KHS, Franska Vägen 10, Kalmar

KOMMUNERNAS HJÄLPMEDELSNÄMND I KALMAR LÄN PROTOKOLL Sammanträdesdag 2019-01-31 Tid kl. 13.00-16.00 Plats KHS, Franska Vägen 10, Kalmar Omfattning 1-8 ande Michael Ländin (S) ordförande Magnus Jernetz-Gustavsson (M) Rolf Lindström (M) Gunilla Karlsson (C) Ingela Svensson (C) Amanda Falk (L) tjänstgörande ersättare Övriga Närvarande Kari Lindén, hjälpmedelschef Lars Axelsson, supportchef Patrik Ohlsson, enhetschef ekonomi Evelina Juel 1 Sekreterare Peter Notini Justeras Michael Ländin Magnus Jernetz-Gustavsson Ordförande Anslaget på kommunens anslagstavla den 13 februari 2019 1

1 Inledning och presentation Ordförande Michael Ländin inleder sammanträdet med att välkomman alla ledamöter till en ny mandatsperiod. Därefter följer uppräkning i form av presentaton av de nya nämndsledamöterna. Efter presentationen så påbörjar hjälpmedelschef Kari Linden en powerpointpresentation som ger en kort genomgång om Hjälpmedelsnämndens och KHS:s arbete. Kari informerar om vilka kommuner som samverkar inom nämnden samt att de gemensamma Hjälpmedelscentralerna finns i Kalmar och Västervik. Ledamöterna får därefter en genomgång av KHS organisation, dess uppdrag och uppgifter, dess personalstyrka samt en beskrivning av dess lokaler i Kalmar och Västervik. Därefter informerar Kari om KHS ekonomi i form av hur kostnaderna och avgifter är fördelade mellan de samverkande kommunerna samt hur kostnadsutvecklingen har sett ut mellan 2012 och 2018. Sedan 2012 har KHS fasta avgift ökat med i genomsnitt 2,75 %. Kari informerar därefter om Hjälpmedelsutredningen som Socialdepartement publicerade 2017. Hjälpmedelsnämnden antecknar informationen till protokollet. 2

2 Budgetuppföljning till och med december 2018 Handling Budgetuppföljning KHS till och med december 2018 Bakgrund KHS uppvisar för 2018 ett positivt resultat gentemot budget på 378 tkr. Hela resultatet kommer enligt beslut föras över till 2019 års redovisning. Det positiva resultatet kan främst härledas till att totala driftkostnader varit lägre än budgeterat under 2018 samt att KHS haft intäkter från vitesfakturering. Sammanfattning: Som ses i diagrammet nedan höll sig personalkostnaderna för året nära budgeterat belopp och avvek från budget med -111,6 tkr. Driftkostnaderna visar ett överskott på 254,9 tkr gentemot budget. Intäkter visar på ett överskott på 318 tkr gentemot budget och omsättning hjälpmedel slutar på ett resultat väldigt nära det budgeterade och visar ett underskott på 83,3 tkr. Vidare detaljerad förklaring ges under respektive rubrik. 1500 Resultat KHS 2018 (Tkr) 1000 500 0 Resultat KHS 2018 (Tkr) Resultat Personal Resultat Drift -500 Resultat Intäkter -1000 Omsättning hjälpmedel -1500-2000 Diagram 1) KHS uppvisar ett resultat för året på 378 tkr. Personalkostnaderna och omsättning hjälpmedel håller sig kring budget. Driftkostnaderna är lägre än budgeterat belopp och intäkterna från fast verksamhet är högre än budgeterat vilket tillsammans leder till ett överskott. Personalkostnader Personalkostnaderna uppvisar ett helårsresultat gentemot budget på -111,6 tkr. Kostnaderna har under året hållit sig nära budget och utan större svängningar. Driftkostnader Driftkostnaderna uppvisar för 2018 ett överskott på 254,9 tkr. Överskottet beror till stor del på att kostnaderna för upphandling inte varit så höga som 3

budgeterat. Det har under 2018 varit relativt få upphandlingar vilket kommer ändras 2019 då det är planerat för fler upphandlingar. Även kostnader för utbildning har under 2018 varit lägre än budgeterat. Däremot har drivmedelskostnaderna varit högre vilket kan förklarars av ett rekordhögt drivmedelspris under 2018. Utfallet vad gäller driftkostnader för Kalmar har varit i linje med budgeterat belopp medan kostnaderna i Västervik har varit lägre än budgeterat vilket kan förklaras av att större investeringar såsom skalskydd inte har utförts under året som planerat. I Kalmar ökade driftkostnaderna under årets sista månader på grund av nyinköp av bland annat verktyg och telefoner till följd av inbrottet i oktober. Intäkter Fast Verksamhet Den fasta årskostnaden för kommunerna fakturerades under mars och augusti och intäkten har periodiserats jämnt över helåret för att skapa ett rättvisande resultat. Anledningen till att intäkterna för helåret 2018 är högre än budgeterat är att KHS avtalsenligt har fakturerat leverantörer vite vid försenade leveranser. Hela detta belopp innebär ett överskott då denna intäkt inte var budgeterad för. Omsättning Hjälpmedel Omsättning av hjälpmedel redovisar för helåret ett underskott på -83,3 tkr. Både inköp och försäljning har under 2018 ökat med över 50 % jämfört med 2017. Ackumulerad försäljning av hjälpmedel blev till och med december 299 tkr större än ackumulerade inköp. Inköpen uppgick till 31179,2 tkr och försäljningen till 31478,1 tkr. Trots att försäljningen är större än inköpen för året så blir det totalt sett ett litet underskott för omsättning av hjälpmedel vilket bland annat kan förklaras av att det gjorts fler kassationer under året än budgeterat. Försäljning av konsulttjänster uppvisar för helåret 2018 ett resultat på 1536 tkr vilket är väldigt nära det budgeterade 1600 tkr. Detta är en förbättring sedan 2017 då försäljning av konsulttjänster enbart uppgick till 1415 tkr. Statistik Antal Kundorder 1500 1400 1300 1200 1100 1000 900 800 700 600 1384 1304 Antal kundorder KHS 2017 Antal kundorder KHS 2018 1423 1365 1271 1227 1179 1188 1191 1175 1128 1017 1291 1219 1223 1224 1228 1250 1138 1167 1292 1214 988 941 4

Diagram 2) Antalet kundorder var i december 941 stycken. Motsvarande för december 2017 var 988 stycken. Totalt för år 2018 har antalet kundorder varit 14301 stycken att jämföra med 14207 stycken under 2017 så en liten ökning. Antalet kundorder uppvisar en jämnare fördelning per månad under 2018 jämfört med 2017. Antal Aktiviteter Antal aktiviteter KHS 2017 Antal aktiviteter KHS 2018 1100 1050 1000 950 900 850 800 750 700 650 600 960 921 917 822 1031 851 945 784 801 800 973 697 835 755 743 677 982 841 1023 891 899 734 726 Diagram 3) I december var antalet aktiviteter 726 stycken att jämföra med 734 stycken för december 2017. Totalt för året landade antal aktiviteter på 9879 att jämföra med 10752 för 2017 så en viss minskning har skett under 2018. Hjälpmedelsnämnden tar informationen om budgetuppföljningen till protokollet. 5

3 Svar revisionsrapport granskning av hjälpmedelsnämnden Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-01-15 Kalmar kommun Granskning av Hjälpmedelsnämnden Bakgrund EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat Hjälpmedelsnämnden i syfte att bedöma om nämndens arbete med intern styrning och kontroll är ändamålsenlig. Kalmar läns kommuner samverkar genom en gemensam nämnd kring rehabiliterings och försörjningsverksamhet för tekniska hjälpmedel. Kalmar är värd-kommun för den gemensamma nämnden och arbetsgivare för personal vid två hjälpmedelscentraler i Kalmar och Västervik. Granskningens övergripande syfte är att bedöma om hjälpmedelsnämndens arbete med intern styrning och kontroll kan bedömas vara ändamålsenlig. I granskningen har följande frågor besvarats av revisionen: - Har nämnden säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? - Har nämnden säkerställt fastställda styrdokuments aktualitet och efterlevnad? - Har nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering i enlighet med gällande överenskommelse? - Har nämnden säkerställt en tillräcklig ekonomisk uppföljning och rapportering? - Finns en tydlig ansvarsfördelning avseende arbetet med intern kontroll? - Genomför nämnden löpande riskanalyser kopplade till intern kontroll? - Hanteras riskerna på ett adekvat sätt? - Sker det en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollen? Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har hållits med nämndens presidium, ansvarig för hjälpmedelscentralens verksamhet samt ekonom. Revisorernas sammanfattande bedömning är att Hjälpmedelsnämndens arbete med intern styrning och kontroll behöver stärkas för att bli ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen visar nämnden först under 2018 fasställt en gemensam verksamhetsplan som innehåller ett antal målområden och mål som ska mätas genom ett antal nyckeltal. Det saknas en delegationsordning och det noteras i granskningen att det gjorts avsteg från gällande avtal när det gäller att nämnden ska ha ett arbetsutskott 6

och uppföljningar ska ske kvartalsvis. Hjälpmedelsnämnden saknar en struktur för sitt internkontrollarbete det har inte upprättats någon riskanalys eller årlig internkontrollplan. Vi ser positivt på den kommande översynen av verksamheten som ska genomföras. Enligt uppgift ska översynen bl.a. omfatta en revidering/uppdatering av det gemensamma avtalet med till verksamhetsbeskrivning och reglemente, förtydligande av be-greppet värdkommun och rutiner för rapportering. Revisonen lämnar följande rekommendationer för fortsatt utvecklingsarbete: - Fastställa delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden - Säkerställ att nämnden årligen fastställer beslutsattestanter för verksamheten - Skapa rutiner för hur uppföljning av de målsättningar som fastställs i verksamhetsplanen ska ske - Fasställ en struktur och ett arbetssätt för nämndens internkontrollarbete - Säkerställ att uppföljning och återrapportering sker enligt fastställt avtal - Säkerställ att nämndsmötenas struktur och tidplan ger förutsättningar för att nämndens ledamöter kan delta samt att uppföljning av verksamhet och ekonomi kan ske enligt gällande avtal. Kommunens revisorer önskar svar från Hjälpmedelsnämnden på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder som planeras. Hjälpmedelsnämndens svar till kommunens revisorer: - Fastställa delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden Svar: Förslag till delegationsordning kommer att tas upp för beslut vid hjälpmedelsnämndens sammanträde i mars 2019. - Säkerställ att nämnden årligen fastställer beslutsattestanter för verksamheten Svar: sattestanter fasställdes vid hjälpmedelsnämndens sammanträde 181123 - Skapa rutiner för hur uppföljning av de målsättningar som fastställs i verksamhetsplanen ska ske Svar: Det är ny mandatperiod för hjälpmedelsnämnden och den nya hjälpmedelsnämnden kommer att diskutera både innehåll i verksamhetsplan samt hur uppföljning ska ske under 2019. - Fasställ en struktur och ett arbetssätt för nämndens internkontrollarbete Svar: KHS ekonom kommer att ta fram förslag för internkontrollarbetet som är anpassat till KHS verksamhet för beslut i hjälpmedelsnämnden i mars 2019. 7

- Säkerställ att uppföljning och återrapportering sker enligt fastställt avtal Svar: Förslag finns framtaget på revidering av hjälpmedelsnämndens reglemente och avtal med länets kommuner. - Säkerställ att nämndsmötenas struktur och tidplan ger förutsättningar för att nämndens ledamöter kan delta samt att uppföljning av verksam-het och ekonomi kan ske enligt gällande avtal. Svar: Justeringar i avtal och reglemente är föreslagna för att ge förut-sättningar för nämndens ledamöter att delta samt för att kunna för-bättra hjälpmedelsnämndens mötesstruktur och möjlighet till uppföljning av verksamhet och ekonomi. Förslaget om ändringar i reglemente och avtal kommer att skickas till respektive kommun för beslut. När länets 12 kommuner fattat erforderliga beslut om ändringar i avtal och reglemente kan det nya avtalet och reglementet träda i kraft. Hjälpmedelsnämnden överlämnar ovanstående svar på Granskning av hjälpmedelsnämnden till kommunens revisorer. 8

4 Revidering avtal och reglemente för hjälpmedelsnämnden. Handling Tjänsteutlåtande 2019-01-15 Förslag till avtal. Förslag till reglemente Bakgrund Hjälpmedelsnämnden tog beslut om förslag till revidering av avtal med länets kommuner angående hjälpmedelsverksamheten och revidering av reglemente för hjälpmedelsnämnden vid sitt sammanträde 181123. Anledningen till att förändringar i reglemente och avtal behöver ses över är dels att regionförbundet ändras och primärkommunala nämnden inte kommer att finnas kvar och dels revisorernas rapport kring hjälpmedelsnämndens verksamhet. Hjälpmedelsnämnden föreslog förändringar i Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet med att: - ta bort ej aktuella bilagor i avtalet - förändring i 2 Nämndens sammansättning. - I Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten mellan kommunerna i Kalmar Län föreslogs förändring av: - 4 Nämndens sammansättning - 13 arbetsutskott - 14 beredning av ärenden - 17 ersättning till förtroendevalda - Samtliga förändringar redovisas i bilagor förslag till avtal och förslag till reglemente. Förslag till ny avtalstext och förändringar i reglementet ska beslutas av respektive fullmäktige i avtalskommunerna. Nytt avtal ska sedan undertecknas av ansvarig i respektive kommun. Vid hjälpmedelsnämnden 181123 beslutades att: Förslag till nytt avtal och reglemente beslutas på hjälpmedelsnämndens första sammanträde i januari. Förnyat avtal och reglemente därefter till respektive kommuns fullmäktige för beslut och undertecknande 9

Hjälpmedelsnämnden beslutar att godkänna förslaget till revidering av Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet och Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län samt att överlämna förslagen för beslut och undertecknande till respektive kommuns fullmäktige. Ett tillägg görs i form av ett förtydligande av arvodesreglerna i reglementet för att ge en tydligare beskrivning av att ersättningarna baseras på det grundarvode som utges till ledamöterna vid Sveriges Riksdag. 10

5 Arvodering hjälpmedelsnämnden Handling Arvodering av nämndens ledamöter Bakgrund Enligt beslut i hjälpmedelsnämnden 181123 har ett förslag till förändring gällande arvodering lagts enligt följande; 17 Ersättning till förtroendevalda Ledamöter och ersättare erhåller arvode enligt Kalmar kommuns arvodesregler för förtroendevalda. Ordförande erhåller ett fast årsarvode om 10% och vice ordförande erhåller ett fast årsarvode om 6%. Arvodeskostnaderna ska belasta den gemensamma nämnden för hjälpmedelsverksamhet. Beräkning av kostnader för arvodering av nämndens ledamöter, enligt Kalmar kommuns arvodesregler. Ordförande 10% av 802 800 kr = 80 280 kr Vice ordförande 6% av 802 800 kr = 48 168 kr 10 st Ledamöter grundarvode 6 möten á 1070 kr = 64 200 kr 10 st ledamöter timarvoden 10 tim á 214 kr = 21 400 kr Förlorad arbetsinkomst 10 ledamöter 2 tim á 214 kr = 4 280 kr Totalt summa arvoden = 218 328 kr Tilläggsbudget om 218 328 kr tas upp för beslut i Kalmar kommuns Fullmäktige, under förutsättning att erforderliga beslut om arvodering har godkänts i respektive kommuns fullmäktige. Tilläggsbudgeten fördelas på kommunernas fasta avgift enligt Fördelningsprincipen till respektive kommun. Hjälpmedelsnämnden beslutar att godkänna förslaget om tilläggsbudget för arvodering av nämndens ledamöter. En förutsättning är att föreslagna förändringar av avtal och reglemente godkänns av respektive kommuns fullmäktige. Därefter lämnas förslaget om tilläggsbudget till Kalmar kommuns fullmäktige för beslut. 11

6 Budget och verksamhetsplan 2019 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-01-15 Verksamhetsplan med budget 2019 Bakgrund Hjälpmedelsnämnden godkände vid sitt sammanträde 181123 verksamhetsplan och budget för hjälpmedelsverksamheten för 2019. Kalmar kommuns fullmäktige ska fatta beslut om budget och verk-samhetsplan för den kommunala hjälpmedelsverksamheten. Budget 2019 för KHS innehåll inte budget medel för arvodering av hjälpmedelsnämnden som är föreslagt i det nya reglementet. När beslut har fattas av respektive kommuns fullmäktige kommer därför ett förslag till tilläggsbudget att förslås. Nuvarande budget och verksamhetsplan lämnas till fullmäktige i Kalmar för beslut. Hjälpmedelsnämnden tar informationen om verksamhetsplan och budget till protokollet och lämnar budget och verksamhetsplan 2019 till fullmäktige i Kalmar kommun för beslut. 12

7 Sammanträdesdatum 2019 Handling Sammanträdesdagar 2019 Bakgrund Enligt beslut i hjälpmedelsnämnden i september 2017, ska lednings-grupp för KHS och hjälpmedelsnämnden ha ett gemensamt möte per termin. Datum för gemensamma möten med hjälpmedelsnämnd och ledningsgrupp föreslås bli190522 och 190904. Förslag: 190331, kl. 13-16, KHS Kalmar 190327, kl. 13-15, KHS Västervik 190522, kl. 13-16, KHS Kalmar, gemensamt med ledningsgrupp 190904, kl. 13-16, KHS Västervik gemensamt med ledningsgrupp 191023, kl. 13-15, KHS Kalmar kommun 191204, kl. 13-15, KHS Västervik. Hjälpmedelsnämnden godkänner förslag till sammanträdesdatum och mötesordning för 2019 med tillägget att tidpunkten för varje sammanträde ska vara kl. 13.00 16.00. 13

8 Övriga frågor Besök till Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Kari Linden informerar om att som en del av introduktionen för de nya nämndsledamöterna så föreslås ett besök till Östra Skånes hjälpmedelsnämnd. Östra Skånes hjälpmedelsnämnd är ett samarbete mellan 11 skånska kommuner kring hjälpmedelsförsörjning. Värdkommunen för nämnden är Kristianstads kommun. Kari uppger att denna nämnd har ett snarliknade upplägg som KHS och därmed vore det fördelaktigt för nämndsledamöter att se hur man arbetar med hjälpmedelsfrågor i andra kommuner. Kari ska inför nästa nämndsammanträde kontakta Östra Skånes hjälpmedelsnämnd för att boka in ett besök efter sommaren. Hjälpmedelsnämnden antecknar informationen till protokollet. 14