogat till den, där man presenterade villkor och minimikrav för alternativa anbud, bl.a. minimihyror för alternativen. Upphandlingens avtalsperiod är två år och den har två ett år långa optionsperioder. Grunden för val av anbud och jämförelsegrunder Grunden för valet av anbud är totalekonomisk fördelaktighet. Av de anbud som godkänns för anbudsjämförelse väljs det totalekonomiskt mest fördelaktiga med iakttagande av nedanstående jämförelsegrunder: - jämförelsepris för helhetsserveringar inklusive moms (vikt 70 %), - erbjuden utrymmeshyra utan moms (vikt 20 %) och
- anbudsgivarens erfarenhet och yrkesskicklighet, som överskrider minimikraven i bilaga 2 (Anbydsgivarens lämplighet) till anbudsbegäran (vikt 10 %). Upphandlingsförfarande Det är fråga om en sekundär tjänsteupphandling i enlighet med bilaga B som överskrider EU:s tröskelvärde, vilken tillämpas med användning av öppet riksomfattande förfarande som avses i 24 i lagen om offentlig upphandling. I upphandlingen följs lagen om offentlig upphandling (348/2007) och den kompletterande författningen (614/2007) som ändringar som senare gjorts i den. Före publiceringen av den egentliga upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan publicerades ett förhandsmeddelande om konkurrensutsättning av kommunhusets restaurangtjänster 5.6.2014 i annonseringskanalen för offentlig upphandling, HILMA. I förhandsmeddelandet berättades om den kommande anbudsbegäran och om ett möjligheten att 18.6.2014 bekanta sig med restauranglokalen och ställa frågor innan publiceringen av upphandlingsannonsen och anbudsbegäran. Fyra potentiella anbudsgivare bekantade sig med kommunhusets restaurangutrymmen. I HILMA-tjänsten publicerades 11.7.2014 en upphandlingsannons och anbudsförfrågan 10.7.2014 Dnr 545/2.8.2000/2014 jämte bilagor. De som uttryckt sitt intresse för anbudstävlingen informerades om publiceringen av anbudsförfrågan per e-post 11.7.2014. Man meddelade också 4.8.2014 om anbudsbegäran på kommunens webbplats under rubriken Upphandlingar. Enligt anbudsförfrågan presenterades kommunhusets restaurangutrymmen på nytt den 5.8.2014 varvid en potentiell anbudsgivare var på plats som inte hade besökt utrymmena vid presentationen av restaurangutrymmena i juni. Den utsatta tiden för eventuella frågor gällande anbudsförfrågan var 6.8.2014. Inga frågor inkom och anbudsförfrågan preciserades inte. Man meddelade om ärendet på kommunens webbplats 8.8.2014 gällande ifrågavarande anbudsförfrågan. Erhållna anbud Inom utsatt tid 18.8.2014 kl. 12 inkom ett anbud, som inlämnades av Työmajakka ry, Kyrkslätt. Anbudsgivarens lämplighet Enligt anbudsförfrågan stängs sådana anbudsgivare ut från anbudstävlingen som inte uppfyller de lämplighetskrav som ställs i anbudsförfrågan. De krav som gäller anbudsgivaren (1-9) samt de utredningar som förutsätts av anbudsgivaren presenteras i anbudsförfrågans bilaga 2 Anbudsgivarens lämplighet, där anbudsgivaren skulle besvara huruvida kravet uppfylls ("ja" eller "nej"). Dessutom skulle anbudsgivaren bifoga de begärda utredningarna till sitt anbud.
Lämplighetskrav 1 gäller grunder för obligatorisk utestängning av anbudsgivaren som nämns i 53 i upphandlingslagen och krav 2 andra grunder för avstängning som nämns i 54 i upphandlingslagen. Då Työmajakka ry:s lämplighet granskades konstaterades att den inte uppfyller alla krav som ställs gällande anbudsgivarens lämplighet. Problem förekom vid följande krav (3-9), där man beskriver kravet samt det svar och de utredningar som anbudgivaren har givit. Krav 3. Register Anbudsgivaren är i etableringslandet antecknad i handelsregistret, förskottsuppbördsregistret enligt lagen om förskottsuppbörd och i registret över mervärdesskatteskyldiga enligt lagen om mervärdesskatt innan upphandlingsbeslutet fattas, ifall lagstiftningen i landet förutsätter registrering. Ifall anbudsgivaren är en regelbunden löneutbetalare, ska anbudsgivaren vara antecknad i arbetsgivarregistret. Utredningar behövde inte företes men den upphandlande enheten reserverade sig rätten att begära utredningar då upphandlingsförfarandet pågick. Työmajakka ry presenterade i sitt anbud ett utdrag ur en sökning i Företags- och organisationsdatasystemet FODS 15.8.2014, enligt vilket Työmajakka ry är en ideell förening som ingår i de övriga ovannämnda registren som krävs förutom handelsregistret. Krav 4. Betalning av lagstadgade skatter och avgifter Anbudsgivaren har betalat skatterna och socialskyddsavgifterna enligt lagstiftningen i sitt etableringsland och i Finland ifall anbudsgivaren är skattskyldig och skyldig att betala socialskyddsavgifter i Finland. Ifall anbudsgivaren har skatteskuld och den upphandlande enheten bedömer att skatteskuldens storlek i förhållande till företagets omsättning inverkar på företagets ekonomiska och finansiella situation och är en avsevärd risk för produktion av restaurangtjänster, kan den upphandlande enheten utesluta anbudsgivaren ur anbudstävlingen. Som utredning förutsattes av skattemyndigheten utfärdat bevis över erlagda skatter eller intyg över skatteskuld samt en eventuell betalningsplan godkänd av skattebyrån och en utredning om iakttagande av betalningsplanen. Den förutsatta utredningen har ändå inte fåtts utan endast en nätblankett om beställande av intyg över skatteskuld 15.8.2014 och anbudsgivarens löfte om att sända det saknade intyget under vecka 34. Utredningen har inte ännu fåtts. Krav 5. Tecknande av lagstadgad pensionsförsäkring och erläggande av pensionsförsäkringsavgifter Ifall anbudsgivaren är en arbetsgivare har den tecknat lagstadgade pensionsförsäkringar i sitt etableringsland och erlagt pensionsförsäkringsavgifter. Ifall anbudsgivares pensionsförsäkringsavgifter inte är erlagda och den upphandlande enheten bedömer att de förfallna pensionsförsäkringsavgifternas storlek i förhållande till företagets
omsättning inverkar på företagets ekonomiska och finansiella situation och är en avsevärd risk för produktion av restaurangtjänster, kan den upphandlande enheten utesluta anbudsgivaren ur anbudstävlingen. Som utredning förutsattes ett intyg från pensionsförsäkringsbolaget/-bolagen över tecknande av pensionsförsäkring och erläggande av pensionsavgifter eller en utredning om att man gjort ett betalningsavtal gällande de förfallna pensionsförsäkringsavgifterna. Työmajakka ry presenterade som utredning i bilaga 2 till sitt anbud ett kontoutdrag och lovade sända intyget senare under vecka 34. Utredningen har inte ännu fåtts. Krav 6. Kollektivavtal och centrala arbetsvillkor Anbudsgivaren följer kollektivavtalet inom sin bransch eller har med sina arbetstagare kommit överens om arbetsvillkor som till sina centrala villkor följer branschens kollektivavtal. Som utredning förutsattes att anbudsgivaren sänder en utredning om vilket kollektivavtal som tillämpas för arbetet eller centrala arbetsvillkor. Anbudsgivaren har inte som bilaga till sitt anbud sänt någon utredning om vilken branschs kollektivavtal man följer eller vilka arbetsvillkor. I stället för en bilaga fanns hänvisningen "allmänt kollektivavtal". Krav 7. Ekonomisk situation och kreditinformation Anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar är tillräckliga med hänsyn till upphandlingens omfattning och art. Denna egenskap bedöms på grundval av de uppgifter som erhållits om anbudsgivarens lönsamhet, likviditet och soliditet samt kreditvärdighet. Anbudsgivarens ekonomiska situation ska vara sådan att dess rating i Suomen Asiakastieto Oy:s Rating Alfa-klassificering är minst nöjaktig (A) och i riskklass 1-3 (mycket liten eller medelmåttig risk) enligt Riskimittari eller dess ekonomiska situation och kreditvärdighet bedöms på basis av annan utredning och sända bokslutsuppgifter vara motsvarande. Työmajakka ry svarade inte "ja" på ovannämnda krav men svarade inte heller nej. Työmajakka ry har inte sänt den förutsatta utredningen dvs. Suomen Asiakastieto Oy:s Rating Alfa och Riskimittari, som innehåller anbudsgivarens riskklassificering. Työmajakka ry skickade inte heller den alternativa förutsatta utredningen som förutsattes ifall anbudsgivarens klassificering inte kan fås från Suomen Asiakastieto Oy, dvs. en rapport från en tillförlitlig instans och en kreditvärdighetsanalys samt dessutom den senaste räkenskapsperiodens resultaträkning, balansräkning och verksamhetsberättelse. Työmajakka ry utredde inte heller sin soliditet eller betalningsförmåga på något annat trovärdigt sätt för beställarens godkännande, vilket givits som tredje utredningsmöjlighet. Krav 8. Utbildning och/eller arbetserfarenhet Den person eller det företag som ansvarar för produktionen av restaurangtjänsterna måste uppfylla något av följande minimikrav (a-d).
a. Personen som ansvarar för produktionen av restaurangtjänsterna har minst en 2- eller 3-årig yrkesinriktad grundexamen eller yrkesexamen eller yrkesinriktad fristående examen eller motsvarande examen inom hotell-, restaurang-, catering- eller kosthållsbranschen samt minst två (2) års arbetserfarenhet inom produktion av restaurang- eller cafétjänster som ansvarig restaurang- eller caféinnehavare. b. Personen som ansvarar för produktionen av restaurangtjänster (som inte har ovan beskrivna utbildning inom branschen) har minst tre (3) års arbetserfarenhet som restaurangchef, kosthållschef, förplägnadschef eller motsvarande. c. Personen som ansvarar för produktionen av restaurangtjänster har minst tre (3) års arbetserfarenhet som restaurang- eller caféföretagare. d. Företaget som erbjuder restaurangtjänster har minst tre (3) års erfarenhet av produktion av restaurang- eller cafétjänster. Työmajakka ry svarade "ja" på ovannämnda minimikrav 8 a). Som utredning om uppfyllande av alternativ 8 a) förutsattes att anbudsgivaren som bilaga till anbudet sänder en kopia av examensintyg och arbetsintyg för den person som ansvarar för produktionen av restaurangtjänster. Istället för arbetsintyg var det också möjligt att sända ifrågavarande persons CV, där uppgifter om arbetserfarenhet framkommer. Työmajakka ry sände det förutsatta examensintyget för personen som ansvarar för produktionen av restaurangtjänster men inga arbetsintyg eller någon CV där det skulle ha framkommit den förutsatta två års arbetserfarenheten inom produktion av restaurang- eller cafétjänster som krävs av personen ifråga som ansvarig restaurang- eller caféinnehavare. Krav 9. Företagsverksamhet inom restaurangbranschen som anbudgivaren driver eller planerar Av anbudsgivaren förutsätts antingen minst tre (3) års erfarenhet av drivande av restaurangföretag eller affärsverksamhetsplan för företag inom restaurangbranschen som inlett sin verksamhet under de tre senaste åren eller affärsverksamhetsplan för restaurangföretagets verksamhet som planeras i kommunhuset. Som erfarenhet av minst tre års idkad restaurangverksamhet ska motsvarande uppgifter som ovan i punkt 8 c) eller d) beskrivas. (Obs! Som utredning i punkterna 8 c) och d) förutsattes att anbudsgivaren som bilaga till anbudet sänder uppgifter om idkad restaurangverksamhet, företagets eller företagens namn, kort beskrivning av verksamheten, placeringsort och omsättning/år. Den upphandlande enheten förbehöll sig rätten att begära bokslutsuppgifter för ifrågavarande år.) Affärsverksamhetsplanen ska vara gjord med tillbörlig noggrannhet och den ska vara realistisk. Ifall företaget som ger anbudet inte enligt den upphandlande enheten har tillräckliga förutsättningar för affärsverksamhet, har den upphandlande enheten rätt att förkasta anbudet. Affärsverksamhetsplanen kan uppgöras enligt modellen som finns på yrityssuomi.fi-tjänsten http://www.yrityssuomi.fi/fi/liiketoimintasuunnitelma
eller med verktyget som finns på webbplatsen oma.yrityssuomi.fi https://oma.yrityssuomi.fi/ Työmajakka ry sände som bilaga till sitt anbud en tvåsidig affärsverksamhetsplan för produktion av restaurangtjänster i Kyrkslätts kommunhus samt en lönsamhetskalkyl. Affärsverksamhetsplanen hade i huvudsak uppgjorts enligt rubrikerna i modellen som används i YritysSuomi.fi-tjänsten, men på ett ungefär. Ur affärsverksamhetsplanen framkom t.ex. inte huruvida det kunnande och den erfarenhet inom restaurangbranschen eller branschkännedom som förutsätts som styrka hos företagaren eller företagets ledning finns. Inte heller beträffande affärsverksamhetens praktiska arrangemang framkom det vem som ansvarar för den planerade restaurangens dagliga verksamhet, vem som leder företaget och hur restaurangens arbetsledning ordnas. Gränsen mellan kommunens sysselsättningsenhet Toimari och Työmajakka ry gällande ansvar för verksamheten förblev oklar. Finansieringsanalysen gällande investeringar för redskap, behovet av kapital för grundläggningskostnader och de första verksamhetsmånaderna samt finansmetoder fattades. Som bilaga till affärsverksamhetsplanen fanns en lönsamhetskalkyl, som baserade sig på en optimistisk beräkning av sålda luncher per dag och per månad. Av företagets utgifter fanns endast en grov beräkning för en månad, men inte någon kalkyl över företagsverksamhetens kostnader och verksamhetens lönsamhet för det första året eller flera år. -- Työmajakka ry hade problem med uppfyllandet av sju av lämplighetskraven. De mest avgörande bristerna fanns i följande krav (se noggrannare nedan): 7. Ekonomisk situation och kreditinformation Anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar är inte tillräckliga med hänsyn till upphandlingens omfattning och art. 8. Utbildning och/eller arbetserfarenhet Anbudsgivaren uppfyller inte kravet om arbetserfarenhet som ansvarig person för produktion av restaurang- eller cafétjänster som krävs av personen som ansvarar för produktionen av restaurangtjänster. 9. Företagsverksamhet inom restaurangbranschen som anbudgivaren driver eller planerar Den affärsverksamhetsplan som presenteras i anbudet har inte gjorts med tillbörlig noggrannhet. Den kan inte anses vara övertygande eller realistisk, så anbudsgivaren anses inte ha tillräckliga verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar för affärsverksamhet för produktion av restaurangtjänster i kommunhuset. Enligt villkoren i anbudsförfrågan ska Työmajakka ry utestängas från anbudstävlingen eftersom Työmajakka ry inte uppfyller de lämplighetskrav som uppställts i anbudsförfrågan. Huruvida anbudet motsvarar anbudsbegäran behandlades inte eftersom
det i det första skedet av behandlingen av anbuden konstaterades att anbudsgivaren inte uppfyller lämplighetskraven. En jämförelse av anbuden kunde inte göras eftersom man fick endast ett anbud och det klarade sig inte så långt som till jämförelseskedet. I anbudsförfrågan kunde man inte välja någon serviceproducent till kommunhusets restaurang. Beredning: upphandlingschef Oili Toivanen, tfn 050 413 7406 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi Förslag Kommundirektören: Det enda anbudet som inkom i anbudstävlingen, Työmajakka ry:s anbud, utestängs från anbudstävlingen eftersom anbudsgivaren inte uppfyller de lämplighetskrav som uppställdes i anbudsbegäran. Behandling Upphandlingschef Oili Toivanen var närvarande vid sammanträdet för att presentera ärendet och besvara kommunstyrelsens frågor. Beslut Kommunstyrelsen beslutade enligt förslaget och förde efter beslutet en diskussion om anvisningar inför den fortsatta beredningen. För kännedom Työmajakka ry, Kyrkstallsvägen 1 A, 02400 Kyrkslätt Besvärsanvisning Anvisning om upphandlingsrättelse och anvisning om besvär hos marknadsdomstolen