TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren/Camilla Bäckman 2018-05-23 BUN 2018/0385 Tfn 0480-45 30 09 Barn- och ungdomsnämnden Svar på revisorernas rapport "Granskning av löneprocessen" Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden överlämar svaret till kommunens revisorer. Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat intern kontroll vid utbetalning av löner. Granskningsrapporten är överlämnad till kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden samt socialnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas utifrån granskningsresultatet: Att regelbundet följa upp gjorda ändringar av inlagda grunduppgifter, som exempelvis en förändrad grundlön. Att formalisera och dokumentera kontrollen av lönedetaljlistor där en digital kontroll vore önskvärd. Säkerställ att samtliga anställda, där det är möjligt, använder självservice. Svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder nämnden planerar att vidta ska vara kommunens revisorer tillhanda senast den 30 juni 2018. Yttrande Efter granskningen av löneprocessen framkom tre rekommendationer från revisorerna, ingen av dessa med direkt anknytning till barn- och ungdomsnämnden. Vi har däremot kunnat koppla delar av rekommendationerna till vår interna kontrollplan och viss möjlighet till eventuell utveckling och förbättring. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, 391 29 KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx jennie.ljunggren@kalmar.se
BUN 2018/0385 2 (2) 1. Grunddata Grunddata ägs inte av barn- och ungdomsförvaltningen utan hanteras numera av ekonomi- och lönecenter. Däremot har vi möjlighet att göra uppföljningar och kontroller utifrån våra löneprognoser för att på så sätt fånga upp eventuella felaktigheter i grunddata. Löneprognoser stäms av en gång i månaden samt arkiveras tre gånger per år. 2. Lönedetaljer Löneläsningen gjordes tidigare i systemet av respektive skolsekreterare, nu ligger uppgiften centralt av respektive enhets lönehandläggare på ekonomi- och lönecenter. Löneprognosen blir även här vårt kontrollverktyg för att säkerställa att rätt lön betalas ut och att eventuella avdrag så som sjukfrånvaro är inlagt. Digital kontroll ser vi inte är möjligt för vår förvaltning på grund av begränsade behörigheter i systemet. 3. Självservice/manuella blanketter Barn- och ungdomsförvaltningen hanterar överlag endast ett fåtal manuella blanketter vad gäller lön. Och då endast när det inte finns möjlighet att hantera rutinen digitalt. Detta förekommer till exempel vid: Avvikelser från vikariebokningen efter lönebrytdatum som inte kan hanteras av den lokala vikariebokaren direkt i systemet. Lön till tjänstledig tillsvidareanställd personal som vikarierar, då löneorsak Fyllnad ej ATL inte kan hanteras elektroniskt. Elektronisk hantering verkar inte vara alls möjligt i de fall personalen rör sig mellan olika förvaltningar. Däremot tittar vi på en eventuell möjlighet av elektronisk hantering för tjänstledig personal inom barn- och ungdomsförvaltningen och som också vikarierar inom vår förvaltning. Vissa längre tjänstledigheter från ordinarie tjänst (så som fackligt arbete). Inga tendenser till ökad blanketthantering för utbetalning av lön har påvisats sedan lönehanteringen centraliserades. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom Camilla Bäckman Systemförvaltare