Funktionell beskrivning Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

Relevanta dokument
Användarhandbok Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

SKOLA24 KANSLIST. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet.

Frågor: Kontakta supporten på eller elevens skola

En myndig elev i Skolplattform Stockholm kan frånvaroanmäla sig själv och också ansöka om ledighet direkt i plattformen.

SKOLA24 LÄRARE. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet.

SKOLA24 LÄRARE. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet. Nova Software AB juni /23. Allmän hjälp

Din behörighet stängs automatiskt av för ett barn som fyllt 18 år. Behörigheten kan återaktiveras med elevens medgivande.

Välj Sammanställningar. Personal kopplad till en enskild skola ser bara den flik som berör den eller de enheter som hen är aktiv på.

Vårdnadshavare. Frågor: Startsidan för Frånvaro Närvaro VÅRDNADSHAVARE

Manual för Ledighetsansökan

Manual för Ledighetsansökan

Skoladministratör Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

Kommunadministratör Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform

Det finns tre sorters rapporter: Grundrapporter - standardrapporter i Skola24. Namnen börjar med ordet Grundrapport.

Användarhandbok Skola24 Förskola

Referensdel Skola24 Förskola/Fritidshem

Välj Start Rapporter. En lista med de olika rapporttyperna visas. Klicka på någon av länkarna för att se de rapporter som finns tillgängliga.

Elever i Skola24 Genom elevrollen i Skola24 kan elever ta del av en mängd användbar information.

Översikt. Ta del av schema, artiklar och planering Göra frånvaroanmälningar

Skola24 Förskola/Fritidshem Användarhandbok

Översikt. Inloggning i Skola24 Schema Artiklar Frånvaro Ledighetsansökan Kontakter Skola24 MobilApp Omdöme Personliga inställningar

Skola24 Förskola/Fritidshem Användarhandbok

Frånvaro Lathund för lärare. 1. anmäla frånvaro instruktionsfilm

Skola24 MobilApp. Översikt. Inställningar

Lathunden visar ett rekommenderat arbetssätt för lärare och mentor i Frånvaro i Stockholm Skolwebb.

Schema. Under dessa menyer finns dina tillgängliga funktioner. Alternativ kan saknas om skolan inte aktiverat en funktion. Nova Software AB 1 (12) 402

Inloggning i Skola24 Schema Artiklar Frånvaro Planering Omdöme Kontakter Skola24 MobilApp. Nova Software AB 1 (19) 502

Föräldrar i Skola24. I systemet har föräldrar möjlighet att:

Översikt. Inloggning i Skola24 Schema Artiklar Frånvaro Ledighetsansökan Kontakter Skola24 MobilApp Omdöme Personliga inställningar

Ta del av frånvaro. Lektioner med frånvaro markeras med ett rött kryss. Kvittera här att du har tagit del av frånvaron.

Referensdel Skola24 Förskola

För att få konto måste vårdnadshavaren fylla i en ansökan skrifligt och e-posta skolan. Skola24 skickar då en aktiveringskod till vårdnadshavaren.

Funktionerna kan variera beroende på vilka funktionsområden skolan valt att aktivera.

Introduktion till frånvaro

Elever i Skola24 Genom elevrollen i Skola24 kan elever ta del av en mängd användbar information.

Inloggningsuppgifter till Skola24

Skola24 Aktivera konto

Inloggning i Skola24 Logga in Schema

Skola24 Förskola/Fritidshem Arbetsgång

Dexter. Närvaro/Frånvaro. Handledning för lärare del 3

NOVA SOFTWARE. Agenda. Arbetsflöde Tillbakablick Produktplan (Roadmap)

Dexter. Närvaro/Frånvaro. Handledning för lärare del /BR

Skola24 Schemavisning

Frågor: Kontakta supporten på eller barnets förskola/fritidshem. 1 Allmänt 1.1 HJÄLP TILL ANVÄNDAREN

Skola24 Förskola/Fritidshem Vårdnadshavare

Handbok för medborgare i Dexter. Version 2.0 för Dexter 3.9 Anpassad för Lapplands Gymnasium /MAEV

Börja skriv för a6 lägga in text. Handbok - de la gardienätet. för vårdnadshavare. Uppdaterad

Skola24 Schemavisning

Närvaro fritidshem - Vårdnadshavare

Översikt. Inloggning i Skola24 Schema Artiklar Frånvaro Planering Omdöme Kontakter Skola24 MobilApp. Nova Software AB 1 (20) 502

Skola24 Förskola/Fritidshem Vårdnadshavare

Handbok för vårdnadshavare Dexter Värmdö Gymnasium... 1

Skola24 Förskola Arbetsgång

Startdokument! Funktionspaket Omdöme. Startinformation Omdöme

Skriv [kommunnamn].skola24.se i webbläsaren (inget www först) för att komma till inloggningssidan för Skola24.

Dexter Närvaro/Frånvaro Handledning för lärare

Hantering av elevers frånvaro

Vårdnadshavare i SchoolSoft

Lathund - Schoolsoft för vårdnadshavare

SchoolSoft för vårdnadshavare

Dexter. Närvaro/Frånvaro. Handledning för förälder/elev

Handbok i Dexter för vårdnadshavare i grundskolan

Manual för Medborgarkonto. För dig som har barn i Malmö stads gymnasieskola

Föräldrar och Skola 24

ALLMÄNT OM FUNKTIONSPAKET OMDÖME

Arbetsgång GY. Arbetsmoment i BER SKOLA24 ARBETSGÅNG GY

Dexter Närvaro/Frånvaro Handledning för lärare

Kontroll av schema inför publicering till Skola24

SchoolSoft för Vårdnadshavare

Närvarande uppväxt - alla elevers rätt till utbildning

WebViewer Manual för administratör Nova Software AB

SchoolSoft för elever

Inställningar frånvaronotifiering

Handbok för medborgare i Dexter

Handbok för medborgare i Dexter. Version 2.0 för Dexter 3.9

Användarmanual Skolrapport.se. Vårdnadshavare

Närvarohantering för vårdnadshavare

VÅRDNADSHAVARE. Manual

Handbok för vårdnadshavare i Familjeportalen

Skola24 för vårdnadshavare

SchoolSoft för vårdnadshavare

Skolportalen, hypernet med Dexter

Skola24 Förskola/Fritidshem Arbetsgång

Vårdnadshavare i SchoolSoft

Nyhetsbrev nummer

Översikt. Inloggning i Skola24 Schema Artiklar Frånvaro Planering Omdöme Kontakter Skola24 MobilApp. Nova Software AB 1 (19) 502

1. Skolans läsår 1 Se punkt 1 nedan. 2. Lärares personnummer 1 Se punkt 2 nedan. 3. Lärare som inte används i schemat 2 Se punkt 3 nedan

Registrera närvaro via

Handbok för medborgare i Dexter

Användarmanual för personal AdelaNet

Handbok för medborgare i Dexter. Version 2.0 för Dexter 3.9 Reviderad Motala kommun version

Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad

Importen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat, med eller utan bindestreck.

Användarmanual Vklass lärplattform. Student/Elev

Beräkning av lärares tjänstgöring

Skapa fil som ska exporteras

Novaschem Integration. Procapita Education Grundskola

Rutiner för frånvaro och ledighet KMS

Uppdatering

Uppsala yrkesgymnasium Ekeby och Jälla. Rutiner vid frånvaro 2018/2019

Transkript:

Funktionell beskrivning Frånvaro/Närvaro Stockholms Skolplattform Nova Software AB, Storgatan 5A, 521 42 Falköping

Innehåll Produktbeskrivning... 2 Funktionsbeskrivning... 2 Funktionsområde... 2 Sekretessmarkering... 2 Frånvaroanmälan... 2 Rapportera lektion... 4 Ändra frånvaro... 6 Ledighetsansökan... 8 Sammanställningar... 10 Praktik... 14 Tjänster... 16 Aggregerad frånvaro... 16 Meddelandetjänst... 16 Regelstyrda utskick... 16 Import av organisationsunderlag... 16 Import av lektionsunderlag... 16 Systemadministration... 17 Administration av roller... 17 Administration av frånvaroanledningar... 17 Administration av kommentarer... 17 Administration av visning av elevschema... 17 Konfigurationsbeskrivning... 18 Allmänt... 18 Frånvaro... 18 Frånvaromeddelande... 19 Fritext... 19 Schema... 19 Ledighetsansökan... 19 Nova Software AB februari 2018 1/19

Produktbeskrivning Frånvaro/närvaro-systemets huvudfunktionalitet är att lärare rapporterar närvaro/frånvaro för elever på sina lektioner. Vårdnadshavare kan anmäla frånvaro för sina barn, ta del av frånvaro via meddelande, ta del av sammanställningar för sina barn samt göra ansökan om ledighet som rektor beviljar/avslår. Skolpersonal kan ta ut sammanställningar för elever, totalt eller per ämne/kurs. Frånvaro/närvaro är beroende av organisationsdata från Barn- och elevregistret och schemainformation från Schema. Produkten består av två huvudsakliga webbapplikationer där den ena utgör de gränssnitt som används av vårdnadshavare, elever och lärare i det dagliga arbetet. Den andra webbapplikationen används till att få ut större frånvarosammanställningar samt att konfigurera lösningen i rollen som administratör. Funktionsbeskrivning FUNKTIONSOMRÅDE Sekretessmarkering Om en eller flera elever har en sekretessmarkering visas en röd triangel med ett utropstecken samt en varningstext. Användaren väljer aktivt om eleven/eleverna med sekretessmarkering ska visas genom att klicka på knappen Aktivera. Aktivera Användaren gör ett aktivt val för att eleven/eleverna ska visas i listan Frånvaroanmälan Frånvaroanmälan kan göras direkt från hemmet av vårdnadshavare eller elev (beroende av inställning) samt av skolpersonal. När en frånvaroanmälan registreras i systemet får den genomslag direkt på elevens befintliga lektioner för dagen, även på andra skolor som eleven har undervisning på. All rapporterad frånvaro för eleven uppdateras med den anmälda frånvaron så att en elev som har anmälts som frånvarande med giltig anledning inte behåller ogiltig frånvaro som rapporterats innan anmälan hann komma in. En frånvaroanmälan kan även göras för kommande dagar (beroende av inställningar för elev och vårdnadshavare), hela dagar eller del av dag. Efter en genomförd frånvaroanmälan informeras vårdnadshavare via sms eller e-post (beroende av inställning per skola). Lärare och annan skolpersonal kan även frånvaroanmäla skolans elever, lärare dock endast sina mentors- och undervisningsgrupper. Skolpersonal har möjlighet att frånvaroanmäla en/flera grupper/klasser för studiebesök o.d. så att alla elever i gruppen registreras som frånvarande på lektionen med samma frånvaroanledning utan att registreringen behöver göras på varje elev. Aktuell vecka Visar ev. frånvaroanmälningar innevarande vecka Nova Software AB februari 2018 2/19

Anledning Vilken/vilka frånvaroanledningar som finns valbara på enheten. Olika roller i systemet kan ha tillgång till en eller flera anledningar. Anmäl frånvaro Sparar inmatad frånvaro Avbryt Formuläret stängs utan att spara inmatade uppgifter Barn Sök/välj barn: Välj aktuell elev i rullista eller genom att börja skriva in elevens namn i fältet Del av dag Checkbox som markeras om eleven är frånvarande del av dag Från Startdatum för den planerade frånvaron Föregående veckor Visar ev. frånvaroanmälningar föregående veckor Grupp Sök/Välj grupp: Välj aktuell grupp i rullista eller genom att börja skriva in gruppens namn i fältet Klass Sök/Välj klass: Välj aktuell grupp i rullista eller genom att börja skriva in gruppens namn i fältet Kommande veckor Visar ev. frånvaroanmälningar kommande veckor Ny frånvaroanmälan Här registreras en ny frånvaroanmälan för innevarande dag eller kommande dagar Skola Välj aktuell skola i rullista eller genom att börja skriva in skolans namn i fältet Tid Klockslag eleven är frånvarande från respektive till. Till Slutdatum för den planerade frånvaron Visa klasser Visa enbart klasser i rullistan Visa grupper Visa enbart grupper i rullistan Nova Software AB februari 2018 3/19

Felmeddelande Frånvaroanmälan Exempel Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda. Om inte upplyser systemet användaren vilka uppgifter som saknas. Rapportera lektion Lärare kan rapportera frånvaro/närvaro för de elever som är kopplade till ett lektionstillfälle. Rapportering sker i anslutning till lektionstillfället eller senare. Lektioner i SCHEMA ligger till grund för lektionstillfällen som resp. lärare ska rapportera. För resp. lärare framgår det tydligt vilka lektioner som inte är rapporterade samt om det finns anmäld frånvaro på någon elev. Lärare kan välja frånvaroanledning, frånvarotid samt eventuellt från vilken tid eleven varit frånvarande. Skoladministratör och Kanslist kan rapportera lektioner för samtliga lärare på skolan. En lärare kan vara vikarie för en annan lärare och kan i så fall rapportera alla lektioner för läraren. Frånvaromeddelande kan skickas till vårdnadshavare och myndig elev om elev rapporteras som frånvarande på en lektion med en frånvaroanledning som genererar utskick. Möjlighet att använda frånvaromeddelande aktiveras per skola. När ett meddelande skickas såsom typ av innehåll ställs in per skola. Anledning Vilken/vilka frånvaroanledningar som finns valbara på enheten Sök/välj anledning Avbryt Formuläret stängs utan att spara inmatade uppgifter Datum Dagens datum är förvalt, men går att ändra genom att klicka på kalenderikonen och välja aktuell dag Elevlista Lista med de elever som förväntas befinna sig på schemalgad lektion Från Lektionens starttid är förvald, men kan ändras Nova Software AB februari 2018 4/19

Grupp Grupp som är schemalagd aktuell position Klass Klass som är schemalagd aktuell position Kurskod Sök/Välj kurskod: Tidigare kurskod är förvald, men går att ändra till kurskod som finns i skolans schema Lektionstillfällen De lektionstillfällen läraren har aktuell dag Listmeny Visar valbara funktioner Lägg till Bekräfta registrerad frånvaro genom att klicka på knappen Lägg till Längd (m) Lektionens längd är förvald, men kan ändras Lärare Användarens egna namn är förvalt, men läraren kan byta till en kollegas lektioner. Detta förutsätter att skoladministratören lagt till kollegorna till användarens konto Orapporterad Lektionen är inte rapporterad Rapportera När regsitreringen är klar skickas den in genom att användaren klickar på knappen Rapportera Rapporterad Lektionen är rapporterad Sal Sal som är schemalagd aktuell position Skapa lektion Används när användaren vill lägga till en/flera enstaka lektion/lektioner för ett specifikt tillfälle Skola Välj aktuell skola i rullista eller genom att börja skriva in skolans namn i fältet Spara ändringar Användaren sparar registrerade ändringar Ta bort Bekräfta borttagande av schemalgad lektion Ta bort lektionstillfälle Tar bort schemalagd lektion Nova Software AB februari 2018 5/19

Till Lektionens sluttid är förvald, men kan ändras Välj datum Välj aktuell dag i kalender och bekräfta med knappen Välj datum Ämne Sök/Välj ämne: Tidigare ämne är förvalt, men går att ändra till ämne som finns i skolans schema Ändra lektion Läraren kan justera innevarande lektion Felmeddelande Rapportera lektion Exempel Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda. Om inte upplyser systemet användaren vilka uppgifter som saknas. Ändra frånvaro Funktion gör det möjligt att i efterhand ändra frånvaro för enskild elev. Ansvarig lärare (mentor) har enbart rätt att göra det för sin hanledargrupp (mentorsgrupp). Rollen kanslist och skoladministratör har rätt at ändra frånvaro/närvaro bakåt i tiden för samtliga elever på enheten. (Alla klasser) Välj aktuell klass/grupp i rullistan Anledning för hela dagen Om eleven haft samma anledning till frånvaro helda dagen kan rätt anledning väljas för samtliga lektioner aktuell dag Anledning Välj i rullistan bland befintliga anledningar till elevens frånvaro Frånv Checkbox som markeras om eleven varit frånvarande del av eller hel lektion Nova Software AB februari 2018 6/19

Inkludera sekretessmarkerade elever Checkboxen markeras om även sekretessmarkerade elever ska synas i rapporten Längd Visar lektionens längd i minuter Lärare Visar signaturen för undervisande lärare på lektionen Rapp: Ja/Nej Upplyser om lektionen är rapporterad eller ej Rapportör Beräknat fält där rapportör anges Roll Beräknat fält för rapportörens roll i systemet Skola Välj i rullistan rätt skola. Om användaren enbart har tillgång till en skola är den förvald Spara Knapp för att spara ändringarna Starttid Visar starttid för letkionen Visa arkiverade datum Visa datum bakåt i tiden (Välj en elev) Välj aktuell elev i rullistan Ämne Visar aktuellt ämne Nova Software AB februari 2018 7/19

Ledighetsansökan Föräldrar och myndiga elever kan för valfri period göra en ledighetsansökan via systemet. Rektor och ansvarig lärare notifieras vid en ansökan. Ansökan registreras som godkänd ledighet efter att rektor har beviljat ledigheten och en frånvaroanmälan skapas automatiskt för berörda dagar. Vid en ej beviljad ledighet skapas ingen frånvaroanmälan. Ansvarig lärare har möjlighet att lämna utlåtande till rektor angående en ansökan. Varje enhet beslutar om ansökan om ledighet kräver samtycke från samtliga registrerade vårdnadshavare. Det finns möjlighet att delegera ansvaret för ledigheter till ansvarig lärare upptill ett valbart antal dagar per läsår. Möjligheten att använda Ledighetsansökan aktiveras per skola. Annulerad Ledighetsansökan är borttagen av vårdnadshavare Antal beräknade dagar Antalet kalenderdagar inom intervallet från första dagen på ledigheten till sista dagen. Ev lördag, söndag och helgdagar inkluderat Antal skoladagar Antal skoldagar inom intervallet från första dagen på ledigheten till sista dagen Avbryt Formuläret stängs utan att spara inmatade uppgifter Avslagen Ledighetsansökan är avslagen av ansvarig lärare/rektor Beviljad Ledighetsansökan är beviljad av ansvarig lärare/rektor Bekräfta Vårdnadshavare/personal bekräftar samtycke respektive nekar till samtycke för ledighetsansökan Beviljade dagar för innevarande läsår Upplyser om antalet skoldagar under innevarande läsår som elevens hittills varit ledig Elev Sök/välj elev: Välj aktuell elev i rullista eller genom att börja skriva in elevens namn i fältet Filtrering Skriv för att filtrera: Skriv början på elevens namn för att filtrera fram aktuell elev Från och med: Datum för första skoldagen eleven ansöker om ledigt Grupp Välj rätt klass/grupp i rullistan Nova Software AB februari 2018 8/19

Klar för handläggning Ledighetsansökan hanteras av ansvarig lärare/rektor Kontaktpersoner Personer i elevens närhet som är registrerade som kontaktpersoner. Personen/erna kommer att aviseras om skolans beslut angående ledighetsansökan. Neka samtycke Vårdnadshavare nekar till samtycke för ledighets ansökan som annan vårdnadshavare skapat Om semesterresa, ange destination och kontaktuppgifter Fritextfält Orsak till ledighet Fritextfält där vårdnadshavare/myndig elev anger orsaken till ledigheten Samtycke Vårdnadshavare samtycker till ledighetsansökan som annan vårdnadshavare skapat Samtycke nekat Den/de andra vårdnadshavaren har nekat till ansökan Skapa ledighetsansökan Skapar en ny ledighetsansökan för en elev Skola Rullistan visar de skolor användaren har behörighet till Spara ledighetsansökan Sparar inmatade uppgifter och skickar vidare ansökan till ansvarig lärare/rektor för behandling Till och med: Datum för sista skoldagen eleven ansöker om ledigt Under behandling Ledighetsansökan behandlas just nu Visa ledighetsansökningar Visar ledighetsansökningar inom vald period Väntar på samtycke Ansökan väntar på samtycke från övrig vårdnadshavare Felmeddelande Ledighetsansökan Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda. Om inte upplyser systemet användaren vilka uppgifter som saknas. Nova Software AB februari 2018 9/19

Sammanställningar Sammanställningar för att följa upp närvaro eller frånvaro för enskild elev eller grupp. Sammanställningar för elev finns för frånvaro totalt såsom uppdelat per ämne/kurs utifrån vald tidsperiod. Det finns möjligheter att anpassa befintliga sammanställningar genom olika urval och konfigureringar såsom att visa elever med mer frånvaro över ett valt procentvärde. Såväl elev som vårdnadshavare samt skolpersonal ska kunna ta del av översikter. Åtkomst till elever styrs av de kopplingar som finns i schemat och i BER. Översikter kan även framställas i format lämpat för exporter till andra system samt för utskrift. ELEV/KLASSBILD Grafisk översikt för elev/klass > Mer information om den enskilda eleven Elevrad Elevens efternamn, förnamn Filtrering Skriv för att filtrera: Skriv början på elevens namn för att filtrera fram aktuell elev Frånvaromeddelanden bekräftade/ej bekräftade Visar om alla frånvaromeddelande är bekräftade av vårdnadshavare/myndig elev eller inte. Grafisk översikt Visar en grafisk överikt på eleven/gruppen/klassens närvaro/frånvaro Kontaktuppgifter vårdnadshavare Aktuella kontaktuppgiter till vårdnadshavare hämtade från BER Skola Rullistan visar de skolor användaren har behörighet till Tillbaka Knappen används om användaren önskar gå tillbaka till sidan innan Visa Grafisk översikt Tryck på knappen för att visa den grafiska översikten Visa grupp/klass Tryck på knappen för att visa information om vald elev/grupp/klass Översikt Alla ingående elever i gruppen/klassen Nova Software AB februari 2018 10/19

Övriga grupper/klasser Sök/välj grupp/klass: Välj aktuell grupp/klass i rullistan SAMMANSTÄLLNINGAR ELEV Frånvaro grafisk översikt Frånvaro totalt Närvaro totalt Frånvaro per ämne/kurskod Närvaro per ämne/kurskod Frånvarostatistik för lärares grupper Frånvaroanmälan per elev (elev/klass/skola) SAMMANSTÄLLNINGAR GRUPP/KLASS Grafisk översikt för klass/grupp Frånvaro totalt för grupp/klass VERKSAMHET Rapporteringsnivå på lärare Alla elever Markeras om alla elever ska visas i rapporten Alla lärare Markeras om alla lärare ska visas i rapporten De senaste XX dagarna Rapporten visar de senaste xx dagarna, standard 14 alt 30 De senaste XX veckorna Visar som standard 10 veckor, men kan ändras utifrån önskemål Dölj personer som saknar frånvaro för angivet tidsintervall Checkbox som markeras om användaren enbart i rapporten vill se de elever som har frånvaro under angivet tidsintervall Elev/gruppering: Grupp, Klass eller Alla elever Välj hur rapporten ska grupperas Från och med: Datumfält Ett angivet datum bakåt i tiden som kan ändras utifrån önskemål Från och med vecka En angiven vecka bakåt i tiden som kan ändras utifrån önskemål Grupputseende för: Datumfält Dagens datum är angivet, men går att ändra utifrån önskemål Nova Software AB februari 2018 11/19

Inkludera frånvaroanmälningar för grupp Checkboxen markeras om rapporten ska visa frånvaroanmälningar som gjorts för en hel klass/grupp Inkludera sekretessmarkerade elever Checkboxen markeras om även sekretessmarkerade elever ska synas i rapporten Kurs Välj en, flera eller alla kurser som ska visas i rapporten Lärare Välj en, flera eller alla lärare som ska visas i rapporten Schemamall Standard är 08:00-17:00, men kan ändras utifrån önskemål Skola Vid tillgång till flera olika enheter visar rullistan de skolor användaren har behörighet till Till och med: Datumfält Dagens datum är angivet, men kan ändras utifrån önskemål Till och med vecka Innevarande vecka som standard, men kan ändras utifrån önskemål Visa Knapp för att visa önskad rapport Visa arkiverade elever Checkbox som markeras om datumet ligger bakåt i tiden och användaren önskar se grupper som inte är aktiva på skolan längre Välj elever ur klasser Välj en enstaka eller en handfull elever i rullistan Välj hela: Grupper Välj en, flera eller alla grupper i rullistan Nova Software AB februari 2018 12/19

Välj hela: Klasser Välj en, flera eller alla klasser i rullistan Växla till Avancerat läge Om användaren önskar att lägga till/ta bort fält går det att göra under Avancerat läge XX dagar framåt Här anges antal dagar framåt i tiden som rapporten ska visas, standard 0 Ämne Välj ett, flera eller alla ämnen som ska visas i rapporten Felmeddelande Sammanställningar När användaren inte fyllt i alla obligatoriska fält visar felmeddelandet vilken information som saknas. Nova Software AB februari 2018 13/19

Praktik Handledaren på elevens praktikplats rapporterar via SMS till ansvarig lärare på skolan elevens närvaro/frånvaro under praktikperioden. Registreringen sker dagligen och närvaron/frånvaron läggs som en kommentar på elevens praktikpass. Ordinarie lärare på skolan slutför närvaro/frånvarorapporteringen. Är eleven frånvaroanmäld aviseras handledaren på praktiken via SMS och ingen ytterligare rapportering för behöver göras. Aktiva De praktikplatser som tar emot elever innevarande verksamhetsår Avbryt Används om användaren inte vill spara utan avbryta inmatningen och återgå till formuläret innan Efternamn Handledare Ange handledarens efternamn Ej aktiva De praktikplatser som inte tar emot elever innevarande verksamhetsår Epostadress Handledare Ange handledarens epostadress Förnamn Handledare Ange handledarens förnamn Gatuadress Ange gatuadress till praktikplatsen Lägg till praktikplats Används för att lägga till en ny praktikplats Läsår Välj rätt läsår i rullistan Ort Ange ort till praktikplatsen Personnummer Handledare Ange personnummer på handledaren Postnummer Ange postnummer till praktikplatsen Nova Software AB februari 2018 14/19

Praktik Välj enhet Välj enhet i rullistan Praktikplats Ange namn på praktikplatsen Skicka SMS vid följande tidpunkt Välj tidpunkt då SMS ska genereras Skola Välj aktuell skola i rullistan SMS innehåll Fritextfält där användaren anger vad som ska stå i SMS-meddelandet Spara Knapp för att spara information Spara inställningar Knapp som används för att spara önskade inställningar Sök praktikplatser Sök/Välj skola: Välj skolaur rullistan eller skriv början på skolans namn Telefonnummer Ange telefonnummer till praktikplatsen Telefonnummer Handledare Ange handledarens telefonnummer Tillbaka Används för att backa till sidan innan Felmeddelande Praktik När användaren inte fyllt i alla obligatoriska fält visar felmeddelandet vilken information som saknas. Nova Software AB februari 2018 15/19

TJÄNSTER Lösningen innehåller tjänster för att kunna ta emot och lämna information som behövs inom området frånvaro och närvaro. Aggregerad frånvaro Lösningen har en tjänst för att leverera aggregerade nyckeltal kring frånvaro för en enskild elev givet ett specifikt tidsintervall. Tjänsten är designad för att kunna hämta en specificerad lista med personer per tjänsteanrop. Meddelandetjänst Läsningen har en tjänst för att skicka ut SMS/Epost som frånvaroaviseringar. Nova Softwares tjänst använder sig i sin tur av en tjänst i SOA-plattformen för att skicka ut meddelanden. Nova Softwares lösning tar emot en bekräftelse efter det att en frånvaroavisering har nått mottagaren. Bekräftelsen används i frånvaro/närvaro-lösningen för att markera att en vårdnadshavare har fått en frånvaroavisering. Regelstyrda utskick Regelstyrda utskick möjliggör för skolan att vårdnadshavare, myndig elev, ansvarig lärare, skolledning samt övrig skolpersonal automatiskt aviseras vid närvaro under/frånvaro över en viss procent alternativt frånvaro i sträck. Avisering sker via e-post/sms. Import av organisationsunderlag Frånvaro/Närvaro-lösningen har tjänster för att kunna ta emot fullimporter samt deltaextrakt från barn och elevregistret. Import av lektionsunderlag Lösningen har en tjänst för att ta emot (nattlig publicering) lektionsunderlag för frånvaro/närvarorapportering från Skola24 Schema. Nova Software AB februari 2018 16/19

Systemadministration En separat webbapplikation som är integrerad i Skola24 webbplattform används för administration samt för grundinställningar av systemet. Denna webbapplikation riktar sig till rollerna domänadministratör (Kommunadministratör) samt Skoladministratör. ADMINISTRATION AV ROLLER Skoladministratör (av Kommunadministratör) Kanslist (av Skoladministratör) Schemaläggare (av Skoladministratör) ADMINISTRATION AV FRÅNVAROANLEDNINGAR Staden bestämmer centralt vilka frånvaroanledningar som ska användas av alla och vilka anledningar som är valbara för respektive skola. Kommunadministratör administrerar vilka frånvaroanledningar som finns för staden samt vilka anledningar som ska vara valbara per skola av Skoladministratör. En frånvaroanledning definieras utifrån kriterierna nedan. Frånvaro om anledningen ska räknas som frånvaro Anmäld om anledningen ska räknas som anmäld eller ej anmäld Ej obligatorisk om anledningen inte ska beräknas (ingen frånvaro eller Valbar för skolpersonal om anledningen ska vara valbar för skolpersonal Valbar för förälder om anledningen ska vara valbar för förälder Valbar för elev om anledningen ska vara valbar för elev Skicka meddelande om anledningen ska generera utskick av frånvaromeddelande Administreras via Administration Frånvaroanledningar. ADMINISTRATION AV KOMMENTARER Staden bestämmer centralt vilka fasta kommentarer som ska användas av alla och vilka kommentarer som är valbara för respektive skola. Kommunadministratör administrerar vilka kommentarer som finns för staden samt vilka som ska vara valbara per skola av Skoladministratör. Administreras via Administration Kommentarer. Användning av fasta kommentarer är beroende av inställning, se nästa avsnitt, Konfigurationsbeskrivning. ADMINISTRATION AV VISNING AV ELEVSCHEMA Dölj individuella elevschema Administreras via Administration Elever. Nova Software AB februari 2018 17/19

Konfigurationsbeskrivning Systemet ställs in på olika nivåer beroende på funktion. Inställningar görs av Kommunadministratör och/eller Skoladministratör. ALLMÄNT Behörighet: Nova Software Aktivering av funktion Frånvaro (förvald på) SMS som frånvaromeddelande (förvald på) SCHEMA (förvald på) Ledighetsansökan (förvald av) Behörighet: Kommunadministratör Aktivera åtkomst för frånvaro/närvaro Vårdnadshavare (förvald av) Elev (förvald av) FRÅNVARO Behörighet: Skoladministratör Antal dagar öppna för frånvarorapportering 1-200 (21 förvald) Antal dagar framåt som vårdnadshavare eller elev kan frånvaroanmäla 0-100 (0 förvald) Frånvaroanmälan för vårdnadshavare och elever Aktivera för vårdnadshavare (förvald av) Aktivera för elev (förvald av) o Avstängd (förvald) o Aktiverad o Myndig elev Nova Software AB februari 2018 18/19

FRÅNVAROMEDDELANDE Behörighet: Skoladministratör Aktivera frånvaromeddelande (förvald av) När utskick sker Direkt vid rapportering (förvald) Efter elevens första lektion med frånvaro Efter elevens sista lektion med frånvaro Efter klockan X om det finns frånvaro Innehåll i meddelande Datum och skola (förvald) Datum, skola, klass, lektionstid och frånvarotid Datum, skola, klass, elev, lektionstid, ämne/kurs, (lärare), frånvarotid, anledning, (rapportör och roll) Text inom parantes gäller ej för SMS-utskick. Innehåll i e-postmeddelande Avsändare vid e-post Avsändare vid SMS FRITEXT Behörighet: Kommunadministratör Aktivera kommentar per skola Inga kommentarer (förvald) Förvalda kommentarer Fritextkommentarer SCHEMA Behörighet: Skoladministratör Aktivera schemavisaren (förvald på) Visa individuella elevscheman (förvald av) LEDIGHETSANSÖKAN Behörighet: Skoladministratör Antal dagar som rektor kan delegera ansvar 0-100 (0 förvalt) Nova Software AB februari 2018 19/19