PROTOKOLL 1 (26) 2015-12-09 Nämnden för support och lokaler Plats och tid ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal Ersättare Daniel Enwall (S) Katrin Marklund (S) Elsy Larsson (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd. chef fastighet Peter Lundmark, avd. chef måltid Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi André Söderlund, inköpschef 108-123 Mathias Rönngren, avd. chef verksamhetsstöd 124-129 Birgitta Holmström, sektionschef personal 124-129 Eva Nyström, avd. chef kommunikation 124-129 Emma Sundelin, projektchef 128 Johan Johansson. underhållsamordnare 124 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 108-124 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-12-09 2015-12-18 2016-01-10 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 108 Dnr FA 2015-000172 007 Besök av kommunrevisorerna Jan-Anders Melander, kommunrevisor, och Robert Bergman, sakkunnigt biträde på PWC, besöker nämnden. De beskriver revisionens uppdrag och rollfördelningar. De redovisar den granskning som de har gjort av nämndens ansvarsutövande 2015. Nämnden kommer att få ta del av hela rapporten på nästa sammanträde. De berättar också om den granskning som de har gjort på kommunens serviceförklaringar. Rapporten om serviceförklaring delges under sammanträdet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 109 Dnr FA 2015-000187 053 Upphandling av träd och buskar Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på träd och buskar. Sex anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med referensgruppen enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som har lägst pris. Summan av denna upphandling är ca 250 000 kr/år 1. Avtal tecknas med Billbäcks plantskola aktiebolag 2. Avtalsperiod 2016-01-01 till 2017-12-31 med möjlighet till förlängning med 1 år sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-12-07 Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 110 Dnr FA 2015-000188 054 Upphandling av elektronisk körjournal Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på elektronisk körjournal Åtta anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Summan av denna upphandling är 1 420 800 kr 1. Avtal tecknas med AddMobile AB 2. Avtalsperiod 2016-01-01 till 2017-12-31 med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-12-08 Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 111 Dnr FA 2015-000186 040 Inköp av servicebilar till drift Driftsektionen inom fastighetsavdelningen har gjort en översyn av organisationen, arbetssätt och fördelningen av arbetsuppgifter. Det innebär att fastighetsteknikerna arbetar områdesvis från centralt belägna driftcentraler där så är möjligt. Personal- och lokalbehovet har minskat. För att fullfölja den förändringen måste antalet servicebilar utökas. För att kunna utföra fastighetsserviceservice i hela kommunen behövs välutrustade servicebilar. Med det förändrade arbetssättet behöver driftsektionen utöka antalet servicebilar med två stycken. Kostnaden är ca 80 000 kr/bil/år. Kostnaden kommer att belasta driftavdelningens driftbudget. Godkänna inköp av två servicebilar till fastighetsavdelningen, driftsektionen sunderlag Fastighetsavdelningens tjänsteskrivelse daterad 2015-11-25 et sänds till: Enhetschefer, drift Tekniska kontoret, serviceavdelningen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 112 Dnr FA 2015-000125 009 Medborgarförslag - Rum i Stadshuset där man har möjlighet att byta blöjor på alla med det behovet upp till vuxen ålder (78/15) Det har kommit ett medborgarförslag där förslagställaren beskriver behovet av ett rum där man kan byta blöja på större barn och vuxna. Rummet behöver utrustas med en stor höj- och sänkbar brits med upp- och nedfällbara fallskydd som rymmer en vuxen. Rummet behöver också ha lyft och gärna en sittplats för medhjälpare. Förslagställare beskriver att rummet kan användas för fler, exempelvis kan den som sitter i rullstol få möjlighet att sträcka ut sig och den som behöver sondmatas kan använda rummet. Rummet skulle vara låsbart men tillgängligt dygnet runt för dem som har behov av det. Fastighetsavdelningen har undersökt möjligheten att kunna lösa behovet i stadshuset. Rummet borde ligga i entréplan för att erbjuda bästa möjliga tillgänglighet och måste ha tillgång till vatten. Det går inte att lösa i befintlig byggnad utan kräver en större ombyggnation. Det kan också vara svårt att erbjuda en dygnet runt lösning eftersom stadshuset är stängt vissa delar av dygnet. Fastighet skulle vilja få göra en noggrannare utredning av vad en ombyggnad kostar för att se om det är möjligt att genomföra förslaget. Uppdra till förvaltningschef att utreda vad en ombyggnad kostar och återkoppla till nämnden sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 Medborgarförslag Kommunfullmäktiges beslut 2015-09-15 248 et sänds till: Förslagställare Kommunstyrelsen Support och lokaler/avdelningschef fastighet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 113 Dnr FA 2015-000158 009 Medborgarförslag - Valet choklad borde finnas som val i kaffeautomaten som finns vid receptionen i Stadshuset (97/15) Det har kommit ett medborgarförslag där förslagställaren har önskemål om att kaffeautomaten i stadshusets entré där besökande bjuds på kaffe bör kompletteras med chokladdryck. För att skapa en än mer välkomnade stadshusentré så installerade kundtjänst en kaffeautomat där besökande kunde erbjudas kaffe. Under denna period som automaten varit i bruk har det visat sig vara mer arbete än beräknat att kunna hålla en hög och bra servicenivå för att kaffehörnan ska se inbjudande ut. Då möjligheter i daglägets saknas för att utföra uppdraget på ett bra sätt så kommer kaffeautomaten att plockas bort. Avslå medborgarförslaget eftersom kaffeautomaten ska plockas bort sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-27 Medborgarförslag Kommunfullmäktiges beslut 2015-10-20 297 et sänds till: Förslagställare Kommunstyrelsen Support och lokaler/avdelningschef kommunikation
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 114 Dnr FA 2015-000171 002 Uppföljning av samlat dokument för delegationsbeslut PWC föreslog i sin rapport om övergripande ansvarsutövande 2013 att nämnden skulle pröva om delegationerna kunde samlas i ett dokument. I oktober 2014 antog nämnden ett samlat dokument för delegationsbesluten. Nämndens delegationsbeslut och det samlade dokumentet ska följas upp årligen i samband med redovisning av internkontrollen. I samband med uppföljningen ska också förvaltningen anmäla beslut som fattats enligt beslutsordningen under det senaste året. Det samlade dokumentet har följts upp och reviderats utifrån de förändringar som är gjorda sedan oktober 2014. som fattats enligt beslutsordningen redovisas i separata ärenden. Godkänna uppföljningen av samlat dokument för delegationsbeslut sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 Samlat dokument för delegationsbeslut reviderat 2015-11-25 Bilaga till samlat dokument
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 115 Dnr FA 2015-000176 002 Anmälan av delegationsbeslut 2015, attestanter Förvaltningschef har på delegation att vid behov utse nya attestanter inom förvaltningens ansvarsområde. Under 2015 har följande beslut om attestanter tagits som en följd av nyanställning, avslutad av anställning, pensionering samt medarbetare som vikarierar på chefsposter. Inför 2016 kommer nämnden att ta del av en uppdaterad attestförteckning som stämmer överens med den nya organisationsstrukturen. En ny rutin kommer då även att tillämpas vad gäller återrapportering av attestförändringar till nämnden. tagna av förvaltningschef angående tillkommande samt avslutade attestanter under perioden 2015-01-01 2015-11-28. - Anmälan daterad 2015-10-15 - Anmälan daterad 2015-08-13 - Anmälan daterad 2015-06-17 - Anmälan daterad 2015-06-12 - Anmälan daterad 2015-03-18 - Anmälan daterad 2015-02-20 - Anmälan daterad 2015-01-28 Notera delegationsärendet och lägga det till handlingarna sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-04
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 116 Dnr FA 2015-000174 287 Delegationsbeslut, ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) Nämnden för support och lokaler har utifrån sitt reglemente delegerat beslutsrätten inom ett antal områden. Rätten att besluta om ändrings- och tilläggsarbete i projekt, upp till av nämndens fastställda belopp, har delegerats till projektchef med avdelningschef fastighet som ersättare. som fattas enligt delegationen ska anmälas till nämnden. Följande anmäls till nämnden: Ärende Kostnad Balderhallen Betongsockel, ökad omfattning. 524 332 kr Utökad isolering, ytterväggar och tak. 360 192 kr Ändring till takstolar av limträ, orsakat höjd fasad. 626 027 kr Avväxling för tillkommande skena/gunga i danslokal. 32 886 kr Div. tillkommande mark.arb. inkl. rivning motorvärm. 152 845 kr Efter information godkänna redovisade delegationer sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-10-27 et sänds till: Support och lokaler/projektchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 117 Dnr FA 2015-000175 287 Delegationsbeslut, ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) Nämnden för support och lokaler har utifrån sitt reglemente delegerat beslutsrätten inom ett antal områden. Rätten att besluta om ändrings- och tilläggsarbete i projekt, upp till av nämndens fastställda belopp, har delegerats till projektchef med avdelningschef fastighet som ersättare. som fattas enligt delegationen ska anmälas till nämnden. Följande anmäls till nämnden: Ärende Kostnad Norrbacka fsk Ändring av sockelhöjd + 300 mm hela huset. 306871 kr Efter information godkänna redovisade delegationer sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-12 et sänds till: Support och lokaler/projektchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 118 Dnr FA 2015-000173 006 Extra arbetsutskott 2016 för upphandlingsbeslut I maj 2016 fick nämnden överta ansvaret för kommunens centrala upphandlingsfunktion från kommunstyrelsen. Det innebär att nämnden blev beslutande organ i upphandlingsfrågor. En del av besluten tas på nämndsammanträdet men de flesta tas på arbetsutskottet via delegation. Nämnden har 10 sammanträden per år (ett per månad) och ett arbetsutskott som ligger en vecka innan. Eftersom det blir långt mellan nämndsammanträdet och nästa arbetsutskott har arbetskottet fått kallas in med kort varsel för att avtals och leveranstider ska kunna följas. Sedan maj har ordförande kallat in till 6 extra arbetsutskott för upphandlingsbeslut. De extra arbetsutskotten har varit 1 timme långa. För att kunna ge inköpsenheten en stabilare planering föreslås att extra arbetsutskott för upphandlings och tilldelningsbeslut läggs ut i förväg och att de avstyrs om de inte behövs. Följande datum och tider föreslås: - Onsdag 20/1 klockan 14.00 - Onsdag 17/2 klockan 14.00 - Onsdag 18/5 klockan 14.00 - Onsdag 15/6 klockan 14.00 - Onsdag 24/8 klockan 14.00 - Onsdag 21/9 klockan 14.00 - Onsdag 19/10 klockan 14.00 - Onsdag 16/11 klockan 14.00 Godkänna föreslagna tider för extra arbetsutskott sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 et sänds till: Sekretariatet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 119 Dnr FA 2015-000177 009 Ungdomsfullmäktigedagen 2016 - val av deltagare Ungdomsfullmäktigedagen 2016 är den 11 februari och nämnderna erbjuds att låta tre ledamöter och en tjänsteman delta. Eftersom nämnden har en bred verksamhet önskar ordförande att fem ledamöter får vara med. Han har pratat med demokratilotsen och fått godkännande. Följande ledamöter deltar på ungdomsfullmäktigedagen: Tomas Teglund (S), Robert Ignberg (S), Kristin F Öhman (MP), Leif Holmqvist (C) samt Inger Lundqvist (L) et sänds till: Demokratilotsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 120 Dnr FA 2015-000160 295 Utveckling av fastigheten Fabriken 1, Hedensbyn, med mera Fastighets AB Polaris har förvärvat fastigheten Fabriken 1 ( Wiprofastigheten ), Hedensbyn. De verksamheter som finns i nuvarande lokaler kommer att flytta till andra lokaler. Med detta skapas förutsättningar till ett utvecklat lokalutnyttjande för kommunkoncernen, som i sin tur kan medge att ytor och lokaler frigörs som kan användas av andra verksamheter. Det finns förslag att verksamheter som finns på Nyponet (samhällsbyggnad) och Mullberget (sotningsverksamheten) samt Räddningstjänsten och Skelleftebuss flyttar till lokalen på Fabriken 1. Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppdrag att ha samordningsansvar för planeringen. Support och lokaler har fått uppdrag att långsiktigt följa upp om det finns utrymme för andra verksamheter av liknande karaktär på fastigheten. Uppdra till förvaltningschef att långsiktigt följa upp om det finns utrymme för andra verksamheter av liknande karaktär på fastigheten sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 Kommunstyrelsens beslut 2015-09-30 431 et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 121 Dnr FA 2015-000103 292 Örjanshallens badhusdel, uppdatering av statusbedömning Nämnden har begärt hos kommunstyrelsen att det gamla beslutet för renovering av Örjanshallens badhusdel behöver ses över och att en renovering bör ställas mot en nybyggnad. Anledningen är att det finns avsatt 30 miljoner kronor för en renovering under 2016-2017 och en uppdaterad statusbedömning visar en beräknad kostnad på 45 miljoner. Kommunstyrelsen har gett nämnden i uppdrag att tillsammans med fritidsnämnden se över alternativet nybyggnation. I samma uppdrag får ska nämnden undersöka möjligheten för alternativa upphandlingsformer, exempelvis innovationsupphandling. Uppdra till förvaltningschef att tillsammans med fritidskontoret se över alternativet nybyggnation och undersöka möjligheten för alternativa upphandlingsformer sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 Kommunstyrelsens beslut 2015-10-21 495 et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 122 Dnr FA 2015-000170 289 Miljöcertifieringssystem i samband med nybyggnationer Det finns ett antal olika miljöcertifieringssystem som alla verkar för ett hållbart byggande. I Sverige är det ledande systemet - Miljöbyggnad. Det har stort fokus på hur man ska skapa bra inomhusmiljöer, minska energianvändningen och miljövänliga materialval. Samtidigt är det anpassat för svenska förhållanden, är enkelt och kostnadseffektivt. I Miljöbyggnad tittar man på tre olika områden (inomhusmiljö, energianvändning och material). De olika områdena är indelade i 11 olika aspekter och de olika aspekterna är indelade i 15 olika indikatorer. Bedömning görs utifrån olika nivåer (Guld, Silver och Brons). Där Brons motsvarar de lagkrav som finns, dock med högre verifikationskrav. När det gäller Silver och Guld så är kraven givetvis högre, tex för att uppnå silver krävs det att energiförbrukningen är max 75 % av lagkraven. Support och lokaler ser en stor nytta av att miljöcertifiera kommande nybyggnationer. Det utifrån att certifieringen ger ett kvitto på viktiga kvalitéer på vad gäller energi, inomhusmiljö och material, men också ett sätt för Support och lokaler att bidra till att utveckla det hållbara byggandet. Kommunfullmäktige i Skellefteå kommun har även sedan tidigare beslutat om riktlinjer för hållbart byggande. Support och lokaler ser att Miljöbyggnad är helt i linje med denna policy och är ett sätt förverkliga det hållbara byggandet. Support och lokaler föreslår att det ansöks om medlemskap i Sweden Green Building Council och att målsättningen för kommande nybyggnationer är Miljöbyggnad Silver. Målsättningen på sikt ska givetvis vara att ha så bra byggnader som möjligt och därmed uppnå Miljöbyggnad Guld. Dock är bedömningen att Miljöbyggnad Silver är kostnadsneutralt utifrån ett driftperspektiv gentemot hur Support och lokaler bygger idag. Historiskt har det varit stort fokus investeringskostnaderna och mindre fokus på vad dessa investeringar ger för årliga driftkostnader. Med bättre investeringskalkyler kan det visa sig att en högre investeringskostnad ger lägre driftkostnad och därmed kan det även
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 visa sig att Miljöbyggnad Guld kan vara lönsamt på ett längre perspektiv. Årsavgift för kommun med färre än 100 000 invånare är 25 000 kronor och denna summa kommer att belasta Fastighetsavdelningen. 1. Ge projektchef i uppdrag att ansöka om medlemskap i Sweden Green Building Council. 2. Målsättningen är att kommande nybyggnationer ska uppfylla Miljöbyggnad Silver. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-25 Bildspel kring miljöcertifieringssystem et sänds till: Support och lokaler/ Kundförvaltare Support och lokaler/ Projektchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 123 Dnr FA 2014-000102 283 Skrivelse om kartläggning för Norrlands bästa mat till år 2018 Kommunfullmäktigeledamöterna Birgitta Burström (FP), Ida Lindh (FP) och Lars Åhman (FP) har inkommit med en skrivelse om att kartlägga måltidssituationen i skola, förskola och äldreomsorg för Norrlands bästa mat till 2018. Nämnden för support och lokaler har besvarat skrivelsen genom att beskriva hur måltidsavdelningen arbetar med frågorna idag och har avslagit den med hänvisning till det arbete som redan pågår. Kommunstyrelsens arbetsutskott har återremitterat ärendet för att få en beskrivning av hur arbetet sker genom att besvara de 10 frågor som ställs i skrivelsen. Måltidsavdelningen beskriver arbetet utifrån de 10 frågorna. 1. Godkänna måltidsavdelningens beskrivning av det arbete som pågår 2. Skrivelsen föranleder inte någon ytterligare åtgärd sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-24 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll, 2015-09-07 474 Skrivelse 2014-09-02 et sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 124 Dnr FA 2015-000167 040 Internbudget 2016 Nämnden fick i maj (NsL 2015-05-20 55) återkoppling angående den i kommunfullmäktige beslutade budgeten för 2016, inklusive plan 2017-2018. Med detta som utgångspunkt har nämnden arbetat vidare med att ta fram en mer detaljerad internbudget inom de olika avdelningarna och enheterna. Sammantaget är målet att nämnden skall ha en budget i balans, och utifrån beslutade budgetförutsättningar och gällande avtal mot kunder så finns därför stora krav på effektiviseringar inom hela organisationen. Förväntade intäkter, personalkostnader och övriga kostnader har bearbetats inom varje enhet och prioriteringar har gjorts utifrån den planerade verksamheten. För ett par avdelningar innebär 2016 vissa ändringar i organisationen vilket tagits hänsyn till i internbudgeten. Samtidigt har en ny attestförteckning tagits fram. Förvaltningen har samtidigt beaktat ett prognostiserat överskott för år 2015, vilket förutsätts kunna balanseras till kommande verksamhetsår. Dessutom har nämnden i internbudgeten tagit hänsyn till de ärenden om ramöverflytt som beslutats i facknämnder, men ännu inte formellt beslutats i KF. Samverkan är gjord med de olika fackförbunden. Nämnden får vid sittande bord ett dokument som beskriver budgetkonsekvenser för omstrukturering av IT. Nämnden lägger till dokumentet till ärendet (bilaga 10). 1. Godkänna föreslagen internbudget 2016, tillika anskaffningsbeslut 2. Föreslagen internbudget för IT förutsätter att kända tillkommande kostnader på ca 10 mnkr kan debiteras övriga förvaltningar under 2016 3. Godkänna ny attestförteckning 2016
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 sunderlag Bilaga 1, driftbudget anslagsfördelning 2016 Bilaga 2, översikt av kostnader och intäkter 2016 Bilaga 3, avdelningarnas kommentarer till internbudgeten Bilaga 4, underhållsplan 2016 (drift och investering) Bilaga 5, investeringsprojekt 2016 Bilaga 6, styrkort nämnden för support och lokaler 2016 Bilaga 7, nivåer uppföljning av styrkortsmål 2016 Bilaga 8, bild av ny organisation 2016 Bilaga 9, ny attestförteckning 2016 Bilaga 10, Budgetkonsekvenser omstrukturering IT et sänds till: Support och lokaler/controller
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 125 Dnr FA 2015-000169 040 Omföring av budgetram för kommunikationsstrateg Inför år 2015 övergår en kommunikationsstrateg organisatoriskt från support och lokaler till kommunledningskontoret eftersom de tidigare saknat en sådan tjänst på strategisk nivå. Som en följd av denna överflytt har kostnaden för tjänsten i sin helhet överförts till kommunledningskontoret. Under 2014 hade support och lokaler en budgetram för 50 % av tjänsten samt reglerade övriga 50 % genom intern debitering gentemot projekt. För 2016 och kommande år föreslås en omföring av budgetram till kommunledningskontoret för den inom support och lokaler ramfinansierade delen av tjänsten, 285 000 kronor. Kostnaderna år 2015 regleras i bokslutet, ej via ramöverföring. Den ej ramfinansierade delen av tjänsten finansieras från och med 2015 inom kommunledningskontoret bland annat genom intäkter från olika projekt. Ansvariga tjänstemän inom kommunledningskontoret är informerade om ärendet och de båda förvaltningarna är överens om nivån på ramflytten. 1. Godkänna förslag till omföring av medel 2. Föreslå kommunstyrelsen att omföra 285 000 kronor av budgetramen 2016 och framåt från support och lokaler till kommunledningskontoret. Detta motsvarar 50 % av tjänsten kommunikationsstrateg. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-11-23 et sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 126 Dnr FA 2015-000168 040 Budget 2017 och plan 2018-2019, utvecklingsrapport Kommunfullmäktige har beslutat om planeringsförutsättningar inför budget 2017 och plan 2018-2019, enligt separat bilaga. Nämndens första uppgift enligt fastställd tid- och aktivitetsplan är att i en särskild utvecklingsrapport beskriva verksamhetens förväntade utveckling under de kommande tre planeringsåren. Utvecklingsrapporten innehåller också eventuella förslag till förändrade uppdrag och målområden i kommunfullmäktiges styrkort. För nämnderna innehåller rapporten även en beskrivning över ekonomiska konsekvenser i förhållande till de planeringsramar som ingår i dessa planeringsförutsättningar. Nämndens ramfinansierade verksamheter får i enlighet med budgetanvisningarna ökade ramanslag motsvarande 1 % av lönekostnaderna. För övriga kostnadsökningar ges ingen ramkompensation. Kommunens interna priser får höjas med maximalt 1,0 % vilket kommer att innebära stora effektiviseringskrav på samtliga verksamheter. Internhyran lyfts ut separat i förutsättningarna och får inte höjas alls, vilket innebär risk för neddragningar av både personal och underhåll. Dessutom förväntas bland annat entreprenadpriserna att höjas än mer än 2,5 % på grund av det ökade byggandet i Skellefteå kommun, vilket gör att underhållsbudgeten urholkas än mer. Enligt budgetberedningen förväntades nämnden för support och lokaler i utvecklingsrapporten förtydliga vilka budgetkonsekvenser arbetet med omstruktureringen på IT-sidan kommer att leda till för kommunens olika verksamheter. I utvecklingsrapporten tydliggörs de idag kända ekonomiska konsekvenserna för respektive nämnd. Den totala föreslagna ramen för support och lokalers verksamheter är enligt bifogad plan 60 439 tkr. Det är en ökning med 428 tkr jämfört med beslutad ram 2016. Under 2015-2016 avgick även (i KF ännu ej beslutade) ramöverföringar till andra förvaltningar för tjänsteövergångar motsvarande - 495 tkr. Det ger en total budgetram på 59 944 tkr för år 2017. Nämnden för support och lokaler har med utgångspunkt från givna planeringsförutsättningar upprättat ett driftbudgetförslag till budgetberedningen, dels brutto per nämnd och dels netto per anslagsnivå. Se bilaga 3. Utifrån övriga kommunala nämnders investeringsäskanden, där tjänstemän inom support och lokaler varit delaktiga i det löpande planeringsarbetet, har nämnden för support och lokaler sammanställt
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 investeringsbudget för år 2017 samt plan 2018-2021. Hänsyn har tagits till nya riktlinjerna om komponentavskrivning. Totalt äskade investeringar uppgår till 343 600 tkr för år 2017, varav investeringar i fastigheter utgör den största delen. Därtill kommenteras samtliga investeringar i noter, se bilaga 5. Nämnden för support och lokaler har också jobbat vidare med resultatet från planeringsdagarna där utvecklingsområden diskuterades och prioriterades och input gavs till det nya målstyrningsmodell som kommer att gälla från 2017. I budgetarbetet inför 2017 ligger fortfarande ansvaret för samtliga ITinvesteringar på kommunstyrelsen och redovisas därför i kommunstyrelsens utvecklingsrapport. Formella beslut om överföring av investeringsramen från KS till support och lokaler kan komma att tas i KF under 2016. Nämnden får en uppdaterad bilaga för budgetkonsekvenser omstrukturering IT på bordet (bilaga 6) och godkänner att den biläggs utvecklingsrapporten. De diskuterar även förslaget till målformuleringar för kommunens övergripande mål och beslutar om två målformuleringar som skrivs in i utvecklingsrapporten. 1. Godkänna förslag till utvecklingsrapport inför budget 2017 och plan 2018-2019, enligt separat bilaga. 2. Godkänna nämndens förslag till driftbudget 2017 inkl. plan 2018-2019. 3. Godkänna nämndens förslag till investeringsbudget 2017, samt plan 2018-2021, inkl. noter. sunderlag Bilaga 1, planeringsförutsättningar, inför budget 2017 och plan 2018-2019 Bilaga 2, utvecklingsrapport inför budget 2017 och plan 2018-2019 Bilaga 3, driftbudget 2017, samt plan 2018-2019 Bilaga 4, investeringsbudget 2017, samt plan 2018-2021 Bilaga 5, investeringsbudget 2017-2021, noter Bilaga 6, budgetkonsekvenser omstrukturering IT Bilaga 7, förslag till målformulering kommunens övergripande mål et sänds till: Budget och prognos
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 127 Dnr FA 2015-000178 009 Delgivningar Följande delges: Fritidsnämnden 2015-09-22 220 Byggnader vid Skogsvallens IP Kommunstyrelsen 2015-09-30 404 Ansökan om finansiering av avyttringskostnader för nämnden för support och lokaler för 2016 att finansieras av kommunstyrelsen Kommunrevisionen Skrivelse, daterad 2015-10-12, och rapport om serviceförklaringar Kommunfullmäktige 2015-10-20 283 Internationell strategi för Skellefteå kommun Kommunfullmäktige 2015-10-20 287 Samverkan delar av it-drift med Umeå och Vännäs kommuner Kommunfullmäktige 2015-10-20 297 Medborgarförslag Bygg ett äventyrsbad på Scharinsområdet i Ursviken (93/15). Medborgarförslaget har lämnats till kommunstyrelsen för beslut, i samråd med fritidsnämnden och nämnden för support och lokaler. Bygg- och miljönämnden Brev, daterat 2015-11-09, om samråd planhandlingar till Centrala stan fördjupning av översiktsplanen för Skellefteå kommun. Delgivningarna läggs till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 25 128 Dnr FA 2015-000179 009 Informationer Utvärderingsmall i samband med tilldelningsbeslut Förvaltningschefen har fått uppdrag att informera om utvärderingsmallen som används i samband med tilldelningsbeslut. Nämnden får en beskrivning på hur upphandlingar går till. Upphandlarna tittar på varje projekt för sig och försöker hålla skallkraven så låga som möjligt för att uppmuntra till god konkurrens. I de upphandlingar där det görs en totalentreprenad (entreprenören sköter både projektering och bygge) ställs högre skallkrav. Det finns en så kallad proportionalitetsprincip som innebär att upphandlaren ska ställa proportionella krav kopplat till den upphandling som görs. Om det står i beslutsförslaget till nämnden att anbuden har värderats utifrån lägsta pris så har man gjort en bedömning utifrån priset. Om det står att anbuden har värderats utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga, så har man också vägt in andra parametrar. Förvaltningschefen berättar att han tillsammans med projektchefen och inköpschefen har bjudit in lokala entreprenörer till en dialog om hur man arbetar med upphandlingar på kommunen och det var drygt 30 entreprenörer som deltog på mötet. Tvist på grund av IT samarbetet Förvaltningschefen har fått uppdrag att undersöka hur det gått med tvisten där Förvaltningsrätten har begärt att Skellefteå kommun ska betala upphandlingsskadeavgift på grund av IT samarbetet med Umeå kommun. Förvaltningschefen berättar att ärendet fortfarande ligger hos Förvaltningsrätten och att det inte har hänt något mer. Ändringar i tider för ordförandeberedningar Sekreteraren informerar om att det i samband med nämndens beslut om sammanträdestiderna för 2016 blev fel på tiden för ordförandeberedningar. De ska vara klockan 14.00 istället för 15.00.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 26 129 Dnr FA 2015-000180 009 Övrig fråga Ändring i dagordningen Upphandling av mejeriprodukter bordläggs på grund av att ärendet inte har hunnit handläggas. Tre extra ärenden läggs till dagordningen: - Upphandling av träd och buskar - Upphandling av elektronisk körjournal - Inköp av servicebilar till drift Handlingar till de extra ärendena har skickats till ledamöterna innan mötet.