Verksamhetsplan för Humanistiska fakultetskansliet 2019

Transkript

1 HUMANISTISKA FAKULTETEN Verksamhetsplan för Humanistiska fakultetskansliet 2019 Uppdrag Fakultetskansliet utgör verksamhetsstöd till dekan, fakultetsledning och fakultetsstyrelse, dels i enlighet med gällande arbets- och delegationsordningar, dels med utgångspunkt i fakultetens handlings- och verksamhetsplaner. Kansliets personal stöder fakultetsledningen och fakultetsstyrelsen och dess beredningsgrupper genom att ge professionellt stöd när det gäller handläggning, processer, kommunikation och föreskrifter. Verksamhetsidé/förhållningssätt Som kollegor ska vi sträva efter att ha en gemensam bild av verksamheten i syfte att behålla och utveckla god samordning och delaktighet. Så uppnår vi en hög arbetskvalitet och får en arbetsplats där alla presterar och trivs. Arbetet som utförs ska vara relevant, effektivt, sakligt och korrekt. Med en hög grad av flexibilitet, tydlighet och transparens i arbetssättet bidrar kansliet till att den akademiska verksamheten håller en god standard. Verksamhet Enligt GU:s arbetsordning ansvarar fakultetsstyrelserna för strategisk planering, övergripande styrning och kvalitetssäkring av utbildning, forskning och samverkan. Fakultetskansliet fullgör uppgifter inom områdena arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor, miljöledning, ekonomi, internationalisering, it och infrastruktur, HR, kommunikation och information, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning. Kansliet har resurser för att ge stöd för utredningar, omvärldsanalys/samverkan, planering samt utvärdering och uppföljning. Uppdraget inkluderar också uppgifter i anslutning till fakultetens handlings- och verksamhetsplan. För att utföra detta arbete krävs en tydlig organisation och rollfördelning. Fakultetskansliets verksamhet ska också ses i relation till handlings- och verksamhetsplan för universitetets gemensamma förvaltning. Humanistiska fakultetskansliet 1 (7) Humanisten, Renströmsgatan 6, Box 200, Göteborg

2 Den fakultetsgemensamma handlings- och verksamhetsplanen uppdateras årligen och kansliet har till uppgift att arbeta med de åtgärder för respektive område som listas där (se bilaga). Förändringar och förskjutningar i fakultetstyrelsens prioriteringar och mål modifierar fakultetskansliets uppdrag och kan också föra med sig omfördelning av arbetsuppgifter. I workshops och enskilda samtal har vi tagit fram en roll- och arbetsfördelning enligt nedan. GU:s handlings- och verksamhetsplaner är indelade i Forskning som påverkar, Utbildning som förnyar och Arbetsmiljö som inspirerar. - Forskningsfrågor behandlas primärt i Forskningsberedningen, FOB; handläggare: forskningssamordnaren - Utbildningsfrågor behandlas i Humanistiska utbildningsberedningen, HUB; handläggare kanslichef/utbildningsledare, och i Forskarutbildningsberedningen, FUB; handläggare: forskningssamordnaren - Arbetsmiljöfrågor behandlas bl.a. i lokala arbetsmiljökommittén, LAMK; handläggare: personalhandläggaren Lärarförslagsnämnden (LFN) bereder läraranställningar för både institutioner och fakulteten samt ansökningar om att bli excellent lärare och docentärenden; handläggare från och med januari 2017: personalhandläggare. Bemanning I fakultetskansliets stöd till verksamheten ingår generellt och områdesspecifikt utredningsstöd i form av analys, omvärldsbevakning, planering, uppföljning och kvalitetsgranskning. Följande funktioner finns på kansliet Fakultetssamordnare Sekreterare för dekan och fakultetsstyrelse. Koordinering av fakultetens övergång till ny webb och fakultetens webbsidor. Representerar fakulteten i GU:s webbråd och licenskommitté. Verksamhetsrepresentant i GU:s ITregelgrupp. Verksamhetsrepresentant i Strategiskt IT-forum. Stöder arbetet med förekommande val. Likabehandlingsombud för fakultetskansliet. Behörighetsadministratör. Jämte kc arkivsamordnare för kansliet. Sammankallande för institutionernas IT-beredare och webbredaktörer. Fakultetscontroller Utgör ett strategiskt stöd för fakultetsledningen i ekonomiska frågor. Budget, prognos och bokslut för fakulteten. Samordnar institutionernas budget och ekonomiska uppföljning. Stöd till institutionerna i budgetarbete och uppföljning av ekonomi. Handläggare för donationsstipendier. Sekreterare för MBL-sammanträden. Sammankallande för nätverk för institutionernas ekonomer. Forskarutbildningshandläggare Samordnar, bereder och handlägger frågor inom forskning och utbildning på forskarnivå. Uppföljning och kvalitetsutvärdering av forskning och utbildning på forskarnivå. Arbetar med arrangemang som introduktionsvecka för nya doktorander. Arbete med samverkansaspekterna inom såväl forskning som utbildning på forskarnivå. 2 (7)

3 Handläggare för FOB och FUB. Sammankallande för nätverket för forskarutbildningsadministratörer. Kanslichef Ingår i fakultetens ledningsgrupp. Leder och fördelar arbetet inom kansliet. Har på dekanens delegation ansvar för kansliets ekonomi, personal, miljö, arbetsmiljö och likabehandling. Ger administrativt stöd till dekanens prefektråd. Utredningsstöd inom framför allt utbildningsområdet. Handläggare för akademiska ceremonier och pedagogiskt pris. Håller i den samlade årsredovisningen. Jämte fakultetssamordnaren arkivsamordnare för kansliet. Sammankallande för nätverk med institutionernas administrativa chefer. Kommunikatör Bevakar och synliggör händelser på fakulteten både externt och internt i olika kanaler. Pressansvarig och samordnar fakultetens pressutskick. Arbetar med fakultetsgemensamt informationsmaterial och samverkansarrangemang. Producerar och layoutar publikationer om fakulteten. Ger stöd i arbetet med fakultetens kommunikationsstrategi och kommunikationsplaner. Stöd till ledningen i strategisk kommunikation. Sekreterare i prefektrådet. Sammankallande för nätverk med institutionernas kommunikatörer. Personalhandläggare Utgör ett strategiskt stöd för fakultetsledningen i HR-relaterade frågor. Handläggare i LFN. Ordförande för MBL-sammanträden. RALS-samordnare. Stöd till fakultetsledningen inom likabehandling, miljöledning och arbetsmiljö. Sekreterare i LAMK. Personalhandläggare för fakultetskansliet. Sammankallande för fakultetens HR-nätverk. Kommunikatör Samordnar samverkansaktiviteter och events för såväl fakultetsledning som fakultetens personal och studenter. Arbetar med utbildningssidorna på webben (externt) och på Studentprotalen (internt). Tar i samarbete med kommunikatören fram fakultetsgemensam utbildningsinformation. Fakultetens kommunikatör för Projekt Humanisten (bygget). Studentrekrytering, marknadsföring, alumn. Beställare för fakultetskansliet. Utbildningsledare Samordnar, bereder och handlägger frågor inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Administrativt stöd i utbildningsfrågor, framför allt de som rör fakultetens del i universitetets lärarutbildningar. Uppföljning och kvalitetsgranskningar av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Handlägger frågor som rör internationalisering och arbetar med utbytesavtal, utbytesstudenter och personalmobilitet. Informerar studenter och personal om utbyten med 3 (7)

4 utländska universitet. Kvalitetssäkrar processen kring avtal. Medverkar i att organisera arrangemang inom området. Fakultetens representant i referensgruppen för GUBAS. Fakultetens kontaktperson gentemot International Centre. Intern och extern kommunikation Den interna kommunikationen är i allt väsentligt muntlig. Kansliet inleder arbetsveckan med ömsesidig information måndag morgon. Medarbetarna rapporterar då sådant som bedöms vara av intresse för kollegerna från de möten, konferenser och andra evenemang man deltagit i. Planeringen för den kommande veckan görs med utgångspunkt i medarbetarnas kalendrar. Varannan vecka träffas också kansliet under ledning av dekanen för ärendegenomgång och ömsesidig information. Dekanen rapporterar då från olika möten, bland annat från rektors ledningsråd. Härigenom behåller och utvecklar medarbetarna den överblick och helhetssyn som är nödvändig för att kansliet ska kunna utföra sitt uppdrag med högsta kvalitet. Kansliets medarbetare deltar i arbetsgrupper och nätverk både internt vid fakulteten och externt inom universitetet. Varje medarbetare sammankallar eller bistår internt minst ett nätverk eller arbets-/beredningsgrupp som inkluderar de funktioner/roller på institutionsnivå som kansliuppgiften relaterar till. Kansliet har ett gemensamt e-postkonto för inkommande ärenden, humkansli@hum.gu.se. Kanslichefen (eller fakultetssamordnaren) fördelar ärenden löpande till respektive handläggare, som ansvarar för att de blir omhändertagna. Nyhetsbrevet HumNytt utkommer med ca 4 veckors intervall under terminstid. Relevant information från fakulteten och fakultetens institutioner är en väsentlig del av HumNytt. Fakultetens nyhetsbrev för alumner utkommer med 3 5 nummer per år. Som en del av omvärldsbevakningen rekommenderas medarbetarna att regelbundet ta del av för verksamheten relevanta nyhetsbrev, bloggar, samt interna och externa webbsidor. Kompetensutveckling Medarbetarsamtal genomförs på våren och lönesamtalen på hösten. Centrala teman vid medarbetarsamtal är arbetsuppgifternas karaktär, omfattning och ev. förändringar. Vidare diskuteras arbetsmiljö och trivsel. De individuella målen och behov av kompetensutveckling identifieras vid dessa samtal. Följande kompetensutvecklande gemensamma aktiviteter önskas/planeras för 2019: Gemensamt besöka nationell/nordisk konferens som behandlar någon av utmaningarna för framtidens högskola och universitet ur ett administrativt perspektiv Strategidag med dekanerna, juni Internat för verksamhetsutveckling, höst Behovet av ytterligare kompetensutveckling och/eller upprätthållande av befintliga kompetenser ses över kontinuerligt. 4 (7)

5 Bilaga till Verksamhetsplan Humanistiska fakultetskansliet 2019 Utöver löpande uppgifter bevakar och bistår kanslipersonalen fakultetsledningen i följande aktivititer enligt Humanistiska fakultetens verksamhetsplan 2019 (i Handlings- och verksamhetsplan för ): Fakultetscontroller genomlysa och se över resursfördelningsmodeller inom fakulteten mot bakgrund av den ekonomiska situationen fortsätta arbetet med en policy för samfinansiering av externa projekt och infrastruktursatsningar. Policyn ska tydligt beakta jämställdhetsaspekter. analysera och utvärdera statistik över doktorandantagningen vid fakulteten från det senaste decenniet (även forsknings-/forskarutbildningshandläggare) Forsknings-/forskarutbildningshandläggare stimulera erfarenhetsutbyte mellan fakultetens institutioner rörande forskningsinitiering (bygga upp en infrastruktur för att identifiera externa finansiärer) fortsätta satsa fakultetsmedel på internationella gästforskare aktivt deltaga i universitetets satsningar inom AI och digitalisering samt konst och kultur verka för och följa upp att fakultetens riktade satsning på Centrum för digital humaniora inkluderar alla fakultetens institutioner analysera och utvärdera statistik över doktorandantagningen vid fakulteten från det senaste decenniet (även fakultetscontroller) ta fram en översikt över relevanta finansiärer som finansierar doktorandanställningar samla erfarenheter kring hur man på bästa sätt organiserar externa projekt som inkluderar doktorander verka för att stärka samarbetet med Forsknings- och innovationskontoret (FIK) och institutionerna i arbetet med att ansöka om medel där doktorander inkluderas genomföra ett informations- och erfarenhetsutbyte kring fakultetens nuvarande samverkansdoktorander påbörja planeringen av en fakultetsgemensam handledarkonferens fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i allmänna studieplaner, samt planera ett större karriärseminarium i början av 2020 planera ett möte för samtliga doktorander och representanter från Centrum för digital humaniora Utbildningsledare/internationell koordinator inleda ett arbete med syfte att ta tillvara kompetensen hos fakultetens excellenta lärare fortsätta verka för att blended learning och nätbaserade moment ska erbjudas god infrastruktur och support inom GU, framför allt genom INU-projektet fas 2 (äv. fakultetssamordnaren) fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i kursplaner, anordna arbetslivsanknutna aktiviteter och lyfta fram praktik i rekommenderade studiegångar för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin uppmuntra institutionerna att utveckla utbildningsmoment som ger studenterna verktyg (exv. digitala) att skapa utökade möjligheter på arbetsmarknaden följa upp studenternas synpunkter på den arbetsmarknadsanknytning de utlovats i sina utbildningar genomföra en alumnundersökning med hjälp av externa aktörer (äv. kommunikatör) 5 (7)

6 följa upp SOL:s utredning av KPU för bristämnen följa upp pågående utredning (om alternativ KPU) om möjligheterna att utöka vår medverkan fortsätta bevaka och påverka implementeringen av lärarutbildningens organisation fortsätta satsa fakultetsmedel på att internationella gästforskare också undervisar på grundnivå och avancerad nivå uppmuntra institutionerna att erbjuda fler internrationella program och kurser Utbildningshandläggare/Kommunikatör student/event öka vår samverkan med strategiska aktörer, till exempel Humtank initiera planering av aktiviteter och seminarier för att markera nya Humanisten 2020 som en relevant akademisk miljö (avsätta medel för att) stödja (bland andra) institutionernas studievägledare i arbetet med att synliggöra fakultetens utbildningar, bland annat med en föreläsningsmeny som kan fungera som skyltfönster för utbildningsutbudet bevaka att kursen Kvalificerad arbetspraktik med humanistisk inriktning är synlig för studenter på alla fakultetens institutioner genomföra en alumnundersökning med hjälp av externa aktörer (äv. utbildningsledare) säkerställa en fortsatt god kommunikation kring byggprojektet och att brister och problem i samband med byggprojektet åtgärdas i samverkan med Akademiska Hus, NCC, Fastighetsenheten och Campusservice, och i dialog med institutionerna, Göra studentkår och Humanistiska doktorandrådet (HDR) Personalhandläggare följa upp institutionernas rekryteringsprocess samt arbetet med jämställdhetsintegrering följa upp institutionernas kommunikationsarbete med sökande under pågående ansökningsprocess höja kompetensen i arbetsmiljörelaterade frågor bland fakultetens samtliga chefer undersöka hur de anställda kan erbjudas utbildningsinsatser i stresshantering bevaka medarbetarnas ökade arbetsbelastning vid införandet av nya administrativa system genomföra utbildningsinsatser avseende krishantering för de anställda implementera jämställdhetsintegrering i det systematiska arbetsmiljöarbetet på alla nivåer Kanslichef aktivt delta i universitetets arbete med genomlysning av nuvarande principer för kursklassificering, interna prislappar och avräkning genom fakultetens representant i GU:s arbetsgrupp för dessa frågor (avsätta medel för att) stödja (bland andra) institutionernas studievägledare i arbetet med att synliggöra fakultetens utbildningar (äv. kommunikatör) bjuda in företrädare för GU:s alumnverksamhet för information om hur institutionerna kan få stöd i sin alumnverksamhet Roll? HUR STÖDER VI? undersöka och följa upp hur institutionerna arbetar med språklig mångfald i relation till GU:s språkpolicy 6 (7)

7 arbeta fram en uppdragsbeskrivning och påbörja arbetet med att sätta samman rådet (strategiskt samverkansråd) i samverkan med universitetsledningen säkerställa att fakultetens ombyggnad inte försämrar utbildningarnas attraktivitet och kvalitet genomföra utbildningsinsatser i stresshantering för studenterna (institution?) 7 (7)