KUNGSBACKA KOMMUN Byggnadsnämnden. PROTOKOLLSUTDRAG Datum

Relevanta dokument
KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen

Svar på revisionsrapport från Ernst & Young gällande granskning av hemsjukvård för de mest sjuka äldre VO/2017:

PROTOKOLLSUTDRAG Datum KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen

Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer Sammanträdesdatum

Kommunstyrelsens arbetsutskott. Fikapaus klockan Thure Sandén (M) för Hans Forsberg (M)

Granskning av den interna kontrollen vid region-, utomläns- och utlandssjukvård

Svar på revisionsrapport om Våld i nära relationer

Revisionsrapport 2018 Mölndals stad

Svar på revisionsrapport Uppföljande granskning av statsbidrag inom flyktingmottagandet 2014

Svar till Kommunrevisionen på revisionsrapport angående upphandling

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Haparanda stad. Uppföljning granskning av placerade barn och unga

91 Yttrande om barn som far illa eller riskerar att fara illa

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsen Dnr

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post:

256 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 2019 Dnr KS/2018:396

Hans Forsberg (M), ordförande Fredrik Hansson (C), vice ordförande Lisa Andersson (M) Ulrika Landergren (L) Eva Borg (S)

Yttrande över revisorernas granskningsrapport om intern kontroll avseende investeringsprojekt. Ärendebeskrivning LULEÅ KOMMUN

DNR: KS2016/918/01. Informationssäkerhetspolicy för Sunne kommun KS2016/918/ (1) Kommunstyrelsen

Revision- Granskning av biståndsbedömning inom hemtjänsten

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen

Svar på revisionsrapport Granskning av avvikelsehantering Region Kronoberg

KLK 2018/235. Kommunfullmäktige

Checklista för konventionen om barnets rättigheter

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna November Kungsbacka kommun. Uppföljning av 2016 års granskningar

Regionstyrelsen 57-83

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post: yvonne.pettersson@vasteras.se

Yttrande över revision - Granskning av kommunens uppföljning och kontroll av externa utförare

Revisionsrapport - Granskning av korthantering och representation

Svar på revisionsrapport Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap

Yttrande avseende revisionsrapport nr 1 granskning av kommunen arbete med barnkonventionen

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Plats och tid Rådhussalen, klockan 09:00 11:00

Granskning av drift och skötsel av anläggningar och samverkan med föreningsliv

Svar på revisionsrapport "Granskning av mottagandet av ensamkommande barn"


Protokollsutdrag. 1. Godkänna svaret på revisionsrapport Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och överlämna det till revisionen.

Revisionsrapport - Granskning av direktupphandling och följsamhet mot egna riktlinjer

71/18 Yttrande över revisorernas granskning av hantering av landstingets pensioner

Kommunstyrelsens Ledningsutskott och Ekonomiutskott (18)

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Individ & Familjeomsorg IF/2018:

Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av ärendeberedning till Direktionen Anders Pålhed

Regionfullmäktige 24-46

Granskning av löneprocessen svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Granskning av IT-säkerhet

Revisionsrapport angående granskning av kommunens anpassning till nya IT-lösningar

TJÄNSTESKRIVELSE. Svar på motion om barnkonsekvensanalyser

Svar på Uppföljning - Granskning av kommunstyrelsens

158/18 Svar från landstingsstyrelsen på revisorernas granskning av rätt intäkter

32 Svar på revisionens skrivelse angående granskning av investeringsprocessen

Svar på medborgarförslag Bygglov över disk

Yttrande och åtgärdsplan med anledning av revisionsrapport 1/2014

Yttrande över överklagande av beslut , att anta detaljplan för Iserås 4:89 i Onsala

Revision av den interna kontrollen kring uppbördssystemet REX

Rekommendation kopplad till granskning av föreningsbidrag

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer

Uppföljning av granskning

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott

Svar på revisionsskrivelse informationssäkerhet

Granskning av intäktsredovisning

Kommunstyrelsen

Svar på revisorernas granskningsrapport av Kalmar kommuns inköpsprocess

Revisionsrapport: Förstudie granskning av marklov för trädfällning

Ärende Beteckning Förslag. 1. Val av justerare Ulrika Landergren (L)

Svar på revisionsrapport - Granskning av upphandling

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer

Yttrande till kommunrevisionen över granskning av löneutbetalningar

Uppföljning av tidigare granskning av kommunens fordon


Kommunstyrelsens plan- och utvecklingsutskott 19 februari 2019

Revisionsrapport. Granskning av offentlighetsprincipen i Höörs kommun

PROTOKOLL Kommunstyrelsen 55 Svar på Revisionsrapport kommunstyrelsens uppsikt över bolagen Beredning Yrkande Kommunstyrelsens beslut

Centrumhuset Högholmen torsdag kl.08:15. Simon Sällström, sektorchef miljö och bygg Ulrika Marklund, miljöchef Sofia Vass, nämndsekreterare

82 Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare

Revisionsrapport: granskning av kommunens förebyggande arbete avseende psykisk ohälsa hos barn och unga

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Protokollsutdrag. Sammanträdesdatum

Åstorps kommun. Detaljplan- och bygglovsprocessen Revisionsrapport. Audit KPMG AB 10 juni 2014 Antal sidor: 7. Detaljplan- och bygglovsprocessen.

Granskning av kontroll och uppföljning av privata utförare, beslut om svar till Kommunrevisionen

Uppföljande granskning 2017

Susanne Persson (M) för Henrik Gradén (M) Hans Callerfelt (L) Gerhard Isacsson (KD) Conny Loftander (S) Clas Rosander (MP) Sven-Åke Pedersen (KB)

Svar på kommunrevisionens granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal KS/2016:

Yttrande över Revision - granskning avseende hemsjukvården i Halland

I Central förvaltning Personalen het

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Granskning av oegentligheter och riskbranscher svar på revisionsrapport från Huddinge kommuns revisorer

21/19 Svar på revisorernas granskning av internkontroll i den löpande redovisningen 2018

Yttrande över ansökan om planerad bergtäkt (Lyckan 1:1, Mölndals kommun) KS/2015: övrigt har Kungsbacka kommun inget att erinra mot ansökan.

Kommunstyrelsens arbetsutskott. Plats och tid Kommunhuset, Svalöv, kl :00 Ajournering: kl. 14:10-14:20. Beslutande. Ej tjänstgörande ersättare

Uppföljning av revisionsrapport Kommunala aktivitetsansvaret i Lysekils kommun januari 2019

Protokollsutdrag. 1. Avge yttrande till revisionen enligt kommunledningskontorets förslag.

Sammanträdesprotokoll

11 Revisionsrapport granskning av fastighetsunderhåll RS150108, RHR150006

Transkript:

Byggnadsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG 2018-11-15 298 Svar till kommunrevisionen/ey angående fördjupade frågor i granskning av Kungsbacka Direkt BN/2018:305 1.2.2.3 Dnr BN/2018:305 Beslut Byggnadsnämnden godkänner förvaltningens förslag på svar till kommunrevisionen angående uppföljande granskning av vilka åtgärder som genomförts efter revisionen av samarbetet med Kungsbacka direkt, och översänder det som sitt svar till kommunrevisionen. Sammanfattning av ärendet Kommunrevisionen har med hjälp av Ernst & Young utfört en granskning av Kungsbacka direkt. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnden för Service säkerställt en ändamålsenlig organisation och arbetssätt för Kungsbacka direkt. I granskningsrapporten, daterad december 2016, redovisas några förbättringsområden och rekommendationer för det fortsatta arbetssättet. Kommunrevisionen genomför en uppföljande granskning under 2018 och önskar svar från byggnadsnämnden angående vilka åtgärder som byggnadsnämnden vidtagit med anledning av rekommendationerna. Beslutsunderlag Byggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse, 2018-10-30, förslag: Byggnadsnämnden godkänner förvaltningens förslag på svar till kommunrevisionen angående uppföljande granskning av vilka åtgärder som genomförts efter revisionen av samarbetet med Kungsbacka direkt, och översänder det som sitt svar till kommunrevisionen. Skrivelse med uppföljande frågor från Kommunrevisionen (Ernst & Young), 2018-09-05 Följebrev från Kommunrevisionen (Ernst & Young), 2018-09-05 Beskrivning av ärendet EY genomförde under 2016 en granskning av Kungsbacka direkt på uppdrag av kommunrevisionen. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för service säkerställt en ändamålsenlig organisation för och ett ändamålsenligt arbetssätt för samarbete mellan Kungsbacka direkt och de nämnder som nyttjar Kungsbacka Direkt. Granskningen undersökte om byggnadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig samverkan avseende Kungsbacka direkt. Utifrån granskningen rekommenderades byggnadsnämnden att: Expedierat/bestyrkt

Byggnadsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG 2018-11-15 Se till att det finns rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter. Se till att det tydliggörs och förankras hur arbetet med Kungsbacka direkt ska bedrivas i respektive förvaltning. På uppdrag av kommunrevisionen gör EY en uppföljande granskning av Kungsbacka Direkts organisation och dess samarbete med de nämnder som nyttjar kundcentrets tjänster. Frågor till Byggnadsförvaltningen i uppföljande granskning: Hur arbetar förvaltningen med att se till att det finns rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter? Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt har regelbundna samarbetsmöten vilket säkerställer att nya rutiner, checklistor och annan tydlig information i Kungsbacka Direkts interna wikipedia finns på plats innan den nya arbetsuppgiften ska utföras samt att alla samhällsvägledare är trygga i dem. En kommunikatör är med på varje samarbetsmöte för att snabbt kunna ändra information på både de interna och externa webbplatserna. Vidare har det inrättats en arbetsgrupp som löpande arbetar med bland annat rutiner. Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt har en gemensam medarbetare som jobbar på båda ställena som administratör och samhällsvägledare respektive. Fördelningen är 80 % + 20 %. Inom ramen för samarbetet finns det även kontaktperson för löpande frågor som uppstår mellan samarbetsmötena och som snabbt behöver lösas. Det kan röra både rutiner i samarbetet men också komplexa kundfrågor. Under våren 2018 arbetar Kungsbacka Direkt och Byggnadsförvaltningen i samma kundtjänstsystem, Artwise. Det ger en högre grad av rättssäker hantering av inkommande frågor och ger en spårbarhet i kundärendena vilket gör det enklare att se vilken information och de svar som givits till kund. Vad har genomgången, i enlighet med svaret på revisionsrapporten, av befintliga rutiner resulterat i vad gäller rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter? Genomgången har resulterat i att några rutiner är borta, andra rutiner är kompletterade och nya rutiner har tagits fram. Hur har förvaltningen arbetat med att tydliggöra och förankra hur arbetet med Kungsbacka direkt ska bedrivas i förvaltningen? Byggnadsförvaltningen har tydliggjort och förankrat samarbetet med Kungsbacka Direkt genom att ha utsett flera kontaktpersoner, tillsatt en arbetsgrupp med medlemmar från Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt. Arbetsgruppen arbetar kontinuerligt med bland annat samarbetsrutiner och informationsinnehållet på de interna och externa webbsidorna och Kungsbackas Direkts interna wikipediasida. Samtliga medarbetare på Byggnadsförvaltningen, får månadsvis löpande information internt om hur samarbetet fortlöper. Informationen består av bland annat av återrapport av statistik och information om de rutiner som gäller för samarbetet och om dessa uppdaterats eller om nya tillkomit eller om någon tagits bort. Vid informationstillfället fångas eventuella problem eller andra frågeställningar upp som uppstått i mellanliggande period mellan samarbetsmötena. Beslutsgång Expedierat/bestyrkt

Byggnadsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG 2018-11-15 Ordförande Thure Sandén (M) finner att det finns ett förslag till beslut det vill säga förvaltningens förslag och att byggnadsnämnden bifaller det. Beslutet skickas till kommunrevisionen@kungsbacka.se thomas.edin@se.ey.com Byggnadsförvaltningen Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE 2018-10-30 Diarienummer BN/2018:305 Förslag till beslut i Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden godkänner förvaltningens förslag på svar till kommunrevisionen angående uppföljande granskning av vilka åtgärder som genomförts efter revisionen av samarbetet med Kungsbacka direkt, och översänder det som sitt svar till kommunrevisionen. Sammanfattning av ärendet Kommunrevisionen har med hjälp av Ernst & Young utfört en granskning av Kungsbacka direkt. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnden för Service säkerställt en ändamålsenlig organisation och arbetssätt för Kungsbacka direkt. I granskningsrapporten, daterad december 2016, redovisas några förbättringsområden och rekommendationer för det fortsatta arbetssättet. Kommunrevisionen genomför en uppföljande granskning under 2018 och önskar svar från byggnadsnämnden angående vilka åtgärder som byggnadsnämnden vidtagit med anledning av rekommendationerna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2018-10-30 Skrivelse med uppföljande frågor från Kommunrevisionen (Ernst & Young), 2018-09-05 Följebrev från Kommunrevisionen (Ernst & Young), 2018-09-05 Beslutet skickas till kommunrevisionen@kungsbacka.se thomas.edin@se.ey.com Byggnadsförvaltningen Motivering av beslut EY genomförde under 2016 en granskning av Kungsbacka direkt på uppdrag av kommunrevisionen. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden för service säkerställt en ändamålsenlig organisation för och ett ändamålsenligt arbetssätt för samarbete mellan Kungsbacka direkt och de Byggnadsförvaltningen Charlotta Bruno 0300-834036 charlotta.bruno@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

2 (3) nämnder som nyttjar Kungsbacka Direkt. Granskningen undersökte om byggnadsnämnden säkerställt en ändamålsenlig samverkan avseende Kungsbacka direkt. Utifrån granskningen rekommenderades byggnadsnämnden att: Se till att det finns rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter. Se till att det tydliggörs och förankras hur arbetet med Kungsbacka direkt ska bedrivas i respektive förvaltning. På uppdrag av kommunrevisionen gör EY en uppföljande granskning av Kungsbacka Direkts organisation och dess samarbete med de nämnder som nyttjar kundcentrets tjänster. Frågor till Byggnadsförvaltningen i uppföljande granskning: Hur arbetar förvaltningen med att se till att det finns rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter? Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt har regelbundna samarbetsmöten vilket säkerställer att nya rutiner, checklistor och annan tydlig information i Kungsbacka Direkts interna wikipedia finns på plats innan den nya arbetsuppgiften ska utföras samt att alla samhällsvägledare är trygga i dem. En kommunikatör är med på varje samarbetsmöte för att snabbt kunna ändra information på både de interna och externa webbplatserna. Vidare har det inrättats en arbetsgrupp som löpande arbetar med bland annat rutiner. Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt har en gemensam medarbetare som jobbar på båda ställena som administratör och samhällsvägledare respektive. Fördelningen är 80 % + 20 %. Inom ramen för samarbetet finns det även kontaktperson för löpande frågor som uppstår mellan samarbetsmötena och som snabbt behöver lösas. Det kan röra både rutiner i samarbetet men också komplexa kundfrågor. Under våren 2018 arbetar Kungsbacka Direkt och Byggnadsförvaltningen i samma kundtjänstsystem, Artwise. Det ger en högre grad av rättssäker hantering av inkommande frågor och ger en spårbarhet i kundärendena vilket gör det enklare att se vilken information och de svar som givits till kund.

3 (3) Vad har genomgången, i enlighet med svaret på revisionsrapporten, av befintliga rutiner resulterat i vad gäller rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter? Genomgången har resulterat i att några rutiner är borta, andra rutiner är kompletterade och nya rutiner har tagits fram. Hur har förvaltningen arbetat med att tydliggöra och förankra hur arbetet med Kungsbacka direkt ska bedrivas i förvaltningen? Byggnadsförvaltningen har tydliggjort och förankrat samarbetet med Kungsbacka Direkt genom att ha utsett flera kontaktpersoner, tillsatt en arbetsgrupp med medlemmar från Byggnadsförvaltningen och Kungsbacka Direkt. Arbetsgruppen arbetar kontinuerligt med bland annat samarbetsrutiner och informationsinnehållet på de interna och externa webbsidorna och Kungsbackas Direkts interna wikipediasida. Samtliga medarbetare på Byggnadsförvaltningen, får månadsvis löpande information internt om hur samarbetet fortlöper. Informationen består av bland annat av återrapport av statistik och information om de rutiner som gäller för samarbetet och om dessa uppdaterats eller om nya tillkomit eller om någon tagits bort. Vid informationstillfället fångas eventuella problem eller andra frågeställningar upp som uppstått i mellanliggande period mellan samarbetsmötena. Tommy Nilsson Tf. förvaltningschef Charlotta Bruno Utredare