HUMANISTISKA FAKULTETEN Verksamhetsplan för Humanistiska fakultetskansliet 2017 Uppdrag Fakultetskansliet arbetar på uppdrag av dekanen med administrativt stöd till fakultetsledning och fakultetsstyrelse, dels i enlighet med gällande arbets- och delegationsordningar, dels med utgångspunkt i fakultetens handlings- och verksamhetsplaner. Kansliets personal stöder fakultetsledningen och fakultetsstyrelsen och dess beredningsgrupper genom att ge professionellt administrativt stöd när det gäller handläggning, processer, lagar och föreskrifter. Verksamhetsidé/förhållningssätt Som kollegor ska vi sträva efter att ha en gemensam bild av verksamheten i syfte att behålla och utveckla god samordning och delaktighet. Så uppnår vi en hög arbetskvalitet och får en arbetsplats där alla presterar och trivs. Arbetet som utförs ska vara relevant, efterfrågat, effektivt, sakligt och korrekt. Med en hög grad av flexibilitet, tydlighet och transparens i arbetssättet kan kansliet bidra till att den akademiska verksamheten håller en god standard. Verksamhet Enligt GU:s arbetsordning ansvarar fakultetsstyrelserna för strategisk planering, övergripande styrning och kvalitetssäkring av kompletta miljöer för utbildning, forskning och samverkan. Fakultetskansliet har på uppdrag av fakultetsstyrelsen att fullgöra uppgifter som stödjer områdena arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor, ekonomi, internationalisering, rekrytering, kommunikation och information (inkl. webb), forskarutbildning, utbildning på grund- och avancerad nivå samt forskning. Kansliet har resurser för att ge stöd för utredningar, omvärldsanalys/samverkan, planering samt utvärdering och uppföljning. Uppdraget inkluderar också uppgifter i anslutning till fakultetens handlings- och verksamhetsplan. För att utföra detta arbete krävs en tydlig organisation och rollfördelning. Fakultetskansliets verksamhet ska också ses i relation till uppdrag och handlingsplan för universitetets gemensamma förvaltning. Ärendehanteringen är beroende av och följer universitetets arbets-, anställnings- och delegationsordning. Sedan införandet av fakultetsgemensam handlings- och verksamhetsplan har kansliet också till uppgift att arbeta med de åtgärder för respektive område som listas där (se bilaga), och kräver därför en årlig uppdatering. Förändringar och förskjutningar i fakultetstyrelsens Humanistiska fakultetskansliet 1 (6) Humanisten, Renströmsgatan 6, Box 200, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.hum.gu.se
prioriteringar och mål modifierar fakultetskansliets uppdrag och kan också föra med sig omfördelning av arbetsuppgifter. I workshops och enskilda samtal har vi tagit fram en roll- och arbetsfördelning enligt nedan. GU:s handlings- och verksamhetsplaner är indelade i Forskning som påverkar, Utbildning som förnyar och Arbetsmiljö som inspirerar. - Forskningsfrågor behandlas primärt i Forskningsberedningen, FOB; handläggare: forskningssamordnaren - Utbildningsfrågor behandlas i Humanistiska utbildningsberedningen, HUB; handläggare kanslichef/utbildningsledare, och i Forskarutbildningsberedningen, FUB; handläggare: forskningssamordnaren - Arbetsmiljöfrågor behandlas bl.a. i lokala arbetsmiljökommittén, LAMK; handläggare: personalhandläggaren Lärarförslagsnämnden (LFN) bereder läraranställningar för både institutioner och fakulteten samt ansökningar om att bli excellent lärare och docentärenden; handläggare från och med januari 2017: personalhandläggaren (ny funktion). Bemanning Humanistiska fakultetskansliet är bemannat med kanslichef/utbildningsledare, fakultetssamordnare, fakultetsekonom/mbl-samordnare, forskningssamordnare, internationell handläggare, kommunikatör, personalhandläggare och utbildningshandläggare/eventsamordnare. Kansliet saknar i princip resurser för arkiv, inköp och resehantering. Resor beställs genom Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion. Med anställningen av en personalhandläggare upphör stödet i personalärenden från institution. Kanslichef, fakultetssamordnare, eventsamordnare och fakultetsekonom är behöriga att göra inköp/beställningar och fakultetsekonomen ansvarar för fakturarahanteringen. Fakultetssamordnare Sekreterare för dekan och fakultetsstyrelse. Koordinering av fakultetens webbsidor. Representerar fakulteten i GU:s webbråd och licenskommitté. Verksamhetsrepresentant i GU:s IT-regelgrupp. Verksamhetsrepresentant i Strategiskt IT-forum. Samordnare för PIL:s lokalutrustningsprojekt i nya Humanisten. Fakultetsekonom Budget och redovisning av fakultetens anslagsfinansierade verksamhet. Stöd till institutionerna i budgetarbete och uppföljning av ekonomi. Handläggare för donationsstipendier. MBL-sekreterare. Forskningssamordnare/Forskarutbildningshandläggare Samordnar, bereder och handlägger frågor inom forskarutbildning och forskning. Uppföljning och kvalitetsutvärdering av forskarutbildningarna. Ansvarar för arrangemang som introduktionsdagar för nya doktorander. Arbete med samverkansaspekterna av såväl forskarutbildning som forskning. Rollen innefattar också utredning, analys, planering, uppföljning och kvalitetsgranskning. Lämnar underlag till årsredovisningen. Handläggare för FOB och FUB. Sammankallande nätverket för forskarutbildningsadministratörer. 2 (6)
Internationell handläggare Handlägger frågor som rör internationalisering och arbetar med stöd till fakultetens institutioner i arbetet med utbytesavtal och utbytesstudenter. Ansvarar för kontakten med utländska lärosäten i samband med ansökningsprocessen för in- och utresande studenter och dessutom i upprättandet och förnyandet av utbytesavtal. Informerar studenter och personal om utbyten med utländska universitet. Kvalitetssäkrar processen kring avtal. Medverkar i att organisera arrangemang inom området. Kanslichef/utbildningsledare Leder och fördelar arbetet inom kansliet. Har på dekanens delegation ansvar för kansliets ekonomi, personal, miljö, arbetsmiljö och likabehandling. Ger administrativt stöd till dekanens prefektråd. Är fakultetens administrativa stöd i vissa utbildningsfrågor. Stödet omfattar utredning, analys, planering, uppföljning och kvalitetsgranskning. Håller i den samlade årsredovisningen. Kommunikatör Bevakar och synliggör händelser på fakulteten både externt och internt genom att på webben och i pressmeddelanden lyfta fram intressanta aktiviteter, resultat och nytt om de anställda i form av nyheter, i kalendariet och samordnat i olika nyhetsbrev. Samordnar fakultetens pressutskick. Tar fram fakultetsgemensamt informationsmaterial och i samarbete med utbildningshandläggaren också fakultetsgemensam utbildningsinformation. Fotograferar för webb och trycksaker. Producerar och layoutar publikationer om fakulteten. Ger stöd i arbetet med fakultetens kommunikationsstrategi och kommunikationsplaner. Stöd till ledningen i strategisk kommunikation och stöd till institutionernas kommunikatörer. Sekreterare i prefektrådet. Personalhandläggare Utgör ett strategiskt stöd för fakultetsledningen i HR-relaterade frågor. Handläggare i LFN. Ordförande för MBL. RALS-samordnare. Stöd till fakultetsledningen inom likabehandling, miljöledning och arbetsmiljö. Sekreterare i LAMK. Personalhandläggare för fakultetskansliet. Sammankallande för fakultetens HR-nätverk och stöd till institutionernas personalhandläggare. Lämnar underlag till årsredovisningen. Utbildningshandläggare/eventsamordnare/webbredaktör Samordnar samverkansaktiviteter och events för såväl fakultetsledning som fakultetens personal och studenter, exv. fakultetskonferens, examenshögtid, gymnasiebesök och olika studentstödsaktiviteter (normalt i samarbete med institutionernas studievägledare). Tar i samarbete med kommunikatören fram fakultetsgemensam utbildningsinformation och ansvarar för utbildningssidorna på webben. Handläggare för akademiska ceremonier och pedagogiskt pris. Webbredaktör för Projekt Humanisten. 3 (6)
Intern och extern kommunikation Vi är få på kansliet och den interna kommunikationen är förstås i allt väsentligt muntlig. Kansliet inleder arbetsveckan med ömsesidig information måndag morgon. Medarbetarna rapporterar då sådant som bedöms vara av intresse för kollegerna från de möten, konferenser och andra evenemang man deltagit i. Kanslichefen rapporterar framför allt från prefektrådet och från universitetsdirektörens chefsmöten. Planeringen för den kommande veckan görs med utgångspunkt i medarbetarnas kalendrar. Varannan vecka träffas också kansliet under ledning av dekanen för ärendegenomgång och ömsesidig information. Dekanen rapporterar då från rektors ledningsråd, som också träffas varannan vecka. Härigenom behåller och utvecklar medarbetarna den överblick och helhetssyn som är nödvändig för att kansliet ska kunna utföra sitt uppdrag med högsta kvalitet. Samtliga av kansliets medarbetare deltar i arbetsgrupper och nätverk både internt vid fakulteten och externt inom universitetet. Varje medarbetare sammankallar eller bistår internt minst ett nätverk eller arbets-/beredningsgrupp som inkluderar de funktioner/roller på institutionsnivå som kansliuppgiften relaterar till. Nyhetsbrevet HumNytt utkommer med ca 4 veckors intervall under terminstid. Relevant information från fakulteten och fakultetens institutioner är en väsentlig del av HumNytt. Fakultetens kommunikatör ansvarar för sammanställningen av innehållet, och gör dessutom ett viktigt arbete med egna artiklar som uppmärksammar personer och händelser vid fakulteten. Fakultetens nyhetsbrev för alumner utkommer med 5 nummer per år. Medarbetarna tar regelbundet del av ledningens nyhetsbrev, relevanta bloggar, samt de interna och externa webbsidor som är relevanta för respektive medarbetare. Kompetensutveckling Medarbetarsamtal genomförs minst två gånger/år. Centrala teman vid dessa samtal är arbetsuppgifternas karaktär, omfattning och ev. förändringar. Vidare diskuteras arbetsmiljö och trivsel. Det individuella behovet av kompetensutveckling identifieras vid dessa samtal. En viktig del av kompetensutvecklingen äger rum genom beredning av ärenden och frågeställningar som tas upp i nätverk/arbetsgrupper och som dyker upp i kontakter med fakultetens institutioner och med övriga GU. Följande kompetensutvecklande gemensamma aktiviteter planeras för 2017: Benchmarking/erfarenhetsutbyte med Naturvetenskapliga? fakultetens kansli (hösten 2017), Århus? Oslo? Gemensamt arbete (ev. i mindre grupper) med styrdokument på alla nivåer Behovet av ytterligare kompetensutveckling och/eller upprätthållande av befintliga kompetenser ses över kontinuerligt. 4 (6)
Bilaga till Verksamhetsplan Humanistiska fakultetskansliet 2017 Utöver löpande uppgifter bevakar och bistår kanslipersonalen fakultetsledningen i följande aktivititer enligt Humanistiska fakultetens verksamhetsplan för 2017: Fakultetsekonom se över principerna för fördelning av (fakultets-)anslaget genomföra utfallsdialoger med särskilt fokus på beslutade satsningar Forskarutbildnings-/forskningshandläggare i dialogerna följa upp och utvärdera vad lärarnas forskningstid resulterar i samt hur gästforskning påverkar forskningsmiljön fortsatt avsätta medel för internationella gästforskare, följa upp tidigare satsningar och utveckla målbeskrivningar konsolidera och utveckla vår medverkan i centrumbildningar och nätverk samt undersöka intresse och behov av eventuellt ytterligare strategiska satsningar på nätverk/centrumbildningar implementera ett lokalt kvalitetsutvärderingssystem i samarbete med HDR initiera planering av en konferens 2018 fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i allmänna studieplaner, anordna arbetslivsanknutna aktiviteter och lyfta fram praktik i forskarutbildningen för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin fortsätta satsa fakultetsmedel på gästforskare för en ökad internationalisering av utbildningen på forskarnivå öka samordningen av forskarutbildningen med fakultetsgemensam introduktionsvecka, valbara fakultetsgemensamma kurser och återträffar tillse att institutionerna under 2017 följer upp att alla antagna doktorander har aktuell ISP samt handledarresurser tillse att doktorander examineras mot samtliga mål för examen på forskarnivå genom att använda mallen Plan för hur högskoleförordningens examensmål ska uppnås och ha som bilaga i ISP-systemet Internationell koordinator bevaka implementeringen av den nya organisationen för lärarutbildning uppmuntra institutionerna att utveckla och marknadsföra kurser med annat språk än svenska som undervisningsspråk Kommunikatör ha god kommunikation med Akademiska Hus, NCC, Fastighetsenheten och Campusservice Personalhandläggare tillsammans med prefekterna följa upp institutionernas rekryteringsprocess samt arbetet med jämställdhetsintegrering fortsätta satsa fakultetsmedel på gästforskare för en ökad internationalisering av utbildningen på avancerad nivå följa upp pågående arbetsmiljöutredningar och likabehandlingsarbete på olika nivåer uppmuntra institutionerna att verka för jämställd, mångfaldig och breddad rekrytering 5 (6)
Utbildningshandläggare/webbredaktör implementera ett lokalt kvalitetsutvärderingssystem beställa en alumnundersökning fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i kursplaner, anordna arbetslivsanknutna aktiviteter och lyfta fram praktik i rekommenderade studiegångar för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin ha god kommunikation med Akademiska Hus, NCC, Fastighetsenheten och Campusservice Utbildningsledare avsätta medel för kvalitetsutveckling och pedagogisk utveckling, särskilt nätbaserade undervisningsmetoder implementera ett lokalt kvalitetsutvärderingssystem genomföra utfallsdialoger med särskilt fokus på beslutade satsningar bidra till institutionernas arbete med att anordna pedagogiska seminarier och uppmuntra samarbete mellan institutionerna i pedagogiska frågor beställa en alumnundersökning avsätta medel för utveckling av uppdragsutbildning och fortbildningskurser för redan yrkesverksamma, särskilt lärare fortsätta avsätta utvecklingsmedel för gemensamma kurser och program som involverar flera aktörer bevaka implementeringen av den nya organisationen för lärarutbildning fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i kursplaner, anordna arbetslivsanknutna aktiviteter och lyfta fram praktik i rekommenderade studiegångar för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin följa upp i vilken utsträckning alumner anlitas i utbildningen uppmuntra institutionerna att utveckla och marknadsföra kurser med annat språk än svenska som undervisningsspråk 6 (6)