Rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Eskilstuna kommuns arbetsplatser ska kännetecknas av en hållbar arbetsmiljö. Arbetsmiljöarbetet syftar till att verka för hälsa och välbefinnande i fysiskt, psykiskt, organisatoriskt och socialt hänseende samt att förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamheten och en del av verksamhetsplanering och uppföljning. Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar I kommunerna är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom huvudansvariga för en hållbar arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar ska arbetsgivaren fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Kommunfullmäktige fördelar arbetsmiljöuppgifter till kommunstyrelse och nämnder. Kommunstyrelsen har på kommunfullmäktiges uppdrag ansvar att leda, samordna och följa upp kommunens strategiska arbetsmiljöfrågor. Kommunstyrelsen beslutar i angelägna kommunövergripande arbetsmiljöfrågor. De förtroendevalda i varje nämnd har ansvar att arbetsmiljölagen följs inom det verksamhetsområde som kommunfullmäktige beslutat. Nämnden har det yttersta arbetsgivaransvaret och ska återkommande följa upp att verksamhetens arbetsmiljöarbete och uppdrag fungerar. Respektive nämnd fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen som är ansvarig för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön inom förvaltningen. Respektive nämnd ska ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter vidare till underställda chefer. Uppgiftsfördelningen innebär att chefen är ansvarig för beslut och genomförande i samtliga arbetsmiljöfrågor. Överlämnande av arbetsmiljöuppgifter ska ske på samtliga nivåer efter samråd där uppgifter och eventuella frågetecken diskuteras. Kommunens uppgiftsfördelningsmallar ska användas och registreras i Lex. I varje förvaltning finns samverkansgrupp där arbetsmiljöfrågor hanteras utifrån det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommundirektör stödjer nämnderna genom att som förvaltningschefernas chef ha löpande uppföljning och dialog om fullgörande av arbetsmiljöuppgifterna. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Medarbetarens arbetsmiljöansvar Alla medarbetare har skyldigheter enligt arbetsmiljölagen att delta i det arbete som krävs för att skapa en bra hälsa och arbetsmiljö. Medarbetaren ska medverka i det dagliga hälso- och arbetsmiljöarbetet, rapportera brister och risker samt föreslå åtgärder. Medarbetaren ska följa angivna föreskrifter, använda skyddsanordningar och personlig utrustning där så krävs samt delta i egen rehabilitering.
Övrigt Det går inte att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet ill ett skyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöarbetet. Viktigt att tänka på vid uppgiftsfördelning Att fördelningen görs skriftligt och undertecknas både av den som fördelar och den som tar emot uppgiften, samt att en förteckning finns över vem som har fördelning av arbetsmiljöuppgifter på respektive förvaltning Att den som gör fördelningen löpande följer upp hur den fungerar Att den som får uppgifterna har tillräckliga befogenheter och resurser Att den som får uppgifterna har tillräckliga kunskaper om -regler som har betydelse för arbetsmiljön - fysiska, psykologiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall -åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall -arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö Att det framgår vad som ska göras när kunskaper, resurser och befogenheter inte räcker och att den som tilldelats en uppgift har möjlighet att returnera arbetsmiljöuppgiften samt att detta ska ske med en skriftlig motivering. Att det är klart vad som ska gälla vid sjukdom, semester och annan frånvaro All fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska vara klar och tydlig och alltid dokumenteras skriftligt på avsedd blankett. Signerad blankett sparas och registreras i LEX. Kopia lämnas till de personer som omfattas av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Befogenheter och resurser Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning/hjälpmedel, tid och personer som kan ge stöd internt och externt, exempelvis företagshälsovården. Om till exempel en chef har åtagit sig en arbetsmiljöuppgift men inte har tillräckliga befogenheter och resurser för att lösa den är det viktigt att han eller hon återkopplar till den som fördelat uppgiften för att få stöd och diskutera hur uppgiften ska utföras. Det kan bland annat resultera i att chefen får utökade befogenheter och resurser. Balansen mellan uppgifter, befogenheter och resurser är ytterst viktigt för att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska leda till uppsatta mål. Uppgiftsfördelande chefer behöver löpande följa upp att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra ändringar när det behövs. Denna uppföljning görs inom ramen för medarbetarsamtalet.
Kunskap och kompetens Att leda det systematiska arbetsmiljöarbetet kräver ändamålsenlig kompetens. Tillräcklig kunskap och kompetens omfattar områden och regler som har betydelse för arbetsmiljön gällande både fysiska, psykologiska, organisatoriska och sociala förhållanden. Kunskap ska finnas om vilka arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö samt de i Eskilstuna kommuns styrande dokument, tex policys och riktlinjer. Kunskap ska finnas för att kunna vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt hur brister kan åtgärdas i arbetsmiljön genom direktåtgärd och handlingsplaner. Särskilda arbetsmiljöfaktorer i chefens verksamhet, exempelvis arbete i brukarnas hem eller arbete med vägar och gator, måste också beaktas i sammanhanget. Eskilstuna kommuns minimikrav är att chefen ska ha generell kunskap och kompetens om: arbetsmiljöuppgifter, roller och ansvar i arbetsmiljöarbetet för såväl politiker, chefer, medarbetare, skyddsombud, elevskyddsombud som studerandeskyddsombud arbetsmiljölagen, förordningar och föreskrifter och andra relevanta lagar och avtal kommunens samverkansavtal och dess arbetsformer samt effekter av dessa arbetssätt i den egna verksamheten arbetsförhållanden och åtgärder som främjar hälsa och förebygger ohälsa och olycksfall, samt arbetssätt och åtgärder vid arbetsanpassning och rehabilitering innehållet i det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur man bedriver ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöutbildning Arbetsmiljöarbetet är långsiktigt och viktigt för verksamhetens utveckling. Det är angeläget att chefer och skyddsombud får och har en relevant utbildning i arbetsmiljö och hur risker och brister kan minimeras. Skyddsombudet har rätt att få utbildning i arbetsmiljöfrågor och den ledighet med bibehållna anställningsförmåner som behövs för uppdraget på arbetsplatsen. En arbetsmiljöutbildning finns i kommunens kursutbud. Nya chefer ska ha genomfört utbildningen inom 6 månader. Returnering Om den som åtagit sig arbetsmiljöuppgifter inte har tillräckliga befogenheter och resurser ska denne vända sig till den som har fördelat uppgiften för att få utökade befogenheter och resurser. Om det inte sker ska denne frånsäga sig uppgiften (returnera). Det innebär att den returnerade arbetsmiljöuppgiften går över till en nästa chefsnivå. Övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare. Returnering av arbetsmiljöuppgift ska göras skriftligt på blankett för returnering av arbetsmiljöuppgift/er och undertecknas både av den som återlämnar och den som tar emot uppgiften. Något nytt beslut om uppgiftsfördelning behövs inte. Efter returnering kan uppgiften åter fördelas genom att personen tilldelas kompletterande kompetens, befogenheter eller resurser.
Kommunfullmäktiges ansvar: fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy för kommunen (kan integreras i andra dokument) fördela arbetsmiljöuppgifter till nämnderna se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna följa upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med arbetsmiljöpolicyn ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budgetbeslut. Respektive nämnds ansvar: se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön verkställa fullmäktiges beslut och se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på förvaltningsnivå och på arbetsplatserna följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud se till att samverkan sker med kommundirektör, kommunstyrelse och andra nämnder när det gäller arbetsmiljö, när så erfordras rapportera årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till kommunfullmäktige.
Alla chefers ansvar: bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete ha kunskap om och förstå innebörden av kommunens policy/styrdokument inom hälsa och arbetsmiljö och arbeta i enlighet med dessa följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet på förvaltningen/området/enheten se till att riskanalyser och riskbedömningar av arbetsmiljön genomförs och följs upp fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljön genom: - direktåtgärder - handlingsplaner - eller vidarebefordra (returnera) frågan till närmast överordnad chef regelbundet föra en dialog om hälso- och arbetsmiljöarbetet vid arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal se till att medarbetarna fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall omedelbart anmäla olyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket och överordnad chef samt göra anmälan av arbetsskada till Försäkringskassan se till att eventuella förbud eller föreläggande från Arbetsmiljöverket respekteras och följs återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till närmast överordnad chef samverka med sina medarbetare och berörda skyddsombud inför budgetarbetet framföra behov av arbetsmiljöinvesteringar utreda, åtgärda och följa upp olycksfall, sjukdomar och tillbud som orsakats av arbetet för att förhindra upprepning till uppgiftsfördelande chef returnera varje arbetsmiljöfråga där befogenhet och resurser saknas. Förvaltningschefens övergripande ansvar: organisera och bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen enligt rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete kontinuerligt skapa ekonomiska och personella förutsättningar för ett väl fungerande arbetsmiljöarbete inom förvaltningen fördela arbetsmiljöuppgifterna enligt en skriftlig uppgiftsfördelning till underställda chefer så att det klart visar vem i organisationen som har ansvar för vilka arbetsmiljöuppgifter följa upp förvaltningens utredningar av arbetsolyckor, arbetsskador och tillbud återrapportera inspektionsmeddelanden, föreläggande och förbud från Arbetsmiljöverket till nämnden samverka med medarbetare och skyddsombud genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen och redovisa för nämnden till nämnden returnera varje arbetsmiljöfråga för vilken förvaltningschefen saknar befogenheter eller resurser.
Bilaga 1 Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Ansvarig nämnd Nämndordförande Mottagare Befattning och namn Härmed fördelar jag arbetsmiljöuppgifter till dig i befattningen som förvaltningschef att ansvara för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön enligt Rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Vi är överens om att det finns behov av att fördela dessa uppgifter för att skapa en säker arbetsmiljö och att du har tillräcklig kompetens för uppgifterna. Vi är överens om att du får disponera de resurser som behövs och har tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där din kompetens, dina befogenheter eller resurser inte räcker till, ska du skriftligt returnera frågan tillbaka till nämnden som då återtar uppgiften. Returnering innebär inte att dina övriga uppgifter förändras. Vi har också kommit överens om vad som ingår i arbetsmiljöuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Vi har tillsammans gått igenom vilken lagstiftning och föreskrifter som berör din verksamhet och hur du fortsättningsvis får information om nyheter på arbetsmiljöområdet. Löpande uppföljning och dialog om fullgörande av arbetsmiljöuppgifterna tas i första hand med Kommundirektör. Underskrift nämndens ordförande Underskrift förvaltningschef Datum och ort
Bilaga 2 Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter till alla chefer (Denna blankett används av alla chefer utom förvaltningschef) Ansvarig chef Namn Mottagare Befattning och namn Härmed fördelar jag arbetsmiljöuppgifter till dig i befattningen som chef att ansvara för samtliga beslut och åtgärder som påverkar arbetsmiljön inom ditt skyddsområde enligt Rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Vi är överens om att det finns behov av att fördela dessa uppgifter för att skapa en säker arbetsmiljö och att du har tillräcklig kompetens för uppgifterna. Vi är överens om att du får disponera de resurser som behövs och har fått tillräckliga befogenheter för att genomföra arbetsuppgifterna. I den mån det uppkommer frågor där din kompetens, dina befogenheter eller resurser inte räcker till, ska du skriftligt returnera frågan tillbaka till förvaltningschefen, som då återtar uppgiften. Returnering innebär inte att övriga uppgifter förändras. Vi har också kommit överens om vad som ingår i arbetsmiljöuppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera. Vi har tillsammans gått igenom vilken lagstiftning och föreskrifter som berör din verksamhet och hur du fortsättningsvis får information om nyheter på arbetsmiljöområdet. Underskrift av den som fördelar uppgifterna Den som tar emot uppgifterna Datum och ort
Bilaga 3 Blankett för returnering av arbetsmiljöuppgift/er som inte kan åtgärdas/hanteras Om du bedömer att du inte har tillräckliga befogenheter, resurser och/eller den kompetens som krävs för att komma tillrätta med ett arbetsmiljöproblem eller arbetsmiljöuppgift ska problemet/uppgiften returneras till den som fördelat uppgiften. Beskrivning av problem/uppgift: Anledning till returnering: Förslag till beslut/resurs/kompetens med mera: Underskrift av den som returnerat Underskrift av den som tar emot returneringen Ort, datum Arbetsuppgiften återgår till tilldelad chef efter åtgärd. Åtgärd beskrivs: