Beskrivning av Teknikförvaltningens systematiska hälso- och arbetsmiljöarbete Teknikförvaltningen, 2008-08-14 Inledning En god och utvecklande arbetsmiljö bidrar till att förebygga arbetsskador och ohälsa, utveckla hälsa och skapa arbetstrivsel. För att uppnå denna goda miljö krävs att vi arbetar systematiskt i något som kallas systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete. Med det menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Teknikförvaltningens Hälsostrategiska grupp 1 har tillsammans fått i uppdrag (av teknikförvaltningens ledningsgrupp) att tydliggöra det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet och revidera teknikförvaltningens arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöpärm. Syftet har varit att uppdatera och se över rådande rutiner inom arbetsmiljöområdet, integrera hälsofrågorna i arbetsmiljöfrågorna samt att tydliggöra det systematiska i arbetsmiljöarbetet för chefer och medarbetare. Teknikförvaltningen har tagit fram riktlinjer för hälsan och arbetsmiljön på förvaltningen. Riktlinjerna finns beskrivna under flik 2. I riktlinjerna finns ett antal mål som varje arbetsplats ska arbeta efter och följa upp årligen. I följande text görs en beskrivning av hur teknikförvaltningen systematiska hälso- och arbetsmiljöarbete ska genomföras. Målgrupp Målgruppen för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet är alla medarbetare på teknikförvaltningen. Ansvaret för arbetet ligger hos varje chef som har delegerat arbetsmiljöansvar. Ansvar Den tekniska nämnden har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. Nämnden har sedan delegerat arbetsmiljöuppgifter till den tekniske chefen. Den tekniske chefen överför sedan i sin tur arbetsuppgifter till avdelningschefer. Avdelningschefen överför sedan vidare 1 Gruppens medlemmar är administrativ chef, städchef, organisationsstrateg, informatör och personalkonsult KSK.
arbetsmiljöuppgifter till arbetsledare/chefer på respektive avdelning (se flik 4 i hälso- och arbetsmiljöpärmen). Respektive chef har ansvaret att genomföra de arbetsmiljöuppgifter som är överförda till honom/henne. Varje anställd på Teknikförvaltningen har också ett medarbetaransvar att meddela risker i arbetsmiljön samt bidra till hälsa och trivsel på arbetsplatsen. Samverkan Dialogen mellan chef och medarbetare är mycket viktig när det gäller hälso- och arbetsmiljöfrågor. På teknikförvaltningen finns tre olika forum för samverkan: 1. Förvaltningens centrala samverkansgrupp Tryggvegruppen (6 möten/år) 2. Arbetsplatsträffen (minst 6 stycken/år). Dagordning samt instruktioner finns för vad som ska tas upp på varje APT vad gäller hälsa och arbetsmiljö (se flik 6). Protokoll från APT ska diarieföras. 3. Medarbetarsamtalet/lönedialog (vardera 1 gång/år) (se flik 14). Rutiner för samverkan finns under flik 3. Årshjul för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete Kom ihåg att det är du som chef som har ansvar för att arbetet utförs. Se flik 5 för att se en större bild som beskriver när i tiden som olika åtaganden ska vara genomförda i det systematiska hälsooch arbetsmiljöarbetet. Arbetsplatsträffarna (APT) utgör navet i det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet och under flik 6 finns instruktioner för vad du som chef ska ta upp vad gäller hälsa och arbetsmiljö på varje APT och också vad ni på arbetsplatsen har för uppdrag att göra mellan APT. Dessa instruktioner ska vara väl kända av medarbetarna. Obs! Datum för Tryggvegruppens möten bestäms årsvis.
Beskrivning av flikarna i hälso- och arbetsmiljöpärmen Flik 1 Beskrivning av systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete Under flik 1 finns detta dokument som beskriver rutinerna (när, var och hur) för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet. Flik 2 Teknikförvaltningens riktlinjer för hälsa och arbetsmiljö Under flik 2 finns Teknikförvaltningens riktlinjer för hälsa och arbetsmiljö. Dessa riktlinjer ligger till grund för allt arbete i förvaltningen för att förbättra hälsan och arbetsmiljön på arbetsplatsen. Det finns ett antal mål i riktlinjerna som ska följas upp årligen. Flik 3 FAS 07, rutiner för samverkan Under flik 3 finns förvaltningens handlingsplan för samverkan. Här beskrivs vilka olika samverkansforum vi har i förvaltningen. Flik 4 Delegering av arbetsmiljöuppgifter Under flik 4 finns dokument kring vem på avdelningen som har blivit delegerade arbetsmiljöuppgifter. Flik 5 Hälso- och arbetsmiljöhjulet Under flik 5 finns en bild över det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetets årshjul. Bilden besvarar frågan när i tiden olika insatser ska ske. Flik 6 Rutiner APT, hälsa och arbetsmiljö Arbetsplatsträffarna (APT) utgör navet i det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet och under flik 6 finns instruktioner för vad du som chef ska ta upp vad gäller hälsa och arbetsmiljö på varje APT. Dessa instruktioner ska vara väl kända av medarbetarna. Flik 7 Handlings-/åtgärdsplan för hälsa och arbetsmiljö Under flik 7 finns teknikförvaltningens sammanställda handlingsplan för hälsa och arbetsmiljö. I fliken finns även ett dokument som arbetsdokument som ska vara levande under året och där ni på avdelningen fyller på med vad som behöver göras kring hälsa och arbetsmiljö under året. Varje höst i aug/sep uppdateras handlings- /åtgärdsplanen utifrån nygjorda skyddsronder, medarbetarsamtal etc. Respektive avdelnings handlingsplan finns även tryckt i verksamhetsplanerna. Flik 8 Introduktion/avslut anställd Alla nyanställda måste få en introduktion på den nya arbetsplatsen. Det finns två olika introduktioner, dels en central introduktion och dels en lokal introduktion. Den centrala introduktionen anordnas två gånger per år och ger en allmän information om kommunen. Den lokala introduktionen ges på den nyanställdas arbetsplats. Chefen/arbetsledaren på arbetsplatsen har ansvar att introduktionen genomförs. Se flik 8 för checklista för introduktion. När en anställd slutar ska ett avslutningsmöte genomföras. Arbetsledaren/chefen har ansvar att mötet genomförs. Se flik 8 för instruktioner kring ett avslutningssamtal.
Flik 9 Vad är det som gäller? En folder som beskriver vad som gäller för dig som medarbetare i Enköpings kommun. Foldern behandlar bl.a. arbetstid, lön, ledig tid, hälsa. Folderns finns på Insidan under rubriken För chefer och medarbetare. Flik 10 Friskvård Teknikförvaltningen satsar på friskvård med målet att få friska medarbetare, ökad trivsel, bättre arbetsmiljö och högre kvalitet i verksamheten. I förvaltningen finns hälsoombud som driver hälsooch friskvårdsarbetet på respektive avdelning. På teknikförvaltningen är det obligatoriskt att en timme i veckan, på arbetstid, utöva friskvård. Mer om friskvårdsarbetet finns under fliken. Flik 11 Checklistor skyddsrond Skyddsronder ska göras en gång per år av arbetsgivarföreträdare och skyddsombud. Checklista finns på Insidan För chefer och medarbetare - Arbetsmiljö och hälsa - Arbetsmiljörond. Välj den checklista som passar just er arbetsplats. Saknar ni någon lista så finns alla checklistor på www.prevent.se. Flik 12 Medarbetarenkät Varje år i april genomför förvaltningen en medarbetarenkät. Enkäten syftar till att få information om vad medarbetarna tycker om sin arbetsmiljö, hälsa, ledarskap etc. Varje arbetsplats jobbar sedan vidare med resultatet av enkäten och för in åtgärder i handlings-/åtgärdsplanen för hälsa och arbetsmiljö. Flik 13 INVIT, olycksfall och tillbud Avvikelserapportering i Enköpings kommun görs via INVIT. Alla avdelningar ska utse en person som är ansvarig för invitrapporteringen. Mer information finns på Insidan - För chefer och medarbetare Arbetsmiljö och hälsa Arbetsskador och tillbud. Flik 14 Medarbetarsamtal/lönesamtal Alla medarbetare på teknikförvaltningen har rätt till ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal per år. Under flik 14 finns dokument att använda vid dessa samtal. Du som chef har ansvar att dela ut dessa dokument med god framförhållning innan samtalen. Flik 15 Rehabilitering/sjukskrivning All information om rehabilitering finns på Insidan För chefer och medarbetare Rehabilitering. Flik 16 Användande av personlig utrustning Med personlig utrustning avser varje utrustning som är avsedd att bäras av person till skydd mot en eller flera risker som kan hota säkerhet och hälsa. Under flik 16 finns en beskrivning av rutiner för användning av personlig utrustning. Flik 17 Hälsoombudsorganisation Under flik 17 finns en förteckning av förvaltningens hälsoombud. Organisationsstrategen ansvarar för hälsoombuden vad gäller
utbildning och kontinuerliga träffar under året. Hälsoombuden kan bl.a. svara på frågor kring förvaltningens friskvård. Flik 18 Skyddsombudsorganisation Under flik 18 finns en förteckning av förvaltningens skyddsombud och vilket skyddsområde ombudet tillhör. Flik 19 Första hjälpen och kris Under flik 19 finns instruktioner för Mun mot mun -metoden samt telefonnummer vid nödsituation. Flik 20 Anhöriglista Under flik 20 finns en anhöriglista som varje avdelning har ansvar att fylla i med uppgifter om närmast anhörig och telefonnummer personen nås på. Uppgifter om anhörig bör också fyllas i via självservice. Flik 21 Åtgärder vid olyckor och arbetsskador Enligt lag är alla som arbetar i Sverige försäkrade mot arbetsskador. Med skador avses olycksfall i arbetet, olycksfall under färd till eller från arbetet eller skada genom annan skadlig inverkan i arbetet (arbetssjukdom). Hit räknas också psykosomatiska sjukdomar och skador av psykisk art samt en del smittsamma sjukdomar. Under flik 21 hittar du telefonnummer till arbetsmiljöverket vid akut anmälning av allvarlig händelse. Mer information finns på Insidan - För chefer och medarbetare Arbetsmiljö och hälsa Arbetsskador och tillbud. Där finns också blanketter för anmälan av arbetsskada. Flik 22 Märkning av miljö och hälsoskadliga produkter Under flik 22 finns en förteckning över miljö- och hälsoskadliga produkter. Varje avdelning har ansvar att vid varje skyddsrond uppdatera förteckningen och sätta in den uppdaterade versionen i denna pärm. Flik 23 Projektbunden arbetsmiljöplan Under flik 23 finns en beskrivning av hur arbetsmiljöarbetet är upplagt när vi driver projekt. Flik 24 Arbetsgivarens årliga uppföljning av SAM Under flik 24 finns ett dokument som ska användas när varje avdelning gör sin revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket sker i februari varje år. I revisionen undersöker vi hur systematiken och arbetssättet med arbetsmiljö fungerat under året. Vi undersöker alltså inte hur arbetsmiljön är utan hur systemet fungerar. Flik 25 Företagshälsovård Previa driver kommunens företagshälsovård. Mer information finns på Insidan - För chefer och medarbetare Företagshälsovård. Flik 26 Hemsidor och adresser Under flik 26 finns en lista över aktuella hemsidor och telefonnummer i arbetsmiljö- och hälsosammanhang.
Flik 27 Riskbedömning inför ändringar i verksamheten När vi på teknikförvaltningen planerar ändringar i verksamheten skall vi bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Ändringar i verksamheten kan tex. vara: Personalförändringar Nya arbetstider och arbetsmetoder Om- och nybyggnationer Ny maskinell utrustning Det handlar om ändringar som inte utgör en del av det dagliga, löpande verksamheten. Riskbedömningen ska göras innan förändringen genomförs och avser tiden efter genomförd förändring. Det är du som chef/arbetsgivare som har ansvaret för att riskbedömningen genomförs. Under flik 27 finns instruktioner för hur riskbedömningen bör genomföras. Mer information finns på Insidan För chefer och medarbetare Arbetsmiljö och hälsa. Flik 28 Policydokument och riktlinjer Samtliga av kommunens policydokument finns på Insidan Policydokument. Under flik 28 finns en utskrift av dokumentet Rutiner vid kriser, olyckor och katastrofer.