Arbetsrutin för anonym tentamen- och betygsrapportering Salstentamen bokade via elektroniska tentamensystemet Jirina Fahlén Jonsson, Studerandeavdelningen Maja Fager/Jeanette Elmquist, Lokaloch Serviceavdelningen 2017-05-15
Arbetsrutinen är framtagen i samråd med arbetsgruppen Tenta x3. Viktigt att tänka på för anonyma tentamen o Anonymiseringskoderna skapas via webbtjänst av Ladok. Detta innebär att studenterna är anonyma från det att tentamen görs till att betyget för tentamen inrapporteras i Ladok. Anonymiseringskoderna presenteras i tentamensystemet för studenten och tentamensvakten. o Rättningsprotokoll med anonymiseringskod för kurskod, provkod och datum skapas med automatik vid anmälan. o Om driftstörning skulle förekomma döljs anmälningsknappen för studenten så att inga felaktiga anonyma anmälningar kan göras. o Efterinsläpp på tentamensdagen kan inte generera anonymiseringskod för studenten. 2 (10)
Förberedelser i tentamensystemet Skapa tentamentillfälle Tentamen skapas som tidigare i Tentamensystemet. Under hösten 2016, vid godkännande av er tentamen sätts samtliga tentamina som anonymiserad om inget annat meddelats. Från våren 2017, beslutsdatum 2017-01-16, kommer anonymiserad vara förvalt värde för samtliga tentamina. 3 (10)
Student anmäler sig Studenten anmäler sig till tentamen på samma sätt som tidigare. Anonymiseringskoden skapas, i Ladok, vid anmälan och består av fyra siffror. Den första studenten som anmäler sig till en tentamen får kod 0001, den andra studenten som anmäler sig till samma tentamen får kod 0002 osv. När studenten skickar iväg sin anmälan kommer en bekräftelse upp på skärmen. På bekräftelsen ser studenten den tentamen som nyss anmälts, när tentamen går samt vilken anonymiseringskod studenten har. En student som blir anmäld av annan än studenten själv får inte någon anonymiseringskod. Rättningsprotokoll skapas i Ladok vid första anmälda studenten, den innehåller kurskod, provkod, datum och anonymiseringskod. Vid anmälan skickas även ett meddelande med dessa uppgifter till students e- post och till studentportalen på lnu.se. Studenten kan alltid, före tentamina, gå in i studentportalen och även logga in i tentamensystemet för att se sin kod. 4 (10)
Student som inte har anmält sig Den student som blir insläppt på tentamenstillfället, utan anmälan i tentamenssystemet, kan inte bli anonym. Studenten skriver sitt namn och personnummer såsom tidigare. Student avanmäler sig Studenten avanmäler sig på samma sätt som tidigare. Så snart studenten avanmält sig skickas ett e-postmeddelande till studenten om avanmälan. Det går även ett meddelande till studentens sida på studentportalen. 5 (10)
Genomförande Deltagarlista Före tentamen skriver tentamensvakten ut en deltagarlista som innehåller anmälda studenter och deras anonymiseringskoder. När studenten kommer till tentamensalen kryssar studenten i sin närvaro på listan och vid inlämning av tentamen signerar studenten på listan. Tentamensvakten kontrollerar att studenten har angett rätt anonymiseringskod samt att studenten har skrivit in både kurskod och provkod på samtliga inlämnade blad. Efter tentamenstillfället Tentamensvakten gör en notering om antalet skrivna tentamina som skickas till lärare/examinator. Deltagarlistan läggs i ett kuvert som skickas till den administratör på fakulteten som står på deltagarlistan. Läraren ska därmed inte se deltagarlistan före betygsrappsrapporteringen är slutförd. Tryckta tentamina För att säkerställa och att studenten skriver rätt kurskod och provkod på sin tentamina rekommenderas att använda Copycenter för tentamenstryck, en beställning per tentamina. Alla tentamina som trycks och skickas till Lokaladministrationen returneras efter tentamenstillfället till den lärare/examinator eller annan uppgiven mottagare. Även de oskrivna tentamina returneras. 6 (10)
Rapportering av betyg i Ladok 1A. Rapportering via Ladok på webb (LPW) o Läraren väljer kursens institution i LPW, examinationerna (provkod) som genomförts visas, läraren klickar på den examination som ska betygsättas. o Elektroniskt rapporteringsunderlag visas. Listan innehåller studenter som har anmält sig till tentamen och läraren ser endast studenternas anonymitetskod. Läraren anger betyg för studenterna. o Läraren klickar på skicka till administratör/ladok. Om läraren lägger in betygen vid olika tillfällen kan listan sparas, klicka då på Spara rapport. Väljer man att spara listan så sparas den i RS01 med status J. När läraren har skickat listan så sparas den med status K i RS01. När listan är definitivt inlagd i Ladok försvinner listan från Ladok på webb. o Observera! Har läraren valt att spara listan så är det fortfarande ett J i RS01, ingen arkivlista ska skrivas ut! o Har läraren skickat till administratör så har listan ett K i RS01, se bild nedan och arkivlista ska skrivas ut. 7 (10)
1B. Rapportering via rättningsprotokoll o Administratör tar ut rättningsprotokoll via RS01 i Ladok. Rättningsprotokoll med anonymitetskod för kurskod, provkod och betygsdatum skapas med automatik vid anmälan. För att ta fram listan: Välj Inläggning av betyg på prov, fyll i kurskod, provkod och betygsdatum. Klicka på Utskrifter. Välj rättningsprotokoll och skriv ut. o För att sortera studenterna i anonymiseringskodsordning justera detta via Menyraden, Funktion, Mina inställningar. o Listan i RS01 skapas och uppdateras automatiskt när studenter anmäler till tentamen. Rättningsprotokollet innehåller endast studentens anonymiseringskod (dvs. inte namn eller pnr). o Du kan skapa egen lista i RS01, ställ dig på ny lista, ange kurskod, provkod och betygsdatum, tryck tab. Välj Sök anmälda, ange provdatum och tryck Sök, ny lista skapas som är likvärdig den som skapas med automatik. Det är de som är anmälda till tentamen som läggs in på listan. Obs! Finns det inga betyg att mata in så läggs inga studenter in på listan, det vill säga att man redan har lagt in resultaten, data sparas alltid i Ladok databasen på anmälda studenter. o Administratören matar in betygen i RS01 utifrån lärarens ifyllda rättningsprotokoll. 8 (10)
2. Signering av arkivlista och definitiv inläggning o Administratören öppnar listan i RS01, likt 1B. o Observera! Har läraren valt att spara listan så är det fortfarande ett J i RS01, ingen arkivlista ska skrivas ut! o Har läraren valt skickat till administratör/ladok så har listan ett K i RS01, se bild nedan och arkivlista ska skrivas ut. o Administratör väljer Arkivlista och skriver ut listan. o Examinator kontrollerar och signerar arkivlistan och lämnar åter till administratören. Arkivlistan innehåller studentens namn, personnummer och anonymitetskod. o Administratören väljer Definitiv inläggning i RS01, klickar OK, anger listans listnummer och kontrolltal och betygen visas för studenterna på LPW. o Arkivlistan arkiveras enligt Linnéuniversitetet dokumenthanteringsplan. 9 (10)
Utlämnande av tentamen Vid utlämnande av tentamen måste studenten uppge sin anonymiseringskod alternativt kontrolleras koden gentemot deltagarlistan. Rutinen för utlämnandet beslutad av respektive fakultet. Ett tips är att ta kopia på arkivlistan vid signeringen, spara den ihop med de skrivna tentamina för att veta vem som har vilken anonymiseringskod vid utlämnande av tentamen till studenterna. 10 (10)